(2023) Operating Rules of the National Technical Steering Committee (CETN)

République d’Haïti MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE COORDINATION GENERALE DU POLE APPUI MODALITES DE FONCTIONNEMENT DE LA COORDINATION DE L’EQUIPE TECHNIQUE NATIONALE POUR LE DEVELOPPEMENT DU SIGE Novembre 2021 Introduction Dans la perspective de développement d’un Système d’Information pour la Gestion de l’Education en Haïti (SIGE), la Direction Générale du Ministère de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP) a publié, en date du 20 janvier 2020, un circulaire informant toutes les structures concernées de la création de la Coordination de l’Equipe Technique Nationale (CETN) chargée du processus d’implémentation du SIGE. Rôle et responsabilités de la CETN La CETN est chargée de coordonner toutes les actions visant le développement et l’implémentation du Système d’Information pour la Gestion de l’Education en Haïti (SIGE). Pour ce, elle a la responsabilité d’amener l’Equipe Technique Nationale (ETN)1 à développer un niveau de fonctionnement optimum permettant l’atteinte des résultats prévus dans la stratégie quinquennale d’implémentation du SIGE. Cette responsabilité implique, entre autres, les actions ci-après : 1. Constitution de l’Equipe Technique Nationale (ETN) 2. Planification, préparation et réalisation des ateliers de travail 3. Accompagnement des membres de l’ETN dans l’exécution de leurs activités 4. Planification des actions de développement du SIGE, négociation financière, exécution des actions et reddition de compte 5. Communication avec les acteurs internes et externes du MENFP sur le sujet 1 Voir Rôles et responsabilités de l’ETN dans les Termes de référence des structures organisationnelles pour la gestion du processus d’implémentation du SIGE. SYSTEME D’INFORMATION POUR LA GESTION DE L’EDUCATION Structure et composition La Coordination de l’Equipe Technique Nationale (CETN), regroupe trois directions techniques dont la complémentarité des missions permet de cerner les paramètres de réalisation du SIGE. Il s’agit, de • l’Unité d’Etudes et de Programmation chargée de la mise en œuvre, du suivi, de l’évaluation continue et périodique des actions du PDEF 2020 -2030 et de la reddition de compte sur l’évolution du secteur ; • la Direction de la Planification et de la Coopération Externe chargée d’organiser et réaliser avec les différentes entités du MENFP le processus de collecte des données et de leur mise à disposition dans le système ; • l’Unité des Systèmes d’Information qui s’occupe de la conception, et du développement de l’architecture structurelle ainsi que de l’accompagnement des cadres techniques et décisionnelles du MENFP à leur mise en forme dans le but de faciliter la diffusion des données et informations disponibles. Son efficacité et sa pertinence sont étroitement liées à l’existence de l’Equipe Technique Nationale qui constitue le bras technique d’exécution des actions de développement du SIGE. Mode de fonctionnement Des rencontres statutaires - La CETN tient une réunion statutaire tous les lundis matin. Les trois directions techniques concernées y assistent de manière obligatoire et peuvent y inviter leur adjoint. La rencontre est présidée par le Coordonnateur de Pôle Appui. Le Coordonnateur Technique de la Direction Générale y assiste également en fonction de sa disponibilité et des dossiers traités. La CETN bénéficie d’une assistance technique qui apporte un soutien à ces rencontres statutaires. Des rencontres thématiques ponctuelles – En fonction des besoins, la CETN organise des rencontres avec les cadres des directions techniques et départementales pour discuter de la faisabilité des actions envisagées, de l’avancement du processus de mise en œuvre du SIGE, des problèmes techniques ou éléments de blocage qu’ils rencontrent sur leur parcours. Une assistance technique est également portée à ces cadres par les techniciens des directions techniques formant la CETN toutes les fois que cela s’avère nécessaire. Ces échanges transversaux sont indispensables à la bonne réussite du développement du SIGE et ne devraient pas être assujettis à la validation des supérieurs hiérarchiques. En effet, ces derniers pourront intervenir dès que les dossiers techniques seront suffisamment élaborés pour passer à un stade de formalisation. Du quorum et des prises de décision – Dès que les trois directions techniques sont présentes, on peut estimer que le quorum existe et la rencontre peut débuter. Cependant, la présence des coordonnateurs est indispensable pour entériner les prises de décision. C’est pourquoi, ces derniers doivent assurer une régularité dans la participation aux rencontres. Modalités de validation et de transmission des dossiers – Tant au niveau technique, opérationnel que règlementaire, beaucoup de documents sont produits dans le cadre de la mise en œuvre du SIGE. Il est opportun que le processus allant de leur production à leur transmission / publication soit transparent et connu de tous les acteurs. La CETN porte l‘entière responsabilité de ce processus. Elle se charge de - définir les besoins d’étude, de programmation, de production, d’informations… - d’identifier les ressources capables de l’aider à les réaliser - d’organiser et de suivre le processus de leur réalisation (état d’avancement) - de valider les produits finaux (décision prise par consensus) - de les transmettre à qui de droit via la Coordination de Pôle qui s’assure de la transmission officielle par la Direction Générale ; - de s’assurer de la prise en compte et du respect des normes qui y sont établies ou de l’exécution des actions définies. Près d’une dizaine de documents sont déjà produits dans le cadre du développement du SIGE et partagés avec les acteurs concernés. Représentativité auprès des acteurs Le secrétariat de la CETN est assuré par l’un des trois directeurs techniques (actuellement l’USI) formant l’équipe de coordination. Il a la charge de la représentation de cette coordination auprès des responsables du MENFP et des acteurs externes. Ainsi, il assure les échanges non formels et non officiels relatifs au processus de développement du SIGE. Il participe aux différentes rencontres sur le sujet et se fait accompagner par le Coordonnateur de Pôle, un représentant technique des autres directions de la coordination, des niveaux central ou départemental en fonction du thème qui sera traité au cours de ces rencontres. Il pourra également se faire accompagner de l’assistant technique auprès de la CETN. Après chaque rencontre, le secrétariat fait un compte-rendu écrit à la coordination et qui sera archivé pour mémoire. Moyens de fonctionnement A date, la CETN ne dispose d’aucun budget propre pour son fonctionnement. L’ensemble des activités de développement du SIGE sont prises en charges financièrement par le trésor public et les projets appuyés par les PTF. Ces derniers n’incluent pas d’activités spécifiques relatives au fonctionnement de la coordination.