CEP Regulations on the Operation of the Vote Tabulation Centre (CTV)

[page 1] REPUBLIQUE D'HAITI Règlements du CEP sur le Fonctionnement du Centre de Tabulation des Votes (CTV) Le Conseil Electoral Provisoire, Vu les articles 191 et 191.2 de la Constitution, Vu le Décret Électoral du 2 Mars 2015 et notamment les articles 3-1, 167-3, 169, 169-2, 170-1, 171, 171- 1, 176-1 et 226, Vu l’Arrêté du 29 mars 2016 portant nomination des membres du Conseil Électoral Provisoire, Considérant qu'il y a lieu d'améliorer la transparence du Centre de tabulation et notamment le processus de recrutement du personnel vacataire du Centre de Tabulation Considérant qu'il y a lieu de règlementer le processus de tabulation des votes, la transmission des résultats et leur consolidation après le traitement des contentieux. Le Conseil électoral provisoire adopte les présents règlements. Chapitre 1° Du Centre de Tabulation Article 1.- Le Centre de tabulation est une direction technique du Conseil Électoral destinée à la saisie et au traitement des procès-verbaux dans le respect total du principe de la transparence. Article 2.- Le Centre tabulation est dirigé par un cadre qui porte le titre de Directeur du Centre et d’un directeur adjoint. Article 3.- Les services du Centre de tabulation sont assurés par les employés réguliers du CEP et par un personnel vacataire. Article 3.1.- Tout le personnel affecté au Centre de tabulation est tenu de respecter les dispositions de la législation électorale, les règlements et les procédures du CEP. Chaque catégorie de personnel est tenue d'observer scrupuleusement les principes d’impartialité, de discrétion et de réserve dans l’exercice de ses fonctions. Article 3.2.- Il est strictement interdit à tout membre du personnel du Centre de tabulation de divulguer, dans le cadre de son travail, des informations confidentielles relatives au traitement des procès-verbaux, aux votes obtenus par des candidats, de faire des déclarations de quelque nature que ce soit à des tiers ou aux média. ñ f . CF 22 | Page 1 of9 [page 2] REPUBLIQUE D'HAITI Conseil Clectoral Provtsoire Article 3.3.- Seuls le Directeur du Centre, le Directeur Adjoint et le porte-parole du CEP sont autorisés, dans le cadre des points d’information, à informer les média, les observateurs et les représentants de Partis présents au Centre de tabulation de l’évolution du processus de tabulation conformément aux règles et politiques de communication du CEP et selon la législation électorale en vigueur. Chapitre 2: Recrutement et attributions du Directeur du Centre et des Conseillers techniques A. Les Directeurs du Centre de Tabulation et leurs attributions Article 4.- Le Directeur du Centre de Tabulation est un technicien hautement qualifié en informatique avec des compétences en gestion ou administration et en statistiques. Article 5.- Pour recruter le directeur du centre de tabulation ou son adjoint, la Direction exécutive procède à un appel à candidature. Article 5.1.- Les personnes intéressées soumettent leur dossier de candidature à la Direction exécutive du CEP. Article 5.2.- La Direction Exécutive met en place un jury qui examine les dossiers des postulants en sélectionne les meilleurs, les auditionne et lui fait ses recommandations. Le Directeur Exécutif soumet au Conseil les recommandations du Jury avec son avis. Article 5.3.- Le Président du CEP nomme le Directeur et le Directeur Adjoint du Centre de Tabulation sur recommandation du Directeur Exécutif et après validation du Conseil. Article 6.- Le Directeur du Centre a pour attributions de : a) Prendre, en collaboration avec le Directeur de la sécurité et le Directeur exécutif, toutes les dispositions pour assurer la sécurité du site et l'intégrité des documents, des archives et du matériel existant; b) Mettre en place les unités opérationnelles et techniques nécessaires pour mener le processus de tabulation des votes conformément aux dispositions de la législation en vigueur ; c) Fixer, avec la Direction exécutive selon les directives du Conseil, les qualifications, et le nombre de personnes à recruter pour chaque unité du Centre de tabulation ; d) Fixer en collaboration avec le Directeur exécutif, selon les directives du Conseil le nombre de vacations pour la réalisation des opérations de saisie et de traitement des procès-verbaux ; e) Veiller à la mise à zéro de la base des données avant le démarrage du processus de tabulation des votes en présence des représentants des partis politiques, des observateurs et des média. Ÿ' . fé ; Fa Page 2of9 É _ KP Ho r [page 3] REPUBLIQUE D'HAITI Conso Cloctoral Provtsoire f) Coordonner et assurer la transparence des opérations de tabulation des votes et effectuer la transmission des résultats au Directeur exécutif ; 8) S'assurer du respect des dispositions de la législation électorale, des règlements et des directives du Conseil relatives au Centre de Tabulation ; h) Réviser les procès-verbaux déclarés irrecevables et produire des recommandations sur ces dossiers ; i) Evaluer la qualité des données et du processus de traitement des Procès-verbaux au Centre de Tabulation ; j) Prendre les mesures adéquates pour garantir l’ordre, y compris l’exclusion de toute personne dont la présence compromettrait le bon déroulement des opérations de tabulation ; k) Superviser le travail des conseillers techniques nationaux et internationaux et produire des recommandations au CEP ; 1) Travailler à l'amélioration du fonctionnement et au développement du Centre de Tabulation ; Article 6.1.- Le Directeur Adjoint du Centre a pour attributions de : a) Remplacer le Directeur du Centre de Tabulation en cas d'absence : b) Coordonner et superviser toutes les taches des services administratifs, du personnel et de la logistique du Centre de Tabulation ; c) Prendre en charge la planification et la mise en œuvre de la formation du personnel vacataire du Centre de Tabulation ; d) Participer à la création d’un climat de travail serein au Centre de Tabulation ; e) Participer à la coordination et au respect de la transparence des opérations de tabulation des votes ; f) S'assurer du respect des dispositions de la législation électorale des règlements et des directives du conseil relatives au Centre de Tabulation ; g) Participer à la révision des procès-verbaux déclarés irrecevables et à la production des recommandations sur ces dossiers. h) Prendre avec le Directeur toutes les mesures adéquates pour garantir l’ordre, y compris l'exclusion de toute personne dont la présence compromettrait le bon déroulement des opérations de tabulation ; i) Participer à l'amélioration du fonctionnement et au développement du Centre de Tabulation ; Article 7.- Les techniciens du Centre de Tabulation sont recrutés sur une base compétitive sous la supervision du Directeur exécutif et le contrôle du Conseil. B. Les Conseillers techniques KE 2 | =. 2 TR HD) { 2 Page 3 of9 [page 4] REPUBLIQUE D’HAITI Article 8.- Le Centre de Tabulation peut recourir aux services de conseillers techniques nationaux ou étrangers qui sont choisis et nommés par le Conseil Électoral à partir de procédures établies. Article 8.1.-Les experts internationaux recrutés dans le cadre des accords d’assistance technique fourniront leur service au CEP selon les termes de référence convenus entre les parties. Chapitre 3 : Recrutement du personnel du Centre de Tabulation Article 9.- Le CEP recrute le personnel 4 plein temps et vacataire affecté au Centre de tabulation suivant un processus transparent. Chapitre 4 : Accès au Centre de Tabulation Article 10.- L'accès au Centre de Tabulation est strictement réservé au personnel du CEP et aux consultants autorisés conformément aux procédures du Centre de Tabulation. Article 10.1.- Aucun opérateur, consultant, technicien ne peut franchir la porte de sécurité si : - Son nom ne figure sur la liste de présence pour la vacation concernée -___Ilne porte le badge du Centre de tabulation avec le nom, la fonction et la photo. Tout matériel non autorisé par le CEP doit être déposé à l’entrée avant de pouvoir accéder au CTV. Article 11.- Huit (8) jours avant le Scrutin, les organismes d'observation électorale nationaux et internationaux, les partis et groupements politiques ainsi que les média nationaux et internationaux envoient au Directeur du Centre de Tabulation la liste des personnes qu'ils affecteront au Centre de Tabulation. Article 11.1.- L’affectation de toute nouvelle personne doit être notifiée au Centre de tabulation 24 heures à l’avance. Article 11.2.- La Direction du Centre de Tabulation notifie le protocole de conduite à suivre au sein du centre de tabulation à tout organisme sollicitant une accréditation. Article 12.- Les mandataires des partis, regroupements politiques, cartels et candidats indépendants, les observateurs nationaux et internationaux ainsi que les représentants des médias peuvent accéder au CTV lorsqu'ils sont munis de leurs cartes d'accréditation valides et conformes aux règlements du CEP. Les armes, les valises, les téléphones, les plumes bleues, les plumes noires, les ordinateurs, les tablettes, les clefs USB, les caméras, les appareils d'enregistrement sont interdits à l’intérieur du bâtiment pour les mandataires des partis, groupements de partis et candidats indépendants, les observateurs nationaux et internationaux, et les média. AT _ #C P f9 ph > Dhésle fa 7 ht age 40 Fr CAF} A 4 Ed À , À & [page 5] REPUBLIQUE D’HAITI Conseil Electoral Phovisire Article 12.1.- Le responsable de la sécurité veillera à la stricte application de toutes les mesures d'interdiction. Article 13.- Les mandataires de partis et groupements politiques ainsi que toute autre personne qui n’est pas un fonctionnaire électoral du CEP où un préposé au vote, ont un statut d’observateur au centre de tabulation. Article 13.1.- Ils sont astreints au respect des règles de conduite du centre de tabulation, notamment en gardant leur calme et en évitant tout acte de nature à perturber le déroulement des opérations de tabulation. Article 14.- Tout observateur se gardera de déranger le travail du personnel vacataire. Article 15.- Ils adressent leurs questions ou demandes d’information à la Direction du Centre de Tabulation au moment du point d’information. Article 16.- Les journalistes accrédités pourront pénétrer à l’intérieur du bâtiment avec les équipements autorisés par le Directeur du Centre de tabulation. Une fois à l’intérieur, ils resteront dans la zone réservée aux journalistes. Article 16.1.- Tout accès d’un journaliste à l'aire de tabulation doit être autorisé par le Directeur du Centre. Article 17.- Toutes les interdictions mises en place au Centre de tabulation dans le but de sécuriser les personnes, les infrastructures, les équipements et documents sensibles doivent être respectées par les mandataires des partis, groupements de partis et candidats indépendants, les observateurs nationaux et internationaux, les média et tout visiteur du Centre de tabulation en général. Article 18.- Aucun parti, groupement de partis politiques, candidat indépendant participant aux élections, organisation d'observation électorale ou média ne peut avoir plus de deux (2) représentants autorisés à accéder en même temps au Centre de tabulation. Article 19.- L'accès au bâtiment et à l'aire de tabulation est régulé par la Direction du Centre de Tabulation afin d'éviter tout encombrement à l’intérieur du bâtiment. L'accès sera fait en alternance et sur la base de l'égalité entre tous et toutes. Article 20.- Les mandataires, les observateurs (trices) et les média accrédités doivent se contenter d'évoluer dans la sphère qui leur est réservée par la Direction du Centre. Ils limitent leur présence aux zones indiquées par la Direction du centre. PT Jr Ca KP 73 o Page 5 of9 [page 6] REPUBLIQUE D'HAITI Article 21.- Le Centre de tabulation fournit un jacket à tous les mandataires et observateurs qui ne portent pas celui de leur parti, groupement, candidat indépendant et organisme d'observation électorale. Article 22 : Les techniciens mandatés observent le processus de tabulation au centre de Tabulation et peuvent a l’occasion consigner leurs remarques, dans un formulaire à ce destiné, qui seront transmises au Directeur du Centre. Il leur est interdit d’interagir avec le personnel. Chapitre 5 : Réception des documents sensibles, mise à zéro de la base de CTV et le contrôle Visuel Article 23.- Le Centre de tabulation reçoit, via les BED, l'enveloppe transparente scellée du Bureau de vote destiné au CEP qui comprend : le procès-verbal de dépouillement, le procès-verbal d'incident, le procès-verbal d’irrégularité, les listes d'émargement et la feuille de comptage. Les documents sont reçus par l'Unité de réception du Centre de tabulation des mains du ou des membres du BED ou de toutes personnes autorisées du département concerné. Article 23.1.- La Direction des Opérations Électorales transmet sans délai, à travers le Directeur exécutif, au Centre de Tabulation tout rapport sur les Bureaux de Vote où il y avait eu d'incidents affectant le bon déroulement du scrutin. Article 24.- L'Unité de réception du Centre de tabulation comprend deux sous-unités : - La sous-unité de réception physique qui dresse un inventaire des PV de dépouillement reçus et établit la liste de tous les procès-verbaux effectivement reçus. Ce document de réception est signé par le Chef archiviste du CTV et le membre de BED, ou toute personne autorisée du département concerné. - La sous-unité de réception informatique qui procède à la lecture électronique de code barre de chaque PV. Article 24.1.- L'Unité de réception ne reçoit pas les enveloppes contenant les bulletins. Article 25.- Le Centre de tabulation reçoit par transfert électronique les images du procès-verbal affiché au bureau de vote après le dépouillement. Cette opération est réalisée par les superviseurs et éventuellement avec le soutien des membres de BEC. Les images des procès-verbaux transmises électroniquement sont mises en ligne sur le site internet du CEP dans un délai ne dépassant pas 24h. Article 26.- Sous la supervision du directeur du CTV, le gestionnaire de la base de données du Centre de tabulation doit procéder à la mise à zéro de cette base avant le démarrage du processus de tabulation des votes pour les élections et au plus tard le jour des élections. \ f F Œ “FFE c A Page 6 of9 [page 7] REPUBLIQUE D'HAITI Conso Clectsral Phocissire Afin de garantir la transparence du processus, cette opération s'effectue en présence des représentants des partis politiques, des candidats et des observateurs. Article 27.- Des copies de statistiques vierges de l'avancement du processus de tabulation des votes sont distribuées aux représentants des partis politiques et des candidats et aux observateurs présents et mises en ligne le plus tôt possible sur le site internet du CEP. Chapitre 6 : Production et transmission des résultats préliminaires Article 28.- La Direction du Centre de Tabulation s’assure de l’authenticité des résultats tabulés. Article 29.- Personne n’a accès aux résultats de la tabulation avant leur transmission au Directeur exécutif du CEP à part le directeur du Centre de tabulation et le technicien d'informatique qui les produit. Article 30.- Sur ordre du Directeur du Centre de tabulation, le gestionnaire de la base de données du Centre effectue sur la base des données les opérations nécessaires pour la production informatique des fichiers de résultats préliminaires. Seront produites des données compilées de chaque procès-verbal pour chaque parti ou groupement, cartel ou candidat et pour chaque type d'élection afin de produire le total des votes obtenus par candidat ou liste au niveau national pour le poste de président, au niveau départemental pour les sénateurs, au niveau de la circonscription pour les députés, au niveau de la commune pour les conseils municipaux, au niveau de la ville pour les délégués de ville et au niveau de la section communale pour les Conseils d'administration et les assemblées de sections communales. Article 30.1. Sont exclus des résultats préliminaires tous les votes contenus dans les procès-verbaux jugés irrecevables par l'Unité de contrôle de conformité conformément aux dispositions de l’article 171.1 du décret électoral en vigueur. Article 31.- L'informaticien effectue, en présence du Directeur du Centre de tabulation, des vérifications par comparaisons croisées afin d'assurer la compatibilité des résultats produits et leur conformité au contenu de la base de données du système d’information électorale. Article 32.- Les résultats sont transmis par le Directeur du Centre de tabulation immédiatement et sans retard au Directeur exécutif du CEP, et ce, conformément aux dispositions du décret électoral. Article 33.- Le Directeur du Centre de Tabulation est seul responsable de toute intervention sur le serveur du Centre de Tabulation et en assume l'entière responsabilité. Article 33.1.- Le Directeur du CTV a l'obligation de mettre en place un protocole informatique pour noter toute présence dans la salle du serveur et pour retracer toute intervention sur le système. À D À ‘ 4 HF 18 <T _ Crète BK HT) FE D Page 7ofs [page 8] REPUBLIQUE D'HAITI Conseil Cloctoral. Provtsoire Chapitre 7 : Consolidation, Transmission et publication des résultats Article 34.- Le Directeur du Centre de Tabulation achemine les résultats préliminaires au Directeur exécutif pour transmission au Conseil pour validation. Article 35.- Le Directeur exécutif, après avoir reçu du Directeur du Centre de Tabulation les résultats des élections, les transmet au Conseil électoral provisoire qui ordonne leur affichage dans les BED et les BEC après les vérifications de Droit. Chapitre 8 : Sécurisation des données et archivage des procès-verbaux et d’autres documents Article 36.- Le Directeur du Centre de tabulation doit prendre les mesures nécessaires pour protéger le réseau informatique, les ordinateurs de saisie, le transfert de données aux serveurs, la base de données et les applications informatiques. Article 37.- Le Centre de tabulation met en place un Système d'archivage efficace et sécurisé des procès- verbaux et des documents sensibles reçus qui permet de répondre aux différents besoins immédiats et à long terme. Cette tâche est prise en charge par l'Unité de gestion des archives. Article 38.- l'Unité d'archivage veille à la préservation des documents en cours de traitement. | donne les instructions et prend les mesures nécessaires pour assurer une bonne gestion de tous les documents reçus. La destruction des documents ne peut se faire qu'après l’expiration de la durée de conservation prévue par la loi et selon les procédures prévues à cet effet par le CEP. Chapitre 9: Sanctions Article 39.- Le Directeur du Centre de Tabulation veille au respect du protocole de conduite et de comportement, des procédures et des règlements du Centre de tabulation. Article 40.- Toute violation du décret électoral, des règlements, des et du protocole conduite du centre de tabulation peut entrainer le renvoi immédiat du personnel vacataire concerné. Article 41.- Tout mauvais comportement d’un mandataire, d’un observateur ou d’un membre de la presse peut entrainer l'expulsion de la personne concernée. Le centre de tabulation par le biais du Directeur exécutif informe immédiatement l’organisme auquel il appartient. Article 42.- Tout individu ayant fait l’objet de deux (2) rappels à l’ordre est immédiatement expulsé à la troisième violation du code de conduite. 4] ef CHI 7 < j l 4 Guy) Page8of9 VA y L/PP [rw Q [page 9] REPUBLIQUE D'HAITI Fait à Pétion-Ville, le 28 Septembre 2016. CS [ L Pour le Conseil Electoral Provisoire : LC 4 7 Léopold BERLANGER Fils arlos- HE Marie Frantz JOACHIM Président Vice-Président Secrétaire Générale Des josru Lucien Jean BERNARD Marie-Ferôllé MICHEL L résorier Conseiller Conseillère kil UE \ ‘ L - (LR Josette/DORCELY Kenson POLYNIC Jean Simon T-HUBERT Conseillère Conseiller Conseiller Page 9 of9