IGF, résumé de mission : Audit de la Loterie de l'État Haïtien

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ Audit De La Loterie De L’état Haitien AUDIT DE LA LOTERIE DE L’ÉTAT HAITIEN En date du 19 septembre 2014, l’Inspection Générale des Finances s’est vu confier expressément une mission d'audit de la Loterie de l'État haïtien (LEH), « organisme d'État autonome jouissant de la personnalité civile » placée sous la tutelle du Ministre de !'Économie et des Finances. De cette requête. l'IGF devait me/Ire à la disposition des décideurs les éléments de diagnostic assortis de recommandations susceptibles d'éclairer les nouvelles orientations qui seront définies dans un effort de modernisation globale du secteur à travers une réforme en profondeur de la Loterie de l'État Haïtien. À ce titre, la mission d'audit devrait être exécutée à travers deux modules : Analyse de l'environnement interne de la LEH et Analyse du secteur des jeux de hasard en Haïti. Le module 1, concerné par la présente, réalisé du 20 novembre au 05 décembre 2014, a pour objectif d’Apprécier la gestion de la Loterie de l'État Haïtien (LEH) et sa capacité à remplir ses missions. Pour atteindre cet objectif, l'équipe de mission a procédé aux : - rencontres avec les acteurs concernés ; - entretiens avec les cadres des différentes structures de la LEH dans le but de comprendre le mode d'organisation et d'opérationnalisation de l'institution (gestion des ressources humaines, matérielles et financières) ; - consultations des documents permettant de corroborer les informations préliminaires collectées lors de la phase de préparation. Au terme de ce 1er module, l'équipe a pu dresser certains constats et proposer des visant l'amélioration de la gestion interne de la LEH dans le court, moyen et long terme. Page 1 of 6 AUDIT DE LA LOTERIE DE L’ÉTAT HAITIEN Constats 1.La LEH, limitée par ses moyens légaux et financiers dans la mise en œuvre de ses missions. Risques Recommandations Période de mise en œuvre Structure organisationnelle et Missions de la LEH - Doter la LEH d’un cadre légal l'habilitant à réguler et exploiter le secteur des jeux de hasard. De plus, confirmer le cadre légal avec le cadre de - Légalité des actes fonctionnement des OA/EP, notamment dans la - Conflit d'intérêt composition du Conseil d'Administration et les - Continuité des modalités de nomination des cadres. Opérations 3. Conseil d'Administration dysfonctionnel Non-harmonisation de 4. Absence de Plan stratégique adapté et l'orientation de la LEH faiblesses du contrôle de tutelle. 5. Absence de procédures formalisées Difficultés dans la maitrise, le contrôle et la supervision des opérations de l'Institution À Court terme : 12 mois 2. Écart entre la réalité structurelle de la LEH et l'organigramme non vulgarisé. Confusions défavorables au fonctionnement de la LEH - Dissocier les activités de régulation de celles d’exploitation. - Mettre à jour et vulgariser l'organigramme afin de faciliter la compréhension de l'entité par les employés et les relations entre les différentes directions. - Nommer les 2 Conseillers, prévus par les textes, à titre provisoire, pour rendre effectif et opérationnel le Conseil d'Administration de la LEH. - Réviser et formaliser les procédures existantes en tenant compte de la nouvelle structuration de la LEH. - Identifier, formaliser et divulguer les procédures pour les opérations de la LEH qui sont dépourvues. - Procéder à la répartition des tâches en fonction des ressources disponibles à travers un document formel approuvé par le Directeur Général et vulgarisé au sein de l'entité. Page 2 of 6 AUDIT DE LA LOTERIE DE L’ÉTAT HAITIEN Constats Risques Recommandations Période de mise en œuvre Gestion des ressources humaines 1. Des pratiques de recrutement non Partialité Formaliser les processus de recrutements formalisées 2. Modalités d'octroi de certaines 5. La non-utilisation de l'appareil Usage abusif des congés par - Élaborer une nouvelle forme de demande de les employés Congé prenant en compte le visa du Supérieur hiérarchique immédiat et la Direction Administrative ainsi que l'approbation de la Direction Générale. Fort taux d'absentéisme - Prendre des dispositions pour rendre fonctionnelle le« Finger Print ». Non atteinte des objectifs Définis - S'assurer de l’utilisation du budget de la LEH dans le cadre de sa gestion. Pertes financières pour la - Garantir la régularité des dépenses de la LEH LEH notamment le paiement des contrats, le versement À Court terme : 12 mois électronique « Finger Print » ne permet pas un contrôle fiable des présences Gestion des ressources financières 1. Le budget de la LEH est élaboré annuellement mais n'est pas prise en compte lors de l'exécution des dépenses. 2. Paiement des avances sur certains contrats avant l'approbation de la Cour - - Définir les modalités d'attribution des primes, des frais, des carburants et des cartes téléphoniques. - Souscrire une police d'assurance pour les employés de la LEH conformément au décret du 18 février 1975 sur l'Assurance Maladie-maternité. À Court terme : 12 mois rétributions non formalisées 3. la non-inscription des employés de la LEH au régime d'assurance-santé de l'OFATMA est contraire aux prescrits légaux et ne favorise pas leur accès aux soins de santé. 4. Déficit de contrôle hiérarchique dans l'octroi des congés. Favoritisme, Subjectivité Page 3 of 6 AUDIT DE LA LOTERIE DE L’ÉTAT HAITIEN Constats Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif (CSC/CA). 3. Les prélèvements collectés sur les salaires et les contrats, non reversés aux instances concernées, constituent une irrégularité. 4. Les faiblesses relevées dans la justification de certaines dépenses peuvent avoir des conséquences négatives sur l'optimisatio11 des ressources. 5. La répartition des quotas sur la vente des carnets de borie/le s'effectue sur le prix de vente et non sur la marge bénéficiaire 6. La veule de fiches de borie/le : une opération dont les risques et les impacts sont élevés pour la LEH mais non contrôlée par cette dernière Risques Recommandations Période de mise en œuvre régulier des prélèvements fiscaux à la DGI et l'existence de pièces justificatives appropriées. Perte de crédibilité auprès des institutions de prélèvement Gaspillage des ressources Difficulté pour renouveler les stocks - Redéfinir les termes de l’article 7 de l'accord en établissant la répartition sur la marge brute et non sur le produit de la vente. Aussi, il faudrait fixer la répartition en pourcentage au lieu de montant fixe. Augmentation des créances irrécouvrables - Vendre les fiches aux tenanciers en lieu et place des banques. Ce choix permettrait de diminuer les charges de ventes (carburants, frais de déplacement...), aussi de réduire l'éventail des clients, par ricochet de réduire le risque de créances douteuses 7. Le contrôle exercé sur la disponibilité de Engagement (signature) - Certifier la disponibilité des fonds par le visa fonds est affaibli par la manière dont il des dépenses par le préalable du Comptable en chef est mis en œuvre. Page 4 of 6 AUDIT DE LA LOTERIE DE L’ÉTAT HAITIEN Constats Risques Recommandations Période de mise en œuvre - Redéfinir le cadre de coopération avec I’ANTB en précisant notamment les responsabilités respectives tout en mettant l'accent sur les risques financiers. À moyen terme : 24 mois Directeur Général sans que les fonds soient disponibles 8. Les difficultés de l'ANTB dans le recouvrement des produits de vente de fiches diminuent les produits d'exploitation de la LEH. Gestion des ressources matérielles 1. La grille d'analyse, un outil important, mais susceptible d'amélioration 2. L'absence d'un fichier centralisant les opérations d'achat ne facilite pas la production de rapports et le suivi des opérations Désaffectation matériels l'autorisation responsables 3. Un espace de stockage sécurisé, mais présentant des risques considérables. Détérioration des matériels stockés 4. Les mécanismes utilisés pour la gestion du stock de fourniture de la LEH sont appropriés, mais méritent d'être formalisés et informatisés. . 5. Les espaces utilisés pour stocker les fiches de borlette comportent des risques importants. Non-exhaustivité des informations Perte de fiches de borlette Disposer d'un lieu d'entreposage pour les fournitures pour une meilleure conservation. Utiliser des outils informatiques dans la gestion du stock, notamment pour l'enregistrement des opérations et la production de rapport. Entreposer les fichiers de borlette dans des espaces sécurisés et dont l'accès est réservé à des personnes autorisées À Court terme : 12 mois Exprimer le critère« prix » en une seule unité monétaire et intégrer la rubrique« patente valide » comme l'un des critères de choix. des Mettre en œuvre un système sans d'enregistrement des achats et des produire périodiquement des rapports d'activités. Page 5 of 6 AUDIT DE LA LOTERIE DE L’ÉTAT HAITIEN Constats 6. Le transfert des fiches de borlette à l'ANTB n'est pas justifié par des documents administratifs. 7. L'affectation des matériels est réalisée sans l'utilisation de document administratif et les informations y relatives ne figurent dans aucun rapport périodique. 8. La codification des matériels au sein de la LEH ne facilite pas leur identification et leur traçabilité. 9. Les difficultés de la LEH à assurer l'entretien des véhicules Risques Recommandations Période de mise en œuvre - Utilisation abusive des - Préparer un document dûment signé par le fiches de borlette responsable de la Direction commerciale autorisant le transfert des fiches à I 'ANTB ; préciser dans ·le - Détournement de stock document la quantité de fiches à transférer. Préparer un bon de sortie des fiches dûment signé par I' Agent de la Direction commerciale qui assure la livraison. Désaffectation des - Faire en sorte que toute sortie de matériels et matériels sans équipements du stock soit retracée. l'autorisation des responsables Inexactitude des inventaires - Utiliser un sigle plus spécifique pour identifier les matériels informatiques. Par exemple : ORD pour désigner les ordinateurs, IMP pour les imprimantes, etc. Détérioration prématurée - Mettre à la disposition des Services Généraux des moyens lui permettant de réaliser l'entretien régulier des matériels en utilisation. En dépit des limites rencontrées dans la conduite de l'audit, l'analyse des données sur le mode d'organisation et de gestion de la Loterie de l'État Haïtien (LEH) a permis d'identifier des faiblesses administratives et organisationnelles susceptibles de handicaper son fonctionnement. Ces difficultés concernent, entre autres, le dysfonctionnement du Conseil d'Administration. L’absence de cadre légal et de procédures formalisées, le manque de moyens financiers. Page 6 of 6