(2011-08) IGF Mission Summary (August 2011): Suivi des Recommandations de la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif (CSC/CA) à la

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ Suivi des Recommandations de la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif (CSC/CA) à la Police Nationale d’Haïti (PNH) Résumé Suivi des Recommandations de la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif (CSC/CA) à la Police CONTEXTE ET OBJECTIFS Dans le cadre des grandes priorités définies par l’Etat haïtien de concert avec la communauté internationale, une mission de suivi des recommandations de la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratifs (CSC/CA) est réalisée par l’Inspection Générale des Finances (IGF) du 1er au 3 août 2011. Cette mission exécutée à la Police Nationale d’Haïti (PNH) vise la promotion d’une gestion efficace des institutions publiques et s’efforce notamment à : 1- S’assurer de la prise en compte des recommandations de la CSC/CA à la PNH ; 2- Apprécier leur degré de mise en œuvre à partir d’indicateurs de performance ; 3- Identifier les contraintes liées à leur mise en œuvre ; 4- Identifier les risques liés à la non mise en œuvre des recommandations ; 5- Contribuer au renforcement de la gestion de la PNH ; 6- Aider éventuellement à des prises de décision. PORTEE DE LA MISSION De ce fait, cette mission, portant globalement sur les recommandations contenues dans le Rapport d’apurement des comptes de gestion de la PNH pour l’exercice fiscal 2007-2008, tient compte particulièrement des cinq (5) éléments suivants : -Le Plan de mise en œuvre des recommandations ; -Les instruments d’implémentation des recommandations ; -Le degré de mise en œuvre des recommandations ; -Les contraintes et limites liées à la mise en œuvre d’une recommandation donnée ; -Les risques liées à la non mise en œuvre d’une recommandation Page 2 of 15 METHODOLOGIE DE LA MISSION La méthodologie adoptée pour mener cette mission comporte les quatre (4) phases suivantes : 1) La planification de la mission au cours de laquelle sont définis et élaborés le cadre d’intervention et les outils de mission. Une analyse des recommandations issues du rapport de la CSC/CA a été également effectuée. 2) La conduite de la mission s’est réalisée en deux étapes. Il s’agit d’une étape de collectes d’informations auprès des principaux concernés de la mission, suivie d’une étape de corroboration consistant à analyser et à valider les informations recueillies. 3) La restitution concerne le rapport produit à l’issu de la mission et suit également deux étapes :  L’étape de rédaction et de transmission du rapport intérimaire pour contestations éventuelles, puis  L’étape de rédaction et de transmission du rapport final qui tient compte normalement des contestations évoquées tantôt. 4) Le suivi et évaluation résulte d’une projection destinée à vérifier la prise en compte des recommandations produites dans le cadre de cette mission. PRESENTATION DE LA POLICE NATIONALE D’HAITI (PNH) La Police Nationale d’Haïti (PNH) est une institution auxiliaire des pouvoirs publics relevant hiérarchiquement du Ministère de la Justice et de la Sécurité Publique (MJSP). Consacrée par la Constitution de 1987 et la loi du 29 novembre 1994, la PNH a pour principale mission de garantir l’ordre public. En termes de fonctionnement et d’organisation, la PNH cohabite une structure centrale et une structure déconcentrée. Finalement, depuis son implantation en 1994, la PNH ne cesse de se renforcer tant du point de vue idéologique qu’administratif. PRESENTATION DU RAPPORT DE LA CSC/CA Le rapport d’apurement des comptes de gestion de la PNH pour l’exercice 2007-2008 produit par la CSC/CA dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, fixait comme objectif l’assurance de la conformité, de la régularité des opérations financières de la PNH ainsi que la garantie de Page 3 of 15 l’existence et de la bonne imputation des dépenses. Il portait par conséquent sur les dépenses budgétaires et celles effectuées sur les comptes courants de la PNH. En outre, l’aspect relatif à la gestion logistique a été également abordé. Suite à l’avis favorable dégagé dans le rapport, un total de dix-sept (17) recommandations regroupées suivant quatre (4) types de transactions ont été formulées par la CSC/CA. Cependant, après analyse de ces dernières, l’effectif est passé à dix-neuf en raison de l’existence de deux recommandations dites composées qui ont du être décomposée chacune en deux autres distinctes pour des questions de simplicité (Référence : Tableau de synthèse des recommandations, pages 15 à 18) ETAT DES LIEUX DU SUIVI ET ANALYSES La section intitulée « ETAT DES LIEUX ET ANALYSES » qui s’ensuit, présente les informations collectées et analysées ayant trait à : 1) L’existence et l’utilisation de dispositifs de mise en œuvre des recommandations Le plan d’action et les instruments d’implémentation constituent normalement les outils les plus usités dans le cadre d’une mise en œuvre efficace de recommandations. Or, les recommandations mises en œuvre jusqu’ici par la PNH n’ont intégré aucun plan d’action et celles non encore prises en compte n’en ont pas en perspective. En ce qui concerne les instruments d’implémentation, l’application réelle des recommandations atteste de leur existence, par contre, juger de leur pertinence semble quasiment impossible à cause du caractère simpliste de la plupart d’entre elles. 2) L’état de mise en œuvre des recommandations formulées par la CSC/CA L’état de mise en œuvre des recommandations indique le degré de réalisation respectif des recommandations émises par la CSC/CA. A ce niveau, on arrive à une bifurcation stricte desdites recommandations en celles mises en œuvre et celles non mises en œuvre. 3) L’identification des contraintes et difficultés liées à la mise en œuvre des recommandations et l’estimation des risques liés à la non mise en œuvre des recommandations. Dans le cadre de cette mission, les onze (11) recommandations non mises en œuvre ont fait l’objet d’analyse en vue d’identifier les difficultés susceptibles d’expliquer leur état actuel. Par extension, Page 4 of 15 nous avons également procédé à l’identification des risques qui sont liés à leur non mise en œuvre, comme illustré au tableau ci-dessous. No RECOMMAND RISQUE CONTRAINTE SOURCE ATION 1 Pour les dépenses Non contrôle des Difficulté de PNH encourues sur un transferts de fonds prévoir avec compte au profit effectués sur les exactitude une d’un autre compte, comptes à titre de somme globale à la PNH prélever devrait remboursement. emprunter sur le sur compte prêteur le compte préteur une somme globale au lieu de faire des prêts par dossier et le déposer sur le compte bénéficiaire afin de respecter la nature des dépenses respectives. Aussi de pouvoir mieux contrôler le remboursement inter fond. Le code budgétaire associé est le: 609 Autres prêts et avances. 2 La Direction - Impossibilité de - Générale doit maîtriser prendre des Faiblesse du PNH les système d'information de la Page 5 of 15 mesures afin mouvements d’empêcher des policiers transferts de - des PNH à garantir une circulation Gestion efficace, en temps policiers après le inefficace du réel 15 de chaque mois payroll des informations au niveau des policiers des relatives aux Directions mouvements des Départementales. policiers Le - Absence d’une policier transféré doit politique de recevoir sa lettre mobilité des de transfert avant policiers. cette date de 15. Cette mesure devrait permettre d’une part au service informatique d’être à jour avec la liste de payroll et d’autre part d’amener les policiers transférés à être à leurs postes avant le payroll du mois. 3 Exiger les rapports . sur les Risque Absence chèques d’enregistrement mesures de PNH portant (Primes de risque, des cas de chèques sur l'obligation de frais etc.…) reçus indûment perçus. produire par une personne rapports des sur la Page 6 of 15 quelconque que autre réception les chèques par des bénéficiaires réels. 4 Les copies réquisitions des Incapacité de mandataires de - Non proximité du PNH/TRE des vérifier la validité CP à SOR transactions sur le des réquisitions au l'administration de budget conservées niveau de la PNH. la PNH. à la comptabilité - Inexistence de de la PNH doivent structures être scellées par le canaux de comptable public. transmission de et de copies conforme des réquisitions traitées. 5 La Direction de la Non optimisation Non planification PNH PNH doit mettre en des coûts liés à la des activités de concurrence dans restauration restauration de la les cas de buffet PNH (réunions et graduation) ou toute occasion d’autres traiteurs de la place sous contrats avec l’institution. Les offres de ces derniers peuvent être meilleures que le «Flamboyant restaurant» en Page 7 of 15 termes de coût et de qualité. 6 Etant donné, les Dysfonctionneme spécificités aux Absence d'un PNH liées nt du corps de la plan grades et Police fonctions Nationale défini en D'Haïti pour l'élaboration vigueur dans la PNH, d'action du barème le commandement doit proposer un barème lié à la réalité. 7 service Non contrôle des Absence Le d’inventaire de la mouvements de PNH structures PNH doit faire en (entrées et sorties) adéquates sorte que des du stock des rapports ressources d’inventaires matérielles de la soient établis tous PNH les six mois. 8 Il faut rappeler Impossibilité de PNH/MJSP aux - Non contrôle de consommer les administrateurs- la régularité des crédits policiers en poste dépenses budgétaires dont les fonds sont effectuées sur les prévus à titre de mis à la fonds disposition de fonds des roulements commissariats roulement suite Mauvaise à l’incapacité que la production gestion des fonds de justifier des - de pièces de roulements mis correctement Page 8 of 15 justificatives à la à la disposition de les comptabilité centrale PNH la PNH de est dépenses exécutées. la une exigence de la loi. En ce sens, ils doivent consacrer leurs temps à la bonne gestion desdits fonds. Dans le cas contraire, le DCA doit penser utiliser à des personnels civils qui sont plus responsables à faire convenablement le travail. En plus, le DFC produire rapport doit un sur les justificatives en souffrances à l’intention du pièces DCA contre les administrateurspoliciers ou civils irresponsables des Page 9 of 15 fonds des commissariats. 9 Les dirigeants de Mauvaise gestion Absence la PNH doivent des réaliser fonds une roulement de PNH/MEF/(DG de politique de B/TRESOR)/ renforcement CSCCA. formation pour les de la gestion responsables des des fonds. Fonds de roulement en vue de les sensibiliser sur la nature des dépenses à effectuer sur les fonds en question. 10 En plus, certaines Gestion Problématique PNH dépenses comme irrationnelle des de celles de fonds de renflouement nourriture, de roulement de compte de carburant, de Fonds de roulement par de rapport au boissons gazeuses contexte de ou de jus de toutes gestion sortes financière de la boissons alcoolisées, ne devraient pas être PNH. acceptées par la comptabilité. 11 Le comptable Non contrôle des Impossibilité TRESSOR- public ne doit pas chèques du CP de garder MEF demander le au réellement chèque à Page 10 of 15 guichet du Trésor annulés au niveau problème et de retenir un ou de la PNH. incompétence plusieurs chèques de CP d'émettre émis de sur réquisitions. bordereau d'annulation Automatiquement , le montant des réquisitions est faussé. doit Il garder les chèques en cause et en émettre un bordereau d’annulation si nécessaire 4) La problématique relative à l’application actuelle de certaines recommandations déjà mises en œuvre Certaines recommandations mises en œuvre et appliquées au cours des exercices antérieurs sont jugées inappropriées au contexte actuel en raison de certaines instructions prises par la suite. Cependant, ces recommandations ne sont pas totalement ignorées mais font plutôt l’objet d’ajustement, car l’idée fondamentale animant chacune d’entre elles demeure intacte. 5) La tendance globale relative à la prise en compte réelle des recommandations Une tendance mitigée à la prise en compte des recommandations de la CSC/CA a été relevée. Cette tendance s’explique par une prééminence des recommandations non mises en oeuvre sur celles mises en œuvre a raison d’une proportion de 58%, soit 11 sur 19 recommandations, contre 42%, soit 8/19. Cependant, par rapport à la résultante de l’étude des difficultés mentionnées tantôt, un départage des responsabilités de la PNH et des acteurs externes (MEF/ TRESOR/ CSCCA ect…) a été établi, ce qui n’impute pas totalement la faute à la PNH. Page 11 of 15 LIMITES DE LA MISSION Les principales limites identifiées dans le cadre de cette mission de suivi sont : 1- L’inexistence de constatations liées aux recommandations contenues dans le rapport de la CSC/CA ; 2- L’indisponibilité des personnes concernées de la PNH ; 3- La non-opérationnalisation du SYSCOMPTE. AVIS En raison de tous ces paramètres, un avis réservé avec redressement est attribué. Ce redressement est d’ordre administratif et financier. RECOMMANDATIONS De plus, par rapport aux constats relevés dans le cadre de cette mission, des recommandations sont produites par l’équipe de mission. Ces recommandations concernent trois principaux acteurs (PNH, CSCCA et le CP du MEF affecté à la PNH) et tendent à faciliter la mise en oeuvre de certaines recommandations jusqu'à présent non prises en compte, et à porter certaines rectifications relatives à quelques pratiques administratives de la PNH. TABLEAU DES RECOMMANDATIONS A. RECOMMANDATIONS A LA PNH CONSTATATIONS Emission subventions des chèques accordées RECOMMANDATIONS RESULTATS ATTENDUS de L'émission des chèques de Une aux subvention accordés certaine cohérence et aux transparence dans le processus parents des policiers décédés au parents de Policiers décédés de distribution des chèques de nom des Policiers décédés. devrait être fait au nom des subventions accordées aux bénéficiaires réels (les parents). parents des Policiers décédés. Donc un formulaire devrait être rempli par le Policier en fonction chaque année pour Page 12 of 15 préciser le nom du parent bénéficiaire en cas de décès. Détection de défaillances au Le rapport mensuel du payroll La production d’un rapport niveau du rapport mensuel de devrait présenter une répartition cohérent et pertinent. payroll telles la non répartition par direction des chèques de des chèques non livrés par payroll non livrés. De plus, les direction et l'introduction des chèques retournés au MEF au chèques retournés au sein dudit cours du mois ne devraient pas rapport. en faire partie. Rédaction manuscrite de la La feuille de préparation de per La feuille préparation de per feuille de préparation du per diem doit être conçue à partir diem est standardisée. diem. d'outils informatiques. De plus, cette feuille dument remplie doit être approuvée par le chef service du Budget de la PNH ou son adjoint. Absence de plan d'action relatif Constituer une commission L'élaboration d'un barème de à la mise en place d'un barème chargée de l'élaboration d'un per diem spécifique à la PNH. de per diem spécifique à la PNH plan d'action relatif à la mise en place d'un barème de per diem pour la PNH. Déséquilibre informationnel au Définir une politique globale de 1) sein de la PNH. mobilité des Gestion efficace des ressources mouvements du personnel de la humaines de la PNH. PNH, notamment le corps policier. 2) Fluidification des informations entre le service des RH et le service de Rémunération. Page 13 of 15 Absence de mesures relatives à Mettre en place des dispositifs Elaboration de façon régulière la production de rapport sur les pouvant faciliter la production des rapports sur les chèques chèques recus par des tiers. régulière de rapport sur les reçus par des tiers autres que le chèques reçus par des tiers. bénéficiaire. 1) Non planification de la Planifier les buffets et autres La mise en concurrence de plupart des manifestations de manifestations de restaurations plusieurs services traiteurs. restauration de la PNH. et Veiller au respect des normes 2) Non-respect des principes prescrites par la loi sur la relatifs au mode de passation passation des marchés publics. des marchés publics. Absence du sceau du CP au La PNH devrait mettre en place La Comptabilité de la PNH niveau des copies de un canal de transmission d'une détient des documents réquisitions conservées à la copie conforme des réquisitions comptables certifiés conforme à comptabilité de la PNH. traitées par le CP au service de l’originale. comptabilité de la PNH. B. RECOMMANDATIONS A LA CSC/CA CONSTATATIONS Absence de RECOMMANDATIONS RESULTATS ATTENDUS constatations La CSCCA devrait énoncer Une meilleure appréhension relatives aux recommandations clairement les constatations des recommandations formulées au niveau du rapport relatives aux recommandations correspondantes. de la CSCCA formulées au sein des rapports. C. RECOMMANDATIONS AU CP CONSTATATIONS RECOMMANDATIONS RESULTATS ATTENDUS Impossibilité d'appliquer la Le CP devrait tenir compte, Promouvoir la conformité limite de 50% du per diem pour jusqu'à son abrogation, des légale des dépenses de la PNH les cas de prise en charge prescriptions de l'article 38.1 complète, conformément à la de la loi initiale des finances recommandation de la 2010-2011 stipulant qu'en cas CSC/CA, à cause de l'existence de prise en charge complète le de l'article 38.1 de la loi de montant accordé ne devrait finance initiale 2010-2011 dépasser 40% du per diem. Page 14 of 15 modifiant le montant de per diem à accorder dans ces cas. Utilisation de deux types de Le CP devrait s'assurer que le Promouvoir la conformité barème dans le traitement de per diem inscrit dans la feuille légale des dépenses de la PNH deux réquisitions relatives à de préparation de per diem est l'alinéa 222 analysées. conforme au tableau de per diem en vigueur. Impossibilité pour le CP de Le CP devrait soit : Favoriser la transparence et garder un chèque à problème, 1) Autoriser la réquisition l’exactitude des dépenses de la l’incompétence du d'émettre bordereau 2) En cas d'urgence signaler le un d'annulation. CP d’annulation ; PNH. cas par écrit à la PNH et autoriser par la suite la réquisition sous réserve que les chèques en cause soient frappés du sceau "Annulé" avant leur livraison. Ensuite, un bordereau devrait être d'annulation émis par l'administration de la PNH. CONCLUSION Somme toute, ce suivi a été l’occasion de recueillir un ensemble d’informations pertinentes sur des points spécifiques. Ces données ont contribué à l’établissement d’un état des lieux sur la mise en œuvre des recommandations de la CSC/CA par la PNH et d’en faire l’analyse. Une série de recommandations a été en outre émises dans une perspective de renforcement de la structure administrative et du contrôle interne de la PNH. Page 15 of 15