(FY2015) Audit of Procurement Procedures — Bureau of Monetization of Development Aid Programs (BMPAD), FY 2014-2015

REPUBLIQUE DE HAITI MINISTÈRE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES UNITÉ DE COORDINATION DE PROJETS COMMISSION NATIONALE DES MARCHES PUBLICS AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES PAR LE Bureau de Monétisation des Projets de l’Aide au Développement (BMPAD) POUR L'EXERCICE 2014 – 2015 Rapport Final Novembre 2016 2 TABLE DES MATIERES AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS BUREAU DE MONETISATION DES PROJETS DE L'AIDE AU DEVELOPPEMENT I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission 1.2. Objectifs 1.3. Méthodologie II. ORGANISATION STRUCTURELLE 2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable 2.2. Organisation, mécanismes décisionnels 2.3. Effectivité des contrôles, manuel de procédures 2.4. Archivage 2.5. Planification III. ECHANTILLONNAGE 3.1. Liste des Contrats 3.2. Statistiques de l'Echantillon soumis à l'Audit des Passations de Marchés IV. LES PROCEDURES DE PASSATION 4.1. Constats 4.2. Tableau récapitulatif des résultats 4.3. Recommandations V. LA GESTION CONTRACTUELLE 5.1. Constats 5.2. Tableau récapitulatif des résultats 5.3. Recommandations ANNEXES : A : FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION B : FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE 3 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission A la demande de l'Unité de Coordination de Projets (UCP) du Ministère de l'Economie et des Finances, l’équipe Daniel Thirion International (DTI Inc.) procédé à l'audit des procédures de passation de marchés appliquées par le Bureau de Monétisation des Projets de l'Aide au Développement (BMPAD) au courant de l'exercice budgétaire 2014 – 2015. L'audit comporte trois composantes: une prise de connaissance et évaluation de la structure organisationnelle dans le processus de passation au sein de chaque institution, une revue détaillée des procédures de passation proprement dites, et pour un échantillon déterminé, une revue des procédures de gestion contractuelle avec inspections physiques de fournitures livrées ou de travaux en cours ou achevés. Durant la mission, la firme DTI a été accompagnée par des représentants de la firme d'audit locale FARUD dans un objectif de transfert de savoir-faire en matière des techniques d'audit de passation de marchés publics. Dans le cadre plus général de la réforme de la gouvernance économique, le contexte de la mission d'audit s'inscrit dans l'exécution d'un plan d'action destiné à rendre effective la fonction de régulation de la Commission Nationale des Marchés Publics (CNMP) en matière de contrôle indépendant de l'application des procédures réglementaires, qu'elles concernent des passations de marchés dont les montants soient en dessous ou au-dessus des seuils fixés par la loi. Faisant suite à l'élaboration d'un manuel de procédures pour la conduite d'audits en passations de marchés, et d'un atelier de formation de cadres supérieurs des entités de contrôle concernées ainsi que des firmes d'audit locales susceptibles de conduire de tels audits dans le futur, la présente mission est la première étape dans la mise en pratique des techniques d'audit dans le double objectif d'instaurer un contrôle indépendant effectif et de progressivement améliorer les pratiques de gestion au sein des autorités contractantes. La mission d'audit qui couvrait aussi cinq autres institutions et unités de projet, s'est déroulée à Port- au-Prince, Haïti, entre le 11 et le 30 juillet 2016. 1.2. Objectifs Selon les Termes de Référence de la mission, l'audit conduit au BMPAD, vise à vérifier la régularité des processus de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics conclus entre le 01/10/14 et le 30/09/15. Plus spécifiquement, l'audit vérifiera la conformité des procédures aussi bien avec la réglementation en vigueur, que l'adhésion des gestionnaires aux principes fondamentaux d'économie, de transparence, d'efficacité, et d'équité. Le contrôle porte aussi sur l'organisation des autorités contractantes dans leur mission de planification, de contrôle budgétaire, de suivi et de tenue des données de gestion au travers notamment d'un archivage ordonné attestant de l'adéquation de leur administration aussi bien dans les phases de passation que dans la gestion des contrats. A ce titre, l'audit inclut aussi une composante de contrôle de phases d'exécution des engagements pris, leur conformité aux conditions contractuelles, et dans la mesure du possible, la qualité des biens et services livrés ou exécutés. 4 1.3. Méthodologie La méthodologie d’intervention s’est articulée comme suit : 1.3.1 Étapes de l’intervention:  Réunion préparatoire de DTI avec la CNMP au cours de laquelle des informations ont été échangées et les attentes précisées en vue du démarrage de la mission;  Réunion d’ouverture de la mission, coordonnée par la CNMP, à laquelle ont participé les auditeurs de DTI, les auditeurs des firmes d’expertise comptable locales, les membres de la CNMP et du Comité de Suivi au cours de laquelle la méthodologie, le manuel de procédures, le programme de travail et autres éléments ont été présentés;  Réunion d’introduction coordonnée par la CNMP dans chacune des institutions à auditer en vue d’une part de présenter les auditeurs des firmes locales et de DTI, et d’autre part de rappeler les objectifs et les étapes de l’audit de même que les attentes en termes de documents à produire et informations à fournir aux auditeurs pour assurer le succès de la mission. Les visites d’introduction de DTI coordonnées par la CNMP et effectuées en compagnie des membres de la CNMP et du Comité de Suivi, de Supervision et de Validation auprès des autorités contractantes auditées ont eu pour effet de démontrer le niveau élevé de professionnalisme des instances de pilotage de la mission et assurer un maximum de coopération de la part des Autorité contractantes;  Les auditeurs, au cours de la mission, ont examiné les documents et tenu des réunions formelles et informelles avec les responsables de la passation des marchés afin d’obtenir les précisions nécessaires à leur bonne compréhension de la situation;  En cours d’audit, les auditeurs accompagnés des représentants du Comité de Suivi et assistés de représentants des institutions auditées ont également effectué des visites sur site afin de mieux évaluer la gestion physique des marchés. 1.3.2. Résolution des difficultés rencontrées :  Le calendrier de démarrage et d’exécution de la phase terrain de la mission qui a été retenu en fonction de la disponibilité des listes de marchés sollicitées des autorités contractantes.  Concernant ces listes, il est à noter que les retards enregistrés dans leur transmission ont impacté la date de démarrage de la mission et ont rendu difficile l’établissement d’un calendrier d’intervention globale. D’où un décalage dans les dates initialement prévues pour le démarrage et le déroulement des différentes interventions sur place de la mission. 1.3.3 La mise en œuvre de la méthodologie d’Audit :  La méthodologie s'est attachée à respecter fidèlement les phases de travail et leur structure telles qu'elles sont exprimées dans le manuel des procédures d'audit adopté par la CNMP et qui avait servi de support aux séances de formation qui s'étaient tenues en avril 2015. Les phases principales de l'audit ont donc consisté en les étapes suivantes. La phase d'audit débute à partir de la réception des listes de contrats de la part de chaque institution afin de définir un échantillon représentatif des procédures et types de contrats conclus durant la période sous audit. L’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés 5 par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes.  Après validation de ces listes par le comité de suivi de la mission, et la mise à disposition des archives relatives à ces contrats par les institutions concernées, l'audit s'est déroulé par la collecte méthodique des informations requises pour l'établissement des fiches de revue détaillées couvrant spécifiquement la procédure de passation depuis la phase de publication ou d'invitation jusqu'à la signature du contrat. Ces fiches de revue détaillée sont présentées á l’Annexe A du présent rapport.  Les informations couvrant les phases de gestion contractuelle ainsi que les constats résultant de visites d'inspection, sont également rassemblées sur des fiches de revue composées à partir de données de gestion administrative de projet typiquement menée à la suite de la gestion des passations de marchés. Ces fiches de revue détaillée sont présentées à l’Annexe B du présent rapport.  En considération du contexte particulier de l'audit et de sa fonction dans le cadre des efforts de réforme des pratiques de gouvernance par les autorités contractantes, comme par les institutions de contrôle et de régulation, un accent particulier a été marqué sur la définition de recommandations pratiques couvrant autant que possible les aspects d'organisation, de gestion des procédures de passation, et du contrôle de conformité des biens et services avec les conditions contractuelles. 6 II. ORGANISATION STRUCTURELLE DU BMPAD EN MATIERE DE PASSATION DE MARCHES 2.1 Cadre Légal et Réglementaire applicable Le Directeur Général, personne responsable du marché au sein du BMPAD, a nommé un représentant, à savoir, la responsable du service de la passation des marchés le 29 juin 2016. La Commission Spécialisées des Marchés Publics (CSMP) n’a pas été créée. Le cadre est essentiellement non-conforme aux dispositions de la Loi. 2.2 Organisation, mécanismes décisionnels La Cellule de Passation des marchés effectue le travail et joue le rôle que la CSMP devrait jouer notamment effectuer les recherches et les études préalables au lancement des appels d’offres, examen des avenants, liaison entre le COPEO et la CNMP. Elle prépare les dossiers avec l’apport des techniciens et pilote la bonne marche des opérations de passation des marchés. Le service de passation des marchés compte 3 personnes et gère une trentaine de marchés par an. L’ouverture des offres et leur évaluation sont la responsabilité du Comité de Ouverture des Plis et d’Évaluation des Offres (COPEO). Les qualifications des membres des COPEO sont généralement adaptées au domaine du marché à passer ; le DG nomme les membres alors que les profils sont établis par le service selon la nature du marché. Le COPEO transmet ses recommandations au DG. Si les montants des marchés se situent au-dessus des seuils, l’intervention de la CNMP est obligatoire. Pour les marchés financés par la coopération externe, les règles des bailleurs s’appliquent. Les COPEO utilisent les documents standards nationaux. L’organisation est essentiellement non-conforme aux dispositions de la Loi en raison de l’absence de la CSMP. 2.3 Effectivité des contrôles, manuels de procédures Il n’existe pas de service d’audit interne qui interviendrait pour contrôler les dossiers de marchés. Les seuls contrôles exercés sont ceux de la CNMP dans le cas des marchés supérieurs aux seuils financés sous le budget national et les contrôles qui pourraient être effectués par les autres corps de contrôle de l’Administration. Le Service fait un rapport trimestriel d’activités et le transmet à la DG mais lui-même n’est pas responsable de sa transmission à la CNMP, il n’est pas informé si le rapport est effectivement transmis à la CNMP. 2.4 Archivage Il n’existe pas de procédures d’archivage des dossiers de passation et d’exécution des marchés. Il n’existe pas de personnel formé et dédié à l’archivage. Cependant, c’est une des priorités de la responsable du service de la passation des marchés pour la prochaine année aussi bien l’implantation du système que la formation du personnel dans ce domaine. 7 2.5 Planification A moins d’avoir une idée précise de la date d’arrivée et de vente des biens à monétariser, il est extrêmement difficile de préparer un plan de passation des marchés (PMP. Dans le meilleur des cas, le BMPAD prépare un plan de passation des marchés sur la base des informations qu’il possède. Ces informations sont principalement la consolidation des besoins exprimés par la direction technique qui prépare un estimé de ses besoins/projets. Il propose le PPM au comité de direction ou il est discuté et ensuite transmis pour validation au Ministère de l’Économie et des Finances (MEF). Une fois validé, le PPM est transmis à la CNMP. Constats  L’organisation du BMPAD ne respecte pas le cadre légal prévu par la Loi ;  Il n’existe pas de système normalisé d’archivage ;  Il y a absence de contrôles internes ;  Compte tenu de la mission du BMPAD et de son fonctionnement (monétarisation de biens provenant de l’extérieur) la programmation ne peut être que de court terme rendant difficile un fonctionnement opérationnel fluide. Ce n'est que lorsqu’une opération de monétisation se concrétise et que les fonds sont disponibles, le BMPAD met une opération en marche. Recommandations o Créer une CSMP au sein du BMPAD et lui donner les ressources nécessaires pour qu’elle puisse jouer le rôle que la Loi lui attribue ; o Instaurer un poste de contrôle interne pour garantir la conformité des étapes de la procédure, aussi bien la qualité des documents que leur conformité à la loi et la réglementation; o Instaurer un système d’archivage uniforme dans tous les Ministères et Établissement publics, doter la fonction « archivage » des moyens nécessaires et former le personnel; o Revoir le mode de fonctionnement du BMPAD dans le but de lui permettre de mieux planifier ses activités et la passation des marchés. Une approche serait de constituer d’une part une banque de projets et d’autre part un fonds qui servirait à financer des projets. Laissant les fonds s’accumuler à un certain niveau, le BMPAD pourrait avoir une gestion proactive et financer des projets prioritaires et non pas les seuls projets qui conviennent à une entrée de fonds. III. ECHANTILLONNAGE La définition des échantillons a suivi l’approche préconisée dans la Proposition Technique DTI du 6 juin 2016. Sur la base des listes de contrats de chacune des institutions à auditer, disposant des informations minimales en accord avec les Termes de Références (TDR), le consultant a établi son échantillon par institution avec l'objectif de couvrir de façon représentative toutes les méthodes de passation, les types et les montants des contrats. Conformément aux TDR, l'échantillon représente de l'ordre de 50% des marchés de montants élevés (au-dessus des seuils de revue préalable), 20% des marchés dont les montants sont sous les seuils de publication afin d'assurer une représentativité fiable avec l'audit de 30% de l'ensemble des contrats signés pendant la période sous audit. D'autres critères sont intervenus en fonction du contenu des listes de contrats, avec par exemple le nombre d'avenants concédés, de procédures de compétitivité restreinte, etc... Les sélections d'échantillons ont été transmises par le consultant à l’agent de la CNMP désignée comme point focal, au fur et à mesure de leur établissement. Comme précisé plus haut, l’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes. Le tableau suivant établit les statistiques de l'échantillon des contrats dont les procédures ont été revues de façon détaillée. La liste soumise par le BMPAD contient 20 contrats pour la période sous audit, avec une gamme de travaux, fournitures et services de consultants permettant la sélection d'un échantillon de 13 procédures à la représentativité optimale dans chaque type de contrat et procédure de passation, aussi bien en dessous qu'au-dessus des seuils applicables de revue par la CNMP. 9 3.1. Liste des Contrats Audités Objet de la transaction Nature Montant HTG Mode de passation Entreprise attributaire Electrification de Fort Jacques T 3,342,285.00 Dem. de Cotations ERECEM Electrification de Tiberard T 4,248,285.00 Dem. de Cotations INGECO Construction Lycée Bocozelle de St Marc T 44,764,451.77 AOO DELTA ENG. Construction Lycée Mirebalais T 45,392,827.76 AOO CONSTRUTEC Construction Lycée Stenio Vincent de Cerca-la-Source T 48,443,323.67 AOO EXTRACO Construction Bibliothèque de Hinche T 24,778,671.36 AOO EXTRACO Construction du Centre stockage Lafiteau T 149,969,132.63 AOO EXECO Travaux additionnels au Centre de Stockage de Lafiteau T 43,998,926.00 Gré à Gré EXECO Acquisition 140 Motos PNH & Présidence F 41,510,993.57 AOR AUTOPLAZA Acquisition d'ameublement Lycée C. Peralte de Belladeres F 3,163,300.00 Sollicitation de Prix JOCA EBENISTERIE Install. Labo Informatique Lycée Charlemagne Péralte de Belladeres F 1,227,600.00 Sollicitation de Prix BITS Supervision trvx du Lycée Mirebalais S 6,200,000.00 SBQC SAINT GILLES Supervision trvx du centre de stockage de Lafiteau S 9,448,055.36 Gré à Gré ARCHIVOLT 3.2. Statistiques de l'Echantillon BUREAU DE MONETISATION DES PROJETS DE L'AIDE AU DEVELOPPEMENT Type de Contrat Ratio sur Nombre Ratio sur Montants Nbre Total (1) Nbre Echant. (2) Ratio % (2)/(1) Montant Total (3) Montant Echant. (4) Ratio % (4)/(3) TRAVAUX Montant au-dessus du seuil 6 5 83.3% 374,580,925 332,568,662 89.0% Montant sous le seuil 7 3 42.9% 57,683,135 32,369,241 56.1% FOURNITURES Montant au-dessus du seuil 1 1 100.0% 41,510,994 41,510,994 100.0% Montant sous le seuil 2 2 100.0% 4,390,900 4,390,900 100.0% CONSULTANTS Consultants Individuels 2 1 50.0% 6,829,648 6,200,000 90.8% Firme 2 1 50.0% 12,307,985 9,448,055 76.8% Total BMPAD 20 13 65.0% 497,303,587 426,487,853 85.7% 10 IV. LES PROCEDURES DE PASSATION Note: les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées à l’Annexe A ci-après. Toutes les 13 procédures auditées de passation de marchés sont jugées conformes à l'exception d'une situation de rejet jugé abusif d'offres moins disantes (Fiche BM05) et pour laquelle la réponse aux objections et la validation finale de la CNMP ne sont pas documentées. 4.1. Constats  Bien que les appels d'offres ouverts soient conduits de façon rigoureuse avec des procédures de sélection généralement conformes, les conditions d'appels d'offres sont le plus souvent inadéquates avec par exemple: - des conditions de qualifications financières incohérentes avec les volumes de travaux et les délais d'exécution attendus; - une évaluation par points des qualifications techniques, y compris sur le personnel de direction.  On note un grand nombre de rejets d'offres puisque sur un ensemble de procédures compétitives pour travaux, avec un total de 49 soumissions, seulement 12 d'entre elles sont considérées recevables et/ou qualifiées.  Le nombre de rejets d'offres est principalement d'ordre administratif puisque sur les 37 offres rejetées, 31 d'entre elles sont écartées pour cautions de soumission non conformes, absence de formulaires imposés, etc... rendant leurs dossiers de soumission non recevables. Cette situation dénote principalement un manque de capacités des entreprises à participer valablement dans des conditions compétitives d'appels d'offres.  La participation aux appels d'offres ouverts pour les marchés de construction de bâtiments, est importante avec une moyenne de 9.8 soumissionnaires par procédure.  Les prix offerts sont généralement compétitifs avec des fourchettes de montants ne dépassant pas 15% pour la majorité des offres lues à l'ouverture.  Les procédures d'appels d'offres manquent d'efficacité avec une moyenne de 193 jours (et un maximum de 11 mois) de moyenne entre l'ouverture des offres et la signature du contrat.  Les obligations de cautionnement de bonne exécution ne sont généralement pas appliquées, les cas revus montrent que les formulaires de caution sont signés par les titulaires eux-mêmes.  Un AOR pour l'acquisition de fournitures avec montant au-dessus du seuil, est injustifié selon la réglementation. Un AOR ne doit pas impliquer une réduction de la période de soumission.  Les sollicitations de prix pour l'acquisition de fournitures sont jugées conformes sur base des sélections conclues. La règle toutefois se base sur - une grille d'évaluation attribuant 55% pour le prix peut conduire à des évaluations non transparentes, et - la non-imposition de délais de livraison peut amener des situations de rejets abusifs d'offre, si celle-ci, moins disante, était écartée en raison d'un délai non acceptable. 11 4.2. Tableau Récapitulatif des Résultats 1 BUREAU DE MONETISATION DES PROJETS DE L'AIDE AU DEVELOPPEMENT TRAVAUX Fiche Objet Lot Titulaire Montant Commentaires Opinion BM01 Travaux d'électrification de 5 localités dans les Départements de l'Ouest, du Sud, et de l'Artibonite Lot 1: Fort Jacques, Formont Guillaume 1 ERECEM 3,342,285  AOR avec un dossier de demande de cotations  Firmes listées dans la Lettre d'Invitation  Délai non imposé  2 offres sur 5 invitations  Variation entre offre et contrat pour Lot 1  Ces deux contrats sont sous les seuils et les règles applicables sont celles de l’article 27 de la loi C BM02 Lot 2: Tibérard, Sanois, Dobeille 2 INGECO 4,248,762 C BM03 Construction du Lycée Bocozelle à St Marc DELTA ENGIN'G 44, 764, 451  AOO couvrant 3 lots avec revue CNMP  10 offres dont 8 avec montants compétitifs pour St Marc  5 offres écartées pour raisons administratives, et 2 autres pour qualifications insuffisantes  Procédure conforme  Caution BE signée par le titulaire (non bancaire) C BM04 Construction du Lycée La Thème de Mirebalais CONSTRUTEC 45,392,827  AOO avec revue de CNMP  11 offres, dont 6 avec prix compétitifs, mais 7 écartées pour raisons administratives  10 mois entre ouverture et contrat  confusion dans les critères financiers (crédit/expér. gén'le)  Sélection conforme dans de mauvaises conditions C BM05 Construction du Lycée Stenio Vincent de Cerca-la-Source EXTRACO 48,443,323.67  AOO avec revue CNMP  12 offres, 6 avec prix compétitifs, 9 offres écartées pour raisons administratives  une offre de firme étrangère écartée pour n'ayant pas encore d'établissement en Haïti  2 offres moins disantes écartées pour prix jugés non réalistes après demandes d'information non NC 1 L’auditeur a considéré comme étant conformes des procédures dont les conditions de compétition peuvent être jugées discutables mais pour lesquelles les règles d'évaluation ont été appliquées de façon cohérente et équitable. 12 documentées  Dernière validation CNMP ND  Rejet abusif d'offres moins disantes après une évaluation non transparente BM06 Construction de la Bibliothèque de Hinche EXTRACO 24, 778, 671  AOO avec 7 offres  L'offre moins disante à l'ouverture est écartée pour raison administrative  Conditions d'AO incohérentes sur les critères financiers  Marché sous les seuils et les règles applicables sont celles de l’article 27 de la loi C BM07 Construction du Centre de stockage de Lafiteau à Cabaret EXECO 149,969,132  AOO avec revue de la CNMP  9 offres dont 6 écartées pour cautions non conforme (montant, validité, absence), plus une sur les qualif. du personnel  Attribution au moins disant qualifié  Conditions de délai différentes sur contrat que DAO C BM08 Travaux additionnels au Centre de Stockage de Lafiteau EXECO 43,998,926  Situation de Gré à Gré pour travaux additionnels avec revue CNMP C FOURNITURES BM09 Acquisition de 140 motos en deux lots pour la PNH et la Présidence AUTO PLAZZA 41,510,994  AOR injustifié selon la réglementation  2 offres sur 10 invitations  Montant au-dessus du seuil et procédure validée CNMP C BM10 Acquisition de matériels d'ameublement pour le Lycée C. Péralte de Belladères JOCA 3,163,300  Demande prix avec période de soumission de 7 jours  Délai de livraison non imposé  Classement par points avec 55% pour le prix, cause de non transparence  Sélection conforme sous mauvaises conditions  Marché sous les seuils et les règles applicables sont celles de l’article 27 de la loi C BM11 Acquisition de matériels de labo informatique pour le Lycée C. Péralte de Belladères BITS 1,227,600  Demande de prix avec 3 offres  Délai de livraison non imposé  Attribution au moins disant C CONSULTANTS BM12 Supervision des travaux du Centre de stockage de Lafiteau ARCHIVOLT 9,448,055  Accord direct avec firme en charge de la conception  Validation par CSC/CA C BM13 Supervision de la Construction de 3 Lycées + Bibl. de Hinche SAINT GILLES 6,200,000  SBQC avec 2 propositions sur 10 invitations  Procédure SBQC conforme C 13 4.3. Recommandations Au vu des constats, on peut affirmer que la gestion des passations est relativement satisfaisante et que les recommandations portent sur des aspects techniques en vue d'apporter une plus grande transparence aux procédures. o Renforcer les compétences et prendre les mesures nécessaires pour parfaire la formation des gestionnaires de la passation des marchés, spécialement dans la définition adéquate des critères de qualification. Il s’agit d’une étape essentielle pour améliorer le déroulement des procédures et garantir que les appels d’offres s’exécutent dans de bonnes conditions; o La définition de critères de qualifications techniques et financières est à concevoir sur des bases mesurables en tenant compte des impératifs de l'objet du contrat. Par exemple, - La condition sur chiffre d'affaires moyen minimum doit se comparer à l'estimation budgétaire ramenée sur une période de 12 mois d'activité pour les travaux; - La condition sur le niveau de crédit/liquidités ne doit servir qu'à s'assurer de la capacité d'exécuter des travaux pendant 2 à 3 mois d'activités sans paiement. Le niveau dépend donc de l'estimation et du délai d'exécution imposé. - Tout autre critère doit être défini de telle sorte que le soumissionnaire lui-même puisse juger de sa propre qualification. Pour cette raison, une évaluation par points des caractéristiques techniques n'est pas recommandée pour les contrats de travaux. o Le grand nombre d'offres écartées (75.5% des offres) atteste du manque de capacités des soumissionnaires à participer valablement aux marchés du secteur public. Parmi les offres écartées, 83.7% d'entre elles le sont pour des raisons d'ordre administratif, ce qui est déplorable aussi bien pour les soumissionnaires que pour le Client qui voit sa compétition tronquée pour raisons non en rapport avec l'objet du contrat. Il est recommandé d'envisager un programme de formation et d'information à l'usage des entrepreneurs (possiblement via leur association) sur les moyens de remettre des offres recevables et qualifiées. Au vu du constat de la participation élevée aux appels d'offres de travaux de construction, l'intérêt du secteur privé semble évident pour ce type de formation. o Il est suggéré de revoir les circuits d'évaluation et d'attribution avec une planification plus expéditive et un suivi plus actif en vue de réduire les délais de traitement pour des passations de marchés plus efficaces. o La condition de cautionnement bancaire de bonne exécution est à appliquer en conformité avec les textes d'application réglementaires. Reconnaissant les difficultés d'obtention de ces cautions sur le marché des banques en Haïti, d'autres formules de garantie pourraient être explorées pour limiter les risques en cas de titulaire défaillant. On pourrait envisager l’utilisation des déclarations selon lesquelles les soumissionnaires confirment par écrit et acceptent qu’ils seront exclus de tout futur concours dans les cas où ils retireraient ou modifieraient leur offre au cours de sa période de validité, ou au cas où ils refuseraient de signer le contrat qui leur serait accordé. o En ce qui concerne la garantie de bonne exécution, il pourrait être suggéré le cas échéant, d’augmenter légèrement le montant de la retenue de garantie afin de résoudre les problèmes d’obtention de cette garantie. o L'usage de l'appel d'offres restreint doit se limiter aux cas prévus par la réglementation. Du point de vue du soumissionnaire, un AOR nécessite le même travail de préparation de soumission 14 qu'un AOO. L'AOR ne peut donc pas être utilisé pour justifier une période de soumission plus courte que 30 jours. o Dans les procédures de demandes de cotations (travaux) ou de sollicitations de prix (fournitures), - la règle d'attribution est strictement limitée au prix offert pour un bien certifié conforme dans le délai imposé. Pour être valide, cette procédure simple doit être appliquée avec rigueur au risque de perdre toute crédibilité. - Un délai d'exécution/livraison est une composante du prix et doit être imposé dans les demandes - Il n'est pas de bonne pratique de citer les entrepreneurs ou fournisseurs invités dans les demandes de cotations. 15 V. LA GESTION CONTRACTUELLE Note: Les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées à l’Annexe B ci-après. 5.1. Constats Exécution des contrats La gestion contractuelle de trois marchés a été auditée, y compris les visites sur les sites, couvrant les deux contrats pour la construction du Centre de Stockage à Lafiteau et un contrat pour la construction du Lycée Bocozelle de Saint Marc. Les passations des trois marchés ont fait l’objet de la revue préalable de CNMP. Les travaux du centre de stockage sont déjà achevés et les deux marchés sont en période de garantie, tandis que la construction du lycée est toujours en cours avec un retard d’avancement important. Les paiements En accord avec les dispositions des marchés, les décaissements pour les travaux réceptionnés du Centre de Stockage de Lafiteau sont à 95% des montants contractuels cumulés (contrat initial plus travaux additionnels), gardant la retenue de 5% pour la période de garantie en cours. Toutefois l’entreprise a soumis une nouvelle demande de paiement qui dépasse le montant du marché par plus que HTG 2 millions. Il n’est pas clair quelle est la source de ce dépassement, ni si le bureau d’étude a validé cette facture avant la fin de son contrat. Le problème reste à résoudre. Selon les dossiers, l’entreprise pour la construction du lycée a été payée à hauteur de 40% de l'avancement physique certifié des travaux. Le délai contractuel est expiré mais aucune pénalité de retard n’a été appliquée. Conformité des exécutions Pour les travaux à Lafiteau, la garantie de bonne exécution a été libérée lors de la réception provisoire, et c'est la retenue de 5% qui couvre la garantie jusqu'à la réception définitive. L’avancement des travaux du lycée est fortement en retard pour les raisons suivantes : - Le BMPAD avait des difficultés de sélectionner un bureau de supervision et son installation tardive a entrainé un retard de 3 mois dans l’émission de l’ordre de démarrage à l’entreprise. - L’entrepreneur ne pouvait pas s’approvisionner du matériel au début de son travail à cause d’un blocage par une partie de la population pour des raisons socio-politiques. - Quelques matériaux clé sont difficiles à acquérir en bonne qualité dans cette zone. Il n’y a pas de carrières proches et l’entreprise n'a pu finalement trouver que des agrégats peu appropriés. - Le marché est libellé en Gourdes. Comme les auditeurs l’ont trouvé dans la plupart des marchés des travaux, les prix des équipements et des matériaux importés ont fortement augmenté depuis la signature du marché, à cause de la dévaluation de la Gourdes par rapport au Dollar. Gestion contractuelle Le suivi des travaux du centre de stockage à Lafiteau était bien exécuté par un bureau de suivi. Son contrat s’est terminé au moment de la réception provisoire. Donc les inspections sur la bonne qualité des travaux pendant la période de garantie de 12 mois sont confiées à l’ingénieur de le BMPAD, qui semble être insuffisant en considérant la grande ampleur de l’ensemble des deux marchés et que l’ingénieur a déjà beaucoup des autres responsabilités. A ce qui concerne la construction du lycée, bureaux des contractants sont très éloignés du site de construction, qui a donné une certaine faiblesse dans la gestion contractuelle de tous les signataires du marché. Ce fait et les diverses imprévues ont porté un retard d’avancement des travaux important. Ni la garantie d‘avance ni la garantie de bonne exécution ont été trouvées dans les dossiers. 16 5.2. Tableau Récapitulatif des Résultats BUREAU DE MONETISATION DES PROGRAMMES D'AIDE AU DEVELOPPEMENT TRAVAUX # Fiche Objet du Contrat # Lot Titulaires Contrat Opinion BMO3G Construction du Lycée de Bocozelle à St MARC DELTA ENGINEERING 44, 764, 452  L’avancement des travaux est fortement en retard pour des raisons suivantes - Retard dans la sélection du bureau de supervision (+3 mois) - Difficultés d'approvisionnement de matériels en raison de difficultés sociales - Difficultés d'approvisionnement en granulats en l'absence de carrières locales adéquates. - Variations dans les prix de matériaux suite à la dévaluation de la Gourde. - L'avancement est estimé à 40% à 100% du délai contractuel, mais seulement l'avance de 30% est versée. Le nombre d'ouvriers sur le site ne correspond pas à un avancement conforme.  Le retard accumulé n'a pas déclenché l'application de pénalités  Il est attendu que le bureau de supervision soumette une demande d'avenant avec coût additionnel pour prolonger les services de supervision.  Les décisions et accords sur chantier ne font pas l'objet de procès- verbaux laissant une gestion informelle manquant de contrôle.  Les cautions bancaires ne sont pas documentées.  La revue du design conduit aux opinions suivantes: - le concept du nouveau bloc sanitaire est basé sur une forte utilisation de l’eau alors que l’approvisionnement en eau dépend des pluies et d'un pompage électrique dans des conditions précaires d'approvisionnement. - la citerne est proche de la fosse septique, et peut être cause de problèmes en cas d'infiltrations BM07G Construction du Centre de Stockage de Lafiteau à EXECO 149,969,133  Le dossier technique de la conception et des plans sont de bonne qualité mais la nécessité de travaux additionnels est causée parce que 17 CABARET le design initial était incomplet car l'ensemble des installations forment un tout indivisible.  Les travaux exécutés sont de qualité satisfaisante et apparaissent conformes aux plans revus.  Pour les deux contrats, on a noté un dépassement de délai de l'ordre de 30% par rapport au délai contractuel, sans qu'aucune action n'ait été menée.  La période de garantie des travaux principaux vient à expiration et la caution aurait déjà été libérée.  L’entreprise a soumis une demande de paiement qui dépasse le montant du marché de plus que 2 Millions de Gdes. Il n’est pas clair quelle est la raison invoquée ni la position du bureau de supervision à ce sujet. Cette question reste à résoudre.  Le contrat du bureau de suivi s’est terminé au moment de la réception provisoire. Donc les inspections sur la bonne qualité des travaux pendant la période de garantie de 12 mois est confiée à l’ingénieur du BMPAD, déjà surchargé par ailleurs.  Des mesures de sécurité sont en place sur toute la propriété.  Des travaux sont encore à commander tels que l'installation de câbles pour l'informatique, des caméras de sécurité, et des installations d'éclairage BM08G Travaux additionnels au Centre de Stockage de Lafiteau EXECO 43,998,926 18 5.3. Recommandations o Un renforcement de la partie technique du BMPAD pourrait être envisagé afin de - assurer un contrôle de la qualité et du caractère exhaustif des études avec l'objectif de réduire les causes de travaux additionnels; - assurer une plus grande présence durant l'exécution des contrats pour appuyer les bureaux de supervision à suivre au plus près l'avancement des travaux et remédier plus rapidement aux causes de retards. - assurer la responsabilité d'activer les travaux correctifs en période de garantie. o La gestion de projets doit aussi se renforcer pour assurer la conformité aux aspects administratifs des contrats tels que la mise en place et le maintien de la validité des cautions, ainsi que, le cas échéant, la validité des contrats lorsque ceux-ci ont un terme déterminé. o Il est recommandé que les Clauses Particulières de Contrat définissent une durée de validité non limitée en termes calendaires, mais avec une limite définie comme étant l'émission du Certificat de Réception Définitive. Cette disposition permettra d'absorber tous les retards éventuels d'exécution. o Le calendrier de sélection d’une entreprise et du bureau de suivi des travaux doivent être planifié d’une manière qui permet une coïncidence de la date de mise en vigueur des deux contrats. 19 ANNEXES 20 ANNEXE A. FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION No de Fiche BM01 et BM02 Date 21- 28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 1 2 INSTITUTION AUDITEE BMPAD NOM DU PROJET PROGRAMME D'INVESTISSEMENT PUBLICS / FONDS SPECIAUX REF. DU MARCHE BMPAD Indéterminé OBJET DU CONTRAT Travaux d'Electrification de cinq localités dans les Départements de l'Ouest, du Sud, et de l'Artibonite Lot 1: Fort Jacques, Formont Guillaume Lot 2: Tibérard, Sanois, Dobeille SERVICE BENEFICIAIRE Public MONTANT CONTRACTUEL Lot 1: 3,342,285.00 Gdes Lot 2: 4,248,762.23 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Sollicitation de Prix auprès de Fournisseurs Nationaux DEMANDE DE COTATION Inscription s/Plan de PDM, ou Plan Prévisionnel Annuel de PMP Inexistant Lettre d'Invitation Date de la demande signée 24/04/14 Nombre de Demandes 5 firmes: SCIEG / INGECO/ ERECEM/ TESA/ COMPHENER Firmes sont listées dans la LdI Docmnts admin. requis (Quitus, patente, statuts) garantie de soumission 2%C Ouverture publique Date de remise 02/05/14 Dossier de Consultations Conditions Générales Accès à un lot Bordereau descriptif (Spécifications) OK avec quantitatif par lot: Poteaux, transfos, connecteurs,.... Bordereau des Quantités OK Délai de livraison/exécution Non imposé Formulaire de soumission OK Modèle de contrat OK Critères de Qualification Présentation de l'Entreprise 10 Personnel clé 25 Equipements 20 Méthodologie/ chronogramme 15 Délai d'exécution 10 Qualité matériel proposé 20 21 RAPPORT D'EVALUATION Date 02/05/14 Nombre d'offres et montants 2 offres: Lot 1 INGECO 2,264,368.00 ERECEM 4,007,285.00 Lot 2: INGECO 4,248,762.23 ERECEM 6,243,882.00 Contrôle administratif à l'ouverture: Patente, Quitus C Exhaustivité des offres OK pr les 2 Tableau comparatif OK COPEO Date 28/04/14 Evaluation/recommandation Les offres sont évaluées selon les sous détails du dossier de demande de cotations avec pour résultat pour chaque lot: INGECO 80.33 et 79.83 ERECEM 72.33 et 71.50 Les 2 satisfont et la répartition des lots se fait à l'avantage du client Lot 2: INGECOM Lot 1: ERECEM Publication de l'Attribution ND Notification du Marché ND Revue de l'offre sélectionnée ND Contrat / Bon de Commande signé LOT 1 Fort Jacques, Formont Date 15/06/14 Montant 3,342,285.00 Gdes Fournisseur ERECEM Délai d'exécution 56 Jours Conformité à la LdI OK Visa CSC/CA 05/01/15 Certif de Réception Prov 22/06/15 Le montant contractuel diffère de l'offre sans explication dans rapport d'évaluation. Contrat / Bon de Commande signé LOT 2 Tiberard, Sanois, Dobeille Date 02/12/14 Montant 4,248,762.23 Gdes Fournisseur INGECO Délai d'exécution 22 Jours Conformité à la LdI OK Visa CSC/CA 05/01/15 Commentaires La méthode est hybride entre un AOR et une demande de cotation puisqu'il y a une phase de post qualification sous des conditions simplifiées. Les firmes invitées sont listées dans la LdI Le délai d'exécution n'est pas imposé 22 La procédure est conforme aux conditions imposées mais les variations de montant entre offre et contrat devraient être expliquées. No de Fiche BM03 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 3 INSTITUTION AUDITEE BMPAD NOM DU PROJET PROGRAMME D'AIDE ALIMENTAIRE JAPONAIS REFERENCE DU MARCHE BMPAD14-GOH-Trav-011 OBJET DU CONTRAT CONSTRUCTION DU LYCEE DE BOCOZELLE, SAINT MARC SERVICE BENEFICIAIRE MENFP MONTANT CONTRACTUEL 44, 764, 451. 77 Gdes PROCEDURE DE PASSATION AOO La Procédure d'AOO couvre trois (3) lots: Lot 1 : Lycée Bocozelle à Saint-Marc Lot 2 : Lycée Raymond à Jean Rabel Lot 3 : École professionnelle de Dondon DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Pas applicable I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication Publ Nouvelliste 27/10/14 Date de remise annoncée 26/11/14 Caution de Soumission 2% C Qualifications requises Rappel condit. admin, svt DAO Condition particulière Accès à un seul lot II. Instr. Gén. Soumissionnaires (IGS) suivant DAO standards OK III. Instr. Particulières (ISS) Conformité administrative Statuts de l’entreprise Patente, CIP, CIF, Quitus type C Autor. signataire + CIN Signature notariée Capacité financière Etat financier des 2 dern. ans Capacité technique Expér. Gén'le Expériences spécifiques CV Personnel Organisation, planning Equipements Délai d'exécution 10 mois IV. Formulaires de Soumission 1. Formulaire d’Offre 2. Présentation des Qualificat 3. Proposition Financière 4. Devis Estimatif 5. Bordereaux des Prix 6. Sous-détails des prix 7. Décl. de Commissions OK 23 8. Déclaration de Nationalité 9. Déclaration d’Éligibilité 10. Déclaration validité offre 11. Expérience Générale 12. Expérience Spécifique 13. Formulaire de CV 14. La charte d’Ethique V. CCAG suivant DAO standard OK VI. CCAP Garantie BE 5% Avance 30% retenue de gar. 5% Période de Garantie 12 mois VII. Spécifications Techn. OK 3 lots VIII. Bord. des Quantités OK 3 lots Qualifications requises Administrative Statuts acceptables Eligibilité Financières Crédit/Liquidité 20%C CdA > 2 x C (5 dern. ans) Techniques Exp. Spéc. 1 x C (5 ans) Pers. gestionnaire 3 exp. sim. Rsp. Techn/ Fin avec subdiv: Dipl15/ Exp Gen 20/Exp Sp55/ Fra 5/ Creole 5 T/F = 70/30 Equipmnt, planning, méthode compatibles Avis CNMP sur DAO 05/09/14 Commentaires sur 1 ier DAO: Stipuler 3 lots et règles d'accès Exercice budgétaire? Commentaires sur ISS, CCAP, Specs, Qualifications: CdA sur 3 ans Disponibilité équipements Performance équipements BMPAD = MDOD (non MdO) DAO à resoumettre 08/10/14 Accord sous réserve d'incorporer le délai d'approbation de 3 jrs; séparation techniques des lots, limiter à la disponibilité des équipmnts. PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 26/11/14 - 12:20PM Offres Lot 1: 10 offres SDC 92M/ M&L 44.2M; CONCEPTION 46.4M/ DELTA 44.1M; SETRAGEC 46.3; EXTRACOSA 45.6M; A&D 37.1M; EXECO 47.9M; TEMPO 47.9M; GENERALE 130.6M Garanties de soumission OK sauf CONCEPTION, A&D, GENERALE (absence ou validité insuffisante OK 24 Offres rejetées en séance Aucune Membres du COPEO OK Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures Avril 2015, signatures COPEO Contrôle de recevabilité administrative OK 2 offres supplémentaires écartées pour limite sur validité d'offre: M&L; et absence de Formulaire de Soumission EXECO. Reste 5 Classement des offres corrigées DELTA 44,764,451.77 SD CONSTR. : 74,589,375.98 Contrôle des qualifications TEMPO pas de statuts EXTRACO crédit/liquid. < 20%C SETRAGEC personnel conducteur NQ Justifications détaillées OK Recommandation DELTA ENGINEERING Qualifié moins disant OK COPEO - Date Avril 2015 après 2 ième lecture CNMP Décision DELTA ENGINEERING Avis CNMP sur Attribution 1 ier Rapport d'Eval. et offres soumises le 26/02/15, réponse le 19/03/14 avec commentaires: COPEO non conforme (non désigné par CSMP) Informations manquantes au PV ouverture Notes sur offres incomplètes besoin d'explications additionnelles sur rejets d'offres Signatures manquantes du COPEO sur rapport d'analyse 15/04/15; 2 ième lecture Validation du rapport pour attribution définitive du Lot 1 Rappels avis du CSCCA 21/07/15: Notification CNMP, validation du marché après visa CSCCA Publication de l'Attribution ND Notification du Marché ND Revue de l'offre sélectionnée ND Contrat signé Date 22/06/15 Montant 44,764,451.77 Gdes Entrepreneur DELTA ENGINEERING Délai d'exécution 10 mois Conformité au modèle des DAO OK pour CCAP + soumiss. Conformité Caution BE conforme Etablie par soumissionnaire et non par une banque 2,238,222.58 Gdes Visa CSCCA OK Commentaires 1 DAO complexe pour 3 lots similaires avec une grande participation et des prix compétitifs. Analyse détaillée avec justificatifs 2 Le contrat ne contient pas une caution bancaire de bonne exécution conforme. Cette situation ne met pas en question la procédure AOO mais devrait être corrigée. 3 3 offres sur 10 écartées pour cautions de soumission non conformes, plus 2 autres pour non- conformité administrative (validité offre, absence de formulaire) 4 Procédure conforme mais caution BE non conforme 25 26 No de Fiche BM04 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 4 INSTITUTION AUDITEE BMPAD NOM DU PROJET FONDS BMPAD (Trésor Public 100%) REFERENCE DU MARCHE BMPAD14-GOH-Trav-005 OBJET DU CONTRAT CONSTRUCTION DU LYCEE DE LA THÈME MIREBALAIS SERVICE BENEFICIAIRE MENFP MONTANT CONTRACTUEL 45,392,827.76 Gdes PROCEDURE DE PASSATION AOO DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Non applicable I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication 09/06/14 Publ Nouvelliste OK Date de remise annoncée 04/07/14 Caution de Soumission 2% C après avis rectificatif du 26/06/14 Qualifications requises Rappel condit. admin, svt DAO Condition particulière NA II. Instr. Gén. Soum (IGS) suivant DAO standards OK III. Instr. Particulières (ISS) Conformité administrative Statuts de l’entreprise Patente, CIP, CIF, Quitus type C Autorisation signataire + CIN Signature notariée Capacité financière Etat financier des 2 dern. ans Capacité technique Expér. Gén'le Expériences spécifiques CV Personnel Organisation, planning Equipements Délai d'exécution 23 mois IV. Formulaires de Soumission Formulaire d’Offre Présentation des Qualificat Proposition Financière Devis Estimatif Bordereaux des Prix Sous-détails des prix Décl. de Commissions Déclaration de Nationalité Déclaration d’Éligibilité Décl de validité offre Expérience Générale Expérience Spécifique OK 27 Formulaire de CV La charte d’Ethique V. CCAG suivant DAO standard OK VI. CCAP Garantie BE 5% Avance 30% retenue de gar. 5% Période de Garantie 12 mois Délai de 10 mois VII. Spécifications Techn. OK VIII. Bord des Quantités OK Qualifications requises Administrative Statuts acceptables Eligibilité Financières Crédit/Liquidité 25%C mais confusion avec actifs liquides demandé à 20% CdA > 2 x C (5 dern. ans) Techniques Exp. Spéc. 1 x C (5 ans) Pers. gestionnaire 3 exp. sim. Rsp. Techn/ Fin au moins un an avec le soumissionnaire, avec subdiv: Dipl15/ Exp Gen 20/Exp Sp55/ Fra 5/ Creole 5 T/F = 70/30 Equipmnt, planning, méthode compatibles Avis CNMP sur DAO 08/05/14 avec commentaires pris en compte PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 04/07/14 – 12:15PM Offres 11 offres SDConstr 133.3M; CYRUS/A 60.2M; CONSTRUTEC 45.4M; SETRAGEC 47.3M; RFCONS 61.4M; SECCA 52.9M; M&L 47.2M; EXTRACO 46M; BESUCO 85M; EXECO 54.7M; ENSTRAP 46.1M Offres rejetées en séance Aucune Membres du COPEO OK Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures Septembre 2014, signé Contrôle de recevabilité administrative OK CYRUS/A n'a pas de formulaire de soumiss. BESUCO a une caution infér. à 2%C M&L, SETRAGEC, SECCA n'ont pas de caution de soumission conformes à la durée de validité (<120 jrs) RF CONS Grpmnt non signé SD Constr. pas de décl. de crédit/liquidités Classement des offres corrigées CONSTRUTEC 45,392,827.76 EXTRACO 46,589,585.08 ENSTRAP 48,325,076.99 28 EXECO 55,347,104.00 Contrôle des qualifications CONSTRUTEC est certifié qualifié sur tous les critères de qual. des DAO avec détail. (ENSTRAP seul ne qualifie pas sur personnel) Evaluation/Recommandation Un 1 ier rapport (08/14) écartait CONSTRUTEC pour offre non exhaustive proposant alors EXTRACO 2 ième . . Ce 1 ier rapport n'est pas accepté par CNMP le 02/09/14 pour rejet abusif de CONSTRUTEC ayant présenté ses statuts (comme indiqué au PV d'ouverture) Après correction le rapport revu confirme CONSTRUTEC moins disant et qualifié COPEO - Date COPEO formée le 09/07/14 Décision Attribution provisoire signé, non daté Avis CNMP sur Attribution 17/07/15 Publication de l'Attribution Date ND Notification du Marché Date ND Revue de l'offre sélectionnée Conformité OK incorporée dans contrat Contrat signé Date 30/04/15 Montant 45,392,839.26 Gdes Entrepreneur CONSTRUTEC Délai d'exécution 11 Mois Conformité au DAO OK Caution BE conforme NON signée par Entrepreneur NON CONFORME Visa CSCCA 16/07/15 Commentaires 1 Longs délais Délai d'exécution 11 vs 10, durée du contrat 11+12 Caution BE NC Procédure d'évaluation inefficace Confusion sur CdA , crédit et expériences générales Qualifications des gestionnaires Techn (70)+ Fin (30) 2 7/11 offres non conformes pour raisons administratives 3 Procédure conforme 29 No de Fiche BM05 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 5 INSTITUTION AUDITEE BMPAD NOM DU PROJET Financement du Programme d’Aide Alimentaire Japonaise KR2009 REFERENCE DU MARCHE BMPAD14-GOH-Trav-002 OBJET DU CONTRAT CONSTRUCTION DU LYCEE STENIO VINCENT CERCA-LA-SOURCE SERVICE BENEFICIAIRE MENFP MONTANT CONTRACTUEL 48,443,323.67 Gdes PROCEDURE DE PASSATION AOO Travaux DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Budget non-disponible en début d’année permettant de préparer le plan prévisionnel. I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication 14/02/14 Publication Nouvelliste OK Date de remise annoncée 14/03/2014 Caution de Soumission 2% valable 90 jours II. Instr. Gén. Soum. (IGS) suivant DAO standards OK III. Instr. Particulières (ISS) Conformité administrative Statuts de l’entreprise Patente, CIP, Autorisation signataire + CIN Signature notariée CIF Quitus fiscal C Capacité financière Etat financier des 2 dern. ans 1 Capacité technique Expér. Gén'le Expériences spécifiques CV Personnel Organisation, planning Equipements Délai d'exécution Durée du marché : 22 mois Délai d’exécution des travaux : 10 mois Période de garantie : 12 mois IV. Formulaires de Soumission Formulaire d’Offre Présentation des Qualificat Proposition Financière Devis Estimatif Bordereaux des Prix Sous-détails des prix Déclaration de Commissions Déclaration de Nationalité Déclaration d’Éligibilité OK 30 Décl de validité offre Expérience Générale Expérience Spécifique Formulaire de CV La charte d’Ethique V. CCAG suivant DAO standard OK VI. CCAP Garantie BE 5% Avance de démarrage : 30% Retenue de Garantie : 5% Assurances RC : 1.5% Période de Garantie : 12 mois VII. Spécifications Techn. OK VIII. Bord. des Quantités OK Qualifications requises Administrative Nationalité: Constitution de l’Entreprise Financières Crédit/Liqu. > C Tot. marché 5 dernières années > C Techniques Exp Spéc. trvx sim > 75% C Qual Chef de Chantier > 5 ans sur 5 proj Equipmnt disponible avec performances Adéquation du programme: Planning Méthodologie Qual. Dir Techn. & Financier (70/30) 20% Prep. Académique 10% Exp. Générale 60% Exp. Spec. 5% Français 5% Créole Avis CNMP sur DAO ND PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 14/03/2014, 12:15PM Offres 12 offres : Consultation Plus : 96,793,700 Secosa : 105,448,512 Enstrap : 40,741,129.30 Eniset : 60,455,810 Extraco S.A. : 47,882,797 Cyrus Construction : 68,607,739 Nat'l Trans & Const. S.A: 41,089,298. Int'l Business & Trade LLC: 174,791,778 Construction Guzman: 114,198,306 Le Bati 50,678,720 Camuco : 48,473,737 Execo S.A. : 49,381,568 2 Offres rejetées en séance Non Membres du COPEO OK COPEO formée le 09/07/14 Circulaire daté le 10/03/2014 Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures ND Contrôle des qualifications 9 offres sur 12 sont écartées (dates des états fin., listes admin., 31 cautions NC, firme espagnole sans établ. en Haïti, mandat du signataire) Reste: Enstrap : OK Extraco : OK Nat'l Transport & Construction : OK Classement des offres corrigées ENSTRAP : 37,495,535.30 Nat'l Transp & Construct :37,858,137.25 EXTRACO : 48,443,323.67 Contrôle des qualifications OK 4 Evaluation/Recommandation ENSTRAP COPEO - Date 28/03/2014 1 ière Décision EXTRACO pas de preuve de disponibilité équipmnt ENSTRAP et NTC invités à justifier leur prix. PV/courrier non documentés 5 Date PV d’Evaluation des Offres : 25/4/2014 PV D’Attribution Provisoire 1/07/2014 Evaluation/Décision COPEO a jugé non réaliste les couts pour réalisation du projet de construction et les 2 offres ont été rejetées. Offre moins disante n'a pas le bordereau des PU complet. Justification pr NTC: ND L’offre mieux-distante/proposition d’attribution de marché : EXTRACO Avis CNMP sur Attribution Rapport d’Analyse le 30/10/2014 avec recommandations pour la finalisation du projet de contrat: Rapport d’Analyse le 12/6/2014 avec certaines observations dont : COPEO n’as pas utilisé les critères d’évaluations définies dans le DAO. COPEO a pris 2 mois pour transmettre le rapport d’évaluation des offres à la CNMP PV d’ouverture des Plis, certaines pièces soumises ne sont pas mentionnés dans le PV ENSTRAP quitus fiscal ne porte le verso avec validité de la pièce, statuts de société non-soumis. Aucune explication sur les erreurs de calculs sur 2 des 3 firmes. Marché validé le 27/01/2015 6 Publication de l'Attribution Date ND Support de publication Existence de plainte et action prise Notification du Marché Date ND Revue de l'offre sélectionnée Conformité ND Contrat signé Date 15/10/2014 7 Montant 48,443,323.67 HTG Entrepreneur EXTRACO Délai d'exécution Exécution de travaux : 10 mois 32 Période de Garantie : 12 mois Durée du marché : 22 mois Conformité au DAO Quitus Fiscale Type C- pas valide Caution BE ND Visa CSCCA NON LA CSCCA a retourné le contrat sans visa pour cause de a) Quitus Fiscal Type C Patente expiré. Demande à la CSCCA de réexaminer faite par la CNMP le 30/12/2014. Lettre d’Avis de la CSCCA envoyé le 27/01/2015 8 Commentaires 1 Le DAO ne spécifie pas la définition d’avoir en liquidité à part une demande de « Copie du Rapport financier audité » * Une imposition de crédit/liquidités égal ou supérieur au montant du marché, est une condition aberrante. 2 Variations aberrantes des offres 40,741,129.30 HTG a 174,791,778.12 HTG 3 Rejet abusif de la firme espagnole non conforme aux IGS 4 Points utilisés pour l’évaluation des qualifications techniques/financiers non-documentés 5 Les propositions des 3 soumissionnaires mieux-disantes ne sont pas documentées. 6 Incohérences entre les observations de la CNMP et l’attribution de marché 7 PV d’attribution le 1/7/2014, Contrat signé le 15/10/2014. La notification du marché n’est pas documentée mais il est vraisemblable que le délai pour signature du contrat n’a pas été respecté 8 La validation de la CSC/CA >3 mois après signature du contrat. La procédure est non transparente et inefficace. Le rejet des deux offres moins disantes est abusif et non justifié. La procédure est non conforme 33 No de Fiche BM06 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 6 INSTITUTION AUDITEE Bureau de Monétisation des Programmes d’Aide au Développement (BMPAD) NOM DU PROJET TRAVAUX DE CONSTRUCTION DE LA BIBLIOTHEQUE DE HINCHE REFERENCE DU MARCHE BMPAD 14- GOH- trav-015 OBJET DU CONTRAT Construction de la Bibliothèque de HINCHE SERVICE BENEFICIAIRE Commune de Hinche , Département du Centre MONTANT CONTRACTUEL 24, 778, 671. 36 GDES PROCEDURE DE PASSATION AOO Travaux DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Budget non-disponible en début d’année permettant de préparer le plan prévisionnel I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication 3-4 nov. 1-2 nov. 10-11 nov. 8-9 déc. 2014 Le Nouvelliste Période de Validité des offres 60 jours Date de remise annoncée 21/11/2014 12 :15 PM Caution de Soumission 1,5% valable 90 jours Qualifications requises II. Instructions aux Soumissionnaires suivant DAO standards NON 2 III. Cahier des Clauses Particulières Conformité administrative Statuts de l’entreprise Patente, CIP, CIF, Quitus type C Autorisation signataire + CIN Signature notariée Capacité financière Crédit/Liqu. > C Tot. marché 5 dernières années > 2C Capacité technique Exp Spéc. trvx sim > C Chef de Chantier > 5 ans sur 2 proj Equipmnt disponible avec perform. Adéquation du programme Qual. Dir Techn. & Financier (70/30) 20% Prep. Académique 10% Exp. Générale 60% Exp. Spec. 5% Français 5% Créole Retrait du DAO 20 entreprises Délai d'exécution 8 mois IV. Formulaires de Formulaire d’Offre 34 Soumission Présentation des Qualificat Proposition Financière Devis Estimatif Bordereaux des Prix Sous-détails des prix Déclaration de Commissions Déclaration de Nationalité Déclaration d’Éligibilité Décl de validité offre Expérience Générale Expérience Spécifique Formulaire de CV La charte d’Ethique V. CCAG suivant DAO standard OK VI. CCAP Garantie de bonne exécution Retenue de garantie Assurance RC Délai d’exécution 5% 5% 1.5% 8 mois VII. SpécsTechniques, Plans OK VIII. Bord. des Quantités OK Avis CNMP sur DAO NA PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture : 28/11/2014 a 12 :15 Suite à la demande des soumissionnaires le délai de dépôt a été prorogé du 21 au 28 novembre 3 Nombre d'Offres : 7 Soumissionnaires SECOSA : 76, 156, 681 .02 EXTRACO : 24, 806, 525. 60 ENSTRAP : 27, 495, 304. 00 A&D CONS : 21, 625, 011. 50 M&L CONS : 25, 250, 635. 37 BUREC : 27, 990, 000. 00 GOMINT : 34, 100, 089.89 4 Offre moins disante à l'ouverture : A& D Construction 21, 625, 011. 50 GDES Membres du COPEO : Choix des membres le 31/10/2014 Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures Janvier 2015, signé, non daté Contrôle de recevabilité administrative 4 des 7 firmes écartées pour non- conformité 5 Classement des offres Qualifications T/F (70/30): BUREC : 4/3.85 ENSTRAP :3.8/4 EXTRACO : 3.25/3.8 Classement des Offres Financières Corrigés ENSTRAP :3.8/4 1. EXTRACO : 24,778,671.36 2. ENSTRAP : 27,495,304.70 3. BUREC : 27,990,036.00 (cout sans rabais 35,822,579.92) 35 EXTRACO : 3.25/3.8 BUREC : 4/3.85 Le COPEO a émis des grandes réserves sur le rabais proposé par BUREC, soit 21,86% de l'offre) Contrôle des qualifications Seules les firmes : EXTRACO, ENSTRAP et BUREC ont satisfaits aux exigences techniques Et seule EXTRACO a satisfait à toutes les exigences financières Recommandation Proposition d’attribution à la firme EXTRACO COPEO - Date Signé, non daté Décision ND Avis CNMP sur Attribution N/A Publication de l'Attribution ND Notification du Marché ND Revue de l'offre sélectionnée ND Contrat signé Date 31/03/2015 6 Montant 24, 778, 671.36 Gourdes Entrepreneur/Fournisseur EXTRACO S.A Délai d'exécution/livraison Exécution des Travaux : 7 mois Période de garantie : 12 mois Avance de Démarrage 30%, Conformité au DAO OK Conformité Caution BE Ok 5% Commentaires 1 Une première demande de proposition (BMPAD14-GOH-Cons-003) datée le 28/02/2014 adressé à 5 firmes a été considéré infructueux. La nouvelle date de soumission a été prolongée au 28/03/2014 pour les mêmes firmes. Suivi non-documenté Un nouveau AAO a été émis en octobre 2014 2 Les ISS du DAO ne sont pas clairs, sautant de 1.6 à 1.8. ou encore 5.1.1.1. à 5.1.31. Erreur dans le DAO noté a l’Ouverture des Plis : calcul d’avoir en liquidité erroné : Ratio de liquidité générale supérieur ou égal à un (1) Acceptable Ratio de liquidité générale inférieur à vingt pour cent un (1) Non acceptable 3 Avis de Prorogation de délai de dépôt des soumissions : Non daté, preuve de réception de la part des 20 entreprises non-documentée 4 Signature et heure de dépôt des offres ne sont pas documentées dans le PV d’Ouverture des Plis. 5 Certains critères du dossier administratif au PV d’ Ouverture des Plis, ne sont pas cochés pour toutes les entreprises (oui/non). 6 Le contrat est exécuté sans avis de la CSC/CA La Procédure conduit à la sélection de l'offre moins disante à l'ouverture et reconnue qualifiée sur tous les critères, rendant la procédure conforme, mais entachée de conditions incohérentes et un processus d'évaluation inefficace. 36 No de Fiche BM07, BM08 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 7 INSTITUTION AUDITEE BMPAD NOM DU PROJET PROGRAMME DE SECURITE ALIMENTAIRE FONDS PETROCARIBE REFERENCE DU MARCHE BMPAD14-GOH-Trav-004 OBJET DU CONTRAT CONSTRUCTION DE DEUX (2) CENTRES DE STOCKAGE A LAFITEAU ET AUX CAYES SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé MONTANT CONTRACTUEL 149,969,132.63 Gdes PROCEDURE DE PASSATION AOO L'appel d'offres couvre deux lots: Lot 1: Centre de Stockage de Lafiteau, Département de l'Ouest Lot 2: Centre de Stockage des Cayes, Département du Sud DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou Plan Prévisionnel Annuel de PMP Non existant I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication 09/04/14 (publ. revue 10/04/14) Date de remise annoncée 08/05/14 à 12:00 heures prorogée au 15/05/14 (publ. 08/05 au Nouvelliste) Caution de Soumission 1,5% C Qualifications requises Offres possibles pour 2 lots mais accès à un seul lot par soumissionnaire II. Instr Générales aux Soum. (IGS) suivant DAO standards OK III. Instr. Spéciales aux Soum. (ISS) Conformité administrative Suivant 16 Formulaires listés: Statuts de l’entreprise Patente, CIP, Autorisation signataire + CIN Signature notariée CIF Quitus fiscal C Capacité financière Etat financier des 3 dern. ans Capacité technique Expér. Gén'le Expériences spécifiques CV Personnel Organisation, planning Equipements Durée du contrat 30 mois à compter de l’entrée en vigueur du contrat Délai d'exécution 18 mois 37 Délai de garantie 12 mois Préférence Préférence accordée aux soumissionnaires nationaux ou communautaires à condition qu’au moins 30% d’intrants nationaux soient utilisés ou qu’au moins 70% des personnels employés sur le chantier soient de nationalité haïtienne. (N/A) Variantes Variantes acceptées mais seulement pour une offre de base retenue mieux disante IV. CCAG suivant DAO standard OK V. CCAP Garantie BE 5% Avance cautionnée 30% Retenue de garantie 5% Prix révisables selon formule explicite Travaux add'ls max de 30%C VI. Spécifications Techniques CCTG CCTP Fiches Techniques Bordereau des Quantités Cadre du Devis Estimatif Plans Etudes compl. disponibles Programme de tests Services/Install. à fournir OK VII. Critères de Qualification Administrative Statuts acceptables Eligibilité Financières Actifs Liquides 25%C Crédit disponible 25%C Exp gén (CdA) > 1.5xC (5 dern. ans) Techniques Exp. Spéc. 0.75 x C (5 ans) Pers. Conducteur trvx 7 ans (5 proj.) Resp. Techn/ Fin avec subdiv: Dipl 20/ Exp Gen 20/Exp Sp50/ Fra 5/ Creole 5 T/F = 70/30; QE > 2.75 Equipmnt, planning, méthode compatibles VIII. Formulaires type A. Formulaire de l'offre B. Formulaire de Proposition Financière C. Formulaire de Garantie de Soumission D. Formulaire de Devis Estimatif E. Formulaire de Bordereau des Prix F. Formulaire de Présentation de Qualifications de l’entreprise G. Formulaire de Déclaration de Commissions et Gratifications H. Formulaire d’Expérience Générale I. Formulaire d’Expérience Spécifique 38 J. Formulaire de CV Suggéré K. Formulaire de Déclaration de Nationalité de l’entreprise L. Formulaire de Déclaration à l’Éligibilité M. Formulaire de Marché N. Formulaire de Garantie de Bonne Exécution O. Formulaire de Garantie de Restitution de l’Avance P. Lettre d'adhésion à la charte d'Ethique Avis CNMP sur DAO Date Demande du 27/02/14 Commentaires du 11/03/14 Version amendée du 19/03/14 Avis conforme du 24/03/14 PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 15/05/14 @ 12:15 Nombre d'Offres 9 offres pour Lot 1 Montants des offres lus à haute voix SDC 269M; GCD 153M/ SETRAGEC 103M/ ECOMAR 220M/ SECCA 148M/ TECINA 220M/ EXECO 149M/ MULENG 158M/ Grpmnt FAREC 124M Absence Garantie de soumission: GCD/ Grpmnt FAREC Garantie <1.5% lot 1: ECOMAR Membres du COPEO Circulaire du DG du BMPAD du 20/05/14 Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures Signé, non daté Contrôle de recevabilité administrative Examen préliminaire il reste 3 offres après le seul critère de la garantie de soumiss. s/base montant/validité: SETRAGEC, TECINA, EXECO Contrôle des qualifications SETRAGEC non conforme pour le critère de personnel. EXECO moins disant qualifié Offre corrigée du moins disant qualifié 149,969,132.63 Recommandation EXECO COPEO - Date 01/08/14 Décision EXECO pour Lot 1 (Lot 2 non attribué) Avis CNMP sur Attribution Date Demande du 01/07/14 avec commentaires CNMP du 10/07/14. Demande resoumise le 17/07/14 avec commentaires pris en compte Validation rapport le 03/09/14 Publication de l'Attribution 39 Date ND Support de publication ND Notification du Marché Date ND Revue de l'offre sélectionnée Conformité NA Contrat signé Date 22/08/14 Montant 149,969,132.63 Gdes Entrepreneur EXECO S.A. Délai d'exécution 9 Mois (+12 mois de garantie) Conformité au DAO prix non révisables Caution BE conforme Non documentée Visa CSC/CA OK Commentaires Pour deux lots il faudrait 2 formes de garantie de soumission Le délai d'exécution est porté à 9 mois dans le contrat alors qu'il était de 18 mois dans le DAO Prix fermes, contraires au DAO et à l'avis CNMP Montant de travaux additionnels max de 10% (14,996,913.26) différent du DAO (30%) 6 offres sur 9 sont écartées pour raisons de recevabilité des cautions de soumission. Des deux restantes, une seule qualifie sur les critères technico-financiers Procédure conforme mais non efficace Ce contrat fait l'objet d'une revue des conditions de gestion contractuelle No de Fiche BM08 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD Travaux Additionnels au Centre de Stockage de Lafiteau Accord de Gré à Gré avec entreprise en charge du contrat principal Contrat Date 03/11/15 Montant 43,998,926 Gdes Entrepreneur EXECO S.A. Délai d'exécution 4.5 mois (démarrage 25/11) Conformité au DAO NA Caution BE conforme ND Visa CSC/CA OK Validation CNMP OK Commentaire Plutôt qu'un avenant de l'ordre de 29% du contrat principal, BMPAD a opté pour un nouveau contrat pour couvrir des travaux additionnels d'aménagements extérieurs La procédure a été justifiée économiquement et validée par la CNMP. Procédure conforme. 40 No de Fiche BM09 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 9 INSTITUTION AUDITEE Bureau de Monétisation des Programmes d’Aide au Développement (BMPAD) NOM DU PROJET Acquisition de 140 Motocyclettes avec les équipements de Sécurité pour la PNH et la Présidence REFERENCE DU MARCHE BMPAD14-GOH-Four-012 Financement : Programme d’Aide Alimentaire Japonaise OBJET DU CONTRAT Acquisition de 120 motocyclettes 250CC et 20 motocyclettes 900 CC, plus accessoires 140 casques, 140 paires de gants et 140 sets de protection pour la Police Nationale d’Haïti et la Présidence SERVICE BENEFICIAIRE Police Nationale et la Présidence MONTANT CONTRACTUEL Lot I : 28,858,044.86 Gourdes Lot II : 12,655,948.71 Gourdes PROCEDURE DE PASSATION AOR Fournitures DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Pas de budget disponible début d’année permettant de faire un plan prévisionnel I. Avis d'Appel d'Offres Date de la lettre d’invitation 8/10/2014 (10 fournisseurs) Demande d’éclaircissements par 2 fournisseurs le 9/10 et 10/10, 2014 Réponses non –documentées 1 Date d’ouverture des plis 22/10/2014 à 12h00 La date d’Ouverture des Plis de la lettre d’invitation et des ISS du DAO ne correspond pas: Lettre d’Invitation : 22/10/2014 DAO : 22/09/2014 Caution de Soumission 2% 2 lots attribuables II. Instructions aux Soumissionnaires (IGS) suivant DAO standards OK Critères d’évaluation des offres: L’offre "la plus avantageuse" Prise en compte frais de fonctionnement. Si >10%C, +0.5%C pour l'évaluation. 2 III. Instructions Particulières (ISS) Conformité administrative 1. Constitution de l’entreprise 2. Patente, carte d’identité 3.Procuration notariée signataire 4. Certification de signature 41 notariée 5. Copie du RC en Haïti ; 6. CIF fournisseur 7. Quitus fiscal type C 8..Etat financier audité des 2 dern.ans 9. Preuve de disponibilité de crédit 10. Attestations marchés sim. 3 ans Caution de Soumission 2%C Délai de livraison 20 semaines max. 0.5% par semaine de bonus pour évaluation Période de garantie : 12 mois 3 IV. Formulaires de Soumission 1. Formulaire d’offre 2. Bordereaux des quantités et PU 3. Déclaration d’éligibilité 4. Formulaire de marché 5. Garantie de soumission 6. Formulaire de garantie BE 7. Garantie de restitution d’avance 8. Autres formulaires nécessaires 9. Autorisation du fabriquant Capacité technique Capacité financière 1. Expérience dans les fournitures de même nature et de même technicité ; 2. Capacité financière. - CdA des 3 dern. ans en rapport avec marché. - Disponibilité de crédit 3. Autorisation du fabricant V. Clauses Administratives Générales suivant DAO standard OK VI. Clauses Contractuelles Particul. Avance pour lancement d’acquisition : 30% Garantie BE : 5% VII. Spécifications Techniques, Plans OUI, Origine Japonaise VIII. Bordereau des Quantités OUI Avis CNMP sur DAO Date : Demande du 14/08/14 21/08/14 CNMP demande de justifier la nécessité de la procédure exceptionnelle d’AOR. Suivi non-documenté Demande du 23/09/2014 pour a) période de soumission de 15 jrs b) utilisation de AOR 01/10/2014 : La CNMP donne son avis conforme sous réserve de la finalisation du DAOR. PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture : 22/07/2014 à 12h00 (22/10 correct sur rapport d'éval.) 4a Nombre d'Offres 2 offres, PV de réception OK Offre moins disante à l'ouverture : AUTOPLAZA Lot1 : 34,396,204.30 Gourdes Lot 2 :15,014,042.70 Gourdes 42 PERFECTA HONDA: Lot 1: 34,633,320 Gourdes Lot 2: 17,125,369 Gourdes Pour le Lot 2: PERFECTA est écarté pour Non-conformité : Formation et Maintenance + garantie non précisée. Membres du COPEO ; Nomination par circulaire officielle : 22/10/ 2014 5 Membres COPEO 2 Membres Sous-Comité Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures : 19/11/2014 Validation de la CNMP : 9/12/2014 4b,5 Classement des offres corrigées : Lot I : Autoplaza: 28,855,045 avec 0.5% x 4 sem. de bonus Perfecta Honda:34,633,320 Lot II : Autoplaza 12,655,948.71 Contrôle des qualifications OK Recommandation : AUTOPLAZA, moins disant sur les 2 lots Signé par les membres du COPEO. COPEO - Date Signé non datée Décision : AUTOPLAZA Avis CNMP sur Attribution Date : 9/12/2014 Publication de l'Attribution Date ND Support de publication ND Notification du Marché Date 10/12/2014. Montant du marché : Lot I : 34,396,204.30 Lot II : 15,014,042.70 6 Revue de l'offre sélectionnée Conformité OK Contrat signé Date 19/02/2015 Montant Lot I : 28,855,044.86 Gourdes Lot II : 12,655,948.71 Gourdes Fournisseur AUTO PLAZA Délai de livraison Livraison faite le 5/6/2015 Conformité au DAO OK Conformité Caution BE OUI 5% Avis favorable de la CSCCA 13/03/2015 43 Validation contrat CNMP 23/03/2015 Commentaires 1 Des demandes d’éclaircissements ont étés faites par 2 fournisseurs, sans suite documentée. 2 Le critère « d’offre la plus avantageuse » est subjectif La date d’Ouverture des Plis différente entre la Lettre d’Invitation (22/10/2014 à 12h00) et les IGS (22/09/2014 à 12h15) 3 Répétition d'incohérences dans les dates et délais (ouverture, délais,...) Le DAO stipule un délai de 20 semaines (équivalent à 140 jours). L’évaluation s’est basée sur un délai de 120 jours (4 mois). NB. le résultat n’affecte pas la conclusion. 4 Date du PV d’Ouverture ne correspond pas (22/07/2014). Correction au rapport d'évaluation: 22/10/14 5 Le rapport d’analyse du COPEO fait mention d’une modification de « l’Appel d’Offre à la date du 9/10/2014 » : Addenda non documenté. 6 La notification du marché ne tient pas compte des corrections sur le délai de livraison La procédure AOR est injustifiée. Avec seulement 2 offres, la concurrence est douteuse. La procédure de sélection est conforme et validée par CNMP et CSC/CA. 44 No de Fiche BM10 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 10 INSTITUTION AUDITEE BMPAD NOM DU PROJET PROGRAMME D'AIDE ALIMENTAIRE JAPONAIS REFERENCE DU MARCHE BMPAD 14-GOH-FOUR-007 OBJET DU CONTRAT Acquisition/Installation de Matériels d'Ameublement SERVICE BENEFICIAIRE Lycée Charlemagne Péralte à BELLADERES MONTANT CONTRACTUEL 3,163,300.00 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Sollicitation de Prix auprès de Fournisseurs Nationaux DEMANDE DE COTATION Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Budget d'Investissement Japonais 10/14 à 09/15 OK Lettre d'Invitation Date de la demande signée 23/05/14 Nombre de Demandes 3 Entrepreneurs menuisiers ébénistes: JOCA, MENOS, JOEL Les 3 firmes listées dans la LdI Docmnts admin. requis (Quitus, patente, statuts) Ouverture publique Echanges par email aux 3 firmes OK pour bordereau et descriptif Date de remise 30/05/14 Bordereau descriptif (Spécifications) OK avec plans/photos des équipements Bordereau des Quantités OK 300 bancs, étagères, chaises,... Délai de livraison Non imposé Formulaire de remise de prix OK avec provision de caution BE 25000 Gdes Instructions Générales OK Instructions Spéciales aux Soumissionnaires Documents requis: Offre, bordereaux, certif d'Eligibilité, marché, modèle garantie BE Documents administratifs: Statuts entreprise CIN Autorisation du représentant CIF Quitus type C Publication statuts (journal ou Moniteur) Critères d''évaluation Prix 55% Délai 25% 45 Respect des Spécifications 25% RAPPORT D'EVALUATION Date d'ouverture 13/06/14 Nombre d'offres et montants 1 seule offre: JOCA datée du 12/06 3,113,300.00 Gdes à l'ouverture: Patente, Quitus C non vérifiée Délai proposé 30 jours Tableau comparatif NA Recommandation Sélection de l'offre reçue COPEO Date Formation par circulaire du 17/06/14 Décision JOCA Publication de l'Attribution Date ND Support de Publication Notification du Marché Date ND Revue de l'offre sélectionnée Conformité OK Contrat / Bon de Commande signé Date Non daté Montant 3,163,300 Gdes Fournisseur JOCA EBENISTERIE Délai d'exécution/livraison 30 jours Visa CSC/CA visé OK non daté Commentaires Période de soumission de 7 jours Le délai de livraison n'est pas imposé dans LdI la date d'ouverture est le 13 juin au lieu de la date annoncée du 30/05. L'offre est du 12/06. Les critères de qualification par point avec seulement 55% pour le prix tout en donnant une large latitude pour le respect des spécifications (25%), ne conduit pas à des conditions transparentes de sélection et peut être cause pour le manque de compétition Procédure conforme aux conditions 46 No de Fiche BM11 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 11 INSTITUTION AUDITEE BMPAD NOM DU PROJET PROGRAMME D'AIDE ALIMENTAIRE JAPONAIS REFERENCE DU MARCHE BMPAD 14-GOH-FOUR-008 OBJET DU CONTRAT Acquisition/Installation de Matériels de Laboratoire Informatique SERVICE BENEFICIAIRE Lycée Charlemagne Péralte à BELLADERES MONTANT CONTRACTUEL 1,227,600.00 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Sollicitation de Prix auprès de Fournisseurs Nationaux DEMANDE DE COTATION Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Lettre d'Invitation Date de la demande signée 04/06/14 Nombre de Demandes 5 firmes: BITS, COMP, ACCES, GSIS, GAMA Les 5 firmes listées dans la LdI Docmnts admin. requis (Quitus, patente, statuts) Ouverture publique Date de remise 11/06/14 Bordereau descriptif (Spécifications) OK avec quantitatif et descriptif succinct 15 ordinateurs avec accessoires périphériques (imprimante, génératrice diesel 7-9Kw, inverter,...) Bordereau des Quantités OK Délai de livraison Non imposé Formulaire de remise de prix Non imposé hormis le bordereau RAPPORT D'EVALUATION Date 13/06/14 Nombre d'offres et montants 3 offres: BITS 1,227,600 COMP 1,305,250 GAMA 1,544,680 Contrôle administratif à l'ouverture: Patente, Quitus C Tableau comparatif OK Seule BITS soumet une offre couvrant tous les articles Recommandation BITS COPEO 47 Date Comité interne BMPAD (3) Décision BITS seul complet et moins disant Publication de l'Attribution Date ND Support de Publication Notification du Marché Date ND Revue de l'offre sélectionnée Conformité OK avec délai de 12 jours, bordereau détaillé conforme, et un formulaire de soumission non sollicité annonçant une garantie BE de 25000 Gdes Contrat / Bon de Commande signé Date 15/06/14 Montant 1,227,600.00 Gdes Fournisseur BITS Délai de livraison 12 jours pour fourniture et installation Conformité à la LdI Pas applicable Commentaires Période de soumission de 7 jours Le délai de livraison n'est pas imposé dans LdI Procédure conforme 48 No de Fiche BM12 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD RÉFÉRENCE DU MARCHÉ D 14-SUP-145 OBJET DU CONTRAT PROGRAMME PETROCARIBE SERVICES DE CONSULTANT POUR LA SUPERVISION de la Construction du Centre de Stockage de LAFITEAU INSTITUTION BENEFICIAIRE Indéterminé MONTANT CONTRACTUEL 9,448,055.36 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Gré à Gré Ce contrat est conclu en accord direct avec la firme de consultant ARCHIVOLT ayant établi les études et la conception du projet de centre de stockage de Lafiteau à Cabaret. Le processus de sélection pour les services d'études est antérieur à la période sous audit. La revue a dès lors porté sur le mécanisme justifiant l'accord de gré à gré et les négociations ayant conduit à la définition des frais et honoraires de supervision. Le processus de "Clearance" interne au BMPAD conduisant à l'attribution est signé entre 08 et le 18/09/14 respectivement par la Direction Analyse et Evaluation, l'Unité de Coordination de Projets, la Direction Administrative et Financière et la Direction Générale. Négociations PV de Négociations entre ARCHIVOLT et BMPAD 02/09/14 Revue de l'offre du consultant 9,448,055.36 Gdes, soit 6.3% du marché de travaux Revue des TDR Accord sur respect conforme Paiements au pro rata de l'avancement des travaux Coordination avec Entrepreneur 1 ière réunion le 04/09/14 Contrat Date 18/09/14 Consultant ARCHIVOLT Montant 9,448,055.36 Gdes Conformité au modèle de la DP Pas applicable Documents administratifs réglementaires OK TDR Adéquats. Personnel: 1 Chef de Mission 1 Ingénieur civil 1 Resp. Topographe plus experts temporaires (électro-méc., géotechnicien,...) Programme de tests Liste personnel Garanties requises Pas de garantie, sauf sur avance si demandée Date de validation de la CNMP Pas applicable Date de validation CSC/CA OK signé non daté Commentaires La durée des services est indéterminée et seulement liée à l'achèvement complet des travaux à partir de la date de validation du contrat par la CSC/CA. Le montant contractuel est un montant plafond. 49 No de Fiche BM13 Date 21-28/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD RÉFÉRENCE DU MARCHÉ BMPAD14-GOH-CONS-016 OBJET DU CONTRAT PROGRAMME D'AIDE ALIMENTAIRE JAPONAISE SERVICES DE CONSULTANT POUR LA SUPERVISION de la Construction de 8 Lycées, d'une Bibliothèque, d'une Ecole Professionnelle, et d'une Ecole Nationale en 4 LOTS INSTITUTION BENEFICIAIRE BMPAD sur Fonds de Fonctionnement MONTANT CONTRACTUEL 6,200,000.00 Gdes PROCEDURE DE PASSATION SBQC Le lot couvert par l'audit est relatif aux travaux de construction de trois Lycées (Mirebalais, Thomassique, Cerca-la-Source) et de la Bibliothèque de Hinche Plan de Passation des Marchés Marché inscrit dans le Plan Prévisionnel Inexistant Appel à Manifestation d'Intérêt (AMI) Non appliquée Demande de Propositions (DP) Lettre d'Invitation Décembre 2014 Liste courte de 10 ( 2 versions de LdI documentée) candidats pour les 4 lots: LOAS/ CES/ CECOM/ ECCO/ ST GILLES/ STRUDEC/ COMPACT (+ ESC/ BETA/ BEJV) Date de remise 26/12/14 à 12:00 TDR OK Informations aux Consultants (IGS) OK Instructions Spéciales (ISS) Formulaires types imposés pr les Propositions Technique et Financières en Annexe 1 et 2 Documents admin.: statuts, CIP, CIN, CIF, Quitus type C/ Etats financiers 2 ans/ Charte d'Ethique signée. Qualifications Expérience firme 35 Expérience Personnel 35 avec subdiv. Dipl 15/ Exp Spec. 20 pts Méthodologie 30 Plan de travail - Participation locale - Score minimum requis 70/100 Ratio T/F 65/35 Modèle de Contrat OK au temps passé applicable à firme ou CI Evaluation T Date d'ouverture des propositions T 26/12/14 Heure de démarrage 12:20PM Offres tardives NA Circulaire de formation du COPEO ND 50 Nombre de propositions reçues/Nombre d'invitations 2 propositions/10 CECOM / ST GILLES Date du Rapport Janvier 2015 Conformité de l'analyse à la DP OK 35/35/30 CECOM 35/35/27 = 97/100 ST GILLES 34.33/30.32/28 = 92.65 Evaluation technique COPEO Date du PV de réunion signé, non daté Décision décision d'ouvrir les prop. Fin Evaluation T+F Date d'ouverture des propositions financières 12/01/15 CECOM 12,134,000 ST GILLES 6,840,000 Rapport d'Evaluation Evaluation conforme aux critères de la DP OK Date 16/01/15 Conformité du classement F OK Conformité de T+F non détaillé dans rapport mais décision correcte avec 65/35 (CECOM 82.78% vs. 95.22%) PV de sélection du COPEO ST GILLES Négociations Appel à négociations ND PV de négociations ou correspondances ND Contrat Date 14/04/15 Délai des services jusqu'à réceptions définitives Lot 1 Consultant St GILLES Pierre Grégoire Montant 2,900,000 sur TP pour le lycée de Mirebalais et la Bibliothèque de Hinche; 3,300,000 sur Fonds japonais pour Cerca-la- Source et Thomassique Total 6,200,000 Gdes Conformité au modèle de la DP OK Date de validation de la CNMP Non soumis à CNMP Date de validation CS/CCA 30/04/15 Date de notification Non documenté Commentaires Procédure conforme 51 ANNEXE B :. FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE No de Fiche BM03G Date de la Visite 25/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 1 INSTITUTION AUDITEE : Bureau de Monétisation des Programmes d'Aide au Développement (BMPAD) NOM DU PROJET : PROGRAMME D'AIDE ALIMENTAIRE JAPONAIS (Fonds KR2009) REFERENCE DU MARCHE : BMPAD14-GOH-Trav-011 OBJET DU CONTRAT CONSTRUCTION DU LYCEE DE LA 5 EME SECTION COMMUNALE DE BOCOZELLE, SAINT MARC SERVICE BENEFICIAIRE MENFP (Education) ENTREPRENEUR DELTA ENGINEERING, Delmas, PAP MONTANT CONTRACTUEL 44, 764, 452 Gdes– revue préalable du CNMP DATE 22 juin 2015 ; ordre de démarrage 1 oct. 2015 [lettre] DELAI Exécution 9 mois ; période de garantie 12 mois [p.6]. BUREAU DE SUPERVISION CECOM CONSULTANTS S.A., PAP MONTANT CONTRAT HTG 2,307,806 RATIO SUP/CONSTRUCTION 5.2% DOCUMENTS CONTRACTUELS ACTIFS Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinion Caution de Bonne Exécution : 5% Montant HTG 2,238,223 Conformité du format Etablie par l’entreprise et non par une banque ou une compagnie d’assurances Validité en cours Jusqu’à la réception provisoire – sans date Caution de Garantie sur Avance : 100% de l’avance Montant 30% = HTG 13,429,336 Conformité du format Etablie par l’entreprise et non par une banque ou une compagnie d’assurances Validité en cours Jusqu’à la restitution de l’avance – sans date Attribution d'Avenants Aucun avenant accordé Etats d'Avancement Les informations suivantes ne correspondent pas aux informations obtenues sur le site. Voir les commentaires. Financier Montant contractuel HTG 44, 764, 452 Décaissement cumulé brut HTG 31.5 millions Décaissement cumulé net HTD 18.1 Taux d'avancement Décaissement net/montant contrat: 40% Délai d’exécution Délai contractuel 9 mois 52 Délai écoulé Ordre de démarrage le 1 oct. 2015 - 26 juillet 2016 = 9 mois Taux d'avancement 100% Procédures d'approbation et paiement des factures Les informations suivantes ne correspondent pas aux informations obtenues sur le site. Voir les commentaires. Facture #1: L’avance de 13.4M Date de réception 1 octobre 2015 Application conforme -- Date de paiement ND Payé Délai de paiement ND Facture #2 : 6.9 millions Date de réception 10 mars 2016 Application conforme -- Date de paiement Payé Délai de paiement ND Facture #3 – 11.2 millions Date de réception 28 avril 2016 Application conforme Oui Date de paiement 14 juin 2016 Délai de paiement 45 jours au lieu de 30 jours max prévu dans le marché Pénalités de retard Non-appliquées Procédures de Réception Réception non encore accordée Visite d'Inspection LIEU ET DATE DE VISITE Saint Marc, le 26 juillet 2016 PERSONNES RENCONTREES ENTREPRENEUR Etantus Dunef, Chef du chantier, Delta Engineering BE SUPERVISION Fenelon Gregory, Suivi du chantier, CECOM CONSULTANTS BENEFICIAIRE NA REVUE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS Contrat de Travaux OUI : Décomptes mensuelles ; payement dans un délai max 22 j ; limite des imprévus 13,429,336 = 30% Spécifications OUI Plans OUI Bordereau des Quantités/PU OUI REVUE DES DOCUMENTS DE GESTION Journal de Chantier Aucun journal du chantier n'est élaboré par le bureau de suivi. Voir les commentaires ci-dessous. Rapports d'Activité No. 1 – oct 2015 – janv. 2016 No, 2 – février No. 3- mars – Avril No. 4 – mai 2016 Décomptes Voir les paiements au-dessus DONNEES TECHNIQUES 53 Le lycée comprend  3 modules de 6 salles de classe  1 bloc administratif et bibliothèque  1 bloc réfectoire et gardien  1 bloc sanitaire  Aménagements extérieurs et scène en plein air COMMENTAIRES 1. L’avancement des travaux est fortement en retard pour des raisons suivantes : - Le BMPAD avait des difficultés de sélectionner le bureau de supervision à temps. Son installation tardive a entrainé un retard de l’émission de l’ordre de démarrage à l’entreprise de 3 mois. - L’entrepreneur ne pouvait pas s’alimenter du matériel au début de son travail à cause d’un blocage par une partie de la population pour raisons socio-politiques. - Quelques matériaux sont difficiles à acquérir en bonne qualité dans cette zone. Il n’y a pas de carrières pour trouver le gravier ou sable de granulométrie et de qualité adéquates; - Comme les auditeurs l’ont trouvé dans la plupart des marchés des travaux, les prix des équipements et du matériel se sont fortement augmentés depuis la signature du marché, surtout pour les matériaux importés, à cause de la dévaluation de la Gourde par rapport du Dollar. 2. Les informations que les auditeurs ont reçues à l’occasion de leur visite sur le site ne correspondent pas à ce qu’on a trouvé dans les dossiers. Les informations dans les dossiers montent un décaissement écoulé de 40%, tandis que les responsables sur le site ont dit qu’uniquement l’avance de 30% a été décaissée. Il semble que les responsables sur le site ne sont pas aux courant des échanges entres les bureaux des signataires. 3. L’avancement technique des travaux est estimé à 40%. Durant la visite, on a trouvé à peine 10 ouvriers totaux de l’entreprise sur le site. 4. La validité du marché des travaux va se terminer le 22 mars 2017 (9 mois d’exécution et 11 mois de la période de garantie) et celle du bureau de suivi en juillet 2016. L’entreprise compte proposer un avenant pour prolonger la validité du marché sans augmentation du prix. Apparemment le bureau n’a pas encore élaboré un projet d’avenant à leur profit. Aucune pénalité de retard n'a été appliqué jusqu’`a présent. 5. Lors des réunions entre l’entreprise et le bureau sur le chantier, aucun PV n'est établi. Les accords sont verbaux. Seulement les plus importants aspects sont transmis par lettre ou insérés dans le rapport d’avancement mensuel du bureau. 6. Ni la garantie d‘avance ni la garantie de bonne exécution n'ont été trouvé dans les dossiers. 7. Selon leur expérience, les auditeurs trouvent que le choix du concept du nouveau bloc sanitaire n'est pas adapté. Il est basé sur une forte utilisation de l’eau alors que l’approvisionnement en eau est très précaire. L'eau provient des pluies collectées sur les toiles vers une citerne. Elle est ensuite pompée vers un château d’eau. Le système est ainsi soumis aux aléas d'une insuffisance d'eau et du manque d'électricité qui prévaut dans la région. 8. En outre, la citerne est trop proche de la fosse septique, risquant de permettre l’entrée des eaux usées dans la citerne par des fissures qui se développeront éventuellement. 54 Le Lycée de Bocozelle à Saint Marc en construction Vues extérieures des travaux de gros œuvre Travaux de cimentage de maçonnerie hors séquence d'une progression planifiée des travaux 55 No de Fiche BM07G Date de la Visite 25/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD 2 INSTITUTION AUDITEE : Bureau de Monétisation des Programmes d'Aide au Développement (BMPAD) NOM DU PROJET : Sécurité alimentaire FINANCEMENT : PROGRAMME PETRO CARIBE REFERENCE DU MARCHE : Indéterminé OBJET DU CONTRAT Construction du CENTRE DE STOCKAGE DE LAFITEAU SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé ENTREPRENEUR EXECO SA, Delmas, PAP MONTANT CONTRACTUEL HTG 149,969,133 – revu préalable du CNMP DATE 22 aout 2014 DELAI D'EXECUTION 9 mois ; période de la garantie : 12 mois [Article 5] BUREAU DE SUPERVISION ARCHIVOLT SA MONTANT CONTRAT Vers HTG 9 millions RATIO SUP/CONSTRUCTION 6% DOCUMENTS CONTRACTUELS ACTIF Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinion Caution de Bonne Exécution : pas trouvé dans les dossiers Montant 5% Non documenté dans les dossiers Conformité du format Caution de Garantie sur Avance [Article 8] Montant 30% Conformité du format Non documenté Attribution d'Avenants : Aucun Aucun avenant accordé Etats d'Avancement : Travaux achevés Financier Montant contractuel Voir au-dessus Décaissement 100% Montant du marché Délai d'Exécution Délai contractuel 9 mois Délai écoulé 11.5 mois = retard de 2.5 mois Taux d'avancement Délai écoulé/Délai contractuel : 128% Procédures de Réception Non documentée Certificat de Réception Provisoire Date du Certificat Un rapport mensuel indique que les travaux se sont achevés le 13/08/15 mais aucun certificat n'aurait été émis. Restitution de la garantie de bonne exécution Pas de garantie de BE dans dossier 56 A la conclusion de ce contrat en août 2015, il a été engagé une procédure d'attribution d'un nouveau contrat pour couvrir certains travaux additionnels non compris dans le design initial. Ce second contrat s''établit comme suit. No de Fiche BM08G Date de la Visite 25/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD OBJET DU CONTRAT TRAVAUX ADDITIONNELS au Centre de Stockage de LAFITEAU ENTREPRENEUR EXECO SA, Delmas, PAP MONTANT CONTRACTUEL HTG 43,998,926 – revue préalable du CNMP OK DATE 03/11/2015 ; Démarrage le 25/11/15. DELAI D'EXECUTION 4.5 mois ; période de la garantie : 12 mois BUREAU DE SUPERVISION ARCHIVOLT SA MONTANT CONTRAT Vers HTG 9 millions RATIO SUP/CONSTRUCTION 5% pour l’ensemble du marché initial et les travaux additionnels Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinion Caution de Bonne Exécution Montant 5% Conformité du format Comparer avec CCAG Non- trouvée Validité en cours Restituée Caution de Garantie sur Avance [Article 8] Montant 30% Conformité du format Comparer avec CCAG Non- trouvée Validité en cours Restituée Attribution d'Avenants Aucun avenant accordé Etats d'Avancement Travaux achevés 100% Délai de Livraison/Exécution Délai contractuel 4.5 mois Délai écoulé 7 mois = 2.5 mois de retard Taux d'avancement Délai écoulé/Délai contractuel : 155% Procédures d'approbation et paiement des factures Déjà achevé et payé à 100%. Les factures et les payements sont compris dans un dossier et semble proprement établis. Procédures de Réception Certificat de Réception Provisoire Date du Certificat Certificat émis 11/05/16 Signatures Dir. General BMPAD, Entreprise Validité du format OK Délai total effectif 7 mois Restitution de la garantie de bonne exécution Restituée 57 Visite d'Inspection REVUE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS Contrat de Travaux Pénalité de délai d’achèvement des travaux 1/3000 pendent 30 jours, 1/1000 au-delà, plafonné à 10% ; pénalité de retard des payements sont plafonnés au taux de la BRH plus 2 points ; remboursement de l’avance 30%, 40%, 30% des 3 premières décomptes ; une retenue de 2% de chaque décompte sera versé à la DGI ; travaux non-prévus plafonnés à 10% ; payements dans les 30 j ; étude détaillée géotechnique et géophysique ; 2 sous-traitants listés ; méthodologie. Spécifications OUI Plans OUI Bordereau des Quantités/PU OUI REVUE DES DOCUMENTS DE GESTION Journal de Chantier Non documenté Rapports d'Activité Rapports mensuels OK de 10/2014 à 08/2015. Pour le contrat des travaux additionnels: REVUE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS Contrat de Travaux (additionnels) OK Pénalité de délai d’achèvement des travaux 50 000 p.j. pendant 30 jours, 150,000 au-delà Spécifications, Plans, Bordereau OUI REVUE DES DOCUMENTS DE GESTION Journal de Chantier Non tenu Rapports d'Activité Rapports mensuel de novembre 2015, janvier et février 2016 Décomptes Non documentés Certificat de Réception Provisoire OUI DONNEES TECHNIQUES Le Centre est destiné au stockage de denrées alimentaires et comprend les bâtiments suivants:  Bloc administratif  Bloc 1-C (latrine, cage gêner, dépôt)  Hangar 1 – fosse septique  Hangar 2  Fondation support château d’eau et réservoir  Electricité et plomberie  Tracement, drainage, route et aménagement cours Les travaux additionnels du Centre de Lafiteau incluent: 5 vigies  Aménagements extérieurs et barrières  Branchement EDH et système solaire 58 COMMENTAIRES 1. On se trouve vers la fin de la période de garantie. Le délai d’exécution des travaux donné dans le marché a été sous-estimé à 30%. La garantie de bonne exécution a été retournée avant la fin de la période de garantie lors de la réception définitive. 2. L’entreprise a soumis une demande de paiement qui dépasse le montant du marché par plus que e Millions de Gdes. Il n’est pas clair quelle est la raison invoquée ni la position du bureau de supervision à ce sujet. Cette question reste à résoudre. 3. Personne ne pouvait pas expliquer pourquoi deux marchés ont étaient passés pour les travaux qui, pourtant, forme en ensemble indivisible des installations. Les montants de tous les deux marchés sont au-dessus de la revue préalable du CNMP, donc il ne s’agit pas d’un cas de fractionnement pour éviter la revue du CNMP. 4. Le contrat du bureau de suivi s’est terminé au moment de la réception provisoire. Donc les inspections sur la bonne qualité des travaux pendant la période de garantie de 12 mois sont confiées à l’ingénieur du BMPAD, qui a déjà beaucoup des autres responsabilités. 5. Une sécurité énorme est prévue pour sauvegarder le stockage. Les gardiens armés sont déjà installés, malgré le fait que le magazine reste toujours vide. Il reste encore, au sein du BMPAD, d’installer les câbles de l’informatique, les caméras de sécurité, et l’éclairage. 6. Le design et la qualité du travail paraît satisfaisantes. 59 Centre de Stockage de Denrées Alimentaire de Lafiteau à Cabaret Extérieur du hangar Intérieur du hangar Intérieur du Bloc Administratif Installation d'équipements informatiques en cours dans le bloc administratif Type de travaux additionnels Vue extérieure du bloc administratif