(2026) Service Note 001/IHSI/2026: Pilot Plan for Migrating IHSI Mail to an Approved Sovereign Service

IHSI — Institut Haïtien de Statistique et d'Informatique NDS. N° 001/IHSI/2026 RÉPUBLIQUE D'HAÏTI LIBERTÉ – ÉGALITÉ – FRATERNITÉ Institut Haïtien de Statistique et d'Informatique (IHSI) NDS. N° 001/IHSI/2026 | NOTE DE SERVICE PLAN PILOTE DE MIGRATION — MESSAGERIE IHSI VERS SERVICE DE MESSAGERIE SOUVERAIN APPROUVÉ Conformément à la Directive N° 005/IHSI/2026 révisée et au calendrier de conformité de la Directive N° 001/IHSI/2026, l'IHSI produit la présente Note de Service définissant le plan pilote de migration vers le service de messagerie souverain approuvé. Ce service, sélectionné par marché public, peut être hébergé sur infrastructure bare metal dédiée ou sur cloud public de Profil B avec HSM dédié (y compris Microsoft Exchange Online avec Azure Dedicated HSM), sous réserve du respect intégral des clauses de la Directive N° 005/IHSI/2026 révisée. I. Résumé exécutif Élément Détail Institution cible IHSI — pilote pour l'ensemble du SyNSIP (Dir. N° 001/IHSI/2026, Art. 8) Service de messagerie Service de messagerie souverain approuvé — retenu par marché public — infrastructure bare metal recommandée ou cloud Profil B avec HSM dédié Utilisateurs estimés Environ 200 à 300 agents IHSI Calendrier 10 semaines après attribution du marché et mise à disposition du service Domaine email officiel ihsi.gouv.ht Objectif souveraineté BYOK/HSM haïtien actif — données de messagerie inaccessibles sans clés haïtiennes Critères de succès 100 % des agents migrés, continuité totale, zéro perte de données, MFA active pour tous Budget estimatif À définir sur la base des offres reçues lors du marché public II. Phase 1 : Préparation (Semaines 1 et 2) Tâche Inventaire exhaustif des comptes email IHSI Responsable DSI IHSI Page 1 / 3 | Livrable Liste complète avec types, tailles, protocoles Confidentiel — IHSI/2026 Sem. S1 IHSI — Institut Haïtien de Statistique et d'Informatique NDS. N° 001/IHSI/2026 Prise en main du service approuvé — configuration BYOK/HSM DSI IHSI + IHSI HSM haïtien activé, BYOK configuré S1 Configuration paramètres de sécurité (MFA, politiques mots de passe) DSI IHSI + IHSI Tenant sécurisé — normes Dir. N° 002/IHSI/2026 S1 Préparation DNS — MX, SPF, DKIM, DMARC pour ihsi.gouv.ht DSI IHSI DNS prêt pour basculement S2 Test connectivité Haïti vers infrastructure du prestataire DSI IHSI + IHSI Rapport validé — latence acceptable S2 Validation du plan par la Direction Générale IHSI Direction IHSI Approbation formelle écrite S2 III. Phase 2 : Implémentation technique (Semaines 3 et 4) Tâche Responsable Détail Sem. Création de tous les comptes Exchange DSI IHSI Format : prenom.nom@ihsi.gouv.ht S3 Configuration MFA obligatoire pour tous DSI IHSI Aucune exception — Dir. N° 005/IHSI/2026 Art. 3 S3 Configuration rétention et archivage DSI IHSI Archive in-place — 2 à 10 ans selon catégorie S3 Configuration anti-spam et antiphishing DSI IHSI + IHSI Paramètres conformes Art. 24.10 du Décret S4 Tests complets (envoi, réception, pièces jointes) DSI IHSI + IHSI Rapport : 0 anomalie bloquante S4 Activation BYOK/HSM — vérification clés sous contrôle haïtien IHSI Clés générées, stockées, contrôlées par IHSI — inaccessibles au prestataire S4 IV. Phase 3 : Migration par vagues (Semaines 5 à 8) Vague Utilisateurs Nombre Semaine Vague 0 (test) Équipe technique IHSI — volontaires 10-15 S5 Validation complète 48h avant passage vague 1 Vague 1 Direction Générale + Directeurs 15 S5 Validation DG IHSI — messagerie critique opérationnelle Vague 2 Personnel technique (ingénieurs) 50 S6 Aucune perte de données — 100 % emails historiques Vague 3 Ensemble du personnel IHSI restant 150-200 S7-S8 Migration complète — support intensif 2 semaines Page 2 / 3 | Confidentiel — IHSI/2026 Critères IHSI — Institut Haïtien de Statistique et d'Informatique NDS. N° 001/IHSI/2026 V. Phase 4 : Bascule DNS et désactivation (Semaines 9 et 10) Tâche Responsable Délai Validation Bascule DNS — enregistrements MX vers prestataire retenu DSI IHSI Semaine 9 Propagation DNS mondiale confirmée < 48h Formation des utilisateurs (interface web, Outlook, mobile) DSI + IHSI Semaine 9 Formation > 90 % des agents Période de coexistence (ancien + nouveau système) DSI IHSI S9 + 30 jours Aucun email perdu Désactivation de l'ancien système DSI + IHSI 30 jours après Validation formelle IHSI + DG Rapport final et audit de conformité BYOK/HSM IHSI Fin semaine 10 Rapport approuvé DG IHSI — transmission CNSI VI. Gestion des risques Risque Probabilité Impact Mitigation Latence élevée Haïti vers prestataire Moyenne Moyen Mode hors-ligne Outlook, cache local, test bande passante phase 1 Résistance des utilisateurs Élevée Moyen Formation obligatoire, support dédié, communication DG IHSI Perte de données migration Faible Élevé Migration par vagues, validation après chaque vague, sauvegarde préalable Indisponibilité du prestataire principal Faible Élevé Activation du second fournisseur (redondance) — RTO ≤ 1 heure Coupure courant / internet Moyenne Moyen Migration hors heures de pointe, UPS serveurs DSI IHSI Résolution CNSI N° XX/2026 Circulaire MEF N° XX/2026 Port-au-Prince, le [JJ/MM/AAAA] ________________________________ [Prénom NOM] ________________________________ Directeur Général de l'IHSI [Prénom NOM] Page 3 / 3 Me Brunache — Conseiller juridique | Confidentiel — IHSI/2026