(FY2015) Audit of Procurement Procedures — Ministry of National Education and Vocational Training (MENFP), FY 2014-2015

REPUBLIQUE DE HAITI MINISTÈRE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES UNITÉ DE COORDINATION DE PROJETS COMMISSION NATIONALE DES MARCHÉS PUBLICS AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES PAR LE Ministère de l’Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP) POUR L'EXERCICE 2014 – 2015 Rapport Final Novembre 2016 2 TABLE DES MATIERES AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MINISTÈRE DE L'EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission 1.2. Objectifs 1.3. Méthodologie II. ORGANISATION STRUCTURELLE 2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable 2.2. Organisation, mécanismes décisionnels 2.3. Effectivité des contrôles, manuel de procédures 2.4. Archivage 2.5. Planification III. ECHANTILLONNAGE 3.1. Liste des Contrats 3.2. Statistiques de l'Échantillon soumis à l'Audit des Passations de Marchés IV. LES PROCEDURES DE PASSATION 4.1. Constats 4.2. Tableau récapitulatif des résultats 4.3. Recommandations V. LA GESTION CONTRACTUELLE 5.1. Constats 5.2. Tableau récapitulatif des résultats 5.3. Recommandations ANNEXES : A : FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION B : FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE 3 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission A la demande de l'Unité de Coordination de Projets (UCP) du Ministère de l'Économie et des Finances, l’équipe Daniel Thirion International (DTI Inc.) á procédé à l'audit des procédures de passation de marchés appliquées par le Ministère de l'Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP) au courant de l'exercice budgétaire 2014 – 2015. L'audit comporte trois composantes: une prise de connaissance et évaluation de la structure organisationnelle dans le processus de passation au sein de chaque institution, une revue détaillée des procédures de passation proprement dites, et pour un échantillon déterminé, une revue des procédures de gestion contractuelle avec inspections physiques de fournitures livrées ou de travaux en cours ou achevés. Durant la mission, la firme DTI a été accompagnée par des représentants de la firme d'audit locale THOMAS BOIS et Associés dans un objectif de transfert de savoir-faire en matière des techniques d'audit de passation de marchés publics. Dans le cadre plus général de la réforme de la gouvernance économique, le contexte de la mission d'audit s'inscrit dans l'exécution d'un plan d'action destiné à rendre effective la fonction de régulation de la Commission Nationale des Marchés Publics (CNMP) en matière de contrôle indépendant de l'application des procédures réglementaires, qu'elles concernent des passations de marchés dont les montants soient en-dessous ou au-dessus des seuils fixés par la loi. Faisant suite à l'élaboration d'un manuel de procédures pour la conduite d'audits en passation de marchés, et d'un atelier de formation de cadres supérieurs des entités de contrôle concernées ainsi que des firmes d'audit locales susceptibles de conduire de tels audits dans le futur, la présente mission est la première étape dans la mise en pratique des techniques d'audit dans le double objectif d'instaurer un contrôle indépendant effectif et de progressivement améliorer les pratiques de gestion au sein des autorités contractantes. La mission d'audit qui couvrait aussi cinq autres institutions et unités de projet, s'est déroulée à Port- au-Prince, Haïti, entre le 11 et le 30 juillet 2016. 1.2. Objectifs Selon les Termes de Référence de la mission, l'audit conduit au MENFP, vise à vérifier la régularité des processus de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics conclus entre le 01/10/14 et le 30/09/15. Plus spécifiquement, l'audit vérifiera la conformité des procédures aussi bien avec la réglementation en vigueur, que l'adhésion des gestionnaires aux principes fondamentaux d'économie, de transparence, d'efficacité, et d'équité. Le contrôle porte aussi sur l'organisation des autorités contractantes dans leur mission de planification, de contrôle budgétaire, de suivi et de tenue des données de gestion au travers notamment d'un archivage ordonné attestant de l'adéquation de leur administration aussi bien dans les phases de passation que dans la gestion des contrats. A ce titre, l'audit inclut aussi une composante de contrôle de phases d'exécution des engagements pris, leur conformité aux conditions contractuelles, et dans la mesure du possible, la qualité des biens et services livrés ou exécutés. 4 1.3. Méthodologie La méthodologie d’intervention s’est articulée comme suit : 1.3.1 Étapes de l’intervention:  Réunion préparatoire de DTI avec la CNMP au cours de laquelle des informations ont été échangées et les attentes précisées en vue du démarrage de la mission;  Réunion d’ouverture de la mission, coordonnée par la CNMP, à laquelle ont participé les auditeurs de DTI, les auditeurs des firmes d’expertise comptable locales, les membres de la CNMP et du Comité de Suivi au cours de laquelle la méthodologie, le manuel de procédures, le programme de travail et autres éléments ont été présentés;  Réunion d’introduction coordonnée par la CNMP dans chacune des institutions à auditer en vue d’une part de présenter les auditeurs des firmes locales et de DTI, et d’autre part de rappeler les objectifs et les étapes de l’audit de même que les attentes en termes de documents à produire et informations à fournir aux auditeurs pour assurer le succès de la mission. Les visites d’introduction de DTI coordonnées par la CNMP et effectuées en compagnie des membres de la CNMP et du Comité de Suivi, de Supervision et de Validation auprès des autorités contractantes auditées ont eu pour effet de démontrer le niveau élevé de professionnalisme des instances de pilotage de la mission et assurer un maximum de coopération de la part des Autorité contractantes;  Les auditeurs, au cours de la mission, ont examiné les documents et tenu des réunions formelles et informelles avec les responsables de la passation des marchés afin d’obtenir les précisions nécessaires à leur bonne compréhension de la situation;  En cours d’audit, les auditeurs accompagnés des représentants du Comité de Suivi et assistés de représentants des institutions auditées ont également effectué des visites sur site afin de mieux évaluer la gestion physique des marchés. 1.3.2. Résolution des difficultés rencontrées :  Le calendrier de démarrage et d’exécution de la phase terrain de la mission qui a été retenu en fonction de la disponibilité des listes de marchés sollicitées des autorités contractantes.  Concernant ces listes, il est à noter que les retards enregistrés dans leur transmission ont impacté la date de démarrage de la mission et ont rendu difficile l’établissement d’un calendrier d’intervention globale. D’où un décalage dans les dates initialement prévues pour le démarrage et le déroulement des différentes interventions sur place de la mission. 1.3.3 La mise en œuvre de la méthodologie d’Audit :  La méthodologie s'est attachée à respecter fidèlement les phases de travail et leur structure telles qu'elles sont exprimées dans le manuel des procédures d'audit adopté par la CNMP et qui avait servi de support aux séances de formation qui s'étaient tenues en avril 2015. Les phases principales de l'audit ont donc consisté en les étapes suivantes. La phase d'audit débute à partir de la réception des listes de contrats de la part de chaque institution afin de définir un échantillon représentatif des procédures et types de contrats conclus 5 durant la période sous audit. L’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes.  Après validation de ces listes par le comité de suivi de la mission, et la mise à disposition des archives relatives à ces contrats par les institutions concernées, l'audit s'est déroulé par la collecte méthodique des informations requises pour l'établissement des fiches de revue détaillées couvrant spécifiquement la procédure de passation depuis la phase de publication ou d'invitation jusqu'à la signature du contrat. Ces fiches de revue détaillée sont présentées á l’Annexe A du présent rapport.  Les informations couvrant les phases de gestion contractuelle ainsi que les constats résultant de visites d'inspection, sont également rassemblées sur des fiches de revue composées à partir de données de gestion administrative de projet typiquement menée à la suite de la gestion des passations de marchés. Ces fiches de revue détaillée sont présentées à l’Annexe B du présent rapport.  En considération du contexte particulier de l'audit et de sa fonction dans le cadre des efforts de réforme des pratiques de gouvernance par les autorités contractantes, comme par les institutions de contrôle et de régulation, un accent particulier a été marqué sur la définition de recommandations pratiques couvrant autant que possible les aspects d'organisation, de gestion des procédures de passation, et du contrôle de conformité des biens et services avec les conditions contractuelles. II. ORGANISATION STRUCTURELLE DU M ENFP EN MATIERE DE PASSATION DE MARCHES 2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable Le Ministre est le responsable de la passation des marchés. Il n’a pas nommé de représentant et la Commission Ministérielle des Marchés Publics (CMMP) n’a pas été créée. Au besoin, des commissions ad hoc sont créées. Le cadre légal est essentiellement non-conforme en raison du fait que le Ministre n’a pas créé de Commission Ministérielle des Marchés Publics. 2.2 Organisation, mécanismes décisionnels Il existe trois systèmes de passation des marchés au MENFP  L’Unité de Passation des Marchés (UPM) au sein du MENFP qui traite les marchés financés par le budget national dont les seuils de compétence sont supérieurs à ceux de la Circulaire (voir ci- après)  Les marchés financés par la coopération externe sont traités par les unités de gestion des projets, sauf le projet Appui au Plan et à la Réforme éducationnelle.  La Direction administrative qui passe les marchés sous les seuils de compétence de l’UPM. La circulaire du 19 avril 2016 stipule que le seuil de compétence de l’UPM est la suivante : 6 300,000 Gdes pour les travaux (4,761USD) 250,000 Gdes pour les fournitures (3,968USD) 200,000 Gdes pour les services et prestations intellectuelles (3,174USD) Les marchés au-dessous des seuils ci-haut sont de la compétence de la Direction Administrative. L’UPM et la Direction administrative passent ensemble 200-250 marchés par an. L’UPM, créée en 2014, compte 5 personnes, le Directeur, 3 spécialistes et une assistante. Elle prépare le dossier, transmet pour avis conforme et assure l’interface avec la CNMP pour les questions techniques alors que le Ministre est responsable de l’attribution et la signature comme prévu dans la Loi. Tel que prévu par la Loi, il existe des Comité d’ouverture des plis et évaluation des offres (COPEO) dont les membres sont nommés par circulaire du Ministre. Les qualifications des membres des COPEO sont généralement adaptées au domaine du marché à passer. Les recommandations d’attributions sont transmises au Ministre directement. Les COPEO se composent de 1 ou 2 experts de l’UPM, des experts venant des directions techniques et d’experts externes lesquels participent à la décision. Les COPEO utilisent les documents de la CNMP pour les rapports d‘évaluation. 2.3 Effectivité des contrôles, manuels de procédures Il n’existe pas de service d’audit interne qui interviendrait pour revoir les dossiers de marchés. Les seuls contrôles exercés sont ceux de la CNMP dans le cas des marchés supérieurs aux seuils financés sous le budget national et les contrôles qui pourraient être effectués par les autres corps de contrôle de l’Administration. 2.4 Archivage L’UPM utilise les procédures de la Banque Interaméricaine de Développement (BID) pour l’archivage des dossiers de passation (et d’exécution) des marchés. Elle a du personnel formé et dédié à l’archivage. Il est important de noter que l’archivage des dossiers de la passation des marchés est relativement satisfaisant. Par contre, l’archivage des dossiers d’exécution des marchés est très déficient. A titre d’exemple, les auditeurs ne peuvent se prononcer sur la conformité de l’exécution de certains marchés – voir les fiches relatives à la fourniture de manuels scolaires et des kits scolaires - puisqu’ils n’ont pas obtenu accès aux documents qui leur auraient permis d’évaluer la situation. En toute transparence, il faut ajouter que le MENFP est en plein déménagement ce qui aurait pu avoir un impact sur la disponibilité des pièces, étant entendu que les dossiers examinés comportaient certaines pièces alors que d’autres étaient manquantes. 2.5 Planification L’UPM prépare et transmet à la CNMP le plan prévisionnel annuel de passation des marchés (PPM) et le rapport d’activités trimestriel. Les directions techniques préparent les dossiers et les transmettent à la DG qui les transmet à l’UPM pour mise en œuvre. Il est important de noter que le PPM ne reflète pas les priorités du MENFP. En effet, lors de la préparation du PPM, l’ordre dans lequel les marchés les appels apparaissent est basé les besoins 7 exprimés par les directions techniques. Les marchés prévus portent un numéro séquentiel mais au MENFP comme dans toutes les entités auditées, la séquence de mise en œuvre ne correspond pas toujours à celle du PPM en raison de l’imprévisibilité des recettes budgétaires. La planification de la passation des marchés est déficiente. Lors de l’exercice 2013-2014 et lors de l’exercice 2014-2015 les marchés de fournitures de manuels scolaires (dotations et subventions) d’une valeur de plusieurs millions de dollars ont été passés de gré à gré. L’aval de la CNMP a été obtenu sur la base de « l’urgence » résultant du manque de planification au sein du MENFP. Recommandations o Créer une CMMP et la doter des moyens nécessaires pour qu’elle joue pleinement son rôle; o Renforcer les capacités en matière d’archivage de l’exécution des marchés; o Renforcer les capacités en matière de planification des marchés. Voir également les recommandations générales de ce rapport. III. ECHANTILLONNAGE La définition des échantillons a suivi l’approche préconisée dans la Proposition Technique DTI du 6 juin 2016. Sur la base des listes de contrats de chacune des institutions à auditer, disposant des informations minimales en accord avec les Termes de Références (TDR), le consultant a établi son échantillon par institution avec l'objectif de couvrir de façon représentative toutes les méthodes de passation, les types et les montants des contrats. Conformément aux TDR, l'échantillon représente de l'ordre de 50% des marchés de montants élevés (au-dessus des seuils de revue préalable), 20% des marchés dont les montants sont sous les seuils de publication afin d'assurer une représentativité fiable avec l'audit de 30% de l'ensemble des contrats signés pendant la période sous audit. D'autres critères sont intervenus en fonction du contenu des listes de contrats, avec par exemple le nombre d'avenants concédés, de procédures de compétitivité restreinte, etc... Les sélections d'échantillons ont été transmises par le consultant à l’agent de la CNMP désignée comme point focal, au fur et à mesure de leur établissement. Comme précisé plus haut, l’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes. Le tableau suivant établit les statistiques de l'échantillon des contrats dont les procédures ont été revues de façon détaillée. La liste des marchés passés par le MENFP durant l'exercice 2014-2015 comprend trois contrats concluant une procédure couvrant six lots distincts, ainsi que sept contrats relatifs à des dotations de manuels scolaires, et cinq contrats relatifs à des subventions de manuels scolaires. La liste complémentaire comprend une opération comptable de paiement correspondant à des engagements antérieurs. 8 3.1. Liste des Procédures Auditées Objet de la transaction Nature Montant HTG Mode de passation Entreprise attributaire Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 27,653,076.71 AOO Office Star Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 27,653,076.71 AOO Office Star Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 34,452,610.50 AOO Fourniture Expo 1 Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 34,452,610.50 AOO Fourniture Expo Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 27,499,832.24 AOO GS Distribution Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 27,499,832.24 AOO GS Distribution Dotation des manuels scolaires F 24,948,000.00 Gré à Gré Éd. Pédagogie Nouvelle Dotation des manuels scolaires F 10,852,380.00 Gré à Gré Edition Canapé Vert Dotation des manuels scolaires F 129,873,296.00 Gré à Gré Editions Henri Deschamps Subvention des manuels scolaires F 13,256,337.50 Gré à Gré Kopivit-l'Action Sociale Subvention des manuels scolaires F 319,606,858.40 Gré à Gré Editions Henri Deschamps Achat de 28 Laptop, remise des primes aux Lauréats Nationaux F 1,119,580.00 Galaxie Office Achat d'Alcool en faveur du magasin, Examens d'Etat 2014 F 3,456.00 Roi des Rois Market Versement Final (80%) Acquisition fournitures, Examens d'Etat 2014 F 6,870,000.50 Pressmax 3.2. Statistiques de l'Échantillon MINISTERE DE L'EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE Type de Contrat Procédure Ratio sur Nombre Ratio sur Montants Nmbre Total (1) Nmbre Echant. (2) Ratio % (2)/(1) Montant Total (3) Montant Echant. (4) Ratio % (4)/(3) FOURNITURES AOO 6 6 100.0% 179,211,039 179,211,039 100.0% Dotations (Gré à Gré) 7 3 42.9% 233,170,212 165,673,676 71.0% Subventions (Gré à Gré) 4 2 50.0% 365,403,227 332,863,195 91.1% AOO autre 3 3 100% 9,710,536 9,710,536 100% Total MENFP 20 14 70% 787,495,014 687,458,447 87.3% 1 Le fournisseur etait initialement rapporté sous le nom “Fourniture Dépôt” par les auditeurs, avec correction ultérieure par la CNMP. 9 IV. LES PROCEDURES DE PASSATION Note: les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées à l’Annexe A ci-après. Parmi les contrats audités, une seule procédure compétitive est listée. Il s'agit d'un appel d'offres ouvert couvrant six lots pour l'acquisition de kits scolaires. Cette procédure, relativement complexe, est jugée conforme et a conduit à l'attribution des six lots regroupés dans trois contrats avec des fournisseurs nationaux. Tous les autres contrats relatifs à différentes formes d'acquisition de manuels scolaires (par dotations ou subventions), résultent d'accords directs simplement justifiés en raison de l'approche de la rentrée scolaire. Cette condition, résultant d'une programmation défaillante, ne répond pas aux conditions réglementaires qui auraient permis des accords de gré et à gré. Ces procédures sont jugées non conformes tout en signalant qu'elles ont été validées à titre exceptionnel par la CSC/CA. Enfin, pour les opérations d’acquisitions de petites fournitures, deux d'entre elles résultent aussi d'accords directs sans mise en concurrence, et donc non conformes à la réglementation. Un versement listé est un paiement dans le cadre d'un contrat attribué au terme d'un appel d'offres ouvert couvrant 13 lots. La procédure est insuffisamment documentée pour établir une opinion définitive, mais l'attribution du Lot 3, résultant d'une seule offre sur base de DAO validés par CNMP, est considérée acceptable ou conforme pour l'essentiel. 4.1. Constats  La méthodologie utilisée pour l'appel d'offres ouvert couvrant six lots, atteste de la compétence dans la conduite de procédures compétitives avec le souci de transparence et d'équité.  L'usage de procédures par accords de gré à gré est abusif et résulte d'une planification défaillante et/ou irrégulière. Il s'est aussi avéré que la même situation s'était produite l'année précédente permettant d'affirmer le manque évident d’organisation et la faible capacité de gestion budgétaire élémentaire.  L'ensemble des contrats - de l’échantillon - pour l'acquisition de manuels scolaires (par dotations pour 165,673,676 Gdes et par subventions pour 332,863,195 Gdes), représente un total de 498,536,871 Gourdes, soit l'équivalent de $10,607,167.00(taux de juillet 2015) attribués en gré à gré. Ces chiffres seuls mettent l'emphase sur le caractère anti-économique de telles procédures.  Parmi ces attributions, un fournisseur particulier a obtenu sur la même période et par accords directs, deux contrats pour un total de 449,480,154 Gdes (soit l'équivalent de $9,563,407USD au taux de juillet 2015).  Pour l'acquisition de fournitures telles que des ordinateurs portables, l'imposition d'une marque est contraire au principe de concurrence, non justifié pour ce type d'équipements de grande diffusion, et non réglementaire.  Un échantillon revu d'un nombre d'opérations portées dans la liste complémentaires des contrats, possiblement passés antérieurement à la période sous audit, atteste aussi de la pratique d'accords directs spécialement pour de plus petits montants. Selon la réglementation en vigueur, cette procédure est non-conforme aux règles de la comptabilité publique (Manuel de Procédure d’Exécution du Budget, Art. 1.2.2) 10 4.2. Tableau Récapitulatif des Résultats MINISTERE DE L'EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE FOURNITURES Fiche Objet Lot Titulaire Montant (Gdes) Commentaires Opinion ME01 ME02 ME03 ME04 ME05 ME06 Acquisition de 6 lots de kits scolaires 9 10 OFFICE STAR 55, 306,153  Appel d'Offres complexe de 6 lots conduit avec compétence et souci d'équité dans la phase d'évaluation  Sélection des 3 offres moins disantes parmi les 5 offres conformes, regroupant 2 lots par soumissionnaire retenu, d'où le résultat de 3 contrats pour 6 lots attribués  Procédure conforme C 11 12 FOURNITURE EXPO 68, 905,221 C 13 14 GS DISTRIBUTION 54, 999,664 C ME07 ME08 ME09 Dotation des manuels scolaires 21 PEDAGOGIE NOUVELLE 24,948,000  Condition pour Gré à Gré non remplie  L'urgence n'était pas une condition prévalant dans le cas d'offres retenues dès mars 2015.  CNMP accorde sa validation après requête de reconsidération en juin 2015 pour la rentrée scolaire NCA 25 CANAPE VERT 10 852 380 NCA 28 H. DESCHAMPS 129,873,296 NCA ME10 ME11 Subvention des manuels scolaire 35 DESCHAMP- FRISCH 319,606,858  Condition pour Gré à Gré non remplie  L'urgence n'était pas une condition prévalant dans le cas d'offres retenues dès mars 2015.  CNMP accorde sa validation après requête de reconsidération en juin 2015 pour la rentrée scolaire NCA 34 KOPIVIT ACT. SOCIALE 13,256,337 NCA ME12 Acquisition de 28 ordinateurs portables dans le cadre de la remise des primes aux lauréats nationaux GALAXIE 1,119,580  Demande de cotations non documentée (même le bon de commande)  Le paiement est enregistré à la date du 07/11/14, soit antérieur à la date de livraison et seulement 4 jours après la date de la demande de prix.  spécifications limitée à une marque spécifique  La procédure n'est ni crédible, ni conforme. NC ME13 Achat d'alcool en faveur du magasin dans le cadre des examens d'État 2014. ROI DES ROIS MARKET 3,456  Absence de concurrence rendant la procédure NC à la réglementation  Considération doit être donnée à la priorité de l'efficacité lors de petits achats sous un seuil à déterminer NC 11 ME14 Versement final (80%) pour l'acquisition de fournitures dans le cadre des examens d'État 2014. PRESSMAX 8,587,500  Cet item résulte d'une passation antérieure par AOO couvrant 13 lots. Ce marché ne porte que sur une dernière tranche de paiement du lot 3.  La procédure pour les 13 lots avait été validée par CNMP.  Le dossier est insuffisamment documentée pour établir une opinion définitive, mais l'attribution du Lot 3, résultant d'une seule offre sur base de DAO validés par CNMP, est considérée acceptable ou conforme pour l'essentiel. C 12 4.3. Recommandations o En considération pour les dates très déterminées des rentrées scolaires et connues longtemps à l’avance, une planification réaliste doit se mettre en place au moins 10 mois à l'avance et des procédures compétitives ouvertes, et possiblement de niveau international, doivent s'initier strictement suivant les normes réglementaires. o Compte tenu du montant des contrats accordés par accords directs, il peut être considéré d'envisager un audit comptable spécifique sur les coûts et débours relatifs aux opérations des acquisitions de manuels scolaires, assurant la transparence et vérifiant la régularité des accords ainsi conclus. o La formulation d'une planification semestrielle des procédures pourrait être envisagée et rendue obligatoire à l'adresse de la CNMP afin de prévenir toute situation de mise en urgence non justifiée de passation de marchés dont les montants excèdent le seuil réglementaire. o La mise en application de procédures compétitives allégées applicables à des contrats de montants inférieurs au seuil de revue préalable par la CNMP, apparaît comme une priorité afin de prévenir toute forme de non concurrence contraire à la loi en vigueur. o Il est raisonnable de définir un seuil applicable aux très petits achats (tels que inférieurs à 30,000.00 Gdes) en dessous duquel une forme élémentaire de demande de prix peut être appliquée. Une cotation par téléphone (avec référence du représentant du fournisseur, date et heure de la communication) ou par Email pourrait être considérée acceptable pour satisfaire les procédures d’exécution du budget, Art. 1.2.2. V. LA GESTION CONTRACTUELLE Note: Les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées à l’Annexe B ci-après. Les auditeurs ont sélectionné deux marchés dont ils souhaitaient examiner la mise en œuvre : (a) Le contrat de subventions de manuels scolaires de l’Entreprise Deschamps FRISCH SA au montant de 319, 606, 858.40 GDES puisqu’il s’agit du plus important des 5 marchés totalisant 498, 536,872 GDES attribués sans concurrence, et (b) 3 contrats de fournitures de kits scolaires totalisant 179, 211,039 GDES attribués à : 55, 306,153.42 GDES OFFICE STAR, 68, 905,221.12 GDES FOURNITURE EXPO 54, 999,664.48 GDES GS DISTRIBUTION Suite à un appel d’offres ouvert auquel ont participé 15 entrepreneurs. Dans les deux cas, les contrats étaient précis en ce qui concerne les critères de qualité. Les titres et nombre de manuels scolaires à livrer même que les spécifications techniques des kits scolaires et le nombre à livrer étaient parfaitement clairs. Dans les deux cas les dates de livraison étaient précisées et acceptées par les attributaires des contrats. 13 5.1. Constats 5.1.1. Pour ce qui concerne le contrat de fourniture des manuels scolaires  les auditeurs ont demandé au MENFP de consulter le dossier de gestion du contrat avec l’entreprise Deschamps Frisch SA et d’organiser la visite de ou des entrepôts où sont (ou étaient) entreposés les manuels scolaires (article 12 du contrat, voir ci-après point 2). La visite de ou des entrepôts ne s’est pas matérialisée puisque la direction administrative a dit ne pas savoir s’il y a un ou des entrepôts et si oui, leur localisation.  Les auditeurs ont ensuite demandé à voir les rapports d’inspection, les bons de réception et les bons de livraison. La direction administrative du MENFP les a informés qu’elle n’a pas les rapports d’inspection ni de bons de réception et de bons de livraison. En l’absence d’un dossier de gestion contractuelle qui comprendrait les éléments demandés les auditeurs n’ont pu procéder à l'inspection prévue. En effet, il n’y aurait rien au dossier qui atteste que l’éditeur a rempli ses obligations contractuelles sous l’art. 8 du contrat. Le contrat prévoit que l’éditeur doit accepter le contrôle des prix pour la durée du contrat, prouver qu’il a obtenu les droits d’auteurs, produire un spécimen de tous les titres, apposer le logo millésimé de subvention, vendre un quota raisonnable de manuels dans tous les départements, produire les affiches de la liste subventionnée, fournir un rapport hebdomadaire sur l’évolution du programme. De plus en vertu de l’article 12 du contrat, l’éditeur devait soumettre au MENFP dans un délai de 7 jours de la notification du contrat : 1. Les procédures et mécanismes de contrôle mis en place pour la gestion des manuels subventionnés ; 2. Les stocks d’ouverture des manuels subventionnés, la liste des entrepôts où sont localisés les stocks pour faciliter les visites éventuelles des représentants de l’AC qui pourront faire, via la Commission de contrôle et de suivi, telles recommandations qu’ils jugent nécessaires ; 3. La nature de la transaction retenue avec les clients grossistes savoir vente ou consignation ; 4. Des rapports périodiques de distribution fournis par lesdits membres du réseau jusqu’à l’écoulement des stocks de manuels solaires subventionnés. En l’absence de documents, les auditeurs ne peuvent porter un jugement sur la conformité des livraisons tant au point de vue quantité que qualité. 5.1.2. Contrat de Fourniture de Kits scolaires Le contrat prévoit en ses articles 6 et 7 que les kits soient livrés par le fournisseur au magasin du MENFP situé Rue Audain et que la réception des kits est précédée d’une inspection de vérification pour s’assurer de leur conformité. Les constats sont les suivants:  Le magasin du MENFP est insuffisant pour entreposer les kits. C’est la raison pour laquelle le MENFP a loué l’entrepôt situé à Carrefour.  La visite de l‘entrepôt révèle que celui-ci n’est pas sécurisé et sert aussi d'espace loué à des tiers. Voir photos ci-jointes. Les auditeurs ont demandé à voir les rapports d’inspection, les bons de livraison et de réception. La direction administrative du MENFP les a informés qu’il n’y a pas de rapports d’inspection ni 14 de bons de réception pour les kits fournis par GS Distribution et Fourniture Expo ni de bons de livraison. Seules les pièces relatives aux kits fournis par Office Star seraient disponibles mais n’ont pas été produites. Les auditeurs ont pris connaissance de la copie d’un « Rapport global de stockage de Kits scolaires aux dépôts de Davil à Carrefour Route des rails ». Ce rapport ne contient aucune mention de la vérification des kits et de leur conformité aux spécifications comme le mentionne l’article 7.2. De plus, ce document qui couvre la période 23 décembre 2015 au 18 février 2016 ne fait aucune distinction entre les différents kits reçus (1 ère année, 2 ième année) ce qui limite son utilité. Cette visite s’est faite en présence des membres du comité de suivi de la CNMP qui ont pu se rendre compte, eux-mêmes, de la situation tout comme les auditeurs. En l’absence de documents, les auditeurs ne peuvent porter un jugement sur la conformité des livraisons tant au point de vue quantité que qualité 5.1.3. Paiements Le contrat Deschamps prévoit que les paiements seront faits dans les 15 jours suivant la vérification de la Commission de Suivi et de contrôle des manuels scolaires. Il n’y a aucun rapport de cette Commission au dossier. Il ressort du dossier que : - La facture pour le paiement de la seconde tranche est reçue au MENFP le 27 août 2015 ; - Il existe un état de livraison et réception signé par le MENFP et Deschamps le 27 août 2015 pour la totalité du contrat; - Le 30 août le Ministre atteste que 90% du marché a été exécuté ; - Et le paiement est effectué le 31 août 2015. 5.2. Tableau Récapitulatif des Résultats MINISTERE DE L'EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE FOURNITURES Fiche Objet Titulaire Montant Commentaires ME03G ME04G ME05G ME06G Acquisition de 6 lots de kits scolaires FOURNITURE EXPO 68, 905,221  Aucun dossier tel que bons de livraison, certificat de réception, ou inventaire, attestant d'une gestion des fournitures livrées, n'a pu être revue lors de la visite dans l'entrepôt loué par MENFP. GS DISTRIBUTION 54, 999,664 ME10G ME11G Subvention des manuels scolaires DESCHAMP- FRISCH 319, 609, 858  Aucun document attestant d'un contrôle de la conformité aux spécifications, ou certifiant le nombre de manuels effectivement subsidiés lors de leur distribution. KOPIVIT ACT. SOCIALE 13,256,337 15 5.3. Recommandations o Le MENFP doit créer une CMMP et la doter des moyens nécessaires pour qu’elle joue pleinement son rôle; o La CNMP doit fournir un soutien et des appuis renforcés au MENFP aussi bien en ce qui concerne la planification de la passation des marchés que l’exécution. o Le MENFP devrait préparer un plan de réorganisation de la passation et de la gestion de ses marchés; le faire valider par la CNMP et convenir ensemble des modalités de mise en œuvre. o Si nécessaire, l’intervention de l’autorité de tutelle de la CNMP devrait intervenir car il est inadmissible que des marchés aussi importants soit passés dans un total manque de concurrence et que leur exécution ne soit pas documentée ni supervisée. o Les auditeurs recommandent enfin à la CNMP, compte tenu des nombreuses irrégularités rencontrées dans ce dossier, de déclencher une mission d’audit auprès du MENFP par les corps de contrôle compétents. Conditions inadéquates de l'entrepôt où les kits scolaires ont dû être livrés, réceptionnés, et entreposés 16 ANNEXES 17 ANNEXE A : FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION No de Fiche ME01, ME02, ME03, ME04, ME05, ME06 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. Thomas Bois et Associés 1,2 3,4 5,6 INSTITUTION AUDITEE Ministère de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP) NOM DU PROJET Acquisition de six (6) lots de kits scolaires (matériels didactiques et pédagogiques) au profit des élèves des écoles publiques REFERENCE DU MARCHE No. AOON/1415/B-001 OBJET DU CONTRAT Acquisition de six (6) lots de kits scolaires (matériels didactiques et pédagogiques) SERVICE BENEFICIAIRE Élève des Ecoles Publiques MONTANT CONTRACTUEL 3 contrats couvrant les (3x2=) 6 lots: 179, 211,039 GDES 55, 306,153.42 GDES OFFICE STAR, 68, 905,221.12 GDES FOURNITURE EXPO 54, 999,664.48 GDES CS DISTRIBUTION PROCEDURE DE PASSATION AOO DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Ligne 4 I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication 13 mars 2015 (1 ière publ. au Nouvelliste) Date de remise annoncée 16 avril 2015. Caution de Soumission 2 % du montant total de la soumission. Qualifications requises Personnes physiques et morales installées en Haïti, en règle avec l’Administration fiscale. II. Instructions Générales aux Soumissionnaires (IGS) suivant DAO standards OK III. Instructions spéciales aux soumissionnaires (ISS) Conformité administrative  Documents de constitution  Statuts publiés Moniteur (SA)  Avis publiés et Statuts au MCI  CIF (pr entrepr. individuelle)  Patente, CIF, CIN, #Fiscal  Procuration notariée signataire  Certification signature notariée  Registre ou matricule commercial,  CIF Société  Quitus type C délivré par la DGI. Capacité financière Documents à fournir:  Copie des états financiers audités des 3 derniers exercices fiscaux, certifiés par un comptable agrée de OCPAH, 18  Preuve de disponibilité de crédits pour l’exécution du marché  Déclaration définitive d’impôt sur le revenu à jour. Capacité technique  Attestation de réalisations de marchés sim. 3 dern. ans  Attestation conformité des kits : (prospectus, dessins,specs,...)  Description détaillée des principales caractéristiques techniques Présentation préalable des kits  Conformité des kits aux spécifications techniques du DAO, suivant évaluation et rapport de la Direction de l’enseignement fondamental.  Les kits doivent être soumis 6 jours avant l’ouverture des plis Spécifications techniques/CCT Délai de livraison Un délai de 12 semaines max avec boni/malus de 0.5% par semaine (9 semaines min.) Adresse de livraison. IV. Formulaires de Soumission Capacité technique Capacité financière Caution de Soumission Il n’y a pas de formulaire imposé mais le DAO fournit la liste des documents à produire. V. CCAG suivant DAO standard OK VI. CCAP OK avec projet de contrat dans le DAO VII. Spécifications Techniques OK VIII. Bordereau des Quantités OK Avis CNMP sur DAO Date 6 février 2015 PV de la réunion des techniciens de la Direction de l’Enseignement Fondamentale (DEF) et de la Direction de l’Appui à l’Enseignement privé et du Partenariat (DAEPP) pour l’évaluation de la conformité des spécimens de kits scolaires Date, heure d'ouverture 14 avril 2015 à 11 :45 Examen des kits Nombre de spécimens proposés: 18 5 admis : 1. Fourniture Expo 2. GS Distribution 3. Maison Henri Deschamps 4. Office Star 5. ITS 13 non-admis Burotik +, Immo-+, Distr. Service, ECO-Bureau, ATOR, Carb.Office Supply, Sté MultiServ., Impr. Domond, MGR, ACCRA, Sewing, Access, Global. Membres Comité Technique de Sélection 2 DEF, 1 DAEPP Aucune documentation sur leur nomination 19 PV D'OUVERTURE DES PLIS Date, heure d'ouverture 16 avril 2015 à 2hres 30 Liste des sous- missionnaires 15 offres. (3 défections: Caribb, Office Supply, MGR Papeterie et ACCRA) Offres rejetées lors de la session d’ouverture Aucune offre rejetée Membres du COPEO Désignés par la circulaire du 31/03/15 Rapport d'Evaluation Date Avril 2015 Contrôle de recevabilité administrative Revue détaillée des documents administratifs OK Ensuite, attribution de numéros à chacun des soumissionnaires en vue d'une évaluation technique "aveugle". Classement des offres OK Contrôle des qualifications OK Examen de conformité de kits scolaires OK 10 offres sur 15 sont jugées non conformes sur les spécifications des kits Evaluation/ Recommandation Cinq (5) des quinze (15) soumissionnaires sont admis. (voir tableau comparatif des 5 offres conformes ci-dessous) COPEO - Date 22 avril 2015 Décision Sont désignés comme attributaires provisoires : OFFICE STAR S.A pr lots 1 et 2, FOURNITURE EXPO pr lots 3 et 4 GS DISTRIBUTION pr lots 5 et 6 Avis CNMP sur Attribution Date Publication de l'Attribution Non documentée Notification du Marché Non documentée Revue de l'offre sélectionnée Conformité OK 20 Tableau de synthèse de l’évaluation des offres (avec $1.00USD = 47 Gdes au 15/04/15) Soumissionnaire Lot 1 Lot 2 Lot 3 Lot 4 Lot 5 Lot 6 Fourniture Expo 34M 34M GS Distribution 27M 27M M'son H. Deschamps 28M Office Star .584M USD 27M .592M USD 27M .648M USD 30M .648M USD 30M .62M USD 29M .62M USD 29M ITS 29M 29M Contrat LOTS 1 ET 2 Date 18/06/15 Montant 55,306,153.42 GDES Fournisseur OFFICE STAR Délai de livraison 9 semaines Conformité au DAO OK Visa CSC/CA 11/09/15 Caution de BE OK Validation CNMP 14/09/15 Le 03/11/15, le MENFP a demandé à la CNMP d’autoriser un avenant au contrat d’OFFICE STAR portant ainsi le prix total pour les 2 lots de 55, 306,153.42 à 60,836,768.76 en raison de la dépréciation de la Gourde. La CNMP a donné son accord et l’avenant a été signé le 17 décembre 2015. La CSC/CA a visé l’avenant (date non précisée) et la CNMP l’a validé le 13 janvier 2016. Contrat LOTS 3 ET 4 Date 18/06/15 Montant 68,905,221.12 GDES Fournisseur FOURNITURE EXPO Délai de livraison 9 semaines Conformité au DAO OK Visa CSC/CA OK Caution de BE OK Validation CNMP 24/07/15 Contrat LOTS 5 ET 6 Date 18/06/15 Montant 54,999,664.48 GDES Fournisseur GS DISTRIBUTION Délai de livraison 9 semaines Conformité au DAO OK Visa CSC/CA OK Caution de BE OK Validation CNMP 03/08/15 COMMENTAIRES  Dossier relativement complexe en raison du nombre de propositions et des modèles de kits admissibles nécessitant un examen préalable.  La revue indique que l’exercice a été conduit avec professionnalisme et un souci d'équité par une évaluation objective (système de numéro plutôt que de circuler les noms).  Procédure AOO conforme 21 No de Fiche ME07, ME08, ME09 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. Thomas Bois et Associés 7 8 9 INSTITUTION AUDITEE MINISTÈRE DE L’ÈDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP) NOM DU PROJET CONTRAT DE DOTATION DE MANUELS SCOLAIRES EXERCICE FISCAL 2014 -2015 ANNÉE ACADÉMIQUE 20015 - 2016 REFERENCE DU MARCHE Indéterminé Plan de passation de marche Ligne 2 OBJET DU CONTRAT FOURNITURES DES MANUELS SCOLAIRES EXERCICE FISCAL 2014 -2015 ANNÉÉ ACADÉMIQUE 20015 - 2016 SERVICE BENEFICIAIRE Élève des Ecoles Publiques MONTANTS CONTRACTUELS Ed. du CANAPE VERT 10 852 380.00 ENTR. DESCHAMPS FRISH 129,873,296.00 Ed. PEDAGOGIE Nelle 24,948,000.00 Total 165,673,676.00 PROCEDURE DE PASSATION Marchés en Gré à Gré pour les 3 contrats AVIS DE LA CNMP Date de la demande d'autorisation à la CNMP Une première demande d'autorisation antérieure au 28/05/15, est refusée le 12/06/15. Une demande de reconsidération est transmise à nouveau à la CNMP le 12/06/15. Date de l'avis de la CNMP 22 juin 2015 Formulaire d'Engagement du Titulaire Bordereau descriptif OK, La liste des manuels à fournir est indiquée Bordereau des Quantités OK, Les quantités sont indiquées Délai de livraison OK voir plus bas Lieu de livraison OK PV d'Attribution ou de Négociation Non documenté Contrat / Bon de Commande signé Date 22/07/15 Montant 129,873,296.00 Fournisseur DESCHAMP FRISH Délai de livraison 30/07/15 Visa CSCCA 11/09/15 CNMP 19/08/15 22 23 Contrat / Bon de Commande signé Date 17/08/15 Montant 10,852,380.00 Fournisseur Ed. CANAPE VERT Délai de livraison 22/08/15 Visa CSCCA 11/09/15 CNMP 14/09/15 Contrat / Bon de Commande signé Date 22/07/15 Montant 24,948,000.00 Fournisseur Ed. PEDAGOGIE NOUVELLE Délai de livraison 60 Jours Visa CSCCA 11/09/15 CNMP 19/08/15 COMMENTAIRES  L’un des attendus du contrat - qui est identique pour les 3 marchés - précise que « l’offre a été acceptée par le MENFP en date du 31 mars 2015 ».  Une première requête de MENFP de procéder en gré à gré est refusée par la CNMP (dates non documentées).  Une seconde requête est faite le 12/06/15 soulignant l'urgence compte tenu de la rentrée scolaire.  Les conditions pour un marché de gré à gré ne sont pas remplies, mais CNMP a donné l’avis favorable exceptionnel pour un marché gré à gré en date du 22 juin 2015 avec mention "...mais la CNMP vous autorise exceptionnellement à passer ces marchés compte tenu de l’approche de l’ouverture des classes ».  La procédure est non conforme mais rendue acceptable par l'autorisation finale et exceptionnelle de la CNMP.  La situation montre que l'urgence est simplement créée, soit volontairement, soit par négligence, avec pour résultat d'éviter une procédure qui permettrait une compétition et des résultats vraisemblablement plus économiques. 24 No de Fiche ME10, ME11 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. Thomas Bois et Associés 10 11 INSTITUTION AUDITEE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP) NOM DU PROJET CONTRAT DE SUBVENTION DE MANUELS SCOLAIRES EXERCICE 2014 -2015 REF. DU MARCHE Indéterminée Plan de passation de marche Ligne 2 OBJET DU CONTRAT FOURNITURES DES MANUELS SCOLAIRES EXERCICE 2014 -2015 SERVICE BENEFICIAIRE Élève des Ecoles Publiques MONTANTS CONTRACTUELS DESCHAMP-FRISCH 319, 606, 858.40 KOPIVIT L’ACTION SOCIALE 13 256 337.50 Total 332,863,196.90 PROCEDURE DE PASSATION Gré à gré, les 2 marchés ont été passés de manière identique AVIS DE LA CNMP Date de la demande d'autorisation à la CNMP Première demande d’autorisation de conclure un contrat de gré à gré refusée par la CNMP le 28 mai 2015 Deuxième demande de reconsidération le 12/06/15 Date de l'avis de la CNMP 22 juin 2015, avec la mention autorisation exceptionnelle en raison de l’approche de la rentrée des classes Formulaire d'Engagement du Titulaire Bordereau descriptif (Spécifications) OK Bordereau des Quantités OK Délai de livraison/exécution OK NB : On trouve dans le dossier des contrats de cession de droits. PV d'Attribution ou de Négociation Non documenté Contrat / Bon de Commande signé Date 22/07/15 Montant 319, 606, 858.40 Fournisseur DESCHAMPS - FRISCH Délai de livraison 30/07/15 Visa CSC/CA 19/08/15 CNMP 19/08/15 25 Contrat / Bon de Commande signé Date 17/08/15 Montant 13 256 337.50 Fournisseur KOPIVIT Délai de livraison 60% à 45 jrs/ 100% à 90 jrs Visa CSCCA 21/09/15 CNMP 24/09/15 COMMENTAIRES  L’un des attendus des contrats précise que les offres ont été acceptées par le MENFP en date du 31/03/15.  Une première requête de MENFP de procéder en gré à gré est refusée par la CNMP (dates non documentées).  Une seconde requête est faite le 12/06/15 soulignant l'urgence compte tenu de la rentrée scolaire.  Les conditions pour un marché de gré à gré ne sont pas remplies, mais CNMP a donné l’avis favorable exceptionnel pour un marché gré à gré en date du 22 juin 2015 avec mention "...mais la CNMP vous autorise exceptionnellement à passer ces marchés compte tenu de l’approche de l’ouverture des classes ».Les contrats ne sont pas visés par la CSC/CA mais on trouve l’avis de la CSC/CA dans le dossier date du 21 sept 2015.  L'urgence est créée puisque les offres sont déjà acceptées en mars faisant suite à des demandes non documentées.  La procédure n'est pas conforme mais rendue acceptable par les visas de CNMP et CSC/CA 26 No de Fiche ME12 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. Thomas Bois et Associés 12 INSTITUTION AUDITEE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP) NOM DU PROJET ACQUISITION DE 28 ORDINATEURS PORTABLES (LAPTOP) REF. DU MARCHE Indéterminée Plan de passation de marche Ligne 2 OBJET DU CONTRAT Achat de matériel : Fourniture de 28 laptops SERVICE BENEFICIAIRE REMISE DES PRIMES AUX LAUREATS NATIONAUX MONTANT CONTRACTUEL 1,119,580.00 GDES PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotations DEMANDE DE COTATION Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP N/A Demande de Cotations Date de la demande signée 3 novembre 2014 Date de remise ND Bordereau descriptif Bordereau indique marque « HP G1 Core 13 » Bordereau des Quantités OK Délai de livraison non imposé Formulaire de remise de prix non inclus RAPPORT D'EVALUATION Date ND Nombre d'offres et montants 3 offres reçues Galaxie Office 1,119,580 Global $31,262 JM&M 1,237,600 Tableau comparatif ND Recommandation ND COMMENTAIRES  Aucun autre document, même le Bon de Commande, ne se trouve archivé ou rendu disponible  Il a été trouvé un bon de livraison à la date du 24/11/14.  Le paiement est enregistré à la date du 07/11/14, soit antérieur à la date de livraison et seulement 4 jours après la date de la demande de prix.  La procédure n'est ni crédible, ni conforme. - procédure non documentée - spécifications limitée à une marque spécifique (HP) - dates rendant les cotations reçues comme suspicieuses 27 28 No de Fiche ME13 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. Thomas Bois et Associés 13 INSTITUTION AUDITEE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP) NOM DU PROJET ACQUISITION D'ALCOOL CAMPHRÉ DANS LE CADRE DES EXAMENS D'ETAT 2014. REF. DU MARCHE Indéterminée Plan de passation de marche Ligne 2 OBJET DU CONTRAT Fourniture de deux(2) caisses d’alcool Camphré SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé MONTANT CONTRACTUEL 3,456.00 HTG PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotation Pas de dossier documenté de demande de cotations qui aurait été datée du 16/05/14. Les documents de la procédure sont une seule offre et un bon de commande correspondant au montant de l'offre adoptée. Bon de Commande signé Date 14 juin 2014 Montant 3,456.00 HTG Fournisseur ROI DES ROIS MARKET Délai d'exécution/livraison illisible sur copie du bon de réception COMMENTAIRES Dans le dossier il n’y a qu’une seule offre ce qui ne serait pas conforme aux règles du Manuel de Procédures d’Exécution du Budget, notamment article 1.2.2 Absence de concurrence rendant la procédure non conforme. 29 No de Fiche ME14 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. Thomas Bois et Associés 6 INSTITUTION AUDITEE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP) NOM DU PROJET VERSEMENT FINAL DE 80% POUR L’ACQUISITION DE FOURNITURES DANS LE CADRE DES EXAMENS D’ETAT 2014 REF. DU MARCHE EX1314-001 Plan de passation de marche Ligne 2 OBJET DU CONTRAT ACQUISITION DE FOURNITURES DANS LE CADRE DES EXAMENS D’ETAT SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé MONTANT CONTRACTUEL 8,587,500.00 GDES PROCEDURE DE PASSATION Appel d’offre ouvert DOSSIER D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP N/A Contenu imposé Date de la demande signée Avis du 23 janvier 2014 Date de remise 25 février 2014 Bordereau descriptif OK Bordereau des Quantités OK Délai de livraison/exécution Non imposé Formulaire de remise de prix suivant le bordereau (Q/PU) RAPPORT D'EVALUATION Date Non retrouvée Nombre d'offres et montants Une seule offre dans le dossier pour le lot #3 Tableau comparatif Il n’y a pas de tableau comparatif Recommandation Non documenté COPEO Date création 21 février 2014 Décision N/A Publication de l'Attribution Non documentée Notification du Marché Non-documentée Revue de l'offre sélectionnée Non documentée Contrat / Bon de Commande signé Date 29 mai 2014 Montant 8,587,500.00 GDES 30 Entrepreneur/Fournisseur PRESMAX S.A Délai d'exécution/livraison Durée Contrat: 6 mois Bons de réception au dossier avec Attestation au 09/03/15 Avis CSCCA OK Validation CNMP 31 juillet 2014 Commentaires  Le DAO n’est pas documenté  Les publications des Avis d'AO ne se trouvent pas dans le dossier ;  AOO couvre 13 lots. Ce marché ne porte que sur le lot 3. Marché au-dessous des seuils de la CNMP constituant un des lots d’un AO de 13 lots ;  Le contrat a été validé par la CNMP comme résultant d'un AOO conduisant à un total de contrats excédant le seuil de revue préalable.  Le dossier est insuffisamment documenté pour établir une opinion définitive, mais l'attribution du Lot 3, résultant d'une seule offre sur base de DAO validés par CNMP, est considérée acceptable ou conforme pour l'essentiel. 31 ANNEXE B : FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE No de Fiche ME01G Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. Thomas Bois et Associés 1 INSTITUTION AUDITEE Ministère de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP) NOM DU PROJET Acquisition de six (6) lots de kits scolaires (matériels didactiques et pédagogiques) au profit des élèves des écoles publiques REFERENCE DU MARCHE No. AOON/1415/B-001 OBJET DU CONTRAT Acquisition de six (6) lots de kits scolaires (matériels didactiques et pédagogiques) au profit des élèves des écoles publiques SERVICE BENEFICIAIRE MONTANT CONTRACTUEL 68, 905,221.12 GDES FOURNITURE EXPO 54, 999,664.48 GDES GS DISTRIBUTION PROCEDURE DE PASSATION AOO Les auditeurs avaient demandé le dossier du contrat Office Star puisque l’entreprise avait demandé un avenant pour tenir compte de la dévaluation de la gourde par rapport au dollar de même que la possibilité de visiter l’entrepôt de Carrefour ou sont entreposés les kits scolaires et à partir duquel les kits scolaires sont distribués. Le contrat prévoit que les kits soient livrés par le fournisseur au magasin du MENFP situé Rue Audain et que la réception des kits soit précédée d’une inspection pour s’assurer de leur conformité. Dans les faits, le magasin du MENFP n’est pas suffisant pour entreposer les kits. C’est la raison pour laquelle le MENFP a loué l’entrepôt situé à Carrefour. La visite de l‘entrepôt révèle que celui-ci n’est pas sécurisé, on peut y accéder de l’espace voisin par une porte haute qui était ouverte lors de la visite. De plus, il se trouve dans l’espace loué par le MENFP des biens qui appartiennent à des tiers. Ceux-ci étaient recouverts d’une toile lors de la visite et les auditeurs n’ont pu constater de quoi il s’agissait. De plus, le sol d’une section de l’entrepôt est recouvert d’eau entraînant une forte odeur d’humidité Les auditeurs ont demandé à voir les rapports d’inspection, les bons de réception et les bons de livraison. La direction administrative du MENFP les a informés qu’il n’y a pas de rapports d’inspection ni de bons de réception pour les kits fournis par GS Distribution et Fourniture Expo ni de bons de livraison. En l’absence d’un dossier de gestion contractuelle qui comprendrait les éléments demandés les auditeurs n’ont pu procéder au travail qui était prévu. DATE DE VISITE Le 27 juillet 2016 PERSONNES RENCONTREES MENFP Madame Linda, Messieurs Dimanche et Maxime CNMP Membres du Comité de Suivi FIRME D’AUDIT Thomas Bois et Associés 32 No de Fiche ME10G, ME11G Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. Thomas Bois et Associés 2 INSTITUTION AUDITEE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP) NOM DU PROJET CONTRAT DE SUBVENTION DE MANUELS SCOLAIRES EXERCICE 2014 -2015 Plan de passation de marche Ligne 2 OBJET DU CONTRAT FOURNITURES DES MANUELS SCOLAIRES EXERCICE 2014 -2015 SERVICE BENEFICIAIRE MONTANT CONTRACTUEL Montant total : 332,866,196.90 GDES répartis comme suit : Entr. DESCHAMPS FRISCH: 319,606, 858.40 Gdes KOPIVIT l’ACTION SOCIALE : 13,256,337.50 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Gré à gré, les 2 marchés ont été passés de manière identique Les auditeurs avaient demandé le dossier du contrat avec les Entreprises Deschamps Frisch SA de même que la possibilité de visiter le ou les entrepôts ou sont entreposés les manuels scolaires selon les termes du contrat. .. La visite de l‘entrepôt ne s’est pas matérialisée puisque la direction administrative dit ne pas savoir s’il y a un ou des entrepôts et si oui, sa/leur localisation. Les auditeurs ont demandé à voir les documents que l’éditeur s’est engagé à fournir et clairement indiqués aux articles 8 et 12 du contrat de même que les rapports d’inspection, les bons de réception et les bons de livraison. La direction administrative du MENFP les a informés qu’elle n’a pas les rapports d’inspection ni de bons de réception et de bons de livraison. De plus, elle n’a pas en sa possession les rapports que l’éditeur doit produire en vertu du contrat. En l’absence d’un dossier de gestion contractuelle qui comprendrait les éléments demandés les auditeurs n’ont pu procéder au travail qui était prévu.