Investment Expenditure Execution Procedures: Fund-Request Phase (DSEIP, revised)

_________________________________________________________________ RESUME DES PROCEDURES D’EXECUTION DES DEPENSES D’INVESTISSEMENT Phase : Requête de Fonds __________________________________________________________________ Direction du Suivi et de l’Evaluation de l’Investissement Public (DSEIP) REPUBLIQUE D’HAITI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 NOUVELLES PROCEDURES DE REQUETE DE FONDS Le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE) a pour mission 1 de conduire, d’animer et de piloter le processus de planification du développement économique et social du pays ; de mobiliser les ressources externes et d’en assurer la coordination à travers les différentes structures sectorielles en support à l’effort national de développement. Le Programme d’Investissement Public (PIP) 2 relève du Système National d’Investissement Public (SNIP), l’une des composantes du Système National de Planification (SNP). Il est un instrument qui rend opérationnel le Plan Stratégique de Développement National. Il représente l’ensemble des programmes et projets d’investissement public socialement et/ou économiquement rentables concourant à la réalisation des objectifs dudit Plan. Le Programme d’Investissement Public annuel découle du Programme pluriannuel glissant. Ainsi, le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE) est l’organe de l’Etat, responsable de la gestion 3 dudit Programme et de l’organisation 4 du financement des projets y relatifs. A ce titre, ce ministère devra s’assurer que : a) les objectifs des projets soient définis qualitativement et quantitativement et que ces derniers répondent aux objectifs du plan ou du programme établi ; b) les plans d’opérations soient bien formulés quant aux activités à entreprendre, leur répartition spatiale, leur échelonnement dans le temps, leur ordre logique et leur coût respectif; 1 Article 1 du décret du 6 janvier 2016 portant organisation du MPCE. 2 Article 2 du décret du 6 janvier 2016 établissant les procédures, et les modalités nécessaires pour la formulation et la gestion du Programme d’Investissement Public. 3 Article 2 du décret du 3 Octobre 1984 Le Programme d'Investissements Publics est un instrument qui rend opérationnel le Plan Annuel de Développement. Son élaboration et sa gestion sont de la responsabilité du Ministère du Plan. Il intègre tous les programmes et projets du Secteur Public concourant à la réalisation des objectifs du Plan Annuel. 4 Article 8 du décret du 3 Octobre 1984 Le Ministère du Plan organise le financement des projets en fonction des plans d'opération, des plans financiers, en tenant compte de l'équilibre à long terme prévisionnellement établi. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 c) les plans financiers des projets soient cohérents avec les activités des projets à réaliser en vue d’atteindre les objectifs visés. Au Ministère de la Planification revient, après approbation des plans d’opérations, la responsabilité d’élaborer le « calendrier général des besoins de financement pour l’année » 5 qu’il transmettra au Ministère de l’Economie et des Finances, en vue de la préparation du plan annuel ou trimestriel de trésorerie afin d’anticiper les disponibilités nécessaires pour le financement des activités des projets. Les procédures de requête (et de décaissement) de fonds sont assujetties aux prescrits, entre autres, des lois, des décrets et arrêtés, des règlements 6 et circulaires ainsi que des mesures prises à travers des mémorandums. Il convient donc de noter les textes suivants : a) lois :  du 4 mai 2016 remplaçant le décret du 16 février 2005 sur le processus d’élaboration et d’exécution des lois de finances ;  du 10 juin 2009 fixant les règles générales relatives aux Marchés publics et aux Conventions de concession d’ouvrage de service public ; b) décrets :  du 3 octobre 1984 créant le Fonds d’Investissement Public (FIP) ;  du 6 janvier 2016 établissant les procédures, et les modalités nécessaires pour la formulation et la gestion du Programme d’Investissement Public ; c) arrêtés :  du 17 Septembre 1985 fixant les modalités d’application du décret 3 octobre 1984 ; 5 Article 10 du décret du 3 Octobre 1984 Après analyse des plans d'opération et plans financiers des programmes et projets, le Ministère du Plan élabore, au début de l'exercice, le calendrier prévisionnel des besoins de financement et, en cours d'exercice, des programmes périodiques de décaissement. 6 Exemple : Règlements relatifs aux marchés publics en Haïti (Voir site web de la CNMP) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3  du 6 janvier 2016 fixant les modalités d’inscription d’un projet au Programme d’Investissement Public ;  du 16 février 2005 portant règlement général de la Comptabilité publique ;  du 25 mai 2012 fixant les seuils de passation des marchés publics et les seuils d’intervention de la CNMP ;  de 2013 et 2017 sanctionnant pour sortir leur plein en entier effet des : manuels de procédures, documents et charte d’éthique relatifs aux marchés publics en Haïti. Quatre (4) points essentiels constituent les innovations au niveau de ces procédures : 1) La mise en application du Compte Unique du Trésor (CUT) dans la gestion des fonds destinés au financement du développement ((Réf. circulaire DT/382/07- 15 approuvée par le Premier Ministre d’alors le 15 Juillet 2015) ; 2) La priorisation du paiement direct dans le processus d’exécution des projets (Réf. circulaire DGB/DASIP/0000/5983 du 16 Septembre 2015); 3) L’adoption d’une mesure relative à la « justification des dépenses d’investissements » par la soumission, en lieu et place des copies de pièces justificatives, du « Relevé de dépenses » 7 approuvé par le Comptable Public en charge du secteur ( Réf. Mémorandum 8 MPCE/DIP/DSEIP/MEMO # 008-650 du 26 octobre 2018) ; 7 En lieu et place des copies de pièces justificatives, il est demandé aux ministères sectoriels et institutions publiques de soumettre au MPCE un « Relevé de dépenses » approuvé par le Comptable Public du MEF /DGTCP en charge du secteur afin de justifier les dépenses d’investissement. Cette mesure est conforme à l’article 102 de la loi du 4 mai 2016 relatif au processus d’élaboration et d’exécution des Lois de Finances stipulant que « la conservation des archives liées aux dépenses relève de la responsabilité du Comptable Public ». 8 4 ème paragraphe du Mémorandum MPCE/DIP/DSEIP/MEMO # 008-650 du 26 octobre 2018 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 4) La prise en charge effective par la DIP, 9 instance du MPCE chargée de la fonction : « Analyse et validation » 10 des documents techniques (DDP, FIOP, PO, …) liés à la programmation du PIP (Réf. Correspondance MPCE/ DSEIP/ DIP # 008 du 24 octobre 2018). De manière générale, les requêtes de fonds passent par les étapes suivantes : a. Une fois le budget voté, le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE) à travers la Direction de l’Investissement Public (DIP) informe les secteurs de planification de l’enveloppe affectée à leur projet ; b. Les secteurs soumettent au MPCE les fiches d’identité et d’opération de projets (FIOP) adaptées 11 à l’enveloppe retenue ; c. Ces FIOP adaptées font l’objet d’une nouvelle 12 analyse au niveau de la Direction de l’Investissement Public (DIP); d. Après analyse, une copie de tous les dossiers de programmation est transférée à la Direction du Suivi et de l’Evaluation de l’Investissement Public (DSEIP) pour lancer le processus de mise en exécution des projets ; e. Sur la base de la programmation des FIOP et de toute autre information pertinente, le MPCE à travers la DSEIP prépare un calendrier prévisionnel des besoins de financement des projets qu’il transmet au MEF en vue de permettre une meilleure planification annuelle de la trésorerie, 9 Article 7.- du décret du 6 janvier 2016 établissant les procédures, et les modalités nécessaires pour la formulation et la gestion du Programme d’Investissement Public : Les documents de projets devant faire partie du Programme d’Investissement Public doivent parvenir au Ministère de la Planification et de la Coopération Externe au plus tard le 30 novembre précédant l’année fiscale en question. Passé ce délai, les projets dont les documents n’auront pas été soumis seront considérés comme non opérationnels et ne pourront pas intégrer le PIP annuel. 10 Cette mesure s’exécute en aval en raison du fait que les secteurs soumettent les documents techniques lors de l’exécution des projets et non au moment de l’inscription ou de la programmation des projets comme l’exige le cadre règlementaire du PIP. 11 Article 5 de l’arrêté du 17 Septembre 1985 Le Programme d'Investissements Publics sera soumis au vote de la Chambre Législative. En cas d'amendements, les Fiches d'Identité et d'Opération de Projet seront réajustées par les responsables et transmis au Ministère du Plan quinze (15) jours après le vote. 12 Immédiatement avant le lancement des activités d’exécution du PIP --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 f. Sur la base de ce calendrier prévisionnel, le MPCE à travers la DSEIP active le processus de décaissements en faveur des projets ; g. Suite aux demandes de décaissement de fonds formulées et soumises par les secteurs au MPCE, ce dernier à travers la DSEIP analyse la situation financière et physique des projets à travers les relevés de dépenses, les rapports d’exécution, les bilans annuel et autres (contrats, décomptes, factures, …) ; tandis que la DIP effectue l’analyse des DDP, FIOP, PO ; h. Quand la FIOP, DDP et PO respectent les exigences légales, la DIP appose un sceau et un visa sur la FIOP puis la retourne à la DSEIP pour les suites que de droit ; i. Avant de transmettre la requête de décaissement de fonds en faveur des projets au MEF, la DSEIP vise elle aussi la FIOP afin de l’authentifier au regard des normes et principes régissant l’exécution du PIP, la comptabilité publique en particulier et le suivi-évaluation des projets en général ; j. Les dossiers de premier décaissement pour l’exercice fiscal en cours comportent : 1. la FIOP ainsi que le Document Définitif de Projet (DDP) ou le Plan d’Opérations (PO) dans le cas des projets exécutés en régie ; 2. la FIOP, le DDP ou le PO, le contrat de travaux (ou de service), le décompte des travaux approuvé par le maitre d’ouvrage (le rapport de service fait) et la facture de paiement dans le cas des projets exécutés sous contrat. k. Pour le premier groupe de projets, le premier décaissement (plafond de décaissement) est déterminé en fonction de la programmation de la FIOP et des activités à réaliser par le ministère sectoriel ; Pour le deuxième groupe, ce plafond est fonction non seulement de la programmation de la FIOP mais aussi des termes du contrat passé entre la (les) firme (s) intervenant dans l’exécution du projet et le ministère sectoriel (maitre d’ouvrage). l. Toutes les requêtes sont acheminées au MEF par voie de correspondance officielle dans laquelle sont précisés, entre autres, le code et titre du projet, le montant --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 sollicité, l’entité bénéficiaire de la requête ainsi que le numéro de compte à créditer. m. Parallèlement, le MPCE à travers la DSEIP avise le ministère sectoriel ou l’organisme public concerné qu’une autorisation d’engagement est octroyée en faveur de son projet ou qu’une demande de paiement a été produite pour l’acquittement de la facture soumise ; n. Après analyse des supports techniques de décaissement et/ou du dossier administratif de la firme, le MEF effectue le transfert des fonds soit sur le compte d’opérations géré par le comptable public en charge du ministère sectoriel et/ou de l’institution publique concernés ou sur le compte bancaire de la firme responsable des travaux, suivant le cas ; o. Le MEF notifie le MPCE des suites 13 accordées aux requêtes qui lui sont adressées en faveur des projets sectoriels ; p. Le MEF notifie le ministère sectoriel (ou l’organisme public concerné) des autorisations d’engagements octroyées ainsi que le titre du projet concerné dans le cas de la régie ; du nom de la firme payée, du numéro de compte alimenté et du montant versé dans le cas de l’exécution sous contrat ; q. Les prochaines requêtes de fonds en faveur d’un projet dépendent 14 : 13 Article 14 de l’arrêté du 17 Septembre 1985 Le MEF informera le MPCE, par un rapport mensuel, des opérations enregistrées sur le « Compte Spécial du Trésor pour le Développement ». Ce rapport fera état des entrées selon leur provenance et des sorties selon leur destination. 14 Articles 24 et 25 de l’arrêté du 17 Septembre 1985 Article 24 : Le MPCE analysera les demandes sous l’angle de l’opportunité de dépenses effectuées et du rythme d’évolution des projets ; le Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie exercera le contrôle de la régularité des dépenses. Article 25 : Dans les cas d'irrégularités ou de non-conformité avec la programmation des activités des projets, le Ministère du Plan et le Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie prendront, conjointement ou --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 3. de la capacité d’absorption de l’organisme public exécutant en régie ; 4. de la justification des fonds antérieurement autorisés ; 5. du niveau d’avancement des activités du projet ; 6. de la conformité des activités réalisées par rapport à celles programmées ; 7. du respect des termes du contrat (de travaux ou de service) ; 8. de la soumission des rapports d’exécution et/ou de supervision et des décomptes ; r. Dans le cas de la régie, les dossiers de paiement sont préparés par le service de l’ordonnateur et soumis au comptable public concerné pour finalisation et paiement ; s. Le MPCE peut à tout moment, après consultation des organismes de financement, modifier les programmes de décaissements. Ces modifications sont communiquées au MEF pour exécution ; t. Au cas où le Programme d’Investissement Public ne peut être voté à la Chambre Législative avant le début de l’exercice fiscal 15 , chaque projet en cours, non terminé, bénéficiera d’autorisations d’engagements calculées sur la base du niveau d’avancement du projet, déterminé par l’institution publique gestionnaire dudit projet; u. Toute modification du budget d’investissement d’un ministère sectoriel, d’un organisme public et/ou des activités d’un projet doit être préalablement approuvée par le MPCE, conformément à l’article 6 du décret du 3 octobre 1984 chacun en ce qui le concerne, les mesures et sanctions financières, administratives et disciplinaires prévues par les règlements en vigueur, sans préjudice des poursuites judiciaires éventuelles contre le ou les auteurs des irrégularités constatées. 15 Article 10 de l’arrêté du 17 Septembre 1985 Au cas où le Programme d'Investissements Publics n'aurait pas pu être voté par la Chambre Législative avant le début de l'exercice, chaque projet en cours, non terminé, bénéficiera, conformément à la Loi sur le Budget et la Comptabilité Publique, et jusqu'à l'adoption du programme ou l'achèvement du projet, le premier des deux réalisé, d'une provision mensuelle égale au douzième ou à la moyenne mensuelle de l'enveloppe financière de l'exercice précédent. ; --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 créant le Fonds d’Investissement Public (FIP) et l’article 17 du décret du 6 janvier 2016 établissant les procédures, et les modalités nécessaires pour la formulation et la gestion du Programme d’Investissement Public ; v. Le MPCE, à travers la DIP, analyse les demandes d’autorisation de réaménagement du budget d’investissement sectoriel et de modification des documents techniques (FIOP, DDP, PO et …) sur la base des « rapports d’exécution et de suivi des projets » 16 élaborés par la DSEIP ; w. Le MPCE, à travers la DIP, informe le MEF qu’une autorisation de réaménagement ou une non-objection est accordée au ministère sectoriel ou organisme afin de procéder à des mouvements de crédits à l’intérieur d’un projet ou d’un groupe de projets d’un même programme. 16 Article 4 des arrêtés du 17 septembre 1985 et du 6 janvier 2016 fixant d’une part les modalités d’application du décret 3 octobre 1984 et d’autre part les modalités d’inscription d’un projet au Programme d’Investissement Public : Sur la base des rapports d’exécution et de suivi des projets, Le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe pourra modifier la Fiche d’Identité et d’Opération de Projet après concertation avec les responsables et les agences externes de financement concernés. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 Exécution du PIP (phase : Requête de décaissement) Résumé des principaux documents à soumettre Mode d’exécution du projet Type de décaissement Type de projet Documents En Régie Premier décaissement Nouveau projet Document définitif de projet (DDP) Fiche d’identité et d’Opérations (FIOP) Projet en cours Fiche d’identité et d’Opérations (FIOP) Plan d’opérations Bilan d’exécution (physique et financier) « Relevé de dépenses » approuvé par le Comptable public en charge du secteur (si nécessaire) Décaissement additionnel Nouveau projet et projet en cours Rapport de mise en œuvre (mettant l’accent le degré d’avancement des activités, les contraintes rencontrées) Relevé de dépenses » approuvé par le Comptable public en charge du secteur Sur contrat Premier décaissement Nouveau projet Document définitif de projet (DDP) FIOP Contrat de travaux ou de service Facture d’avance de démarrage Documents administratif de la firme Projet en cours FIOP Plan d’opérations Décompte des travaux / rapport d’avancement Facture (s) liée (s) au(x) décompte(s) présenté(s) Rapport de supervision (si nécessaire) Décaissement additionnel Nouveau Projet et Projet en cours Décompte des travaux / rapport d’avancement physique Facture (s) liée (s) au(x) décompte(s) présenté(s) Rapport de supervision (si nécessaire) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 Réaménagement : Documents à soumettre Mode d’exécution du projet Objet Type de projet Documents En Régie et/ou Sur contrat Demandes d’autorisation de réaménagement Nouveau Projet Argumentaire 17 , FIOP réaménagée, Nouveau PO et autres documents administratifs et techniques pouvant supporter la demande. Projet en cours Groupe de projets d’un même programme 17 C’est un exposé des motifs expliquant les raisons ou le pourquoi des changements nécessaires et sollicités que ce soit au niveau des crédits du budget d’investissement d’un ministère sectoriel, d’un organisme public et/ou des activités d’un projet.