Public Investment Management Procedures Manual, Volume II: Execution, Monitoring and Evaluation

MAI 2014 Pour une gestion rationnelle de l’investissement public MANUEL DE PROCÉDURES SUR LA GESTION DE L’INVESTISSEMENT PUBLIC TOME II: EXÉCUTION, SUIVI ET ÉVALUATION DU PROGRAMME D’INVESTISSEMENT PUBLIC RÉPUBLIQUE D’HAITI MINISTÈRE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COOPÉRATION EXTERNE Priorités Nationales Élaboration de stratégies pour la réalisation des priorités nationales Formulation de propositions de projets Élaborationdu Programme d'Investissement Public Mise en oeuvre du Programme d'Investissement Public Suivi et évaluation du Programme d'Investissement Public Analyse de progrès vers les priorités nationales Table des Matières i Manuel de Procédures, Tome II: Exécution, Suivi et Évaluation du PIP Table des Matières Table des Matières ...................................................................................................................... i Liste des Graphiques ................................................................................................................. iii Liste des Tableaux ..................................................................................................................... iv Abréviations ................................................................................................................................ v Avant-propos ............................................................................................................................. vi Résumé Exécutif ....................................................................................................................... vii Contexte ..................................................................................................................................... x Introduction ................................................................................................................................ 1 1. Exécution du PIP ................................................................................................................ 5 1.A Préparation de la FIOP Conforme à la Loi de Finances ............................................... 6 1.B Examen de la FIOP au regard de la Loi de Finances ................................................... 6 1.C Élaboration du Calendrier Prévisionnel des Besoins de Financement des Projets ....... 7 1.D Préparation des Requêtes de Décaissement ............................................................... 8 2. Suivi et Évaluation du PIP ..................................................................................................10 2.A. Préparation du Rapport Trimestriel de l’État d’Avancement Physique et Financier du Projet 11 2.B. Analyse du Rapport Trimestriel du Projet ...................................................................14 2.C. Visites de Terrain des Projets .....................................................................................15 2.D. Rapport Mensuel des Décaissements des Projets ......................................................16 2.E. Préparation du Bilan Annuel du Projet ........................................................................16 2.F. Examen et Analyse du Bilan Annuel du Projet ............................................................19 3. Clôture des projets dans le PIP ..........................................................................................22 Table des Matières ii 3.A Préparation du Rapport Final ......................................................................................22 3.B Inspection Finale .........................................................................................................23 3.C Apurement des Comptes du Projet .............................................................................23 3.D Fermeture du Compte du Projet ..................................................................................24 3.E Évaluation Ex-Post......................................................................................................25 Annexe 1: ..................................................................................................................................26 Décret créant au sein du Ministère du Plan un Fonds dénommé « Fonds d’Investissements Publics » ................................................................................................................................26 Annexe 2: ..................................................................................................................................34 Arrêté fixant les modalités d’application du Décret du 3 octobre 1984 sur le Fonds d’Investissements Publics......................................................................................................34 Annexe 3: ..................................................................................................................................43 Fiche d’Identité et d’Opérations de Projet ..............................................................................43 Annexe 4: ..................................................................................................................................61 Guide d’Élaboration de Rapport Trimestriel ...........................................................................61 Annexe 5: ..................................................................................................................................74 Guide d’Élaboration de Bilan Annuel de Projets ....................................................................74 Annexe 6: ..................................................................................................................................93 Lexique ..................................................................................................................................93 Liste des Graphiques iii Liste des Graphiques Graphique 1: Processus général pour l’exécution, le suivi et l’évaluation du PIP ........................... 2 Graphique 2: Procédures d’exécution du projet .................................................................................... 5 Graphique 3. Procédures pour le suivi et l’évaluation du PIP ........................................................... 10 Graphique 4. Composantes de révision pour le rapport trimestriel du projet ................................. 15 Graphique 5. Composantes de révision du Bilan Annuel du projet .................................................. 20 Graphique 6. Procédures pour la clôture d’un projet dans le PIP .................................................... 22 Liste des Tableaux iv Liste des Tableaux Tableau 1. Calendrier des principales activités pour l’exécution, le suivi et ................................ 3 Tableau 2. Modèle pour ROF: taux de financement ..................................................................12 Tableau 3. Modèle pour ROF: taux d’absorption .......................................................................12 Tableau 4. Modèle pour taux de financement pour le trimestre ..........................................13 Tableau 5. Modèle pour taux d’absorption pour le trimestre ......................................................13 Tableau 6. Modèle pour état d’avancement financier par activités .....................................13 Tableau 7. Modèle pour état d’avancement physique des activités ...........................................13 Tableau 8. Modèle pour le rapport mensuel des décaissements des projets .............................16 Tableau 9. Modèle pour ROF: taux de financement ..................................................................17 Tableau 10. Modèle pour ROF: taux d’absorption .....................................................................18 Tableau 11. Modèle pour ROF: état d’avancement financier par activités .................................18 Tableau 12. Modèle pour Rapport d’Exécution Physique ..........................................................18 Abréviations v Abréviations BRH Banque de la République d’Haïti CSCCA Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif CUT Compte Unique du Trésor DGB Direction Générale du Budget DIP Direction de l’Investissement Public DSE Direction du Suivi et de l’Évaluation DT Direction du Trésor FIOP Fiche d’Identité et d’Opération de Projet IOV Indicateurs Objectivement Vérifiables MEF Ministère de l’Économie et des Finances MPCE Ministère de la Planification et de la Coopération Externe PARDH Plan d’Action pour le Relèvement et le Développement d’Haïti PIP Programme d’Investissement Public PSDH Plan Stratégique de Développement d’Haïti PTI Programme Triennal d’Investissement RE Ressources Externes REP Rapport d’Exécution Physique RN Ressources Nationales ROF Résumé des Opérations Financières TDR Termes de Référence UEP Unité d’Études et de Programmation Avant-propos vi Avant-propos La revalorisation du processus de planification du développement national et la modernisation des finances publiques amorcées depuis quelques années figurent au premier plan des préoccupations du gouvernement. Le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE) a décidé de renforcer le processus liés au volet investissement du budget à travers l’élaboration en deux tomes du Manuel de Procédures sur la Gestion de l’Investissement Public, domaine intégrant le cadre global du Budget, un des grands Axes du Plan d’Action de la réforme des Finances Publiques. Ce Manuel constitue le cadre de référence de la gestion de l’Investissement Public. Il est un instrument fort mis à la disposition des acteurs intervenant dans le processus pour assurer une gestion efficace et efficiente de l’investissement public. Les procédures qui y sont décrites serviront à soutenir collectivement l’avancement des priorités nationales du pays, telles que décrites dans le Plan Stratégique de Développement d’Haïti (PSDH). Dans ce manuel de procédures, les rôles et responsabilités sont clairement définis pour chaque phase du projet et pour toutes les entités impliquées dans la gestion du PIP. Ces rôles et responsabilités s'appliquent à tous les projets financés par le biais du Trésor Public, les fonds propres des Organismes Autonomes et Entreprises Publiques, tous autres fonds nationaux et les prêts et dons provenant des agences externes. Le Manuel de Procédures contient également plusieurs annexes, qui fournissent le cadre légal actuel et les outils de programmation, du suivi et de l’évaluation des investissements publics. L’élaboration du Manuel de Procédures, débuté en 2012, a été rendu possible grâce à l’appui technique du Bureau de l’Assistance Technique du Département du Trésor Américain, au support du Ministère de l’Économie et des Finances et à la collaboration des différents ministères. Les Deux tomes de ce Manuel sont sujets à une mise à jour en fonction de l’évolution du contexte, du cadre légal et réglementaire et du développement des outils techniques de gestion de l’investissement public. Yves Germain JOSEPH Ministre Résumé Exécutif vii Résumé Exécutif Le présent manuel de procédures sur la gestion de l’investissement public s’inscrit dans le cadre des travaux de réforme de gestion des finances publiques, notamment en ses aspects relatifs à l’élaboration du PIP (Tome I), à l’exécution, au suivi et à l’évaluation du Programme d’Investissement Public (PIP), (Tome II)1. Ce document a été préparé sur la base du déficit identifié dans ce domaine de gestion, avec l’assistance technique des Etats Unis d’Amériques, fournie au MPCE à travers la DIP et le DSE. Le manuel prend en considération la vision à long terme du PSDH, articulée dans la perspective d’une société haïtienne capable de faire d’Haïti un pays émergent à l’horizon de 2030. Il retient surtout des priorités à moyen terme, comme intervalle de réalisation, dans des Cadres et Programmes Triennaux, à décomposer en Programmes annuels d’investissements publics. La première série de Cadre Triennal porte sur la période 2014-2016 et table sur l’axe : « Cadre de Croissance Accélérée et Equilibrée de l’Economie et de Réduction de la Pauvreté » Le document rappelle que la gestion de l’investissement public en Haïti est régie par le Décret du 4 octobre 1984 créant au sein du Ministère du plan un fonds dénommé « Fonds d’Investissements Publics ». Suivant le calendrier établi, le processus général pour l’exécution, le suivi et l’élaboration du PIP se déroule entre octobre et juillet. Ses acteurs principaux sont le MPCE, à travers la DIP et la DSE et le MEF, à travers la Direction du Trésor (DT) et la Direction Générale du Budget (DGB). La Banque de la République d’Haïti intervient pour l’approvisionnement et le réapprovisionnement des comptes des projets. La soumission des rapports trimestriels incombe aux responsables de projets par l’intermédiaire de l’UEP. Quant à la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif (CSC/CA), elle réalise, de concert avec le MPCE et le MEF, à l’achèvement du projet, l’inspection finale. Elle procède également à l’apurement des comptes du projet. Les trois (3) grandes chapitres du tome II du manuel de procédures portent respectivement sur : I. l’exécution du PIP ; II. le suivi et l’évaluation du PIP ; III. la clôture des projets. 1 Selon le décret du 4 octobre 1984, “ le PIP est un instrument qui rend opérationnel le Plan Annuel de Développement. Son élaboration et sa gestion sont de la responsabilité du Ministère du Plan. il intègre tous les programmes et projets du secteur public concourant à la réalisation des objectifs du plan Annuel » Résumé Exécutif viii Exécution Schématiquement, les procédures d’exécution du PIP sont décrites comme suit : i. soumission de la FIOP et du Plan d’Opération reprogrammés, conformément à la loi de finances (responsable de projet via l’UEP) ; ii. examen/approbation de la FIOP et du Plan d’Opération reprogrammés (FIOP) ; iii. élaboration du calendrier annuel prévisionnel de décaissement (DES) ; iv. préparation des requêtes de décaissements (DSE) ; v. décaissement des fonds du projet (MEF, BRH) ; vi. mise en œuvre des activités du projet (responsable de projet) ; vii. soumission du dossier de demande de réapprovisionnement (responsable de projet via l’UEP) ; viii. examen du dossier de demande de réapprovisionnement (DSE). Si la demande de réapprovisionnement est approuvée, le processus recommence à partir de l’étape iv (préparation des requêtes de décaissement (DSE). Suivi et évaluation Composantes fondamentales de la gestion du PIP, le suivi et l’évaluation permettent de s’assurer que les projets sont en train d’être réalisés avec efficience et efficacité et que les objectifs visés seront atteints. Les activités y relatives se déroulent pendant tout l’exercice sur lequel le projet est mis en œuvre. Les procédures de suivi et d’évaluation suivent un schéma présenté ainsi (page 17) : i. soumission du rapport trimestriel du projet (responsable de projet via l’UEP) ; ii. examen du rapport trimestriel du projet et visites sur le terrain (DES, DIP) ; iii. élaboration des rapports trimestriels du PIP (DSE, DIP) ; iv. soumission du bilan annuel du projet (responsable de projet via l’UEP) ; v. examen du bilan annuel du projet et visites sur le terrain (DSE, DIP) ; vi. élaboration des rapports annuels du PIP (DSE, DIP). Clôture Le chapitre sur la clôture des projets du PIP est développé en cinq (5) points : A. Préparation du rapport final, à adresser à la DSE par le responsable de projet. Le contenu du rapport est indiqué dans le manuel ; B. Inspection finale/mission de contrôle, à réaliser conformément au décret du 4 octobre 1984. Les participants à la mission sont le MPCE, le MEF et la CSC/CA. Résumé Exécutif ix C. Apurement des comptes du projet, qui relève de la CSC/CA, suivant le décret du 4 octobre 1984 et celui du 25 novembre 2005 établissant l’organisation et le fonctionnement de cette Cour. D. Fermeture du compte du projet. La DSE lance la fermeture du compte bancaire du projet, après l’approbation par la CSC/CA du rapport de la mission de contrôle, en adressant une requête documentée en ce sens au Ministère de l’Economie et des Finances (MEF). A la réception de la requête, le MEF demande à la Banque de la République d’Haïti (BRH) de fermer le compte du projet et de transférer tout solde au « Compte Spécial du Trésor pour le Développement ». Cette procédure veut que chaque projet dispose de son propre compte bancaire ; mais elle devra être modifiée avec l’adoption du « Compte Unique du Trésor (CUT) ». E. Evaluation ex-post Evaluation de la pertinence, de l’efficacité et de l’impact du programme ou du projet. Son objectif est d’identifier les facteurs de succès ou d’échec, d’évaluer la durabilité des résultats et les impacts et de tirer des conclusions pour l’avenir. Le manuel de procédures donne quelques directives à suivre (page 33) pour la réalisation d’une évaluation ex-post. Contexte x Contexte Le Gouvernement Haïtien entreprend depuis quelques années d’importants efforts dans le domaine de la planification du développement et de la gestion des finances publiques. Dans ce contexte, le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE), à qui il revient d’assurer le pilotage des actions de développement national, en partenariat avec le Bureau de l’Assistance Technique du Département du Trésor Américain, s’est engagé à renforcer les processus liés au volet investissement du budget. Une assistance technique a été à cet effet, fournie par la susdite Agence pour élaborer un manuel de procédures sur la gestion du Programme d’Investissement Public (PIP) avec pour objectif de rendre disponible à tous les intervenants un outil indispensable pour une gestion efficace de l’Investissement Public. Ce manuel, dont les travaux ont débuté en 2012, comprend deux tomes. Le Tome I présente le Cadre de Planification de l’Investissement Public et l’Elaboration du PIP. Le Tome II « Exécution, Suivi et Évaluation du PIP » aborde les processus liés à l’exécution, au suivi et à l’évaluation du Programme. L’élaboration des documents, d’ailleurs sujets à des mises à jours périodiques selon l’évolution du système national de planification et de la réforme des finances publiques, a été rendue possible grâce au support des représentants du Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE) : Mme. Magaly Bien-Aimé, Directrice de la Direction de l’Investissement Public (DIP), M. Frantz Bastien, Coordonnateur Adjoint (DIP); M. Ernst Metellus, Conseiller Technique (DIP); M. Henri Justafort, Directeur de la Direction du Suivi et de l’Évaluation (DSE); M. Délinche Alcidonis, Assistant Directeur (DSE); Mme. Ketsia Jeudy, Chef de Service (DSE); ainsi que des représentants du Ministère de l’Économie et des Finances (MEF): M. Urbain Pressoir Excéus, Directeur Général Adjoint de la Direction Générale du Budget (DGB); M. Jean Donat André, Directeur Général Adjoint Chargé de la Trésorerie et de la Comptabilité Publique; M. Emmanuel Jean-Pierre, Directeur de la Direction de l’Analyse et du Suivi de l’Investissement Public (DASIP), qui ont fourni des suggestions et des recommandations pertinentes. Introduction 1 Introduction La gestion de l'investissement public en Haïti est régie par le décret du 4 octobre 1984, créant au sein du Ministère du Plan un fonds dénommé : « Fonds d’Investissements Publics » (voir l’Annexe 1). Les procédures relatives à l'exécution de ce décret sont précisées dans l'arrêté du 17 septembre 1985, fixant ses modalités d’application (voir l’Annexe 2). Le Programme d'Investissements Publics (PIP) est défini comme suit dans le décret du 4 octobre 1984 (article 2) : « Le Programme d'Investissements Publics est un instrument qui rend opérationnel le Plan Annuel de Développement. Son élaboration et sa gestion sont de la responsabilité du Ministère du Plan. Il intègre tous les programmes et projets du Secteur Public concourant à la réalisation des objectifs du Plan Annuel. » Art 2, décret 4 octobre 1984 De plus, l’Article 5 du décret stipule que tous les projets financés par les sources de financement suivantes doivent être inclus dans le Programme d'Investissements Publics: 1. Les fonds du Trésor Public ; 2. Les fonds propres des Organismes Autonomes et Entreprises Publiques ; 3. Tous autres fonds nationaux ; 4. Les prêts et dons provenant des agences externes. Le décret et son arrêté d’application décrivent des processus et des formes spécifiques pour la formulation, l’exécution, le suivi et l’évaluation du Programme d'Investissements Publics. L’élaboration du PIP fait l’objet du Tome I de ce manuel de procédures. Ce présent volume, le Tome II, traite de l’exécution, du suivi et de l’évaluation du PIP qui sont illustrés de manière générale dans le Graphique 1. En outre, le calendrier pour entreprendre les activités principales associées à ce processus est fourni dans le Tableau 1. Comme celui-ci le démontre, les activités d'exécution, de suivi et d'évaluation se réalisent tout au long de l'exercice et impliquent un certain nombre d'entités différentes. Les autres sections de ce tome décrivent ces activités plus en détail ainsi que les rôles des différents acteurs. Introduction 2 Graphique 1: Processus général pour l’exécution, le suivi et l’évaluation du PIP Introduction 3 Tableau 1. Calendrier des principales activités pour l’exécution, le suivi et l’évaluation du PIP Echéancier Activité Acteur Octobre  Soumission des FIOP et des Plans d'Opérations reprogrammés en conformité avec la loi de finances votée par le Parlement (au plus tard 15 jours après le vote du Parlement) Responsable de projet via l’UEP  Approbation des FIOP et des Plans d'Opérations reprogrammés MPCE-DIP  Préparation du calendrier prévisionnel de décaissement MPCE-DSE  Préparation des requêtes de décaissement pour le premier trimestre MPCE-DSE  Révision des requêtes de décaissement et alimentation des comptes des projets pour le premier trimestre MEF-DT/DGB, BRH  Soumission des bilans annuels des projets (au plus tard le 30 octobre) Responsable de projet via l’UEP  Analyse des bilans annuels des projets, visites sur le terrain et élaboration des rapports annuels du PIP MPCE-DSE/DIP Janvier  Soumission des rapports trimestriels des projets pour le premier trimestre (au plus tard 10 jours ouvrables après la fin du premier trimestre) Responsable de projet via l’UEP  Analyse des rapports trimestriels des projets, visites sur le terrain, et élaboration des rapports trimestriels du PIP MPCE-DSE/DIP  Préparation des requêtes de décaissement MPCE-DSE  Révision des requêtes de décaissement et réapprovisionnement des comptes des projets pour le deuxième trimestre MEF-DT/DGB, BRH Avril  Soumission des rapports trimestriels des projets pour le deuxième trimestre (au plus tard 10 jours ouvrables après la fin du deuxième trimestre) Responsable de projet via l’UEP  Analyse des rapports trimestriels des projets, visites sur le terrain, et élaboration des rapports trimestriels du PIP MPCE-DSE/DIP  Préparation des requêtes de décaissement MPCE-DSE  Révision des requêtes de décaissement et réapprovisionnement des comptes des projets pour le troisième trimestre MEF-DT/DGB, BRH Introduction 4 Juillet  Soumission des rapports trimestriels des projets pour le troisième trimestre (au plus tard 10 jours ouvrables après la fin du troisième trimestre) Responsable de projet via l’UEP  Analyse des rapports trimestriels, visites sur le terrain et élaboration des rapports trimestriels du PIP MPCE-DSE/DIP  Préparation des requêtes de décaissement MPCE-DSE  Révision des requêtes de décaissement et réapprovisionnement des comptes des projets pour le quatrième trimestre MEF-DT/DGB, BRH À l’achèvement du projet  Soumission du rapport final du projet (au plus tard 30 jours ouvrables à compter de la date de l’achèvement du projet) Responsable de projet via l’UEP  Inspection finale du projet et préparation du rapport d'inspection  Apurement des comptes du projet  Fermeture du compte bancaire de projet  Évaluation ex-post du projet MPCE, MEF, CSCCA CSCCA DSE, MEF, BRH Tierce partie neutre Exécution du PIP 5 1. Exécution du PIP La loi de finances, une fois approuvée par le Parlement et publiée dans Le Moniteur, constitue le fondement pour l’exécution du PIP. Cette loi comprend, entre autres, une liste de tous les projets inscrits dans le PIP avec, en regard de chacun d’eux, le financement prévu. Pour débuter les activités des projets approuvés, la documentation (FIOP, Document Définitif de Projet et Plan d’Opérations) à partir de laquelle le PIP a été monté doit être mise à jour ; afin que les montants soient identiques à ceux qui figurent dans la loi des finances. Ce travail de mise à jour une fois terminé, les demandes de décaissement doivent être produites par les secteurs et acheminées au MPCE pour traitement. Les dossiers ayant reçu un avis favorable du MPCE sont transmis au MEF aux fins de décaissement. Graphique 2: Procédures d’exécution du projet + Soumission de la FIOP et du Plan d'Opération reprogrammés qui se conforment à la loi de finances en cours (responsable de projet via l'UEP) Examen/approbation de la FIOP et du Plan d'Opération reprogrammés (DIP) Élaboration du calendrier prévisionnel annuel de décaissement (DSE) Préparation des requêtes de décaissements (DSE) Décaissement des fonds du projet (MEF, BRH) Mise en oeuvre des activités du projet (responsable de projet) Sousmission du dossier de demande de réapprovisionnement (responsable de projet via l'UEP) Examen du dossier de demande de réapprovisionnement (DSE) Si approuvé Exécution du PIP 6 1.A Préparation de la FIOP Conforme à la Loi de Finances L’instrument de base requis pour l’exécution et le suivi des projets inscrits dans la Loi de Finances est la Fiche d’Identité et d’Opérations de Projets (FIOP). Comme mentionné dans le Tome I du manuel de procédures, la FIOP est préparée par le responsable de projet ; elle représente « une synthèse annuelle du document définitif de projet » (cf. arrêté du 17 Septembre 1985, Article 3). Elle est soumise à la Direction de l’Investissement Public (DIP) du MPCE, qui utilise les données qu’elle contient au cours de l’élaboration du PIP annuel. Ce processus est développé plus en détail dans la section 6 du Tome I du Manuel de Procédures. La FIOP est aussi un « instrument de contrôle, de suivi et d’évaluation de projets » (cf. Article 29 de l’arrêté du 17 Septembre 1985). Elle doit contenir les éléments essentiels qui permettent d’apprécier la performance du projet sur les plans physique et financier. Le montant qui y est programmé doit être le même que celui qui a été voté dans la loi de finances pour le projet. Afin de faciliter sa mise à jour, après le vote du Parlement, les montants approuvés par projet sont communiqués aux secteurs par la DIP. Au plus tard, 15 jours après le vote du budget par le Parlement, le responsable de projet, via l’Unité d’Etudes et de Programmation (UEP) ou l’entité sectorielle assimilée, soumet à la DIP la FIOP mise à jour accompagnée du Plan d’Opérations reprogrammé (cf. Article 5 de l’arrêté du 17 Septembre 1985). Il peut toutefois se passer de cette formalité dans le cas où le montant voté en faveur du projet est identique à celui de la FIOP qui avait été préalablement transmise à la DIP. 1.B Examen de la FIOP au regard de la Loi de Finances À la réception de la FIOP révisée et du Plan d’Opération mis à jour, la DIP vérifie que:  le montant prévisionnel de dépenses inscrit dans la FIOP pour l’exercice corresponde à l’allocation budgétaire approuvée dans la loi de finances,  le code et le titre du projet soient identiques à ceux inscrits dans la loi de finances,  les activités du projet soient bien formulées,  les résultats soient identifiés avec des indicateurs objectivement vérifiables (IOV) et quantifiables, et Exécution du PIP 7  les dépenses programmées permettent d‘atteindre les résultats des activités escomptés. Si des problèmes sont identifiés durant l’examen de la FIOP, la DIP contactera le responsable de projet et l’UEP pour les corrections nécessaires. A la réception de la version définitive des dits documents, la DIP les transmettra à la Direction du Suivi et de l’Évaluation (DSE) du MPCE aux fins utiles. 1.C Élaboration du Calendrier Prévisionnel des Besoins de Financement des Projets Sur la base des FIOP révisées conformes à la loi de finances, la DSE élabore le Calendrier Prévisionnel des Besoins de Financement comme stipulé dans l’Article 10 du décret du 3 octobre 1984 et l’article 8 de l’arrêté du 17 septembre 1985. Ce calendrier annuel est la synthèse des dépenses prévues pour tous les projets, il fournit une perspective globale de toutes les dépenses prévues pour le volet investissement du budget. Les besoins de financement sont présentés séparément pour les Ressources Nationales (RN) et les Ressources Externes (RE), et les dépenses prévues sont aussi réparties par trimestre. Un modèle de Calendrier Prévisionnel des Besoins de Financement est fourni ci-dessous. Tableau 3. Exemple d’un Calendrier Prévisionnel des Besoins de Financement Ce calendrier prévisionnel est un outil important pour le MEF dans l’exercice de ses fonctions relatives à la planification et la gestion de la trésorerie. La Direction du Trésor l’utilise dans le cadre de son évaluation des besoins de trésorerie annuels du gouvernement, pour assurer la disponibilité des fonds tout au long de l'exercice. Des mises à jour sont apportées trimestriellement au calendrier prévisionnel conformément à l’Article 10 du décret du 3 octobre 1984. L’actualisation de ce Calendrier Prévisionnel des Besoins de Financement des Projets Code de Projet Titre de Projet 1er Trimestre 2eme Trimestre 3eme Trimestre 4eme Trimestre TOTAL RN RE RN RE RN RE RN RE RN RE RE+R N TOTAL Exécution du PIP 8 calendrier est connue sous le nom de Programme Périodique de Décaissement. Il suit le même format que celui illustré dans le tableau ci-dessus, et présente les décaissements réalisés pour les trimestres précédents ainsi que toutes les révisions nécessaires pour les prévisions des prochains trimestres. 1.D Préparation des Requêtes de Décaissement La DSE est responsable de la préparation des requêtes de décaissement par projet. Ce processus, qui est décrit ci-dessous, varie légèrement d’un trimestre à l’autre vu que la DSE utilise différentes sources de données pour déterminer les montants requis pour le décaissement. Premier Trimestre Pour le premier trimestre, les requêtes de décaissements se basent principalement sur les données financières de la FIOP, ainsi que le Bilan Annuel du projet pour l’exercice fiscal précédent (voir Section 3.E. de ce tome pour plus d’informations sur le Bilan Annuel). Lors de la préparation d’une requête de décaissement pour le premier trimestre, la DSE prend en considération les dépenses prévues pour le premier trimestre d’après la FIOP, ainsi que la valeur en livre du projet comme indiqué dans le Bilan Annuel. Généralement, la requête de décaissement pour le premier trimestre est calculée de la manière suivante: Requête de décaissement (1er trimestre) == Dépenses prévues pour le 1 er trimestre (d’après la FIOP) (–) Valeur en livre du projet (d’après le Bilan Annuel) Les principales composantes des requêtes de décaissements sont les suivantes:  nom du ministère/institution pour laquelle un décaissement est demandé  titre du projet  code du projet  numéro de compte bancaire  montant du décaissement requis  pièces justificatives (telle que documentation démontrant l’avancement physique et financier du projet) Exécution du PIP 9 Ces requêtes de décaissement devraient être soumises à la Direction Générale du Budget (DGB) du MEF qui examine les requêtes dans le but principal de vérifier la conformité des dépenses avec le cadre juridique et réglementaire pour les dépenses publiques (par exemple, loi fixant la règlementation des marchés publics, loi sur la préparation et l’exécution des lois de finances, arrêté portant le règlement général de la comptabilité publique). La Direction du Trésor du MEF (DT) vérifie que des fonds suffisants sont disponibles au sein du Trésor Public pour supporter ces requêtes. Si la totalité des fonds sollicités ne sont pas disponibles, des ajustements pourront être apportés à ce stade au niveau des requêtes de décaissement. La Direction du Trésor demande à la Banque de la République d’Haïti (BRH) de transférer les fonds sur les comptes d’investissement appropriés, et par la suite avisera les concernés. Deuxième, Troisième et Quatrième Trimestre Au début du deuxième, troisième et quatrième trimestre, la DSE préparera des requêtes de décaissement pour les projets pour lesquels le réapprovisionnement du compte est justifié par les données fournies dans le rapport trimestriel de l’état d’avancement physique et financier du projet (voir Section 3.A. pour plus d’information sur le rapport trimestriel du projet). Dès réception du rapport trimestriel du projet, la DSE examinera l’avancement financier et physique des activités par rapport à la programmation de la FIOP, le niveau des activités prévues pour le prochain trimestre, et la valeur en livre du projet. Généralement, si le projet se déroule comme prévu, conformément à la FIOP, la DSE préparera une requête de décaissement d'un montant calculé suivant la formule ci- dessous. Ces requêtes suivront ensuite le même processus que celui préparé pour le premier trimestre. Requête de décaissement (2eme/3eme/4eme trimestre) == Dépenses prévues pour le trimestre suivant (d’après la FIOP) (–) Valeur en livre du compte de projet (d’après le rapport trimestriel) Pour les nouveaux projets, un compte bancaire doit être ouvert avant le début des décaissements. Le MPCE (DSE) initie le processus en soumettant une requête à la Direction Générale du Budget (DGB) du MEF. La DGB examine ensuite la requête et demande à la Banque de la République d’Haïti (BRH) d’ouvrir le compte. La DGB avisera ensuite la Direction du Trésor (du MEF) de l’ouverture de ce compte. [... middle sections omitted for long document ...] Annexe 6: 94 Activité Actions entreprises ou travaux menés en vue de produire des réalisations spécifiques. L'activité mobilise des ressources telles que des fonds, une assistance technique et d'autres types de moyens. Avancement Physique Rapport entre le travail effectivement réalisé à une date donnée, et le travail total à effectuer, pour une partie du projet, ou pour tout le projet. Bénéficiaires Individus, groupes ou organisations qui bénéficient du projet, directement ou non, intentionnellement ou non. Cadre Logique Un outil utilisé tout au long du cycle de projet qui facilite l’identification des éléments stratégiques (intrants, extrants, objectif spécifique, objectif général) et leurs relations causales, les indicateurs de performance, ainsi que les facteurs extérieurs (risques) qui peuvent avoir une influence sur le succès du projet. Il facilite ainsi la conception, l’exécution, le suivi et l’évaluation d’un projet. Document Définitif de Projet Le Document Définitif de Projet est l’ensemble des travaux, recherches et études présentés sous forme de document et qui établit de manière précise les objectifs, les moyens et la programmation des activités d’un projet. (Arrêté 17 septembre 1985/ Art. 2) État d’Avancement Constat de l’avancement physique ou financier d’un projet ou d’une partie de projet. Étude de Faisabilité Etude effectuée au cours de la phase d'Élaboration de l'Avant-Projet pour les projets de grande portée et/ou qui ont un niveau de complexité élevé. Au cours d’une étude de faisabilité, on examine plus en détail la meilleure option qui a été identifiée lors de l’étude de préfaisabilité, dans le but de caractériser plus précisément le projet à mettre en œuvre. Étude de Préfaisabilité Etude effectuée au cours de la phase d’Élaboration de l’Avant-Projet qui permet de s’assurer que tous les options sont identifiées et analysées, et que la meilleure option a été retenue sur la base des facteurs tels que le coût estimatif, calendrier prévisionnel d’exécution, résultats attendus, risques, pertinence et viabilité. Évaluation Appréciation systématique et objective d'un projet, d'un programme ou d'une politique, en cours ou terminé, de sa conception, de sa mise en œuvre et de ses résultats. Le but est de déterminer la pertinence et l'accomplissement des objectifs, l'efficience en matière de développement, l'efficacité, l'impact et la durabilité. Annexe 6: 95 Extrant Résultat concret obtenu à partir des intrants du projet par la transformation ou la gestion des ressources fournis. Fiche d’Identité et d’Opération de Projet (FIOP) Document de base devant fournir les éléments d’élaboration du Programme d’Investissements Publics. Elle sert en même temps d’instrument de contrôle, de suivi et d’évaluation des projets. Elle est remplie par les responsables des projets et soumise au MPCE au plus tard le 1 er mars de chaque année. (Arrêté 17 septembre 1985/ Art. 29) Hypothèses/Risques Suppositions déduites de facteurs pouvant avoir des répercussions sur le progrès ou le succès du projet. Ces facteurs sont d’ordre légal, institutionnel, politique, social, économique et/ou technologique qui pourraient influer sur la disponibilité et l’utilisation des intrants d’une part ; et, d’autre part, sur la production des extrants, et sur la réalisation de l’objectif spécifique et l’objectif général du projet. Ils échappent à l’influence du responsable de projet. Idée de Projet Idée qui vise à résoudre un problème, satisfaire un besoin ou atteindre un but. Identification de l’Idée de Projet L’étape initiale durant l’élaboration du projet, où l'on définit le problème à résoudre ou le besoin à satisfaire, suivi de la formulation de l’objectif global du projet et l’élaboration de l’idée pour aborder le problème ou le besoin. Indicateur de Performance Indicateur objectivement vérifiable (IOV) et quantifiable qui permet de vérifier les changements intervenus en cours d’action ou les résultats obtenus par rapport à ce qui était planifié. Intrant Ressource humaine, financière, matérielle ou informationnelle utilisée pour mener à bien les activités de production. Ce sont, par exemple, le personnel qui assure la prestation des services, les ressources financières consenties, des locaux, des véhicules, des logiciels, etc. Légitimité Mesure selon laquelle les objectifs de projet correspondent aux attentes des bénéficiaires, aux besoins du pays, aux priorités globales, aux politiques des partenaires et des bailleurs de fonds. Annexe 6: 96 Lettre de Cadrage Lettre-circulaire du Premier Ministre à chaque ministère et organismes autonomes, définissant les grandes lignes de la politique budgétaire et rappelant les normes et contraintes d’estimation des crédits. (Décret du 16 février 2005/ Art. 13) Loi de Finances La loi de finances prévoit et autorise les charges de l’État, tenant compte d’un équilibre économique et financier qu’elle définit. Elle comporte des dispositions en vue de permettre l’information du Parlement et de faciliter son contrôle de la gestion des finances publiques, de fixer les responsabilités des ordonnateurs et des agents de la fonction publique dans cette gestion. (Décret du 16 février 2005/ Art. 2) Objectif Général C’est l’objectif du programme/sous-programme auquel le projet contribue. Par conséquent, c’est une mesure des résultats à long terme pour l’ensemble des projets à l’intérieur d’un programme donné. Objectif Spécifique L’objectif spécifique du projet est ce à quoi on voudrait arriver avec les ressources, les moyens et les activités du projet dans un intervalle de temps donné. Il explique les motifs essentiels pour lesquels on veut produire les extrants. L’objectif spécifique peut être aussi considéré comme le but du projet. Organisme Autonome Service techniquement décentralisé dote de la personnalité juridique et jouissant de l’autonomie administrative et financière. Il est créé par une loi et est placé sur la tutelle d’un ministère, sauf disposition expresse de la loi. Partenaire Personne et/ou organisation qui collaborent pour atteindre des objectifs convenus en commun. Parties Prenantes Agences, organisations, groupes ou individus qui ont un intérêt direct ou indirect dans le projet ou dans son évaluation. Pertinence Facteurs, favorables ou défavorables, qui sont susceptibles d’influencer la réalisation réussie du projet. Population Cible Personnes ou organisations au bénéfice desquelles le projet est entrepris. Annexe 6: 97 Programme Un ensemble de projets qui contribue à atteindre un même objectif général. Programme d’Investissement Public (PIP) Un instrument qui rend opérationnel le Plan Annuel de Développement. Il intègre tous les programmes et projets du Secteur Public à la réalisation des objectifs du Plan Annuel. (Décret du 3 octobre 1984/Art. 2) Projet Une décision concertée, planifiée puis exécutée pour résoudre définitivement un problème spécifique dans un lieu déterminé pendant une durée fixée avec un coût estimé. Rapport d’Exécution Physique (REP) Le REP sert à montrer la performance des projets, et il indique les réalisations tant financières que physiques. Le rapport d’exécution physique permet de mesurer les écarts de gestion pour les mesures de correction. (Arrêté 17 septembre 1985/ Art. 34) Ressources Ensemble des moyens financiers, humains, matériels et informationnels utilisés pour mettre en œuvre des activités. Résultat Une conséquence ou un changement directement attribuable aux activités du projet. Les résultats obtenus peuvent être mesurés au niveau des intrants, des extrants, des objectifs spécifiques et des objectifs généraux du projet. Résumé des Opérations Financières (ROF) C’est un tableau de bord qui permet au MPCE de saisir rapidement la situation financière de chaque projet et à chaque étape de leur financement (Arrêté 17 septembre 1985/ Art. 32). Le ROF comprend les informations suivantes: l'état des dépenses accompagné des pièces justificatives; le résumé des opérations financières; l'état d'avancement du projet; l'état des recettes réalisées par le projet pour la période considérée (Arrêté 17 septembre 1985/ Art. 12). Suivi Processus continu de collecte systématique d’informations, selon des indicateurs choisis, pour fournir aux gestionnaires et aux parties prenantes d’un projet en cours, des éléments sur les progrès réalisés, les objectifs atteints et l’utilisation des ressources. Unité d’Études et de Programmation (UEP) Organe institué dans chaque ministère dont la fonction est d’assurer, sous l’autorité du Directeur Général, la formulation, l’accompagnement, et l’évaluation des politiques publiques. (Décret portant Organisation de l'Administration Centrale de l'État/ Art. 66) Annexe 6: 98 Viabilité Continuation des bénéfices résultant d’un projet après la fin de l’intervention, ou probabilité d’obtenir des bénéfices sur le long terme.