(2011-01) IGF, résumé de mission (janvier 2011) : Audit du Poste Comptable affecté au MICT Rapport final de l’audit du poste comptable affecté au MICT Résum

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ Audit du Poste Comptable affecté au MICT Rapport final de l’audit du poste comptable affecté au MICT Résumé Audit du Poste Comptable affecté au MICT CONTEXTE ET OBJECTIFS Dans le but de consolider la réforme de la gestion des Finances Publiques haïtienne à travers les structures budgétaires et comptables, le Ministère de l'Economie et des Finances a créé et déployé le corps des Comptables Publics au sein de l'administration publique haïtienne. Compte tenu du rôle important que joue cette structure dans l'exécution des dépenses budgétaires, elle est assujettie à l'audit et au contrôle de l'IGF et/ou de la CSCCA, selon le vœu du décret du 16 février 2005 sur la préparation et l'exécution des lois de finances. Dans le souci de suivre sa programmation annuelle, conforme aux obligations légales, et de respecter certains des engagements internationaux de l'Etat haïtien, l'IGF a procédé à l'audit du Poste Comptable du Ministère de l'Intérieur et des Collectivités Territoriales (MICT) du 19 au 21 janvier 2011. L'équipe d'intervention s'est fixé un ensemble d'objectifs qui va lui permettre de mener à bien cette mission. Il s'agit de :  Poursuivre la politique d'accompagnement et de renforcement initiée par l'IGF par rapport aux différents Postes Comptables ;  Encourager le respect des lois et règlements qui constituent le cadre légal de la Comptabilité Publique ;  Promouvoir la disponibilité et l'utilisation des instruments de contrôle et de suivi au niveau du Poste Comptable ;  Etablir des canaux formels de communication entre l'IGF et les Postes Comptables ;  Evaluer l'impact du rôle exercé par le Comptable Public eu égard aux objectifs définis par l'Etat Haïtien dans sa politique d'assainissement des Finances Publiques ;  Donner un avis motivé sur le degré de fiabilité des informations recueillies au niveau du Poste Comptable du MICT.  Faire des recommandations appropriées en vue d'améliorer la gestion du système ;  Fournir un encadrement de proximité pour assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations émanant du diagnostic de cette entité. PORTÉE DE L'AUDIT L'audit du Poste Comptable du MICT visait essentiellement les aspects techniques. Il s'agissait pour les inspecteurs de l'IGF de vérifier la conformité et la régularité des dépenses exécutées par le Comptable Public au cours de l'exercice 2009-2010 en tenant compte des instruments et des procédures de contrôle utilisés, de la production de rapport et des risques encourus dans l'exécution de ses activités. La vérification de ces opérations s'est effectuée par échantillonnage. Page 2 of 6 Rapport final de l’audit du poste comptable affecté au MICT MÉTHODOLOGIE L'Inspection Générale des Finances adopte comme méthodologie les quatre (4) phases traditionnelles pour la conduite de la mission, à savoir :     I- II- III- IV- Planification de la mission Réalisation de l'audit Rapport d'audit Suivi et évaluation des recommandations La planification de la mission consistait à organiser toutes les activités précédent l'exécution de la mission, de l'envoi des correspondances et de la réalisation des réunions préparatoires. La phase de réalisation comprend les entretiens avec le Comptable Public, la consultation des documents et une analyse préliminaire des réquisitions afin de déterminer l'échantillonnage. L'équipe de mission s'est évertuée à collecter un ensemble d'informations pouvant lui permettre d'atteindre les objectifs fixés. A la fin de chaque journée, l'équipe de mission a procédé à une restitution des informations collectées en prenant soin de souligner les manquements constatés. Le rapport d'audit est rédigé en deux (2) étapes. D'abord, l'équipe de mission rédige un rapport intérimaire qui est envoyé aux parties concernées pour réactions. Puis, le rapport final est produit en tenant compte des réactions de l'audité. La phase de suivi et évaluation des recommandations présente les mécanismes d'application des recommandations produites dans le rapport final au regard d'un chronogramme d'activité établi tout en mettant en exergue l'ensemble des acteurs qui auront à intervenir. PRÉSENTATION DU POSTE COMPTABLE Entité créée dans le souci de renforcer la gestion des finances publiques de l'Etat haïtien et placée sous l'autorité de la Direction du Trésor (DT), le Poste Comptable affecté au MICT est représenté depuis 2009 par M. Félies CEMELUS qui a occupé cette même fonction au Bureau du Premier Ministre (BPM) durant la période allant de 2006 à 2009. Après le séisme du 12 janvier 2010, il est hébergé, dans un espace exigu au nouveau local occupé par le MICT. Ce Poste Comptable ne comprend que le Comptable Public comme personnel, toutefois la transmission des dossiers est réalisée par le messager du MICT. CONSTATATIONS ET ANALYSES Page 3 of 6 Rapport final de l’audit du poste comptable affecté au MICT L'audit de ce Poste Comptable a été réalisé dans un environnement de convivialité. Les entretiens réalisés avec le Comptable Public ont servi de base à l'analyse des documents recueillis. Les informations collectées s'articulaient au niveau de cinq (5) grands axes, à savoir : Les instruments de contrôle utilisés ; La tenue de la comptabilité ; Le contrôle de conformité et de régularité ; Le traitement des réquisitions ; Les instruments de suivi utilisés. L'équipe de mission a constaté que le Comptable Public possède une certaine maitrise théorique du cadre légal régissant la comptabilité publique. Toutefois, le traitement des dossiers reçus par ce Comptable Public mériterait un peu plus de dextérité. Tout compte fait, l'absence de rapports imprimés, de l'exercice visé, a réduit considérablement le travail d'analyse des Inspecteurs. Quant à l'analyse de la tenue de la comptabilité, trois (3) paramètres ont été retenu : o La connaissance des responsabilités qui incombent au Comptable Public ; o Les moyens mis en place pour respecter les textes légaux ; o L'archivage des documents comptables L'analyse du contrôle de conformité et de régularité a permis aux Inspecteurs de l'IGF de vérifier la rigueur avec laquelle les dossiers sont traités par le Comptable Public. En outre, il est à signaler que les pièces justificatives devant accompagner les réquisitions sont parfois incomplètes (absence de contrat, de visa du Contrôleur Financier, de factures, de Pro-forma, de Patente etc.). Aucun rapport imprimé pouvant permettre à l'équipe de mission d'identifier le nombre de réquisitions traitées par le Comptable Public, leur fréquence et la nature des dépenses effectuées n’est disponible au niveau de ce poste comptable. Le Comptable Public ne dispose pas de formulaire de refus. Pour tout manquement au niveau d'un dossier, il avertit, de manière verbale, les concernés qui se chargent d'apporter les correctifs nécessaires. Les réquisitions traitées au cours de l'exercice 2009-2010 ne sont ni classées ni archivées, ce qui empêche une consultation rapide. Certaines sont stockées dans les tiroirs d'un classeur métallique mis à la disposition du CP par le MICT, et d'autres qui, selon lui, étaient gardées dans le coffre de sa voiture, ont été ramenées de chez lui au cours de la deuxième journée de la mission. Afin d'effectuer une analyse minutieuse de l'échantillon des réquisitions choisies pour l'exercice fiscal 2009-2010, l'équipe de mission les a regroupées par alinéa. En ce qui a trait au compte courant, les dépenses ont été effectuées, généralement, sur ces trois comptes : 111205105/DPC, 111205071/MICT et BRH-PUGRD 111052527. En résumé, les difficultés les plus fréquentes concernent le SMCRS dont les réquisitions sont régulièrement entachées d'irrégularités. La question de classement des dossiers constitue un véritable défi pour le Comptable Public car ce dernier ne dispose pas d'espace d'entreposage afin de regrouper les dossiers à traiter, dossiers en Page 4 of 6 Rapport final de l’audit du poste comptable affecté au MICT attente ou encore dossiers refusés. De ce fait, il n'était pas en mesure de quantifier le nombre de réquisitions traitées au cours de l'exercice. LIMITES DE LA MISSION Au cours de la mission, certains facteurs indépendants de la volonté des auditeurs ont constitué des limites au bon déroulement de l'audit. Il s'agissait de : o La perte d'une grande partie des dossiers lors du séisme du 12 janvier 2010 dûe à l'effondrement du bâtiment logeant le MICT ; o L'absence de documents manuels et informatisés pouvant indiquer le nombre des réquisitions traitées ; o L'incapacité d'apprécier le risque de double imputation des dépenses faites à travers les comptes courants du MICT et des dépenses émargées directement au budget national ; o L'espace de travail du Comptable Public constituait l'un des obstacles pour une consultation approfondie des documents et une réalisation plus sereine des entretiens ; o L'absence des originaux des réquisitions traitées par le Comptable Public au niveau du Poste Comptable. AVIS GENERAL SUR LE POSTE COMPTABLE L'analyse de la situation du Poste Comptable affecté au MICT porte l'équipe de mission de l'IGF à émettre un avis RESERVE sur son mode de fonctionnement et d'organisation, compte tenu du fait que l'exercice en question était jalonné de difficultés liées au séisme du 12 janvier 2010 et à l'environnement de travail du CP, mais aussi par rapport aux manquements constatés dans la tenue des dossiers traités par le CP du MICT. RECOMMANDATIONS Les anomalies constatées au cours de la mission, que ce soit dans l'analyse des documents ou des observations réalisées, ont porté l'équipe de mission à formuler des recommandations qui sont de deux (2) ordres : o Spécifiques o Générales Les recommandations spécifiques se rapportent directement au Poste Comptable du MICT, ce sont : o Utiliser les outils comptables généralement reconnus et production régulière de rapport financier ; o Constituer un système d'archivage des dossiers ; o Elaborer un formulaire de refus et d'un instrument de suivi pouvant accompagner les dossiers ; Page 5 of 6 Rapport final de l’audit du poste comptable affecté au MICT o Assurer le respect strict du principe du nombre de pro-forma requis ; o Annexer aux dossiers les documents fiscaux et nécessaires dans le traitement des réquisitions (Patente/Quitus) ; o Reloger le PC du MICT dans un espace plus adéquat avec tous les équipements et matériels utiles à son travail. o Analyser les contrats avec plus de rigueur afin d'éviter les erreurs matérielles sur les Dépenses Publiques. Certaines faiblesses constatées au Poste Comptable du MICT peuvent se retrouver au niveau des différents Postes Comptables de la Direction du Trésor (DT). C'est pourquoi, l'équipe de mission formule à la DT les recommandations générales qui suivent : Aménagement d'un espace adéquat équipé de tous les équipements et matériels. Doter les Postes Comptables d'un personnel pouvant aider les Comptables Publics dans leurs tâches (Assistant-Comptable et si possible un messager). Favoriser l'application du PCGE au niveau des Postes Comptables. Uniformisation des documents comptables et standardisation des procédures, à travers un manuel de référence, disponible au sein des Poste Comptables. Elaboration régulière de rapports financiers et comptables (mensuel). Organisation de formation continue sur la déontologie professionnelle et sur le contrôle interne pour les CP. Réalisation d'atelier sur les textes légaux portant création des institutions de contrôle. Programmer des séminaires de mise à niveau sur la Gestion d'un Poste Comptable. CONCLUSION ET PERSPECTIVES Cette mission d'audit réalisée au niveau du Poste Comptable affecté au MICT pour l'exercice 20092010 a permis à l'IGF d'émettre un avis sur le fonctionnement de celui-ci et du même coup proposer les correctifs nécessaires. Des faiblesses importantes ont été constatées, tant dans l'organisation du Poste Comptable qu'au niveau des procédures utilisées par le Comptable Public. En vue d'assurer une utilisation rationnelle des ressources de l'Etat et l'application rigoureuse des prescrits légaux et réglementaires régissant la Comptabilité Publique, l'IGF encouragerait le CP et la DT à s'assurer la mise en œuvre des recommandations formulées après analyse de la situation de ce Poste Comptable. Au-delà des mesures correctives à apporter au niveau du Poste Comptable affecté au MICT, le rapport de l'IGF pourrait également servir de guide d'orientation dans l'amélioration de l'exécution des dépenses publiques. Page 6 of 6