Circular 7-1 to savings and credit cooperatives

[page 1] Banque de la République d'Haïti Circulaire No. 7-1 AUX COOPÉRATIVES D'ÉPARGNE ET DE CRÉDIT ET AUX FEDERATIONS DE COOPÉRATIVES D'ÉPARGNE ET DE CRÉDIT Pour l'application des articles 76, 77, 78 et 83 de la loi du 26 juin 2002 sur les Coopératives d'Epargne et de Crédit (CEC) et les Fédérations des Caisses d'Épargne et de Crédit (FCEC). les CEC et les FCEC sont tenues de respecter les dispositions de la présente circulaire relative aux modalités de transmission des états financiers et des rapports intermédiaires. 1. Définitions Les définitions suivantes s'appliquent à la présente circulaire : a) Plan comptable : plan de comptes ainsi que leur description, élaborés par la BRH à l'intention des CEC et des FCEC. Il fournit une liste de comptes codifiés permettant de classer, de regrouper et de traiter des données financières à des fins de présentation d'états financiers aux utilisateurs. b) Rapport consolidé : rapport reflétant la position financière de la CEC ou de la FCEC sur la base des données financières agrégées, c’est-à-dire le cumul des données individuelles des comptoirs ou points de service de la CEC ou de la FCEC. Il permet aux dirigeants d’avoir un aperçu global de l’ensemble des opérations. Les rapports consolidés comprennent non seulement les états financiers consolidés mais aussi les autres rapports statistiques mentionnés dans la présente circulaire. c) Rapport intermédiaire : rapport comprenant un jeu complet d'états financiers et d’autres rapports statistiques qui couvrent une période intermédiaire. Dans le cadre de la présente circulaire, ladite période correspond à un trimestre dont le premier commence le 1‘ octobre. d) Système d’information : ensemble organisé constitué de ressources technologiques et matérielles permettant l'enregistrement, le stockage, l’organisation et la communication d'informations aux utilisateurs internes et externes. La fiabilité des informations est tributaire de la qualité du système d’information de la CEC ou de la FCEC: Angles des rues Pavée et du Quai, Port-au-Prince, Haïti/ Téléphone : (509) 22.99.12.15 a [page 2] 2. Responsabilité des administrateurs Le conseil d'administration doit s‘assurer du respect des dispositions légales. réglementaires et statutaires. Il doit veiller à la qualité du système d'information de la CEC ou de la FCEC et à la fiabilité des données financières générées. Les états financiers et les autres rapports intermédiaires sont préparés sous son entière responsabilité. 3. Tenue des comptes Les CEC et les FCEC doivent tenir leurs comptes selon les normes édictées par la BRH. A la clôture de chaque exercice financier et à la fin de chaque trimestre, les CEC et les FCEC produisent leurs états financiers conformément aux exigences du plan comptable émis par la BRH. Les CEC ayant des points de service sont tenues de transmettre à la BRH des données consolidées. 4. Transmission des informations Sauf disposition contraire de ses règlements. l'exercice financier d'une CEC ou d’une FCEC se termine le 30 septembre de chaque année. Les états financiers et les autres rapports intermédiaires sont transmis à une fréquence trimestrielle et annuelle. Ils doivent être signés par le président et le secrétaire du conseil d'administration de la CEC ou de la FCEC. Les états financiers et les autres rapports intermédiaires sont transmis électroniquement à la BRH via le système de transmission d’information électronique BSA. 4.1. Données trimestrielles Les états financiers, présentés en comparaison avec ceux du trimestre précédent, ainsi que les autres rapports intermédiaires, sont transmis via le système de transmission d'information électronique BSA à la BRH sur une base trimestrielle. au plus tard quinze (15) jours ouvrables après la fin de chaque trimestre. Des rapports additionnels peuvent être sollicités à tout moment par la BRH. Les états financiers et les autres rapports intermédiaires comprennent les documents énumérés ci-après : Etat des résultats : Etat des résultats : Rapport sur l’évolution des liquidités : Rapport sur l’évolution des liquidités : 4 | Informations sur le portefeuille de | Informations sur le portefeuille de placements et titres ainsi que le rapport | placements et titres ainsi que le rapport sur la provision pour perte sur placement | sur la provision pour perte sur à placement : & a [page 3] Rapport de l'encours du portefeuille de Rapport de l’encours du portefeuille de ” crédit et le nombre de jours de retard par | crédit et le nombre de jours de retard catégorie et par tranche d'âge : par catégorie et par tranche d'âge : prêt : prêt : CÉnnr secteur d'activité : Rapport des prêts consentis aux Rapport comparatif sur la position de ”. dirigeants et personnes apparentées et change de la CEC nombre de jours de retard : Rapport des prêts consentis aux Rapport sur les statistiques générales employés et personnes apparentées et nombre de jours de retard : Il. | Rapport des prêts restructurés et provision pour créances douteuses de ce pe de prêts : Liste des 10 plus grands emprunteurs et leur solde respectif : Liste des 20 plus grands épargnants et leur solde respectif : Rapport comparatif sur la position de | change de la CEC : | L16: T'Rapport sur les statistiques générales. | 4.2.Données annuelles Les données annuelles comprennent les états financiers. les rapports sollicités sur une base annuelle et autres documents. Elles sont présentées sur une base comparative avec celles de l'exercice antérieur. 4.2.1. Les états financiers annuels Les états financiers annuels de toute CEC ou FCEC doivent être vérifiés par une firme d'audit ou un vérificateur indépendant agréé qui est en règle avec le fisc et membre de l'Ordre des Comptables Professionnels Agréés d'Haïti (OCPAH). Dans le cas des caisses fédérées, la vérification des états financiers est effectuée par la fédération à laquelle elles sont affiliées. Les états financiers annuels vérifiés sont transmis à la BRH dans les vingt (20) jours ouvrables à partir de la date de leur réception de la firme comptable, du vérificateur indépendant, ou de la fédération, et au plus tard, dans les six (6) mois qui suivent la fin de l’exercice financier. Les états financiers vérifiés des CEC et FCEC comprennent : le bilan, l'état des résultats, l’état de répartition des trop-perçus. l’état des flux de trésorerie. les a —————— …—…— [page 4] notes y afférentes ainsi que la liste des éléments hors bilan. Le rapport doit contenir également l'opinion du vérificateur ainsi que son appréciation du système de contrôle interne de la CEC ou de la FCEC. 4.2.2. Liste des autres documents annuels à transmettre Les autres documents et rapports périodiques comprennent : 1) tout document, déclaration. état ou situation annexés aux états financiers réclamés par la BRH en vue de lui permettre d’apprécier la situation financière de la CEC ; 2) copie de la patente délivrée par la DGI et du certificat d'enregistrement à l'OCPAH à jour de la firme d'audit. ou copie du certificat de déclaration définitive d'impôt et de la carte d'identification de l'OCPAH du vérificateur indépendant : 3) nom du vérificateur indépendant ou de la firme comptable retenu pour la vérification du prochain exercice : 4) copie du procès-verbal, dûment signé, de l'assemblée générale de l'exercice antérieur : 5) correspondance attestant le changement d'adresse du siège social et/ou d’un comptoir. si applicable : 6) copie des statuts et/ou règlements internes amendés, si applicable : 7) curriculum vitae des dirigeants : 8) tous les rapports et informations énumérés au point 4.1, représentant les données du dernier trimestre de l'exercice financier de la CEC. Par ailleurs, la BRH se réserve le droit, à tout moment, de solliciter des informations spécifiques sur un point de service quelconque. 4.3.Transmission des états financiers et rapports par les FCEC Les états financiers des FCEC doivent être accompagnés des documents suivants : 1) patente de la DGI et certificat d'enregistrement à l'OCPAH. à jour, de la firme qui a audité les états financiers : 2) nom de la firme retenue pour la vérification du prochain exercice : 3) curriculum vitae des membres du conseil d'administration de la FCEC : 4) copie du procès-verbal de l'assemblée générale de l'exercice antérieur dûment signé par le président et le secrétaire du conseil d'administration ainsi que les membres du comité de surveillance : 5) copie du procès-verbal de la dernière assemblée générale : 6) correspondance sur tout changement d'adresse : 7) rapport sur les opérations consolidées du réseau des caisses membres de la FCEC ainsi que les statistiques générales. | va ES [page 5] Les fédérations sont également tenues de transmettre à la BRH. conformément aux dispositions de l’article 122 de la Loi du 26 juin 2002, un rapport sur les inspections réalisées au cours du dernier exercice ainsi qu'une version électronique de tous les rapports d'inspection. Cette transmission se fait au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après la clôture de leur exercice financier. 5. Sanctions En cas de non-respect des dispositions définies dans la présente circulaire, les CEC et les FCEC s’exposent aux sanctions suivantes : a) Retard ou non transmission des rapports A défaut pour une CEC ou FCEC de fournir les états financiers et les documents énumérés dans la présente circulaire dans les délais impartis, la BRH se réserve le droit d'appliquer les sanctions suivantes : 1) Avertissement Au terme des délais fixés à la section 4 de la présente circulaire. la BRH se réserve le droit d’acheminer une lettre d'avertissement ou lettre de blâme au conseil d'administration de la CEC ou de la FCEC tout en lui enjoignant d’acheminer les documents manquants. Des pénalités peuvent être appliquées contre la CEC ou la FCEC concernée. 2) Pénalités Les pénalités par jour de retard commencent à s'appliquer cinq (5) jours ouvrables après la date de réception de l'avertissement de la BRH. Une pénalité de deux cent mille (200,000) gourdes est imposée à l'institution fautive par jour de retard. 3) Suspension A compter de dix (10) jours ouvrables de retard. la BRH suspend pour une durée temporaire les fonctions du président et du secrétaire du conseil d'administration. La suspension ne peut aller au-delà de six (6) mois. b) Fiabilité et exhaustivité des informations En tout temps. les états financiers et les montants déclarés dans les rapports prévus doivent être ceux apparaissant dans les documents de la CEC ou de la FCEC. Si après vérification, il existe des écarts entre les montants déclarés et ceux apparaissant dans les documents ou s’il s'avère que les données transmises ne sont pas fiables, la BRH enjoindra la CEC ou la FCEC d’en procéder à la correction dans un délai de huit (8) jours ouvrables à compter de la date de réception de la lettre de notification. a [page 6] 1) Pénalité Après le délai de huit (8) jours fixé, suivant la notification de la BRH à la CEC ou à la FCEC, une pénalité de cent mille (100,000) gourdes est imposée à l'institution fautive et payable dans les sept (7) jours qui suivent. Passé ce délai, le montant de la pénalité sera augmenté de 2/100 des écarts par jour de retard. 2) Suspension Si les écarts ne sont pas corrigés dans les 30 jours ouvrables à partir de la date de la notification, la BRH suspendra pour une durée temporaire les fonctions du président et du secrétaire du conseil d'administration. La suspension ne peut aller au-delà de six (6) mois. La BRH fait parvenir, par avis avec accusé de réception, à la CEC ou FCEC concernée, le montant des pénalités. Pour la CEC non fédérée. les pénalités doivent être réglées par chèque de Direction ou par virement à l’ordre de la BRH dans les délais fixés. Les pénalités de la CEC fédérée ou de la FCEC, seront automatiquement prélevées sur le compte de la fédération domicilié à la BRH. Le conseil d'administration de toute CEC ou toute FCEC est tenu d'informer l'assemblée générale des différentes sanctions qui ont été prises à l’encontre de l'institution financière. 6. Abrogation et entrée en vigueur La présente circulaire abroge la circulaire # 7 du 2 septembre 2008 et entre en vigueur le 5 janvier 2026. Port-au-Prince, le 29 septembre 2025 7 Gouverneur 6