(2010-07) IGF Mission Summary (July 2010): Audit du Poste Comptable de la Direction Départementale du Nord-Est

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ Audit du Poste Comptable de la Direction Départementale du Nord-Est Résumé Audit du Poste Comptable de la Direction Départementale du Nord-Est La mission d'Audit du Poste Comptable du MEF dans le Nord-Est s'est déroulée du 19 au 23 Juillet 2010. Elle est réalisée conformément au Décret du 17 mars 2006 conférant à l'Inspection Générale des Finances (IGF) les attributions légales de « contrôle et d'Audit des Postes Comptables et des opérations comptables et assimilés». L’Audit du Poste Comptable du Nord-Est vise la maitrise des procédés et modes de contrôle mis en place par le Comptable Public ainsi que le fonctionnement du Poste Comptable. Dans ce contexte, des éléments sont considérés pour une meilleure appréciation des activités du Poste Comptable. Ils concernent entre autres :  L'environnement du Poste Comptable;  La tenue de la Comptabilité;  Le traitement des réquisitions;  Les instruments de suivi utilisés;  L'interaction du Comptable Public avec les différents acteurs du département;  L'évaluation du système de contrôle appliqué par le Comptable Public. En effet, les Postes Comptables du MEF évoluent dans un cadre normatif fixant leur mode de fonctionnement opérationnel et technique. Compte tenu de l'importance de ces derniers dans le processus de gestion des Finances Publiques des textes légaux sont adoptés en vue de réglementer leur travail :  Le Décret sur la Préparation et l’Exécution des Finances Publiques;  L'Arrêté portant Règlement Général de la Comptabilité Publique;  Le Plan Comptable Général de l'Etat (PCGE). Si les deux premiers textes précisent le mécanisme de fonctionnement du système des Finances Publiques ainsi que les objectifs de la comptabilité publique, le dernier propose des documents et procédures comptables applicables dans l'exécution des tâches dévolues au Comptable Public. Toutefois, il faut mentionner que le PCGE est partiellement appliqué mais pourrait contribuer à l'amélioration du travail du Comptable Public, ne serait-ce par la fixation des modalités pour la mise en place d'un système comptable. L'IGF privilégie une approche en quatre phases pour la réalisation de l'Audit du Poste Comptable du Nord ’Est:  Préparation de l'Audit;  Phase d'Exécution ;  Restitution des informations;  Suivi et Evaluation Il est important de souligner que les entretiens réalisés avec le Comptable Public, la consultation des documents tels les réquisitions, les rapports, les fiches d'inventaire sont autant d'outils utilisés pour l'opérationnalisation des phases de l'audit. Page 2 of 6 Les constats poussent à des analyses touchant, en résumé, deux aspects de l’Audit:  Aspect technique ;  Aspect environnemental de travail. ASPECT TECHNIQUE L'analyse de l'aspect technique considère les procédés et mécanismes de contrôle utilisés par le Comptable Public. Elle porte essentiellement sur :  La fréquence irrégulière des remboursements due au retard constaté dans la feuille d'allocation et l'impossibilité de procurer certains biens sur place;  L'octroi de frais de voyage ne correspond pas aux barèmes établis. Le Comptable Public éprouve des difficultés à concilier les catégories de fonction «Techniciens» figurant dans le barème et les fonctions généralement présentées au niveau des réquisitions relatives aux frais de séjour.  L'absence de l'approbation de la CSC/CA dans la majorité des contrats passés entre les différentes entités publiques du département et les personnes physiques ou morales de droit privé malgré l'existence d'un annexe de la CSC/CA dans le département.  La non-régularité dans la présentation de l'information financière par le Poste Comptable permettant d'évaluer sa performance. Cette responsabilité est partagée par la Direction du Trésor qui devrait exiger du Comptable Public des rapports réguliers et en établir les échéances.  L'inexistence d'un tableau de bord à titre d'exemple pour l'enregistrement des réquisitions acceptées, refusées et en attente constitue une faiblesse en termes d'instruments de suivi relatif aux activités menées au sein du Poste Comptable de la DDNE.  L'analyse des documents qui permet d'observer un traitement différencié des réquisitions. La manipulation de celles du MEF par rapport aux autres entités du département laisse présager des soupçons de laxisme de la part du Comptable Public. ASPECT ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL L'analyse de l'aspect environnemental de travail du Comptable Public tient compte:  Une campagne d'information et de sensibilisation sous l'instigation du Comptable Public contribue à une meilleure collaboration entre le CP et les Ordonnateurs du département. Toutefois, la consultation des réquisitions de l'exercice 2008-2009 témoigne d'un manque de rigueur du Comptable Public.  L'environnement sécuritaire tel que présenté au niveau de ce point tient compte de l'entreposage et de la sécurisation des documents ainsi que de la sécurité physique du Comptable Public.  Au cours de la réalisation de l'audit, l'IGF a relevé des points forts et des faiblesses dans le cadre de l'exécution des tâches du Comptable Public: Page 3 of 6  Points Forts  Un bon archivage des documents du Poste Comptable;  Par rapport aux carences constatées dans la structure informatisée pour le traitement des données comptables, le Comptable Public du Nord 'Est innove en élaborant des documents comptables (sous support électronique) pour la réalisation de son travail (grand livre, journal général, balance de vérification etc.);  Une amélioration dans le traitement des réquisitions de l'exercice 2009-2010 par rapport à l'exercice 2008-2009 même si un certain redressement doit-être opéré;  Une maitrise des textes normatifs cadrant le travail du Comptable Public;  La DDNE dispose d'un budget déconcentré et du SYSDEP facilitant l'exécution des crédits budgétaires.  Points Faibles  Un manque de standardisation au cours de l'exercice 2008-2009 dans le traitement des réquisitions du MEF par rapport aux autres entités publiques départementales.  L'inexistence de tableau de bord pour le suivi des réquisitions constitue un handicap majeur.  S'il est vrai que la DDNE dispose d'un budget déconcentré et du SYSDEP facilitant l'exécution des crédits budgétaires, tel n'est pas le cas pour les autres directions départementales. Cette situation ne favorise pas la réduction du retard affiché dans l'exécution des dépenses en raison de l'arrivée tardive des allocations budgétaires.  En dépit de la déconcentration des dépenses budgétaires de la DDNE, la majorité des dépenses sont exécutées sous forme de remboursement.  Une implication du Comptable Public dans les tâches administratives de la Direction Départementale du MEF concentrant les tâches incompatibles. Compte tenu du fait que certains manquements décelés ne dépendent pas de la responsabilité directe du Comptable Public, et par rapport à l'esprit d'initiative affiché par celui-ci notamment en ce qui a trait à la mise en place de certains outils manuels et informatiques (grand livre, journal général etc.) pour la comptabilisation et la présentation de l'information, l'équipe de mission émet un Avis Favorable en dépit de certaines faiblesses sur le fonctionnement et l'organisation du Poste Comptable. Il convient de relater également certaines limites identifiées lors de la réalisation de la mission :  Des rencontres formelles qui devraient être réalisées avec d'autres Ordonnateurs pour corroborer certains éléments figurant dans des réquisitions n'ont pas eu lieu;  Un retard accusé au niveau des allocations budgétaires de l'exercice 2009-2010 ne permettant pas une comparaison des données pour la période couverte.  Une confusion dans l'intervention simultanée de la CSC/CA et de la DGB au moment de la signature des contrats conformément à la Constitution de 1987, le Page 4 of 6 décret sur l'exécution des lois de finances et le décret établissant l'organisation et le fonctionnement de la (CSC/CA). RECOMMANDATIONS Les constats et analyses génèrent des recommandations tant spécifiques que générales. Quant aux recommandations spécifiques, elles concernent les aspects techniques et l'environnement de travail.  RECOMMANDATIONS SPECIFIQUES  L'ASPECT TECHNIQUE • Remédier au problème de retard observé au niveau des feuilles d'allocations budgétaires trimestrielles par la déconcentration des budgets des autres directions départementales; • Requérir de la DGI la liste des entreprises du département de façon formelle de façon à pallier au problème lié à l'absence de la patente dans les réquisitions; • Soumettre à la CSC/CA les copies des contrats financiers pour approbation en vue de leur insuffler un degré de validité; • Prendre en compte le modèle de tableau de bord soumis par l'IGF pour suivre les réquisitions traitées, refusées et mises en attente; • Adopter des mesures en vue de renforcer la rigueur dans le traitement des réquisitions.  L'ASPECT ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL • Il est recommandé au Comptable Public de se démarquer des tâches administratives de la DDNE en vue de préserver son indépendance dans l'analyse des dossiers de l'entité; • Recadrer, à travers une rencontre, les responsabilités du CP et des directeurs départementaux, en particulier le directeur départemental du MEF afin d'éviter d'éventuelles incompréhensions car la majorité des faiblesses décelées se situent dans les réquisitions du MEF; • Permettre au Comptable Public Départemental du Nord' Est de disposer d'un espace sécuritaire pour exécuter sa mission de contrôle des transactions financières publiques. RECOMMANDATIONS GENERALES Les recommandations générales formulées concernent le Poste Comptable du Nord-Est mais peuvent s'étendre aux autres Postes Comptables du MEF à travers le pays. Elles se rapportent à: Page 5 of 6 Une harmonisation dans l'interprétation des textes relatifs aux barèmes et une définition du terme «technicien» qui s'apparente à une généralité;  L'élaboration d'un plan d'action pour la mise en application du PCGE dans un délai de deux (2) ans minimum et de trois (3) ans maximum. Durant ce délai, il serait opportun de réaliser des tests pouvant évaluer l'efficacité de l'application du PCGE;  L’atténuation des effets négatifs que pourrait causer la socialisation naturelle du Comptable Public Départemental avec son environnement. Aussi l'IGF recommanderait une rotation périodique {3 à 5 ans) des Comptables Publics Départementaux;  Donner en exemple aux autres Comptables Publics Départementaux les efforts personnels du Comptable du Nord-est en ce qui concerne l'utilisation de tableurs Excel (comptabilisation des opérations et production de rapports financiers) pour suppléer à l'indisponibilité du PCGE. Page 6 of 6