IGF, résumé de mission : Mission de vérification des chèques de pension de M. Hermann Édouard à la direction départementale du Centre du MEF

Inspection Générale des Finances IGF RÉSUMÉ Mission de vérification des chèques de pension de M. Hermann EDOUARD à la Direction Départementale du Centre du MEF RÉSUMÉ Mission de vérification des chèques de pension de M. Hermann EDOUARD à la Direction Départementale du Centre du MEF 1. L'Inspection Générale des Finances (IGF), en vue de mieux remplir la mission d'audit qui lui est dévolue, élabore et exécute un programme annuel d'activités. Aussi, la Direction Départementale du Centre (DDC) du Ministère de l'Economie et des Finances (MEF) a été l'objet d'un audit du 15 au 17 Décembre 2009. Compte tenu des irrégularités constatées et des dénonciations verbales lors du déroulement de l'audit, la mission a tenu à accorder une attention particulière à la gestion des chèques des pensionnaires du Département du Centre. 2. Suite à la correspondance du MEF du 12 janvier 2010 (Réf. : DGA-UCDD-0209) sollicitant l'intervention de l'IGF et une vérification autour de la question et à des dénonciations d'un agent de la DDC relatant des pratiques irrégulières réalisées avec les chèques d'un pensionnaire présumé être décédé, l'IGF s'est évertué à produire un rapport de vérification. 3. En tenant compte de la correspondance du MEF et de la demande qui en est produite, l'IGF a adopté une approche méthodologique en quatre (4) phases :     Entrevue avec les différents intervenants ; Vérification des registres de livraison de chèques ; Consultation de documents en rapport avec les chèques des pensionnaires ; Analyse des différents éléments recueillis. 4. La vérification effectuée a permis à l'IGF de relever les faits suivants: a) M. Hermann EDOUARD est effectivement pensionnaire de l'Etat haïtien ; b) M. Hermann EDOUARD est décédé. Son décès remonte au 25 Aout 2008 ; c) Le décès du pensionnaire n'a pas été déclaré et certains chèques ont été livrés (aout 2008 à octobre 2009) ; d) Mme Pierrela MENTHOR, secrétaire à la DDC, a récupéré les chèques, régulièrement émis, du pensionnaire d'octobre à Décembre 2008 ; e) De janvier 2009 à octobre 2009, les chèques sont livrés à Mme Felima Jean PIERRE, secrétaire à la DDC du MENFP qui serait aidée par Mme MENTHOR ; f) Le chèque du mois de Novembre 2009 (0911RPE163) a été bloqué par M. Raoul MYRBEL. Les chèques des mois de Novembre et Décembre 2009 ainsi que ceux de Janvier à Avril 2010 ont été retournés à la Direction de la Pension Civile (DPC) ; g) Les chèques de M. Hermann EDOUARD indument réclamés par Mesdames PIERRE et MENTHOR sont systématiquement négociés à travers une entité dénommée « Coopérative Tète Ensemble pour le Changement (COTECH) ». Ladite coopérative les dépose sur un compte de la BNC qui, parait-il, lui appartient au No : 14-60000-349 h) Les chèques ont été livrés sur simples mémos du directeur et des autorisations verbales du chef de service M. MYRBEL; i) Les personnes intervenant dans le circuit de distribution des chèques accordent certains avantages à des connaissances ; j) Les prestations des pensionnaires sont émises sous deux formes : chèques et virement bancaire. 5. L'analyse des faits ci-dessus démontre l'existence de sérieuses défaillances dans la gestion des dossiers lies aux pensionnaires de la DDC notamment : 1) Irresponsabilité dans le circuit de gestion des chèques de Pension du département du Centre. 2) Inexistence de contrôle régulier de l'existence physique des pensionnaires. 3) Inexistence de véritable contrôle du processus de distribution des chèques de Pension. 4) Des difficultés liées aux modes d'émission des prestations (virement bancaire et émission physique des chèques). 5) Les problèmes que pose le renouvellement par la DPC des cartes des pensionnaires, ainsi que les mandats des avant-droits. 6) Décalage significatif entre la date du décès du pensionnaire et la transmission de l'information à la DPC (alors que cette information est présumée connue de tous les responsables de la DDC du MEF). 6. Tenant compte des faits et de l'analyse effectuée, L'IGF émet un AVIS DEFAVORABLE concernant la gestion des chèques du pensionnaire M. Hermann EDOUARD. Ledit avis est émis à l'endroit de : - M. Ambrosio DELACRUZ : Directeur de la DDC. - M. Raoul MYRBEL : Chef de service, - M. Wally MICHEL: Commis administratif, - Mme Pierrela MENTHOR : Secrétaire, Pour leur rôle actif dans l'effritement du processus à travers leurs interventions inopportunes et inappropriées. L'IGF enjoint le Ministère de l'Economie et des Finances à prendre des mesures conservatoires appropriées à leur encontre, ce, en attendant qu'un complément d'investigations sur place fixe le degré de responsabilités de chacun. 7. L'IGF formule des recommandations visant à résorber la situation en cours dans le département du Centre et réorganiser le système de distribution de chèques de pension dans les directions départementales : 8. Les recommandations spécifiques préconisent des mesures regroupées en trois (3) catégories :  Mesures de correction  Mesures administratives et disciplinaires  Mesures de réorganisation a) Mesures de correction  Procéder à l'annulation des chèques de M. Hermann EDOUARD;  Exiger le remboursement intégral au Trésor Public les chèques de M. Hermann EDOUARD émis de septembre 2008 à octobre 2009 de ceux qui les ont indument réclamés ;  Dépêcher des agents du Bureau Central de la DPC en vue de procéder directement à la distribution des chèques des pensionnaires dans le département du Centre pendant au moins les deux (2) prochains mois pour s'assurer que cette situation constitue bien un cas isolé ;  Transmettre le dossier COTECH à la Banque de la République d'Haïti (BRH) pour les mesures appropriées. b) Mesures administratives et disciplinaires  Procéder au retrait des agents suivants du circuit de la distribution des chèques des pensionnaires : 1. M. Ambrosio DELACRUZ, Directeur de la DDC/MEF 2. M. Raoul MYRBEL, Chef de Service 3. Mme Pierrela MENTHOR, Secrétaire 4. M. Wally MICHEL, Commis administratif  Prendre toutes les mesures conservatoires et disciplinaires à l'encontre des différents intervenants susmentionnés dépendamment de leur degré de responsabilité et de leur implication y compris l'agent du MENFP;  Etablir un processus de contrôle de gestion de distribution des chèques relevant directement de la DPC; c) Mesures de réorganisation  Nommer intuitu personae un fonctionnaire de la DPC, chargé de la gestion effective du dossier de la Pension Civile;  Recenser les bénéficiaires des chèques de pension civile et vérifier de manière méticuleuse l'existence physique et la validité des mandats. 9. Compte tenu des leçons à tirer de cette situation, l'IGF recommanderait, pour l'ensemble des Directions Départementales du MEF, de:  Diligenter une mission dans chacun des départements en vue de procéder à la distribution des chèques pour le mois en cours et vérifier la validité des mandats en cours et les registres utilisés ;  Exiger un rapport trimestriel des directions départementales (nombre de décès, mandats périmés, etc.) ;  Développer une cellule de contrôle a la DPC chargée de s'assurer de l'intégrité du processus de paiement des pensionnaires publics (de l'enrôlement au paiement) et de son suivi ;  Harmoniser le processus d'émission des prestations (virement bancaire) ;  Réclamer la communication mensuelle, par les Officiers d'Etat Civil de chaque département des listes de décès, aux Responsables de la DPC des directions départementales ;  S'assurer, auprès de la BRH, de l'émission d'un MEMO aux coopératives financières interdisant à ces dernières la négociation directe des chèques émis par le Trésor Public, tenant compte de la récurrence de légèreté dans le traitement de chèques du Trésor Public.