IGF, résumé de mission : Analyse du rapport d'audit sur les états financiers réalisés par la firme Turnier

INSPECTION GÉNÉRALE DES FINANCES IGF ANALYSE DU RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS REALISES PAR LA FIRME TURNIER SOMMAIRE I. GÉNÉRALITÉS ................................................................................................................................... 3 I.1.- Contexte ............................................................................................................................................ 3 I.2.- Objectif .............................................................................................................................................. 3 I.3. - Portée................................................................................................................................................ 3 I.4.- Présentation du projet ........................................................................................................................ 3 II.- RÉSULTATS DE VÉRIFICATION DE LA FIRME TURNIER ........................................................... 4 II.1.-Rapport sur le respect des clauses contractuelles comptables et financières .................................... 4 II.2.-Rapport sur les états financiers et les comptes spéciaux ................................................................... 5 II.3.-Rapport sur le contrôle interne .......................................................................................................... 6 III.- LIMITES ............................................................................................................................................... 9 IV.- AVIS .................................................................................................................................................... 10 V.- CONCLUSION..................................................................................................................................... 11 LISTE DES SIGLES BRH : Banque de la République d’Haïti DRF : Demande de Retrait de Fonds FIDA : Fonds International de Développement Agricole GOH : Gouvernement Haïtien IGF : Inspection Générale des Finances OPEP : Organisation des Pays Exportateurs de Pétrole PPI : Projet de la Petite Irrigation UCP : Unité de Coordination de Projets I. GÉNÉRALITÉS I.1.- Contexte Le projet de développement de la petite irrigation PPI-II est placé sous la tutelle du MARDNR et financé par le FIDA, l’OPEP et le GOH. En vue de s’assurer des clauses contractuelles ainsi que de la fiabilité et de la sincérité des informations financières produites, la Firme Turnier, un cabinet d’experts comptables a procédé à la vérification des états financiers du Projet pour l’exercice terminé le 30 septembre 2014. Ainsi, conformément à l’attribution de :« Donner son avis motivé sur tout document d’orientation, de conception, de réflexion ou de révision, reçu du Ministre de l’Économie et des Finances ou de son délégataire concernant la trésorerie, le budget, la comptabilité publique et le patrimoine » stipulée dans le Décret du 17 mars 2006, le Ministre de l’Économie et des Finances a sollicité l’expertise de l’IGF afin d’avoir une appréciation des résultats de cette vérification. I.2.- Objectif L’objectif de cette analyse consiste à fournir un avis motivé sur le rapport d’audit des états financiers du Projet de Développement de la Petite Irrigation (PPI-II) produit par la firme Turnier. I.3. - Portée L’avis de l’Inspection Générale des Finances porte exclusivement sur les informations contenues dans le rapport d’audit produit par la Firme Turnier. I.4.- Présentation du projet PROJET DE DÉVELOPPEMENT DE LA PETITE IRRIGATION – PHASE II Coordination et gestion du projet Unité de Coordination de projets (UCP) But Contribuer à la réduction de la pauvreté rurale dans les zones d’intervention du Projet, notamment les départements du Nord-est, du Nord-ouest et du Centre. Objectif Accroître de manière durable les revenus et améliorer les conditions de vie des ménages ruraux pauvres, en particulier ceux des groupes les plus vulnérables. Zones d’intervention Les départements du Nord-est, du Nord-ouest et du Centre Composantes du projet 1) Développement de l’irrigation 2) Appui aux activités productives à travers les microprojets 3) Renforcement des capacités 4) Coordination et gestion du projet Coût 34,1 millions USD Sources de financement FIDA, OPEP, les bénéficiaires directs Le projet est géré par un bureau dans chaque département. Les bureaux départementaux sont composés d’un ingénieur rural responsable du bureau, d’un agroéconomiste en appui aux activités de renforcement organisationnel et productif et d’un assistant administratif. L’UCP en tant qu’organe de coordination du projet est responsable de la conception, la mise en place et le suivi d’un système de contrôle interne efficace. II.- RÉSULTATS DE VÉRIFICATION DE LA FIRME TURNIER L’audit de la firme Turnier a été réalisé conformément aux Normes Internationales d’Audit et aux directives du Fonds International de Développement Agricole (FIDA), de l’organisation des Pays Exportateurs de Pétrole (OPEP) et du Gouvernement Haïtien (GOH). Les résultats de la vérification de la firme Turnier sont présentés dans les rapports suivants : II.1.-Rapport sur le respect des clauses contractuelles comptables et financières Selon la Firme Turnier, toutes les clauses contractuelles de nature comptable et financière des accords de prêt et de don du Projet de développement de la Petite Irrigation et le manuel des procédures administratives, financières et comptables du projet ont été respectées, à l’exception du délai indiqué dans les clauses contractuelles pour fournir le rapport d’audit au FIDA. En effet, l’article V, section 5.2, paragraphe b) de l’accord de prêt stipule ce qui suit : ‘’l’emprunteur fait procéder chaque année fiscale à l’audit des comptes relatifs au Projet par les auditeurs selon les Normes internationales d’audit et présente une copie certifiée du rapport d’audit à l’institution coopérant dans les six mois suivant la fin de l’année fiscale concernée’’. II.2.-Rapport sur les états financiers et les comptes spéciaux Le tableau des ressources et Emplois, l’État des rapprochements des comptes spéciaux, l’État de l’investissement du projet ont été vérifiés par la firme Turnier pour l’exercice terminé le 30 septembre 2014. De cette vérification, il en ressort, d’une part, un montant de 72,907.00 dollars présenté comme écart au niveau du compte spécial du FIDA qui ne peut être expliqué par l’UCP, par conséquent ce montant n’a pas été validé par la firme. D’autre part, en ce qui a trait au compte spécial de l’OPEP, l’état de rapprochement bancaire relatif à ce compte présente fidèlement la situation financière. Ainsi, la firme émet une opinion avec réserve, car la Direction du projet n’a pu expliquer l’écart de 72,907.00 dollars figurant dans le rapprochement du compte spécial FIDA au 30 septembre 2014. Après rapprochement des différentes transactions effectuées sur le compte spécial FIDA, un surplus de 1,147,562.23 dollars apparait comme dépenses sur le compte. Cependant, 6 % de ce montant, soit 72,907.00 dollars ne peuvent être expliqués par l’UCP. II.3.-Rapport sur le contrôle interne La firme a examiné le système de contrôle interne mis en place pour la gestion du projet dans le but de s’assurer que les états financiers sont exempts d’inexactitudes importantes et non pour donner un avis sur l’efficacité du système de contrôle interne. Ainsi, les résultats des tests ont révélé des cas de non-conformité avec les procédures légales et réglementaires. À cet effet, des recommandations ont été formulées en vue d’apporter des améliorations aux systèmes et procédures en places. Néanmoins, la Firme a souligné que certaines recommandations formulées dans le rapport d’audit de l’exercice terminé le 30 septembre 2013 n’ont pas encore été mises en application par l’UCP. De manière spécifique, les recommandations de l’exercice terminé au septembre 2014 portent sur les constats qui suivent :  PASSATION DE MARCHÉS Non-respect de certaines procédures relatées dans le document d’appel d’offre et le manuel d’opération du projet. - Trois jours de retard dans l’ouverture des plis pour le marché des études du projet d’irrigation de Maurasse. - Les rapports d’analyse des offres ne comportent pas de date. - Dans le cadre du contrat de gré à gré pour l’OPG du Nord-ouest, la firme Turnier ne retrouve pas de procès-verbal de négociation. Par rapport à ces anomalies retrouvées dans le processus de passation de marchés, deux (2) risques ont été identifiés : Risque de modification au niveau des plis et risque d’augmentation des coûts du projet par rapport au budget. Afin d’éviter toute suspicion dans les procédures de passation de marchés, la Firme recommande à l’UCP d’appliquer toutes les clauses dans leur intégralité. L’UCP se charge d’apporter les corrections nécessaires.  CONTRAT AVEC LES ASSOCIATIONS Absence de statut légal des associations avec lesquelles l’UCP a signé des contrats. Lors de la signature des contrats, l’UCP n’a pas exigé des organisations les documents légaux provenant du Ministère des Affaires Sociales ou des autorités locales. Cette anomalie peut empêcher l’UCP de régler un conflit en cas de litige. Ainsi, il est recommandé l’UCP de corriger cette anomalie. L’UCP signale que dans le processus d’accompagnement des organisations communautaires, le projet ne contraint pas les petites entreprises au statut légal. Ainsi, l’opérateur géographique a pour mandant, entre autres, d’appuyer ces organisations communautaires dans la structuration et la légitimation de leurs entreprises.  DÉPASSEMENTS BUDGÉTAIRES Existence de dépassement budgétaire pour certaines lignes budgétaires. L’UCP ne détient pas un rapport de suivi budgétaire qui permet de suivre l’évolution du budget pour l’exercice, c'est-à-dire les activités réalisées au niveau des rubriques et des composantes du budget. Faute de ce document, la firme a constaté des dépassements pour trois (3) rubriques du budget : « a) équipements pour aménagement, b) travaux, c) études, formation et assistance technique ». Cet état de fait peut porter les bailleurs de fonds à se questionner sur les dépenses excédentaires. Ainsi, il est suggéré à l’UCP de préparer un rapport de suivi budgétaire périodique afin de contrôler l’affectation des dépenses. L’UCP informe qu’un plan de travail et Budget est élaboré depuis le 31 mars 2015 pour la période de mars à septembre 2015. C’est un tableau de bord financier qui permet de suivre le flux des décaissements effectués sur chaque ligne et composante dans le but d'éviter tout dépassement budgétaire.  PAYROLL DU PERSONNEL Difficultés à rapprocher les feuilles de paie avec le Grand Livre. Lors du rapprochement des feuilles de paie avec le grand livre, la firme a constaté que certains noms figurant au grand livre ne se retrouvent pas dans les feuilles de paie. Ce problème engendre un risque de mauvaise évaluation des dépenses de salaire ne permettant pas de réaliser une analyse desdites dépenses. Avec l’appui de l’institution internationale chargée de la gestion fiduciaire et administrative, l’UCP apportera les corrections nécessaires dans le processus de payroll du personnel du projet.  TAUX DE CONVERSION Toutes les transactions ne sont pas comptabilisées avec le taux du dernier virement de FIDA. Lors de la vérification, la firme a constaté que toutes les transactions ne sont pas comptabilisées en gourdes sur le système, ce qui engendre un gain ou (perte) de change de 40.980.00 USD dans les états financiers. Le non-respect de cette procédure risque de surévaluer ou de sous-évaluer les charges. Pour cet aspect, l’UCP n’a fourni aucune explication.  COMPTE UNIQUE DU MARDNR Inexistence d’un compte unique pour la gestion des fonds de financement du projet (Fonds octroyé par l’État haïtien). Le MARDNR a fermé les comptes bancaires des projets liés aux financements du Gouvernement Haïtien afin d’utiliser un compte unique pour tous les projets du MARDNR. Ceci empêche de contrôler les transactions financières liées spécifiquement à chaque projet. L’UCP doit discuter de ce problème avec la MARDNR afin que ce ministère puisse réviser cette politique. L’UCP se charge d’entamer les discussions avec le MARDNR et le MEF en vue de rendre actifs les comptes sur le financement GOH.  MOUVEMENT INTER FONDS Le mouvement inter fonds ne facilite pas une gestion adéquate des fonds disponibles du projet. L’UCP continue d’effectuer des transactions d’inter fonds entre les comptes FIDA, OPEP et le GOH. Cette pratique ne facilite pas le rapprochement du solde du fonds avec celui de l’encaisse et ne permet pas d’établir le rapprochement du compte spécial. D’après l’UCP, les mouvements d’inter fonds ont été autorisés par une mission du FIDA, cependant les décaissements réalisés sur le financement GOH devraient être remboursés par le FIDA après la levée des sanctions.  COMPTABILISATION DES DÉPENSES Non-enregistrement des dépenses effectuées sur la fiche Demande de Retrait de Fonds (DRF) du FIDA pour paiement et justification. Pour la période d’octobre 2013 à septembre 2014, un montant de 2,007,139.00 dollars a été comptabilisé comme dépenses dans les livres du projet, toutefois, il n’a pas été enregistré dans une feuille de Demande de Retrait de Fonds pour remboursement et justification au FIDA. Cette situation entraine du retard dans les activités du projet engendré par un retard dans les demandes de remboursement. Face à ce mode de gestion, l’UCP prend la responsabilité de soumettre les feuilles de DRF au FIDA pour remboursement. III.- LIMITES L’analyse du rapport par l’IGF a fait face à de nombreuses contraintes dont l’absence de documents pertinents tels que :  Le document de Projet.  Les accords de prêt entre le Gouvernement Haïtien et le FIDA, entre le Gouvernement haïtien et l’OPEP.  Les états financiers du projet.  Les manuels de procédures administratives, financières et comptables du projet. De plus, la méthodologie de travail de la Firme Turnier serait nécessaire dans la mesure où cela permettrait à l’IGF d’apprécier les modalités d’approche et de vérifier si tous les aspects comptables, administratifs et légaux ont été pris en compte par la firme pour réaliser cette vérification financière. Aussi, les responsables de l’UCP et du projet n’ont pas été rencontrés. IV.- AVIS Tenant compte des limites évoquées ci-dessus, l’IGF ne dispose pas d’éléments probants lui permettant de fournir un avis motivé sur le rapport. Par ailleurs, conformément aux normes internationales de vérification et selon les directives des différents bailleurs, la Firme Turnier estime que les états financiers ne présentent pas d’anomalies considérables pouvant affecter de façon significative les états financiers. V.- CONCLUSION Le Ministre de l’Économie et des Finances, conformément au Décret du 17 mars 2006, a sollicité l’expertise de l’IGF afin de donner un avis motivé sur le rapport de vérification des états financiers du projet de développement de la Petite Irrigation PPI-II réalisés par la Firme Turnier. Ainsi, le travail de l’IGF porte exclusivement sur les informations contenues dans le rapport. Le projet de développement de la Petite Irrigation PPI-II, placé sous tutelle du MARDNR a pour objectif principal d’accroître de manière durable les revenus et d’améliorer les conditions de vie des ménages ruraux pauvres, en particulier ceux des groupes les plus vulnérables dans les départements du Nord-est, du Nord-ouest et du Centre. Les résultats de la vérification portent sur les clauses contractuelles et comptables, sur les états financiers et les comptes spéciaux, et sur le contrôle interne. De cette vérification, il en ressort un écart de 72,907.00 dollars non justifié figurant dans le solde du Compte Spécial FIDA. En outre, certaines faiblesses relatives au contrôle interne doivent-être corrigées par la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport en vue d’améliorer la gestion du Projet de développement PPI-II. Cependant, l’IGF ne disposant pas d’informations pertinentes pour approfondir les analyses, n’est pas en mesure de fournir un avis sur le rapport de vérification produit par la Firme Turnier. Toutefois, cette analyse succincte permettra au Ministre de l’Économie et des Finances d’avoir une idée globale sur le rapport produit par la firme. Par ailleurs, l’IGF conformément à ses missions et attributions, demeure disponible pour toute autre consultation pouvant permettre au Ministre d’améliorer la gestion ou d’attester de la viabilité du projet de Développement de la Petite Irrigation PPI-II.