(2011-01) IGF, résumé de mission (janvier 2011) : Audit du Poste Comptable affecté au Bureau du Premier Ministre Rapport final audit du Poste Comptable affe

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ Audit du Poste Comptable affecté au Bureau du Premier Ministre Rapport final audit du poste comptable affecté au Bureau du Premier Ministre RÉSUMÉ DU RAPPORT FINAL DE L’AUDIT DU POSTE COMPTABLE AFFECTÉ AU BUREAU DU PREMIER MINISTRE CONTEXTE ET OBJECTIFS L’inspection Générale des Finances (IGF), instance de contrôle interne de l’Administration Publique Haïtienne, a compétence légale de procéder à l’audit de tout comptable de deniers publics du territoire haïtien. Par ailleurs, en regard de ses attributions légales et conformément à sa programmation annuelle ainsi que les engagements de l’Etat Haïtien vis-à-vis de la Communauté internationale sur la question d’aide budgétaire, particulièrement le volet « Contrôle et Audit », l’IGF a réalisé une série de missions d’audit inopinées au niveau des Postes Comptables de l’aire métropolitaine dont celui du Bureau du Premier Ministre (BPM), du 19 au 24 janvier 2011. Cette mission d’audit, qui s’identifie aux actions de renforcement de la gestion publique haïtienne, s’inscrit dans une logique d’accompagnement du Poste Comptable du BPM et vise spécifiquement à:       Encourager le respect du cadre juridique de la Comptabilité Publique. Vérifier l’utilisation des instruments de contrôle et de suivi au niveau du Poste Comptable. S’assurer de l’harmonisation du système de contrôle de l’exécution des dépenses de l’Etat. Contrôler le système d’archivage des dossiers financiers. Etablir des canaux formels de communication entre l’IGF et le Poste Comptable. Evaluer l’impact du rôle exercé par le Comptable Public eu égard aux objectifs définis par l’Etat haïtien dans sa politique de renforcement des instruments de gestion des Finances Publiques. PORTEE DE LA MISSION Cette mission d’audit porte essentiellement sur les éléments suivants : 1. Les instruments (légaux, administratifs, comptables) que le Comptable Public utilise dans l’exercice de ses fonctions ; 2. L’existence d’une structure de contrôle à la Direction du Trésor Public pour la coordination des Comptables Publics ; 3. Les procédures comptables mises en place au niveau du Poste Comptable ; 4. Les contrôles de conformité et de régularité exercés par le Comptable Public dans l’exécution des dépenses du BPM ; 5. Les rapports produits par le Comptable Public ; 6. L’évaluation de l’application du système comptable. Page 2 of 7 Rapport final audit du poste comptable affecté au Bureau du Premier Ministre MÉTHODOLOGIE La méthodologie adoptée dans le cadre de cette mission tient compte des phases suivantes : 1. 2. 3. 4. Planification de la mission ; Réalisation de l’audit ; Rapport d’audit ; Suivi et évaluation des recommandations. CADRE DE FONCTIONNEMENT ET PRESENTATION DU POSTE COMPTABLE Le Poste Comptable fonctionne en vertu de certains textes légaux dont les principaux sont :        La Constitution de 1987 ; La loi sur l’hypothèque légale ; La loi portant déclaration de patrimoine par certaines catégories de personnalités politiques, de fonctionnaires et autres agents publics ; Le décret sur la préparation et l’exécution des lois de finances ; L’arrêté portant règlement général de comptabilité publique ; L’arrêté portant statuts particuliers des trois corps professionnels ; Les règlements internes (Plan Comptable Général de L’Etat, Nomenclature des dépenses budgétaires de l’Etat, et autres...). Le Poste Comptable affecté au BPM est sous la responsabilité du Comptable Public M. Henry Claude GAUDA qui traite exclusivement les opérations budgétaires du BPM et de certaines institutions publiques placées sous la tutelle de celui-ci. Il s’agit du (de la) :       Conseil de Modernisation des Entreprises Publiques (CMEP) Commission Nationale de Lutte Contre la Drogue (CONALD) Bureau de l’Ordonnateur National (BON) Commission Nationale de Passation de Marchés (CNMP) Bureau de Gestion des Militaires Démobilisés (BGMD) Conseil Supérieur de la Police Nationale (CSPN) Les matériels et équipements du Poste Comptable se résument à : Un classeur à quatre (4) tiroirs, un ordinateur complet, un bureau complet et un réfrigérateur. Ces matériels et équipements sont attribués au Poste Comptable par le Bureau du Premier Ministre. Il importe cependant de mentionner que les sceaux du Comptable Public proviennent directement de la Direction du Trésor Public. Page 3 of 7 Rapport final audit du poste comptable affecté au Bureau du Premier Ministre CONSTATATIONS ET ANALYSES Les constatations et analyses sont effectuées à partir des informations collectées lors de la phase terrain sur les éléments constitutifs du travail du Comptable Public dont la structure de contrôle des Comptables Publics, les instruments de contrôle utilisés, la tenue de la comptabilité, le contrôle de conformité et de régularité, le traitement des réquisitions et les instruments de suivi utilisés.  La Coordination des Comptables Publics désigne la structure de contrôle du corps des Comptables Publics (CP) car elle assure la supervision des activités dudit corps et veille ainsi à son bon fonctionnement. Cependant, la réalité observée au niveau du Poste Comptable affecté au BPM témoigne de certains manquements quant à l’accomplissement de sa mission. A titre d’illustration : o Les équipements et matériels du Poste Comptable du BPM proviennent de l’administration du BPM, ce qui risque d’influer négativement le degré d’indépendance du CP. o L’absence de Manuel de procédure intensifie les risques de non détection inhérents quant au respect des normes et règlements par le corps des CP. o L’approche conjoncturelle des interventions de la Coordination ne permet pas de prévenir les risques inhérents sur l’efficacité du dispositif de contrôle. o La non prise en compte des Comptables Publics affectés aux Institutions Publiques Territorialement Déconcentrées par les réunions hebdomadaires amplifie le risque de non contrôle des activités de l’ensemble des CP. Par ailleurs, la coordination s’assure que les Comptables Publics transmettent leurs rapports comptables mensuels et annuels à la CSCCA.  Les instruments de contrôles utilisés par un Comptable Public sont de deux catégories : le cadre légal de la comptabilité publique et les documents comptables. Selon les constats, le Comptable Public ne dispose pas de certains textes légaux (Ex : la loi sur l’Hypothèque légale) et n’appréhende pas totalement le cadre légal de la comptabilité publique. De plus, les documents comptables requis sont quasi inexistants au niveau du Poste Comptable. Le seul document comptable type identifié se résume aux réquisitions. Conséquemment, cette situation contribue à l’intensification des risques inhérents au contrôle interne dudit Poste Comptable.  Le système comptable en application au sein du Poste Comptable présente certaines faiblesses (Ex : inexistence de documents comptables) qui problématise la tenue de la comptabilité, telle que prescrite par l’article 24 de l’arrêté portant règlement général de la comptabilité publique. Le système comptable existant est pratiquement non opérationnel. Tout ceci favorise l’augmentation des risques de non détection et de non contrôle au sein du Poste Comptable. Page 4 of 7 Rapport final audit du poste comptable affecté au Bureau du Premier Ministre  L’analyse de l’application avérée des opérations de contrôle de conformité et de régularité est effectuée sur deux groupes d’échantillons. L’un concerne les dépenses de fonctionnement et l’autre les dépenses sur comptes courants. L’échantillon issu du budget de fonctionnement comporte quatre-vingt-dix-huit (98) réquisitions et celui des comptes courant compte vingt-deux (22) bordereaux de décaissement répartis entre les articles 1 à 4, puis 7 et 9 de la nomenclature des dépenses budgétaires. Cette analyse révèle d’une part l’existence de laxisme dans l’application desdits contrôles par le Comptable Public. D’autre part, une certaine similarité de ces défaillances soulevées. A titre d’exemples, citons : l’absence de pièces justificatives du service fait, le non-respect des trois pro-forma, l’absence de mémo explicatif et la mauvaise imputation.  Le traitement des réquisitions s’effectue à travers le mécanisme de contrôle sur pièces et de l’attribution du visa par le Comptable Public. Cependant, faute de rapports indicatifs, l’évaluation de la performance du Comptable Public dans le traitement des réquisitions s’est révélée assez difficile. Toutefois, la moyenne journalière des réquisitions traitées ainsi que l’archivage de celles-ci sont quelque part des points forts détenus par le Poste Comptable.  Les instruments de suivi se révèlent être un outil privilégié dans l’évaluation de la performance du Poste Comptable en termes de résultat et de pertinence des procédés adoptés. Cependant, le Poste Comptable sous étude ne dispose d’aucun outil de suivi, ce qui ne favorise aucune évaluation de performance de celui-ci. LIMITES Les limites ou contraintes ayant constitué un obstacle au déroulement normal de la mission d’audit sont :  L’absence du Comptable Public le 19 Janvier 2011, date de début de l’audit, qui a évidemment engendré un retard dans la programmation de la phase terrain ;  L’inexistence de rapports et de documents comptables dans l’organisation du Poste Comptable qui a constitué un obstacle à l’évaluation effective dudit Poste ;  La non disponibilité des originaux des réquisitions sur place qui a limité la capacité de l’équipe de mission de procéder à l’inspection d’évaluation portant sur les visas et les dates de cheminement de la réquisition.  L’impossibilité pour l’équipe de mission de connaître le nombre de réquisitions traitées par le Comptable Public qui a impacté directement sur la représentativité de l’échantillon des réquisitions collectées. Page 5 of 7 Rapport final audit du poste comptable affecté au Bureau du Premier Ministre AVIS Compte tenu des faiblesses identifiées, l’IGF émet un avis réservé avec nécessité de redressement. Toutefois, les défaillances décelées lors du déroulement de la mission sont mises en exergue dans la perspective du renforcement du Poste Comptable. Par ailleurs, des mesures correctives sont proposées en vue de redresser les défaillances identifiées, et ainsi améliorer la performance générale du Comptable Public dans l’exercice de ses fonctions. RECOMMANDATIONS Les recommandations produites dans le cadre de cette mission visent à corriger les défaillances relevées au niveau du fonctionnement du Poste Comptable. Elles concernent les éléments suivants : 1. Le contrôle de conformité et de régularité et le traitement des réquisitions o Le Comptable Public devrait appliquer avec beaucoup plus de rigueur et de standardisation les opérations de contrôle de conformité et de régularité lors du traitement des différents dossiers. 2. Les instruments de contrôle utilisés o Le Poste Comptable devrait être doté d’un système informatique facilitant un contrôle plus fondé sur certains dossiers ; o Le Comptable Public devrait disposer et être édifié de l’ensemble des outils réglementant le système de la Comptabilité Publique Nationale. 3. Les instruments de suivi utilisés par le Poste Comptable o Le Poste Comptable devrait élaborer un tableau de bord lui permettant d’évaluer son efficacité et la pertinence des procédés adoptés. (Annexe VI – Instruments d’Implémentation des recommandations) 4. La tenue de la comptabilité o Le Poste Comptable devrait disposer et utiliser des documents comptables (journaux, grands livres, registres comptables, logiciels comptables…) indispensables à la tenue de la comptabilité. D’autant plus, il conviendrait de mettre à la disposition du Comptable Public les outils nécessaires lui garantissant une organisation adéquate et optimale des informations au niveau du Poste Comptable ; o Le Poste Comptable devrait émettre de façon régulière des rapports (financiers, comptables, techniques, de gestion ...) aptes à renseigner sur les opérations effectuées par celui-ci. 5. La Structure de Contrôle Interne Page 6 of 7 Rapport final audit du poste comptable affecté au Bureau du Premier Ministre o Renforcer la Structure de Contrôle Interne, la « Coordination des Comptables Publics », établie à la Direction du Trésor Public en vue d’apprécier l’application systématique des prescrits légaux et réglementaires. 6. Mise à niveau o Prévoir des séminaires de mise à niveau en vue de s’assurer que l’ensemble des CP soient au fait de l’ensemble des informations essentielles dans le cadre de la fonction du celui-ci. 7. L’environnement de travail du comptable public o Le Poste Comptable devrait être logé dans un endroit garantissant la liberté et l’indépendance du Comptable Public dans l’exercice de sa fonction ; o Le Poste Comptable devrait se doter de ressources matérielles adéquates en vue de garantir son efficacité. INSTRUMENTS DE SUIVI DES RECOMMANDATIONS Un instrument de suivi sous forme de tableau est élaboré par l’équipe de mission en vue de garantir la réalisation effective et efficace des recommandations produites dans le cadre de la mission. Le tableau de la page 37 présente de manière détaillée la période de réalisation de chacune des recommandations. CONCLUSIONS ET PERSPECTIVES Conformément à l’article 13 du décret du 17 mars 2006 et aussi dans le cadre des engagements pris par l’Etat haïtien, particulièrement ceux ayant rapport au contrôle et à l’audit, une série de missions d’audit inopinées de certains Postes Comptables ont été réalisées à travers la capitale haïtienne dont celle du Poste Comptable affecté au Bureau du Premier Ministre (BPM). Cette mission, qui s’inscrit dans l’optique de renforcement des postes et opérations comptables, s’est circonscrite à l’analyse des procédés de contrôle de conformité et de régularité, à l’évaluation des instruments tant comptables qu’administratifs dont dispose le Comptable Public dans l’exercice de ses fonctions. Suite à l’analyse détaillée des informations collectées lors de la phase terrain, l’équipe de mission a pu relever certaines défaillances d’ordres technique et administratif auxquelles des mesures correctives ont été proposées en vue d’y remédier. Un suivi ultérieur devra confirmer l’évaluation du système. Page 7 of 7