(2015-03) IGF Mission Summary (March 2015): Contrôle de l’utilisation des subventions accordées par le MEF à l’Ecole de Musique Louis Achille Othello

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ Contrôle de l’utilisation des subventions accordées par le MEF à l’Ecole de Musique Louis Achille Othello Bayard (EMLAOB) des Cayes Avis sur l’opportunité de Renouveler ou d’Augmenter la Subvention Annuelle Accordée à l’EMLAOB Page 1|5 Mars 2015 Contrôle de l’utilisation des subventions accordées par le MEF à l’Ecole de Musique Louis Achille Othello Bayard (EMLAOB) des Cayes RESUME 1-En août 2004, l’Etat haïtien par le biais du Ministère de l’Economie et des Finances (MEF) a décidé d’octroyer à L’ECOLE DE MUSIQUE LOUIS ACHILLE OTHELLO BAYARD (EMLAOB), une subvention initiale de CINQ MILLIONS de Gourdes (5, 000,000.00 Gdes), complétée par trois (3) autres versements annuels de UN MILLION de Gourdes (1, 000,000.00 Gdes) chacun pour un total de HUIT MILLIONS de Gourdes (8.000.000,00 Gdes). 2- Après une requête de la direction de l’EMLAOB adressée au MEF sollicitant l’augmentation de la subvention annuelle, le MEF a décidé de contrôler les comptes et la gestion de l’école. A noter que toute institution utilisant des fonds publics est sujette à audit. 3-Ainsi, la Direction Générale du MEF a demandé à la Direction Départementale du Sud du MEF (DDS du MEF) de procéder à un contrôle de l’utilisation de la subvention déjà octroyée. 4- Après étude des dossiers relatifs à la gestion des fonds reçus par l’EMLAOB, compte tenu des nombreuses irrégularités constatées, la DDS du MEF a émis un avis défavorable sur la gestion des fonds reçus et de ce fait, recommandé le non renouvellement de la subvention accordée par le MEF à cette institution depuis Quatre (4) années. Dans le cadre de ce rapport, la DDS du Sud a également proposé une vérification plus approfondie de l’Inspection Générale des Finances (IGF). 5- Pour donner suite à cette suggestion, une mission de l’IGF, chargée d’auditer l’EMLAOB, a été créée sur demande du Ministre de l’Economie et des Finances. 6- Conformément à la lettre de missions, l’audit de l’IGF a porté sur le mode d’utilisation des fonds accordés par le MEF à l’EMLAOB en utilisant une approche méthodologique traditionnelle en trois phases :  Phase préparatoire  Audit sur le terrain  Restitution du rapport d’audit 7- Au cours de cette mission, les auditeurs de l’IGF ont rencontré les représentants de l’EMLAOB, des professeurs (anciens et nouveaux), d’anciens élèves. Les différentes rencontres effectuées lors de la visite aux Cayes ont permis à l’IGF de disposer d’un avis indépendant sur la gestion, le fonctionnement de l’école et les procédures de contrôle. Page 1|5 Contrôle de l’utilisation des subventions accordées par le MEF à l’Ecole de Musique Louis Achille Othello Bayard (EMLAOB) des Cayes 8- Suite à l’examen des dossiers, l’analyse des déclarations des intervenants et l’inventaire des biens, LA MISSION D’AUDIT DE L’IGF A PU CONSTATER DE GRAVES DEFAILLANCES qui peuvent être groupées en quatre (4) catégories:    Défaillances Légales (notamment): Modification unilatérale des statuts en dehors des normes ; « nouveaux statuts » non légalisés ; Absence d’engagements liant l’Etat à l’EMLAOB.     Défaillances financières : (notamment) Absence de documents comptables (journaux, livres, pièces justificatives…) Écart significatif entre les ressources retracées et l’utilisation desdites ressources ; Certains décaissements en contradiction avec la finalité de la subvention ; Dépendance marquée envers les Fonds Publics.            Défaillances au niveau de l’inventaire des biens (à titre indicatif): Aucun inventaire des actifs détenus par l’institution ; Des instruments neufs et inutilisés depuis deux ans, entreposés dans le même espace que les marchandises de la Maison des cadeaux « Chemen Verite » ; Différence entre l’inventaire de l’IGF et les données soumises par la direction de l’école Un véhicule acheté avec les fonds publics, enregistré au nom de M. Macome. Défaillances de gestion (à titre d’exemple) : Absence de contrôle interne Changement unilatéral de signataires autorisés auprès des banques, et chèques émis avec une seule signature ; Fermeture des comptes en banque de l’école et transactions financières de l’ÉMLAOB effectuées à partir des comptes personnels de la famille MACOME ; Certains décaissements apparemment incompatibles avec la finalité de l’Institution ; Le local non approprié, loué trop cher et payé par l’école; de plus, cohabitation de deux autres entités (« Fondation Chemen Verite » et « Chemen Verite Cartes et Cadeaux ») ; Incapacité du directeur de l’école à préciser l’effectif de l’école ; Le comptable à la Direction Départementale du Sud du MEF, a assuré la comptabilité de l’EMLAOB entre 23 Septembre 2004 et 20 Octobre 2005, ce qui constitue une imprudence majeure vu le décret du 17 Mai 2005 portant Révision du Statut Général de la Fonction Publique en ses articles 173, 174 et 175 (1er paragraphe). 9- Compte tenu des différents dysfonctionnements susmentionnés, notamment les « accrocs » à la légalité, ainsi que les nombreuses déficiences de gestion, la mission Page 1|5 Contrôle de l’utilisation des subventions accordées par le MEF à l’Ecole de Musique Louis Achille Othello Bayard (EMLAOB) des Cayes d’audit de l’IGF confirme les conclusions de la Direction Départementale Sud du MEF en émettant un AVIS DEFAVORABLE A L’AUGMENTATION OU AU RENOUVELLEMENT DE LA SUBVENTION PUBLIQUE à l’École de Musique Louis Achille Othello Bayard. 10- Toutefois la Mission tient à souligner certaines limites au Rapport d’Audit de l’IGF, en particulier:  Faute de compétences appropriées, on n’a pas pu effectuer d’évaluation pédagogique ou didactique de l’École ;  L’inexistence de pièces justificatives a obligé la Mission d’Audit de l’IGF à estimer la valeur des inventaires.  Des personnes d’intérêt de la collectivité n’ont pu être rencontrées, faute de temps ;  Confusion entre l’école et la fondation «Chemen Verite». Il est extrêmement difficile de différencier le patrimoine de l’école de celui de la fondation. Donc, il aurait été souhaitable de visiter également les transactions relatives à la Fondation  Compte tenu de l’inexistence de décisions judiciaires, on n’a pas pu accéder aux informations relatives aux transactions financières de la famille MACOME. Pourtant, ces informations seraient essentielles quand on considère que le patrimoine de l’école se confond avec celui de M. MACOME.  Inexistence d’informations précises sur la participation des bailleurs privés dans le patrimoine de l’école. 11- RECOMMANDATIONS SPÉCIFIQUES À L’EMLAOB DES CAYES Suite à cet avis défavorable et compte tenu de l’importance des fonds publics dans cette structure (89,85% du total des subventions et environ 81,86% des ressources cumulées sur quatre années (4 années)) il revient à l’État de décider du devenir de l’Établissement. L’IGF propose une démarche en deux (2) étapes : A - dans l’immédiatement : Sécuriser les actifs de l’école et geler les fonds de l’école à travers les différentes Banques B – Ensuite, décider du devenir de l’école. 2 voies se dessinent :  Le Redressement  La liquidation Compte tenu des défaillances susmentionnées et l’animosité au sein du Conseil d’Administration de l’EMLAOB, les voies du redressement sont pour le moins tenues, et la liquidation se présente comme l’issue la plus probable.- 12- RECOMMANDATIONS GÉNÉRALES A. Suite aux anomalies rencontrées dans la gestion des fonds du Trésor Public alloués à l’EMLAOB, des solutions durables devraient être trouvées par l’Etat en vue de s’assurer d’une utilisation Page 1|5 Contrôle de l’utilisation des subventions accordées par le MEF à l’Ecole de Musique Louis Achille Othello Bayard (EMLAOB) des Cayes responsable des subventions publiques. Dans ce contexte, pour accéder aux subventions publiques, certains niveaux d’habilitation devraient être explicités ; ils pourraient être formalisés selon quatre (4) critères : 1. La « Garantie de Capacité » 2. Un document de Projet 3. La Comptabilité Séparée 4. Les Instruments de Gestion et de Contrôle B. En considérant le niveau de la participation de l’Etat dans les opérations de l’EMLAOB, anomalie pour la pérennité de l’école dans la collectivité, on devrait recommander aux ordonnateurs de s’assurer d’une capacité de mobiliser des ressources représentant au moins 50% aux entités qui sollicitent la subvention Publique, exception faite pour des politiques publiques prioritaires. C. Financement de bien ou d’équipements spécifiques. En d’autres termes, il serait recommandé que les Institutions Publiques définissent les items budgétaires à financer afin de faciliter l’audit à posteriori de l’utilisation de la subvention. En conséquence, le financement des biens d’équipements se révèle le plus approprié.D. Les attentes de l’Etat et les outils de gestion et de contrôle devraient être formalisés dans un protocole de subvention, protocole qui devrait être signé par les deux parties. Page 1|5