Procedures for Requesting Duty Exemption on Donations to the Haitian State and Citizens in a Disaster

République d’Haïti DIRECTION GÉNÉRALE PROTECTION CIVILE PROCEDURES DE DEMANDE DE FRANCHISE POUR LES DONATIONS FAITES À L’ETAT ET AUX CITOYENS HAÏTIENS EN CAS DE CATASTROPHE PAR DES ENTITÉS NON ENREGISTRÉES AUPRÈS DE L’ÉTAT HAÏTIEN Toute entité non enregistrée auprès de l’État Haïtien voulant faire une donation de biens et équipements humanitaires en faveur de la population haïtienne lors d’une catastrophe devra suivre les présentes procédures. Ces procédures faciliteront l’obtention de la franchise douanière et le dédouanement des biens et équipements humanitaires en question. Selon le type d’urgence une liste de biens et équipements considérés nécessaires sera publiée par la DGPC en consultation avec les ministères concernés. et pourraient bénéficier de l’obtention de franchise et du dédouanement accélérés. Cette procédure s’appliquera seulement aux biens qui seront distribués à la population en besoin. Tout autre matériels d’appui indirect aux opérations ou articles jugés non essentiels, ne pourront pas bénéficier de la présente procédure. Tout bien ou équipement humanitaire utilisant la présente procédure sera considéré comme don à l’État Haïtien, par conséquent les donateurs ne pourront réclamer aucun droit sur la marchandise donnée. PROCÉDURE : 1- Documents à soumettre pour le dédouanement en cas d’urgence Le donateur ou son représentant en Haïti devra soumettre les documents suivants à la Direction Générale de la Protection Civile (DGPC) : 1 Formulaire de demande de dédouanement Formulaire de demande de dédouanement à la DGPC qui contient toutes les informations relatives à l’institution ou à la personne, et qui compte aussi avec un plan logistique et un plan de distribution. 2 Plan logistique Plan de transport, stockage et financiers pour la mise en œuvre 1.3 Plan de distribution Plan contenant les critères de ciblage des bénéficiaires l’endroit où la distribution aura lieu dans la zone affectée; et la personne de contact qui sera responsable de la distribution 2 Documents en annexe. Pièces d’identité de la personne ou de Pièces d’identité l’institution: - Si particulier: adjoindre une copie de la pièce d’identité - Si personne morale: adjoindre statuts de l’organisation et copie de la pièce d’identité de la personne mandatée 3 Bill of Lading original Document en annexe. Doit être endossé à l'ordre du Ministère de l'Intérieur et des Collectivités territoriales/ Direction de la Protection Civile par la personne mandatée. Air way Bill Lettre de voiture NB - le air way bill ne peut pas être endossé. Dans ce cas il doit être remplacé au niveau de la ligne aérienne par un ‘laissez suivre’ ou tout autre document au nom De la DGPC. NB - Si la marchandise est arrivée en Haïti par voie terrestre, une lettre de voiture sera fournie par le transporteur. La lettre de voiture identifie aussi la nature des marchandises. 4 Certificat de Frêt Document en annexe. Document douanier délivré par la ligne maritime ou aérienne contenant des informations sur les coûts du transport Si la marchandise est arrivée en Haïti par voie terrestre, une lettre de voiture sera fournie par le transporteur. La lettre de voiture identifie aussi la nature des marchandises. 5 Liste détaillée des articles importés (Packing list) Document en annexe. Liste contenant une description détaillée des articles ainsi que les quantités importées Selon la nature des articles, il sera nécessaire d’adjoindre des certificats phytosanitaires, certificats d’origine, titres de propriété ou tout autre document qui soit exigé par la procédure de dédouanement en temps normal 6 Facture ou déclaration de valeur Document en annexe. Facture commerciale/facture d’importation ou déclaration de valeur de la marchandise 7 Certificat de donation Document en annexe. Certificat de donation des biens à la Direction Générale de la Protection Civile Une fois ces documents soumis sont conformes, la DGPC se chargera de faire le suivi EN URGENCE au Ministère de l’Economie et des Finances afin d'obtenir la franchise douanière. NB: pour les médicaments, articles médicaux ou articles à double usage médical et sanitaire, l'intéressé doit s'adresser au Ministère de la Santé Publique au lieu de la DGPC 2- Dédouanement Dès que la franchise est obtenue, l’institution ou individu concerné accompagnera la DGPC pour procéder au dédouanement de la marchandise aux points d’entrée aériens, maritimes ou routiers. Une déclaration en douane devra être effectuée (sur le Formulaire de Déclaration Unique) à travers un déclarant en douane agrée par le Ministère de l’Economie et des Finances, pour que toutes les marchandises importées puissent être enregistrées avec le code spécifique établi au nom de la DGPC sur le système SYDONIA standardisé. A partir de ce moment les dossiers de dédouanement pourront être traités selon les procédures normales. NB : Tous les frais de traitement de dossier, ainsi que tous les couts relatifs au transport, stockage et distribution des marchandises importées seront pris en charge par l’institution ou l’individu donateur. Le traitement d’un dossier d’obtention de franchise selon la présente procédure n’est pas automatique et le Gouvernement d’Haïti pourra refuser son traitement. 3- Suivi à posteriori Toutes les marchandises qui rentrent en franchise douanière pourront être inspectées à posteriori par la Direction Générale de la Protection Civile et/ou le Ministère de l’Economie et des Finances, pour ainsi s’assurer que les produits arrivent à destination, et qu’ils soient distribués aux bénéficiaires, pour ainsi éviter des frictions sur le marché. Contact: Markenley Alceves Nelson Point Focal Protection et Dédouanement des biens humanitaires Direction Générale de la Protection Civile markenley.nelson@protectioncivile.gouv.ht +509 31295764