(2010-07) IGF Mission Summary (July 2010): Audit du Poste Comptable du Nord

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ Audit du Poste Comptable du Nord Résumé Audit du Poste Comptable du Nord L'intégration des Comptables Publics dans le circuit des dépenses publiques participent au renforcement de la politique de gestion efficace des finances de l'Etat. L'exercice de leur travail est soumis au contrôle de l'Inspection Générale des Finances (IGF), détentrice de l'attribution légale d'assurer le contrôle et l'audit des postes comptables et des opérations comptables et assimilés. En effet, du 12 au 16 juillet 2010, l'Inspection Générale des Finances a réalisé l’Audit du Poste Comptable du Nord dont l'objectif est de comprendre l'organisation et le fonctionnement du Poste Comptable. Cet audit constitue l'exécution des activités programmées par l'IGF pour l'exercice 2009-2010. La mission d'audit considère des éléments qui, après analyse, permettent d'apprécier les résultats du Poste Comptable du Nord:        L'environnement du Poste Comptable ; La tenue de la Comptabilité ; Le contrôle de conformité et de régularité ; Les instruments de contrôle utilisés ; Le traitement des réquisitions ; Les instruments de suivi utilisés ; L'interaction du Comptable Public avec les acteurs du département;  L'évaluation du système de contrôle applique par le Comptable Public. Compte tenu du rôle important des Postes Comptables dans le circuit de gestion des Finances Publiques, un cadre normatif fixe leur fonctionnement technique et opérationnel. A ce titre, l’Arrêté portant Règlement Général de la Comptabilité Publique et le Plan Comptable Général de l'État constituent deux textes devant guidé le travail des Comptables Publics. S'il est vrai que les articles 3 et 4 de l'arrêté fixent les objectifs et les caractéristiques du système comptable, le PCGE établit les documents et procédures en vue de la constitution d'un système comptable, notamment : registres, journaux auxiliaires, pièces justificatives, etc. Par ailleurs, une méthodologie est adoptée pour approcher l'Audit du Poste Comptable du Nord. Elle prend en compte les étapes traditionnellement prévues :     Phase Préparatoire Phase d'exécution Restitution des informations Suivi et évaluation Page 2 of 6 Il convient de souligner que des moyens sont utilisés pour la réalisation de la phase d'exécution telle: entretiens avec le comptable public, consultations de documents (réquisitions, rapports, fiches d'inventaire) et copies à consulter sur pièces, inventaire du poste comptable. Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur départemental du Nord sur le plan administratif, le Poste Comptable du Nord est installé en mars 2009. Il constitue un service de la Direction Départementale du Nord dont le titulaire est M. Jacques CHOUTE. L'audit s'est déroulé dans une atmosphère professionnelle et permet de faire: A- Des constatations relatives: 1. Aux observations qui tiennent compte de l'environnement physique, matériel et administratif du Poste Comptable et du contrôle exercé sur les documents; 2. Aux documents recueillis; 3. Aux informations collectées. B- Des analyses concernant les éléments recueillis: 1. Aspect technique ; 2. Aspect environnemental de travail. Quant aux analyses, l'IGF retient quelques éléments d'ordre technique concernant: a) La fréquence irrégulière des remboursements, même pour des biens non urgents, qui affaiblit la pratique des trois pro-forma et renforce du même coup la légitimité des factures comme pièces justificatives. b) L'absence de contrat annexé aux réquisitions devant justifier non seulement la nature du travail fourni et le montant pour lequel il a été engagé mais aussi l'existence du contractuel. c) Une production faible de rapports comptables et financiers devant permettre d'évaluer la performance du Poste Comptable. d) Absence d'instruments de suivi au niveau du Poste Comptable pouvant aider à un meilleur rendement dans le traitement des réquisitions. e) Faiblesses dans l'exercice de l'attribution légale du service fait dévolue au comptable Public. Sur le plan de l'Environnement de travail, après analyses, la mission considère que: a. Le Comptable Public entretient des relations administratives cordiales avec non seulement le personnel de la DDN mais aussi les autres ordonnateurs et comptables des autres Directions Départementales dans le Nord. b. L'environnement sécuritaire du Poste Comptable ne répond à l'ampleur de la responsabilité qui incombe au Comptable Public, compte tenu de la délicatesse des dossiers comptables Page 3 of 6 c. Le Poste Comptable du Nord nécessiterait d'autres matériels de travail afin de d'insuffler au Comptable Public une certaine satisfaction des conditions de travail ce, pour un meilleur rendement. A partir des constats et analyses effectués, des points forts et défaillances sont relatés et concernent: a) La volonté du Comptable Public d'assumer les missions dévolues à la fonction de contrôler les dépenses de l'Etat dans le département. b) La capacité développée par le CP a porté les personnes à une collaboration dans le cadre de son travail. c) La pertinence et la fidélité de l'information Comptable et Financière comme caractéristiques contribuant à la performance du Poste Comptable. d) La non-production de rapport relatif aux réquisitions traitées et refusées. e) L'absence de support manuel et informatique ayant trait à un système comptable. f) Le traitement non harmonisé de certains dossiers. g) La carence d'instruments de contrôle utilisés par le Comptable Public. Contrairement aux avis traditionnels, l'IGF tient à faire une revue synthétique des faiblesses constatées concernant : L'information financière qui montre une incohérence entre la phase de préparation et l'application des impératifs par le PCGE. L'absence de canaux formels entre le CP, le Directeur Départemental et les autres ordonnateurs du département. Les documents de vérification qui n'aident pas à comprendre la significativité et la présentation de l'information financière. Les écarts relevés dans le traitement des dossiers, dans la tenue de la comptabilité et dans l'utilisation des outils de contrôle répondent à un souci de privilégier l'allégement du travail du Comptable Public au détriment de la performance. Il convient de souligner que la forme de l'avis vise le renforcement du professionnalisme et les capacités du Comptable Public du MEF dans le Nord. A ce titre, l'audit aidera à mettre sur place un système comptable et de contrôle qui facilitera l'évaluation du Poste Comptable lors des audits comptables et financiers ultérieurs. Malgré les efforts engagés par les membres de la mission, certains éléments ont des incidences contraignantes sur la réalisation de l'audit: Le processus de paiement spécial qui provoque des interférences au cours des différents entretiens avec le Comptable Public; Le temps de fonctionnement du Poste Comptable ne permet pas une comparaison de la période couverte par l'audit d'avec les périodes antérieures; L'impossibilité de confronter certaines informations recueillies dans les réquisitions d'avec celles détenues par les autres institutions soit étatiques (les autres directions départementales) soit privées (telle Sacré-Cœur Multi services) ; Page 4 of 6 Le retard accusé dans les allocations budgétaires empêche une comparaison des disponibilités des directions départementales pour les périodes antérieures par rapport à la période couverte par l'audit. Compte tenu des constats et analyses ainsi que des limites liées à l'audit, des recommandations sont émises par l'IGF afin de corriger les écarts constatés. Elles concernent le Poste Comptable du Nord (Recommandations spécifiques) et elles peuvent s'étendre aux autres Postes Comptables du MEF (recommandations générales). Les recommandations spécifiques prennent en compte l'aspect technique et l'environnement de travail. Les recommandations spécifiques relatives à l'aspect technique précisent les outils liés au travail du CP en vue d'un meilleur rendement. Il est suggéré de : 1. Mettre un système informatique branché sur internet doté du SYSDEP lui octroyant l'accès de consulter la disponibilité financière et d'intervenir sur les crédits de toutes les directions départementales; 2. Adopter un système comptable utilisant des supports matériels et électroniques afin de vérifier les informations produites; 3. Etablir des critères objectifs de contrôle, en plus de ceux existant, pour le traitement des réquisitions; 4. Elaborer des formulaires servant d'outils de suivi pour les réquisitions traitées, en attente et refusées; 5. Renforcer l'attribution de vérification du service fait dévolu au Comptable Public par l'adoption d'un document de certification. 6. En attendant l'adoption officielle du PCGE, d'utiliser un cadre « intérimaire » de fonctionnement technique des Postes Comptables. Quant à l'aspect relatif à l'environnement de travail du CP du Nord, l'IGF recommande:  D'améliorer l'environnement sécuritaire du Poste Comptable et de lui doter un coffrefort fonctionnel et d'un classeur métallique;  De contrôler les nuisances sonores dues au positionnement du Poste Comptable;  De résoudre définitivement le problème de remplacement du CP en cas d'absence. Prévoir un assistant et un régisseur est vivement recommandé par l'IGF. Par ailleurs, certaines observations faites lors de la réalisation de I' Audit du PC du Nord conduisent à des réflexions plus poussées et exigent que des recommandations générales soient produites pour un meilleur accompagnement du système de contrôle des dépenses par les Comptables Publics : 1. Faciliter une interprétation harmonieuse des textes légaux et réglementaires en organisation des séances de formation sur l'aspect pratique et l'opportunité de l'application des textes; 2. Effectuer des rotations dans les différents Postes Comptables au moins chaque trois (3) ans; 3. Favoriser l'innovation et la conception d'outils nouveaux par les Comptables Publics quand certains supports font défaut; Page 5 of 6 4. Permettre à un agent, tel le chef de service des dépenses, d'assurer le rôle de contrôleur financier en lieu et place du Directeur départemental. Ceci permettrait au Directeur départemental de jouer un rôle de facilitateur en cas d'éventuels différends liés à l'interprétation qui pourraient survenir entre le chef de service des dépenses, contrôleur financier, et le Comptable Public tout en sachant que ce dernier détient une responsabilité pécuniaire donc il est indépendant dans le cadre technique de son travail. 5. Adopter officiellement le Plan Comptable General de l'Etat (PCGE) en vue de mettre à la disposition des CP un outil opérationnel pour l'établissement d'un système comptable efficace. Page 6 of 6