(2018-06) Circular 99-2 to banks

Banque de la République d’Haïti CIRCULAIRE No 99-2 AUX BANQUES La présente circulaire détermine certaines mesures préventives que les banques doivent prendre aux fins de lutter contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. 1. Devoir de vigilance relatif à la clientèle En conformité aux dispositions de la loi du 11 novembre 2013 sanctionnant le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et de la loi du 28 septembre 2016 modifiant celle du 11 novembre 2013, les banques sont tenues d’identifier leurs clients, les mandataires de leurs clients, les titulaires de procuration et les bénéficiaires effectifs, et de vérifier leur identité au moyen de documents, de sources de données ou de renseignements indépendants et fiables. L’identification des clients a lieu lors : 1) de l’établissement de la relation d’affaires ; 2) des transactions occasionnelles égales ou supérieures au seuil établi par la loi; 3) des transactions sous forme de virements électroniques (transferts de fonds); 4) des transactions multiples en espèces, tant en gourdes qu’en devises étrangères, lorsqu’elles dépassent au total, le seuil établi et sont réalisées par et pour le compte de la même personne en l’espace d’une journée ou dans une fréquence inhabituelle ; 5) de l’existence d’un soupçon de blanchiment de capitaux ; 6) de l’existence d’un soupçon de financement du terrorisme ; 7) des doutes quant à la véracité ou la pertinence des données d’identification du client précédemment obtenues. Les banques doivent accorder une importance particulière aux normes relatives à la connaissance du client pour préserver leur réputation et l’intégrité du système bancaire et financier. Pour ne pas s’exposer au risque d’atteinte à la réputation, au risque opérationnel et au risque juridique, les banques doivent disposer de politiques, méthodes et procédures en tenant compte entre autres des éléments suivants : a) des conditions claires d’acceptation de nouveaux clients ; b) des règles précises sur l’identification des clients et de leurs mandataires ; c) une surveillance continue des comptes à hauts risques ; d) des procédures et moyens appropriés pour la gestion des risques ; e) des mesures de vigilance pour la clientèle. Les banques doivent disposer de procédures de gestion des risques quant aux conditions dans lesquelles un client peut bénéficier de la relation d’affaires avant la vérification de son identification (opérations n’impliquant pas la présence physique du client). Les banques doivent exercer une vigilance permanente et examiner les opérations effectuées par la clientèle en vue de s’assurer qu’elles sont conformes à ce qu’elles savent de leurs clients, de leurs activités commerciales, de leur profil de risque et le cas échéant de la source de leurs fonds. 1 2. Informations requises pour l’identification L’identification d’une personne physique selon l’article 18 de la loi du 11 novembre 2013 sanctionnant le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme implique « l’obtention du nom complet, de la date et du lieu de naissance, de l’adresse de son domicile principal ». En ce qui a trait à la vérification des informations, l’article 18 de la loi susmentionnée précise que : « la vérification de l’identité de la personne physique requiert la présentation d’un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie, dont il en est pris copie. La vérification de son adresse est effectuée par la présentation d’un (1) document de nature à en faire la preuve ». Les personnes physiques non résidentes dans le pays doivent être identifiées de la même manière que les résidents. Les enfants mineurs doivent être représentés par un parent, client de l’institution financière, sinon des preuves documentaires sur l’identité de l’enfant et de son tuteur légal doivent être apportées. Lorsque le client est une personne morale, l’identification et la vérification de l’identité porte sur « la dénomination sociale, la preuve de sa constitution légale, l’adresse du siège principal, l’identité des administrateurs, et la connaissance des dispositions régissant le pouvoir d’engager la personne morale », selon l’article 18 de la loi du 11 novembre 2013. L’identification doit porter également, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale, sur l’objet et la nature envisagée de la relation d’affaires. Lors de l’identification des clients, une copie de tous les documents doit être faite, classée et centralisée par la banque. Des contrôles formels doivent être effectués quant à la signature, aux éventuelles anomalies sur la photographie et à l’apparence physique du client potentiel. Si les banques ne peuvent pas respecter les dispositions prévues ci-dessus, elles ne peuvent ni nouer ou maintenir une relation d’affaires, ni effectuer une opération pour le client. Elles détermineront, dans ce cas, s’il y a lieu de produire une déclaration de soupçon à l’Unité Centrale de Renseignements Financiers (UCREF) ou d’établir un rapport confidentiel interne conformément à l’article 20 de la loi du 11 novembre 2013. Les banques ne sont pas tenues de façon répétée d’identifier chaque client et en vérifier l’identité chaque fois que celui-ci réalise une opération. La banque peut s’en remettre aux mesures d’identification et de vérification déjà réalisées, à moins qu’elle ait des doutes quant à la véracité des informations préalablement obtenues. 2.1. Documents d’identification Les pièces et documents suivants doivent être exigés lors de l’ouverture de comptes, l’émission de cartes de paiement, la location de coffres, l’exécution des transactions importantes en espèces c’est-à-dire pour une somme globalement égale ou supérieure à six cent mille gourdes (HTG 600,000.00) ou l’équivalent en monnaie étrangère, pour une opération occasionnelle de montant élevé, pour toute transaction effectuée dans des conditions de complexité inhabituelles ou injustifiées, pour toute transaction qui parait ne pas avoir de justification économique ou d’objet licite, au moment de l’exécution de transactions sous forme de virements électroniques, pour la garde des titres et d’autres avoirs, ou toutes autres transactions. 2 2.1.1. Personnes physiques a) patronyme légal et autres noms utilisés (par exemple nom de jeune fille) ; b) date et lieu de naissance ; c) nationalité ; d) profession, charge publique et/ou nom de l’employeur ; e) pays de résidence ; f) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou passeport ou permis de conduire) ; g) adresse (l’adresse complète doit être obtenue, un numéro de boite postale n’est pas suffisant) ; h) téléphone, courrier électronique (optionnel) ; i) un (1) document prouvant l’adresse : facture d’électricité ou facture d’eau ou avis d’imposition ou relevé bancaire, etc. 2.1.2. Enfants mineurs a) acte de naissance ou extrait d’archives ; b) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou permis de conduire ou passeport) identifiant l’un des parents et un (1) document prouvant l’adresse du parent, ou c) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou permis de conduire ou passeport) du tuteur légal et un (1) document prouvant l’adresse du tuteur ; d) conseil de famille, le cas échéant. 2.1.3. Personnes morales Société civile a) contrat ou convention créant la société dûment enregistrée au Ministère du Commerce et de l’Industrie; b) adresse du siège principal de la société (l’adresse complète doit être obtenue, un numéro de boite postale n’est pas suffisant) ; c) téléphone, courrier électronique (optionnel) ; d) immatriculation fiscale, certificat de patente ; e) nom (s) et prénom (s) des associés; f) un (1) document habilitant un ou plusieurs associés à effectuer des transactions et opérations financières ; g) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou passeport ou permis de conduire) identifiant les associés mandataires ou les bénéficiaires effectifs ; h) nom, prénom, profession, adresse des associés mandataires, téléphone, courrier électronique (optionnel) ; i) un (1) document prouvant l’adresse des associés mandataires (facture d’électricité ou facture d’eau ou avis d’imposition ou relevé bancaire, etc.). 3 Société en nom collectif et Société en commandite a) acte constitutif de la société dûment enregistrée au Ministère du Commerce et de l’Industrie ; b) statuts de la société dûment enregistrée au Ministère du Commerce et de l’Industrie ; c) adresse du siège principal de la société (l’adresse complète doit être obtenue, un numéro de boite postale n’est pas suffisant) ; d) téléphone, courrier électronique (optionnel) ; e) immatriculation fiscale, certificat de patente ; f) nom (s) et prénom (s) des associés et des bénéficiaires effectifs, pays de résidence, pourcentage de parts sociales détenues ; g) un (1) document habilitant un ou plusieurs associés à effectuer des transactions et opérations financières ; h) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou passeport ou permis de conduire) identifiant les associés mandataires et des bénéficiaires effectifs ; i) nom, prénom, profession, adresse des associés mandataires et des bénéficiaires effectifs, téléphone, courrier électronique (optionnel) ; j) un (1) document prouvant l’adresse des associés mandataires (facture d’électricité ou facture d’eau ou avis d’imposition ou relevé bancaire, etc.). Société anonyme a) autorisation de fonctionnement délivrée par le Ministère du Commerce et de l’Industrie ; b) statuts de la société dûment enregistrée au Ministère du Commerce et de l’Industrie ; c) adresse du siège social et des succursales le cas échéant ; d) téléphone, courrier électronique (optionnel) ; e) immatriculation fiscale, certificat de patente ; f) nom (s) et prénom (s) des actionnaires, pays de résidence, catégorie d’actions détenues (nominative ou au porteur), pourcentage d’actions détenues ; g) nom (s) et prénom (s) des membres du Conseil d’Administration et des dirigeants ; h) un (1) document du conseil d’administration habilitant une ou des personnes à effectuer des transactions et opérations financières ; i) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou passeport ou permis de conduire) identifiant les mandataires et les bénéficiaires effectifs ; j) nom, prénom, profession, adresse des mandataires et les bénéficiaires effectifs, téléphone, courrier électronique (optionnel) ; k) un (1) document prouvant l’adresse des mandataires (facture d’électricité ou facture d’eau ou avis d’imposition ou relevé bancaire, etc.). Les sociétés anonymes de droit étranger doivent fournir toutes les pièces ci-dessus mentionnées. Les copies de documents doivent être certifiées conformes aux originaux par les personnes autorisées (notaire ou consulat ou ambassade, etc.) et traduits en français, le cas échéant. Organisation Non Gouvernementale (ONG) a) autorisation de fonctionnement délivrée par le Ministère de la Planification et de la Coopération externe ; b) statuts de l’ONG ; c) adresse (l’adresse complète doit être obtenue, un numéro de boite postale n’est pas suffisant) ; d) téléphone, courrier électronique (optionnel) ; 4 e) immatriculation fiscale, certificat de patente ; f) nom (s) et prénom (s) des dirigeants et des fondateurs ; g) un (1) document des membres du conseil de direction aux personnes habilitées à faire des transactions et opérations financières ; h) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou passeport ou permis de conduire) identifiant les mandataires et bénéficiaires effectifs ; i) nom, prénom, profession, adresse des mandataires, téléphone, courrier électronique (optionnel) ; j) un (1) document prouvant l’adresse des mandataires (facture d’électricité ou facture d’eau ou avis d’imposition ou relevé bancaire etc.). Coopératives (épargne et crédit, agricole, de transport, etc.) a) autorisation de fonctionnement délivrée par le Conseil National des Coopératives ou par la BRH le cas échéant ; b) statuts de la coopérative dûment enregistrée au Conseil National des Coopératives ; c) adresse du siège principal (l’adresse complète doit être obtenue, un numéro de boite postale n’est pas suffisant) ; d) téléphones, courrier électronique (optionnel) ; e) immatriculation fiscale ; f) nom (s) et prénom (s) des membres du conseil d’administration ; g) un (1) document du conseil d’administration aux personnes habilitées à faire des transactions et opérations financières ; h) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou passeport ou permis de conduire) identifiant les mandataires ; i) nom, prénom, profession, adresse des mandataires, téléphone, courrier électronique (optionnel) ; j) un (1) document prouvant l’adresse des mandataires (facture d’électricité ou facture d’eau ou avis d’imposition ou relevé bancaire, etc.). Fondation a) inscription délivrée par la Mairie ; b) statuts de la fondation ; c) adresse du siège principal (l’adresse complète doit être obtenue, un numéro de boite postale n’est pas suffisant) ; d) téléphones, courrier électronique (optionnel) ; e) immatriculation fiscale ; f) nom (s) et prénom (s) des dirigeants et des fondateurs ; g) un (1) document du conseil d’administration aux personnes habilitées à faire des transactions et opérations financières ; h) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou passeport ou permis de conduire) identifiant les mandataires ; i) nom, prénom, profession, adresse des mandataires, téléphone, courrier électronique (optionnel) ; j) un (1) document prouvant l’adresse des mandataires (facture d’électricité ou facture d’eau ou avis d’imposition ou relevé bancaire, etc.). Autres entreprises commerciales a) certificat de patente ; b) immatriculation fiscale ; c) carte d’identité professionnelle ; 5 d) adresse (l’adresse complète doit être obtenue, un numéro de boite postale n’est pas suffisant) ; e) téléphones, courrier électronique (optionnel) ; f) nom (s) et prénom (s) du ou des propriétaires et des bénéficiaires effectifs ; g) un (1) document du ou des propriétaires aux personnes habilitées à faire des transactions et opérations financières; h) un (1) document officiel original en cours de validité et comportant une photographie (carte d’identification nationale ou permis de conduire ou passeport) identifiant les mandataires et les bénéficiaires effectifs ; i) nom, prénom, profession, adresse des mandataires et des bénéficiaires effectifs, téléphone, courrier électronique (optionnel) ; j) un (1) document prouvant l’adresse des mandataires (facture d’électricité ou facture d’eau ou avis d’imposition ou relevé bancaire, etc.). Œuvres caritatives, clubs, associations, églises et partis politiques Dans le cas de telles entités, les banques doivent vérifier l’identité d’au moins deux signataires, en sus de l’entité elle-même. Les responsables à identifier doivent être les personnes qui contrôlent totalement ou partiellement les actifs, c’est-à-dire les membres de l’organe ou comité exécutif, le président, un administrateur, le trésorier et tous les signataires autorisés. En ce qui a trait aux partis politiques, la copie des pièces suivantes doivent être réclamés : a) l’enregistrement au Ministère de la Justice et de la Sécurité Publique ; b) l’acte constitutif ; c) les documents d’identification du représentant officiel ou de ceux mandatés par le Comité de direction. Fonds de retraite Le fiduciaire ou tout autre responsable des relations avec la banque (administrateur, gérant, signataire autorisé) doivent être considérés comme les principaux responsables et leur identité doit être vérifiée par les banques. Autres Pour tout autre type d’entités non mentionnés dans la présente circulaire, les banques sont tenues de prendre les mesures adéquates aux fins d’établir l’identité du client et des bénéficiaires effectifs et à n’accepter de clients qu’à l’issue de cette procédure. 2.1.4. Sociétés en formation Pour les sociétés en formation (sociétés, fondations, ONG), les copies des documents notariés de constitution (acte de fondation, statut, assemblée constitutive) et tous documents prouvant le processus d’enregistrement de la nouvelle entité (facture des Presses Nationales, correspondances, etc.) sont acceptables. La banque s’assure, dans des délais raisonnables, de compléter le dossier d’ouverture de compte et s’efforce de vérifier l’identité des mandataires de la société en formation. 6 2.2. Comptes ouverts à distance et technologies nouvelles Lorsqu’un compte est ouvert par voie électronique, l’envoi de tous les documents doit être fait par courrier recommandé avec accusé de réception dans les cinq (5) jours ouvrables, suivant la date d’ouverture du compte. Cet accusé doit être signé en personne par le titulaire du compte. Les copies des documents d’identification doivent être certifiées conformes aux originaux par les personnes autorisées (notaire ou consulat ou ambassade, etc.). Lorsqu’il s’agit d’une personne morale, tous les documents doivent être traduits en français et notariés. Les banques doivent donc prendre toutes les dispositions nécessaires pour prévenir le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme lorsqu’elles entretiennent des relations d’affaires ou exécutent des opérations avec un client qui n’est pas physiquement présent aux fins d’identification, ce conformément à l’article 14 de la loi du 11 novembre 2013. Les banques doivent identifier et évaluer les risques de blanchiment de capitaux pouvant résulter : (a) du développement de nouveaux produits et de nouvelles pratiques commerciales, y compris de nouveaux mécanismes de distribution ; (b) de l’utilisation de technologies nouvelles ou en développement en lien avec de nouveaux produits ou des produits préexistants. Cette évaluation de risques devrait avoir lieu avant le lancement des nouveaux produits ou des nouvelles pratiques commerciales ou avant l’utilisation de technologies nouvelles ou en développement. Les banques doivent prendre des mesures appropriées pour gérer ces risques. 3. Mesures de vigilance renforcée Les banques doivent appliquer, en fonction de leur appréciation du risque, des mesures de vigilance renforcées dans des situations qui, de par leur nature, peuvent présenter un risque élevé de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme et, à tout le moins, dans les cas suivants (liste non limitative) : a) lorsque le client ou son bénéficiaire effectif n’est pas présent physiquement ; b) le client ou son bénéficiaire effectif est une personne politiquement exposée résidant à l’étranger ; c) les opérations effectuées avec des personnes physiques ou morales de pays qui n’appliquent pas ou appliquent insuffisamment les normes internationales en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et contre le financement du terrorisme ; d) les relations de correspondants bancaires. En outre, comme le prescrit l’article 20 de la loi du 11 novembre 2013, une vigilance particulière doit être exercée à l’égard des opérations provenant d’établissements ou d’institutions financières qui ne sont pas soumis à des obligations suffisantes en matière d’identification des clients ou de contrôle des transactions. 3.1. Bénéficiaires effectifs Lorsque les clients n’agissent pas pour leur propre compte, les banques sont tenues d’obtenir des informations nécessaires sur l’identité des personnes dans l’intérêt desquelles un compte est ouvert ou une transaction est effectuée. En outre, un avocat, un notaire, un comptable, un courtier en valeurs mobilières intervenant en tant qu’intermédiaire financier ne peut pas arguer du secret professionnel pour ne pas divulguer l’identité du réel bénéficiaire effectif, conformément aux dispositions de l’article 19 de la loi du 11 novembre 2013. Dans le cas des personnes physiques, l’identification du ou des bénéficiaires effectifs porte sur les prénoms, le nom et dans la mesure du possible la date et le lieu de naissance. 7 Dans le cas des personnes morales, l’identification porte sur l’identité des personnes physiques qui en dernier lieu détiennent une participation de contrôle dans la société (au moins 25%). En outre, des informations doivent être recueillies sur leur adresse. Des mesures adéquates doivent être prises pour la vérification de ces données, ainsi que pour leur mise à jour lorsqu’il apparait que celles-ci ne sont plus actuelles. Si les banques ne peuvent pas obtenir ces informations ou leurs clients restent en défaut de les communiquer ou leur communiquer des informations non pertinentes ou invraisemblables, elles ne peuvent ni nouer ou maintenir une relation d’affaires, ni effectuer une opération pour le client. Elles détermineront, dans ce cas, s’il y a lieu d’en informer l’Unité Centrale de Renseignements Financiers (UCREF). 3.2. Les personnes politiquement exposées Un devoir de vigilance doit s’exercer à l’égard des personnes politiquement exposées (PPE), qui sont définies par l’article 4 de la loi du 11 novembre 2013 comme des personnes qui exercent ou ont exercé d’importantes fonctions publiques dans un pays étranger ou en Haïti ou au sein de ou pour le compte d’une organisation internationale ainsi que les membres de la famille de cette personne, ou toutes autres personnes qui lui sont étroitement liées ou associées (exemple : les chefs d’Etat ou de gouvernement, les politiciens de haut rang, les hauts responsables au sein des pouvoirs publics, les magistrats ou militaires de haut rang, les dirigeants d’entreprises publiques ou encore les dirigeants de partis politiques ; les membres de la haute direction d’une organisation internationale : directeur, directeur adjoint, membres du conseil d’administration et toutes personnes exerçant des fonctions équivalentes). Les banques doivent disposer de systèmes appropriés de gestion de risques permettant de déterminer si le client est une personne politiquement exposée. Dès que le client est identifié comme personne politiquement exposée, il faut : a) obtenir l’autorisation de la haute direction avant de nouer ou de continuer une relation d’affaires avec le client ; b) prendre toute mesures raisonnables pour établir l’origine du patrimoine et identifier l’origine des fonds ; c) assurer une surveillance continue renforcée de la relation d’affaires. Les banques doivent prendre des mesures raisonnables afin de déterminer si les bénéficiaires de contrat d’assurance vie et/ ou le bénéficiaire effectif du bénéficiaire sont des PPE. Lors du versement des prestations, si des risques plus élevés sont identifiés, en plus des mesures de vigilance normales, il faut que : a) la haute direction soit informée avant le paiement du capital ; b) soit considéré un examen renforcé de l’ensemble de la relation d’affaires avec le titulaire du contrat ; c) soit envisagé une déclaration de soupçon, le cas échéant. En sus des PPE, un contrôle rigoureux doit être appliqué envers toute personne ayant une fortune élevée d’origine incertaine ou douteuse. 8 3.3. Correspondant bancaire transfrontalier Toutes les banques doivent disposer de politiques, procédures et mécanismes susceptibles de favoriser une bonne connaissance des activités légitimes de leur correspondant bancaire transfrontalier et autres relations similaires. Les banques doivent s’assurer : a) d’identifier et de vérifier l’identification des institutions clientes avec lesquelles elles entretiennent des relations de correspondant bancaire ; b) de recueillir des informations sur la nature des activités de l’institution cliente ; c) d’évaluer, sur la base d’informations publiquement disponibles, la réputation de l’institution cliente et le degré de surveillance à laquelle elle est soumise ; d) d’évaluer les contrôles mis en place par l’institution cliente pour lutter contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ; e) d’obtenir l’autorisation de la haute direction avant d’établir de nouvelles relations de correspondance bancaire ; f) s’assurer, pour les comptes de passage, que l’institution cliente a appliqué les mesures de vigilance aux clients ayant un accès direct à ses comptes et qu’elle est en mesure de fournir les données d’identification pertinentes sur demande. Les banques ne peuvent en outre établir une relation de correspondant bancaire avec une banque fictive. Elles doivent s’assurer que leur correspondant bancaire ne noue pas ou ne maintient pas des relations avec des banques fictives. 4. Clients existants Les banques sont tenues d’appliquer à leurs clients existants les mesures de vigilance à la clientèle, selon l’importance des risques qu’ils représentent. 5. Recours à des tiers Les banques peuvent avoir recours à des intermédiaires ou autre tiers pour procéder à l’identification des clients si elles ont pu s’assurer que : a) le tiers est en mesure de fournir sur demande et sans retard des copies des données d’identification et autres documents qui ont trait à l’obligation de vigilance ; b) le tiers est soumis à une réglementation, fait l’objet d’un contrôle ou d’une surveillance et a pris des mesures pour respecter les obligations de vigilance relatives à la clientèle et les obligations de conservation de documents, s’il s’agit d’une autre institution financière. La responsabilité finale appartient aux institutions financières qui ont recours aux tiers. Cette obligation ne s’applique pas aux relations de sous-traitance ou de mandat. 6. Virements électroniques de fonds Dans le cadre d’opérations de virement électronique de fonds, les banques sont tenus d’identifier les donneurs d’ordre et les bénéficiaires pour une somme globalement égale ou supérieure à soixante mille 9 gourdes (HTG 60,000.00) ou l’équivalent en monnaie étrangère. L’identification inclut les prénoms, le nom, l’adresse, le numéro de compte le cas échéant et tous autres renseignements qui accompagnent le virement électronique ou le message qui s’y rapporte tout au long de la chaîne de paiement. Les banques doivent s’assurer que les virements électroniques contiennent toutes les informations requises sur le donneur d’ordre et/ou le bénéficiaire et prendre des mesures appropriées dans le cas contraire. On entend par virement électronique de fonds, toute transaction par voie électronique effectuée au nom d’un donneur d’ordre (personne physique ou morale) en vue de mettre à disposition d’un bénéficiaire une certaine somme d’argent. Le donneur d’ordre et le bénéficiaire peuvent être une seule et même personne. Le virement peut être transfrontalier ou national. Conformément à l’article 21 de la loi du 11 novembre 2013, les dispositions de la présente section s’appliquent aux virements électroniques transfrontaliers et nationaux, y compris les paiements en série et les paiements de couverture et les virements électroniques de personne à personne effectuée par carte de crédit, de débit ou prépayée. Elles ne visent pas : a) les transferts résultant d’une opération effectuée par carte de crédit ou de débit ou par carte prépayée pour l’achat de biens et de services tant que le numéro de ladite carte accompagne l’ensemble des transferts découlant de l’opération ; b) les transferts et règlements effectués entre les institutions financières lorsque le donneur d’ordre et le bénéficiaire sont des institutions financières opérant pour leur propre compte. 7. Conservation de documents Les banques sont tenues de conserver pendant une période de cinq (5) ans au moins, après la clôture des comptes ou la cessation des relations avec le client, toute la documentation relative à l’identité des clients et aussi les livres de comptes et la correspondance commerciale. De même, les documents relatifs aux opérations effectuées par les clients doivent être gardés dans les archives de l’institution pendant cinq (5) ans au moins après l’exécution de la transaction. A cette fin, une formule d’archivage des documents sur les opérations doit être utilisée pour la conservation des documents. Cette conservation des documents, se rapportant aux transactions nationales et/ou internationales effectuées, permettra de répondre rapidement aux demandes d’informations des autorités compétentes et de reconstituer les transactions individuelles (y compris les montants et les types d’espèces en cause, le cas échéant) de façon à fournir, le cas échéant, des preuves en cas de poursuite pour conduite criminelle. De même, une copie des rapports systématiques de transactions et des déclarations de soupçons doit être gardée et archivée par l’officier de conformité. 8. Mise à jour des renseignements La fréquence des mises à jour des renseignements sur l'identité des clients, varie selon le contexte dans lequel les opérations se déroulent, donc d'une situation à l'autre. Les banques sont responsables du choix de la fréquence qui ne peut dépasser trois (3) ans. Toutefois, pour les situations posant des risques élevés, les mises à jour doivent être effectuées au moins tous les deux (2) ans. 10 9. Sanctions En cas de non respect des obligations définies dans la présente circulaire ou de constat de défaut de vigilance de la part des banques, la BRH se réserve le droit de prendre toutes sanctions administratives allant de l’avertissement au retrait de l’agrément dans les cas les plus graves, et/ou d’appliquer une amende de cinq cent mille gourdes (HTG 500,000.00) par violation constatée. La BRH peut exiger d’une banque qu’elle apporte les corrections nécessaires quant aux violations relatives à la présente circulaire. A défaut de se conformer aux actions de redressement requises par la BRH, la banque est assujettie à une pénalité de trois cent mille gourdes (HTG 300,000.00) par jour d’infraction à compter de la date à laquelle l’infraction lui est notifiée par la BRH, sans dépasser trente (30) jours. Toute pénalité sera déduite du solde du compte de la banque fautive à la BRH. 10. Abrogation et entrée en vigueur La présente circulaire abroge la circulaire 99-1 et entre en vigueur le 2 juillet 2018. Port-au-Prince, le 7 juin 2018 Jean Baden Dubois Gouverneur 11