Additional Note to Circular 89-2 to financial institutions

[page 1] ” “Banque de la République d’Haïti Le Gouverneur NOTE ADDITIONNELLE CIRCULAIRE 89-2 Aux Institutions Financières Dans ie cadre de l’application de ia circulaire 89-2 sur les normes minimales de contrôle interne, la Banque de la République d'Haïti (BRH) demande aux institutions financières assujetties de se référer désormais aux directives annexées à la présente Note aux fins de transmission du Rapport annuel sur le Contrôle Interne (Circulaire 89-2 : Annexe II amendé). Cette note additionnelle fait partie intégrante de la Circulaire 89-2 et entre en vigueur dès sa publication. Port-au-Prince, le 27 mars 2024. Ronald 04 [page 2] Circulaire 89-2 : ANNEXE II amendé RAPPORT ANNUEL SUR LE CONTROLE INTERNE Les institutions financières sont tenues de soumettre un rapport annuel sur le contrôle interne. e Le rapport doit être établi selon le plan défini ci-après. e Le plan doit être adapté Le cas échéant pour tenir compte d’éventuelles particularités liées aux activités exercées ou aux structures et à l’organisation de l’institution. e Le rapport doit être rédigé de façon synthétique, en mettant en exergue les changements significatifs intervenus au cours de l’exercice, en privilégiant lorsque cela est possible les descriptions sous forme de schémas et tableaux et en évitant de faire état d'informations d’intérêt purement interne. e Il appartient à chaque institution de compléter les éléments mentionnés par toute autre information de nature à permettre une appréciation du fonctionnement de son système de contrôle interne et une évaluation des risques auxquels elle est exposée. e Les rubriques que l’institution considère ne pas lui être applicable doivent être indiquées comme étant « sans objet ». e Les institutions relevant d’une supervision sur base consolidée doivent rendre compte dans les rubriques appropriées des conditions dans lesquelles le contrôle interne est assuré au niveau de l’ensemble du groupe et des principaux risques auxquels celui-ci est globalement exposé. Le rapport complète et met en perspective les réponses au questionnaire sur le contrôle interne et la gestion des risques à transmettre également par les institutions financières, en les étayant par des informations précises permettant d’apprécier la conformité effective aux prescriptions réglementaires définies par la BRH, et, par-delà, d’évaluer l'importance du risque global encouru par chaque institution et auquel elle peut exposer le système financier. SOMMAIRE 1. Cadre opératoire de l'institution Indiquer, le cas échéant, les changements significatifs intervenus dans l’organisation et les conditions de fonctionnement de l'institution au cours de l’exercice sous revue. 1.1.Organisation et effectifs 1.1.1. Changements importants apportés à l’organisation de L’institution 1.17. Remplacement de membres.du comité de direction et responsables des fonctions de. contrôle interne et conformité 7 [page 3] 1.1.3. Evolution des effectifs de l’institution À présenter selon le modèle suivant équivalent temps plein CE A PE GE AE PE RE A PE GE AE RE RL PS AE TOTAL 1.2.Activités exercées 1.2.1. Exercice de nouvelles activités 1.2.2. Changements apportés aux conditions d’exercice des activités antérieures 1.2.3. Modes opératoires (infrastructures logistiques, canaux de distribution de produits et services, canaux de communication, systèmes informatiques, processus opératoires, etc.) 1.2.4. Révision des modes opératoires en exploitation 1.2.5. Mise en œuvre de nouveaux modes opératoires 1.2.6. Projets significatifs en cours de réalisation 1.3.Politique de rémunération 1.3.1. Changements apportés à la politique de rémunération 1.3.2. Modification des critères utilisés pour mesurer la performance et ajuster la rémunération au risque 1.4. Gouvernance des risques et du système de contrôle interne Présentation le cas échéant des changements apportés au cadre de gouvernance des risques et du système de contrôle interne : 1.4.1. Au niveau du conseil d’administration : > Définition et surveillance de la politique d’appétence pour le risque > Pilotage et supervision des risques et du système de contrôle interne de l'institution et le cas échéant du groupe 1.4.2. Au niveau de la direction générale et du comité de direction | > Modalités de suivi et de gestion des risques par la direction générale 27 [page 4] > Modalités d’information des dirigeants sur les incidents et anomalies significatifs relevés par les responsables des différentes fonctions de contrôle interne. 1.4.3. Comités spécialisés de contrôle Le Présidence Nombre de ECS Nombre de Désignation b Externes à CEE (nom et statut) membres L'institution | 'éunions Comité d’audit ou comité unique Comité des rémunérations à "" ©î Û ST îîî—…—…—î 1.5. Cartographie des risques 1.5.1. Révision ou mise à jour de la cartographie des risques au cours de l’exercice 1.5.2. Tableau de synthèse des résultats de la cartographie des risques À présenter sur le modèle suivant (en nombre de processus recensés dans la cartographie) : Nombre de A Rees de risque Niveau de risque résiduel Domaine processus inhérent 2. Organisation, moyens et évolution du système de contrôle interne 2.1.Organisation du système de contrôle interne, missions et périmètre d'intervention des différentes unités dédiées 2.1.1. Présentation / rappel de l’organisation générale du système de contrôle interne 2.1.2. Organigramme des unités en charge des différentes fonctions de contrôle interne 2.2. Identité et coordonnées des responsables À présenter selon le modèle suivant [page 5] GR RS PE RE PE GE RS PE CE A A PE 2.3. Effectifs dédiés aux différentes fonctions (évolution et situation) : À présenter selon le modèle suivant El ml sl équivalent temps 30/09/n-2 | 30/09/n-1 | 30/09/n plein ae Conformité GE RS RS BE ME RE RE 2.4.Changements apportés au dispositif de contrôle interne au cours de l'exercice 2.4.1. Changements apportés à la fonction gestion des risques 2.4.2. Changements apportés à la fonction conformité 2.4.3. Changements apportés au dispositif de contrôle périodique 2.5.Dispositif de contrôle interne au sein du groupe d’appartenance de l’institution (le cas échéant) 2.5.1. Description schématique du dispositif de contrôle par l’institution des fonctions de gestion des risques et de conformité de ses filiales 2.5.2. Dates, durée et objets des missions réalisées par l’audit interne > de l'institution sur ses filiales ; > de la maison-mère de l’institution sur celle-ci. 3. Présentation synthétique de l’activité et des résultats des fonctions de contrôle interne 3.1.Compte-rendu d'activité de la fonction gestion des risques Contrôles réalisés, principaux constats, dysfonctionnements significatifs relevés 3.2.Compte-rendu d'activité de la fonction conformité et LBC/FT 3.3. Compte-rendu d'activité de l’audit interne Si Bitarde réalisation do prharammaerdauait À [page 6] > Taux de réalisation du plan > Explication du taux de réalisation 3.3.2. Liste des missions réalisées À présenter selon le modèle suivant . Unités Dates de Date du Le ; : Objet A Re Principales insuffisances relevées concernées réalisation rapport 3.3.3. Suivi des recommandations de l’audit interne et des audits externes À présenter selon le modèle suivant (en nombre) Etat de mise en œuvre des recommandations d’audit Recommandations | Nouvelles Recommandations | Recommandations en cours au recommandations | soldées au cours en cours au 30/09/n-1 de l'exercice de l’exercice 30/09/n RS PS ES PS EE Dont à risque élevé 4. Risque de crédit 4.1.Changements apportés à la gestion du risque de crédit au cours de l’exercice 4.2.Dispositif d'octroi des crédits 4.2.1. Tableau des délégations de pouvoirs en matière de crédit Limites d'engagement en fonction du montant, de l'objet, des caractéristiques du crédit, des garanties, de l'identité du demandeur, etc. 4.2.2. Respect effectif des procédures de contrôle des règles de prise de décision Indiquer si des incidents ou manquements significatifs aux règles d'instruction et de décision en matière de crédits ont été enregistrés au cours de l'exercice 4.3.Gestion du portefeuille de crédits 4.3.1. Appréciation des conditions de gestion du portefeuille garanties et collatéraux X [page 7] 4.4.Processus de traitement des incidents de crédit 4.4.1. Dépassement des limites autorisées Indiquer si des dépassements de limites autorisées ont été constatés, et, dans l’affirmative, présenter les principaux dépassements enregistrés dans un tableau selon le modèle suivant : Montant Date de Anoarenté Montant des M Date de survenan | Contrepartie PP engagements à | ., Causes du dépassement | régularisatio ou non dépasseme ce date n nt 4.4.2. Restructurations de crédits Décrire schématiquement le processus de décision 44.3. Déclassement et provisionnement des créances en défaut Décrire schématiquement le processus de décision 4.5.Audits réalisés sur les activités de crédit 4.5.1. Auteur, objet et dates de réalisation des audits réalisés au cours de l’exercice concernant le risque de crédit 4.5.2. Principales insuffisances relevées 5. Risque de concentration 5.1.Concentration des risques par contrepartie 5.1.1. Changements apportés aux processus et outils de détermination et de suivi de la concentration des risques de contrepartie 5.1.2. Limites internes de concentration des risques > Non apparentés > Apparentés 5.1.3. Respect des limites de concentration Indiquer si des dépassements des limites de concentration ont été constatés, et, dans l’affirmative, présenter les principaux dépassements enregistrés dans un tableau selon le : modèle suivant : pa [page 8] Montant Date de , | Montant des Date de ; Apparenté , [du A A survenan | Contrepartie engagements à | ., Causes du dépassement | régularisatio ou non dépasseme ce date n nt 5.2. Concentration sectorielle des risques 5.2.1. Changements apportés aux processus et outils de détermination et de suivi de la concentration des risques par secteur d’activité 5.2.2. Limites internes de concentration sectorielle des risques 5.2.3. Respect des limites de concentration sectorielle des risques Indiquer si des dépassements des limites de concentration sectorielle ont été constatés, et, dans l’affirmative, présenter les principaux dépassements enregistrés dans un tableau selon le modèle suivant : Date de Montant des Date de pousse à Montant du Causes du , ne survenanc | Secteur d’activité engagements à : : régularisatio dépassement | dépassement e date n 6. Risque de taux d’intérêt 6.1.Cadre général de gestion du risque de taux Présentation de la stratégie de gestion du risque de taux d'intérêt et des instances en charge de sa définition et du suivi de son exécution (composition, fréquence d'examen) 6.2.Changements apportés à la gestion du risque de taux au cours de l’exercice 6.3.Dispositif de mesure et de suivi du risque global de taux d'intérêt Description des outils et méthodologies de mesure et de contrôle du risque de taux d'intérêt global Présentation du contenu des reportings sur le risque de taux d'intérêt aux organes de V2) gouvernance et au comité en charge de la gestion des risques va [page 9] 6.4.Dispositif de contrôle permanent de la gestion du risque global de taux d’intérêt Indiquer l'unité en charge de la surveillance du risque global de taux d'intérêt, et lister les contrôles réalisés sur ce point par cette unité. 6.5.Risque de taux d’intérêt au 30/09/n Présenter dans un tableau de synthèse l'exposition au risque de taux de l'institution à la date de fin d'exercice 7. Risque de liquidité 7.1.Cadre général de gestion du risque de liquidité Présentation de la stratégie de gestion du risque de liquidité et des instances en charge de sa définition et du suivi de son exécution (composition, fréquence d'examen) 7.2.Changements apportés à la gestion du risque de liquidité au cours de l’exercice 7.3.Dispositif de mesure et de suivi du risque de liquidité Description des outils et méthodologies de mesure et de contrôle du risque de liquidité Présentation du contenu des reportings sur le risque de liquidité aux organes de gouvernance et au comité en charge de la gestion des risques 7.4.Dispositif de contrôle permanent de la gestion du risque de liquidité Indiquer l'unité en charge de la surveillance du risque de liquidité, et lister les contrôles réalisés sur ce point par cette unité. 7.5.Risque de liquidité au 30/09/n Présenter dans un tableau de synthèse l'exposition au risque de liquidité de l'institution à la date de fin d'exercice 8. Risque de change et autres risques de marché 8.1. Cadre général de gestion du risque de change et des autres risques de marchés ; Présentation e des risques de marché autres que le risque de change auxquels est exposée l'institution ; e des stratégies en matière de risque de change et des autres risques de marché ; e des instances en charge de leur définition et du suivi de leur exécution (composition, fréquence d'examen). 8.2.Changements apportés à la gestion du risque de change et des autres risques de marché au cours de l’exercice 8.3.Dispositif de mesure et de suivi du risque de change et des autres risques de marchés [page 10] Description des outils et méthodologies de mesure et de contrôle du risque de change et des autres risques de marchés Présentation du contenu des reportings sur le risque de change et les autres risques de marchés aux organes de gouvernance et au comité en charge de la gestion des risques 8.4.Dispositif de contrôle permanent de la gestion du risque du risque de change et des autres risques de marchés Indiquer les unités en charge de la surveillance du risque de change et des autres risques de marchés, et lister les contrôles réalisés sur ce point par ces unités 8.5.Respect des limites de position de change Indiquer si des dépassements des limites de position de change ont été constatés, et, dans l'affirmative, présenter les principaux dépassements enregistrés dans un tableau selon le modèle suivant : Date de Position d % des Date de osition de : , Le SUIVENAN | ponge Fonds Causes du dépassement | régularisatio ce 8 Propres n 9. Risque de règlement-livraison 9.1.Condition de gestion du risque de règlement-livraison Description synthétique des dispositions prises pour évaluer et limiter le risque de règlement- livraison encouru par l’institution, le cas échéant, et de ses conditions de gestion et de contrôle surveillance. 9.2. Changements apportés à la gestion du risque de règlement-livraison au cours de l'exercice 9.3. Surveillance des règlements interbancaires Indiquer l’unité en charge du contrôle des états de rapprochement des comptes interbancaires, et la fréquence de ces rapprochements et des contrôles. Lister les suspens interbancaires supérieurs à 10 millions de gourdes à la date de fin d’exercice, selon le modèle suivant : Date de Date du | Contrepartie Nature du régularisation . Part Montant EU suspens | interbancaire suspens (le cas échéant) [page 11] 10. Risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme 10.1. Cadre de gouvernance du risque LBC/FT Identité et rôle des instances en charge de la gouvernance et du suivi du risque LBC/FT Réunions du conseil d’administration, et le cas échéant d’un comité spécialisé, sur le pilotage et la supervision du risque LBC/FT À présenter selon le modèle suivant Instance Date Obiet Décisions 10.2. Responsable opérationnel LBC/FT Indiquer si l’officier de conformité est le responsable opérationnel du dispositif LBC/FT. Dans la négative, indiquer les nom, attributions, rattachement et coordonnées du responsable du dispositif LBC/FT 10.3. Changements apportés à la gestion du risque LBC/FT au cours de l’exercice 10.4. Procédures en matière de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme (LBC/FT) : Description synthétique et date(s) de mise à jour des procédures sur lesquelles s’appuie le dispositif de LBC/FT en faisant ressortir les modifications significatives intervenues au cours de l’exercice notamment sur les procédures relatives : > à l'identification des nouveaux clients et des bénéficiaires effectifs, > à l'identification des clients occasionnels, > à la connaissance des clients, > aux modalités de mise en conformité des dossiers clients existants avec les obligations de vigilance constante, > à la définition des critères et seuils d’alerte et à la gestion des alertes LBC/FT. Présentation schématique des modalités de mise en œuvre des obligations de vigilance Description des modalités de mise en œuvre des obligations en matière de virements de fonds [page 12] Le cas échéant, description des procédures de communication et d'échanges d’informations au sein du groupe en matière d’organisation et de mise en œuvre de la LBC/FT. 10.5. Formation du personnel Liste des actions de formation du personnel sur le risque LBC/FT réalisées au cours de l’exercice, à présenter selon le modèle suivant : 10.6. Audit du dispositif LBC/FT Auteur, objet et dates de réalisation des audits réalisés au cours de l’exercice en matière de risque LBC/FT Principales insuffisances relevées 11. Risque de non-conformité (hors LBC/FT) 11.1. Changements apportés à la gestion du risque de non-conformité hors LBC/FT au cours de l'exercice 11.2. Formation du personnel Liste des actions de formation du personnel sur le risque de non-conformité (hors LBC/FT) réalisées au cours de l’exercice, à présenter selon le modèle suivant : 11.3. Incidents enregistrés au cours de l’exercice Indiquer si des incidents résultant du risque de non-conformité ont été enregistrés au cours de l’exercice Dans l’affirmative, les présenter dans un tableau selon le modèle suivant : Date de Description de _ Impact Mesures correctrices I nr Causes de l’incident . . l'incident | l’incident financier mise en œuvre AN "LA [page 13] 12. Risque opérationnel 12.1. Gouvernance du risque opérationnel Identité et rôle des instances en charge de la gouvernance et du suivi du risque opérationnel Réunions du conseil d’administration, et le cas échéant d’un comité spécialisé, sur le pilotage et la supervision du risque opérationnel À présenter selon le modèle suivant réunion 12.2. Changements apportés à la gestion du risque opérationnel au cours de l'exercice 12.3. Formation du personnel Liste des actions de formation du personnel sur le risque opérationnel réalisées au cours de l’exercice, à présenter selon le modèle suivant : 12.4. Incidents opérationnels enregistrés au cours de l'exercice Synthèse des incidents par type, à présenter selon le modèle suivant : Type d’incident O Impact financier Fraude interne 1 _— — ES 2). Fraude externe LÆ& [page 14] pan lieu de travail SE PS oo PS = | PS () Suivant la typologie définie à l’annexe 9 de l’accord Bâle II 12.5. Audits réalisés en matière de risque opérationnel Auteur, objet et dates de réalisation des audits réalisés au cours de l’exercice en matière de risque opérationnel Principales insuffisances relevées 13. Plan d’urgence et de poursuite des activités 13.1. Changements apportés à la gestion des plans d’urgence et de poursuite des activités au cours de l'exercice 13.2. Tests du plan d'urgence et de poursuite des activités réalisés au cours de l’exercice PS EE SEE PS PS PE SE PS PE 13.3. Audit du plan d’urgence et de poursuite des activités Auteur et date de réalisation du dernier audit en date sur le plan d’urgence et de poursuite des activités 14. Sécurité des systèmes d’information : 14.1. Responsable de la sécurité informatique Nom, attributions, rattachement et coordonnées du responsable 14.2. Changements apportés à la gestion de la sécurité des systèmes d’information au cours de l'exercice 14.3. Audits de la sécurité des systèmes d’information Auteur, objet et dates de réalisation des audits réalisés au cours de l’exercice en matière de sécurité des systèmes d’information LS RISQUES MES AR ACUVILÉS EXTETMANSCES 27 [page 15] 15.1. Liste des activités externalisées Liste des activités, prestations de services et tâches opérationnelles à risque significatif, à présenter selon Le modèle suivant. Date . Activités externalisé ee Prestataire 15.2. Changements apportés à la gestion des activités externalisées au cours de l’exercice 15.3. Audits concernant les activités externalisées Auteur, objet et dates de réalisation des audits réalisés au cours de l’exercice concernant des activités externalisées Principales insuffisances relevées | 16. CONCLUSION GENERALE Appréciation d'ensemble du système de contrôle interne et des dispositifs de mesure et de surveillance des risques (conformité à la circulaire 89-2, difficultés éventuelles d’application), projets et perspectives d’évolution.