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The CEP's rules on how electoral-material reception centers operate. The Council establishes one reception center per department to take in electoral material from every voting center in the department, move sensitive material rapidly to the Vote Tabulation Centre, and pass on material destined for the departmental and communal electoral bureaux. At the reception center the material is the responsibility of the departmental electoral bureau, which holds custody until final transmission. Observers may attend, on prior notice to the bureau and to a maximum of two.
The rules enumerate what counts as sensitive material, which is what makes them useful: ballots, signature lists, the records of the count and of irregularities, incidents and shortfalls, counting sheets, supervisors' preliminary reports and the transmission slips from voting center to supervisor and from supervisor to the tabulation center. Non-sensitive material is booths, urns and anything else the CEP supplies to voting bureaux. Before transmission the principal supervisor packs the material in the presence of party agents and observers: everything bound for the tabulation center goes into a large sachet sealed with a red seal, and the originals of the records destined for the departmental and communal bureaux go into separate sealed and identified transparent envelopes.
The material travels to the reception center in a convoy under Haitian National Police escort. On arrival the supervisor hands it to the departmental bureau's representative against a transmission slip in duplicate signed by both parties, and that representative may on no account open the envelopes; the sensitive material moves on to the tabulation center immediately. The document carries no date; the year given is when the CEP published it online.
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(, No LE! 07 A Érarer RÉPUBLIQUE D'HAÏTI Règles régissant le fonctionnement des Centres de réception du matériel électoral 1: Le Centre de réception du matériel électoral : présentation générale > Le Centre de réception du matériel électoral est mis en place par le CEP dans chaque département(CR) pour assurer les fonctions suivantes : © La réception du matériel électoral de tous les centres de vote au niveau du département © L'acheminement rapide du matériel électoral sensible vers le Centre de Tabulation de Vote (CTV) © La transmission du matériel électoral destiné aux BED et aux BEC >. Au centre de réception, le matériel électoral est sous la responsabilité du BED qui en a la garde jusqu'à transmission à sa destination finale. > Les observateurs peuvent accéder la réception du matériel électoral dans les Centres de réception : © Le BED doit être averti à l'avance de la présence des observateurs © Au maximum, deux (2) observateurs, peuvent être admis au Centre de réception 2- Matériel à transmettre du Centre de vote au Centre de réception > Le matériel électoral sensible : composé du matériel relevant de chaque bureau de vote, à savoir : © Bulletins de vote © Listes d'émargement © Procès-verbaux de dépouillement, d'irrégularité, d'incident et de carence © Feuille de comptage © Rapports préliminaires des superviseurs © Bordereaux de transmission (du centre de vote au Superviseur, du superviseur au CTV) > Le matériel électoral non sensible : o lsoloirs © Urnes © Tout autre matériel mis par le CEP à la disposition des bureaux de vote. 3 Emballage du matériel électoral et transmission aux centres de réception > Avant leur transmission au Centre de réception, le matériel électoral doit être emballé, en présence des mandataires et des observateurs, par le Superviseur principal comme suit : © Toutes les enveloppes destinées au CTV dans un grand sachet scellé avec un sceau rouge, © Mettre dans une enveloppe transparente, scellée et bien identifiée destinée au BED tous les originaux des PV destinés au BED, © Mettre dans une enveloppe transparente, scellée et bien identifiée destinée au BEC tous les originaux des PV destinés au BEC. > Le matériel électoral est transmis au centre de réception par le Superviseur dans un convoi sous escorte de la PNH. 2, rué Stephen Archer, Pétion-Ville, Haïti
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Procédures de réception du matériel électoral sensible 4: Réception du matériel électoral au Centre de réception Au Centre de réception du matériel électoral, ces étapes doivent être respectées : > Le matériel est remis par le superviseur au représentant du BED présent dans le Centre de réception > Un bordereau de transmission en double exemplaire est remplie et signée par les deux parties > Le représentant du BED ne doit aucunement ouvrir les enveloppes remises par le superviseur 5+_ Transmission du matériel électoral des Centres de réception au CTV > Immédiatement après la réception de tout le matériel électoral sensible au centre de réception désigné, le représentant du BED achemine au CTV toutes les enveloppes qui lui sont destinées par le moyen du transport désigné par le CEP. > Le matériel électoral sensible est remis au CTV par le représentant du BED au représentant du CTV. > Un bordereau de transmission (lequel) est rempli en deux exemplaires et signé par les deux parties. 6- Transmission du matériel électoral des Centres de réception aux BED et aux BEC > Le BED récupère du Centre de réception les enveloppes des procès-verbaux destinés au BED et au BEC avec les sachets des bulletins de vote. > Les BED et BEC doivent prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour le transport et la garde de leur matériel électoral sensible respectif et d'en garantir l'intégrité. > Les isoloirs, les urnes, les lampes, les calculatrices, les règles, et d'une manière générale tout le matériel non sensible impérissable ou non utilisé, telles que les bougies, doit être bien gardé par les BED pour utilisation future. Fait à Port-au-Prince, le 27 Septembre 2016 Suivent les signatures: é ’ 1. Léopold BERLANGER, Président TT 2. Carlos HERCULE, Vice-président à ie 3. Marie Frantz JOACHIM, Secrétaire-générale #Trat) 4. Frinel JOSEPH, rot RE 5. Lucien BERNARD, Conseiller ° 6. Marie Hérolle MICHEL, Conseillère 7774 7. Josette J. DORCELLY, Conseillère 8. Jean Simon SAINT-HUBERT, Conseiller et — 9. Kenson POLYNICE, Conseiller 2
