(2023-02) IGF Mission Summary (February 2023): Mission portant sur la Vérification de la conformité des dépenses effectuées à partir des ressources fo

INSPECTION GÉNÉRALE DES FINANCES (IGF ) RÉSUMÉ Mission portant sur la Vérification de la conformité des dépenses effectuées à partir des ressources fournies par le Gouvernement de l'Uruguay. Février 2023 Résumé Mission portant sur la Vérification de la conformité des dépenses effectuées à partir des ressources fournies par le Gouvernement de l'Uruguay. Dans le souci de renforcement de la gestion des fonds publics par la promotion de la transparence, le Ministre de l’Économie et des Finances a commandé à l’Inspection Générale des Finances (IGF) de procéder à la vérification de la conformité des dépenses effectuées à partir des ressources fournies par le gouvernement uruguayen en support aux dégâts causés par le séisme du 12 janvier 2010. En effet, cette mission de vérification est conforme aux attributions générales de l’IGF telles que stipulées à l’Article 5 et l’alinéa 7 du décret portant sa création : « auditer périodiquement le système d’Investissement Public, notamment la gestion des fonds, programmes et projets d’investissement public, et ce, indépendamment des sources de financement ». Ainsi, cette mission, réalisée au cours du mois de juin 2014, a pour objectif d’apprécier la conformité de l’utilisation du Fonds Uruguay par rapport aux normes régissant les finances et la comptabilité publiques en Haïti et au cadre réglementaire spécifique à l’octroi et l’utilisation du fonds. Cette intervention est portée sur les principaux bénéficiaires et gestionnaires du fonds, notamment : - Le Ministère des Affaires Étrangères (MAE). - Le Ministère de la Culture (MC). - L’Institut de Sauvegarde du Patrimoine National (ISPAN). - L’Unité de Construction de Logements et de Bâtiments Publics (UCLBP). A. LES CONCLUSIONS DE L’ANALYSE DE CONFORMITÉ DES DÉPENSES EXÉCUTÉES PAR LE MAE Dépenses institutionnelles/ouverture de missions diplomatiques/ participation au 68ᵉ sommet de l’ONU. L’analyse de conformité des dépenses exécutées par le MAE, totalisant USD 1,207,533.02, a porté sur l’exactitude et la fourniture de pièces justificatives exigées par les normes de la comptabilité publique portant sur les dépenses budgétaires de l’État. L’analyse des dépenses révèle que 99.59% desdites dépenses sont conformes. Cependant, pour les autres dépenses (0,41 %), l’IGF a formulé les remarques suivantes : - Absence d'ordre de mission ou de document explicatif accompagnant les frais de séjour et non application du barème dans la détermination de certains per diem. L’analyse des dépenses exécutées par le MAE révèle que les dépenses en per diem sont rarement accompagnées d’ordre de mission ou de toute autre correspondance justifiant le déplacement des personnes. De tels documents constituent des justificatifs nécessaires selon les normes édictées par la Nomenclature budgétaires des dépenses. - Écart entre le montant déboursé et le montant total des pièces justificatives - Dépenses dont les pièces justificatives ne peuvent attester du service fait ou de l’effectivité desdites dépenses. Ce graphique résume l’analyse de conformité des dépenses réalisées par le MAE/ Fonds Uruguay.  SUGGESTIONS Afin de renforcer le contrôle exercé par le Bureau de Contrôle et d’Inspection (BCI) et la fonction reporting des Missions Diplomatiques, l’IGF suggère de : Définir un rapport type à l’intention des Missions diplomatiques en vue de standardiser les rapports relatifs aux dépenses de ces structures. Cette standardisation facilitera l’élaboration des rapports par les missions diplomatiques et les contrôles exécutés par le BCI. Dans la conception du rapport type, L’IGF suggère au BCI de tenir compte des éléments suivants : • Au début du rapport.- Un sommaire des dépenses par rubrique mentionnant la balance du fonds à partir duquel ces dépenses sont financées. • Au début de chaque rubrique.- Une liste des dépenses réalisées spécifiquement dans la rubrique considérée. Les pièces justificatives doivent être présentées suivant l’ordre de cette liste. • Les taux de change.- Pour chaque dépense réalisée dans une devise autre que celle retenue pour la présentation du rapport, le taux de change utilisé devra être mentionné. - Exiger les Missions diplomatiques à élaborer des rapports par source de financement, dans le cas où elles ont bénéficié de fonds particulier pour le financement de leurs activités. - Se référer aux prescrits de la Comptabilité Publique de l'État, notamment dans le contrôle des dépenses des missions diplomatiques. Ainsi, il s’avérerait nécessaire de mettre en œuvre des mécanismes d’accompagnement du BCI et des Missions Diplomatiques dans ce processus de normalisation. B. LES CONCLUSIONS DE L’ANALYSE DE CONFORMITÉ DES DÉPENSES EXÉCUTÉES PAR LE MC Dépenses effectuées dans le cadre des travaux de rénovation du théâtre national Un montant de USD 100,000.00 a été viré sur le compte de numéro 121 252 269 du Ministère de la Culture domicilié à la BRH. Ce montant, équivalent à 4,377, 970.00 gourdes, est mis à la disposition du Ministère de la Culture pour la réalisation des travaux d’aménagement du Théâtre National. L’analyse des dossiers au regard des principes et normes régissant l’exécution des dépenses publiques conduit l’équipe de mission à effectuer les observations suivantes : - Un contrat conforme aux procédures légales L’analyse du contrat signé entre l’État haïtien via le Ministère de la Culture et la firme EMDD construction révèle que les procédures prévues par la loi ont été suivies dans la passation de ce marché. - L’utilisation de registres comptables spécifiques L’article 17 sur le fonds d’investissement public recommande de tenir pour chaque projet une comptabilité générale de l'ensemble de ses opérations, conformément aux règles et principes généraux de la Comptabilité Publique. L’article 18 précise les éléments qui devraient être tenus : • un journal de banque ou de compte courant ; • un journal de petite caisse ; • un journal de recettes ; • un journal de dépenses. Il importe de mentionner que dans le cadre spécifique de cette mission, l’absence de registres comptables n’est pas d’importance majeure, vu qu’une seule opération a été effectuée à partir du fonds en provenance de l’Uruguay. Toutefois, ces documents seront nécessaires pour la continuité du projet à partir d’autres sources de financements.  SUGGESTIONS L’IGF suggère au Ministère de la Culture de : Mettre en place un système comptable pouvant garantir la disponibilité et la fiabilité des informations comptables et financières relatives à l’exécution du projet. C. LES CONCLUSIONS DE L’ANALYSE DE CONFORMITÉ DES DÉPENSES EXÉCUTÉES PAR L’ISPAN Dépenses réalisées dans le cadre du projet de restauration du palais aux 365 portes de la Petite Rivière de l’Artibonite Un montant de USD 299,970.00 a été mis à la disposition de l’Institut de Sauvegarde du Patrimoine National (ISPAN) dans le cadre du projet de restauration du Palais aux 365 Portes de la Petite Rivière de l’Artibonite. L’analyse effectuée par l’équipe de mission sur la conformité des dépenses révèle que 97.84 % sont conformes aux principes et normes régissant la comptabilité publique. Le résultat de cette analyse est présenté dans le graphique ci - après :  SUGGESTIONS L’IGF suggère à l’ISPAN de : Regrouper les pièces justificatives par chèque ou activité pour tout chèque émis à l’ordre d’une personne en charge de l’exécution de plusieurs dépenses dans le cadre d’une activité spécifique. D. LES CONCLUSIONS DE L’ANALYSE DE CONFORMITÉ DES DÉPENSES EXÉCUTÉES PAR L’UCLBP Dépenses réalisées dans le cadre du projet ‘’jalousie en couleur’ Dans le cadre de la mise en œuvre du projet baptisé « Jalousie en couleur », l’UCLBP a reçu de la Mission Permanente d’Haïti auprès des Nations Unies un montant de USD 1, 800,000.00 tiré du fonds Uruguay. Les analyses de conformité des dépenses exécutées dans le cadre dudit projet ont permis à l’IGF de produire la remarque suivante : - Pro forma comparatifs absent dans les dossiers d’acquisition de certains biens L’analyse des réquisitions ou bordereaux de paiement constituant les pièces justificatives des dépenses sur le compte du projet « Jalousie en Couleur » met en relief l’absence de pro forma comparatifs ou de mémorandum explicatif pour motiver les choix, notamment dans l’acquisition de certains matériels.  SUGGESTIONS L’IGF suggère à l’UCLBP de : Toujours se référer aux dispositions relatives à la Comptabilité Publique, particulièrement celles portant sur les pro forma comparatifs ou mémorandum explicatif motivant la sélection d’un fournisseur, en se basant sur le rapport qualité/ Prix.