IGF Mission Summary: Suivi des recommandations formulées par la CSC/CA dans le rapport d'audit financier de l'Office d'Assurance Véhicules Contre Tiers (OAVCT)

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ SUIVI DES RECOMMANDATIONS FORMULÉES PAR LA CSC/CA DANS LE RAPPORT D'AUDIT FINANCIER DE L'OFFICE ASSURANCE VÉHICULES CONTRE TIERS Page 3|3 Mai 2012 SUIVI DES RECOMMANDATIONS FORMULÉES PAR LA CSC/CA DANS LE RAPPORT D'AUDIT FINANCIER DE L'OFFICE ASSURANCE VÉHICULES CONTRE TIERS L'Inspection Générale des Finances (IGF), organe déconcentré du Ministère de l'Économie et des Finances (MEF), a été chargée d'assurer le suivi des recommandations émises par la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif (CSC/CA), selon le Protocole d' Accord du 18 au 22 Novembre 2010 entre l'Etat Haïtien et les bailleurs de fonds internationaux. À ce titre, le suivi du Rapport d' Audit financier de l'Office Assurance Véhicules Contre Tiers (mars 2004septembre 2006) a été réalisé au cours du mois d'avril 2012 par l'IGF. La mission de suivi de l'IGF vise l'évaluation de la mise en œuvre des recommandations émises par la CSC/CA dans le cadre du Rapport d'Audit Financier de l'OAVCT. Elle porte sur les décisions concourant à la mise en place des recommandations, les instruments d'implémentation des recommandations et leur degré de mise en œuvre. Pour la réalisation de ladite mission, une méthodologie a été adoptée et comprend trois (3) phases: la Planification et le Déroulement de la mission, la Rédaction du rapport. En dépit des limites rencontrées, l'IGF a analysé les informations recueillies sur l'état d'avancement des dix (10) recommandations formulées par la CSC/CA. Dans le cadre de ses analyses, l'IGF a tenu compte des risques auxquels est soumise l'exécution ou non des recommandations. Cet exercice a permis de conclure à un degré mitigé de prise en compte des recommandations. La mission a noté aussi l'absence d'évidences que la majorité des décisions adoptées par l'OAVCT en 2011 sont liées directement aux recommandations (datant de 2008, soit 3 ans) de la CSC/CA, toutefois elles les influent. En effet, l'évaluation du degré d'avancement des recommandations, sur la base de critères prédéfinis, a établi le résultat suivant : Deux(2) recommandations sont complètement appliquées soit 22 % ; Trois (3) recommandations sont en cours d'application soit 33 % ; Trois (3) des recommandations ne sont pas du tout appliquées soit 33 % ; Une(l) recommandation est devenue caduque soit 11%. A l'issue de ses travaux, la mission a formulé des recommandations qui tiennent compte de l'état d'avancement de celles de la CSC/CA. Elle suggère, entre autres, de/d’ : 1) Elaborer rapidement le manuel de procédures administratives et comptables recommandé par la CSC/CA. 2) Revoir l'organigramme de l'OAVCT afin d'intégrer les services nouvellement créés et de définir les nouveaux liens existants entre les différents services. Ces changements doivent être pris en compte dans le manuel de procédures administratives et comptables. 3) En attendant l'élaboration du manuel de procédures administratives et comptables, une note administrative présentant l'obligation formelle pour les intendants de l'OAVCT de procurer les pièces justificatives requises pour l'exécution des dépenses doit être émise. En outre, la note devra rappeler au Service d' Audit Interne l'obligation d'exiger les pièces justificatives devant Page 3|3 SUIVI DES RECOMMANDATIONS FORMULÉES PAR LA CSC/CA DANS LE RAPPORT D'AUDIT FINANCIER DE L'OFFICE ASSURANCE VÉHICULES CONTRE TIERS constituer les dossiers et celle pour le service concerné de livrer les chèques que sur présentation de facture d'achat. 4) Réunir et présenter les différents documents et critères relatifs à l'octroi de prêts aux employés dans un document unique, « le Manuel de procédures d'octroi de prêts aux employés». 5) Elaborer un document précisant la nature des subventions accordées par l'OAVCT et les catégories éligibles. 6) Adopter« l'émission de chèque» ou« le virement bancaire» comme mode de paiement de tous les contractuels de l'OAVCT indépendamment de son niveau de rémunération. 7) Toutes les subventions accordées par l'OAVCT supérieures ou égales à 5,000.00 Gdes doivent faire l'objet d'un chèque. 8) La production de rapport technique sur le contrôle exercé par le Service d' Audit Interne est grandement recommandée. Ces rapports doivent porter notamment sur les faiblesses et dysfonctionnements de l'institution, sur les erreurs récurrentes identifiées au niveau des dossiers considérés et formuler des recommandations pour pallier à la situation. 9) S'assurer que l'inventaire de fin d'année de l'OAVCT soit transmis à la CSC/CA au plus tard le 31 octobre. 10) S'assurer que les pièces justificatives attestant le rapatriement effectif des véhicules soient disponibles. S'il est vrai que la mission de suivi de ces recommandations est tributaire des engagements internationaux de l'Etat haïtien; elle s'accorde aux attributions et à la philosophie de l'IGF d'accompagner les institutions publiques. Aussi, elle espère que les propositions, émises en concordance avec celles de la CSC/CA, retiendront l'attention des responsables de l'OAVCT pour une recherche continue d'efficacité de l'institution. Page 3|3