(2015-03) IGF, résumé de mission (mars 2015) : Suivi des recommandations des missions précédentes aux postes comptables des directions départementales du mef

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES MISSIONS PRECEDENTES AUX POSTES COMPTABLES DES DIRECTIONS DEPARTEMENTALES DU MEF Page 1|5 Mars 2015 SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES MISSIONS PRECEDENTES AUX POSTES COMPTABLES DES DIRECTIONS DEPARTEMENTALES DU MEF CONTEXTE ET OBJECTIFS Suite aux différentes missions d’audit administratif menées aux Postes Comptables tant au niveau central qu’au niveau départemental au cours des exercices allant de 2009 à 2011, l’IGF inclut dans sa programmation annuelle de l’exercice 2014-2015 des missions de suivi des recommandations de ces différentes missions. Cette intervention s’inscrit dans le cadre des efforts constants visant à mieux structurer les Postes Comptables en vue d’une gestion saine des deniers publics. L’objectif principal de cette intervention est le suivant : "Apprécier le degré de mise en œuvre des recommandations formulées tout en analysant les difficultés, ainsi que leur applicabilité et leur pertinence". PORTÉE DE LA MISSION Cette mission de suivi porte sur toutes les recommandations formulées par l’IGF à travers les différents rapports de missions menées sur l’ensemble des Postes Comptables. Les recommandations suivies concernaient les aspects suivants :        L’existence et l’utilisation d’instruments (légaux, administratifs, comptables, etc.) par le Comptable Public dans le cadre de son travail ; Le traitement des réquisitions ; La tenue de la comptabilité ; Le contrôle de conformité et de régularité exercé ; Le respect strict des procédures comptables ; Les risques liés à l’exécution des activités ; Le type et la fréquence des rapports produits par le Comptable Public. MÉTHODOLOGIE Dans le cadre de cette mission de suivi des recommandations issues de l’audit des Postes Comptables, l’équipe de mission a opté pour la méthodologie traditionnelle qui comprend les trois (3) phases suivantes : 1. Planification de la mission de suivi Cette phase consiste à s’enquérir sur les différentes recommandations formulées ainsi que leur degré de mise en œuvre. Ainsi, afin de tester la mise en œuvre effective des recommandations au niveau des dix (10) départements, l’équipe de mission a intégré deux Postes Comptables non encore audités par l’IGF (les départements de l'Artibonite et du Sud-Est). 2. Réalisation de l’audit Au cours de cette phase, l’équipe de mission s’est donné pour tâche de réaliser les étapes suivantes :  Collecte d’informations auprès de la Coordination des Comptables Publics sur les avancées de la mise en œuvre des recommandations ; Page 1|5 SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES MISSIONS PRECEDENTES AUX POSTES COMPTABLES DES DIRECTIONS DEPARTEMENTALES DU MEF  Corroboration et analyse des informations collectées. 3. Restitution des informations Cette phase est scindée en deux étapes :  Rédaction du rapport Intérimaire Les informations collectées sont traitées et analysées en vue de fournir des éléments nécessaires à la rédaction du rapport intérimaire. Ce rapport intérimaire est un document non définitif qui est généralement envoyé aux audités en vue de la validation des constats. Implicitement, cette pratique admet une éventualité de réaction des audités.  Rédaction du rapport final Suite à la validation des constats ou aux éventuelles réactions des audités, l’équipe de mission élabore le rapport final. PRÉSENTATION DES STRUCTURES DE POSTES COMPTABLES PUBLICS Dans le cadre de la mission de suivi des Postes Comptables du MEF, l’équipe de mission a visité sept (7) Postes Comptables au niveau des départements du Nord, du Nord-Est, du Centre, de l’Artibonite, de la Grand’Anse, du Sud-Est et de l’Ouest. Le PC de l’Ouest, dont le mode de fonctionnement diffère de celui des PC au niveau départemental, comprend les structures suivantes :    Le bureau logeant le Comptable Public Principal ; Le bureau du Comptable Public principal Adjoint et le Service de la Comptabilité ; Le Service des Dépenses. PRÉSENTATION DES RECOMMANDATIONS FORMULÉES PAR L’IGF Conformément aux prescrits du décret du 17 mars 2006 définissant le cadre des interventions de l’Inspection Générale des Finances, plusieurs missions d’audit de Postes Comptables du MEF ont été menées entre les exercices 2009-2011. Ces missions ont permis de diagnostiquer l’organisation et le mode de fonctionnement des PC conformément aux textes légaux les régissant. Suite aux différentes analyses, des recommandations visant à corriger les irrégularités constatées ont été formulées à l’attention des concernés. Ces recommandations, au nombre de quatorze (14), concernent les thèmes suivants :       Les instruments de Contrôle. La tenue de la Comptabilité. Le contrôle de conformité et de régularité. Le traitement des réquisitions. Les instruments de suivi mis en place. La fréquence des rapports administratifs et techniques. Page 2|5 SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES MISSIONS PRECEDENTES AUX POSTES COMPTABLES DES DIRECTIONS DEPARTEMENTALES DU MEF  La structure de contrôle interne des Postes Comptables. Cette présente mission de suivi vise l’évaluation de l’application effective desdites recommandations prescrites et validées par les audités, en vue de jauger les actions correctives posées à date. MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS PAR LES AUDITES La mise en application des quatorze (14) recommandations issues des rapports d’audit des Postes Comptables du MEF ainsi que les résultats y relatifs ont été effectivement évalués au cours de cette mission de suivi. L’équipe de mission a questionné la pertinence des recommandations adoptées et le degré de résolution des problèmes qui étaient posés. Pour les recommandations non considérées, l’intérêt était porté sur les difficultés et les contraintes de mise en œuvre, aussi bien que l’applicabilité et la pertinence de ces dernières. Suite aux analyses, seulement trois (3) recommandations (soit 21%) sont totalement appliquées ; quatre (4) (soit 29%) sont partiellement appliquées et les sept (7) autres (soit 50%) ne sont pas mises en œuvre. Ces résultats prouvent une faible considération des préconisations de l’IGF dans ses précédents rapports, bien que celles-ci aient été acceptées par les audités. De plus, aucun plan opérationnel accompagnant les instruments de suivi intégrés dans ces rapports n’a été retrouvé au cours de cette mission de suivi. Cette situation démontre un manque d’implication des acteurs concernés tels que : le Ministre du MEF, la Direction Générale du MEF, la Direction Générale du Budget, la Direction du Trésor, les CP eux-mêmes. LIMITES Cette mission de suivi des recommandations des différents rapports d’audit des Postes Comptables du MEF a été une réussite. Toutefois, l’équipe de mission a dû faire face à certaines difficultés entravant le bon déroulement de la mission. En effet, suite au blocage des routes d’accès au niveau du Nord-Est et du Sud’Est, le calendrier d’exécution a été adapté aux circonstances du moment. Entre autres, des documents essentiels à la vérification de l’application de certaines recommandations n’ont pas pu être collectés à cause du caractère confidentiel et interne au Corps des Comptables Publics qu’ils présentent. CONCLUSION Cette mission s’inscrit dans une dynamique de suivi de l’application des quatorze (14) recommandations prescrites et dans un souci de réajustement de ces dites recommandations. Ainsi, l’équipe de mission s’est attelé à recueillir des informations relatives au(x) / à la :     Degré de mise en œuvre des recommandations ; Pertinence des recommandations par rapport à l’évolution de la situation ; Contraintes et difficultés rencontrées dans la mise en œuvre des recommandations ; Risques liés à la non prise en compte des recommandations. Suites aux analyses, l’équipe de mission constate la prise en compte de sept (7) des quatorze (14) recommandations prescrites aux audités, dont trois (3) ont été totalement appliquées et Page 3|5 SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES MISSIONS PRECEDENTES AUX POSTES COMPTABLES DES DIRECTIONS DEPARTEMENTALES DU MEF quatre (4) partiellement mise en œuvre (soit un total de 50%), dans les précédents rapports couvrant la période allant de 2009 à 2011. Cette mise en œuvre partielle évoque notamment un manque de moyens et un manque d’implication de plusieurs acteurs clés qui sont appelés à conjuguer ensemble leurs efforts en vue de l’application pleinement réussie des recommandations. Cette mission de suivi témoigne du dévouement de l’IGF à accompagner les structures de Postes Comptables dans une optique d’efficacité du travail des CP dans le circuit des dépenses de l’Etat. Page 4|5