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République d’Haïti MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE UNITE DE SYSTEME D’INFORMATION MISE EN OEUVRE DU SIGE Termes de référence des structures organisationnelles pour la gestion du processus d’implémentation du SIGE Août 2019 Le Ministère de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle s’est engagé depuis plusieurs années dans un processus de mise place d’un système d’information pouvant lui permettre d’améliorer la gouvernance du secteur de l’éducation. Dans cette perspective, plusieurs décisions ont été prises et actions réalisées. - La création de l’Unité des Systèmes d’Information (USI), responsable de la coordination du développement de ce système d’information a permis de maintenir un fil rouge (réflexion, conseils, petits pas…) sur le processus. - Des systèmes partiels sont développés et expérimentés aux niveaux sous-sectoriels et à petite échelle. - Le processus de sensibilisation / formation des cadres à la compréhension de leur engagement dans ce changement et à l’utilisation de ce nouvel outil est enclenché. - Une mission technique au Burkina Faso des principaux cadres concernés par la mise en place du SIGE au MENFP a permis à ces derniers, via leur participation à l’évaluation du système d’information burkinabé, de s’imprégner d’un modèle en plein développement. Au printemps 2019, le MENFP a défini un cadre de programmation pour le développement de son Système d’Information pour la Gestion de l’Education (SIGE). Consigné dans deux documents, un schéma directeur et une stratégie de mise en place du système, il y est prévu une structure organisationnelle interne au MENFP chargée de coordonner l’exécution de cette mise en place. Le choix arrêté est que la mise en œuvre de l’implémentation du SIGE, pour rester conforme aux bonnes pratiques tirées de l’expérience, doit être prise en charge au niveau institutionnel par les praticiens du système. Leurs interventions peuvent évidemment être renforcés, au démarrage du processus par l’apport d’expertise technique ponctuelle là où le besoin se fait sentir. Par contre, l’exécution des tâches quotidiennes par les techniciens des directions techniques, supervisés par leur supérieur hiérarchique immédiat, demeure un incontournable puisque le but recherché à long terme est un changement radical de posture et d’agir pour la pérennité de l’existence du système d’information. Les termes de référence ci-après définissent le cahier des charges de cette structure, sa composition ainsi que les modalités de son fonctionnement. Elle peut être représentée par le schéma ci-après. 2 Structure d’implémentation du SIGE Comité Stratégique National Ministre de l’Education Inspection Générale / Directeurs Généraux / CORPUHA / Représentant secteur non public de l’Education / IHSI / PTF / Coordonnateur Pôle Appui Un responsable technique de l’IHSI Un responsable technique de CORPUHA Tous les Coordonnateurs de Pôle / l’UCDDE Directeurs techniques UEP/USI/DPCE – FP/SEA/FNE/ONAPE Comité National de Pilotage Deux représentants techniques du secteur non public de l’Education Deux représentants techniques des PTF (tournus) Deux Directeurs départementaux (tournus) Equipe Technique Nationale Niveau Coordination : Coordonnateur Pôle Appui Directeurs UEP/DPCE/USI Niveau contrôle et supervision : Directeurs techniques / Directeurs DDE Niveau Exécution : Cadres techniques spécialisés DT/DDE/INFP/SEA/FNE/ CORPUHA/ONAPE 1.1. Le Comité Stratégique National (CSN) Le Comité Stratégique National constitue l’instance hiérarchique supérieure de la structure organisationnelle devant gérer la mise en place du SIGE en Haïti. Il assure un rôle  de validation des orientations de politique et des décisions de mise en œuvre par l’acceptation des rapports d’analyse, des évaluations de l’état d’avancement de la mise en œuvre  de confirmation des futurs plans d’interventions et  de communication formelle sur le processus. Mandat : La mission du CSN est de s’assurer que les interventions prévues au niveau du Schéma Directeur sont conformes au Plan Décennal d’Éducation et de Formation (PDEF) ainsi qu’avec les autres documents d’orientation stratégique du MENFP. En ce sens, il joue un double rôle de contrôle hiérarchique et d’appui-conseil auprès du comité de pilotage. Il se charge également de lui fournir les moyens nécessaires à la réalisation de la stratégie d’implémentation du système d’information. Enfin, à travers une communication constante, il maintient le public en général et les partenaires nationaux et internationaux informés des avancées du processus de mise en place du SIGE. Les résultats découlant du bon fonctionnement du CSN sont donc les suivants :  Valider les orientations, politiques et plans d’intervention pour la mise en place du SIGE ;  Valider les rapports relatant les résultats annuels d’avancement de la mise en place du système d’information (y compris de la production des données par toutes les entités concernées) ;  Rechercher et mettre à disposition les ressources nécessaires à la réalisation du SIGE ;  Communiquer officiellement et sensibiliser au niveau national et international sur la mise en place et les résultats du SIGE. Fonctionnement, Rôle et Responsabilités Le CSN se réunit une fois par an, de préférence avant la session de planification budgétaire annuelle du MENFP de façon à permettre une intégration des dernières décisions dans la planification globale. Ses séances sont présidées par le Ministre de l’Education qui convoque les membres au moins un mois à l’avance en leur transférant l’ordre du jour ainsi que les 4 dossiers qui seront traités et sur lesquels ils devront se prononcer. Il leur sera demandé de produire des commentaires écrits (maximum une page par dossier) pour chacun des documents transmis. A la fin des débats, le Comité votera pour la validation des décisions qui pourront se confirmer à une hauteur minimale de 60% des votes. Chaque membre compte pour une voix, sauf le Coordonnateur de Pôle qui joue strictement un rôle de secrétariat à ce niveau. En cas d’absence ou d’indisponibilité du Ministre, ce dernier pourra désigner un Directeur Général pour présider la séance en son nom. Le Coordonnateur de Pôle Appui a la responsabilité de la préparation de la rencontre avec le secrétariat du Cabinet du Ministre. Il relate les minutes de chaque rencontre et en publie les comptes rendus sur le site du MENFP après conformité formulée par écrit par les membres du Comité. Composition Le Comité Stratégique National est composé • du Ministre de l’Education, • d’un représentant de l’Inspection Générale, • des Directeurs Généraux de l’Education (Enseignement Classique, Formation Professionnelle, Alphabétisation, FNE, ONAPE), • du Recteur de l’UEH, • d’un représentant de la CORPUHA, • d’un représentant de l’IHSI, • de deux représentants du secteur non public de l’éducation, • de deux représentants des Partenaires Techniques et Financiers (PTF), • du Coordonnateur Général du Pôle Appui. 1.2. Le Comité National de Pilotage (CNP) Le Comité National de Pilotage constitue la structure de liaison entre les niveaux décisionnel (CSN) et technique (ETN). Mandat : Le CNP a pour mission de contrôler l’ensemble des travaux de l’Equipe Technique Nationale en veillant au respect de l’exécution des actions prévues dans les documents de planification validés par le Comité Stratégique National. En plus de la confirmation de la réalisation des 5 travaux, il rapporte sur la qualité des produits obtenus par le processus de mise en place du SIGE. C’est pourquoi, il réalise un suivi constant de l’ensemble des opérations et s’assure du respect du protocole de gouvernance garantissant les modalités d’une gestion collaborative du processus de production, de distribution et de consommation des données au sein du MENFP par l’ensemble des directions techniques. Le bon fonctionnement du CNP devrait permettre d’atteindre les résultats ci-après :  Analyse des rapports relatant les résultats semestriels d’avancement de la mise en place du système d’information (y compris de la production des données par toutes les entités concernées) ;  Validation des mesures correctives de mitigation des interventions ;  Analyse de l’adéquation des ressources disponibles avec les actions prévues pour la réalisation du SIGE et proposition d’interventions prioritaires si nécessaires ;  Validation des programmes de formation continue des cadres techniques engagés dans le processus de mise en place du SIGE ;  Mise à disposition des informations et appui à la préparation de la tenue de la séance annuelle du Comité Stratégique. Fonctionnement, Rôle et Responsabilités Le CNP se réunit une fois par semestre aux mois de novembre et de mai de l’année. La session de novembre aura pour objectif principal de statuer sur l’état d’avancement des travaux à la mi-année. Ce sera l’occasion pour le comité de produire des mesures de mitigation si nécessaires après analyse des résultats de mi-parcours et en regard de la programmation annuelle. La séance de mai se concentrera sur la pertinence des rapports (disponibilité et qualité des rapports, exhaustivité des informations, commentaires si utiles pour la préparation et la tenue du CSN). Les sessions de travail du CNP sont présidées par le Coordonnateur de Pôle Appui qui en fera la convocation au moins 15 jours à l’avance en transmettant aux participants l’ordre du jour ainsi que les dossiers qui y seront traités. Il est assisté dans cette tâche des trois directeurs de l’USI, de la DPCE et de l’UEP. Le Secrétariat du CNP est assuré par le Directeur de l’USI qui se chargera • de préparer les rencontres • en produire les compte-rendu 6 • les faire circuler aux participants pour conformité • les distribuer à tous les concernés et notamment aux membres de l’Equipe Technique Nationale. Composition Le Comité National de Pilotage est composé • de tous les Coordonnateurs de pôle, • de l’UCDDE, • des directeurs techniques de UEP, DPCE, USI, • de deux directeurs départementaux, • d’un représentant technique pour chacun des sous-secteurs Formation Professionnelle, Enseignement Supérieur, ONAPE, Alphabétisation • d’un cadre technique de l’IHSI, • de deux cadres techniques du secteur non public de l’éducation, • de deux cadres techniques des Partenaires Techniques et Financiers (PTF), 1.3. L’Equipe Technique Nationale (ETN) L’Equipe Technique Nationale s’occupe de la bonne mise en œuvre de la stratégie d’implémentation du SIGE (de la définition de la stratégie de collecte des données à la mise à disposition et l’utilisation de celles-ci). Mandat : L’ETN regroupe toutes les fonctions d’études, de planification, d’exécution, de gestion, de suivi et d’évaluation des opérations de mise en place du SIGE. Elle alimente la structure de pilotage à travers la conduite de réflexions pratiques pouvant faciliter leur compréhension des thématiques relatives au système d’information et à l’utilisation des statistiques éducatives. De manière concrète, l’ETN s’occupe  du suivi récurrent et du rapportage sur l’avancement des opérations (relation entre activités prévues et réalisations effectives à partir d’un outil d’analyse critique de la situation) ;  de la proposition de mesures correctives si utiles permettant d’avancer vers l’atteinte des résultats y compris de détermination des besoins par entité ;  de la remontée des situations-problèmes vers le Comité de Pilotage et les Directions Générales concernées ; 7  de la préparation d’un rapport trimestriel sur l’évolution du processus de mise en œuvre ;  de la transmission de toute information nécessaire jugée utile et/ou pertinente pour l’avancement de la mise en place du SIGE ;  de trouver une entente entre les parties en présence sur les actions prioritaires si nécessaire en fonction de la période. Fonctionnement, Rôle et Responsabilités L’ETN se réunit une fois par trimestre aux mois de septembre, janvier, avril et juin de l’année. Les sessions de travail sont prises en charge (préparation et animation) par les trois directeurs techniques porteurs de l’implémentation du SIGE (USI, DPCE, UEP). Le Coordonnateur de Pôle Appui y joue un rôle de soutien et de conseiller. Les trois directeurs de gestion du processus de mise en place du SIGE se répartissent l’organisation du secrétariat de l’ETN. Etant donné l’ampleur de l’ETN (environ une soixantaine de personnes), deux modalités de fonctionnement sont prévues pour l’articulation de son travail. 1. D’un côté, une organisation de fonctionnalité en trois niveaux : a. Le niveau de coordination qui est assumé par les trois directeurs de gestion. b. Le niveau de contrôle et supervision qui est assumé par les DT et le DDE. c. Le niveau d’exécution qui regroupera tous les cadres techniques impliqués. 2. En parallèle, un niveau opérationnel réparti en sous-comités techniques de travail en fonction des thématiques, domaines ou compétences à mobiliser (décision à arrêter au niveau du protocole de gouvernance…). Cette répartition en sous-comité constitue le noyau dur qui porte l’existence du SIGE dans la mesure où de son dynamisme professionnel, de l’harmonisation et de la cohérence qui pourront se dégager dans la collaboration transversale entre les cadres techniques dépendra la pertinence des résultats du SIGE. D’un autre côté, si le processus arrive à accoucher d’une masse critique de production technique de qualité, la validité et la pérennité du système sont assurées. Les cadres techniques devront donc développer la double capacité de réalisation d’un travail professionnel de bon niveau dans leur structure de base pendant qu’ils interagissent avec leurs collaborateurs des structures parallèles de même niveau. L’enjeu de ce dernier aspect est de taille. Les techniciens devront échanger presque quotidiennement sur leurs réalisations. C’est pourquoi, le MENFP devrait mettre en place 8 une plateforme largement fonctionnelle à la disposition de l’ETN pour permettre aux différentes équipes de communiquer et travailler en ligne quelque soit le lieu où elles sont basées. Cette facilité de communication serait également utilisée par les niveaux de coordination et de supervision pour remplir leur mandat. Composition L’Equipe Technique Nationale est composée • du Coordonnateur de Pôle Appui, • des directeurs techniques de UEP, DPCE, USI, • des différents directeurs techniques générateurs et utilisateurs de données • de tous les directeurs départementaux, • d’un cadre technique spécialisé responsable de la gestion de la production des données pour chacune des directions et structures centrales, départementales, autonomes et déconcentrées du MENFP. 9