IGF, résumé de mission : Synthèse du rapport intérimaire d'audit administratif du Programme d'Auto-Assurance de la Fonction Publique (PAAFP)

En vertu de l’article 1 du Contrat signé entre l’État haïtien et le GSP.RALE DES FINANCES (IGF) a non-réglementation du secteur de la santé Juillet 2014 DE L’AUDIT ADMINISTRATIF DU PROGRAMME D’AUTO-ASSURANCE DE LA FONCTION PUBLIQUE (PAAFP) L’Équipe de Mission Joan Camille Jacques MERCY Rostonn BRUTUS Chef de mission Chef d’Equipe Michel Mary LABADY Guerdens NEPTUNE Membre Membre 1 Sommaire INTRODUCTION .......................................................................................................................... 3 1. Un cadre normatif imprécis et peu vulgarisé........................................................................................... 3 2. Un mode d’organisation conduisant à un dévoiement des objectifs du PAAFP...................................... 4 3. Une gestion exécutive ne favorisant pas toujours l’accès au Programme .............................................. 5 4. Un dispositif de contrôle interne ne garantissant pas totalement la maîtrise des activités et l’efficacité des opérations ............................................................................................................................................. 7 LIMITES ...................................................................................................................................... 9 AVIS ET CONCLUSION ................................................................................................................. 9 ANNEXES .................................................................................................................................. 10 Ordre de mission ........................................................................................................................................ 12 Liste des abréviations................................................................................................................................. 13 Tableau de suivi des recommandations .................................................................................................... 15 Tableau de suivi des recommandations à court terme 12 mois (1/3) ................................................... 15 Tableau de suivi des recommandations à court terme 12 mois (2/3) .................................................. 16 Tableau de suivi des recommandations à court terme 12 mois (3/3) ................................................... 17 Tableau de suivi des recommandations à moyen terme 24 mois (1/2) ................................................ 18 Tableau de suivi des recommandations à moyen terme 24 mois (2/2) ................................................ 19 2 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 INTRODUCTION L’audit administratif du Programme d’Auto-Assurance de la Fonction Publique (PAAFP), mené par l’IGF du 12 juin au 13 juillet 2013, a pour objectif d’« Évaluer la gestion administrative du Programme d’Auto-Assurance de la Fonction Publique ». Cette mission qui a conduit l’équipe auprès de plusieurs intervenants et structures réparties dans trente-neuf1 (39) communes de cinq (5) départements du pays, a permis d’effectuer des constats et analyses portant sur : A. Les principaux points forts du Programme 1- Existence d’un Manuel de normes et de procédures internes de traitement des dossiers au GSP ; 2- Maîtrise des Procédures relatives au traitement des dossiers de réclamations par les employés du Gestionnaire ; 3- Utilisation d’un logiciel permettant de gérer les bases de données ; 4- Mode de classement approprié des documents de traitement des dossiers de réclamations. B. Les principales défaillances du Programme 1- Un cadre normatif imprécis et peu vulgarisé ; 2- Un mode d’organisation conduisant à un dévoiement des objectifs du PAAFP ; 3- Une gestion exécutive ne favorisant pas toujours l’accès au Programme ; 4- Un dispositif de Contrôle Interne ne garantissant pas totalement la maîtrise des activités et l’efficacité des opérations. Au niveau de ce document, l’accent est mis sur les faiblesses constatées. 1. Un cadre normatif imprécis et peu vulgarisé Les enjeux tant social que financier, attachés à la nature même du PAAFP, ne cadrent pas avec l’environnement peu réglementé dans lequel évolue le Programme. En effet, depuis la décision de passer du Programme d’Assurance Collective à celui d’Auto-Assurance en l’an 2000, les montants alloués au coût de gestion du Programme n’ont pas cessé d’augmenter, sachant que le PAAFP est alimenté par deux sources :  les cotisations des agents publics qui représentent 30 % du fonds ;  le trésor public qui apporte les 70 % restant, en contrepartie. D’un autre côté, le Programme touche quatre cent mille (400,000) personnes : bénéficiaires directs et dépendants2 (informations collectées en 2013). Ceci représente un enjeu social pour l’État en termes de garantie de soins de santé et, éventuellement, de capital décès. Il faut souligner que le Décret du 17 mai 2005 portant révision du Statut Général de la Fonction Publique inscrit l’assurance dans la liste des droits attachés au statut de fonctionnaire3. Ce décret, 1 Trente-quatre communes de Province augmenté de Port-au-Prince, Carrefour, Delmas, Pétion-ville et Croix-des-Bouquets. 2 Toutefois, le PAAFP est faiblement utilisé par les dépendants. 3 L’article 153 du Décret du 17 mai 2005 portant révision du Statut Général de la Fonction Publique : « … Les fonctionnaires bénéficient d’un système d’assurance instauré par l’État et qui donne droit au remboursement des dépenses occasionnées par les maladies et les accidents. Ces assurances couvrent également les cas de décès ». 3 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 source de différenciation au sein des agents publics (fonctionnaire et contractuel), ne prend pas en compte les contractuels comme ayant droit au PAAFP. En contrepartie de ces enjeux pour l’État, l’absence de document légal réglementant les actes des différents intervenants dans le Programme est aggravée par :  la caducité du contrat entre l’État et le Gestionnaire (GSP) ;  la non-réglementation du secteur de la santé en termes de marché de l’offre de soins ;  l’impossibilité de prouver l’existence de la Résolution prise en Conseil des Ministres relative à la création du Conseil d’Administration du Programme. Encadré 1 : Il faut souligner qu’aucune loi ou règlement ne touche le Programme spécifiquement ; à côté des documents ayant conduit à la conclusion du premier contrat et faisant corps à ce dernier, aucun autre document n’a prouvé l’existence d’un cadre légal appelé à encadrer les actes à poser par les différents acteurs intervenant dans le Programme. Par contre, les lois et règlements à caractère général encadrent les contrats administratifs et ceux relatifs aux Fonds, Programmes et Projets de l’État. 2. Un mode d’organisation conduisant à un dévoiement des objectifs du PAAFP Environ treize (13) ans après (2000-2013), force est de constater que le Programme est très limité en termes de couverture géographique et les usagers sont loin d’être satisfaits des services reçus. Dans ce contexte, le diagnostic de cette situation a montré :  La désarticulation entre les différents acteurs4, illustrée à travers :  l’opposition de la BNC à la volonté du GSP de payer les réclamations par virement bancaire ;  la confusion entre le MEF et le GSP sur le contrôle des Coordonnateurs de Province ;  l’approbation partielle du budget de support par le MEF ;  la mise en place de la Coordination de Province sans moyens réels de fonctionnement.  Les prises de décisions du Conseil d’Administration et leurs effets ternis par :  l’inexistence de document d’orientation stratégique ;  la tenue de réunions de manière sporadique ;  l’absence de suivi des résolutions prises.  Le problème d’organisation, plus évident dans le cas de la Coordination de Province dont le Coordonnateur, unique composante de cette structure actuellement mise en place :  n’est soumis ni au contrôle du GSP ni à celui du MEF ;  est dépourvu de suppléant ;  est évincé, dans certains cas, du circuit de transmission des dossiers à Port-au-Prince. 4 Génératrice de lenteur dans la prise de décisions 4 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014  Le manque de performance du travail des Responsables d’assurance (au sein des institutions). En effet, quoique déterminant pour le bon fonctionnement du Programme, la configuration ainsi que le mode de gestion utilisé varient d’une institution à l’autre. 3. Une gestion exécutive ne favorisant pas toujours l’accès au Programme La gestion exécutive du PAAFP se heurte aux difficultés suivantes :  Une réduction arbitraire de ses attributions de Gestionnaire. En effet, le GSP, Gestionnaire du PAAFP 5 , détient la responsabilité de la gestion administrative, technique et financière. Toutefois, plusieurs aspects du PAAFP ne sont pas pris en considération par le GSP, à savoir :  la gestion des archives ;  le contrôle sur le travail des Responsables d’assurance (surveillance de la mise à jour des informations sur les assurés) ;  la coordination des activités du Programme dans les différents départements géographiques, à partir des structures existantes du MEF.  Une limitation et une formalisation partielle du système informatique. Le système informatique est partiellement formalisé, sécurisé et configuré par rapport aux exigences du Programme. D’autant plus que la base de données du PAAFP est une propriété de l’État haïtien6 et que le logiciel « GSP-information-system » est la propriété du Groupe Santé Plus (GSP). Compte tenu du fait que le marché ayant trait à la dotation d’un Gestionnaire pour le PAAFP, a lieu tous les trois ans, il n’apparaît pas opportun de laisser le Programme utiliser un logiciel qui ne lui appartient pas sans s’assurer de la facilité de transférer, en toute sécurité, les données y relatives, en cas de changement éventuel de gestionnaire du Programme par exemple. Cette situation d’ambiguïté relative à la propriété concerne également les matériels roulants acquis par le Gestionnaire en son nom propre avec les fonds du Programme, cas justifié, selon les responsables du GSP, par le défaut de personnalité juridique du PAAFP. Dans ce contexte, l’État risque de se retrouver dans la situation du « client captif ».  Des contraintes géographiques et des barrières externes7. De conception non discriminante, le PAAFP est fortement marqué par la géographie. Ainsi, l’équipe a identifié deux zones complètement différentes en termes de qualité et de quantité de l’offre de service : la « Zone Métropolitaine8 » de Port-au-Prince et la zone située en dehors de ladite Zone Métropolitaine désignée sous l’appellation de « Province9 ». En effet :  le certificat d’hospitalisation n’est pas exigé en Province10 ; 5 En vertu de l’article 1 du Contrat signé entre l’État haïtien et le GSP. 6 Article 2.1.f des Termes de Références. 7 La non-réglementation du secteur de la santé entre autres. Voir Tableau 1 et Graphe 1 sur l’offre de services du PAAFP. 8La ZM regroupe : Port-au-Prince, Cité Soleil, Carrefour, Pétion ville, Delmas, Tabarre, Croix-des-bouquets. L’équipe de mission préfère ne pas utiliser le vocable de « Région Métropolitaine » consacré par le GSP, qui inclut aussi Montrouis. 9 Le département de l’Ouest est retranché de la Province en raison de sa proximité avec la Zone Métropolitaine de Port-au- Prince et est présenté dans les tableaux et graphes sous la dénomination « Ouest hors ZM ». 10 Selon le Directeur général du GSP, la validation téléphonique suffit pour hospitaliser les assurés en Province. 5 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP  Juillet 2014 les visites des infirmières de l’USM 11 dans les hôpitaux, avant l’autorisation d’accorder l’exeat à l’usager hospitalisé, ne sont pas pratiquées en dehors de la Zone Métropolitaine ; le document d’attestation n’est pas toujours réclamé ; les Unités Périphériques (UP) ne sont pas soumises à des visites d’inspection.   Tableau 1 : Offre de service du PAAFP sur le territoire national12 Tableau récapitulatif de l'offre de service sur le territoire national Zone MR PH LM EF UP Qté 79 % 95.18 % Qté 119 % 75 % Qté 10 % 100 % Qté 3 % 100 % Qté 24 % 70 % - 0.00 % 13 8% - 0% - 0% 2 6% Nord Nord-Est Nord-Ouest 2 2.41 % 4 3% - 0% - 0% 3 9% - 0.00 % - 0% - 0% - 0% - 0% - 0.00 % 3 2% - 0% - 0% - 0% Sud Sud-Est Centre Grand'Anse Nippes Artibonite - 0.00 % 7 4% - 0% - 0% 2 6% - 0.00 % 4 3% - 0% - 0% 1 3% - 0.00 % - 0% - 0% - 0% - 0% - 0.00 % 1 1% - 0% - 0% 2 6% - 0.00 % 2 1% - 0% - 0% - 0% 2 2.41 % 5 3% - 0% - 0% - 0% Total 83 100 % 158 100 % 10 100 % 3 100 % 34 100 % ZM Ouest (hors ZM) Graphe 1 : Répartition de l’offre de service du PAAFP sur le territoire national 11SYNTHÈSE 12 MR : Médecin du réseau ; PH : Pharmacies autorisées ; LM : Laboratoire médical ; EF : Entreprises funéraires ; UP : Unités Périphériques. 6 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 Source : Équipe de mission à partir des données du GSP.  Des données non maîtrisées portant sur la population des bénéficiaires. Pénalisé par les limitations statistiques de son système informatique, à part la répartition des assurés par institution d’affectation, le PAAFP ignore la répartition de la population des bénéficiaires sur le territoire national. Cette information n’est pas non plus disponible à l’Unité Informatique du MEF. L’ignorance de cette répartition empêche la détention d’indicateurs importants et nuit au dynamisme du Programme.  Des procédures compliquées et/ ou peu connues des usagers. Les procédures du Programme sont méconnues des usagers. L’obtention de l’attestation et le processus de validation constituent par exemple des éléments compromettant l’accessibilité au Programme.  L’accueil en UP, sujet de griefs. L’accueil réservé aux assurés par quelques UP fait l’objet de critiques par certains usagers qui refusent toutefois de signer, selon les affirmations du GSP, une déclaration formelle de plainte. Il faut cependant indiquer que les résultats de l’enquête réalisée par l’équipe de mission démontre que la rubrique « accueil très bon » est supérieure à celle de « très mauvais ».  Un montage administratif complexe. Le montage administratif du Programme fait intervenir plusieurs acteurs au sein des différents processus. Ainsi, une faille au niveau de l’un de ces intervenants affecte tout le processus et impacte la performance du PAAFP13. Par ailleurs, il convient de souligner que le manque d’implication du MEF affecte négativement le PAAFP. Ce Ministère, impliqué à tous les niveaux du Programme, est bien positionné pour s’assurer de l’efficacité de ce dernier. Aussi, il est évident que la prise en charge partielle du PAAFP par le MEF est l’une des causes génératrices des inefficacités observées. 4. Un dispositif de contrôle interne ne garantissant pas totalement la maîtrise des activités et l’efficacité des opérations La gestion opérationnelle du Programme laisse entrevoir l’existence d’un système de contrôle interne, mais trop faible pour contribuer à la maîtrise des activités, à l’efficacité des opérations et à l’utilisation efficiente des ressources. L’évaluation du contrôle interne a permis d’effectuer les constats suivants :  L’environnement de contrôle interne est émoussé. L’insuffisance de normes ainsi que le dysfonctionnement du Conseil d’Administration constituent deux éléments dirimants à l’environnement du système de contrôle interne du Programme. L’État montre, à travers ledit Conseil, un relâchement dans la garantie de ses intérêts. Effectivement, les fonds alloués au PAAFP, 13 Voir 2.2.1 « la désarticulation entre les différents acteurs affecte la gestion du Programme » 7 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 la gestion de l’effectif des agents de la Fonction Publique14, ne font l’objet d’aucune politique établie dans un document définissant la vision stratégique du Conseil.  Le suivi régulier des Responsables n’est pas effectué. Le Conseil d’Administration, représenté par le MEF, affiche une nonchalance dans le suivi des rapports qui lui sont acheminés par le Gestionnaire. Même si la qualité des membres composant le Conseil pourrait-être considéré comme porteuse de contraintes pour se réunir, mais elle n’explique en rien le manque de suivi des rapports. Cette situation conduit à un effritement de toute velléité du Gestionnaire de produire des rapports et à un désengagement de l’État dans la protection d’une activité sociale d’envergure ainsi que les fonds publics qui y sont alloués.  La déficience du système de communication. Les formules de communication du Programme constituent un maillon faible engendrant des conséquences négatives sur ledit Programme en termes de perception et d’utilisation.  L’absence d’une politique de maîtrise des risques. Bien que doté d’un Manuel de normes et de procédures internes de traitement des dossiers, le Gestionnaire n’a pas établi une politique de maîtrise des risques. Aussi, l’équipe a effectué une analyse sommaire des risques majeurs identifiés. Graphe 2 : Cartographie des risques majeurs du PAAFP Cartographie des Risques Majeurs Probabilité Quasiment Certain Probable 2 1 5 4 6 Possible 3 Modéré Elevé Peu Probable Critique Rare No n Mineur Modéré Significatif Majeur Les 6 risques majeurs Mineur 1 Risque de dysfonctionnement du Programme 2 Risque Politique 3 Risque de non atteinte des objectifs sociaux du Programme 4 Risque de non contrôle 5 Risque de l'« Etat - client captif » Très Significatif Impact 6 Risque de non prise en compte des besoins des Bénéficiaires Source : Équipe de mission. Tableau 2 : Interprétation de la cartographie des risques majeurs du PAAFP Numérotation du risque et Explications Probabilité Impact Caractéristique du risque 1 Risque que les activités ne soient pas exécutées de manière harmonieuse et cohérente quasi certain très significatif critique 2 Risque que le Programme subisse l’influence des décisions politiques quasi certain modéré critique 14 En plus des éléments précités, on peut citer : les conditions matérielles de fonctionnement des responsables d’assurance au sein des institutions et des Coordonnateurs de province, les mécanismes de contrôle du Programme, le suivi des décisions et des rapports administratifs. 8 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP 3 4 5 6 Juillet 2014 Risque que l’offre du Programme ne soit pas accessible aux bénéficiaires Risque que des anomalies importantes ne soient pas évitées ou détectées Risque d’une fidélité de l’État envers le GSP induite par un élément autre que la satisfaction possible majeur critique probable très significatif critique possible modéré élevé Risque que la prise en compte des besoins des bénéficiaires ne soit pas une priorité du PAAFP possible modéré élevé Source : Équipe de mission LIMITES L’équipe a bénéficié de la collaboration de tous les acteurs impliqués dans la gestion dudit Programme. Cependant, certains éléments ont été identifiés comme étant des limites à la mission, à savoir l’impossibilité pour l’équipe de : 1. obtenir un barème utilisé par les structures formant l’Association Médicale Haïtienne ; 2. se prononcer sur l’efficacité, la fiabilité, ou l’intégrité de la base de données en raison de l’analyse sommaire effectuée sur le système informatique au GSP ; 3. vérifier l’existence des back-up ainsi que leur condition de conservation à cause du fait que le GSP tient secret les lieux où ils sont gardés ; 4. visiter les centres hospitaliers à l’étranger (l’équipe n’a pas émis d’opinion sur cet aspect du Programme) ; 5. vérifier les informations faisant croire que les comptes du Programme ne sont pas alimentés à temps par le MEF ainsi que les causes sous-jacentes (point qui sera abordé à la phase trois : audit financier du PAAFP) ; 6. procéder à l’estimation des coûts générés par la mise en œuvre des recommandations proposés. AVIS ET CONCLUSION Les informations recueillies ainsi que les constats et analyses réalisés ont conduit l’équipe de mission de l’IGF à former son opinion sur la gestion du PAAFP. Considérant les points forts et les défaillances observés dans la gestion du Programme, l’équipe de mission de l’IGF menant l’Audit Administratif du PAAFP est d’avis que : « le PAAFP fait l’objet d’une gestion approximative tant sur les plans stratégique qu’opérationnel provoquant ainsi l’insatisfaction des bénéficiaires ». 1. Le Conseil d’Administration a failli à ses missions et est en grande partie responsable de la gestion défaillante du Programme. Ce, du fait de sa dysfonction, du manque de suivi et d’absence de vision stratégique. 2. Le Gestionnaire partage, sur le plan opérationnel, la responsabilité de la gestion approximative du PAAFP. 3. Le MEF ne remplit que partiellement les attributions qui lui incombaient et, du coup, contribue à affaiblir la gestion du Programme. 9 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 4. La IBA S.A. n’intervient que ponctuellement pour une rémunération régulière (mensuelle). Du fait de l’absence de ces fonctions et tenant compte de la structure (de coordination et de suivi) préconisée par la mission, il conviendrait d’écarter la IBA S.A. du PAAFP. 5. La BNC n’ayant même pas une interface dédiée au PAAFP, affiche une participation minimale et ne contribue pas à l’amélioration des services offerts dans le Programme. Somme toute, la troisième phase de l’audit du PAAFP complétera l’étude du Programme en considérant l’aspect financier ainsi que les outils et mécanismes y afférents. La liste des recommandations se trouve en annexe. ANNEXES 10 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 11 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 Ordre de mission 12 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 Liste des abréviations AGD : Administration Générale des Douanes BNC : Banque Nationale de Crédit CA : Conseil d’Administration DGI : Direction Générale des Impôts EF : Entreprise Funéraire GSP : Groupe Santé Plus IBASA : Insurance Brokers of the Americas, S.A. IHSI : Institut Haïtien de Statistiques et d’Informatique LM : Laboratoire Médicale MAE : Ministère des Affaires Étrangères MARNDR : Ministère de l’Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Rural MAST : Ministère des Affaires Sociales et du Travail MC : Ministère de la Communication MC : Ministère de la Culture MC : Ministère des Cultes MCFDF : Ministère à la Condition Féminine et aux Droits de la Femme MCI : Ministère du Commerce et de l’Industrie MDE : Ministère de l’Environnement MDN : Ministère de la Défense Nationale MEF : Ministère de l’Économie et des Finances MENFP : Ministère de l’Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle MHAVE : Ministère des Haïtiens Vivant à l’Étranger MICT : Ministère de l’Intérieur et des Collectivités Territoriales MJSAC : Ministère de la Jeunesse, des Sports et à l’Action Civique MJSP : Ministère de la Justice et de la Sécurité Publique MPCE : Ministère de la Planification et de la Coopération Externe 13 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 MR : Médecin du réseau MSPP : Ministère de la Santé Publique et de la Population MT : Ministère du Tourisme MTPTC : Ministère des Travaux Publics, Transports et Communication PAAFP : Programme d’Auto Assurance de la Fonction Publique PH : Pharmacie autorisée PNH : Police Nationale d’Haïti TIC : Technologies de l’Information et de la Communication UP : Unité Périphérique USM : Unité de Surveillance Médicale 14 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 Tableau de suivi des recommandations Tableau de suivi des recommandations à court terme 12 mois (1/3) Champs Recommandations 1 Adopter un document cadre qui définit la vision stratégique qui sous-tend le PAAFP Normalisation 2 Adopter des textes légaux et / ou réglementaires relatifs au PAAFP IOV Pilotage Supervision / Validation MEF Conseil d’administration du PAAFP MEF & MAST MEF & CNMP Document de vision stratégique disponible auprès de tous les acteurs - Textes légaux et/ou réglementaires publiés dans le Moniteur ; Échéance de mise en œuvre URGENT Période de suivi par IGF Conseil d’Administration du PAAFP * Exercice 2015- 2016 Conseil d’Administration URGENT Exercice 2014-2015 Exercice 2014-2015 - Application des textes légaux et réglementaires. 3 S’assurer que le Gestionnaire dispose d’un contrat valide - Existence : d’un Document d’Appel d’Offre ; - d’un Contrat valide ; - de Termes de références. 15 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 Tableau de suivi des recommandations à court terme 12 mois (2/3) 1 Mettre en place une structure de coordination et de suivi IOV - Organisation - 3 Standardiser les structures en charge de l’assurance au sein des institutions 4 Munir les assurés d’une carte d’assurance - MEF Conseil d’Adminis tration GESTIONNAIRE 2 Réorganiser la structure de coordination de Province Document administratif (validé) portant création et organisation de la structure de coordination et de suivi ; Organigramme actualisé ; Ressources (humaines, matérielles, financières) affectées à la structure de Coordination et de suivi ; Travaux réalisés (Rapports) par la structure de Coordination et de suivi. Document validé fixant les nouvelles bases de l’organisation de la structure de Coordination de Province ; Ressources affectées (humaines, matérielles, financières) affectées à la structure de Coordination de Province ; Production de rapports statistiques sur la structure de Coordination de Province Document validé fixant les modalités de la gestion de l’assurance au sein des institutions ; Rapports produits par les structures en charge de l’assurance ; Rapports comparatifs du mode de gestion des dossiers d’une institution à l’autre. Existence de la carte d’assurance ; Note d’information de l’existence de la Carte d’assurance ; Clause du Contrat avec le Gestionnaire exigeant l’utilisation de la carte d’assurance. Pilotage MEF MEF & GESTIO NNAIRE Conseil d’Adminis tration MEF & GESTIO NNAIRE Conseil d’Adminis tration Exercice 2015 2016 URGENT Recommandations Période de suivi par IGF URGENT Champs Supervision / Validation Échéance de mise en œuvre Exercice 2015 2016 * * 16 Exercice 2015 2016 Exercice 2015 2016 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 Tableau de suivi des recommandations à court terme 12 mois (3/3) Champs Recommandations Modernisation Utiliser les TIC au 1 niveau de la communication IOV - Présence du PAAFP sur les réseaux sociaux ; - Existence d’un site internet pour le PAAFP ; 2 Effectuer des paiements dématérialisés ou virement électronique - Pilotage Supervision et Validation Échéance de mise en œuvre GESTIONNAIRE MEF * BNC & GESTIONNAIRE Conseil d’Administration * Exercice 2015 - 2016 Utilisation de messagerie téléphonique pour atteindre les assurés. Paiement par virement bancaire effectif ; Usage de mobile Mobile banking. Période de suivi par IGF Exercice 2015 – 2016 17 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 Tableau de suivi des recommandations à moyen terme 24 mois (1/2) Normalisation Champs Recommandations IOV 1 Réglementer le secteur de la santé Organisation Échéance de mise en œuvre Période de suivi par IGF MSPP Conseil des Ministres * Exercice 2016 2017 GESTIONNAIRE Structure de coordination et de suivi * Exercice 2016 2017 GESTIONNAIRE Structure de coordination et de suivi * Exercice 2016 2017 - Application des textes légaux et réglementaires. - Plan validé de la nouvelle offre de service du PAAFP ; - 3 Promouvoir la satisfaction des bénéficiaires Supervision / Validation - Élaboration de textes légaux et/ou réglementaires ; - Publication des textes légaux et/ou réglementaires dans le Moniteur ; Revoir l’offre de 2 service du PAAFP Pilotage Liste des Prestataires de services par département (UP, LM, PH, EF, MR) ; - Barème révisé ; - Documents statistiques sur la fréquentation des services offerts dans le Programme. Rapports d’enquête de satisfaction des assurés par des organes extérieurs et indépendants du PAAFP. - 18 Synthèse du Rapport intérimaire d’Audit administratif du PAAFP Juillet 2014 Tableau de suivi des recommandations à moyen terme 24 mois (2/2) Organisation 5 Doter le PAAFP d’un manuel de gestion Organiser le contrôle du Programme 7 Mettre en réseau le PAAFP - Cartographie des processus validés - Organigramme fonctionnel validé - Système de collecte de suggestions en place au sein des entités du Programme - Cahier de charges de la version reconfigurée ; - Contrat avec la firme d’exécution ; - Implémentation de la version améliorée ; - Guide et protocole d’utilisation. - Cahier de charges de la mise en réseau ; Contrat avec la firme d’exécution ; Implémentation du réseau ; Guide et protocole d’utilisation ; Structure en charge de la maintenance du réseau ; Supervision / Validation Conseil d’administration * Exercice 2016- 2017 Conseil d’administration * Exercice 2016- 2017 Structure de coordination et de suivi * Exercice 2016- 2017 Conseil d’administration * Exercice 2016- 2017 STRUCTURE DE COORDINATION ET DE SUIVI Modernisation 6 Reconfigurer le logiciel « GSPinformationsystem » - Document validé et transmis aux entités concernées ; - Rapports standardisés. Pilotage MEF 4 IOV MEF Recommandations GESTIONNA IRE Champs Échéance de mise en œuvre Période de suivi par IGF * La détermination des échéances de mise en œuvre des recommandations est à la charge des structures de pilotage et de supervision. 19