(2026) Directive 005/IHSI/2026: Electronic Mail Use Policy

IHSI — Institut Haïtien de Statistique et d'Informatique Directive RÉPUBLIQUE D'HAÏTI LIBERTÉ – ÉGALITÉ – FRATERNITÉ Institut Haïtien de Statistique et d'Informatique (IHSI) Dir. N° 005/IHSI/2026 | DIRECTIVE POLITIQUE D'UTILISATION DE LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE Conformément à l'Article 24.13(b) du Décret du 1er Juillet 2020 et à l'Article 24.10 relatif à la cybersécurité, et en application de la Résolution N° XX/2026 du CNSI rendue applicable par la Circulaire N° XX/2026 du MEF, l'IHSI émet la présente Politique révisée. Les serveurs de messagerie gouvernementale sont classifiés Niveau 2 (Sensible). L'infrastructure bare metal dédiée est recommandée — les solutions cloud public avec HSM dédié (y compris Microsoft Exchange Online avec Azure Dedicated HSM) sont acceptables. Article 1 : Domaine et adresses officielles Toute communication électronique officielle de l'administration publique haïtienne DOIT utiliser exclusivement le domaine .gouv.ht. L'utilisation d'adresses email personnelles ou de services grand public pour des communications officielles est formellement interdite. Type d'utilisateur Format d'adresse officielle Ministre prenom.nom@ministere.gouv.ht Directeur Général dg@institution.gouv.ht Directeur technique prenom.nom@institution.gouv.ht Agent standard prenom.nom@institution.gouv.ht Alias institutionnel info@institution.gouv.ht ou service@institution.gouv.ht Article 2 : Solution de messagerie officielle requise Infrastructure de messagerie gouvernementale (@gouv.ht) Règle spéciale — Serveurs de messagerie (Niveau 2 — Sensible) Les serveurs de messagerie @gouv.ht sont classifiés Niveau 2 même si les emails individuels sont Niveau 3. L'accès au serveur de messagerie donne accès à l'historique complet des communications de l'État. Infrastructure bare metal dédié RECOMMANDÉE — cloud public avec HSM dédié ACCEPTABLE. Microsoft Exchange Online sur Azure avec Azure Dedicated HSM + Customer Key Page 1 / 4 | Confidentiel — IHSI/2026 IHSI — Institut Haïtien de Statistique et d'Informatique Directive constitue une solution acceptable (Profil B). Auto-hébergement en Haïti INTERDIT. Services grand public (Gmail, Yahoo, Outlook.com) INTERDITS. Paramètre Exigence Justification Infrastructure Bare metal dédié (recommandé) ou cloud public avec HSM dédié (acceptable) Niveau 2 — Sensible Chiffrement au repos AES-256 + BYOK/HSM exclusivement haïtien Souveraineté des données Chiffrement en transit TLS 1.3 — aucun fallback TLS 1.2 Art. 1.m du Décret MFA Obligatoire pour TOUS les utilisateurs Art. 24.10 du Décret Confidential Computing Recommandé pour le traitement des emails Protection Data in Use Rétention légale 5 ans min. — 10 ans documents financiers Conformité légale haïtienne DMARC / DKIM / SPF Configurables pour tous les domaines .gouv.ht Authenticité des courriels officiels Taille de boîte 50 Go minimum par utilisateur — illimité pour Ministres et DG Rétention légale 10 ans Redondance 2 fournisseurs approuvés — basculement automatique ≤ 1 heure Continuité opérationnelle Article 3 : Spécifications techniques minimales Paramètre Exigence minimale Taille de boîte aux lettres 50 Go minimum par utilisateur Illimitée pour Ministres et DG Chiffrement en transit TLS 1.3 — aucun fallback TLS 1.2 Art. 1.m (cybersécurité) Chiffrement au repos AES-256 avec clés BYOK/HSM exclusivement haïtiennes Souveraineté des clés MFA Obligatoire pour TOUS les utilisateurs Art. 24.10 — prévention usurpation Rétention légale 5 ans min. — 10 ans documents financiers Conformité légale haïtienne Archivage in-place Hold litige disponible Investigation judiciaire Anti-phishing Filtrage natif + solution IHSI approuvée Art. 24.10 (DIRC) DMARC / DKIM / SPF Configurables pour tous les domaines .gouv.ht Authenticité des courriels officiels Confidential Computing Recommandé pour le traitement des emails Protection Data in Use Page 2 / 4 | Remarques Confidentiel — IHSI/2026 IHSI — Institut Haïtien de Statistique et d'Informatique Directive Article 4 : Politique de contenu Usages AUTORISÉS Usages INTERDITS Communications administratives et institutionnelles officielles Campagnes politiques ou partisanes Notifications de services publics aux citoyens Harcèlement, discrimination, contenu offensant Coordination inter-institutionnelle (SyNSIP) Spam, chaînes de lettres, messages viraux Réponse aux demandes officielles des citoyens Diffusion d'informations classifiées hors canaux sécurisés Annonces internes non politiques Activités commerciales ou personnelles Article 5 : Rétention, archivage et cycle de vie Type d'email Durée de rétention Méthode Correspondance administrative courante 2 ans Archive in-place — suppression automatique Documents contractuels et financiers 10 ans Archive avec hold — aucune suppression auto Plaintes des citoyens 5 ans Archive avec journalisation obligatoire Communications CNSI / CONATEL 7 ans Archive avec hold litige Données classifiées ou sécurisées Selon DIRC (Art. 24.10) Canal sécurisé dédié Article 6 : Garanties de souveraineté — Obligations contractuelles Le prestataire retenu s'engage à : • Ne pas divulguer les courriels gouvernementaux à toute autorité étrangère sans mandat haïtien • Notifier l'IHSI dans les 48 heures de toute demande d'un gouvernement étranger • Maintenir le BYOK/HSM haïtien actif en permanence — aucun accès aux clés sans autorisation IHSI • Maintenir une infrastructure de redondance avec basculement automatique ≤ 1 heure Article 7 : Sanctions • Avertissement écrit (première infraction mineure) • Suspension de l'accès à la messagerie officielle (répétition ou infraction grave) • Sanction disciplinaire (règlement de la Fonction publique) Page 3 / 4 | Confidentiel — IHSI/2026 IHSI — Institut Haïtien de Statistique et d'Informatique • Directive Poursuites pénales pour cyberharcèlement, fraude ou violation de l'Article 29 du Décret Article 8 : Calendrier de migration Le plan de migration pilote de l'IHSI vers le service de messagerie souverain approuvé est décrit dans la Note de Service N° 001/IHSI/2026. Toutes les institutions du SyNSIP ont 18 mois après attribution du marché pour migrer l'intégralité de leur messagerie. Résolution CNSI N° XX/2026 Circulaire MEF N° XX/2026 Port-au-Prince, le [JJ/MM/AAAA] ________________________________ ________________________________ [Prénom NOM] [Prénom NOM] Directeur Général de l'IHSI Page 4 / 4 Me Brunache — Conseiller juridique | Confidentiel — IHSI/2026