Règlements généraux du Conseil électoral provisoire (arrêté du 18 janvier 2008)

LIBERTÉ ÉGALITÉ FRATERNITÉ RÉPUBLIQUE D’HAITI ARRÊTÉ _______________ RENÉ PRÉVAL PRÉSIDENT Vu les articles 136, 142, 191, 191-1, 197, 199, 289, 289-1 et 289-2 de la Constitution ; Vu le Décret Electoral du 3 février 2005 ; Vu les Décrets du 26 juillet et du 12 octobre 2005 portant amendement du Décret Electoral du 3 février 2005 ; Vu l’arrêté du 12 octobre 2005 établissant les règlements généraux du Conseil Electoral Provisoire ; Vu l’Arrêté du 11 décembre 2007 nommant les membres du Conseil Electoral Provisoire ; Considérant qu’il y a lieu de réviser les règlements généraux du Conseil Electoral Provisoire ; Sur le rapport du Ministre de l’Intérieur des Collectivités Territoriales et du Ministre de la Justice et de la Sécurité Publique, et après délibération en Conseil des Ministres : ARRÊTÉ CHAPITRE I DE L’INSTITUTION ELECTORALE Section 1 : Dispositions générales Article 1.-Les présents Règlements Généraux établissent les règles et normes qui régissent le fonctionnement du Conseil Electoral Provisoire (CEP) en attendant la mise en place d’une institution électorale permanente. Les Règlements Généraux visent à permettre au CEP d’avoir une gestion efficace du processus électoral, notamment en clarifiant le responsabilité des neuf (9) membres au sein de la structure d’administration de l’institution, par rapport à celles des responsables qui les assistent et qui exécutent les tâches relatives à la gestion des différents organes de l’institution électorale. Article 2.-Le Conseil Electoral Provisoire est une institution publique, indépendante et impartiale. a.Les membres du CEP sont nommés par le Président de la République par Arrêté pris en Conseil des Ministres. Leur mandat prend fin avec l’épuisement de la mission définie à l’article 2 de l’Arrêté du 11 décembre 2007 nommant les membres du Conseil Electoral Provisoire. b.Les membres du CEP ont l’obligation, avant la cessation de leurs activités, de : -Réaliser une évaluation formelle du déroulement du processus électoral. Ce rapport sera transmis aux autorités pour les suites nécessaires. -Veiller à l’entretien et à la conservation des biens meubles et immeubles de l’institution, jusqu’à la passation officielle aux autorités concernées. Article 3.-Pour être membre du Conseil Electoral Provisoire, il faut : a. Etre de nationalité haïtienne ; b. Etre âgé/âgée d’au moins quarante (40) ans révolus ; c. Jouir de ses droits civils et politiques et n’avoir jamais été condamné à une peine afflictive et infamante ; d. Etre exclusivement au service de l’Institution Electorale, sauf pour les activités d’enseignement. Section 2 : De la mission et des attributions de l’institution Electorale 2 Article 4.-Le Conseil Electoral Provisoire a pour mission la réalisation des élections sur tout le territoire national conformément à l’article 2 de l’Arrêté du 11 décembre 2007 nommant les membres du Conseil Electoral Provisoire. Article 5.-Le Conseil Electoral Provisoire a pour attribution de : a. Elaborer le Projet de Loi Electorale qui sera soumis à l’Exécutif pour les suites nécessaires. b. Respecter, faire respecter et faire appliquer la Loi Electorale, la Constitution et les Lois de la République en matière électorale. c. Préparer les dossiers des contrevenants / contrevenantes pour les diférer par devant le Tribunal compétent. d. Organiser et contrôler, en toute impartialité, toutes les opérations électorales jusqu’à la proclamation et la consécration des résultats du scrutin. e. Entreprendre et encourager toute initiative susceptible d’éduquer le peuple haïtien en matière électorale. f. Organiser les Tribunaux Electoraux pour connaître des cas de contestation soulevés à l’occasion des élections. g. Tenir les archives du processus électoral. Article 6.-Le Conseil Electoral a pour obligation de : a. Conserver son impartialité par rapport aux Grands Pouvoirs de l’Etat, aux Partis Politiques, aux Candidats / Candidates et par rapport à toutes autres organisations et institutions impliquées dans le processus électoral. b. Solliciter et faciliter l’Observation Electorale nationale et internationale. c. Œuvrer en vue de la conception et la mise en place d’un Plan de Sécurité Electorale. CHAPITRE II DE L’ORGANISATION DE L’INSTITUTION ELECTORALE Article 7.-L’Institution Electorale comprend le Conseil d’Administration, la Direction Générale, des Directions, des Structures Déconcentrées et des Tribunaux Electoraux. Section 1 : Du Conseil d’Administration et de ses instances Article 8.-Les membres du Conseil Electoral Provisoire forment le Conseil d’Administration de l’Institution Electorale. Le Conseil d’Administration est l’organe de conception, d’orientation et de supervision de l’Institution Electorale. Il est composé de neuf (9) membres nommés par Arrêté du Pouvoir Exécutif. Ils n’ont pas de responsabilités exécutives 3 individuelles ni collectives, à l’exception de celles explicitement définies dans les présents Règlements. Les décisions du Conseil sont prises à la majorité absolue de ses membres. Article 9.-Le Conseil d’Administration a pour attributions de : a.Formuler la politique générale de l’institution et veiller à son application, à travers notamment la définition d’un standard pour garantir la crédibilité des élections et la définition de la séquence des élections. b.Concevoir, orienter et définir les lignes de travail de l’institution électorale. c.Adopter les documents réglementant le fonctionnement de l’Institution Electorale, notamment : -Les règlements intérieurs ; -Les manuels d’organisation et de procédures administratives et financières ; -Les normes, procédures et critères correspondant au standard électoral retenu ; -Les règles relatives à la sécurisation des opérations d’inscription et de vote ; -La politique de recrutement ; -La politique d’acquisition de biens et de services ; -Les normes, procédures et critères d’analyse des dossiers de candidatures ; -Le Code d’Ethique. d.Mettre en place une structure organisationnelle formelle. e.Créer toute nouvelle direction ou unité pour la bonne marche de l’institution électorale. f.Garantir la fiabilité des listes des candidats aux diverses assemblées électorales et veiller à leur publication. g.Suivre la mise en œuvre et l’évolution du processus électoral dans son ensemble. h.Garantir le respect des orientations définies et des cadres légaux. i.Soumettre au Pouvoir Exécutif le Budget Général de l’Institution. j.Donner son avis motivé sur l’opportunité de recevoir ou de refuser les legs ou des dons. k.Approuver la coopération et l’assistance technique et financière internationale. l.Examiner les projets d’Accord avant leur soumission à l’Exécutif. m.Procéder à la création des Bureaux Electoraux dans le Départements, Commune, et Sections Communales de la République. n.Proclamer et faire publier les résultats des élections. Article 10.-Les membres du Conseil d’Administration sont tenus, dans l’exercice de leur fonction, au respect de certaines règles et obligations dont les plus importantes sont les suivantes : 4 a. Respecter et faire respecter la Constitution, les Lois de la République, la Loi Electorale, les présents règlements ainsi que les décisions du Conseil Electoral Provisoire b. Agir avec intégrité et bonne foi, au mieux des intérêts de l’institution. c. Traiter avec la confidentialité nécessaire, sans déroger au principe de la transparence, toutes les questions intéressant les affaires de l’institution. d. Se tenir à l’obligation de réserve. Les communications publiques officielles doivent être autorisées par le Conseil d’Administration qui désigne alors un de ses membres, ou une personne dûment préposée, à prendre la parole au nom de l’institution. Article 11.-Tout membre du Conseil d’Administration a accès à toute la documentation archivée de l’institution. Article 12.-Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres, selon des modalités arrêtées : a. Un Président b. Un Vice Président c. Un Secrétaire Général d. Un Trésorier Article 13.-Le Conseil d’Administration se réunit en séance plénière ordinaire une (1) fois par semaine, chaque mardi à partir de 11h00 a.m. au siège de l’institution, à moins de décision contraire. Au cas où ce jour serait férié ou chômé, le Conseil se réunit le jour ouvrable précédent ou suivant. Article 14.-Le Conseil d’Administration se réunit en séance plénière ordinaire et extraordinaire sur convocation du Président ou de son remplaçant. La convocation est faite par communication écrite ou verbale, au moins 24 heures à l’avance. a.Le Conseil peut être convoqué en séance plénière extraordinaire par le tiers de ses membres par lettre, avec accusé de réception, adressée au Président ou à son remplaçant 24 heures à l’avance, en indiquant le motif de la convocation. b.Une séance extraordinaire peut également avoir lieu à tout moment et sans convocation, séance tenante, pourvu que tous les membres du Conseil soient présents ou représentés au lieu et au moment de la séance. Article 15.-Avant toute réunion du Conseil d’Administration, l’ordre du jour est communiqué à tous les membres avec la documentation nécessaire, le cas échéant. a.L’ordre du jour des réunions ordinaires du Conseil comporte, entre autres : -Le rapport du Président concernant les résolutions du Conseil ; -Le rapport du Directeur Général, le cas échéant, sur les activités électorales en général, ou sur des points intéressant une structure placé sous sa responsabilité. b. L’ordre du jour doit être suivi jusqu’à épuisement. 5 - Dans le cas où une question importante portée à l’ordre du jour n’aura pas été traitée, par manque d’information ou manque de temps, la réunion se poursuivra au prochain jour ouvrable ou au plus prochain jour fixé par le Conseil. - En aucun cas, la tenue de cette réunion ne peut excéder la huitaine, sauf résolution contraire votée par les deux tiers (2/3) des membres présents ou représentés. Article 16.-Au début de chaque séance, le Président du Conseil d’Administration ou son remplaçant, ouvre la séance en constatant le quorum et dirige les débats suivant un ordre chronologique déterminé : a. Vérification des pouvoirs. b. Vérification du quorum c. Mise en discussion et sanction de l’ordre du jour. d. Lecture et approbation du procès-verbal de la dernière réunion. e. Introduction et discussions des autres points de l’ordre du jour et d’adoption des décisions. f. Clôture des débats. Article 17.-Le Président du Conseil Electoral Provisoire a. Oriente, contrôle et évalue les activités du Conseil Electoral Provisoire ; b. Approuve le projet d’ordre du jour des réunions du Conseil d’Administration ; c. Convoque et préside les réunions statutaires du Conseil d’Administration ; d. Veille à l’exécution des décisions du Conseil d’Administration ; e. Ordonne les dépenses du Conseil Electoral Provisoire conformément au budget de l’Institution et aux règles de comptabilité publique ; f. Procède à la nomination des cadres supérieurs et des titulaires de postes à grande responsabilité du Conseil Electoral Provisoire (notamment les directeurs, les chefs de service et les présidents des bureaux électoraux départements et communaux et de toute autre personne de même rang), conformément à la politique de recrutement établie par le Conseil d’Administration ; g. Passe au nom du Conseil Electoral Provisoire des marchés publics et autres contrats administratifs conformément aux lois et règlements en vigueur ; h. Veille à la représentation de l’Etat en justice pour les actes et faits relevant des agents du Conseil Electoral Provisoire dans et à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions ; i. Reçoit tout dossier à soumettre à l’approbation du Conseil d’Administration et à l’Exécutif ; 6 j. Représente l’Institution auprès de l’Exécutif ainsi que des autres institutions nationales et internationales ; k. Exerce toutes autres attributions qui lui sont dévolues par les lois et règlements. Article 18.-Le Vice Président Assiste le Président. En cas d’empêchement du Président, constaté par la majorité des membres du Conseil d’Administration, le Vice Président remplit les fonctions de Président. En cette qualité, il exerce tous les pouvoirs du Président. Le Vice Président est contraint aux mêmes obligations applicables au Président jusqu’au retour de ce dernier ou au choix d’un nouveau Président. Article 19.-Le Secrétaire Général a. Assure la mise en forme et le suivi des résolutions et des délibérations du Conseil d’Administration ; b. Prépare, en consultation avec le Directeur Général du Conseil Electoral Provisoire, le projet d’ordre du jour des réunions ordinaires du Conseil d’Administration ; c. Transmet la convocation du Président aux membres du Conseil d’Administration aux réunions ordinaires ou extraordinaires conformément aux dispositions des présents règlements ; d. S’assure de la bonne tenue des archives de l’Institution Electorale. Article 20.-Le Trésorier a. Participe à l’élaboration du budget de l’Institution; b. Approuve les plans financiers ; c. Supervise les campagnes de levée de fonds au profit de l’Institution ; d. S’assure de la bonne gestion des moyens financiers mis à la disposition de l’Institution Electorale. Article 21.-Les Commissions d’Etudes du Conseil d’Administration Le Conseil pourra élire en son sein des Commissions pour l’étude de thèmes spécifiques, avec mandat et durée déterminés. Pour cela, ces commissions pourront inviter des spécialistes en la matière. Elles n’auront pas de fonctions exécutives et feront rapport de leurs travaux en séance plénière du Conseil d’Administration. Article 22.-Le Conseil d’Administration peut être assisté de consultants. Ces derniers sont liés à l’Etat par des contrats de droit public. Section 2 : De la Direction Générale Article 23.-La Direction Générale est la structure principale de gestion du Conseil Electoral Provisoire. Elle assure la coordination des Directions et Unités du Conseil Electoral Provisoire, ainsi que celles des structures déconcentrées. 7 La Direction Générale est le responsable de la gestion du personnel ainsi que des biens meubles et immeubles de l’Institution. Article 24.-La Direction Générale est placée sous la responsabilité d’un cadre ayant le titre de Directeur Général nommé par le Président de la République par arrêté pris en Conseil des Ministres. Article 25.-Le Directeur Général a.Assure, sous l’autorité du Président du Conseil, l’organisation, la Direction, la coordination, le contrôle et la supervision des activités de l’Institution Electorale ; b.Contribue à l’élaboration de la politique du Conseil Electoral Provisoire et en assure l’application ; c.Propose à l’approbation des membres du Conseil Electoral Provisoire les plans d’opérations qui permettront de concrétiser les objectifs, ainsi que les méthodes d’évaluation qui doivent permettre d’apprécier les résultats obtenus ; d.Prépare le programme d’activités ainsi que le budget du Conseil Electoral Provisoire ; e.Assure la gestion des ressources humaines, financières et matérielles du Conseil Electoral Provisoire ; f.Dresse les listes des postes à combler et les soumet au Président du Conseil d’Administration pour approbation ; g.Gère le processus de recrutement du personnel de l’Institution et procède à la nomination du personnel non prévu à l’article 17 alinéa f des présents règlements, conformément à la politique de recrutement établie par le Conseil d’Administration ; h.Exécute les délibérations et décisions du Conseil d’Administration ; i.Prépare et soumet au Conseil d’Administration les rapports sur les différentes activités de l’Institution Electorale ; j.Assure la coordination des directions techniques et des services déconcentrés ; k.Exécute les accords de coopération et d’assistance technique et financière internationale. l.Prépare et soumet à la sanction du Conseil d’Administration la liste des candidats agréés. m.Représente, par délégation du Président, l’Institution auprès de tous particuliers, de toutes sociétés ou entreprises, de toutes entités ou organisations nationales ou internationales. n.Accomplit toutes autres attributions assignées par le Président ou le Conseil d’Administration. o.Remplit les autres attributions prévues par la loi, les règlements de l’Exécutif et les règlements internes du Conseil Electoral Provisoire. Article 26.-Des Unités peuvent être créées au sein de la Direction Générale. Elles sont des organes relevant du Directeur Général et fournissant un support technique aux directions. 8 Article 27.-Le Directeur Général peut être assisté de consultants. Ces consultants son liés à l’Etat par des contrats de droit public. Sur autorisation du Président du Conseil, il peut également être assisté par des coopérants internationaux dont il définit les tâches et approuve les programmes en fonction des besoins de l’administration et des accords souscrits par le Gouvernement ou par le Conseil Electoral Provisoire. Article 28.-Sous l’autorité du Directeur Général, l’Institution Electorale dispose également de : -Une Direction Administrative et Financière -Une Direction des Opérations Electorales -Une Direction du Registre Electoral -Une Direction des Affaires Juridiques -Une Direction de la Sécurité -Une Direction de la Communication Les Directions s’organisent en Services et les Services en Sections. Section 3 : Des structures Déconcentrées de l’Institution Electorale Article 29.-Pour assurer sa représentation territoriale, l'Institution Electorale dispose des bureaux électoraux départementaux, des bureaux électoraux communaux et de toutes autres structures mises en place par le Conseil d’Administration. Section 4 : Des Tribunaux Electoraux Article 30.-Pour assurer sa mission de contentieux des opérations électorales, l’Institution Electorale dispose des tribunaux électoraux établis par la Loi Electorale. CHAPITRE III DISPOSITION FINALE Article 31.-Le présent Arrêté sera publié et exécuté à la diligence du Ministre de l’Intérieur et des Collectivités Territoriales et du Ministre de la Justice et de la Sécurité Publique, chacun en ce qui le concerne. Donné au Palais National, à Port-au-Prince, le 18 janvier 2008, An 205 ème de l’Indépendance. Par le Président 9 Le Premier Ministre Le Ministre de L’Intérieur Et des Collectivités Territoriales Le Ministre de l’Economie et des Finances Le Ministre de la Justice Et de la Sécurité Publique Le Ministre des Affaires Etrangères Et des Cultes Le Ministre de la Planification et de la Coopération Externe Le Ministre des Travaux Publics, Transports et Communications Le Ministre de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle Le Ministre des Affaires Sociales et du Travail 10 Le Ministre à la Condition Féminine et aux Droits des Femmes Le Ministre de l’Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Rural Le Ministre du Commerce et de l’Industrie Le Ministre de la Santé Publique et de la Population Le Ministre de l’Environnement Le Ministre de la Jeunesse, des Sports et de l’Action Civique Le Ministre de la Culture et de la Communication Le Ministre du Tourisme Le Ministre des Haïtiens 11 Vivant à l’Etranger Le Ministre délégué au près du Premier Ministre, Chargé des Relations avec le Parlement 12