(2020) Circulaire relative à la création de l'Unité des Systèmes d'Information (USI)

LIBERTÉ ÉGALITÉ FRATERNITÉ RÉPUBLIQUE D'HAÏTI CIRCULAIRE 22 JAN RELATIVE 4 LA CREATION DE L'UNITE DES SYSTEMES D'INFORMATION DU MENFP (USI-MENFP) Le Directeur Général du Ministère de l'Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP) informe les responsables des institutions (publiques et privées) du pays et la communauté éducative haïtienne en particulier (personnel, partenaires techniques et financiers) de l'existence d’une structure de gestion des systèmes d’information au sein de la Direction Générale du MENFP. Cette structure. dénommée «Unité des Systèmes d'Information du MENFP (USI-MENFP})»2 pour mission de mettre en place et de promouvoir les bonnes pratiques en matière de gestion des sous- systèmes d’information, tant au niveau du système social (structure organisationnelle et métiers) que du système technique (matériels. logiciels, équipements et processus). L’'USi-MENFP 2 pour objectifs de : + . Favoriser l'optimisation des échanges de données. Elle vise à instituer une culture de management scientifique dans l’ensemble des secteurs et sous-secteurs relevant de son champ e compétence. « Assurer la veille scientifique des avancées technologiques. e Servir d'observatoire pour le ministère en matière d'innovation. de recherche et développement des systèmes d’information. + Proposer. implémenter et évaluer la performance des processus et des procédures visant à améliorer le fonctionnement des différents services du système. La création de l'USI-MENFP répond à la volonté du MENFP d’automatiser et de dématérialiser la quasi-totalité de ses opérations et procédures en utilisant la technologie comme instrument de changement organisationnel, en vue d'augmenter ses capacités de traitement de volumes importants de données, d’interconnexion de sites ou d’opérateurs géographiquement éloignés pour traiter et répartir l'information en temps réel. L'USI-MENFP veillera à renforcer le caractère systémique des données et traitements réalisés pour une consolidation des activités en vue d’accroitre la qualité du contrôle interne dans l’ensemble des secteurs et sous-secteurs. L'USI-MENFP sera dirigée par un coordonnateur au rang de Directeur, et est admini® ativement rattachée à la Direction Générale du MENFP. TT nn. LIBERTÉ ÉGALITÉ FRATERNITÉ RÉPUBLIQUE D'HAÏTI : Décision Ministérielle créant l'Unité des Systèmes d'Information (USI-MENFP) du Ministère de l'Education Nationale et de la Formation Professionnelle Nesmy MANIGAT Ministre de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle Vu la Constitution de 1987 telle qu'amendée par la Loi constitutionnelle du 9 mai 2011, particulièrement en ses articles 32, 32-1, 32-2, 32-3, 32-4, 32-5, 32-6, 32-7, 32-8, 32-9, 136, 156, 159, 169, 208, 209, 210, 211, 211-1, 212 : Vu le Loi du 18 octobre 1901 sur l'instruction publique et la gratuité de l'enseignement public ; Vu la Loi du 3 septembre 1912 sur l'obligation de l'enseignement primaire : Vu le Décret du 27 septembre 1972 sur les programmes de l'enseignement secondaire : Vu le Décret du 16 décembre 1960 créant l'Université d'État : Vu le Dééret du 9 octobre 1973 créant l'Institut Pédagogique National et le Centre Pilote de Formation Professionnelle ; : Vu le Décret du 11 septembre 1974 fixant les conditions d'ouverture et de fonctionnement des écoles privées aux niveaux primaire et secondaire : Vu le Décret du 30 mars 1982 portant Réforme du système éducatif haïtien : Vu le Décret du 23 octobre 1984 organisant le Ministère de l'Education nationale; Vu le Décret du 14 mars 1985 organisant la Formation professionnelle : Vu le Décret du 8 mai 1989 réorganisant le Ministère de l'Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports ; Décision ministérielle créant l'Unité des Systèmes d'Information {US} du MENFP | rs Vu le Décret du 17 mai 2005 portant organisation de l'Administration Centrale de l'État et révision du Statut général de la fonction publique haïtienne : Vu l'Arrêté du 2 avril 2013 définissant la Règle déontologique applicable aux agents de la Fonction Publique ; Vu l'arrêté du 2 avril 2013 fixant les procédures et les modalités d'organisation des concours de recrutement donnant accès aux emplois de la Fonction Publique prévus au budget de la République ; Vu l'arrêté du 21 mars 2014 fixant le Statut particulier des personnels éducatifs du Ministère de l'Education Nationale et de la Formation Professionnelle : Vu l'Arrêté présidentiel du 2 septembre 2014 portant sur la réorganisation du fonctionnement des écoles de la République en rapport aux douze mesures de réforme du système éducatif ; Considérant que l'Education est la première priorité du gouvernement en Haïti et constitue un facteur déterminant pour le développement du pays ; Considérant qu'il est du devoir de l'Etat d'améliorer la qualité de l'éducation et la gouvernance du système éducatif aux niveaux du préscolaire, du fondamental et du secondaire ; Considérant que la Réforme actuelle du système éducatif, engagée avec les 12 mesures, suppose la mise en place d'outils susceptibles de conduire à une meilleure gouvernance du secteur ; Considérant qu'il y a lieu d'assurer la gestion des réseaux de flux par une utilisation rationnelle des ressources stratégiques, humaines, matérielles, financières et organisationnelles du MENFP. Considérant les recommandations du Plan Opérationnel 2010-15 visant à faire usage des technologies de l'information et de la communication comme instrument de management à tous les niveaux du système Considérant qu'il y a lieu de disposer de structures devant fournir de l'information, assister le travail humain et automatiser les procédures administratives. Le Ministre de l'Education Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP) Décide Article 1 : De /'Unité des Systèmes d'Informeti ñn (USI-MENFP) du Ministère de l'Education Nationale et de la Formation Professionnelle Il est créé, au Ministère de l'Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP), une Unité des Systèmes d'Information (USI-MENFP), Unité technique directement rattachée à la Direction Générale du Ministère de l'Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle. | Article 2 : Des missions et objectifs de l'unité des systèmes d'Information (USI-MENFP) du Ministère de l'Education Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP). L'USI-MENFP a pour mission de faire connaître et de promouvoir les bonnes pratiques en matière de management des systèmes d'information. C'est-à-dire à l'organisation de l'ensemble des dispositifs permettant de collecter, stocker, traiter et diffuser de l'information. Ils prennent en compte le sous-système social (structure organisationnelle et métiers) et le sous-système technique (matériels, logiciels, équipements, processus et procédures). L'USI-MENFP à pour objectifs de : e Favoriser l'optimisation des échanges de données. Elle vise à instituer une culture de management scientifique dans l'ensemble des secteurs et sous-secteurs relevant de son champ de compétence. + Assurer la veille scientifique des avancées technologiques. + Servir d'observatoire pour le Ministère en matière d'innovation, de recherche et développement des systèmes d'informations. + Proposer, implémenter et évaluer la performance des processus et des procédures visant à améliorer le fonctionnement des différents services du système. Décision ministérielle créant l’Unité des Systèmes d’information (USI) du MENFP | L. Article 3 : Des missions ponctuelles de l'USI-MENFP £ Seul le Ministre (et/ou le Directeur Général), est habilité à saisir l'USI-MENFP, à lui confier les missions ponctuelles qu'il estime nécessaire au bon fonctionnement du Ministère de l'Education et de la Formation Professionnelle (MENFP). Article 4 : Des compétences de l'USI-MENFP L'Unité de Système d'Information - MENFP a compétence sur l'ensemble des services du Ministère de l'Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle en matière de Système d'information. Elle contrôle, évalue et valide toutes les propositions relatives aux ressources et applicati de gestion de système d'information du Ministère. LE Article 5 : Du programme annuel de travail de l'USI-MENFP Un programme annuel de travail, approuvé par la Direction Générale, est établi par la coordination de l'USI-MENFP conformément aux procédures en vigueur. Article 6 : Du recrutement et de la carrière au sein de l'USI-MENFP- Le personnel de l'USI-MENFP, recruté selon les emplois de l'Administration Publique Nationale, est constitué des emplois permanents et des emplois non permanents Ces emplois sont occupés par des personnes physiques ayant la qualité d'agents publics. Article 7 : De la coordination de l'USI-MENFP La coordination est confiée à un cadre choisi parmi les hauts fonctionnaires de catégorie A de la Fonction publique haïtienne ayant au moins 10 années de service. 1 porte le titre de Coordonnateur ayant rang de Directeur. Il est nommé selon les procédures de nomination en vigueur au MENFP. Article 8 : De la structure organisationnelle de l'USI-MENFP Pour accomplir sa mission, l'USI-MENFP dispose au niveau du bureau central d'une structure de coordination, d'un secrétariat et des services d'études, de management et de production. - La coordination centrale assure la gouvernance et l'alignement des systèmes d'information et des processus suivant les lignes d'orientation stratégique du MENFP. - Le secrétariat s'occupe de la gestion administrative de l'unité. - Le Cellule d'études est responsable de la gestion des applications existantes et des nouveaux projets. (Concevoir, planifier, organiser) - La Cellule de production assure le bon fonctionnement du système d’information au quotidien.(Produire, surveiller, évaluer, ajuster) - La Cellule d'opérationnalisation assure l'implémentation, le support et la livraison des nouveaux produits.(mettre en place, implémenter, supporter, livrer) D'autres structures peuvent être créées par la coordination avec autorisation du Ministre ou du Directeur Générale en tenant compte des besoins du Ministère ou de l'unité. La coordination aura à recourir également aux services informatiques et de planification, au niveau départemental, aux fins d'assurer la liaison et veiller à l'application des standards, des normes et des procédures de gestion en vigueur. Article 9 : Des attributions de l'USI-MENFP / Elle a pour attributions principales de: 9.1. S'assurer de la gouvernance et de l'alignement du système d'information et des processus suivant la stratégie du MENFP. du MENFP. 3.3. Assurer la maintenance de l'ensemble des infrastructures technologiques et informationnelles du MENFP. 9.4. Développer et mettre en place un plan de gestion des risques technologiques liés aux systèmes d'information du MENFP. 9.5. Mettre en place les mécanismes de contrôle et d'audit des processus et des systèmes. 9.6. Promouvoir les bonnes pratiques visant à atteindre la Maturité des infrastructures et des processus organisationnels. ; Décision ministérielle créant l'Unité des Systèmes d'Information (USI) du MENFP | 5 Article 10 : Du budget de fonctionnement de l'USI-MENFP - Pour assurer les opérations de l'USI-MENFP, la Direction Générale inscrit dans le budget du MENFP les fonds nécessaires au fonctionnement de l'unité. Article 11 : Des dispositions finales- Tout ce qui n'est pas prévu dans la présente décision êt qui s'impose à la réalisation de la mission de l'USI-MENFP fera l'objet d'une circulaire d'application. Donné à Port-au-Prince, le 28Janvier 2016, An 212ème de l'Indépendance, par :