(2017) Circular No. 006 on Travel by Government Members and Senior State Officials
Summary — Implementing the 29 March 2017 arrêté on the state's operating costs, this circular from Prime Minister Jack Guy Lafontant sets rules for travel by cabinet ministers and other senior state officials. Ministers must request the Prime Minister's authorization at least eight days ahead of travel, specifying purpose, duration and delegation, while an interim minister's powers are limited to current and urgent business; every official mission requires a written report to the Prime Minister and the Council of Government.
Key Findings
- The circular implements the 29 March 2017 arrêté on the state's cost of living (train de vie de l'Etat).
- Ministers must request the Prime Minister's authorization at least eight days before travel abroad, specifying purpose, duration and delegation composition, and must inform the Ministry of Foreign Affairs for protocol arrangements.
- A minister covering for a traveling colleague may only handle current business and urgent matters, and must report on measures taken to the returning titulaire minister.
- Every official ministerial mission requires a written report to the Prime Minister as soon as possible, and a report to the next Council of Government meeting.
- Ministers alone may authorize travel by Directors General and other public agents under their authority, informing the Primature of the mission's purpose.
Full Description
Circulaire No 006, dated 2 June 2017, implements the 29 March 2017 arrêté on the state's cost of living (train de vie de l'Etat) to regularize travel by members of the Government and other senior state officials. Ministers must seek the Prime Minister's authorization at least eight days ahead, stating the purpose and duration of travel and the delegation's composition (the Prime Minister chooses who covers the interim), and must inform the Ministry of Foreign Affairs for protocol and treaty-related arrangements; unforeseen travel is treated as a special case.
A minister covering for a traveling colleague may only handle current and, where necessary, urgent business, and must present the returning titulaire minister with a list of acts taken during the interim. Every official mission by a minister requires a prompt written report to the Prime Minister, and a further report to the next Council of Government meeting. Ministers alone may authorize travel by Directors General and other public agents under their hierarchical authority, informing the Primature without delay of each mission's purpose; and, per the applicable decree on official travel documents, the Ministry of Foreign Affairs and the MEF must complete required formalities before issuing travel authorizations.
Full Document Text
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Circulaire No 006
Relative aux Voyages des Membres du Gouvernement
et d'autres Grands Commis de I'Etat
Le Premier Ministre
A
Mesdames et Messieurs les Ministres
En r6ference i I'arr0t6 du 29 mars 2017 relatif au train de vie de I'Etat et en vue de la
r6gularisation des voyages des membres du Gouvernement, des autres Grands Commis
de l'Etat et des Agents publics, les mesures suivantes s'appliquent :
1. Les voyages des Membres du Gouvernement sont soumis ir l'obligation de:
a) solliciter l'autorisation du Premier Ministre, dans un delai minimal de huit
(B) jours, en pr6cisant le but et la dur6e du voyage, ainsi que la
composition de la d6l6gation. Le Premier Ministre, dans ce cas, choisit le
ministre charg6 d'assurer l'int6rim du ministre en d6placement ;
b) informer le Ministdre des Affaires Etrangdres pour les dispositions
protocolai res et conventionnel les.
Le delai des voyages impr6vus fera l'objet de consid6rations particulidres,
2. Les pouvoirs d'un Ministre assurant I'int6rim d'un Ministre portent uniquement
sur I'exp6dition des affaires courantes et, 6ventuellement, le traitement des
affaires urgentes.
3. A la fin de I'int6rim, le Ministre pr6sente au Ministre titulaire une liste des actes
qu'il a pris pendant I'int6rim.
t.
,
4' Toute mission officielle d'un Ministre donne lieu d un rapport 6crit au
premier
Ministre dans le meilleur d6lai et un rapport au plus prochain Conseil de
Gouvernement aprds son retour.
5' Les Ministres sont seuls habilit6s i autoriser les voyages des Directeurs Generaux
des Ministdres, des Services techniquement d6c6ncentr6s et des Services
techniquement d6centralis6s ainsi que des autres agents publics places sous leur
autorit6 hi6rarchique.
Dans ce cas, le Ministre veillera d informer sans d6lai la primature
du but de la
mission pour laquelle l'autorisation de voyager est accord6e.
Le Ministre s'assurera, en outre, que tous les concern6s lui adressent un rapport
qu'il communiquera pour information d ra primature.
6. En ce qui concerne les titres oe vo
sont fournis par le Ministdre des A
aux dispositions du d6cret du 6 avri
sont d6livr6s suite d une r6quisition
politique ou l'agent public, La loi pr6cise le type de passepoft auquel ont droit les
autorit6s et agents publics, en fonction de leur statut,
Ministdre de l,Economie et des Finances
que toutes les formalit6s, telles que pr6vues
par les concern6s avant de donner suite
Poft-au-Prince, le 2 juin ZOLT
r'z 'o/:t/
v Jack Guy LAFONTANT