Procedure for Preparing and Evaluating Corrective Action Plans

Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives PROCÉDURE D’ÉLABORATION ET D’ÉVALUATION DE PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives PROCEDURE D’ELABORATION ET D’EVALUATION DE PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES Page 3 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives PROCEDURE D’ELABORATION ET D’EVALUATION DE PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES JANVIER 2026 Page 4 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives AMENDEMENTS Paragraphe Date Description Page 5 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives LISTE DE DIFFUSION Code Entité Support de diffusion Page 6 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives TABLE DES MATIERES 1. OBJET ....................................................................................................................................................................8 2. CHAMP D’APPLICATION .........................................................................................................................................8 3. PRINCIPES DIRECTEURS .......................................................................................................................................9 4. DÉFINITIONS ..........................................................................................................................................................9 5. OBLIGATIONS DES PARTIES ................................................................................................................................11 5.1 EXPLOITANT / ORGANISME ............................................................................................................................11 5.2 OFNAC ...........................................................................................................................................................11 6. CONTENU MINIMAL DU PAC ................................................................................................................................11 7. CRITÈRES D’ÉVALUATION DU PAC ......................................................................................................................12 8. CHECKLIST D’ÉVALUATION .................................................................................................................................12 9. DÉCISIONS POSSIBLES .......................................................................................................................................13 10. SUIVI ET CLÔTURE .........................................................................................................................................13

ANNEXE A : CHECKLIST STANDARDISÉE D’ÉVALUATION D’UN PAC ............................................................................14 ANNEXE B – EXEMPLE D’UN PROCESSUS D’ACTIONS CORRECTIVES EFFICACE ET PROCESSUS D’ACTIONS CORRECTIVES INEFFICACE .........................................................................................................................................15 ANNEXE C – FACTEURS HUMAINS ET ORGANISATIONNELS ........................................................................................17 FACTEURS HUMAINS................................................................................................................................................17 FACTEURS ORGANISATIONELS ...............................................................................................................................18 ANNEXE D — MODELE DE PRESENTATION D’UN PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES .....................................................20 TABLEAU DE PRESENTATION D’UN PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES ......................................................................20 ANNEXE E — MODELE DE PRESENTATION DES REMARQUES DE LA DSACH SUR LES PLANS D’ACTIONS CORRECTIVES .............................................................................................................................................................22 REMARQUES DE LA DSACH AU PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES RELATIF AU DOMAINE AUDITE/INSPECTE ..........22 ANNEXE F — LOGIGRAMME PRESENTANT LES ETAPES DE SOUMISSION ET DE SUIVI D’UN PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES .............................................................................................................................................................24 Page 7 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives 1. OBJET La présente procédure a pour objectif d’établir un cadre institutionnel harmonisé pour l’analyse des causes profondes des non-conformités relevées lors des activités de surveillance de la Direction de la Sécurité de l’Aviation Civile d’Haïti (DSACH), dans la perspective de définir les exigences minimales pour l’élaboration, la soumission, l’évaluation et le suivi des Plans d’Actions Correctives (PAC) et d’assurer une approche orientée sécurité, systémique et proportionnée, conforme aux principes du Programme de Sécurité Nationale (PNS) et au Plan National de Sécurité Aérienne (PNSA). Elle vise également à renforcer la responsabilisation des exploitants/prestataires de service tout en garantissant une équité, une transparence et une cohérence dans le traitement des non-conformités. 2. CHAMP D’APPLICATION Cette procédure s’applique à tous les prestataires de services et tous les titulaires de certificats, licences, tels que : - exploitants d’aérodromes, - exploitants d’aéronefs, - prestataires de services de navigation aérienne, - organismes de maintenance et de formation, - personnel navigant. Elle s’applique également à tous les services techniques de la Direction de la Sécurité de l’Aviation Civile d’Haiti (AGA, OPS, ANS, AIR, PEL) chargés de la surveillance de la sécurité et de l’évaluation des plans d’actions correctives soumis par les exploitants/prestaires de services. Page 8 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives 3. PRINCIPES DIRECTEURS La gestion des non-conformités repose sur les principes suivants : Principe Description Approche systémique L’analyse vise les causes profondes (organisationnelles, humaines, procédurales), pas seulement les symptômes. Proportionnalité Les actions correctives sont adaptées au niveau de risque (mineur, majeur, critique). Responsabilisation L’exploitant/organisme est responsable de la correction durable de la nonconformité. Traçabilité Toute étape (constatation → analyse → PAC → vérification) est documentée et archivée. Conformité nationale

Alignement sur la loi organique de l’OFNAC, le Code de l’Aviation Civile (CAC), le RACH 19, etc. Conformité internationale Alignement sur l’Annexe 19, les Annexes sectorielles de l’OACI et les bonnes pratiques mondiales. Tableau 1 4. DÉFINITIONS Non-conformité — Écart entre une exigence réglementaire (RACH, norme OACI, spécification approuvée) et la réalité observée. Cause profonde — Facteur fondamental (organisationnel, humain, technique, procédural) qui, s’il n’est pas corrigé, rendra la non-conformité récurrente. Page 9 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives Plan d’Actions Correctives (PAC) — Plan élaboré par un prestataire/exploitant comprenant les actions visant à éliminer la cause des écarts notifiés à l’issue d’un audit/d’une inspection, avec les délais de réalisation prévus de ces actions. Exploitant/Organisme — Toute entité soumise à la supervision de l’OFNAC. Ecart — Synonyme de non-conformité. Non satisfaction d’une exigence, pour laquelle aucune dérogation n’a été accordée. Ecart majeur (ou niveau 1) — Les écarts identifiés comme majeurs (ou de niveau 1) sont les nonconformités par rapport à la réglementation en vigueur, aux conditions de délivrance du certificat (ou homologation), aux procédures et manuels de l’exploitant qui ont un impact sérieux sur la sécurité et qui doivent être résolus dans un délai court acceptable par la DSACH. En cas de non- résolution dans les délais, l'exploitation est arrêtée, suspendue ou restreinte jusqu'à résolution finale. Un écart majeur peut entrainer la mise en place de mesures conservatoires immédiates. Ecart (ou écart niveau 2) — Les autres écarts (identifiés également comme écart de niveau 2) sont les non-conformités par rapport à la réglementation en vigueur, aux conditions de délivrance du certificat (ou de l’homologation), aux procédures et manuels de l’exploitant et qui ne sont pas considérés comme majeurs (ou de niveau 1). Un plan d'actions correctives de l'écart doit être acceptable par la DSACH Observation — Les constats sont classés en observation dans les cas suivants : • • Non-respect de bonnes pratiques basées ou non sur le référentiel applicable ; Eventuellement proposition d’amélioration. Constats d’audit — Résultats de l’évaluation des preuves d’audit par rapport aux critères d’audit. Acceptation — Processus actant de la non-objection de l’ensemble des mesures proposées par l’exploitant/prestataire pour répondre aux dispositions règlementaires applicables. L’acceptation ne demande pas nécessairement une revue exhaustive des moyens et procédures proposés pour répondre aux exigences règlementaires. Sa formalisation est laissée à l’appréciation de la DSACH. Approbation/autorisation — Processus formel actant de la conformité de l’activité/du système/des procédures/des programme/des compétences envisagés etc.… soumis à approbation, à l’ensemble des exigences règlementaires applicables. L’approbation par l’OFNAC ou la DSACH est un préalable nécessaire à la mise en œuvre de l’exploitation/service envisagé. Page 10 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives 5. OBLIGATIONS DES PARTIES 5.1 EXPLOITANT / ORGANISME L’exploitant a l’obligation de soumettre un PAC dans les 60 jours suivant la notification officielle de la non-conformité, sauf délai différent fixé par l’OFNAC. Si la non-conformité est contestée, il doit fournir une justification écrite détaillée dans le même délai et tenir un registre interne des nonconformités et des PAC, mis à jour et disponible sur demande . 5.2 OFNAC

L’OFNAC s’engage à fournir une notification claire et factuelle de toute non-conformité relevée, incluant la référence précise de l’exigence réglementaire concernée, une description objective de l’écart observé et une évaluation du risque associé. Une fois le Plan d’Actions Correctives (PAC) soumis par l’exploitant ou l’organisme concerné, l’OFNAC procède à son évaluation dans un délai raisonnable, ne dépassant pas 30 jours ouvrables suivant sa réception. Enfin, pour garantir l’efficacité et la durabilité des actions correctives, l’OFNAC assure un suivi indépendant de leur mise en œuvre, au moyen d’inspections sur site, d’audits ciblés ou de revues documentaires, sans se limiter au seul rapport interne de l’exploitant. 6. CONTENU MINIMAL DU PAC Tout PAC doit inclure : 1) Référence précise de la non-conformité (rapport d’inspection, numéro, date) ; 2) Description factuelle de la non-conformité ; 3) Analyse des causes profondes ; 4) Actions correctives immédiates (si nécessaire) ; Page 11 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives 5) Actions correctives et préventives à moyen/long terme ; 6) Personnes responsables (nom, fonction, coordonnées) ; 7) Échéances réalistes (justifiées en fonction du niveau de risque) ; 8) Mécanisme de vérification (indicateurs, preuves attendues, méthode de validation) ; L’exploitant peut décomposer les actions complexes en étapes gérables. 7. CRITÈRES D’ÉVALUATION DU PAC L’OFNAC évalue chaque PAC selon les critères suivants : Critère Attendu Pertinence Le PAC cible directement la cause profonde identifiée. Exhaustivité Tous les aspects de la non-conformité sont couverts. Précision Les actions sont décrites étape par étape. Spécificité Qui fait quoi, et quand ? Réalisme Les délais et ressources sont réalisables. Cohérence Le PAC ne crée pas de conflit avec d’autres exigences. Capacité à prévenir la récurrence Mesures préventives incluses si pertinent. Tableau 2 8. CHECKLIST D’ÉVALUATION Une checklist standardisée (voir Annexe A) est utilisée par tous les inspecteurs de l’OFNAC, quel que soit le domaine technique, pour assurer cohérence et équité. Page 12 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives 9. DÉCISIONS POSSIBLES À l’issue de l’évaluation, l’OFNAC notifie l’exploitant, soit pour l’informer de : 1) L’acceptation du PAC ; 2) La révision d’une ou de plusieurs actions correctives proposées à soumettre dans les 30 jours. 3) Le Rejet motivé, avec obligation de soumettre un nouveau PAC dans les 30 jours. Note — Les actions correctives ne peuvent pas être acceptées en l’état si à la suite de l’analyse il ressort que : - les actions proposées ne permettent pas de corriger certains constats ; les délais de correction d’écarts ne sont pas mentionnés ; les délais proposes ne sont pas satisfaisants au regard des risques générés par les écarts ; les délais proposes ne sont pas cohérents avec la complexité technique de réalisation. En cas de refus persistant ou de non-conformité critique non corrigée, l’OFNAC peut suspendre partiellement ou totalement l’activité concernée, en imposant des mesures correctives par injonction, ou en engageant des sanctions administratives. 10. SUIVI ET CLÔTURE L’OFNAC ne se contente pas du suivi interne de l’exploitant, des vérifications indépendantes (inspections, audits, revues) sont effectuées avant ou après expiration du délai. Ainsi, la clôture officielle du constat n’intervient qu’après démonstration de l’efficacité durable des actions et la constatation par l’autorité de surveillance. Tous les plans d’actions correctives sont archivés dans le système de gestion des non-conformités des services concernés par la surveillance. Page 13 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives ANNEXE A : CHECKLIST STANDARDISÉE D’ÉVALUATION D’UN PAC N° Critère Oui / Non / N/A 1

Le PAC couvre-t-il toutes les non-conformités notifiées ? 2 La description de la non-conformité est-elle claire et liée à la réglementation ? 3 La cause profonde est-elle identifiée de manière plausible et systémique ? 4 Les actions correctives éliminent-elles durablement la cause ? 5 Les responsabilités sont-elles clairement assignées ? 6 Le délai est-il compatible avec le niveau de risque ? 7 Un mécanisme de vérification de l’efficacité est-il prévu ? 8 Le PAC contribue-t-il à la prévention de la récurrence ? Observations Tableau 3 Décision : ☐ Accepté ☐ Actions à revoir ☐ Rejeté Date : _______________ Signature de l’inspecteur : ________________________ Page 14 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives ANNEXE B – EXEMPLE D’UN PROCESSUS D’ACTIONS CORRECTIVES EFFICACE ET PROCESSUS D’ACTIONS CORRECTIVES INEFFICACE Processus d’actions correctives Énoncé du problème Analyse Processus inefficace Processus efficace Accent mis sur la personne responsable : Accent mis sur la situation, le moment, l’endroit et les répercussions :  L’opérateur Z a fermé la mauvaise valve  La valve B a été fermée sur le tuyau no 3 de l’usine principale à 18 h 31 le jour de Noël, fermant l’arrivée de glycol pour le déglaçage.  L’opérateur a-t-il commis une erreur ? La procédure documentée a-t-elle été respectée ? • • La procédure est-elle bonne ? L’opérateur a-t-il reçu une formation suffisante ? • L’opérateur est-il qualifié pour effectuer le travail ? • • Y a-t-il eu un changement de quart ? Les surveillants de quart ont-ils donné des directives contradictoires ? • • L’équipement était-il défectueux ? Les valves étaient-elles clairement étiquetées ? • Page 15 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives Y a-t-il des mesures en place pour détecter les erreurs liées aux valves ? • Causes Erreur de l’opérateur • Manque de clarté des procédures • Formation incomplète Supervision non uniforme pendant le changement de quart • Mesures correctives Former l’opérateur à nouveau relativement à la procédure. Réviser la procédure pour répondre aux besoins des utilisateurs. • • Veiller à ce que les étiquettes des valves sur l’équipement correspondent à la procédure révisée. • Rappeler à tous les opérateurs d’être alertes au moment de fermer des valves. • Fournir au personnel une formation mise à jour sur la procédure révisée. • Établir un processus pour la supervision au moment du changement de quart. • • Résultat Le problème se répétera probablement Évaluer l’efficacité dans trois mois. Le problème ne se répétera probablement pas Tableau 4 Page 16 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives ANNEXE C – FACTEURS HUMAINS ET ORGANISATIONNELS FACTEURS HUMAINS

Au début des années 1970, la fréquence des accidents d’aviation a nettement diminué grâce à des avancées technologiques majeures et à des améliorations significatives de la réglementation en matière de sécurité. L’aviation est ainsi devenue l’un des modes de transport les plus sûrs au monde. Cette amélioration a permis d’élargir le champ des préoccupations en matière de sécurité. Ainsi l’attention s’est progressivement tournée vers les facteurs humains, notamment l’interface hommemachine. Toutefois, malgré les ressources importantes consacrées à la réduction des erreurs humaines, celles-ci restent un facteur récurrent dans les enquêtes sur les accidents. Initialement, l’approche des facteurs humains se concentrait principalement sur l’individu, souvent perçu comme la source directe de l’erreur. Cette vision négligeait largement le contexte opérationnel et organisationnel dans lequel les personnes évoluent. Ce n’est qu’au début des années 1990 que la communauté aéronautique a commencé à reconnaître que les individus agissent au sein d’un système complexe, influencé par de multiples facteurs techniques, procéduraux, culturels et organisationnels qui peuvent tous affecter leur comportement et leurs décisions. Aujourd’hui, il est largement admis que l’erreur humaine est un symptôme, et non une cause racine. Elle constitue un point de départ pour l’analyse des causes profondes, et non une conclusion. L’enjeu n’est donc plus de déterminer où une erreur a été commise, mais de comprendre pourquoi une personne a agi de cette manière, en examinant les liens entre ses perceptions, ses décisions, les outils à sa disposition, les tâches assignées et l’environnement de travail global. Si son action lui semblait logique et raisonnable dans ce contexte, il est probable que d’autres personnes, placées dans les mêmes conditions, agiraient de façon similaire, ce qui signifie que le problème risque de se reproduire. On reconnaît désormais que la majorité des conditions propices à l’erreur humaine sont d’origine organisationnelle. Or, ces facteurs échappent souvent au contrôle direct des individus concernés. Ils relèvent plutôt de décisions prises au niveau de la direction : politiques, processus, procédures, conception du travail, culture juste, pressions opérationnelles, etc. Leur correction exige donc des changements systémiques, et non une simple correction du comportement individuel. (Référence : OACI, Document 9859 – Manuel de gestion de la sécurité, § 2.1.4b) Page 17 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives FACTEURS ORGANISATIONELS Le tableau suivant présente certains des facteurs organisationnels qui peuvent contribuer à la défaillance d’un système/processus et mener à une erreur humaine provoquée par l’organisation. Règle générale, ces facteurs sont indépendants de la volonté de la personne ; ils requièrent un changement dans les politiques, les processus, les procédures, l’environnement de travail, etc. Climat organisationnel Gestion des ressources/approvisionnements Processus organisationnel Structure Ressources humaines Planification Chaîne de commandement Sélection Objectifs et buts Délégation de pouvoirs Dotation Exigences/normes Communications Formation Spécifications Responsabilité officielle Relations de travail Documents Moral Procédures et instructions Politiques Ressources monétaires Opérations Embauche et congédiement Budgétisation Établissement du calendrier Promotion Affectation de fonds Coordination Consommation de drogues Contrôle financier Rythme opérationnel Matériel/installations Quotas de rendement et d’alcool Culture Page 18 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives Normes et règles Conception Mesures incitatives Valeurs et croyances Pertinence Mesure/évaluation Attitudes et tolérances Matériel Surveillance Justice organisationnelle Environnement de travail

Surveillance Prise de décisions Contrôle des processus Gestion du danger et du risque Programmes de sécurité Tableau 5 Page 19 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives ANNEXE D — MODELE DE PRESENTATION D’UN PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES TABLEAU DE PRESENTATION D’UN PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES No et nature du constat Quel est le numéro et la nature du constat ? Constats Quelle est la nonconformité observée lors de l’inspection/audit ? Plusieurs feux du Écart MTPP-AGA- balisage latéral de piste sont hors 26-006 service, réduisant la conformité de Infrastructure – l’infrastructure aux Balisage lumineux exigences de piste Analyses des causes racines Actions correctives Responsable Echéances Indicateur de réussite / preuve Pourquoi cette non- Que faut-il faire conformité est-elle pour corriger et survenue (causes éviter la répétitions organisationnelles, techniques) ? Qui est charge de mettre en œuvre l’action ? Quelle est la date limite fixée pour se mettre en conformité ? Comment sait-on que le problème est réellement corrigé ? Absence de programme de maintenance préventive du balisage - Retard dans le remplacement des Directeur des opérations (DO)/ Directeurs des équipements (DE). - Identifier et remplacer immédiatement les feux défectueux - Mettre en place un programme de maintenance Qu’est-ce que l’inspecteur peut voir ou vérifier sur place ? 26-FEV-2026 - Rapport d’intervention de maintenance - Procès-verbal d’inspection confirmant le Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives applicables et affectant la sécurité des opérations, notamment en conditions de visibilité réduite. lampes défectueuses - Insuffisance de contrôles périodiques documentés préventive du balisage lumineux - Documenter et tracer les inspections et interventions rétablissement du balisage conforme Tableau 6 Page 21 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives ANNEXE E — MODELE DE PRESENTATION DES REMARQUES DE LA DSACH SUR LES PLANS D’ACTIONS CORRECTIVES REMARQUES DE LA DSACH AU PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES RELATIF AU DOMAINE AUDITE/INSPECTE No et nature du constat Quel est le numéro et la nature du constat ? Écart MTPPAGA-26-006 Synthèse de proposition d’actions proposées par le prestataire de services / exploitant Que propose concrètement l’exploitant pour corriger le problème ? Le prestataire/exploitant propose : - le remplacement immédiat des feux de Infrastructure balisage latéral défectueux ; - la mise en place d’un programme de – Balisage lumineux de maintenance préventive du balisage lumineux ; piste - la documentation et la traçabilité des inspections et interventions de maintenance. Proposition d’échéance Remarques DSACH Quelle est la date limite fixée pour se mettre en conformité ? Quelles sont les remarques formulées par l’Autorité / l’inspecteur sur les actions et les échéances proposées ? Actions partiellement acceptées. 26-FEV-2026 La DSACH considère que le remplacement immédiat des feux défectueux constitue une action corrective appropriée permettant le rétablissement rapide de la conformité et peut conduire à la clôture de l’écart, sous réserve de vérification sur site. Toutefois, la mise en place du programme de maintenance préventive nécessite un approfondissement, notamment en ce qui concerne la définition des fréquences d’inspection, les responsabilités et la traçabilité documentaire. Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives L’échéance globale de 30 jours n’est pas jugée suffisante pour la mise en œuvre complète du programme de maintenance préventive. L’exploitant doit revoir la période d’élaboration et de mise en œuvre du programme de maintenance préventive : - 30 jours pour la correction immédiate (remplacement des feux) ; - 60 à 90 jours pour l’élaboration, l’approbation et la mise en œuvre effective du programme de maintenance préventive. Tableau 7

Page 23 of 24 VERSION 2026 Procédure d’élaboration et d’évaluation de plan d’actions correctives ANNEXE F — LOGIGRAMME PRESENTANT LES ETAPES DE SOUMISSION ET DE SUIVI D’UN PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES