(FY2015) Audit des Procédures de Passation de Marchés par le Ministère de l'Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Rural (MARNDR) pour l'Exercice 2014-2015 - Rapport Final

REPUBLIQUE DE HAITI MINISTÈRE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES UNITÉ DE COORDINATION DE PROJETS COMMISSION NATI ONALE DES MARCHES PUBLICS AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES PAR LE Ministère de l’Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Rural (MARNDR) POUR L'EXERCICE 2014 – 2015 Rapport Final Novembre 2016 2 TABLE DES MATIERES AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MINISTÈRE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE Exercice 2014-2015 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission 1.2. Objectifs 1.3. Méthodologie II. ORGANISATION STRUCTURELLE 2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable 2.2. Organisation, mécanismes décisionnels 2.3. Effectivité des contrôles, manuel de procédures 2.4. Archivage 2.5. Planification III. ECHANTILLONNAGE 3.1. Liste des Contrats 3.2. Statistiques de l'Echantillon soumis à l'Audit des Passations de Marchés IV. LES PROCEDURES DE PASSATION 4.1. Constats 4.2. Tableau récapitulatif des résultats 4.3. Recommandations V. LA GESTION CONTRACTUELLE 5.1. Constats 5.2. Tableau récapitulatif des résultats 5.3. Recommandations ANNEXES A. FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION B. FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE 3 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission A la demande de l'Unité de Coordination de Projets (UCP) du Ministère de l'Economie et des Finances, (MEF) l’équipe Daniel Thirion International (DTI Inc.) á procédé à l'audit des procédures de passation de marchés appliquées par le Ministère de l'Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Durable (MARNDR) au courant de l'exercice budgétaire 2014 – 2015. L'audit comporte trois composantes: une prise de connaissance et évaluation de la structure organisationnelle dans le processus de passation au sein de chaque institution, une revue détaillée des procédures de passation proprement dites, et pour un échantillon déterminé, une revue des procédures de gestion contractuelle avec inspections physiques de fournitures livrées ou de travaux en cours ou achevés. Durant la mission, la firme DTI a été accompagnée par des représentants de la firme d'audit locale DOMOND et Associés dans un objectif de transfert de savoir-faire en matière des techniques d'audit de passation de marchés publics. Dans le cadre plus général de la réforme de la gouvernance économique, le contexte de la mission d'audit s'inscrit dans l'exécution d'un plan d'action destiné à rendre effective la fonction de régulation de la Commission Nationale des Marchés Publics (CNMP) en matière de contrôle indépendant de l'application des procédures réglementaires, qu'elles concernent des passations de marchés dont les montants soient en dessous ou au-dessus des seuils fixés par la loi. Faisant suite à l'élaboration d'un manuel de procédures pour la conduite d'audits en passations de marchés, et d'un atelier de formation de cadres supérieurs des entités de contrôle concernées ainsi que des firmes d'audit locales susceptibles de conduire de tels audits dans le futur, la présente mission est la première étape dans la mise en pratique des techniques d'audit dans le double objectif d'instaurer un contrôle indépendant effectif et de progressivement améliorer les pratiques de gestion au sein des autorités contractantes. La mission d'audit qui couvrait aussi cinq autres institutions et unités de projet, s'est déroulée à Port- au-Prince, Haïti, entre le 11 et le 30 juillet 2016. 1.2. Objectifs Selon les Termes de Référence de la mission, l'audit conduit au MARNDR, vise à vérifier la régularité des processus de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics conclus entre le 01/10/14 et le 30/09/15. Plus spécifiquement, l'audit vérifiera la conformité des procédures aussi bien avec la réglementation en vigueur, que l'adhésion des gestionnaires aux principes fondamentaux d'économie, de transparence, d'efficacité, et d'équité. Le contrôle porte aussi sur l'organisation des autorités contractantes dans leur mission de planification, de contrôle budgétaire, de suivi et de tenue des données de gestion au travers notamment d'un archivage ordonné attestant de l'adéquation de leur administration aussi bien dans les phases de passation que dans la gestion des contrats. A ce titre, l'audit inclut aussi une composante de contrôle de phases d'exécution des engagements pris, leur conformité aux conditions contractuelles, et dans la mesure du possible, la qualité des biens et services livrés ou exécutés. 4 1.3. Méthodologie La méthodologie d’intervention s’est articulée comme suit : 1.3.1 Étapes de l’intervention:  Réunion préparatoire de DTI avec la CNMP au cours de laquelle des informations ont été échangées et les attentes précisées en vue du démarrage de la mission;  Réunion d’ouverture de la mission, coordonnée par la CNMP, à laquelle ont participé les auditeurs de DTI, les auditeurs des firmes d’expertise comptable locales, les membres de la CNMP et du Comité de Suivi au cours de laquelle la méthodologie, le manuel de procédures, le programme de travail et autres éléments ont été présentés;  Réunion d’introduction coordonnée par la CNMP dans chacune des institutions à auditer en vue d’une part de présenter les auditeurs des firmes locales et de DTI, et d’autre part de rappeler les objectifs et les étapes de l’audit de même que les attentes en termes de documents à produire et informations à fournir aux auditeurs pour assurer le succès de la mission. Les visites d’introduction de DTI coordonnées par la CNMP et effectuées en compagnie des membres de la CNMP et du Comité de Suivi, de Supervision et de Validation auprès des autorités contractantes auditées ont eu pour effet de démontrer le niveau élevé de professionnalisme des instances de pilotage de la mission et assurer un maximum de coopération de la part des Autorité contractantes;  Les auditeurs, au cours de la mission, ont examiné les documents et tenu des réunions formelles et informelles avec les responsables de la passation des marchés afin d’obtenir les précisions nécessaires à leur bonne compréhension de la situation;  En cours d’audit, les auditeurs accompagnés des représentants du Comité de Suivi et assistés de représentants des institutions auditées ont également effectué des visites sur site afin de mieux évaluer la gestion physique des marchés. 1.3.2. Résolution des difficultés rencontrées :  Le calendrier de démarrage et d’exécution de la phase terrain de la mission qui a été retenu en fonction de la disponibilité des listes de marchés sollicitées des autorités contractantes.  Concernant ces listes, il est à noter que les retards enregistrés dans leur transmission ont impacté la date de démarrage de la mission et ont rendu difficile l’établissement d’un calendrier d’intervention globale. D’où un décalage dans les dates initialement prévues pour le démarrage et le déroulement des différentes interventions sur place de la mission. 1.3.3 La mise en œuvre de la méthodologie d’Audit :  La méthodologie s'est attachée à respecter fidèlement les phases de travail et leur structure telles qu'elles sont exprimées dans le manuel des procédures d'audit adopté par la CNMP et qui avait servi de support aux séances de formation qui s'étaient tenues en avril 2015. Les phases principales de l'audit ont donc consisté en les étapes suivantes. La phase d'audit débute à partir de la réception des listes de contrats de la part de chaque institution afin de définir un échantillon représentatif des procédures et types de contrats conclus durant la période sous audit. L’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés 5 par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes.  Après validation de ces listes par le comité de suivi de la mission, et la mise à disposition des archives relatives à ces contrats par les institutions concernées, l'audit s'est déroulé par la collecte méthodique des informations requises pour l'établissement des fiches de revue détaillées couvrant spécifiquement la procédure de passation depuis la phase de publication ou d'invitation jusqu'à la signature du contrat. Ces fiches de revue détaillée sont présentées á l’Annexe A du présent rapport.  Les informations couvrant les phases de gestion contractuelle ainsi que les constats résultant de visites d'inspection, sont également rassemblées sur des fiches de revue composées à partir de données de gestion administrative de projet typiquement menée à la suite de la gestion des passations de marchés. Ces fiches de revue détaillée sont présentées à l’Annexe B du présent rapport.  En considération du contexte particulier de l'audit et de sa fonction dans le cadre des efforts de réforme des pratiques de gouvernance par les autorités contractantes, comme par les institutions de contrôle et de régulation, un accent particulier a été marqué sur la définition de recommandations pratiques couvrant autant que possible les aspects d'organisation, de gestion des procédures de passation, et du contrôle de conformité des biens et services avec les conditions contractuelles. 6 II. ORGANISATION STRUCTURELLE DU MARNDR EN MATIERE DE PASSATION DE MARCHES 2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable Il existe 2 systèmes au MARNDR : celui des projets sous financement externe qui se trouvent sous la responsabilité d'une Unité de Passation des Marchés Publics (UPMP) - qui ne reçoit aucun accompagnement de la Commission Ministérielle des Marchés Publics (CMMP) - et celui des projets financés par le budget national qui sont gérés par des unités au sein des directions et qui reçoivent l’assistance de la CMMP. Certains projets qui passent des marchés importants sous financement national le font sans l’accompagnement de la CMMP. Le MARNDR voudrait unifier la responsabilité de la passation des marchés sous l’UPMP quel que soit le financement. Ceci nécessiterait un grand effort de planification et de réorganisation pour vaincre les pratiques acquises par les projets nationaux. La CMMP a été créée selon les procédures règlementaires, en 2006 et ses membres ont été nommés en 2008. A l’origine, l’idée était de confier à l’UPMP la passation de tous les marchés. Celle-ci agirait alors comme représentant de la personne responsable du marché. Le cadre légal est essentiellement conforme aux dispositions de la Loi en ce qui concerne les marchés sous financement national. Les marchés sous financement externe ne tombent pas sous les attributions de la CMMP. 2.2 Organisation, mécanismes décisionnels Depuis mi-2014, l’UPMP est devenue opérationnelle et s’est développée pour traiter des marchés sous financement externe (à l'exception des projets UE et FIDA). Les cellules de passation des marchés des projets sous financement extérieur ont été unifiées. L’UPMP compte 7 spécialistes en passation des marchés et 2 assistants-spécialistes. Les marchés sous financement national sont moins nombreux et de moindre valeur sauf pour les investissements du PIP, les engrais et semences. Ces marchés sont gérés par les directions techniques ou administratives. Les qualifications des membres du Comité d’Ouverture des Plis et d’Evaluation des Offres (COPEO) sont généralement adaptées au domaine du marché à passer. Le MARNDR n’a aucune difficulté à trouver l’expertise nécessaire pour que le COPEO joue son rôle; au besoin, il recrute des experts externes lorsque les domaines sont plus spécialisés. La question est souvent la disponibilité des experts qui sont très sollicités. Le COPEO soumet ses recommandations au Ministre. Si les montants des marchés se situent au-dessus des seuils, l’intervention de la CNMP est obligatoire. L’UPMP utilise les documents adoptés par la CNMP et les formulaires des bailleurs s’ils existent. Autrement, elle utilise les formulaires développés par elle et acceptés par les bailleurs. 7 2.3 Effectivité des contrôles, manuels de procédures Sauf les contrôles externes (CNMP et ceux des bailleurs) il n’existe pas de système de contrôle propre au MARNDR. Il n’existe pas non plus de service d’audit interne au sein du Ministère qui interviendrait pour contrôler la qualité des dossiers de marchés. La CMMP prépare et communique à la CNMP son rapport trimestriel d’activités. 2.4 Archivage À l’UPMP, comme à la CMMP, il n'y a pas de procédure écrite pour gérer l'archivage nécessaire au contrôle ou à la bonne gestion dans le temps. L’espace nécessaire et le personnel qualifié à l’archivage n’existent pas. 2.5 Planification La CMMP prépare le plan de passation pour l’ensemble des projets sous financement national, suite à l’annonce par les responsables techniques des marchés qu’ils doivent passer. Pour ces marchés financés par le budget national, et en raison de l’imprévisibilité de la disponibilité des fonds, le plan de passation des marchés est plutôt une expression des besoins. Les besoins sont convertis en plan de passation des marchés comme si les fonds allaient être disponibles. L’UPMP prépare les dossiers financés par la coopération externe avec l’apport des techniciens et pilote la bonne marche des procédures. Le plan de passation des marchés dans ce cas, est un véritable plan de travail puisque les contrats sont déjà prévus aux accords de crédit et les fonds sont disponibles. Constats  Le cadre légal et réglementaire de la passation des marchés au MARNDR est conforme à la législation. Cependant le double système UPMP/unités de gestion des projets nationaux n‘est pas très efficace puisque la masse critique d’expertise des ressources humaines en passation des marchés se trouve à l’UPMP et que les unités de gestion des projets nationaux ne peuvent en bénéficier en raison de la charge de travail de l’UPMP.  Comme dans toutes les entités auditées, il n’y a pas au MARNDR de système de contrôle interne de la passation des marchés.  Le système d’archivage n’est pas formalisé et de dispose pas de personnel formé dans ce domaine.  L’UPMP ne prépare pas un rapport d’activités trimestriel alors que la CMMP le fait.  La planification des marchés existe à l’UPMP mais n’existe pas réellement à la CMMP en raison de l’imprévisibilité des ressources financières. Recommandations o Renforcer la fonction contrôle interne et contrôle de qualité au service des UPMP/CMMP; 8 o Préparer un rapport d’activités consolidé et le transmettre à la CNMP ; o Instaurer un système d’archivage uniforme dans tous les Ministères et Établissement publics, doter la fonction « archivage » des moyens nécessaires et former le personnel; o Prendre les dispositions au niveau national pour garantir que les ressources nécessaires au financement de biens et services essentiels (engrais, semences) soient réservées et bloquées dès le début de l’année fiscale afin que les marchés y relatifs soient inscrits au PPM. o Réorganiser la fonction passation des marchés au sein du MARNDR en consolidant la fonction au sein de l'UPMP standardisant les bonnes pratiques tout en adoptant les règles des bailleurs ou la CMMP selon les sources de financement. La réorganisation de la fonction de passation des marchés au sein du MARNDE doit respecter les prescrits de la Loi du 10 juin 2009 sur les Marchés Publics. 9 III. ECHANTILLONNAGE La définition des échantillons a suivi l’approche préconisée dans la Proposition Technique DTI du 6 juin 2016. Sur la base des listes de contrats de chacune des institutions à auditer, disposant des informations minimales en accord avec les Termes de Références (TDR), le consultant a établi son échantillon par institution avec l'objectif de couvrir de façon représentative toutes les méthodes de passation, les types et les montants des contrats. Conformément aux TDR, l'échantillon représente de l'ordre de 50% des marchés de montants élevés (au-dessus des seuils de revue préalable), 20% des marchés dont les montants sont sous les seuils de publication afin d'assurer une représentativité fiable avec l'audit de 30% de l'ensemble des contrats signés pendant la période sous audit. D'autres critères sont intervenus en fonction du contenu des listes de contrats, avec par exemple le nombre d'avenants concédés, de procédures de compétitivité restreinte, etc... Les sélections d'échantillons ont été transmises par le consultant à l’agent de la CNMP désignée comme point focal, au fur et à mesure de leur établissement. Comme précisé plus haut, l’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes. Le tableau suivant établit les statistiques de l'échantillon des contrats dont les procédures ont été revues de façon détaillée. Les listes soumises par le MARNDR et retenue par la CNMP pour déterminer l'échantillon de contrats à auditer sont celles d'une part des contrats financés par le Budget National du Gouvernement Haïtien et gérés par la Direction des Infrastructures Agricoles (DIA), et d'autre part des contrats conclus par la Direction des Affaires Administratives et Financières (DAAF) du MARNDR. La liste DIA contient huit (8) contrats. Toutefois, un de ces contrats s'est avéré être un avenant pour travaux additionnels dans le cadre d'un même contrat et pour l'objet de l'audit, cet avenant sera traité dans le cadre de la revue du contrat initial. Tous les contrats de la liste sont des contrats de travaux listés ayant été attribués par appel d'offres restreint (AOR). Toutefois, il a été rapporté que l'un d'entre eux est également relatif à des travaux additionnels à un programme de travail sous contrat. Cependant, dans ce cas, le volume des travaux additionnels était considéré trop important pour une couverture par avenant, et un nouveau contrat a été attribué au même entrepreneur suivant un accord d'attribution de gré à gré. Dans le cours de l'audit, une liste additionnelle relative aux activités de la DAAF, a été soumise aux auditeurs. Les libellés de cette liste contiennent des contrats ou bons de commande pour fournitures ou services, ainsi que des opérations de paiement. Compte tenu de ces considérations et du nombre de contrats sujets à revue, DTI et les représentants de la firme locale DOMOND & Associés, ont opté pour exécuter l'audit de tous les contrats listés permettant ainsi d'établir les données suivantes pour l’échantillonnage. 10 3.1. Liste des Contrats Audités DIA Type Montant Procéd. Titulaire Lot (2) : Travaux de Rectification de la Rouyonne et dérivation à Deslandes à Léogane T 38,958,250.13 AOR SOTECH Travaux additionnels pour reconstituer la berge Rouyonne sur plus de 600 mètres en amont de T 11,738,507.25 AOR SOTECH Lot (1) : Travaux d'aménagement des approches du dalot de RN2 par BINO LESTER et MOUREL T 23,884,885.79 AOR AAA Travaux de renforcement de la berge droite du tronçon des Trois Rivières longeant la ville de Pilate T 16,497,093.60 AOR HEDS Travaux de construction de 35 micro-retenues en amont de la Fleuve Rouyonne, à Léogane T 19,000,000.00 AOR GTACC Lot (2) : Construction d’un déversoir, d’un bassin de dissipation et bajoyer au barrage de Dubreuil T 28,067,685.00 AOR SOCAP SA Travaux additionnels rives droite et gauche de la rivière l’Acul, au voisinage du barrage Dubreuil T 4,500,000.00 AOR SOCAP SA Lot (1) : Construction d’un mur de soutènement et d’un mur de pied au barrage de Dubreuil T 18,543,070.00 AOR ENCOTRA DAAF Natu re Montant HTG Mode de passation Entreprise attributaire Acquisition de 70, brouettes, derapine F 1,017,922.00 Gré à gré Haiti Equipement Acquisition de divers matériels de bureau F 2,638, 162.45 Cotation Halissa Ram Acquisition d'un Inverter F 916,105.00 Gré à gré Halissa Ram Acquisition de 600 dérapines, 600 pioches, 600 râteaux, 600 pelles, 750 brouettes, 500 serpettes, etc. F 5,085,454.55 Cotation Express Transport Achat de fournitures et matériels de bureau F 2,420,467.92 Cotation Global Home & Office Paiement pour location de véhicules S 2,657,120.0 Gré à gré Zenith Rent a Car Paiement pour installation d'un système de pointage S 2,824,316.50 Gré à gré Instal & Repairs Acquisition d'outils agricoles F 2,256,090.00 Gré à gré X Depot Acquisition de 250 brouettes, 150 pelles, 150 houes, 150 machettes, 150 serpettes, 150 râteaux, etc. F 1,736,350.00 Cotation Caribbean P & S 11 3.2. Statistiques de l'Echantillon MINISTERE DE L’AGRICULTURE DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL (MARNDR) DIRECTION DES INFRASTRUCTURES AGRICOLES (DIA) Type de Contrat Procédure Ratio sur Nombre Ratio sur Montants Nmbre Total (1) Nmbre Echant. (2) Ratio % (2)/(1) Montant Total (3) Montant Echant. (4) Ratio % (4)/(3) TRAVAUX AOR 7 7 100.0% 149,450,984 149,450,984 100.0% Gré à Gré 1 1 100.0% 11,738,507 11,738,507 100.0% Total DIA 8 8 100.0% 161,189,491 161,189,491 100.0% DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) FOURNITURES Gré à Gré 4 3 75.0% 7,106,045 4,190,117 58.9% Demande de prix 7 4 57.1% 16,445,047.00 11,880,435 72.2% Services Gré à Gré 5 2 40.0% 13,269,884 5,481,437 41.5% Total DAAF 16 9 56.3% 36,820,976 21,551,989 58.5% 12 IV. LES PROCEDURES DE PASSATION Note: les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées á l’Annexe A Contrats DIA L'ensemble des contrats résulte de cinq (5) procédures de passation considérant que deux procédures ont porté sur deux lots chacune pour l'attribution de contrats initiaux. La liste soumise par la DIA indique que toutes les procédures sont des appels d'offres restreints (AOR). Les listes restreintes d'entrepreneurs reconnus avoir les qualifications générales sont établies en forme de registre utilisé pour répartir les soumissionnaires par appel d'offre. Ces listes ont été établies par la Direction des Infrastructures Agricoles, concluant sur les listes courtes suivantes: Pour les travaux planifiés sur la Rivière Rouyonne dans le voisinage de Léogane: les entrepreneurs BEGES, ENCOTRA, M&L, SOTECH, REPSA, AAA Pour les travaux relatifs aux berges des Trois Rivières à Pilate et ses environs, les entrepreneurs HEDS, MOTERC, ENCOTRA. Bien que noté comme étant des AOR, il s'est avéré que les procédures s'apparentent à des demandes de cotations, compte tenu qu'aucune post-qualification n'est appliquée et que seuls les critères de recevabilité administrative sont vérifiés. Deux procédures sur les huit procédures revues, sont jugées non conformes en raison d'un accord direct non justifié en accord avec la réglementation, et une procédure simplement non documentée. Contrats DAAF Toutes les procédures ou opérations conduites par la DAAF peuvent être jugées non conformes en raison de la pratique d'accords directs non justifiés au sens de la réglementation, ou bien simplement non documentés. Une procédure est jugée conforme pour l'essentiel (MA17) dans le cadre d'une demande de cotations avec la sélection de l'offre moins disante. 4.1. Constats  Toutes les procédures relatives à des contrats de travaux sont conduites de façon assez informelle sur un mode de demandes de cotations sans dossier technique qui serait bien défini avec spécifications, plans, et bordereaux fiables.  Le caractère restreint des procédures ne se justifie pas pour ce type de travaux de génie civil de technologies standards ne requérant pas d'expertise ou d'équipements très spécialisés. Bien que les caractéristiques de concurrence peuvent être jugées présentes et les évaluations conduites avec logique, les procédures adoptées n'assurent pas les meilleures caractéristiques d'équité et de transparence.  Ce choix de procédure restreinte n'apporte pas une plus grande efficacité puisque les procédures prennent près de 4 mois entre les ouvertures et la signature des contrats. 13  Les prix offerts peuvent être considérés comme compétitifs au vu des fourchettes entre les montants des offres reçues.  La répétition d'avenants et/ou de contrats pour travaux additionnels attestent d'études incomplètes avec des bordereaux de quantités incomplets, ou bien un choix délibéré d'éviter des contrats aux montants au-dessus des seuils nécessitant des procédures plus formelles avec des revues préalables de la CNMP.  Les procédures de sélections sont conduites sans qu'un délai d'exécution ne soit imposé pour l'exécution des travaux.  Différents cas attestent de négociations sur les programmes de travail après attribution provisoire, en vue de satisfaire des contraintes budgétaires.  La plupart des transactions par la DAAF pour l'acquisition de fournitures dans le cadre de frais de fonctionnement ou d'acquisition de petits outillages, résultent d'accords directs. La justification apportée pour cette pratique est rapportée être causée par les modalités de paiements réduisant les caractéristiques de concurrence. Le fournisseur acceptant un paiement tardif est retenu; ou bien un accord est seulement formalisé lorsque le paiement est disponible. 14 4.2. Tableau Récapitulatif des Résultats MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES INFRASTRUCTURES AGRICOLES (DIA) TRAVAUX Fiche Objet Lot Titulaire Montant Commentaires Opinion A01 Réhabilitation des infrastructures et berges de la Rouyonne, Léogane Lot 1: Approches dalot s/RN2 avec drains Lot 2: Rectification/dérivation du lit de la Rouyonne LOT 1 AAA 23,884,885.79  AOR sur mode de demande de cotations  Délai d'exécution non imposé  Rapport d'évaluation non documenté  Tableau comparatif des cotations atteste de la logique de sélection conforme pour les 2 lots.  Procédure compétitive pour la participation et les prix offerts C A02 LOT 2 SOTECH 38, 958,250.13 C A03 Travaux additionnels au Lot 2 SOTECH 11, 738,507.25  Gré à Gré de type avenant de l'ordre de 30.1% du montant du contrat initial  Accord visé par CSC/CA NCA A04 Travaux de correction du lit des Trois Rivières s/le tronçon longeant la ville de Pilate HEDS 16,497,093.60  AOR sur mode de demande de cotations  Délai d'exécution non imposé  Tableau comparatif des cotations atteste de la logique de sélection conforme  Des négociations après attribution réduisent les quantités pour s'accorder aux disponibilités budgétaires C A05 Création de 35 micro-retenues sur la Rivière Rouyonne GTACC 19,000,000.00  Procédure de passation non documentée NC A06 Aménagements du barrage de Dubreuil à Chantal. Déversoir, bassin de dispersion, bajoyer LOT 2 SOCAP 28,067,685.00  AOR sur mode de demande de cotations en 2 lots sur base d'un simple dossier technique.  procédure logique d'attribution mais non transparente en raison d'une négociation déterminant le choix des lots  Procédure conforme pour une demande de cotations C A07 Avenant #1 SOCAP 4,500,000.00  Travaux additionnels protection de berges sur base d'un montant négocié.  L'avenant représente 16% du contrat initial attribué au terme d'une procédure conforme  Procédure acceptable C A08 Travaux de soutènement au barrage de Dubreuil LOT 1 ENCOTRA 18, 543,070.00  Variation de 600,000.00 Gdes avec offre acceptée, sans explication documentée  Attribution conforme C 15 DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) A09 Acquisition d'un inverter et batteries HALISSA RAM 916,105.00  Gré à Gré non justifié NC A10 Acquisition d'outils et accessoires HEDS 1,017,922.00  Gré à Gré non justifié NC A11 Acquisition d'outils agricoles achetés à crédit X DEPOT 2,256,090.00  Gré à Gré non justifié  Chèque antérieur aux dates des bons de livraison NC A12 Acquisition d'un système de pointage INSTALL&REPAIR 2,824,316.50  Aucun document archivé NC A13 Paiement pour location de véhicules au bénéfice du MARNDR ZENITH RENTAL 2,657,120.00  Paiement pour service attribué antérieurement à la période sous audit  La présence au registre des contrats est erronée car il s'agit d'une simple opération comptable NA A14 Acquisition d'outils agricoles EXPRESS TRANSP 5,085.454,55  Aucun document ne permet de juger de la procédure de passation  Le montant sur la liste des contrats ne correspond à aucune offre documentée et serait le montant payé au fournisseur à ce jour. NC A15 Achat de fournitures et matériels de bureau. HALISSA RAM 2,638,162.45  Aucun document ne permet de juger de la procédure de passation  Le montant sur la liste des contrats ne correspond à aucune offre documentée et serait le montant payé au fournisseur à ce jour. NC A16 Paiement d'outils à crédit sur base négociée CARIBBEAN P&S 1,736,350.00  Procédure informelle d'accord direct avec un fournisseur acceptant un paiement à crédit NC A17 Achat de fournitures et matériels de bureau Global Home & Office 2,420,467.92  Procédure conforme pour une demande de cotations C 16 4.3. Recommandations o Quelle que soit la procédure de passation, et afin d'éviter les approximations et la nécessité de travaux additionnels, le dossier technique des spécifications, plans et bordereaux, doit être porté à un plus haut niveau de précision, s'assurant de définir un programme de travail complet, sans ambiguïté, sur base de mètrés plus précis des quantités. o Pour améliorer les caractéristiques de concurrence, les procédures d'appels d'offres ouverts (AOO) sont à favoriser. Il convient pour cela d'assurer aussi une large publicité des avis d'appel d'offres et une définition appropriée des conditions d'appels d'offres (délais, qualifications techniques,...). o Pour les montants contractuels sous les seuils, un format de DAO allégé peut être adapté, et le caractère ouvert de la procédure conduira à moyen terme à résultats économiquement plus favorables. o Avec une formule d'AOO, et sous des conditions adéquates de participation, la division d'un programme en lots, peut encore s'appliquer mais conduira à favoriser une plus grande participation si les critères de qualification sont judicieusement déterminés pour permettre l'accès de PME tout en suscitant l'intérêt de firmes plus structurées capables de couvrir plus d'un lot. o Afin de tenir compte et de contrer les pratiques évitant les règles de la passation de marchés par fractionnement, la réglementation pourrait prévoir que tout avenant ou nouveau contrat qui augmenterait le montant contractuel initial jusqu'à une somme supérieure au seuil applicable, devrait être soumis à une procédure de revue préalable portant sur les deux engagements. o Il est nécessaire de toujours imposer un délai d'exécution de travaux (ou de livraison pour les fournitures) car cet élément contribue à la détermination des coûts des soumissionnaires, et donc des prix offerts. Il est préférable de définir des délais assez larges mais alors d'appliquer les règles de pénalités contractuelles. o Il convient d'éviter les situations de négociations après attribution qui sont le plus souvent défavorables à l'Administration. A ce titre, les adaptations telles que les réductions de programmes ou les accords négociés pour traiter seulement avec le nombre très réduit de fournisseurs qui accepte des conditions de paiements différés sans garantie, sont à proscrire tant elles sont anti-économiques et affaiblissent le rôle de l'Administration dans sa mission de gestion. 17 V. LA GESTION CONTRACTUELLE Note: Les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées á l’Annexe B ci-après. Exécution des contrats Les trois contrats audités ont tous pour objet l'aménagement de berges et la protection contre les crues de la Rivière Rouyonne à Léogane. Un autre marché, celui de la construction des 35 micro- retenues en amont de la vallée du fleuve, toujours dans la même optique, était analysé, mais l’équipe n’a pas tenu une visite sur le lieu de ces derniers travaux à cause de leur dispersion et emplacement éloigné. Le Lot 1 s’occupe de deux dalots de franchissement de RN2, et le Lot 2 de la rectification de lit et d’aménagement de dérivation partielle. Un nouveau contrat dans le cadre du Lot 2 couvre des travaux additionnels avec la construction d’un mur de gabions de 600 m. Tous les marchés, sauf pour le Lot 1, sont achevés d’une manière satisfaisante. Les quatre marchés étaient passés et gérés par la Direction des Infrastructures Agricoles du MARNDR. Les paiements Tous les travaux sont payés à 100 % sauf pour ceux du Lot 1, dont le marché a été résilié à un état d’avancement physique d’à peu près 50% et un payement total vers 50% du montant contractuel. Aucune pénalité de retard n’a été appliquée. Conformité des exécutions Malgré la bonne planification des marchés par le Ministère, les contraintes budgétaires ont exigé un recours à un marché de gré à gré avec un autre marché pour les travaux additionnels. La procédure de sélection n'incluait pas un contrôle des qualifications techniques et il s'est avéré que l'entreprise titulaire du Lot 1 était incapable d’achever le marché car elle n’avait pas la capacité et l’expérience requises pour effectuer ce genre de travail. Elle ne disposait même pas de l’équipement en propre et louait entièrement celui-ci. Pour des raisons non clarifiées, l'entreprise a aussi subi des vols et du sabotage par certains membres de la communauté avoisinante. Le manque de qualification de l’entreprise pour le Lot 1 a été reconnu par la DIA, Maitre d’ouvrage, dès le début des travaux et, pour cette raison, ne leur a jamais confié d'avance de démarrage. Constats  La bonne exécution du marché du Lot 2 et le fait que les travaux soient toujours en bon état plus d’une année après leur achèvement confirment: - l'importance des qualifications techniques des entreprises, et - le bon résultat d'une supervision compétente par la DIA  L'expérience de l'échec du titulaire du Lot 1 montre aussi qu'une procédure de sélection, même restreinte, doit comprendre une phase de contrôle des qualifications techniques selon des critères bien adaptés aux nécessités du programme de travail.  Dans le cas d'une relation avec un faible titulaire, il est important d'assurer la mise en place de cautions bancaires telles que requises par la réglementation. Une avance de démarrage valablement cautionnée devrait aussi contribuer à aider un entrepreneur aux faibles capacités financières tout en protégeant l'Administration. 18 5.2. Tableau Récapitulatif des Résultats MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL (MARNDR) DIRECTION DES INFRASTRUCTURES AGRICOLES TRAVAUX # Fiche Objet du Contrat # Lot Titulaires Contrat Opinion Travaux de Réhabilitation des berges de la Rouyonne à Léogane Département de l'Ouest Lot 1: Réaménagement approches du dalot s/RN2 par les drains BINO LESTER and MOUREL à Léogane 1 AAA 23,884,885.79  Le marché a été résilié en raison des défaillances de l'Entrepreneur. L'avancement des travaux avait aussi été affecté par les vols et vandalisme, ainsi que par l'antagonisme de la population locale.  La procédure de passation n'incluait pas un contrôle des qualifications de l'Entrepreneur.  Cependant il faut reconnaitre qu’une grande partie des travaux s'est déroulée dans des conditions difficiles intervenant des deux côtés de la route principale RN2 dans un environnement précaire du point de vue des risques d’accident et des conditions de sécurité de chantier.  Face à l'apparente faiblesse de l'Entrepreneur, la DIA n'a pas accordé d'avance comme prévu dans le marché.  La qualité de travaux du premier dalot semble être satisfaisante, mais pour le deuxième dalot elle est nettement inférieure.  L’état d’avancement peut être estimé à 80% pour le premier dalot et à peine à 40% pour le deuxième dalot.  A ce qui concerne l’impact des travaux, l’auditeur doute de l'efficacité des longs canaux bétonnés on amont de la route pour améliorer l'effet des inondations, car les logements sont trop bas pour éviter que les crues ne les atteignent pas.  Le canal en amont et aval du premier dalot est plein de sable et des déchets, tandis que le deuxième dalot est propre, car la pente du deuxième dalot est plus grande et le lit du canal est bétonné tout plat sans obstacles. Le manque d’entretien aussi, contribue à empêcher la validation des travaux achevés. 19 Lot 2: Rectification du lit et dérivation de la Rouyonne à Léogane 2 SOTECH 38, 958,250.13  Les deux marchés du Lot 2 sont achevés depuis environ 18 mois et les installations sont toujours en bon état.  Les travaux de la protection contre les crues le long d’une partie du fleuve étaient bien conçus et bien exécutés. La proche supervision des travaux par l’ingénieur du Ministère a porté une certaine flexibilité dans le choix des sites spécifiques de l’intervention et le design.  La qualité des travaux est satisfaisante.  L’entreprise est restée dans l’enveloppe du prix de chacun des deux marchés.  Au lieu de confier un avenant pour les travaux additionnels à l’entreprise, le Ministère a décidé de leur confier en nouveau marché pour ces travaux. Cette option peut s'expliquer en raison de l'ampleur des travaux mais aussi comme un artifice pour éviter une procédure de marché réglementaire qui aurait couvert les travaux initiaux et additionnels.  Le mur de gabions et les digues en remblais compactés étaient placés dans la courbe extérieure des méandres du fleuve pour parer aux nombreux cas de brèches inondant les champs et propriétés environnantes.  Le manque d’entretien empêche la validation des travaux à cent pourcent. Déjà, on peut voir la forte érosion de la crête à un endroit où elle n’était pas renforcée, ou il ne reste qu’un mètre de largeur. La création d’une nouvelle brèche est imminente. Lot 2: Travaux additionnels 2 SOTECH 11, 738,507.25 Construction de 35 micro-retenues sur la Rivière Rouyonne, en amont de Léogane GTACC 19,000,000.00  La Visite d’Inspection de sites de micro-retenues n'a pu se dérouler en raison de l'éloignement des sites.  Les documents attestant du suivi des travaux n'ont pas été rendus disponibles par la DIA, ni par la Direction Régionale impliquée.  Selon les informations de l’ingénieur en charge du suivi, les travaux étaient achevés. Pour ce qui concerne leur impact, il est attendu que les ouvrages seront efficaces pour la rétention des sables et graviers, mais ne pourront affecter la fréquence ou l'ampleur des crues. 20 5.3. Recommandations o Comme l'expérience présente le montre, la qualité des procédures de passation affecte les conditions de gestion en phase d'exécution. A ce titre, la vérification des qualifications des entreprises pour être capable d’achever un marché donné, soit à priori ou a posteriori, est essentielle pour le succès de l’exercice et ne peut pas être ignorée quelle que soit la procédure choisie. o La supervision compétente de la phase d'exécution doit aussi se confirmer avec une gestion formalisée de tous les documents contractuels avec un archivage des dossiers selon les normes de la bonne pratique pour attester d'une bonne gestion et être en mesure d'imposer les obligations des titulaires sur base de faits documentés. o La bonne tenue de journaux de chantier, procès-verbaux de réunions, courriers, etc... sera un atout indispensable par exemple, dans la résolution de difficultés ou le partage des responsabilités. o Face aux difficultés de cautionnement bancaire sur le marché Haïtien, et si l'Administration tend, comme il est constaté, à négliger cette obligation, les seules alternatives pouvant être prises à titre provisoire, seraient les suivantes: - il est indispensable pour vérifier que la gestion de trésorerie puisse se substituer à une avance de démarrage, qu'un contrôle des qualifications financières s'applique en vue de s'assurer d'un niveau de crédit ou de liquidités compatible avec deux à trois mois de travaux. La définition judicieuse d'un délai d'exécution adéquat, pourra aussi aider les entreprises à limiter leurs dépenses mensuelles courantes. - quant à l'absence de caution de bonne exécution, elle ne peut se substituer qu'avec l'application d'une retenue de garantie supérieure 21 ANNEXES 22 ANNEXE A. FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION No de Fiche MA01 et MA02 Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES INFRASTRUCTURES AGRICOLES NOM DU PROJET Projet de Réhabilitation des Infrastructures de la Rouyonne/ Léogane REFERENCE DU MARCHE Indéterminé, Fonds PetroCaribe OBJET DU CONTRAT Travaux de Réhabilitation des berges de la Rouyonne à Léogane Département de l'Ouest Lot 1: Réaménagement approches du dalot s/RN2 par les drains BINO LESTER and MOUREL à Léogane Lot 2: Rectification du lit et dérivation de la Rouyonne à Léogane SERVICE BENEFICIAIRE DIA TITULAIRE LOT 1: AAA LOT 2: SOTECH MONTANT CONTRACTUEL LOT 1: 23,884,885.79 Gdes LOT 2: 38, 958,250.13 Gdes PROCEDURE DE PASSATION AOR Ces contrats sont d'un montant inférieur au seuil de revue préalable de la CNMP et l'option est laissée à l'Autorité Contractante (AC) de procéder en accord avec les termes de Loi, c'est-à-dire, le respect des principes de concurrence, de transparence, et des règles de comptabilité publique. DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Non documenté I. Lettre d'Invitation Date 25/7/2013 Date de remise annoncée 16/8/2013 Firmes invitées ENCOTRA/BEGES/M&L, REPSA/ AAA/ SOTECH Condition particulière Accès limité à 1 lot II. Dossier d'Appel d'Offres Restreint La procédure n'est pas un AOR mais une demande de cotations III. Cahier des Clauses Particulières Conformité administrative NA Capacité financière NA Capacité technique NA Délai de livraison/exécution Non imposé au niveau de la LdI 1 23 IV. Formulaires de Soumission NA V. CC Administratives Générales NA VI. CC Contractuelles Particulières NA VII. Spéc. Techniques, Plans NA 2 VIII. Bordereau des Quantités OK Avis CNMP sur DAO : Condition non applicable sous les seuils Date NA PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 16/08/13 à 1 :15PM Nombre d'Offres 6 Offres à l'ouverture LOT 1 LOT 2 BEGES 42386768 63089600 ENCOTRA 32083685 53220700 M&L 30836727 52107235 SOTECH 37289189 46252744 REPSA 140826525 AAA 23884886 41530979 Membres du COPEO 5 Membres désignés par circulaire du DG de la DIA en date du 16/08/13 Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures Non documenté Contrôle de recevabilité admin. Classement des offres corrigées Contrôle des qualifications COPEO - Date ND Décision Avis CNMP sur Attribution Date NA Publication de l'Attribution Date ND Support de publication Notification du Marché Date ND Revue de l'offre sélectionnée Conformité ND Contrat signé Lot 1 Date 04/12/13 Montant 23,884,885.79 Gdes Entrepreneur AAA Délai d'exécution/livraison selon l'offre acceptée Conformité au DAO NA Conformité Caution BE 10% requise mais ND Visa CSCCA OK Commentaire Ce contrat a été résilié et a fait l'objet d'un audit de la gestion contractuelle 24 Contrat signé Lot 2 Date 04/12/13 Montant 38, 958,250.13 Gdes Entrepreneur SOTECH (Société Technique de Construction Haïtienne, SA) Délai d'exécution selon l'offre acceptée Conformité au DAO NA Conformité Caution BE 10% requise mais ND Visa CSCCA OK Commentaires Bien que le rapport d'évaluation ne soit pas documenté, on peut considérer que la sélection est accordée au moins disant sur chaque lot étant donné qu’AAA ne peut avoir accès qu'à un lot. Considérant alors qu'il n'y a pas de critère de qualification à vérifier (hormis les documents attestant la recevabilité administrative), on peut considérer que la sélection est acceptable. Des six firmes invitées, toutes, sauf une, soumettent une offre pour chaque lot. On constate que pour 4 firmes, les prix offerts se situent dans une marge permettant de considérer la procédure compétitive. Le délai d'exécution n'est pas imposé dans le dossier d'invitation. Le délai affecte les coûts du fait des niveaux de ressources à mobiliser et devrait être une donnée impérative du DAO. Le DAO ne contient pas de spécifications techniques ou de plans. La DIA indique qu'elle organise une réunion d'information avec visite des sites avec les trois soumissionnaires de la liste restreinte. DIA considère aussi que les postes de travail sont des technologies standards (gabions, murs en béton cyclopéen,..) ne requérant pas de plan détaillé. Les Documents légaux, patente et quitus fiscal n’ont pas été retrouvés dans les documents remis par MARNDR à la fin de l’audit Le contrat contient un chapitre de description et de spécifications techniques associées au bordereau définitif des quantités. 25 No de Fiche MA03 Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES INFRASTRUCTURES AGRICOLES NOM DU PROJET Projet de Réhabilitation des Infrastructures de la Rouyonne à Léogane REFERENCE DU MARCHE Indéterminé – Fonds PetroCaribe OBJET DU CONTRAT Travaux additionnels pour reconstituer la berge sur plus de 600 mètres en amont de l’aménagement en gabions exécuté et pour corriger aussi la zone de rejet de la ravine Balizier dans la Rouyonne. Département de l’Ouest SERVICE BENEFICIAIRE DIA TITULAIRE SOTECH MONTANT CONTRACTUEL 11, 738,507.25 HGT PROCEDURE DE PASSATION Gré à Gré La sélection de SOTECH pour la réalisation des travaux additionnels de reconstituer la berge de la ravine Balizier dans la Rouyonne, est établie au niveau de la Direction des infrastructures Agricoles (DIA). Il s'agit d'une extension aux travaux du Lot 2 qui fait l'objet de la revue précédente. Le nouveau contrat peut être considéré comme un avenant. Contrat signé Date 6/6/2014 Montant 11, 738,507.25 Gdes Entrepreneur SOTECH Délai d'exécution 5 mois à partir du premier Décaissement Conformité au DAO NA Conformité Caution BE NA Visa CSCCA OK Commentaire L'objet de l'avenant est l'addition d'un mur de 900 m3 de gabions sur une longueur de 120ml. L'option d'adopter un nouveau contrat est que la valeur des travaux excède 15% du marché initial. Cependant la démarche reste celle d'un accord direct tel que pour un avenant. Compte tenu que l'offre initiale de SOTECH durant la procédure de passation était de 46,252,744.00 Gdes, on peut présumer que l'ensemble contrat + avenant est un artifice pour éviter une procédure de revue préalable associée à une passation suivant une procédure conforme à la réglementation. La procédure est non conforme mais rendue acceptable avec l'accord par visa de CSC/CA. 26 No de Fiche MA04 Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES INFRASTRUCTURES AGRICOLES NOM DU PROJET Projet de Réhabilitation et de protection de berges REFERENCE DU MARCHE Projet d'Urgence Post Sandy OBJET DU CONTRAT Travaux de Correction des Lits des Trois Rivières au niveau du tronçon longeant la ville de Pilate Département du Nord SERVICE BENEFICIAIRE DIA TITULAIRE HEDS MONTANT CONTRACTUEL 16,497,093.60 HGT PROCEDURE DE PASSATION AOR La sélection de la liste restreinte de soumissionnaires est établie au niveau du Directeur de la DIA, guidé par sa connaissance de l'expérience et des qualifications des entreprises. DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP ND I. Lettre d'Invitation Date 25/07/13 Date de remise annoncée 15/08/13 Firmes invitées ENCOTRA/HEDS/MOTERC II. Dossier d'Appel d'Offres Restreint Le DAOR est établi sous la dénomination "termes de référence" sous un format et des conditions qui sont celles d'une demande de cotations. III. Cahier des Clauses Particulières Conformité administrative NA Capacité financière NA Capacité technique NA Délai de livraison/exécution Non imposé au niveau du DAO 1 IV. Formulaires de Soumission NA V. CC Administratives Générales NA VI. CC Administrat. Particulières NA VII. Spéc. Techniques, Plans NA 2 VIII. Bordereau des Quantités OK Avis CNMP sur DAO: Condition non applicable sous les seuils PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 16/08/13 à 12:50PM 3 Nombre d'Offres 3 27 Offre moins disante à l'ouverture HEDS 23,109,184 MOTERC 30,204,269 ENCOTRA 29,973,480 Membres du COPEO 5 Membres désignés par circulaire du DG de la DIA en date du 16/08/13 Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures Non documenté Contrôle de recevabilité admin. Classement des offres corrigées Contrôle des qualifications Recommandation COPEO - Non documenté Avis CNMP sur Attribution Pas applicable Publication de l'Attribution Date NA Support de publication NA Notification du Marché NA Revue de l'offre sélectionnée Conformité OK Contrat signé Date 10/12/13 Montant 16,497,093.60 Gdes 4 Entrepreneur HEDS (Haïti Equipements et Démolition Services) Délai d'exécution/livraison 5 mois à partir du premier décaissement Conformité au modèle des DAO NA 5 Conformité Caution BE conforme NA Commentaires 1 Le délai d'exécution n'est pas imposé dans le DAO. Le délai affecte les coûts du fait des niveaux de ressources à mobiliser et devrait être une donnée impérative du DAO. 2 Le DAO ne contient pas de spécifications techniques ou de plans. La DIA indique qu'elle organise une réunion d'information avec visite des sites avec les trois soumissionnaires de la liste restreinte. DIA considère aussi que les postes de travail sont des technologies standards (gabions, murs en béton cyclopéen,..) ne requérant pas de plan détaillé. 3 Ouverture publique des offres le lendemain de la date-limite annoncée dans la lettre d'invitation 4 Le montant contractuel définitif résulte d'une série de négociations d'abord suite à un rabais de 10% proposé par l'entrepreneur, et ensuite par une réduction décidée par la DIA, de certaines quantités du bordereau 5 Le contrat contient un chapitre de description et de spécifications techniques associées au bordereau définitif des quantités. 6 La procédure est non documentée. La sélection de HEDS paraît satisfaisante étant l'offre moins disante au tableau comparatif à l'ouverture Les négociations après attribution sont liées aux contraintes budgétaires et n'affectent pas les conditions de compétition revues. 28 No de Fiche MA05 Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES INFRASTRUCTURES AGRICOLES NOM DU PROJET Projet de Réhabilitation des Infrastructures de la Rouyonne REFERENCE DU MARCHE Fonds Petro Caribe OBJET DU CONTRAT Construction de 35 micro-retenues en amont de la Rivière Rouyonne Département du l’ouest, Léogane SERVICE BENEFICIAIRE DIA TITULAIRE GTACC MONTANT CONTRACTUEL 19,000,000.00 HGT PROCEDURE DE PASSATION AOR (selon la liste de contrats MARNDR) Le seul document archivé est le contrat. Contrat signé Date 7/4/15 Montant 19,000,000.00 HTG Entrepreneur GTACC (Groupe des Techniciens en agriculture et en Constructions Civiles) Délai d'exécution/livraison 5 mois à partir du premier décaissement Conformité au modèle des DAO NA Conformité Caution BE conforme NA Commentaires L'audit n'a pu être conduit suite au manque de document de passation archivé. Le contrat contient un chapitre de description et de spécifications techniques associées au bordereau définitif des quantités. 3 La situation est non conforme compte tenu que l'AC ne peut attester d'une mise en concurrence 29 No de Fiche MA06 et MA07 Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES INFRASTRUCTURES AGRICOLES NOM DU PROJET Protection des villes de la côte Sud contre les risques d’inondations et des intempéries. REFERENCE DU MARCHE Indéterminé – Fonds Petro Caribe OBJET DU CONTRAT Construction d’un déversoir plan, d’un bassin de dissipation et d’un mur bajoyer au niveau du barrage de Dubreuil, dans la Rivière L’Acul, à Chantal SERVICE BENEFICIAIRE DIA TITULAIRE SOCAP MONTANT CONTRACTUEL 28,067,685.00 HGT PROCEDURE DE PASSATION AOR DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP ND I. Lettre d'Invitation Date 31/03/14 Date de remise annoncée 15/04/14 Firmes invitées ENCOTRA/ SOCAP/ TECINA/ INTERLOC Condition particulière Offre pour un ou deux lots, mais accès à un seul lot II. Dossier d'Appel d'Offres Restreint Les DAO se limitent à un dossier technique qui est un rapport d'étude avec diagnostic, description des projets, mètrés, et bordereau des quantités par lot III. Cahier des Clauses Particulières Conformité administrative NA Capacité financière NA Capacité technique NA Délai de livraison/exécution Non imposé 1 IV. Formulaires de Soumission NA V. CC Administratives Générales NA VI. CC Contractuelles Particulières NA VII. Spéc. Techniques, Plans NA 2 VIII. Bordereau des Quantités OK Avis CNMP sur DAO: Condition non applicable sous les seuils Formation COPEO Date de la circulaire 14/04/14 PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 15/04/14 à 12:35 PM Nombre d'Offres 4 30 Liste des offres reçues LOT 2 ENCOTRA 28,378,910 SOCAP S.A 27,667,685 TECINA S.A 37,307,317.50 INTERLOC 49,082,062.50 3 Membres du COPEO 5 Membres désignés Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures 30 Avril 2014, signé des membres de la COPEO Recevabilité administrative NA Classement des offres corrigées Une correction est appliquée pour tenir compte que certains soumissionnaires n'ont porté le prix de mobilisation que sur le Lot 1 (tel que présenté sur le bordereau du rapport d'études ayant servi de DAO). Le soumissionnaire moins disant sur le lot 1 n'a pas coté ce poste "mobilisation" et est jugé ne pas avoir présenté une offre complète. Tableau comparatif ENCOTR A SOCAP TECINA INTERLO C Mobilisat ion 1650000 400000 6525000 -- Lot 1 17883070 15212150 22261140 11135003 Lot 2 28378910 27667685 37307317 49082062 Contrôle des qualifications Pas applicable Evaluation/Recommandation INTERLOC écarté pour Lot 1 offre incomplète SOCAP moins disant sur les 2 lots. La combinaison la plus avantageuse (sur base des totaux) est SOCAP pour Lot 1, ENCOTRA pr Lot 2. SOCAP invité à donner sa préférence. Il choisit Lot 2. Après demande d'information à ENCOTRA, la firme accepte de porter 40% de frais de mobilisation de sa soumission sur le Lot 1 ENCOTRA Offre ajustée Lot 1: 17,883,070 + 40%(1,650,000 = 18,543,070 Lot 2 SOCAP 27,667,685 + 400,000 = 28,067,685 COPEO porte un jugement sur le coût de mobilisation de SOCAP lui laissant le montant offert de 400000. COPEO - Date 30/04/14 Décision Lot 1: ENCOTRA Lot 2: SOCAP Contrat signé LOT 2 Date 04/06/14 Montant 28, 067,685.00 Gdes Entrepreneur SOCAP S.A (Société Caribéenne de Production) Délai d'exécution/livraison 12 mois à partir du premier décaissement Conformité au DAO NA Conformité Caution BE NA 31 Visa CSCCA OK Commentaires 1 Le délai d'exécution n'est pas imposé dans le DAO. 2 Le DAO ne contient pas de spécifications techniques ou de plans. 3 Les bases de sélection sont acceptables et la procédure est jugée conforme. AVENANT #1 Travaux Additionnels du projet de Construction d’un déversoir plan, d’un bassin de dissipation et d’un mur bajoyer au niveau du barrage de Dubreuil, dans la Rivière L’Acul, à Chantal (Lot 2) SERVICE BENEFICIAIRE DIA MONTANT CONTRACTUEL 4,500,000.00 HGT (16.03% du contrat initial) PROCEDURE DE PASSATION AOR Contrat signé Date 12/08/15 Montant 4,500,000.00 Gdes Entrepreneur SOCAP S.A (Société Caribéenne de Production) Délai d'exécution prolongement du contrat initial au 31/12/15 Conformité au DAO NA Conformité Caution BE NA Visa CSCCA Lettre du 18/09/15 note les irrégularités s/l'absence de documents administratifs, justificatifs, CIN/CIF du signataire. Mais accorde exceptionnellement. Commentaires En juillet 2015, les services techniques de supervision de la DIA proposent d'améliorer les objectifs de l'étude par des travaux additionnels en rive droite au voisinage du barrage de Dubreuil. Béton cyclopéen 33.84m3; BA 242.80m3, ... En utilisant principalement les prix unitaires du marché initial (mars 2014), le prix est convenu à 4,500,000 Gdes L'attribution de l'avenant est acceptable. 32 No de Fiche MA08 Date 18- 23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES INFRASTRUCTURES AGRICOLES NOM DU PROJET Protection des villes de la côte Sud contre les risques d’inondations et des intempéries. TRAVAUX DE PROTECTION DU BARRAGE DE DUBREUIL REFERENCE DU MARCHE Indéterminé – Fonds Petro Caribe OBJET DU CONTRAT Construction d’un mur de soutènement et d’un mur de pied en maçonnerie de moellons au barrage de Dubreuil, dans L’Acul Procédure de demande de cotations couvrant 2 lots: Lot 1: Construction d'un mur de soutènement et d'un mur de pied Lot 2: Construction d'un déversoir, bassin de dissipation mur bajoyer SERVICE BENEFICIAIRE DIA TITULAIRE ENCOTRA MONTANT CONTRACTUEL 18, 543,070.00 HGT PROCEDURE DE PASSATION AOR PROCEDURE DE PASSATION SUIVANT LA FICHE PRECEDENTE (LOT 1) Contrat signé LOT 1 Date 04/06/14 Montant 18, 543,070.00 Gdes 4 Entrepreneur ENCOTRA (Entreprise de Construction et de Transport) Délai d'exécution 12 mois à partir du premier décaissement Conformité au DAO NA Conformité Caution BE NA Visa CSCCA OK Commentaires 1 Le délai d'exécution n'est pas imposé dans le DAO. 2 Le DAO ne contient pas de spécifications techniques ou de plans. 3 L’offre de l’INTERLOC et de SOCAP étaient les moins distantes à l’ouverture des plis cependant le premier n’a pas été choisi parce que son offre n’était pas complète (pas de prix pour la rubrique Mobilisation), et le second pour éviter une dérogation au fait que l’on ne pouvait pas accorder deux contrats à un même soumissionnaire, vu que était la moins distante lors de l’ouverture pour le lot 2. 4 Tenant compte des commentaires soulevés dans le point 3, l’ENCOTRA a été choisi. Par contre, nous avons remarqué que le montant pour lequel le contrat est signé est différent de celui de l’offre, présentant 33 un écart de l’ordre de 660,000.00 gourdes, pour une raison non rapportée. Procédure conforme 34 LES FICHES SUIVANTES CONCERNENT LES MARCHES OU PAIEMENTS ETABLIS PAR LA DAAF DU MARNDR No de Fiche MA09 DAAF Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) NOM DU PROJET EQUIPEMENTS POUR L'ADMINISTRATION REFERENCE DU MARCHE 11131508RAA136 OBJET DU CONTRAT Acquisition d'un Inverter XANTREX 4 Kw et 12 batteries Trojan 8DGEL 230 AMP, 12 volts. SERVICE BENEFICIAIRE INSTITUT NATIONAL DU CAFE D'HAITI TITULAIRE HALISSA RAM MONTANT CONTRACTUEL 916,105.00 GDES PROCEDURE DE PASSATION Gré à Gré AVIS DE LA CNMP Date de la demande d'autorisation à la CNMP Pas de demande, note explicative au dossier à l’effet que la firme contactée est le seul fournisseur des articles qui ait été identifié. Date de l'avis de la CNMP N/A Formulaire d'Engagement du Titulaire Bordereau descriptif et des quantités Lettre du 19 aout 2015 Délai de livraison/exécution Non précisé PV d'Attribution ou de Négociation Décision par COPEO N/A Contrat / Bon de Commande signé Date Lettre du 19 août 2015 Montant 916,105 GDES Fournisseur HALISSA RAM Délai d'exécution/livraison N/A Commentaire Marché passé avec le seul fournisseur identifié des articles correspondants aux normes MARNDR. Aucun document n’a été versé au dossier pour démontrer qu’il n’y a pas d’autre fournisseur. Gré à Gré non justifié. Procédure non conforme à l'Art. 1.1.2. du Manuel de Procédures d'exécution du budget. Paiement daté du 31/08/15. Bon de livraison non documenté. 35 No de Fiche MA10 DAAF Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) NOM DU PROJET EQUIPEMENTS POUR L'ADMINISTRATION REFERENCE DU MARCHE 11131411RAA048 OBJET DU CONTRAT Fournitures d'Outils et Accessoires Acquisition de 70 brouettes, dérapines, 200 pioches, 200 pelles, 200 houes, 200 haches SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé TITULAIRE HEDS MONTANT CONTRACTUEL 1,017,922 Gourdes PROCEDURE DE PASSATION Marché Fourniture en Gré à Gré (Accord Direct) AVIS DE LA CNMP Date de la demande d'autorisation à la CNMP Pas de demande, note explicative au dossier à l’effet que la firme contactée est le seul fournisseur des articles qui ait été identifié. Formulaire d'Engagement du Titulaire ND PV d'Attribution ou de Négociation Décision par COPEO N/A Contrat / Bon de Commande signé Date 16/09/14 Montant 1,017,922 Gourdes Fournisseur HEDS Délai d'exécution/livraison Non précisé Commentaire Information sur la gestion des livraisons: Date de Facture 18/09/2014 Date d’Autorisation 6/10/2014 par le MEF Date de Paiement 26/02/2015, par cheque Bon de Réception 18/09/2014 Réception par le Service Inventaire et Fournitures du la Direction de l’Administration avec Attestation de service fait le 12/11/14. Paiement 3 mois après livraison. Procédure non conforme aux termes du manuel de procédures d'exécution du budget. 36 No de Fiche MA11 DAAF Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) NOM DU PROJET EQUIPEMENTS POUR L'ADMINISTRATION REFERENCE DU MARCHE 11131507MAA001 OBJET DU CONTRAT Paiement d’outils agricole achetés à crédit SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé TITULAIRE X DEPOT Store MONTANT CONTRACTUEL 2, 256,090 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Gré à Gré AVIS DE LA CNMP Date de la demande d'autorisation à la CNMP Pas de demande Date de l'avis de la CNMP N/A Formulaire d'Engagement du Titulaire Bordereau descriptif et des quantités Existence d'une fiche de réquisition pour l'acquisition de matériel indiquant les quantités et la description des biens mais sans le sceau de la DAAF. Délai de livraison/exécution ND PV d'Attribution ou de Négociation Une lettre explicative inclue dans le dossier précise que X Dépôt est le seul fournisseur ayant accepté de livrer les outils à crédit datée du 20 juin 2015. Contrat / Bon de Commande signé Date 08/04/15 Montant 2,256,090.00 Gdes Fournisseur X DEPOT STORE Délai d'exécution/livraison ND Commentaire - La date du chèque 15 juillet et la facture livrée et payée est datée du 22 juillet 2015 - Aucun écart n’a été constaté au niveau des quantités livrées et les quantités facturées pour les biens.(en comparant le bon de livraison avec la fiche de réquisition) Procédure non conforme aux termes du manuel de procédures d'exécution du budget. 37 No de Fiche MA12 DAAF Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés Aucun document relatif à cet achat n'a pu être mis à la disposition des auditeurs. Situation non conforme. __________________________________________________________________________________ Le contrat suivant a été choisi en remplacement du contrat ci-dessus. No de Fiche MA13 DAAF Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés OBJET DU CONTRAT Paiement pour location de véhicules au bénéfice du MARNDR. SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé MONTANT CONTRACTUEL 2,657,120.00 GDES PROCEDURE DE PASSATION Indéterminé. Commentaire La présence de ce contrat dans la liste soumise par la DAAF est erronée. Il s'agit d'un paiement couvrant une dépense antérieure engagée au cours de l'exercice précédent, dont la décision et la procédure d'acquisition ne sont pas documentée. La dépense correspond à une opération de location de voitures conclue avec la société ZENITH RENT A CAR. Paiement porté sur les listes de contrats de l'exercice 2014-2015 sous audit. Paiement pour installation d'un système de pointage en vue de marquer les présences au bureau. Services 2,824,316.50 Gré à gré INSTALL AND REPAIRS Paiement totalement effectué et services fournis. 38 No de Fiche MA14 DAAF Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) NOM DU PROJET EQUIPEMENT POUR L'ADMNISTRATION REFERENCE DU MARCHE 11131509RA075 OBJET DU CONTRAT Acquisition de 600 dérapines, 600 pioches, 600 râteaux, 600 pelles, 750 brouettes, 500 serpettes, 500 machettes, 500 houes. SERVICE BENEFICIAIRE Bureau du Ministre TITULAIRE EXPRESS TRANSPORT & DISTRIBUTION MONTANT CONTRACTUEL 5,085.454,55 GDES PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotations DEMANDE DE COTATION Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Non documenté Dossier de la Demande de Cotation Date de la demande signée Non documentée Date de remise Bordereau descriptif Bordereau des Quantités Délai de livraison/exécution Formulaire de remise de prix RAPPORT D'EVALUATION Date Non-documenté Nombre d'offres et montants 3 offres avec les montants 5,594,000 Gdes 5,762,500 Gdes 5,797,750 Gdes Evaluation/Recommandation Un tableau du 23/09/15 peut servir de comparatif désignant l'offre moins disante qui sera retenue. COPEO Date Non documenté Décision Non documenté Publication de l'Attribution Date Non documenté Support de Publication Non documenté Notification du Marché Date Non documenté Revue de l'offre sélectionnée 39 Conformité Non documenté Bon de Commande signé Date Non documenté Montant Fournisseur Délai d'exécution/livraison Commentaires Aucun document ne permet de juger de la conformité de la procédure de passation. Aucune des offres reçues ne correspond au montant contractuel indiqué sur la liste de contrats de la DAAF du MARNDR. Le montant porté sur la liste peut correspondre au paiement effectué le 30/09/15. 40 No de Fiche MA15 DAAF Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) NOM DU PROJET EQUIPEMENT POUR L'ADMNISTRATION REFERENCE DU MARCHE 11131411RAA055 OBJET DU CONTRAT Achat de fournitures et matériels de bureau. SERVICE BENEFICIAIRE DAAF TITULAIRE HALISSA RAM AND OFFICE SUPPLIES MONTANT CONTRACTUEL 2,638,162.45 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotations DEMANDE DE COTATION Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Autorisation d’engagement du MEF le 31 octobre 2014 Dossier de la Demande de Cotation Date de la demande signée Non documentée mais une réquisition du 01/10/14 existe exprimant le besoin pour cette acquisition avec un bordereau de quantités. Date de remise Bordereau descriptif Bordereau des Quantités Délai de livraison/exécution Formulaire de remise de prix RAPPORT D'EVALUATION Date Pas de rapport mais 2 offres archivées: 03/10/15: 2,420,467.92 Gdes 06/10/15: 2,665,886.88 Gdes avec une liste partielle (47/52). Nombre d'offres et montants Evaluation/Recommandation COPEO Non documenté Revue de l'offre sélectionnée Non documenté Bon de Commande signé Non documenté Commentaires Aucun document ne permet de juger de la conformité de la procédure de passation. Aucune des offres reçues ne correspond au montant contractuel indiqué sur la liste de contrats de la DAAF du MARNDR. 41 No de Fiche MA16 DAAF Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DES RESSOURCES NATURELLES ET DU DEVELOPPEMENT RURAL DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) NOM DU PROJET EQUIPEMENT POUR L'ADM INISTRATION REFERENCE DU MARCHE 11131509RAA045 OBJET DU CONTRAT Paiement d’outils agricoles achetés à crédit SERVICE BENEFICIAIRE DAAF TITULAIRE Caribbean Products and services MONTANT CONTRACTUEL 1,736,350 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotations DEMANDE DE COTATION Inscription au Plan de PDM Non documenté Dossier de la Demande de Cotation Date de la demande signée Non documenté Une lettre du 31/08/15 sans définition de matériels ni de quantités explore des acquisitions à crédit. Date de remise Bordereau descriptif Bordereau des Quantités Délai de livraison/exécution Formulaire de remise de prix RAPPORT D'EVALUATION Date Inexistant mais 3 offres reçues: Caribbean P&S 1, 736,350 TTC Express T&D 1, 799,750 HT Kumbi 1, 822,500 HT Nombre d'offres et montants Evaluation/Recommandation COPEO Non documenté Revue de l'offre sélectionnée Non documenté Bon de Commande signé Date ND Montant payé 1,578,500.00 Entrepreneur/Fournisseur Caribbean Products & Services Délai de livraison Non imposé Commentaires Lettre au fournisseur du 31 aout 2015 sans descriptif ni quantités L’administrateur avait demandé au fournisseur Caribbean P&S de bien vouloir lui livrer quelques outils aratoires à crédit au profit du MARNDR. Trois bons de réception revus entre 23/08/15 et 07/09/15 La lettre de réquisition acheminée au fournisseur a été préparée après la réception des biens 42 Un écart au niveau de certaines quantités livrées et les quantités facturées pour les biens suivants : 150 machettes (175 livrées); 150 manches (275 livrées). Les offres reçues semblent ne pas résulter d'une procédure compétitive car il est rapporté que seul Caribbean P&S accepte le paiement à crédit. Ceci justifierait l'expression que le gré à gré est la seule méthode possible, puisque ce fournisseur est le seul sur le marché à accepter de livrer selon les "normes" du MARNDR. Les montants revus sont le montant contractuel sur la liste DAAF (1, 736,350 Gdes) et le montant payé (1,578,500.00 Gdes). Paiement du 02/10/15. Procédure informelle non conforme, mais les risques associés aux marchés avec l'Administration va tendre à réduire considérablement le marché des vendeurs intéressés, et les prix continueront de monter. 43 No de Fiche MA17 DAAF Date 18-23/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés 5 INSTITUTION AUDITEE : MARNDR NOM DU PROJET REFERENCE DU MARCHE : 11131411RAA055 OBJET DU CONTRAT Achat de fournitures et matériels de bureau. SERVICE BENEFICIAIRE Direction Générale MONTANT CONTRACTUEL 2,420,467.92 GDES PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotation DEMANDE DE COTATION Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Autorisation d’engagement du MEF le 31 octobre 2014 N/A Contenu imposé Date de la demande signée Réquisition du 1-10-2014 Date de remise Non documenté Bordereau descriptif (Spécifications) Oui Bordereau des Quantités Oui Délai de livraison/exécution Non documenté Formulaire de remise de prix Non RAPPORT D'EVALUATION Date Nombre d'offres et montants 2 offres : 3 octobre 2015 2,420,467.92 HTG GDES 6 octobre 2015 2,665,886.88 HTG GDES. Il semble que cette offre couvre seulement 47 des 52 articles réquisitionnés Tableau comparatif Non documenté Recommandation Non documenté COPEO Date Non-documenté Décision Non-documenté Publication de l'Attribution ND Notification du Marché ND Revue de l'offre sélectionnée ND Contrat / Bon de Commande signé Date Non-documenté Montant 2,420,467.92 GDES Entrepreneur/Fournisseur Global Home & Office Délai d'exécution/livraison Non-documenté 44 Conformité au modèle de la CFN Non-documenté Commentaires L’autorisation d’engagement est postérieure à la réquisition. Dossier très sommaire. Il n’y a pas de bon de livraison ni de procès-verbal de réception Le paiement est daté du 6 mars 2015 Passation des marchés conforme pour l’essentiel, la cotation la moins disante a été retenue. Nombreuses pièces manquantes au dossier. 45 ANNEXE B. FICHES DE REVUE DES PROCEDURES DE GESTION CONTRACTUELLE No de Fiche MA01G Date de la Visite 20/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés OBJET DU CONTRAT Lot 1 - Travaux de réaménagement des Approches du dalot de franchissement de RN2 par les drains BINO Lester (amont et aval) et Mourel (amont et Aval), Département du l’ouest, Léogane SERVICE BENEFICIAIRE Direction des Infrastructures Agricoles (DIA) du MARNDR ENTREPRENEUR AAA S.A MONTANT CONTRACTUEL 23, 884,885.79 HTG DATE DE SIGNATURE 4 avril 2013 DELAI 6 mois à partir du premier décaissement BUREAU DE SUPERVISION Direction des Infrastructures Agricoles (DIA) du MARNDR MONTANT CONTRAT NA RATIO SUP/CONSTRUCTION NA DOCUMENTS CONTRACTUELS ACTIFS Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinions Caution de Bonne Exécution OUI Montant à retenir 10% Conformité du format NA Validité en cours NA Caution de Garantie sur Avance Non appliquée. 30% d’avance prévu dans le marché mais pas payé à l’entreprise. Voir les commentaires. Attribution d'Avenants Aucun avenant Etats d'Avancement Non rendus disponibles Procédures d'approbation et paiement des factures Non rendus disponibles Procédures de Réception Pas encore achevé 46 Visite d'Inspection LIEU ET DATE DE VISITE Léogane, le 19 juillet 2016 PERSONNES RENCONTREES ENTREPRENEUR Aucune SUPERVISION Ing. George Brunet, Chargé du suivi, MARNDR ; Responsable du bureau régional MARNDR de Léogane BENEFICIAIRE Habitants riverains de la Rouyonne REVUE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS Contrat de Travaux 2% à la DGI payé en une foi à la DGI lors du démarrage ; décomptes provisoires mensuels avec retenue de garantie 10% ; période de garantie 3 mois ; garantie retenue pour cette période à 5% ; Spécifications Oui Plans Oui Bordereau des Quantités/PU Oui REVUE DES DOCUMENTS DE GESTION Aucun dossier de suivi de travaux n'a été rendu disponible Journal de Chantier ND Rapports d'Activité ND Décomptes ND Certificat de Réc. Provisoire NA (inachevé) DONNEES TECHNIQUES Brève description technique des travaux : L’objectif de toutes les interventions du MARNDR à Léogane est la protection contre les crues de la Rivière Rouyonne par le biais de travaux combinés: 1. Construction de murs de tête aux entrées de chacun des 2 dalots 2. Aux sorties des dalots, aménager des bassins de dissipation d’énergie 3. Construire des radiers et la base des murs latéraux du canal d’approche et du bassin aval en béton armé de 30 cm d’épaisseur. COMMENTAIRES SUR L'EXECUTION DES TRAVAUX  Le marché a été résilié par le Ministère parce que l’entreprise ne pouvait plus avancer . La population locale s’est opposée au déroulement des travaux et a volé du matériel sur le chantier ainsi que les aciers à béton en plus de cas de vandalisme pour des raisons qui ne sont pas tout à fait claires. Il a été évoqué (i) la résistance contre une perte des indemnités qui est versée à la population locale par l’Etat quand leur logement est inondé ; (ii) ou que l’entreprise n’a pas compris de s’entendre avec les gens pour les aider et (iii) une préférence de la population locale à une autre entreprise qu’elle connait bien, SOTECH.  Selon les informations reçues, l’entreprise n'avait pas la capacité d’exécuter le marché. Apparemment sa qualification n’avait jamais été vérifiée n'ayant aucune expérience antérieure avec le MARNDR. Néanmoins AAA était mis sur la liste restreinte des entreprises pour cet AOR. Son offre était moins disante et l'attribution s'est faite pour le moins cher des lots.  Il faut reconnaitre qu’une grande partie des travaux s'est déroulée dans des conditions difficiles intervenant des deux côtés de la route principale RN2 avec beaucoup de circulation des véhicules à grande vitesse, sous 47 un environnement précaire point de vue des risques d’accident et des conditions de sécurité de chantier.  Dès le début les responsables du suivi n’ont pas eu la confiance nécessaire en la capacité de cette entreprise, et par conséquent, n'ont confié aucun paiement d’avance, comme prévu dans le marché. La qualité de travaux du premier dalot semble être satisfaisante, mais pour le deuxième dalot elle est nettement inférieure. On voit que le mélange de béton contient trop peu de liant avec une grande densité d'agrégats.  L’état d’avancement peut être estimé à 80% pour le premier dalot et à peine à 40% pour le deuxième dalot. En somme, l’état d’avancement est à peu près 50%.  A ce qui concerne l’impact des travaux, l’auditeur doute de l'efficacité des longs canaux bétonnés on amont de la route pour améliorer l'effet des inondations, car les logements sont trop bas pour éviter que les crues ne les atteignent pas.  Tandis que le canal en amont et aval du premier dalot est plein de sable et des déchets, le deuxième dalot est propre, car la pente du deuxième dalot est plus grande et le lit du canal est bétonné tout plat sans obstacles. Le manque d’entretien aussi, contribue à empêcher la validation des travaux achevés. Lot 1 - Travaux de réaménagement des approches du dalot de franchissement de RN2 par les drains BINO Lester et Mourel à Léogane Mur de tête à l'entrée du Dalot 1 L’aménagement des bassins de dissipation d’énergie à la sortie du Dalot no. 1 L’aménagement des bassins de dissipation d’énergie à la sortie du Dalot no. 2 Murs de tête aux entrées du Dalot no. 2 48 No de Fiche MA02G Date de la Visite 20/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés OBJET DU CONTRAT Lot 2 - Travaux de Rectification de lit et d’aménagement de dérivation partielle à Deslandes dans le département de l’Ouest, à Léogane SERVICE BENEFICIAIRE Direction des Infrastructures Agricoles (DIA) du MARNDR ENTREPRENEUR Société technique de construction Haïtienne S.A. (SOTECH), PAP MONTANT CONTRACTUEL HTG 38,958,250 DATE DE SIGNATURE 4 décembre 2013 DELAID’EXECUTION 5 mois à partir du premier décaissement BUREAU DE SUPERVISION Direction des Infrastructures Agricoles (DIA) du MARNDR MONTANT CONTRAT NA RATIO SUP/CONSTRUCTION NA Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinion Caution de Bonne Exécution Montant OK 10% avec période de garantie de 3 mois Conformité du format NA Validité en cours Déjà achevé Caution de Garantie sur Avance : OUI Montant 30% Conformité du format NA Validité en cours Déjà achevé DOCUMENTS CONTRACTUELS ACTIFS Attribution d'Avenants Aucun avenant accordé Etats d'Avancement 100% achevé Facture #1 Acomptes mensuels prévu Date de réception (après certification) = (temps 1) Application conforme retenues de garantie, remboursement d'avances,... Date effective de paiement temps 2 Délai de paiement (2) – (1) ; vérifier avec conditions du CCAP Visite d'Inspection Lot 2 LIEU ET DATE DE VISITE Léogane, le 20 juillet 2016 PERSONNES RENCONTREES ENTREPRENEUR -- BE SUPERVISION Ing. Georges Brunet, Min. de l’Agriculture BENEFICIAIRE Quelques paysans et habitants sur le terrain REVUE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS Contrat de Travaux OK Spécifications OK Plans OK Bordereau des Quantités/PU OK 49 DONNEES TECHNIQUES Brève description technique des travaux : Stabiliser en corrigeant les méandres de la Rivière Rouyonne par : 1. L’implantation le long de la rive droite, convexe, d’un mur de gabions de 3.5 m de hauteur et 400 m de longueur ; 2. L’implantation le long de la rive gauche, concave, d’une digue en remblais compactés d’une longueur de 55 m et dégageant un gabarit vertical de 2.5 m ; la digue est remblayée en arrière du mur de gabions ; 3. Le curage du fond de lit selon le profil défini aux plans. 4. Un muret de 40 m de long dont la crête est calé à 1.3 m au-dessous du fond de la rivière. COMMENTAIRES SUR L'EXECUTION DES TRAVAUX  La partie des travaux du marché original et les travaux additionnels, qui faisaient l’objet d’un autre marché, sont indivisibles en réalité. Par conséquent, les observations faites ci-dessous s'appliquent pour l’ensemble des deux marchés.  Pour rappel, les données de contrat couvrant les travaux additionnels se présentent comme suit: OBJET DU CONTRAT Travaux additionnels au Lot 2 pour reconstituer la berge sur plus de 600 mètres en amont de l’aménagement en gabions exécuté et pour corriger aussi la zone de rejet de la ravine Balizier dans la Rouyonne, à Léogane SERVICE BENEFICIAIRE Direction des Infrastructures Agricoles (DIA) du MARNDR ENTREPRENEUR Société technique de construction Haïtienne S.A. (SOTECH), PAP MONTANT CONTRACTUEL HTG 11,738,507 DATE DE SIGNATURE 6 juin 2014 DELAI 5 mois à partir du premier décaissement  Les deux marchés du Lot 2 sont achevés depuis environ 18 mois et les installations sont toujours en bon état.  Les travaux de la protection contre les crus le long d’une partie du fleuve étaient bien conçus et bien exécutés. La proche supervision des travaux par l’ingénieur du Ministère a porté une certaine flexibilité dans le choix des sites spécifiques de l’intervention et le design. La qualité des travaux est satisfaisante. L’entreprise est restée dans l’enveloppe du prix de chacun des deux marchés.  Au lieu de confier un avenant pour les travaux additionnels à l’entreprise, le Ministère a décidé de leur confier en nouveau marché pour ces travaux. Cette option peut s'expliquer en raison de l'ampleur des travaux mais aussi comme un artifice pour éviter une procédure de marché réglementaire qui aurait couvert les travaux initiaux et additionnels.  Le mur de gabions et les digues en remblais compactés étaient placés uniquement dans la courbe extérieure des méandres du fleuve. Avant les travaux, il y avait plusieurs brèches dans cette partie du fleuve assez plate, amenant des inondations importantes des champs et des logements en aval. Après que les brèches aient été réparées, on a pu constater une reprise de nouvelles cultures sur les champs voisins.  Le manque d’entretien empêche la validation des travaux à cent pourcent. Déjà, on peut voir la forte érosion de la crête à un endroit où elle n’était pas renforcée, ou il ne reste qu’un mètre de largeur. La création d’une nouvelle brèche est imminente. 50 Lot 2 Travaux de Rectification de lit et d’aménagement de dérivation partielle de la Rivière Rouyonne et travaux additionnelles à Léogane Berges en gabions sur la Rouyonne Tête de la dérivation partielle de la rivière Commencement de nouvelles brèches 51 No de Fiche MA05G Date de la Visite 19/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. DOMOND & Associés OBJET DU CONTRAT Construction de 35 micro-retenues en amont de la Rivière Rouyonne, Département du l’ouest, Léogane SERVICE BENEFICIAIRE Direction des Infrastructures Agricoles (DIA) du MARNDR ENTREPRENEUR GTACC MONTANT CONTRACTUEL 19,000,000.00 HGT DATE DE SIGNATURE 7 avril 2015 DELAI 6 mois à partir du premier décaissement BUREAU DE SUPERVISION Direction des Infrastructures Agricoles (DIA) du MARNDR MONTANT CONTRAT NA RATIO SUP/CONSTRUCTION NA DOCUMENTS CONTRACTUELS ACTIFS Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinion Caution de Bonne Exécution : Montant 10% caution Conformité du format NA Validité en cours NA Caution de Garantie sur Avance : Montant de l’avance : 20% non accordée (HTG 3.8 millions) Conformité du format NA Validité en cours NA Attribution d'Avenants Aucun avenant accordé Etats d'Avancement Aucune information disponible de DIA Procédures d'approbation et paiement des factures Pas d’information disponible de DIA Procédures de Réception Pas d’informations sur la procédure de fermeture du contrat ou de résolution des sommes dues, ni du statut des responsabilités de l'Entrepreneur. COMMENTAIRES  La Visite d’Inspection de sites de micro-retenues n'a pu se dérouler en raison de l'éloignement des sites.  Les documents attestant du suivi des travaux n'ont pas été rendus disponibles par la DIA, ni par la Direction Régionale impliquée.  Selon les informations de l’ingénieur en charge du suivi, les travaux étaient achevés. Pour ce qui concerne leur impact, il est attendu que les ouvrages seront efficaces pour la rétention des sables et graviers, mais ne pourront affecter la fréquence ou l'ampleur des crues.