Manuel de gestion des ressources matérielles de l'État (MGRME)

RÉPUBLIQUE D’HAITI LA PRIMATURE OFFICE DE MANAGEMENT ET DES RESSOURCES HUMAINES (OMRH) MANUEL DE GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES DE L’ÉTAT Novembre 2021 La publica on de ce manuel est rendue possible grâce au sou en du peuple américain par l'intermédiaire de l'Agence des États-Unis pour le développement interna onal (USAID). Le contenu du manuel relève de la seule responsabilité de l'OMRH et ne reflète pas nécessairement les points de vue de l'USAID, du Gouvernement des États-Unis ou du Projet d'Appui à la Ges on Efficace des Ressources de l'Etat (GERE). TABLE DES MATIÈRES LISTE DES SIGLES 7 AVANT-PROPOS 9 INTRODUCTION 11 CHAPITRE I Principes de ges on des ressources matérielles de l'état I. Ges on du cycle de vie des ressources matérielles de l'État 13 13 II. Objec fs de la ges on des ressources matérielles A. U lisa on ra onnelle des biens B. Réalisa on périodique d'inventaires physiques C. Renouvellement op mal des biens 15 15 17 17 III. Listes de codifica on des immobilisa ons corporelles CHAPITRE II Étapes de ges on, de comptabilisa on et l'inventaire des matériels 18 23 I. Récep on, iden fica on et affecta on des biens A. Récep on et iden fica on des matériels B. Affecta on et transfert des matériels C. Communica on des documents 23 23 25 27 II. Entrée des matériels A. Informa ons générales B. Enregistrement des matériels C. Amor ssements des matériels 27 27 28 29 III. U lisa on des matériels 31 IV. Entre en et répara on des matériels A. Entre en B. Répara on 31 31 32 V. Inventaire physique des matériels A. Objec f de l'inventaire physique B. De l'inventaire physique C. Procédure de réalisa on de l'inventaire physique 32 32 32 33 VI. Sor e des matériels (radia on/déclassement) A. Élément déclencheur de la sor e des matériels B. Transfert des matériels 35 35 37 3 TABLE DES MATIÈRES - ANNEXES ANNEXE A : Fiche d'iden fica on et de récep on des immobilisa ons corporelles Ges on des ressources matérielles des Maries / Formulaire d'Iden fica on et de Récep on des Immobilisa ons Corporelles par Sites 39 41 ANNEXE B : Fiche d'affecta on/transfert des immobilisa ons corporelles Ges on des ressources matérielles des Mairies / Formulaire d'Affecta on /Transfert des immobilisa ons corporelles 43 45 ANNEXE C : Fiche de cession/radia on des immobilisa ons corporelles Ges on des ressources matérielles des Mairies / Formulaire de Cession / Radia on des immobilisa ons corporelles 47 49 ANNEXE D : Fiche de décompte physique des immobilisa ons corporelles - Ges on des ressources matérielles des Mairies / Fiche de Décompte Physique des Immobilisa ons par Sites - Ges on des ressources matérielles des Mairies / Fiche de Décompte Physique des Immobilisa ons par Sites (Véhicules et Équipements) 51 53 ANNEXE E : Registre des immobilisa ons et des amor ssements 57 ANNEXE F : Fiche de rapport d'inventaire physique des immobilisa ons 61 63 54 59 5 LISTE DES SIGLES CSCCA : Cour supérieure des comptes et du conten eux administra f DAAB : Direc on des affaires administra ves et du budget DGI : Direc on Générale des Impôts IGF : Inspec on Générale des Finances (IGF) MEF : Ministère de l'économie et des finances OMRH : Office de Management et des Ressources Humaines PCGE : Plan comptable général de l'État SYSDEP : Système de ges on des dépenses publiques SYSCOMPTE : Système de ges on des comptes courants 7 AVANT-PROPOS Le Manuel de ges on des ressources matérielles de l'Etat, une adapta on du document in tulé « Manuel de procédures comptables pour la ges on et la comptabilisa on de l'inventaire des immobilisa ons corporelles », élaboré en septembre 2012 selon un processus par cipa f, décrit les procédures administra ves et comptables applicables à l'Administra on d'État, à savoir : · · · · L'Administra on Centrale de l'État ; Les Organes du Pouvoir Judiciaire ; Les Organes du Pouvoir Législa f ; Les Organes des Ins tu ons Indépendantes. Ce manuel sera par la suite appliqué à l'Administra on des Collec vités Territoriales. Un comité interins tu onnel composé de représentants de l'Office de Management et des Ressources Humaines (OMRH), de la Cour Supérieure des Comptes et du Conten eux Administra f (CSCCA), du Ministère de l'Économie et des Finances (MEF), plus précisément de l'Inspec on Générale des Finances (IGF), de la Direc on du Trésor et de la Direc on Générale des Impôts (DGI), a révisé ledit manuel. Ce manuel établit les procédures de ges on, de comptabilisa on et d'inventaire des ressources matérielles de l'État. Ou l de référence à la fois méthodique, opéra onnel et pédagogique mis à la disposi on des en tés concernées, il a pour objec f de fournir un cadre formel d'exécu on de l'ensemble des opéra ons tout en garan ssant un contrôle interne fiable. Toutefois, le présent document ne vise pas à fournir des indica ons exhaus ves que toutes ces ins tu ons éta ques doivent appliquer ; car chaque catégorie d'ins tu ons peut être confrontée à des problèmes qui lui sont propres. Il ne remplace pas non plus les manuels de comptabilité ni ne fait autorité en ma ère de pra ques ou de normes comptables. Enfin de compte, il cons tue une référence pra que des née aux ins tu ons éta ques en vue de la mise en œuvre de nouvelles disposi ons sur la ges on des matériels. Il con ent des informa ons sur la raison d'être et les avantages de la comptabilisa on des ressources matérielles de l'État, sur les modalités d'u lisa on, les exigences comptables et la façon dont ces informa ons peuvent être associées aux pra ques usuelles. Note : Dans ce document, le genre masculin est u lisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte. L'u lisa on du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune inten on discriminatoire. 1 9 INTRODUCTION Il ne fait aucun doute que la ges on des ressources matérielles de l'État cons tue un enjeu considérable en management public. Ces ressources occupent une part importante dans le budget de l'État. En effet, les immobilisa ons corporelles à elles-seules représentent 31 % du budget général de l'État haï en pour l'exercice 2015 – 2016, 27% pour celui de 2016 – 2017 et 18% pour 2017 – 2018. Une ges on efficiente des matériels peut conduire en bout de ligne à une améliora on de la fourniture des services publics à la popula on. Il va sans dire que la ges on ra onnelle des matériels cons tue un enjeu de taille dans la mise en œuvre des programmes du gouvernement. Le présent manuel est élaboré pour répondre à un besoin réel ressen au niveau de l'administra on publique haï enne, celui d'une ges on op male des ressources matérielles de l'État. Ce besoin est né d'un constat selon lequel les ressources matérielles de l'État font l'objet de ges on irra onnelle, laquelle semble résulter d'une nonmaitrise des procédures et des règles régissant les matériels de l'État. Ainsi, ce manuel a pour objec f de doter l'administra on publique haï enne d'ou ls de bonnes pra ques et de lignes directrices rela ves à la ges on ra onnelle des ressources matérielles de l'État. Il convient de préciser que le champ couvert par ce manuel se limite aux biens meubles. Les autres catégories d'immobilisa ons corporelles ne sont pas prises en compte. Ce manuel est divisé en deux (2) chapitres : le premier aborde les principes de ges on des ressources matérielles, le second traite des procédures de ges on, de comptabilisa on, de l'inventaire des matériels de l'État. 2 Ce seuil de capitalisa on peut être l'objet de modifica ons en fonc on de la varia on du taux de change et de l'infla on. 11 CHAPITRE I PRINCIPES DE GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES DE L'ÉTAT Les ressources matérielles de l'État cons tuent des biens meubles u lisés dans les cas suivants : • produc on ou la fourniture de biens ou services ; • u lisa on à des fins administra ves. En ce sens, ces matériels sont suscep bles d'être u lisés au-delà d'un exercice fiscal. D'où, les critères fondamentaux qui régissent l'entrée d'un bien dans le patrimoine de l'État haï en : 1. la valeur d'acquisi on dépasse le seuil de capitalisa on établi à trente-cinq mille gourdes (HTG 35 000.00). 2. La durée de vie u le des biens est au moins supérieure à deux (2) ans. Ce manuel s'applique aux biens meubles suivants : • mobilier, matériel et ou llage ; • mobilier et matériel de bureau ; • matériel mécanographie, informa que et téléma que ; • mobilier et matériel éduca fs, récréa fs, culturels et spor fs ; • mobilier et matériel sanitaire ; • mobilier et matériel médicaux, chirurgicaux et paramédicaux ; • mobilier et matériel électroménager ; • matériel technique, électrique et mécanique et ou llage ; • matériel d'incendie, de police et de défense ; • matériel de télécommunica ons ; • matériel de transport terrestre ; • matériel de transport fluvial et mari me ; • matériel de transport aérien ; • autre mobilier, matériel et ou llage. I. GESTION DU CYCLE DE VIE DES RESSOURCES MATÉRIELLES DE L'ÉTAT La ges on efficace et efficiente des matériels implique une bonne ges on de leur cycle de vie dès l'iden fica on des besoins jusqu'à leur sor e du patrimoine de l'État. Le ges onnaire doit prendre en compte dans ses stratégies de ges on du matériel, les coûts totaux du cycle de vie des biens (coûts d'acquisi on, d'entre en, et de sépara on) et d'autres alterna ves qui pourraient lui perme re de me re en œuvre les programmes de manière op male. L'es ma on des coûts durant le cycle de vie est d'une importance capitale dans la mesure où elle permet entre autres d'élaborer des normes de surveillance et de contrôle des coûts après l'acquisi on. L'adop on de ce e démarche de ges on du matériel permet au ges onnaire de prendre de meilleures décisions. 13 Les cinq (5) étapes du cycle de vie des matériels sont iden fiées comme suit : 1) Acquisi on · · · · · Requête / Demande Sélec on Paiement Récep on/Iden fica on/Affecta on Comptabilisa on 2) Exploita on /u lisa on /entre en · · · · U lisa on/Usage Entre en/Répara on Transfert /Réaffecta ons Comptabilisa on 3) Inventaire · · · · · Prépara on/Planifica on Décompte physique Compila on /Concilia on Évalua on Comptabilisa on 4) Rapports · · · · · Liste des acquisi ons Liste des amor ssements Liste d'affecta ons /mouvements Liste d'inventaires par localisa on /par affecta on /statut Registre d'immobilisa ons 5) Radia on/déclassement · · · · Constat physique Es ma on Comptabilisa on/Radia on Déclassement 14 II. OBJECTIFS DE LA GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES Les procédures qui régissent la ges on et la comptabilisa on des ressources matérielles visent les objec fs suivants : · U liser ra onnellement les biens ; · Réaliser périodiquement les inventaires physiques ; · Renouveler de façon op male les biens. A. UTILISATION RATIONNELLE DES BIENS Chaque en té doit, au préalable, se doter d'un ensemble de moyens et d'ou ls et les appliquer pour a eindre cet objec f d'u lisa on ra onnelle des biens. Des ou ls vont tout d'abord lui perme re de suivre les entrées et les sor es des matériels dans son patrimoine ainsi que leurs valorisa ons tout au long du cycle de vie de l'ac f immobilisé. Registre des immobilisa ons et des amor ssements : Ce registre est le document d'inscrip on de toutes les acquisi ons de matériels faîtes par l'ins tu on. Tous les matériels reçus en don, quelle que soit leur provenance, doivent intégrer ce registre comportant les informa ons suivantes : · · · · · la date d'acquisi on ou de créa on, (date et source du don) ; le prix de revient des éléments d'ac f affectés à l'usage de l'ins tu on ; la valeur es ma ve du don ; le montant des amor ssements sur ces éléments ainsi que ; le prix et la date de cession de ces ac fs. Voir Annexe E - Registre des immobilisa ons et des amor ssements L'importance et l'u lité du registre des immobilisa ons et des amor ssements répondent essen ellement à trois (3) besoins : · · · répertorier tous les matériels de l'ins tu on ; calculer le montant des amor ssements ; prévoir les renouvellements des matériels. Le programme informa que (IMMO) du Ministère de l'économie et des finances compile le fichier central de ce Registre des Immobilisa ons du patrimoine de l'État haï en. Il intègre le cadre du suivi budgétaire et des contrôles physiques en rapport avec le système de ges on des Dépenses Publiques (SYSDEP), le cas échéant avec le SYSCOMPTE ou autres applica ons u lisées. Dès la saisie des requêtes de dépenses, une référence est assignée en prévision de la récep on du bien commandé. Toutes les affecta ons, les transferts, les radia ons et déclassements sont saisis pour perme re aux ins tu ons de contrôle, notamment le service central de l'inventaire du Ministère de l'économie et des finances (MEF) et la Cour Supérieure des Comptes et du Conten eux Administra f (CSCCA), de faire le suivi périodique de ces biens durant tout le cycle de leur vie. 15 Fiche de codifica on des matériels : C'est le document qui va perme re de fixer les bases d'une iden fica on adéquate et fidèle de l'entrée et de la sor e des matériels dans le patrimoine des en tés éta ques. La fiche de codifica on liste les codes à apposer sur chaque ac f immobilisé récep onné en fonc on de sa catégorie d'immobilisa ons. Par la suite, une deuxième séquence de numéros perme ra d'iden fier l'immobilisa on de manière unique. Fiche de récep on et d'iden fica on des matériels : Ce e fiche permet d'accuser récep on du bien reçu et d'en d'iden fier sa nature, son type et ses caractéris ques. Par la suite, elle perme ra au Service ou à la direc on concernée de valider l'adéqua on du type, de l'état et de la quan té des biens livrés. Cette fiche est saisie par l'institution dans le programme informatique de gestion des Immobilisations (IMMO) du Ministère de l'économie et des finances (MEF) en intégration avec le module pour la gestion des Dépenses Publiques (SYSDEP), le cas échéant avec le SYSCOMPTE ou autres applications utilisées, pour les suivis et les contrôles appropriés par le MEF et la CSCCA. Voir Annexe A– Fiche de récep on et d'iden fica on des immobilisa ons corporelles Fiche d'affecta on/transfert des matériels : Il s'agit du document de localisa on et d'affecta on des matériels reçus par le Service/Direc on qui a produit la demande. Ce e fiche va perme re de suivre l'immobilisa on tout au long de son cycle de vie et de le localiser rapidement lors d'inventaire et/ou lors de vérifica ons diverses. Voir Annexe B – Fiche d'affecta on/transfert des matériels Ce e fiche est saisie dans le programme informa que de ges on des Immobilisa ons (IMMO) du Ministère de l'Économie et des Finances (MEF) en intégra on avec le module pour la ges on des Dépenses Publiques (SYSDEP), le cas échéant avec le SYSCOMPTE ou autres applica ons u lisées, pour les suivis et les contrôles appropriés par le MEF et la CSCCA. Fiche de radia on/déclassement des matériels : C'est le document d'autorisa on de la radia on et du déclassement des matériels et qui en expose les raisons. En effet, certains ac fs immobilisés doivent être défini vement sor s des registres et des livres pour diverses raisons : • • obsolescence ou désuétude de l'ac f ; vol ou perte de l'ac f. Voir Annexe C – Fiche de cession/radia on des immobilisa ons corporelles Cette fiche est saisie dans le programme informatique de gestion des Immobilisations (IMMO) du Ministère de l'Économie et des Finances (MEF) en intégration avec le module pour la gestion des Dépenses Publiques (SYSDEP), le cas échéant avec le SYSCOMPTE ou autres applications utilisées, pour les suivis et les contrôles appropriés par le MEF et la CSCCA. 3 Le système informa que prendra en compte les biens acquis sur réquisi on (SYSDEP), sur bordereau (SYSCOMPTE), par le re de virement, et ceux obtenus en dons 16 B. RÉALISATION PÉRIODIQUE D’INVENTAIRES PHYSIQUES Fiche de décompte physique des matériels : C'est le document qui permet d'effectuer le décompte physique des matériels par site et de répertorier et statuer sur l'existence, de manière indépendante et fidèle, des ac fs immobilisés détenus. Il permet aussi de déterminer l'état, l'u lisa on courante et la localisa on de ces ac fs. Voir Annexe D – Fiche de décompte physique des matériels Cette fiche est saisie dans le programme informatique de gestion des Immobilisations (IMMO) du Ministère de l'Économie et des Finances (MEF) en intégration avec le module pour la gestion des Dépenses Publiques (SYSDEP), le cas échéant avec le SYSCOMPTE ou autres applications utilisées, pour les suivis et les contrôles appropriés par le MEF et la CSCCA. C. RENOUVELLEMENT OPTIMAL DES BIENS Le but ultime de tout bon processus de gestion, de comptabilisation et d'inventaire est d'obtenir une image fidèle et exacte des immobilisations détenues à une période donnée pour être en mesure de déterminer le besoin de renouveler, et ce de la manière la plus optimale, de permettre la continuité et la pérennité des activités des institutions étatiques, tout en maximisant leurs utilisations. III. LISTES DE CODIFICATION DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES La ges on des immobilisa ons exige la codifica on des informa ons nécessaires à l'iden fica on et au suivi des mouvements des immobilisa ons. L'intérêt de ce e codifica on est de : · · · Faciliter l'exécu on des inventaires physiques ; Favoriser le rapprochement rapide et la valorisa on des matériels et ; Localiser, sans perte de temps, les matériels. L'a ribu on d'un code entraîne la créa on d'une é que e dûment numérotée qui est fixée sur le matériel. Ce numéro est reporté dans le registre des immobilisa ons et des amor ssements. La nature du code d'iden fica on consiste en une numérota on unique a ribuée en séquence à chaque entrée de matériel au registre des immobilisa ons et des amor ssements. Aussi, Aux fins d'iden fica on et de contrôle, tous les ac fs immobilisés doivent être répertoriés selon un numéro de série unique, une é que e portant ce numéro devant être apposée sur l'ar cle en ques on. Si on part de l'exemple que le Ministère du commerce et de l'industrie (MCI) reçoit une voiture, la codifica on du bien devrait être : 1115000-30200 - |+ Séquence numérique unique issue du registre des immobilisa ons et des amor ssements. 17 LISTE DE CODIFICATION DES INSTITUTIONS ÉTATIQUES Code Codifica on des ins tu ons éta ques selon la structure du budget de l'État (2016- 2017) Descrip on 1111000 Ministère de la planifica on et de la coopéra on externe (MPCE) 1111213 Centre de technique de planifica on & d'économie appliquée (CTPEA) 1111214 Conseil na onal des coopéra ves (CNC) 1111215 Conseil na onal de l'informa on géo-spa ale (CNIGS) 1112000 Ministère de l'économie et des finances (MEF) 1112213 Ins tut haï en de sta s que et d'informa que (IHSI) 1112214 Direc on générale du budget (DGB) 1112215 Direc on générale des impôts (DGI) 1112216 Administra on générale des douanes (AGD) 1112217 Bureau du secrétaire d'état des finances 1112219 Fonds d'assistance économique et sociale (FAES) 1112221 Unité de lu e contre la corrup on (ULCC) 1112222 École na onale d'administra on financière (ENAF) 1112223 Commission interministérielle des inves ssements (CII) 1112224 Fonds de développement frontalier (FDF) 1112225 Inspec on générale des finances (IGF) 1113000 Ministère de l'agriculture des ressources naturelles et du développement rural (MARNDR) 1113213 Organisme de développement de la vallée de l'Ar bonite (ODVA) 1113214 Ins tut na onal de la réforme agraire (INARA) 1114000 Ministère des travaux publics transports et communica on (MTPTC) 1114213 Service na onal d'eau potable (SNEP) 1114215 Laboratoire na onal du bâ ment et des travaux publics (LNBTP) 1114216 Office na onal du cadastre (ONACA) 1114217 Services mari me et de naviga on d'Haï (SEMANAH) 1114218 Conseil na onal des télécommunica ons (CONATEL) 1114219 Bureau des mines et de l'énergie (BME) 1114220 Fonds d'entre en rou er (FER) 1114221 Centre na onal des équipements (CNE) 1114222 Direc on na onale de l'eau potable et de l'assainissement (DINEPA) 4 D'autres institutions publiques peuvent y être ajoutées au besoin. 18 Codifica on des ins tu ons éta ques selon la structure du budget de l'État (2016- 2017) Descrip on Code 1115000 Ministère du commerce et de l'industrie (MCI) 1115213 Office des postes d'Haï (OPH) 1115215 Direc on générale des zones franches (DGZF) 1115216 Centre de facilita on des inves ssements (CFI) 1116000 Ministère de l'environnement (MDE) 1117000 Ministère du tourisme (MT) 1117211 École hôtelière (EH) 1211000 Ministère de la jus ce et de la sécurité publique (MJSP) 1211216 Police na onale d'Haï (PNH) 1211217 Unité centrale de renseignements financiers (UCREF) 1211218 Bureau du secrétaire d'état à la sécurité publique 1211219 Office na onal d'iden fica on (ONI) 1211220 Bureau du secrétaire d'état à la jus ce 1211221 École de la magistrature (EMA) 1212000 Ministère des haï ens vivants à l'étranger (MHAVE) 1213000 Ministère des affaires étrangères (MAE) 1214000 Présidence 1215000 Primature 1215214 Centre de forma on et de perfec onnement des agents de la fonc on publique CEFOPAFOP) 1215216 Conseil de modernisa on des entreprises publiques (CMEP) 1215217 Commission na onale de lu e contre la drogue (CONALD) 1215218 Bureau de l'ordonnateur na onal (BON) 1215219 Commission na onale intérimaire de passa on de marché (CNIPM) 1215220 Bureau de ges on des militaires démobilisés 1215221 Conseil supérieur de la Police na onale 1215222 Bureau de coordina on et de suivi des accords CARICOM/OMC/ZLEA 1216000 Ministère de l'intérieur et des collec vités territoriales (MICT) 1217000 Ministère de la Défense (MD) 1311000 Ministère de l'éduca on na onale et de la forma on professionnelle (MENFP) 1312000 Ministère des affaires sociales et du travail (MAST) 1313000 Ministère de la santé publique et de la popula on (MSPP) 1314000 Ministère à la condi on féminine et aux droits des femmes (MCFDF) 1315000 Ministère de la jeunesse et des sports et à l'ac on civique (MJSAC) 19 Code Codifica on des ins tu ons éta ques selon la structure du budget de l'État (2016- 2017) Descrip on 1411000 Ministère des Cultes 1412000 Ministère de la culture et de la communica on (MCC) 1412213 École na onale des arts (ENART) 1412214 Ins tut de sauvegarde du patrimoine na onal (ISPAN) 1412215 Théâtre na onal d'Haï (TN) 1412216 Musée du panthéon na onal (MUPANAH) 1412217 Bureau d'ethnologie (BE) 1412218 Bibliothèque na onale d'Haï (BNH) 1412219 Archives na onales d'Haï (ANH) 1412220 Télévision na onale d'Haï (TNH) 1412221 Radio na onale d'Haï (RNH) 1412224 Direc on na onale du livre (DNL) 1412225 Bureau haï en du droit de l'auteur (BHDA) 1413000 Ministère de la Communica on (MC) 2211000 Sénat de la République 2212000 Chambre des députés 3211000 Conseil supérieur du pouvoir judiciaire (CSPJ) 4111000 Cour supérieure des comptes et du conten eux administra f (CSCCA) 4211000 Conseil électoral permanent (CEP) 4212000 Office de la protec on du citoyen (OPC) 4311000 Université d'État d'Haï (UEH) 4411000 Académie de Créole haï en 20 Codification des catégories d'immobilisations corporelles5 Code Nature 41- Ouest 30000 Mobilier et matériel de bureau acquis 42- Sud-Est 30010 Matériel mécanographie, informa que et téléma qu 43- Nord 30020 Mobilier et matériel éduca fs, récréa fs, culturels et spor fs 44- Centre 30030 Mobilier et matériel sanitaire. 45- Ar bonite 30040 Mobilier et matériel médicaux, chirurgicaux et paramédicaux 46- Sud 30050 Mobilier et matériel électroménager 47- Nord Est 30060 Matériel et ou llage technique, électrique et mécanique 48- Grand Anse 30070 Matériel d'incendie, de police et de défense 49- Nord-Ouest 30080 Matériel de télécommunica ons 39- Nippes 30090 Autre mobilier, matériel et ou llage 30200 Matériel de transport terrestre - véhicule de tous types 30210 Matériel de transport ferroviaire 30220 Matériel de transport fluvial et mari me 30230 Matériel de transport aérien 30290 Autre matériel de transport 30300 Œuvres et objets d'art 30310 Fonds des bibliothèques et des musées 30400 Terrain à bâ r 30410 Terrains de voirie 30420 Jardins, espaces verts, places publiques 30430 Acquisi on de cime ères 30440 Acquisi on de Carrières Mines 30450 Propriétés agricoles 30490 Terrains des nés à d'autres usages 30500 Acquisi on de bois de forêts 30502 Boisement de terrains nus 30510 Planta ons 30600 Travaux d'améliora on du li oral 30610 Acquisi on d'étangs et lacs 30700 Bâ ments administra fs 5 - MEF (2006) : Plan Comptable Général de l'État. 21 Codification des catégories d'immobilisations corporelles 5 Code Nature 30710 Bâ ments scolaires, universitaires, culturels et spor fs 30720 Logements sociaux 30730 Résidences de fonc on 30740 Halles et marchés 30800 Routes, ponts, ports et aéroports 30810 Réseaux et ouvrages hydrauliques 30820 Réseaux et ouvrages d'électrifica on 30830 Réseaux et ouvrages de télécommunica ons 30890 Acquisi on d'autres voies, réseaux et ouvrages 30900 Acquisi on d'animaux vivants 30990 Acquisi on d'autres biens corporels 35070 Logiciels acquis ou sous-traités 35071 Logiciels créés 22 CHAPITRE II ÉTAPES DE GESTION, DE COMPTABILISATION ET L'INVENTAIRE DES MATÉRIELS Les procédures de ges on et de comptabilisa on des ressources matérielles comportent les étapes suivante: 1) La récep on, l'iden fica on et l'affecta on des matériels ; 2) L'entrée des matériels ; 3) L'u lisa on des matériels ; 4) L'entre en et la répara on des matériels ; 5) L'inventaire physique des matériels ; 6) La sor e des matériels. I. RÉCEPTION, IDENTIFICATION ET AFFECTATION DES BIENS A. RÉCEPTION ET IDENTIFICATION DES MATÉRIELS Dès qu'un matériel est reçu par une ins tu on, l'agent qui reçoit le bien doit informer le Service/ la Direc on responsable et le demandeur. La récep on des matériels doit suivre les étapes ci-dessous, comme décrit dans le formulaire “Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on” (Annexe A). La personne responsable de la récep on du bien doit consigner les informa ons suivantes (une fiche dis ncte pour chaque matériel reçu) : DESCRIPTION 1) Iden fica on du bien : Descrip on qui permet d'iden fier la catégorie du bien reçu (ordinateur, imprimante, voiture, etc.) en essayant d'être le plus précis possible (ordinateur portable ou fixe, imprimante laser ou à jet d'encre, voiture berline ou u litaire, etc.). 2) Fournisseur/Donateur : Reprendre les informa ons du fournisseur/donateur qui sont documentées sur le bon de livraison en men onnant son nom complet, son statut juridique (s'il y a lieu) et son adresse. En somme, toute informa on per nente qui perme ra d'iden fier de manière unique le fournisseur/donateur. 3) Marque/Modèle : Indiquer la marque de l'ac f immobilisé reçu ainsi que son modèle (Imprimante XEROX S4600 diffère de la XEROX S6500). Si aucune marque n'y figure celui qui l'a reçu doit en faire men on (non applicable [N/A], sans objet [S.O], etc.). 23 4) Numéro de série : Indiquer le numéro de série qui est généralement men onné sur le bien immobilisé et/ou sur la facture (observer que le même numéro est inscrit. Dans le cas, où il y a une différence il faut toujours privilégier le numéro qui apparait sur le bien récep onné). 5) État physique : Préciser l'état physique du bien lors de sa récep on. Si un bien n'est pas jugé conforme à la commande, et le cas échéant après valida on avec le demandeur, il ne doit pas être récep onné. Le fournisseur devra être contacté. En revanche, lors de la dona on, si le bien n'est pas dans un état jugé sa sfaisant, il pourra être récep onné. Par la suite, le responsable du Service/ de la Direc on récep onnaire du bien pourra déterminer les prochaines interven ons. 6) Récep on effectuée par : Indiquer le nom, le tre et le Service/ la Direc on de l'agent qui a récep onné le bien. 7) Récep on effectuée le : Indiquer la date à laquelle le bien a été physiquement récep onné. 8) Signature : de l'agent qui a récep onné le bien. 9) Numéro de l'é que e apposée sur le bien (Tag/Label) : A par r du moment où le processus de récep on a été mené à son terme, on doit détacher l'é que e composée de deux morceaux et les apposer comme suit: • L'é que e de plus grosse taille sur le bien reçu ; • L'é que e de plus pe te taille dans la case « TAG/LABEL » de la fiche de récep on et d'iden fica on du bien. NB : la codifica on doit être accessible aux lecteurs de “code à barre”. AFFECTATION Dès la récep on du bien dans le Service / la Direc on demandeur et après la valida on des informa ons complétées lors de l'iden fica on et la récep on ini ale du bien, le responsable en ques on devra compléter la por on “AFFECTATION” et y apposer sa signature comme évidence de l'approba on de récep on. 24 CODIFICATION 1) Numéro de code du bien enregistré : Ce e sec on est à remplir par le service Comptabilité et/ou logis que de l'ins tu on concernée qui déterminera la codifica on unique du bien. Ce code devra être u lisé et répertorié dans le « registre des immobilisa ons et des amor ssements » propre à la classe d'immobilisa on. 2) Codifica on effectuée par : Indiquer le nom, le tre et le Service/la Direc on de l'agent qui a codifié le bien. 3) Codifica on effectuée le : Indiquer la date de la codifica on du bien. 4) Signature : de l'agent qui a codifié le bien. B. AFFECTATION ET TRANSFERT DES MATÉRIELS Le responsable du Service/logis que aura pour obliga on de viser la “Fiche d'affec on/transfert de matériels” (Annexe B en guise d'affecta on du bien mais aussi pour être en mesure de pouvoir localiser le bien lors d'une affecta on autre que celle prévue et/ou lors de sa sor e de la juridic on et/ou du contrôle de l'Ins tu on (lors, par exemple, de répara ons jugées de longue durée) : DESCRIPTION 1) Numéro de l'é que e apposée sur le bien (Tag/label) : Reprendre la même informa on indiquée dans la “Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on”. 2) Numéro de code du bien enregistré : Reprendre la même informa on indiquée dans la “Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on”. 3) Iden fica on du bien : Reprendre la même informa on indiquée dans la “Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on”. 4) Fournisseur/Donateur : Reprendre la même informa on indiquée dans la “Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on”. 25 5 Marque/Marque : Reprendre la même informa on indiquée dans la “Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on“. 6) Numéro de série : Reprendre la même informa on indiquée dans la “Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on”. AFFECTATION 1) Raison de l'u lisa on : Fournir les raisons de l'u lisa on du bien ainsi que le numéro et/ou une copie de la pièce jus fica ve par exemple bon d'achat. 2) Localisa on : Indiquer la localisa on du bien que ce dernier soit localisé dans le Ministère ou hors de l'Ins tu on, pour des répara ons par exemple. 3) Approuvé par : Inscrire le nom du responsable du Service chargé de logis que ainsi que le Service/ la Direc on du demandeur. 4) Approuvé le : Indiquer la date d'approba on de l'affecta on du bien. TRANSFERT 1) Raison du transfert du bien : Ce champ est à remplir dans le cas d'un transfert de localisa on du bien immobilisé dans une même ins tu on éta que. 2) Transféré à : Indiquer le nom de l'Ins tu on, du Service/ de la Direc on ainsi que la personne responsable du Service/ de la Direc on qui recevra le bien transféré. 3) Transfert approuvé par : Inscrire le nom du responsable du Service/ de la Direc on ainsi que le Service/ la Direc on où le bien a été transféré. 4) Transfert approuvé le : Indiquer la date d'approba on à laquelle le bien a été transféré. 5) Récep on effectuée par : Indiquer le nom, le tre de l'agent qui a récep onné le bien. 6) Récep on effectuée le : Indiquer la date à laquelle le bien a été physiquement récep onné. 7) Signature : de l'agent qui a récep onné le bien. 26 Cette fiche est saisie par l'institution, dans le programme informatique de gestion des Immobilisations (IMMO) du Ministère de l'Économie et des Finances (MEF) en intégration avec le module pour la gestion des Dépenses Publiques (SYSDEP), le cas échéant avec le SYSCOMPTE ou autres applications utilisées, pour les suivis et les contrôles appropriés par le MEF et la CSCCA. C. COMMUNICATION DES DOCUMENTS Dès que la récep on du bien est confirmée, approuvée et adéquatement affectée, le responsable du Service chargé de logis que devra conserver une copie de la « Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on », du bon de livraison/récep on reçu du fournisseur/donateur et de la « Fiche d'affec on/transfert de l'immobilisa on » et d'envoyer les originaux au service de la Comptabilité pour leur perme re d'actualiser le registre des immobilisa ons et des amor ssements. Toutes les fiches de compilation sont saisies par l'institution dans le programme informatique de gestion des Immobilisations (IMMO) du Ministère de l'Économie et des Finances (MEF) en intégration avec le module pour la gestion des Dépenses Publiques (SYSDEP), le cas échéant avec le SYSCOMPTE ou autres applications utilisées, pour les suivis et les contrôles appropriés par le MEF et la CSCCA. Le MEF se chargera de la centralisation. II. ENTRÉE DES MATÉRIELS Un « registre des immobilisa ons et des amor ssements » (Annexe E) doit être ouvert pour chaque classe de matériels et les informa ons suivantes devront être collectées par un membre du personnel du Service de la Comptabilité et le Service d'inventaire ou logis que. A. INFORMATIONS GÉNÉRALES 1) Informa on sur l'ins tu on détenant les immobilisa ons : Indiquer le nom de l'Ins tu on, et la Direc on/le Service où les biens d'une même classe d'immobilisa ons sont logés. 2) Nature de l'immobilisa on : Indiquer la classe de l'immobilisa on selon la liste de codifica on. 3) Plan Comptable Général de l'État : Indiquer pour la classe d'immobilisa on, le numéro de compte défini dans le Plan Comptable Général de l'État [PCGE], le taux d'amor ssement de la classe d'immobilisa on ainsi que l'es ma on de la durée de vie de l'ac f immobilisé (voir sec on C. AMORTISSEMENTS DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES pour le tableau issu du PCGE). 4) Numéro Folio : Le numéro de folio devra être déterminé en fonc on de l'Ins tu on et de la classe d'immobilisa on du bien. Par exemple, le numéro de Folio peut prendre les premiers éléments numériques de la codifica on du bien pris en exemple dans le chapitre PRINCIPES DE GESTION sec on II. LISTE DE CODIFICATION DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES : 1115000-30200. 27 B. ENREGISTREMENT DES MATÉRIELS 1) Numéro de l'é que e apposée sur le bien (tag/label) : Reprendre la même informa on indiquée dans la « Fiche de récep on et d'iden fica on des matériels ». 2) Numéro de code du bien enregistré : Indiquer le code unique du bien comme men onné dans la sec on II. REGISTRE DE CODIFICATION du CHAPITRE I. PRINCIPES DE GESTION et ajouter un numéro de séquence unique (de 00001 à XXXXX). Ce numéro sera, par la suite, reporté dans la « Fiche de récep on et d'iden fica on des matériels ». 3) Récep on et Inspec on : Indiquer les mêmes informa ons, quant à la personne qui a récep onné et inspecté le bien, qui ont été documentées dans la “Fiche de récep on et d'iden fica on du bien”. VOIR SECTION I. Récep on, iden fica on & affecta on des immobilisa ons corporelles/ PARTIE A. Récep on et inden fica on des immobilisa ons corporelle 4) Enregistrement de l'entrée : Indiquer le nom et le tre de l'agent de la Direc on des affaires administra ves et du budget (DAAB) qui a effectué l'enregistrement du bien dans le registre des immobilisa ons et des amor ssements. 5) Révision de l'entrée : Indiquer le nom et le tre de l'agent de la DAAB qui a révisé l'enregistrement du bien dans le registre des immobilisa ons et des amor ssements. NB. Cet agent ne peut être celui qui a effectué l'enregistrement de l'entrée. 6) Approba on de l'entrée : Indiquer le nom et le tre de l'agent de la DAAB qui a approuvé l’enregistrement l'enregistrement du bien dans le registre des immobilisa ons et des amor ssements. Cet agent ne doit pas être celui qui a effectué l'enregistrement et la révision de l'entrée. 7) Informa on sur la erce par e/Fournisseur du matériel : Indiquer les mêmes informa ons, quant au fournisseur/donateur du bien, qui ont été documentées dans la « Fiche de récep on et d'iden fica on du bien ». 8) Comptabilisa on du coût du matériel : La comptabilisa on des matériels peut s'effectuer en fonc on du moyen d'acquisi on de l'immobilisa on. Les acquisi ons sont généralement de trois (3) ordres : 28 • Les matériels directement acquis de erces par es, sont comptabilisées à leur coût d'acquisi on d'achat, incluant celui des fonc ons d'importa on et tout autre coût associé à la mise en état de travail de l'ac f pour son u lisa on prévue. Tous ces coûts doivent être capitalisés comme faisant par e du coût de l'immobilisa on et enregistrés dans le Grand Livre de l'Ins tu on. Les remises sur achats et tout autre rabais doivent être déduits du prix d'achat ; • Les matériels fabriqués, dans ce cas, les coûts, les dépenses pour les ma ères u lisées, la main -d'œuvre directe et les coûts de supervision doivent être comptabilisés ; • Les matériels reçus en don sont comptabilisés à leurs coûts. Si les données de ces coûts ne sont pas disponibles, le matériel est comptabilisé à sa juste valeur marchande. Les coûts d'entre en des matériels, ou de sa restaura on sont comptabilisés comme dépenses de répara on et d'entre en. Toutefois, ces coûts peuvent être capitalisés s'ils impliquent une remise en état substan elle qui prolonge leur durée de vie u le. Si ce principe est applicable, une analyse au cas par cas doit être effectuée en fonc on d'un seuil de matérialité à définir pour chaque ins tu on. 9) Localisa on du bien : Indiquer les mêmes informa ons, quant à la localisa on du bien, qui ont été documentées dans la « Fiche d'affecta on/transfert des matériels ». 10) Observa ons : Indiquer toute informa on, tout commentaire et toute observa on per nente qui auraient une incidence sur l'état physique du bien, sa situa on et sa localisa on durant tout le cycle de vie du bien. C. AMORTISSEMENTS DES MATÉRIELS Le calcul et la comptabilisa on des divers montants des amor ssements doivent être inclus dans les processus rou niers de fin de période. Les charges d'amor ssement annuels seront automa quement calculées en fonc on de la classe de l'immobilisa on qui aura été déjà consignée dans la por on « Plan Comptable ». Ce calcul sera effectué dans un chiffrier conformément au calendrier de déprécia on pour chaque catégorie d'ac f. Le calendrier d'amor ssement doit normalement définir la méthode d'amor ssement, ainsi que le nombre de périodes comptables sur lesquelles la valeur d'amor ssement devra être radiée. Le coût net d'un ac f, c'est à dire son coût net moins sa valeur résiduelle es mée, doit être amor selon la méthode linéaire sur la durée de vie u le de l'ac f conformément au Plan Comptable Général de l'État (PCGE, Octobre 2006) : 29 «Les biens immobilisés, à l'excep on des terrains, font l'objet d'un amor ssement imputé sur le résultat. L'amor ssement est la constata on comptable d'une déprécia on. Il existe plusieurs méthodes de calcul de l'amor ssement, mais c'est la méthode de l'amor ssement constant et linéaire qui est retenue. Les taux d'amor ssement sont indiqués par le décret du 29-09-05 de l'impôt sur le revenu modifiant celui du 29-08-86, la déprécia on signifie : détériora on ou usure des immeubles, de l'ou llage et du mobilier dans le cours de l'année et de la durée de jouissance. Dans le cas où il est établi une réserve pour déprécia on, elle ne doit pas excéder les pourcentages maxima suivants, qui sont considérés comme représentant l'usure réelle en dehors de toutes dépenses pour répara ons et entre en : Marchandises, ma ères premières en stock 0% N/A Propriétés non bâ es (terrains) 0% N/A Propriétés bâ es 5% 20 ans Matériel lourd d’exploita on, mo teurs, machinerie, ou llage et matériel immobilisé 12.50 % 8 ans Mobilier d’exploita on 10 ans 10 % Pe t matériel, ou ls et instruments, appareils à air condi onné, matériel informa que Tracteurs 20 % 5 ans 20 % 5 ans Matériel roulant autre que tracteur 25 % 4 ans Logiciel 100 % 1 an Matériel naval et aérien 20 % 5 ans Matériel de bureau 20 % 5 ans Vaisselle, verrerie, ustensiles de cuisine (hôtellerie) 50 % 2 ans Lingerie (hôtellerie), argenterie 50 % 2 ans Frais de cons tu on des entreprises individuelles ou sociétaires, frais de premier établissement 10 % 10 ans Agencement, aménagements, installa ons et améliora ons loca ves 20 % 5 ans Frais de développement 20 % 5 ans Frais d’études et de recherche 50 % 2 ans Achalandage 5% 20 ans L'amor ssement des matériels financés par les bailleurs de fonds doit être comptabilisé en appliquant les taux figurant dans le tableau ci-dessus extrait du PCGE et passé comme charge dans le Grand Livre général et ce conformément au registre des immobilisa ons et des amor ssements. 30 III. UTILISATION DES MATÉRIELS Comme men onné plus haut, la seule personne habilitée à autoriser l'u lisa on et l'affecta on des matériels est le responsable du Service/la Direc on où le bien est affecté. Chaque Ins tu on est responsable de l'u lisa on du matériel qui lui a été affecté et ce matériel ne doit être u lisé que pour le bénéfice exclusif des ac vités de l'Ins tu on. Les responsables doivent s'assurer de la bonne garde des matériels placés sous leur contrôle et s'assurer que ces ac fs sont correctement entretenus. Ces derniers doivent, par conséquent, me re en œuvre les contrôles internes adéquats pour minimiser les pertes, les destruc ons et le vol de ces ac fs. Tout dommage causé à un ac f immobilisé ou vol d'ac f immobilisé doit être documenté, inves gué et rapporté aux responsables de Service/Direc on et à la police en cas de vol ou d'acte de vandalisme via la « Fiche de radia on/déclassement des matériels ». IV. ENTRETIEN ET RÉPARATION DES MATÉRIELS A. ENTRETIEN Pendant la durée de vie ou d'u lisa on des matériels, trois types d'entre en sont à prévoir : • L'entre en permanent ou quo dien ; • L'entre en périodique et ; • Les répara ons. L'entre en permanent est, en général, assuré par l'u lisateur lui-même qui veille au fonc onnement quo dien et régulier du matériel mis à sa disposi on. L'entre en périodique est l'ensemble des contrôles de fonc onnement à effectuer à des dates précises ou après un nombre d'heures de fonc onnement généralement fixé par le fournisseur/fabricant. Certains équipements spécialisés sont accompagnés au moment de leur livraison par le fournisseur d'une no ce où sont consignées les instruc ons rela ves à leur entre en. Une copie de la no ce d'entre en est transmise au service u lisateur du matériel désigné, de même que la documenta on technique fournie avec le bien. L'entre en périodique doit s'effectuer selon les modalités de la no ce d'entre en. Les modalités et les procédures à suivre sont fonc on de la nature des biens. 31 B. RÉPARATION Les répara ons sont l'ensemble des interven ons effectuées sur les biens pour les reme re dans un état de fonc onnement correct. Elles peuvent être effectuées par un service extérieur. Toute opéra on de répara on devra être documentée dans la « Fiche d'affecta on/transfert des matériels » (Annexe B). Seules les répara ons de longue durée et/ou qui ne sont pas effectuées sur place devront être documentées dans ce formulaire. V. INVENTAIRE PHYSIQUE DES MATÉRIELS A. OBJECTIF DE L'INVENTAIRE PHYSIQUE L'inventaire a pour but le contrôle physique des matériels. Ce e opéra on permet de : • déceler d'éventuels écarts entre le nombre et la nature des biens figurant, d'une part, sur les registres des immobilisa ons et, d'autre part, dans les comptes ; • vérifier l'existence des matériels ; • déterminer leur état, leur u lisa on courante et la con nuité de leur besoin. B. DE L'INVENTAIRE PHYSIQUE Les textes législa fs et réglementaires font obliga on à toutes les en tés de l'État de procéder à l'inventaire annuel des biens qu'elles dé ennent afin de perme re de dresser la situa on patrimoniale de l'État au 30 septembre de chaque année. Lors du décompte physique, chaque ins tu on éta que devra désigner les agents qui seront responsables du décompte physique sur chacun des sites des Ministères. Ceux-ci doivent s'assurer que ces agents désignés ne sont pas les mêmes que ceux qui effectueront les tâches suivantes : • récep on et iden fica on des matériels ; • enregistrements des entrées/sor es des matériels ; • ac vités de concilia on des inventaires physiques avec les registres des immobilisa ons ; • ac vités de concilia on des inventaires physiques avec les Livres Comptables. 32 Suivant la nature du bien à comptabiliser, la « Fiche de décompte des matériels » (Annexe D) devra être remplie comme suit : 1) Ministères/ Organismes et Sites : Indiquer le code et la descrip on de l'Ins tu on et du Site où le décompte physique a eu lieu. U liser les codes et les libellés de la liste de codifica on selon le budget général de l'État. 2) Numéro de l'é que e apposée sur le bien (Tag/Label#) : Indiquer le numéro de l'é que e apposée sur le bien. 3) Descrip on : Indiquer la nature, la marque, le modèle et le numéro de série de l'ac f immobilisé décompté. Pour les véhicules et les équipements, il faudra consigner les informa ons supplémentaires comme la Marque, le Modèle, le Numéro châssis, le Numéro du Moteur, l'Immatricula on et le Kilométrage 4) État physique : Décrire l'état physique du bien lors du décompte de l'inventaire physique. Les champs suivants ne sont à indiquer et à remplir que lors de la prise d'inventaire ini ale et pour les immobilisa ons corporelles dont la ges on, la comptabilisa on et des inventaires étaient effectuées avant l'implanta on de ce e nouvelle procédure. Ces champs doivent être remplis avec l'assistance des responsables de chacun des Services/Direc ons dont les biens provenaient. 5) Classe, date d'acquisi on et valeur es ma ve : du matériel décompté. 6) Source : Documents administra fs et comptables qui ont a permis de collecter les informa ons quant à la date d'acquisi on et la valeur es ma ve du bien immobilisé. Noter également qu'il revient à chaque ins tu on de s'assurer du respect de ces disposi ons légales et de compléter lors de la phase de décompte physique ce e fiche de la manière la plus fidèle et juste. C. PROCÉDURE DE RÉALISATION DE L'INVENTAIRE PHYSIQUE La réussite de la procédure de réalisa on de l'inventaire physique nécessite la mise en place des disposi ons suivantes : • Forma on préalable des personnes concernées par la procédure de décompte physique avec une implica on de la DAAB lors des décomptes d'inventaire ; • Prépara on des fiches de décompte d'inventaire. 33 Lors de la prise d'inventaire physique, toutes les annota ons nécessaires sont faites, en par culier celles concernant l'état du bien. Les fiches sont ensuite comparées aux registres des immobilisa ons et des amor ssements afin de compléter les informa ons qui ne sont pas matérialisées sur les immobilisa ons. Toutes les fiches d'inventaire doivent être datées et signées par la personne qui les a remplies. Le nom complet de la personne qui a effectué le décompte physique sur chaque fiche doit être clairement inscrit. • Valida on du processus de décompte physique ; Il est de bonne pra que d'effectuer des vérifica ons de l'efficacité opéra onnelle de l'exercice du décompte physique qui se traduisent par des « spots checks ». Les responsables des inventaires peuvent ré- effectuer un décompte physique pour des matériels, obtenir les fiches de décomptes physiques remplis par les agents désignés et analyser les résultats des deux décomptes. Si le résultat n'est pas concluant, il faudra iden fier la source du problème et fournir au besoin une nouvelle séance de forma on. • Comparaison des fiches de décompte de l'inventaire physique des matériels avec le registre des immobilisa ons et des amor ssements ; L'agent responsable de la concilia on contrôle l'exac tude des informa ons saisies dans le registre des immobilisa ons et des amor ssements en effectuant un rapprochement entre les informa ons issues du décompte physique du bien et les informa ons inscrites au registre des immobilisa ons et des amor ssements. Lorsque la vérifica on est terminée, l'agent responsable de la concilia on paraphe le registre des immobilisa ons et des amor ssements de la période. Tous les documents supportant la concilia on devront être conservés dans un même fichier à des fins de vérifica ons et d'audit. Toutes les différences entre les registres des immobilisa ons et des amor ssements et les fiches de décompte physique doivent être notées et faire l'objet d'une inves ga on et d'un deuxième décompte. Ce deuxième décompte doit être effectué par un autre agent. Si le matériel ne peut être localisé, un rapport doit être rédigé et transmis au responsable du Service/ de la Direc on pour approba on de sa radia on. VOIR SECTION VI. Sor es des matériels > SOUS-SECTION A. Radia on des matériels. 34 Si des matériels sont trouvés sur le site après l'inventaire physique mais ne figurent pas dans le rapport, ils doivent être notés et faire l'objet d'une inves ga on. On doit tenir compte : •· de la comparaison du registre des immobilisa ons et des amor ssements avec les comptes du Grand Livre (même étape que précédemment mais à définir lorsqu'un système comptable sera implanté) ; • du rangement préalable (et/ou post-décompte) des immobilisa ons. VI. SORTIE DES MATÉRIELS (RADIATION/DÉCLASSEMENT) A. ÉLÉMENT DÉCLENCHEUR DE LA SORTIE DES MATÉRIELS La sor e des matériels du registre des immobilisa ons et des amor ssements peut se réaliser de deux façons soit : • • de manière inten onnelle, lorsque les matériels sont devenus : - Inu les et non u lisés par l'ins tu on ; - Désuets et obsolètes. de manière non-inten onnelle, lorsque les matériels ont été : - Détruits accidentellement ; - Volés/perdus. Aussi, l'ins tu on peut procéder à la radia on pure et simple des matériels dans les registres des immobilisa ons et des amor ssements. Si les matériels ne sont plus u les ou ne sont plus en bon état de fonc onnement, ils doivent être iden fiés dans la « Fiche de radia on/déclassement des matériels » et être soumis pour approba on à la DAAB. La DAAB doit déterminer l'état du matériel et la possibilité d'y faire des répara ons /entre ens. Si le matériel ne peut être u lisé et/ou réparé, une demande d'exper se est adressée à la CSCCA pour autorisa on de la radia on du matériel conformément à l'ar cle 5 alinéa II du décret du 23 novembre 2005 établissant l'organisa on et le fonc onnement de la CSCCA. La demande d'autorisa on de la radia on se fait via la « Fiche de radia on/déclassement des immobilisa ons corporelles » (Annexe C) remplie comme suit : 35 DESCRIPTION 1) Numéro de l'é que e apposée sur le bien (tag/label) : Indiquer l'informa on apposée sur l'ac f immobilisé. Si l'ac f est perdu ou volé il faut reprendre la même informa on consignée dans le « Registre des immobilisa ons et des amor ssements ». 2) Numéro de code du bien enregistré : Indiquer l'informa on apposée sur l'ac f immobilisé. Si l'ac f est perdu ou volé, reprendre la même informa on indiquée dans le « Registre des immobilisa ons et des amor ssements ». 3) Iden fica on du bien : Reprendre la même informa on inscrite dans la « Fiche de récep on et d’iden fica on de l'immobilisa on ». 4) Fournisseur/donateur : Reprendre la même informa on inscrite dans la « Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on ». 5) Marque : Reprendre la même informa on fournie dans la « Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on ». 6) Numéro de série : Reprendre la même informa on indiquée dans la « Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on ». 7) Localisa on : Reprendre la même informa on indiquée dans la « Fiche de récep on et d'iden fica on de l'immobilisa on ». 8) État physique : Renseigner sur l'état physique du bien lors du décompte de l'inventaire physique. RADIATION 1) Raison de la radia on : Indiquer la raison de la radia on du bien et joindre les pièces jus fica ves supportant la validité de la radia on du bien (rapport de répara on, rapport de police, etc.). Indiquer tout commentaire per nent si nécessaire. 2) Radia on approuvée par : Indiquer les nom, prénom et tre de la personne qui a approuvé la radia on du bien. 36 3) Radia on approuvée le : Indiquer la date à laquelle la radia on du bien a été approuvée. 4) Signature : de la DAAB DÉCLASSEMENT Pour sor r défini vement un bien du patrimoine de l'État, une ins tu on doit solliciter son déclassement auprès de la CSCCA. La « Fiche radia on/déclassement » (Annexe C) devra être remplie comme suit : 1) Mo f : Indiquer la raison du déclassement du bien et joindre les pièces jus fica ves nécessaires. Fournir tout commentaire per nent si nécessaire. 2) Déclassement effectué le : Indiquer le nom de l'en té, de l'individu et tout autre informa on per nente qui perme ront de retracer de manière unique la erce-par e à qui le bien a été cédé. 3) Déclassement approuvé par : Indiquer le nom, prénom et tre de l'agent qui a approuvé le déclassement du bien. 4) Déclassement approuvé le : Indiquer la date à laquelle le déclassement du bien a été approuvé. 5) Signature : de la DAAB Une fois la radia on ou le déclassement confirmé, la DAAB a pour responsabilité d'actualiser les dossiers détaillés des archives en enlevant de ces dossiers les indica ons rela ves aux coûts et à l'amor ssement cumulé de l'ac f radié/cédé. La date effec ve de la radia on/déclassement doit être la date d'approba on de la CSCCA En cas de déclassement d'ac fs immobilisés, l'ins tu on doit se plier aux procédures légales et réglementaires. B. TRANSFERT DES MATÉRIELS Il incombe au responsable du Service ou de la Direc on de s'assurer que tous les matériels en bon état sous son contrôle sont effec vement u lisés. Si des matériels ne sont plus nécessaires au fonc onnement de l'Ins tu on, le responsable du Service ou de la Direc on de concert avec la DAAB doit déterminer si ces matériels peuvent être u lisés par un autre Service/Direc on (Fiche d'affecta on/transfert des immobilisa ons corporelles) 37 38 ANNEXE A FICHE D’IDENTIFICATION ET DE RÉCEPTION DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES 39 Ges on des ressources matérielles des Mairies Formulaire d'Iden fica on et de Récep on des Immobilisa ons Corporelles par Sites 41 42 ANNEXE B FICHE D’AFFECTATION / TRANSFERT DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES 43 Ges on des ressources matérielles des Mairies Formulaire d'Affecta on / Transfert des immobilisa ons corporelles 45 46 ANNEXE C FICHE DE CESSION / RADIATION DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES 47 Ges on des ressources matérielles des Mairies Formulaire de Cession / Radia on des immobilisa ons corporelles Tags / Labels # 49 / / / / 50 / / / / ANNEXE D FICHE DE DÉCOMPTE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES 51 Ges on des ressources matérielles des Mairies Fiche de Décompte Physique des Immobilisa ons par Sites Tags / Labels # Date Acquisition Valeur estimative (HTG) Date Acquisition Valeur estimative (HTG) 53 Ges on des ressources matérielles des Mairies Fiche de Décompte Physique des Immobilisa ons par Sites (Véhicules et Équipements) Tags / Labels # Date Acquisition Date Acquisition 54 Date Acquisition Catégorie: 55 56 ANNEXE E REGISTRE DES IMMOBILISATIONS ET DES AMORTISSEMENTS 57 59 Registre des Immobilisa ons et des Amor ssements ANNEXE F FICHE DE RAPPORT D’INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS 61 63 Marque/Modèle et couleur # série Codification Description Etat Physique dimension fournisseur Acquisition Date Mise en service Affectation Source de financement Qté Cout Unit. Cout total Amort. Cum. FICHE DE RAPPORT D’INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS Matériel de transport terrestre Valeur Nette 64 OFFICE DE MANAGEMENT ET DES RESSOURCES HUMAINES (OMRH) 14, Rue Debussy, Turgeau Port-au-Prince, Haï Tél.: (509) 2811-4014 www.omrh.gouv.ht