Circular 10 to savings and credit cooperatives

Banque de la République d'Haïti CIRCULAIRE No 10 AUX COOPERATIVES D'EPARGNE ET DE CREDIT (CEC) En conformité avec les articles 12 et 15 de la Loi du 26 juin 2002 portant sur les Coopératives d'Epargne et de Crédit (CEC), celles-ci sont tenues de respecter les dispositions suivantes relatives aux pratiques de bonne gouvernance. 1. Définitions Les définitions suivantes s'appliquent à la présente circulaire . a) Administrateur : toute personne physique élue au sein du conseil d'administration d'une coopérative d'épargne et de crédit b) Comité de crédit : organe responsable de gérer le crédit conformément aux politiques et procédures définies en matière de crédit et adoptées par le conseil d'administration c) Comité de surveillance : organe chargé du contrôle sur toutes les activités de l'institution du point de vue du respect des principes coopératifs, des pratiques de bonne gestion et de l'ensemble des réglementations en vigueur ; d) Conseil d'administration : organe délibérant investi des pouvoirs pour administrer les affaires de la CEC et agir en toutes circonstances au nom de celle-ci dans la limite des compétences qui lui sont attribuées par les statuts, les règlements internes et l'assemblée générale des sociétaires ; e) Directeur (général) : personne physique nommée par le conseil d'administration pour assurer la direction de la CEC. Il est investi des pouvoirs qu'il exerce dans la limite des statuts et des pouvoirs délégués par le conseil d'administration ; f) Dirigeant : toute personne physique élue lors d'une assemblée générale d'une coopérative d'épargne et de crédit et membre de l'un des organes qui sont principalement le conseil d'administration, le comité de surveillance et le comité de crédit. Est aussi appelé dirigeant, toute personne nommée par le conseil d'administration de la CEC à titre de directeur de la CEC • g) Personnes apparentées : sont considérées comme personnes apparentées à la CEC, toute personne liée à un dirigeant ou à un employé, soit son conjoint, son enfant mineur, ou l'enfant mineur de son conjoint, la personne à laquelle il est associé ou la société de personne dans laquelle il est un associé, une personne morale dans laquelle il détient 5 0/0 du capital, une personne morale qui est contrôlée par lui ou par son conjoint, individuellement ou ensemble • 1 2. Rôle des dirigeants Les dirigeants d'une coopérative d'épargne et de crédit jouent un rôle déterminant dans la gouvernance de la caisse en guidant les activités et en veillant à ce que celles-ci soient menées efficacement, dans l'intérêt de l'institution. A cet égard, ils ont une triple obligation de loyauté, de diligence et de vigilance. L'obligation de loyauté, fondée sur une relation de confiance, engage le dirigeant à protéger les intérêts de la CEC en agissant de bonne foi envers la caisse et ses membres faisant preuve de compétence, et d'honnêteté dans l'exercice de ses fonctions • évitant tout conflit d'intérêt ; préservant strictement le caractère confidentiel des questions qui touchent l'institution, sans préjudice des principes de la transparence financière. En outre, l'obligation de loyauté exige de la part des dirigeants une gestion saine, basée sur la transparence. Annuellement, les dirigeants et les cadres supérieurs de l'institution doivent soumettre une déclaration Œintérêts et Œ apparentés afin d'éviter toute situation de conflit d'intérêt, pouvant prêter à équivoque. L'obligation de diligence astreint le dirigeant à faire preuve de discernement et d'un grand sens des responsabilités dans l'orientation et la surveillance des activités de la caisse. Dans cette optique, le dirigeant est tenu de respecter scrupuleusement la règle de prudence raisonnable selon laquelle il doit agir avec la diligence, l' application, la compétence et la circonspection dont une personne raisonnable ferait preuve dans les mêmes circonstances. L'obligation de vigilance contraint les dirigeants à prendre toutes les dispositions pour gérer efficacement les différents risques auxquels la CEC est exposée, et parallèlement éviter que la CEC ne soit utilisée à des fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. Par conséquent, les dirigeants doivent s'assurer de la mise en place de politiques, procédures et méthodes effectives en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Les dirigeants, plus particulièrement les administrateurs, sont tenus de procéder à la nomination d'un responsable de la fonction de conformité, et de s' assurer que les recommandations de celui-ci sont suivies. 3. Election des dirigeants Toutes les CEC doivent se doter de politiques et de procédures régissant l'organisation des élections des nouveaux dirigeants. De plus, annuellement, et au plus tard, dans les 90 jours qui précèdent la réalisation des assemblées générales, les CEC sont tenues de constituer un comité de cinq membres chargé d'organiser les élections. Le mandat des membres de ce comité prend fin avec la fermeture de rassemblée générale annuelle. L' avis de convocation incluant les différents postes à combler doit être affiché à un endroit visible de la CEC dans les 90 jours qui précèdent la réalisation de l'assemblée générale Sous réserve des restrictions de l'article 48 de la Loi du 26 juin 2002, le comité est ainsi constitué . 1 membre du conseil administration 2 1 membre du comité de crédit 1 membre du comité de surveillance 2 membres actifs choisis par les trois organes de la CEC 4. Organes de la CEC Les principaux organes de la CEC sont : a) L' Assemblée Générale b) Le Conseil d' Administration c) Le Comité de surveillance d) Le Comité de crédit 4.1 Attributions de l'assemblée générale L'Assemblée Générale des sociétaires est l'autorité suprême de la CEC. Elle est constituée par l'ensemble des sociétaires et a compétence pour : a) déterminer l'intérêt payable sur les parts permanentes, le cas échéant', b) élire et révoquer les dirigeants ; c) prendre connaissance du rapport annuel de la caisse incluant le rapport annuel du conseil d'administration, du comité de surveillance et du rapport annuel de crédit , d) nommer un auditeur externe e) statuer sur la répartition des trop-perçus f) modifier les statuts et règlements internes g) statuer sur les projets d'expansion de la CEC h) statuer sur les projets de fusion ou d' acquisition de la CEC', i) entériner les décisions relatives à l'utilisation du Fonds Social et Communautaire j) prononcer la dissolution de la CEC k) traiter de toutes questions relatives à l'organisation et au fonctionnement de la CEC. Les décisions de l'assemblée générale sont constatées par des procès-verbaux qui seront signés, après lecture à la prochaine convocation, par le président et le secrétaire du conseil d'administration ainsi que par tous les membres du comité de surveillance. Toutefois, une lecture de ces décisions doit être effectuée le même jour à l'intention des sociétaires. Les procès-verbaux signés sont transcrits sur un registre spécial destiné à cet effet. 4.2 Attributions du conseil d'administration Le conseil d'administration est l'organe décisionnel responsable de la bonne gestion de la CEC. A ce titre, il est tenu entre autres de • a) s'impliquer activement dans les activités de l'institution, se tenir informé des faits nouveaux et saillants, liés de près ou de loin aux opérations de la CEC, et tributaires de l'environnement 3 économique, et agir en temps opportun pour protéger les intérêts à court, moyen et long terme de l'institution • b) veiller à la définition des objectifs stratégiques de l'institution, notamment la politique générale en matière de risques et les procédures de gestion des risques, les approuver et s'assurer de leur exécution c) revisiter périodiquement les objectifs stratégiques et opérationnels de l'institution, de même que des situations et des opérations qui pourraient faire naître des risques importants pour l'institution, et qui évoluent au gré des événements • d) définir et surveiller la mise en œuvre du cadre de gouvernance, et vérifier régulièrement sa pertinence au regard de changements importants dans la taille de la CEC, notamment ses activités qui se complexifient, son implantation géographique, sa stratégie opérationnelle et les exigences réglementaires e) s'assurer de la continuité des activités de la CEC et du renouvellement des mandats des dirigeants • f) s'assurer de réalisation d'une évaluation des risques et mettre en place des lignes de défense; g) établir l'appétence pour le risque, en tenant compte de l'environnement concurrentiel et réglementaire, ainsi que des intérêts à long terme de l'institution, de son exposition au risque et de sa capacité à gérer efficacement les risques h) définir et veiller au bon fonctionnement du système de contrôle interne de F institution et sanctionner le rapport du contrôleur interne ou (des structures de contrôle) ainsi que son plan annuel d' activité • i) autoriser les dépenses d'investissement et d'exploitation, ainsi que l'acquisition et la radiation des biens de la CEC • j) nommer le directeur (général), et le cas échéant, tout autre cadre supérieur de la CEC et surveiller leur performance ainsi que celle des responsables des fonctions de contrôle interne et de conformité k) approuver l'organigramme et l'organisation administrative de l'institution l) définir les politiques et procédures de la CEC tout en s'assurant de leur mise à jour, notamment celles en matière de contrôle, de ressources humaines, de crédit, d'épargne et de trésorerie, etc. m) délibérer sur la mise en place de comités spécialisés en définissant leurs objectifs, leur composition et leurs procédures de fonctionnement • n) promouvoir et instaurer une saine et forte culture d'entreprise en valorisant un comportement responsable et éthique • o) adopter un code de déontologie applicable aux dirigeants et aux employés et veiller à sa mise à jour ; p) s'assurer de l'éducation financière et continue des sociétaires; q) approuver les états financiers intérimaires et annuels • r) rendre compte à l' assemblée générale de la gestion globale de l'institution ; s) veiller à la mise en place d'une politique adéquate de communication externe notamment avec la BRH ; 4 t) s'assurer du respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires. 4.3 Attributions du comité de surveillance Le comité de surveillance a pour fonction de surveiller les opérations de la CEC. Il doit s'assurer notamment que • a) la vérification de l'encaisse et des autres éléments de l'actif est faite sur une base périodique • b) les opérations de la CEC sont conformes à la loi et aux règlements qui lui sont applicables; c) les affaires internes et les activités de la CEC sont inspectées conformément aux dispositions légales, réglementaires et statutaires; d) la CEC respecte les normes et instructions émanant de la BRH • e) le plan annuel et les rapports du contrôleur interne ou des structures de contrôle font l'objet d'un suivi approprié • f) les rapports du vérificateur externe, ainsi que ceux de la BRH et/ou de la Fédération font l'objet d'un suivi approprié de la part du conseil d'administration • g) les règles adoptées par la CEC sont respectées. Le comité de surveillance a, en outre, pour fonction de recevoir les plaintes des sociétaires, d'en saisir, au besoin, les autres organes de la CEC et de répondre au plaignant. Il doit aussi sanctionner l'inventaire périodique des biens de la CEC. Les délibérations du comité de surveillance sont transcrites dans un registre de procès-verbaux et signées par le président et le secrétaire. Ce registre et toutes communications dudit comité sont conservés au local de la CEC. 4.4 Attributions du comité de crédit Le comité de crédit a pour responsabilité de gérer le crédit conformément aux politiques et procédures définies en matière de crédit, et adoptées par le conseil d' administration. Les membres du comité de crédit doivent se réunir pour : a) approuver les demandes de crédit des membres de la CEC • b) recevoir et analyser le rapport des prêts octroyés dans le cadre de la délégation de pouvoir attribuée à la direction de la CEC', c) faire un suivi régulier de tous les prêts octroyés par la CEC (décaissement et remboursement) • d) prendre connaissance des rapports sur le crédit de la CEC et proposer au conseil d'administration des mesures correctives au regard des faiblesses décelées e) recevoir la liste des prêts radiés. Les délibérations du comité de crédit sont transcrites dans un registre de procès-verbaux et signées par le président et le secrétaire. Ce registre et toutes communications dudit comité sont conservés au local de la CEC. 5 4.5 Composition et qualification des différents organes Le conseil d'administration est composé d'au moins cinq (5) membres et de neuf (9) membres au plus. Les comités de crédit et de surveillance sont composés de trois (3) membres chacun. 6 Toute CEC est tenue de fournir à la BRH pour tout nouveau dirigeant au conseil d'administration, au comité de surveillance et au comité de crédit, les renseignements ci-après a) les prénom(s) et nom (s), profession, adresse et nationalité . b) le solde en prêt, en épargne • c) un casier judiciaire et un certificat de police • d) une déclaration d'intérêts et d' apparentés du dirigeant e) un curriculum vitae incluant les données personnelles, la formation et le perfectionnement professionnel, les mandats divers, l'énumération chronologique et une description des activités professionnelles exercées antérieurement et actuellement. La BRH se réserve le droit de formuler des objections quant au choix ou à l'élection d'un dirigeant et de demander tous les renseignements nécessaires aux fins de s'assurer de la qualité des dirigeants. Tout candidat à un poste électif doit remplir les critères imposés par l' article 48 de la Loi sur les CEC. Dautres critères peuvent être imposés par la CEC sur approbation de la BRH, sans préjudice aux principes coopératifs et aux dispositions statutaires. Tout dirigeant ayant fait l'objet d'au moins deux sanctions prises dans le passé à son encontre par la BRH ou étant impliqué dans des situations contraires aux dispositions légales et réglementaires ainsi qu'aux principes de gestion saine et prudente de sa caisse, n'est habilité à briguer aucun poste électif ou nominatif pour devenir dirigeant d'une CEC ou d'une fédération de CEC. Ces sanctions ou ces situations sont notamment . avertissement à un dirigeant ou à l'un des organes de la CEC dont il fait partie • suspension de ses activités par la BRH au cours de son mandat • suspension des pouvoirs d'un organe auquel il fait ou faisait partie • son implication directe ou indirecte dans un dossier de fraude ou de détournement de fonds • situations de conflits d'intérêts volontaires ; nonremboursement de son ou ses prêt(s) dans une CEC quelconque. 5. Caractéristiques des responsabilités en matière de gouvernance des différents organes Le conseil d'administration, les comités de crédit et de surveillance doivent être constitués de membres capables de porter un jugement indépendant sur les activités de la CEC. Leurs membres doivent disposer de connaissances suffisantes en matière de coopérative financière et attester d'une expérience dans l'administration d'entreprise. Chaque membre des organes de la CEC doit posséder la compétence requise pour comprendre le fonctionnement de la CEC et faire preuve d'intégrité dans l'exercice de sa mission. Ainsi, le conseil d'administration doit approuver, annuellement, un programme de formation à l'intention de tous les dirigeants et employés. Ce programme tiendra compte de l'évolution de la situation de la caisse et de ses besoins. Les dirigeants d'une CEC doivent agir avec soin, prudence et diligence comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable. Ils doivent aussi agir avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt 6 de la CEC et respecter ses objets. A cette fin, ils doivent tenir compte de l'intérêt des sociétaires et éviter de se placer dans une situation de conflits entre leurs intérêts personnels et leurs obligations. En vue d'éviter toute situation de traitement de faveur et réduire les possibilités de collusion, les dirigeants (élus et nommés) ne doivent avoir entre eux aucun lien de parenté. De même, les dirigeants, le directeur et le personnel ne doivent avoir entre eux aucun lien de parenté jusqu'au 3ième degré. Il est fait obligation à tous les dirigeants, les membres des comités spécialisés et cadres supérieurs de la CEC de produire annuellement une déclaration d'intérêts et d' apparentés conforme aux annexes A et B de la présente circulaire. 5.1 Responsabilités en matière de gouvernance du conseil d'administration Le conseil d'administration administre les affaires de la CEC et exerce, dans les limites des statuts et des règlements internes, les pouvoirs qui lui sont généralement ou spécialement délégués par l'assemblée générale des sociétaires. Il doit veiller au bon fonctionnement de l'institution, à la réalisation des objectifs fixés et à la protection des ressources et des valeurs de l'institution. Aucun dirigeant n'est autorisé à agir au nom du conseil d' administration sans une autorisation préalable. Toutes les décisions du conseil d'administration sont inscrites dans un procès-verbal, signé par le président et le secrétaire dudit conseil. Ces décisions sont communiquées au directeur pour les suites appropriées. Le conseil d'administration tient un registre de toutes ses communications classées par ordre chronologique et/ou thématique. Les procès-verbaux, les communications et tous les dossiers traités par le Conseil d' Administration ou qui sont à l'étude doivent être conservés de façon ordonnée et sécuritaire, dans les locaux de la CEC. Le conseil d'administration peut créer en son sein des comités spécialisés. Le nombre, la nature et la composition de ces comités dépendent notamment de la taille de la CEC et de son profil de risque. Ces comités qui ont un pouvoir de recommandation ne peuvent se substituer au conseil d'administration, aux comités de surveillance et de crédit. Ils rendent compte de leur activité au conseil d'administration, et toutes leurs décisions doivent être sanctionnées par ledit conseil. Les comités doivent tenir le registre de leurs délibérations et de leurs décisions comprenant l'agenda de la réunion, les recommandations formulées et opinions divergentes exprimées. Pour la constitution des comités spécialisés, sous réserve des dispositions de l'article 48 de la Loi sur les CEC, le conseil d'administration peut s'adjoindre un ou des membres de la caisse, pourvu que ces derniers ne relèvent pas du statut de personnes apparentées. Pour toutes les caisses dont la taille se chiffre à un (1) milliard de gourdes en actif, la formation d'un comité d'audit est obligatoire. Ce comité est composé des membres du conseil d'administration et de professionnels externes qui sont membres de la caisse. La composition de ce comité ne peut excéder trois membres. Ce comité a pour rôle principal de contribuer à la pertinence de l'information, d' 8 assurer la surveillance des risques de l'institution et de garantir l'efficacité du système de contrôle interne de la CEC. Il est à noter que les professionnels externes qui sont des consultants doivent avoir la compétence et l'expérience requises pour faire partie des comités spécialisés. Des frais annuels ne dépassant pas 1/10 du salaire annuel du directeur peuvent leur être attribués, et leurs dossiers doivent être acheminés à la BRH qui se réserve le droit d'exprimer son avis de non-objection. Le conseil d'administration doit veiller, avec une attention particulière, à la prévention d'éventuels conflits d' intérêts, à la transparence et à la confidentialité de I ' information fournie et à I 'harmonisation véritable de toutes les parties en présence. A cet effet, il doit s'assurer de l'élaboration et de la mise en œuvre d'une politique et de procédures de prévention et de traitement de conflits d'intérêts réels ou potentiels, d'un Code d'éthique et de déontologie et de mécanismes de communication efficaces. Le conseil d' administration doit veiller à ce que les ressources de l'institution ne soient pas détournées ou mal utilisées. Le conseil d'administration doit veiller au respect de toutes les dispositions légales, réglementaires, statutaires relatives à l'information des sociétaires sur ses propres activités ainsi que sur celles de l'institution. 5.2 Responsabilité en matière de gouvernance du comité de surveillance Le comité de surveillance doit être attentif au respect des principes coopératifs, des statuts et règlements internes, des politiques et procédures adoptées par le conseil d'administration ainsi que l' ensemble des réglementations en vigueur telles que la loi régissant les CEC, les normes prudentielles et lignes directrices édictées par la BRH pour le secteur. Cette attention se doit d'être manifestée dans la manière d'exercer avec compétence et bon sens les différents contrôles à l'intérieur de la CEC. Dans une dynamique d'accomplissement d'un travail plus complet et utile, le comité de surveillance peut toujours se référer aux rapports du contrôleur interne ou du comité de contrôle interne. Ceci découle de la capacité des membres du comité de surveillance à toujours consulter et appréhender les différents documents de référence ayant rapport au fonctionnement général de la CEC. 5.3 Responsabilité en matière de gouvernance du comité de crédit Le comité de crédit gère l'élément d' actif le plus important de la CEC. Il s' agit de la principale source de revenus de toute CEC, et son poids dans le coefficient d'exploitation est d'une importance inestimable. Le comité est donc appelé à se montrer très avisé quant à l'octroi des prêts qu'il approuve lui-même après analyse ainsi que les autres prêts approuvés par le directeur compte tenu du niveau de délégation adopté dans la caisse dans ce domaine. La responsabilité du comité de crédit ne consiste pas seulement à approuver des demandes d' emprunt sur la base des informations financières et non financières qui lui sont soumises. Il doit aussi faire un suivi régulier de l'ensemble des prêts en termes de décaissement, de récupération et de qualité de la 9 gestion globale du crédit. Il peut, le cas échéant, formuler au conseil d'administration des recommandations visant à améliorer la qualité de la gestion du portefeuille de crédit. 6. Attributions de la Direction Générale La direction générale est chargée de mettre en application les décisions du conseil d'administration, d'orienter et de superviser la CEC. A ce titre, elle doit notamment : a) veiller à l'élaboration des objectifs opérationnels, des stratégies, de la structure organisationnelle et des mesures de contrôle, ainsi que des politiques et des budgets devant être approuvés par le conseil d'administration ; b) exécuter et suivre les objectifs opérationnels, les stratégies et les plans approuvés par le conseil d'administration, et assurer l'efficacité de la structure organisationnelle et des mesures de contrôle • c) définir la politique générale en matière de risques et les procédures de gestion des risques d) concevoir et mettre en place, ou mettre en œuvre des dispositifs de contrôle permanent de conformité, de gestion et de contrôle des risques e) mettre à la disposition des administrateurs en temps utile, des informations suffisantes et de qualité sous une forme appropriée pour leur permettre d'assumer convenablement leurs tâches f) veiller à prévenir, détecter et gérer tout conflit d'intérêts potentiels, notamment dans le cadre de l'octroi de prêts aux dirigeants et aux employés g) coordonner les activités des différents points de service et départements de la CEC en vue de la réalisation des objectifs fixés h) véhiculer les valeurs et vulgariser la culture de la CEC • i) s'assurer du bon fonctionnement du système de contrôle interne de la CEC • j) gérer efficacement le personnel afin d'atteindre les objectifs fixés par le conseil d' administration • k) veiller au respect des règlements internes de la CEC. 7. De la gestion et du contrôle du cadre organisationnel Les membres du conseil d'administration des CEC doivent adopter un dispositif adéquat d'organisation d'entreprise en vue d'assurer une gestion efficace et prudente de leur institution en tenant compte de la nature, du degré et de la complexité des risques auxquels les caisses font face. Toutefois, la structure organisationnelle des CEC doit comprendre les éléments suivants : a) des organes administratifs qui rendent compte de leurs activités à l'assemblée générale des sociétaires et qui sont constitués par , a un conseil d' administration, un comité de surveillance, un comité de crédit, b) une direction générale qui coiffe et coordonne les activités des autres départements de l'institution. A la tête de la direction générale, se trouve un directeur qui se rapporte au conseil d administration 10 c) des comités spécialisés constitués, au besoin, par le conseil Œ administration. Pour toutes les CEC dont l'actif se chiffre à un milliard de gourdes, la formation Œun comité d'audit est obligatoire • d) un contrôleur interne qui se rapporte administrativement à la direction générale et fonctionnellement au conseil d'administration. Les CEC disposant d'au moins trois points de service et/ou 750 millions de gourdes en actif doivent constituer un service de contrôle interne e) une structure de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération des armes de destruction massive. Les CEC doivent procéder annuellement à l'évaluation du fonctionnement du dispositif de gestion ainsi que des organes d'administration et de direction. 7.1 Des outils de gestion du cadre organisationnel Les CEC doivent disposer des outils de gestion du cadre organisationnel ci-après : a) un plan d'affaires prévisionnel au minimum triennal, décliné par année et actualisé au moins une fois par an pour tenir compte de l'évolution de l'environnement, des résultats effectifs obtenus et de la réévaluation des principales hypothèses retenues : b) un dispositif de suivi budgétaire • c) un organigramme détaillé et une organisation administrative fonctionnelle, adoptés par le conseil d'administration. L'organisation administrative doit comporter une définition précise des fonctions et des postes • d) des politiques et des procédures qui guident la gestion des différentes activités de la CEC • e) des procédures et techniques de gestion des risques comprenant notamment : i. un système de répartition des pouvoirs en matière de crédit, d'opérations avec les membres et les autres institutions indiquant clairement les instances et personnes autorisées ainsi que les limites pour lesquelles elles ont reçu délégation ii. des procédures d'évaluation ou de cotation des risques aboutissant à une cartographie des principaux risques , iii. des mécanismes de consolidation et de surveillance des grands risques, et de mesure de la concentration sectorielle et géographique des risques ; un processus continu d'évaluation de l'adéquation de leurs fonds propres et de leur liquidité à l'évolution de leur activité et des risques • v. des mécanismes de surveillance des risques pris sur les dirigeants, certains cadres supérieurs et les personnes apparentées. f) Œune politique de communication qui tient compte de la confidentialité de l'information g) un programme de formation répondant au besoin de la CEC est élaboré à l'intention des dirigeants et des employés. 7.2 Des outils de contrôle de la gestion du cadre organisationnel 11 Les CEC doivent se doter d'un dispositif de contrôle de la gestion du cadre organisationnel, capable de mesurer et d'améliorer les performances à tous les niveaux. A cet égard, elles doivent mettre en place a) un système de contrôle interne et de maitrise des risques efficace a) un dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme conforme aux dispositions légales et réglementaires, et permettant une identification de la clientèle, une surveillance renforcée de certaines opérations et une formation continue du personnel b) un code de déontologie applicable aux dirigeants, membres des comités spécialisés et aux employés. A défaut de se conformer aux exigences de la présente circulaire, la BRH se réserve le droit de : a) exiger le redressement immédiat de la situation b) adresser une lettre d'avertissement au conseil d'administration de l'institution financière fautive • c) suspendre provisoirement les activités des dirigeants élus ou désignés • d) destituer les membres du conseil d'administration, du comité de surveillance et du comité de crédit. La BRH peut appliquer un ou plusieurs de ces sanctions au même cas selon la gravité de l'infraction. 8. Entrée en vigueur Les dispositions de la présente circulaire entrent en vigueur le 6 janvier 2025. Port-au-Prince, le 9 octobre 2024 Ronald GABRIEL Gouverneur 12 ANNEXE A Formulaire de déclaration æ intérêts Pour année Informations Personnelles du membre qui fait la déclaration Folio Date Noms et Prénoms Profession Activité Fonction dans la CEC Comité/Conseil (Employé)/Département Déclaration du conflit d'intérêts Je soussigné (e)après avoir pris connaissance des statuts, règlements internes, code de déontologie et de la politique en matière de conflits d'intérêts de la CEC (sigle) estime être en situation de conflits Œ intérêts réels, potentiels ou apparents pour les motifs suivants . Intérêts à déclarer Descri tion Je certifie que les informations fournies sont exactes Fait à Signature le Ce formulaire doit être complété par tous les cadres supérieurs et dirigeants de la CEC