(FY2015) Odit Pwosedi Akò Kontra pa Inite Konstriksyon Lojman ak Bilding Piblik (UCLBP) pou Ane Fiskal 2014 – 2015

REPUBLIQUE DE HAITI MINISTÈRE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES UNITÉ DE COORDINATION DE PROJETS COMMISSION NATI ONALE DES MARCHES PUBLICS AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES PAR LE Unité de Construction de Logement et de Bâtiments Publics (UCLBP) POUR L'EXERCICE 2014 – 2015 Rapport Final Novembre 2016 2 TABLE DES MATIERES AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET DE BATIMENTS PUBLIC S Exercice 2014-2015 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission 1.2. Objectifs 1.3. Méthodologie II. ORGANISATION STRUCTURELLE 2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable 2.2. Organisation, mécanismes décisionnels 2.3. Effectivité des contrôles, manuel de procédures 2.4. Archivage 2.5. Planification III. ECHANTILLONNAGE 3.1. Liste des Contrats 3.2. Statistiques de l'Echantillon soumis à l'Audit des Passations de Marchés IV. LES PROCEDURES DE PASSATION 4.1. Constats 4.2. Tableau récapitulatif des résultats 4.3. Recommandations V. LA GESTION CONTRACTUELLE 5.1. Constats 5.2. Tableau récapitulatif des résultats 5.3. Recommandations ANNEXES A :. FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION B. FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE 3 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission A la demande de l'Unité de Coordination de Projets (UCP) du Ministère de l'Economie et des Finances, l’équipe Daniel Thirion International (DTI Inc.) á procédé à l'audit des procédures de passation de marchés appliquées par l'Unité de Construction de Logements et de Bâtiments Publics (UCLBP) au courant de l'exercice budgétaire 2014 – 2015. L'audit comporte trois composantes: une prise de connaissance et évaluation de la structure organisationnelle dans le processus de passation au sein de chaque institution, une revue détaillée des procédures de passation proprement dites, et pour un échantillon déterminé, une revue des procédures de gestion contractuelle avec inspections physiques de fournitures livrées ou de travaux en cours ou achevés. Durant la mission, la firme DTI a été accompagnée par des représentants de la firme d'audit locale FARUD dans un objectif de transfert de savoir-faire en matière des techniques d'audit de passation de marchés publics. Dans le cadre plus général de la réforme de la gouvernance économique, le contexte de la mission d'audit s'inscrit dans l'exécution d'un plan d'action destiné à rendre effective la fonction de régulation de la Commission Nationale des Marchés Publics (CNMP) en matière de contrôle indépendant de l'application des procédures réglementaires, qu'elles concernent des passations de marchés dont les montants soient en dessous ou au-dessus des seuils fixés par la loi. Faisant suite à l'élaboration d'un manuel de procédures pour la conduite d'audits en passations de marchés, et d'un atelier de formation de cadres supérieurs des entités de contrôle concernées ainsi que des firmes d'audit locales susceptibles de conduire de tels audits dans le futur, la présente mission est la première étape dans la mise en pratique des techniques d'audit dans le double objectif d'instaurer un contrôle indépendant effectif et de progressivement améliorer les pratiques de gestion au sein des autorités contractantes. La mission d'audit qui couvrait aussi cinq autres institutions et unités de projet, s'est déroulée à Port- au-Prince, Haïti, entre le 11 et le 30 juillet 2016. 1.2. Objectifs Selon les Termes de Référence de la mission, l'audit conduit à l'UCLBP, vise à vérifier la régularité des processus de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics conclus entre le 01/10/14 et le 30/09/15. Plus spécifiquement, l'audit vérifiera la conformité des procédures aussi bien avec la réglementation en vigueur, que l'adhésion des gestionnaires aux principes fondamentaux d'économie, de transparence, d'efficacité, et d'équité. Le contrôle porte aussi sur l'organisation des autorités contractantes dans leur mission de planification, de contrôle budgétaire, de suivi et de tenue des données de gestion au travers notamment d'un archivage ordonné attestant de l'adéquation de leur administration aussi bien dans les phases de passation que dans la gestion des contrats. A ce titre, l'audit inclut aussi une composante de contrôle de phases d'exécution des engagements pris, leur conformité aux conditions contractuelles, et dans la mesure du possible, la qualité des biens et services livrés ou exécutés. 4 1.3. Méthodologie La méthodologie d’intervention s’est articulée comme suit : 1.3.1 Étapes de l’intervention:  Réunion préparatoire de DTI avec la CNMP au cours de laquelle des informations ont été échangées et les attentes précisées en vue du démarrage de la mission;  Réunion d’ouverture de la mission, coordonnée par la CNMP, à laquelle ont participé les auditeurs de DTI, les auditeurs des firmes d’expertise comptable locales, les membres de la CNMP et du Comité de Suivi au cours de laquelle la méthodologie, le manuel de procédures, le programme de travail et autres éléments ont été présentés;  Réunion d’introduction coordonnée par la CNMP dans chacune des institutions à auditer en vue d’une part de présenter les auditeurs des firmes locales et de DTI, et d’autre part de rappeler les objectifs et les étapes de l’audit de même que les attentes en termes de documents à produire et informations à fournir aux auditeurs pour assurer le succès de la mission. Les visites d’introduction de DTI coordonnées par la CNMP et effectuées en compagnie des membres de la CNMP et du Comité de Suivi, de Supervision et de Validation auprès des autorités contractantes auditées ont eu pour effet de démontrer le niveau élevé de professionnalisme des instances de pilotage de la mission et assurer un maximum de coopération de la part des Autorité contractantes;  Les auditeurs, au cours de la mission, ont examiné les documents et tenu des réunions formelles et informelles avec les responsables de la passation des marchés afin d’obtenir les précisions nécessaires à leur bonne compréhension de la situation;  En cours d’audit, les auditeurs accompagnés des représentants du Comité de Suivi et assistés de représentants des institutions auditées ont également effectué des visites sur site afin de mieux évaluer la gestion physique des marchés. 1.3.2. Résolution des difficultés rencontrées :  Le calendrier de démarrage et d’exécution de la phase terrain de la mission qui a été retenu en fonction de la disponibilité des listes de marchés sollicitées des autorités contractantes.  Concernant ces listes, il est à noter que les retards enregistrés dans leur transmission ont impacté la date de démarrage de la mission et ont rendu difficile l’établissement d’un calendrier d’intervention globale. D’où un décalage dans les dates initialement prévues pour le démarrage et le déroulement des différentes interventions sur place de la mission. 1.3.3 La mise en œuvre de la méthodologie d’Audit :  La méthodologie s'est attachée à respecter fidèlement les phases de travail et leur structure telles qu'elles sont exprimées dans le manuel des procédures d'audit adopté par la CNMP et qui avait servi de support aux séances de formation qui s'étaient tenues en avril 2015. Les phases principales de l'audit ont donc consisté en les étapes suivantes. La phase d'audit débute à partir de la réception des listes de contrats de la part de chaque institution afin de définir un échantillon représentatif des procédures et types de contrats conclus durant la période sous audit. L’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés 5 par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes.  Après validation de ces listes par le comité de suivi de la mission, et la mise à disposition des archives relatives à ces contrats par les institutions concernées, l'audit s'est déroulé par la collecte méthodique des informations requises pour l'établissement des fiches de revue détaillées couvrant spécifiquement la procédure de passation depuis la phase de publication ou d'invitation jusqu'à la signature du contrat. Ces fiches de revue détaillée sont présentées á l’Annexe A du présent rapport.  Les informations couvrant les phases de gestion contractuelle ainsi que les constats résultant de visites d'inspection, sont également rassemblées sur des fiches de revue composées à partir de données de gestion administrative de projet typiquement menée à la suite de la gestion des passations de marchés. Ces fiches de revue détaillée sont présentées à l’Annexe B du présent rapport.  En considération du contexte particulier de l'audit et de sa fonction dans le cadre des efforts de réforme des pratiques de gouvernance par les autorités contractantes, comme par les institutions de contrôle et de régulation, un accent particulier a été marqué sur la définition de recommandations pratiques couvrant autant que possible les aspects d'organisation, de gestion des procédures de passation, et du contrôle de conformité des biens et services avec les conditions contractuelles. 6 II. ORGANISATION STRUCTURELLE DE L'UCLBP EN MATIERE DE PASSATION DE MARCHES 2.1 Cadre Légal et Réglementaire applicable La création de l'UCLBP a été officialisée par Arrêté le 01 juillet 2012, fixant la composition et les attributions de son Comité de Pilotage présidé par le Premier Ministre, l'organisation de l'Unité et les attributions de sa Direction Exécutive. La mission de l'UCLBP est d'"assurer la coordination ou la mise en œuvre de tous les projets de reconstruction des bâtiments publics et de logements, encourager les investissements privés dans la reconstruction, et conduire une réflexion globale autour de la reconstruction". Le Directeur exécutif, personne responsable des marchés au sein de l’UCLBP, á nommé un représentant, à savoir, le responsable de la cellule de passation des marchés dans une lettre adressée à celui-ci. Dans la pratique, la cellule de passation des marchés à son rôle limité aux contrats de montants soumis à la Loi, c'est-à-dire soumis aux règles de la passation, couvrant les marchés de montants au-dessus du seuil réglementaire applicable. La Commission Spécialisée des Marchés Publics (CSMP) n’a pas été créée. Le cadre est essentiellement non-conforme aux dispositions de la Loi qui impose la création d’une CSMP pour ce type d'institution. 2.2 Organisation, mécanismes décisionnels La Cellule de Passation des marchés effectue le travail et joue le rôle que la CSMP devrait effectuer, notamment effectuer les recherches et études préalables au lancement des appels d’offres, examen des avenants, liaison entre le Comité d’Evaluation des Offres et d’Ouverture des Plis (COPEO) et la CNMP. Elle prépare les dossiers avec l’apport des techniciens et pilote la bonne marche des opérations de passation des marchés. La cellule de passation des marchés compte deux personnes: le responsable et un assistant. L’ouverture des offres et leur évaluation sont la responsabilité du COPEO. Les qualifications des membres des COPEO sont généralement adaptées au domaine du marché à passer ; l’UCLBP demande aux maitres d’ouvrages (MO) de désigner les membres des COPEO. Les MO désignent habituellement leurs experts en passation des marchés. Le COPEO soumet ses recommandations au Directeur Exécutif. Si les montants des marchés se situent au-dessus des seuils l’intervention de la CNMP est obligatoire. Pour les marchés financés par la coopération externe, les règles des bailleurs s’appliquent mais aucun de ces contrats n'a été repris dans la liste pour la période 2014-2015 sous audit. 2.3 Effectivité des contrôles, manuels de procédures De manière générale, l'UCLBP ne prépare pas et ne transmet pas de rapport trimestriel. Il n’existe pas de service d’audit interne qui interviendrait pour revoir les dossiers de marchés. Les seuls contrôles exercés sont ceux de la CNMP dans le cas des marchés supérieurs aux seuils qui sont financés sous le budget national et les contrôles qui pourraient être effectués par les autres corps de contrôle de l’Administration. 7 2.4 Archivage Il n’existe pas de procédures d’archivage des dossiers de passation et d’exécution des marchés. Il n’existe pas de personnel formé et dédié à l’archivage. Toutefois, pour ce qui concerne les dossiers ayant été traités par la cellule de passation de marchés, l'archivage était suffisant pour effectuer un contrôle externe effectif. 2.5 Planification L’UCLBP a un rôle de coordination et de mise en œuvre des projets de reconstruction. Elle agit à titre de Maître d'Ouvrage Délégué (MOD). Sauf dans le cas de programme pré-établi comme l'exécution des travaux en relation avec la construction de la cité administrative, une planification de référence serait sans effet car l'UCLBP est souvent sollicitée pour agir à titre de MOD sur la base de contrats qui lui sont transmis après avoir été conclus en dehors des circuits. Dans le meilleur des cas, elle prépare un plan de passation des marchés sur la base des informations qu’elle possède mais aucun plan de passation n'a été revu lors de l'audit. Constats  Le cadre légal et réglementaire est essentiellement non-conforme à la législation ;  L’UCLBP ne prépare pas de rapports d’activités trimestriels ;  Les contrôles internes n’existent pas ;  Il n’existe pas de procédure formelle pour assurer un archivage des documents attestant de la bonne gestion des passations de marchés dont les montants sont sous le seuil de revue par la CNMP.  Dans son rôle de MOD, l’UCLBP est un prestataire de services et son action dépend alors des besoins et moyens de son client, le plus souvent le Ministère de la Planification. Recommandations  Créer la CSMP au sein de l’UCLBP et la doter des moyens nécessaires à son bon fonctionnement, couvrant tous les contrats passés par l'Unité;  Instaurer la préparation de rapports d’activités trimestriels dans le programme de travail et communiquer ces rapports à la CNMP ;  Instaurer un point de contrôle interne de la qualité des documents produits ;  Instaurer un système d’archivage uniforme dans tous les Ministères et Établissement publics, doter la fonction « archivage » des moyens nécessaires et former le personnel;  Se rapprocher des clients et clients potentiels afin de mieux estimer leurs besoins en cours d’année fiscale et au-delà, estimer les probabilités de financement et dégager une planification fiable suivant un véritable plan de passation de marchés. 8 III. ECHANTILLONNAGE La définition des échantillons a suivi l’approche préconisée dans la Proposition Technique DTI du 6 juin 2016. Sur la base des listes de contrats de chacune des institutions à auditer, disposant des informations minimales en accord avec les Termes de Références (TDR), le consultant a établi son échantillon par institution avec l'objectif de couvrir de façon représentative toutes les méthodes de passation, les types et les montants des contrats. Conformément aux TDR, l'échantillon représente de l'ordre de 50% des marchés de montants élevés (au-dessus des seuils de revue préalable), 20% des marchés dont les montants sont sous les seuils de publication afin d'assurer une représentativité fiable avec l'audit de 30% de l'ensemble des contrats signés pendant la période sous audit. D'autres critères sont intervenus en fonction du contenu des listes de contrats, avec par exemple le nombre d'avenants concédés, de procédures de compétitivité restreinte, etc... Les sélections d'échantillons ont été transmises par le consultant à l’agent de la CNMP désignée comme point focal, au fur et à mesure de leur établissement. Comme précisé plus haut, l’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes. Le tableau suivant établit les statistiques de l'échantillon des contrats dont les procédures ont été revues de façon détaillée. On note que sur un total de 22 contrats pour la période, seulement sept d'entre eux sont listés comme ayant fait l'objet d'une procédure compétitive de sélection; deux procédures pour travaux, cinq procédures pour études. 9 3.1. Liste des Contrats Audités Objet de la transaction Nature Montant USD Montant HTG Mode de passation Entreprise attributaire Réhab. Pl. Canapé Vert T 29,562,500.00 Gré à Gré TECINA Etudes Palais de Justice, Parquet, Barreau E $ 799,837.00 SBQC MILLET/MORE ARQUITECTOS Etudes Rue Mgr. Guilloux et Ch de Mars E $ 444,227.50 SBQC SGS Réhab. Commissariat Cité Soleil T 534,650.00 Gré à Gré Ficones Réhab. 80 maisonnettes Port-de-Paix T 8,100,000.00 Gré à Gré Mieux construire Rep. et embellissement façades maison St Anne T 800,000 Gré à Gré Ficones Aménagement Terrains Delmas2, Linthau2, Thom25 T 34,961,891 Gré à Gré FBC Construction Etudes Sismique MCI E 5,895,500.00 Gré à Gré Philippe Lauture Etudes Sismique MICT E 5,895,500.00 Gré à Gré Philippe Lauture Audit technique et financière des projets C 4,407,481.78 Gré à Gré Génie conseil/LGL Construction Palais des Finances (MEF, DGI, AGD) T $ 61,928,980.00 AOO Hongyuan Construction Cour Supérieure des Comptes T $ 27,725,863.23 AOO Hongyuan 3.2. Statistiques de l'Echantillon UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET DE BATIMENTS PUBLICS Type de Contrat Procédure Ratio sur Nombre Ratio sur Montants Nmbre Total (1) Nmbre Echant. (2) Ratio % (2)/(1) Montant Total (3) Montant Echant. (4) Ratio % (4)/(3) TRAVAUX AOO 2 2 100.0% 4,034,467,950 4,034,467,950 100.0% Gré à Gré 11 5 45.5% 198,823,383 73,959,041 37.2% ETUDES Consultation 5 2 40.0% 92,694,297 55,982,903 60.4% Gré à Gré 4 3 75.0% 22,524,516 16,198,482 71.9% Total UCLBP 22 12 54.5% 4,348,510,146 4,180,608,376 96.1% 10 IV. LES PROCEDURES DE PASSATION Note: les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées á l’Annexe A Seuls les deux très gros contrats de la cité administrative (Palais des Finances et CSC/CA) totalisant près de $90 Millions USD ont donné lieu à une procédure par appel d'offres. Tous les 11 autres contrats de travaux conclus durant la période sous audit, ont été passés en gré à gré dans des conditions non justifiées au sens de la réglementation. Différents cas rencontrés pour les situations de gré à gré, sont que certains contrats sont déjà signés par le Ministre en charge de la Planification, avant d'être transmis à l'UCLBP pour mise en exécution, et dans d'autres cas, la décision d'opter pour un accord direct s'appuie sur les résultats d'un appel à manifestation d'intérêt conduit en 2012. Cet AMI (Réf. UCLBP/BMP/#002) publié durant le premier trimestre de 2012 et qui avait permis d'identifier des listes de prestataires pouvant être généralement qualifiés pour les services ou travaux requis. Un rapport d'évaluation avait alors été soumis à la CNMP qui, dans un avis du 06/07/12 permettait d'identifier 17 bureaux d'études, 13 bureaux de supervision, et 28 entrepreneurs jugés possédant les qualifications générales. Il en est de même des contrats d'études pour lesquels seules cinq procédures sur neuf procédures listées, résultent de consultations. Toutes les procédures par accords directs auditées sont jugées non conformes. Ces procédures particulières conduisent toutefois à des contrats validés par la CSC/CA. Les procédures par appels d'offres sont rendues opaques et inefficaces en raison de conditions d'appel d'offres ne permettant que des évaluations difficiles dans lesquelles la stricte application de critères peu adéquats a conduit à une répétition d'appels d'offres infructueux, et finalement à des accords négociés avec l'entreprise jugée moins disante mais ne répondant pas à tous les critères de qualification. . 4.1. Constats  Si l'on peut considérer que l'UCLBP est relevée de ses obligations de passation de marchés dans le cas de contrats (UC01) préalablement signés par le Ministre en charge de la Planification, il n'est pas de bonne pratique de gestion responsable de prendre en charge des obligations contractuelles sous des conditions de contrat sans dossier technique où les seuls plans élémentaires ont été établis par l'entrepreneur.  Aucune procédure de gré à gré ne dispose de documents permettant de justifier la décision d'opter pour cette méthode, ni d'une offre qui aurait servi de base à un accord négocié sur une définition précise d'un plan de travail et ses modalités d'exécution. Les seuls documents rendus disponibles relatifs à cette procédure, sont les contrats eux-mêmes.  L'appel à manifestation d'intérêt de 2012 ne peut être considéré comme une base permettant de pré-qualifier toute entreprise listée justifiant un accord direct pour des travaux spécifiques. L'AMI pourrait tout au plus permettre d'opter pour des procédures compétitives restreintes aux entreprises listées (par AOR ou demandes de cotations). 11  Des avances de démarrage non cautionnées entre 50% et 70% du montant contractuel, telles que prévues dans les contrats par accords directs, sont contraires aux bonnes pratiques d'une gestion contractuelle prudente.  Dans le cadre d'appels d'offres internationaux pour contrats de travaux, les procédures de passation ont été rendues difficiles notamment en raison de la définition de critères de qualification inadéquats et d'un dossier technique incomplet ou incohérent. En effet: - tel que décrits les critères financiers imposeraient une capacité de trésorerie couvrant 4.8 mois de travaux, mais un chiffre d'affaires cumulé sur 5 ans, de 60% du montant de la soumission; - les critères de qualification technique disposent d'un degré de subjectivité, tout en écartant dans un cas, la seule offre recevable en raison des qualifications insuffisantes du chef de chantier proposé; - par contre, le seul critère du montant offert déterminera finalement la base d'attribution alors que le soumissionnaire sélectionné n'avait pas une caution de soumission conforme. - comme noté par un soumissionnaire, les incohérences du dossier technique, notamment au niveau du bordereau des quantités, conduit les soumissionnaires à considérer des hypothèses déterminant des offres qui risquent d'avoir très peu de rapport avec le montant contractuel final.  Les évaluations laborieuses sont conformes en raison de leur circuit minutieux impliquant lourdement la CNMP dans son rôle de conseil et de contrôle.  Pour les deux appels d'offres ouverts couvrant deux contrats totalisant l'équivalent de près de $90 Millions USD, les conditions de participation se sont avérées extrêmement pauvres pour ces types de bâtiments et leurs montants contractuels estimés, puisque dans chaque cas, une seule offre par la même firme, était jugée conforme ou acceptable.  Comme le confirme la revue des conditions de gestion contractuelle détaillée plus loin dans ce rapport, la qualité des études est un facteur prépondérant aussi dans la phase de passation et il est regrettable que l'UCLBP n’ait pas entrepris de faire valider les études qui lui étaient transmises dans le cadre d'autres financements. Cette recommandation d'exercer un contrôle de la qualité des études, avait été faite dès 2012 dans un rapport diagnostique des capacités de l'Unité.  Deux procédures de sélection de consultants basées sur la qualité et le coût (SBQC) sont jugées conformes bien qu'établies sur base d'une grille de critères peu adéquate (personnel, organisation, méthodologie), et de faibles caractéristiques de compétition avec pour chaque cas seulement deux propositions qualifiées.  Les autres (3) contrats revus de services de consultants sont des accords directs, deux d'entre eux étant validés par la CSC/CA. 12 4.2. Tableau Récapitulatif des Résultats UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET DE BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) TRAVAUX # Fiche Objet du Contrat # Lot Titulaires Contrat Opinion Code UC01 Réhab. Pl. Canapé Vert TECINA 29,562,500 HTG  Pas de bordereaux des prix ou descriptif dans le marché  Procédure de gré à gré injustifiée rendue acceptable par CSC/CA NCA UC02 Réhab. Commissariat Cité Soleil FICONES 534,650 HTG  Archivage inadéquat, ne permettant pas d’avoir une opinion définitive sur la procédure de PdM  procédure de gré à gré n'est pas justifiée  Avance de démarrage de 70% non cautionnée  procédure rendu acceptable par le visa CSC/CA NCA UC03 Réhab. 80 maisonnettes Port- de-Paix MIEUX CONSTRUIRE 8,100,000 HTG  Absence de dossier technique dans contrat  Avance de démarrage excessif (60%)  Procédure de gré à gré non justifiée  procédure rendu acceptable par le visa CSC/CA NCA UC04 Réparation/ embellissement façades maison Place Ste Anne FICONES 800,000 HTG  Archivage inadéquat, ne permettant pas d’avoir une opinion définitive sur la procédure de PdM  Absence de dossier technique dans contrat  Avance de démarrage excessif (50%)  Procédure de gré à gré non justifiée  procédure rendu acceptable par le visa CSC/CA NCA UC05 Aménagement de parcs sportifs Delmas2, Linthau2, Thom25 FBC Construction 34,961,891 HTG  Archivage inadéquat, ne permettant pas d’avoir une opinion définitive sur la procédure de PdM  Absence de dossier technique dans contrat  Procédure de gré à gré non justifiée  procédure rendu acceptable par le visa CSC/CA  Le projet a été stoppé pour faute de financement NCA UC06 Construction Palais des Finances (MEF, AGD, DGI) HONGYUAN $61,928,980 USD  L'accord de gré à gré fait suite à deux procédures AOI jugées infructueuses par le COPEO  En 1 ière procédure, aucune des 5 offres n'est jugée conforme  En 2 ième procédure, 3 offres après que 5 offres aient été retirées avant ouverture, sans explication disponible.  Seule l'offre de ABANTIA est recevable, les 2 autres offres n'ont pas de caution conforme. C 13  ABANTIA n'est pas conforme pour un agent de son personnel-clé (conducteur de travaux) et est jugé non qualifié.  COPEO recommande de déclarer la procédure infructueuse.  Après concertation et accord de CNMP, une négociation est engagée avec HONGYUANG, moins disant à l'ouverture.  Forte et judicieuse implication de CNMP qui a rendu la procédure acceptable  Interruption de travaux en raison d'incohérences dans le dossier technique. Cette incohérence avait été soulevée sans suite, par un soumissionnaire.  Les études, par OECC, une filiale d’Overseas Investment and Development Corporation (OIDC) enregistré en République de Chine (Taiwan), n'ont pas été validées par un organisme de contrôle avant mise en procédure de passation. Avenant #1  Montant contractuel passe en USD pour l'ensemble des fournitures et prestations. Accord favorable au titulaire en ignorant les coûts locaux en Gourdes (fournitures, frais généraux, sous-traitance,...)  Accord sur exonération de droits et taxes sur matériels importés. Cette clause affecte les conditions de compétition de la procédure et est favorable au titulaire sans contrepartie UC07 Construction du bâtiment de la CSC/CA HONGYUAN $27,725,863 USD  Hongyuan seul qualifié sur 5 soumissions recevables  Critères de qualif. financière inadéquat (CdA, crédit/liqu.)  Documents techniques en anglais, NC avec clause ISS/CCAP  Circuit détaillé et conforme de la procédure C Avenant #1  Montant contractuel passe en USD pour l'ensemble des fournitures et prestations. Accord favorable au titulaire en ignorant les coûts locaux en Gourdes (fournitures, frais généraux, sous-traitance,...)  Accord sur exonération de droits et taxes sur matériels importés. Cette clause affecte les conditions de compétition de la procédure et est favorable au titulaire sans contrepartie 14 SERVICES DE CONSULTANTS UC08 Etudes Architecturales/Techniques des Palais de Justice, Parquet, Barreau Millet/More Arquitectos 799,837 USD  Procédure SBQC conforme et validée par CNMP, mais peu efficace avec 14 mois entre l'ouverture des propositions techniques et la validation finale du contrat. C UC09 Etudes techniques de voiries: Rue Mgr. Guilloux et Champ de Mars SGS 444,228 USD  La procédure d'évaluation T/F ND dans la DP  Seulement 15% de points pour l'organisation et l'approche méthodologique.  Négociations pour permettre un Directeur de Projet qualifié.  La procédure est acceptable mais non transparente sur base de critères trop indéfinis et inadéquats. C UC10 Etudes Sismique du bâtiment du Ministère du Commerce et de l'Industrie (MCI) P. LAUTURE 5,895,500 HTG  Recrutement de consultant individuel sans comparatif de qualifications sur base de CV.  Le CV du consultant sélectionné ne démontre pas d’expertise dans les concepts de construction parasismique et para cyclonique  Le consultant a été engagé sous 2 contrats séparés et identiques (Etude séismique du MICT et Etude Séismique du MCI) pour la même période. Cas de fractionnement.  Les deux contrats sont validés par CSC/CA rendant la procédure acceptable NCA UC11 Etudes Sismique du bâtiment du Ministère de l'Intérieur et des Collectivités Territoriales (MICT) P. LAUTURE 5,895,500 HTG NCA UC12 Audit technique et financier des projets exécutés par ROFI, HADOM LGL / GENIE CONSEIL 4,407,482 HTG  Procédure de Gré à Gré injustifiée.  Le contrat n’est pas daté ni visé par la CSC/CA  L'objet du contrat est trompeur car aucun aspect technique n'est couvert.  A la date de l'audit, seul un rapport sommaire est disponible 14 mois après signature pour un délai de 4 semaines. NC 15 4.3. Recommandations o Compte tenu des différentes modalités de gestion des passations (avec ou sans intervention de la cellule des PDM, contrats transmis à l'UCLBP pour action déjà signés), et le fait qu'il n'y a aucune assurance que la liste des contrats soumise soit exhaustive, un audit comptable et financier combiné à celui des passations, peut être suggéré. o Dans les cas où l'UCLBP prend sa fonction de MDOD, soit à la réception de dossiers d'études contractés par d'autres, soit à la réception de contrats déjà signés avec une entreprise, il est indispensable en tant qu'entité gestionnaire de valablement établir, dès la prise en charge de ses fonctions, la validité et les limites de l'information de base définissant ses responsabilités et obligations. A ce titre, un contrôle de qualité des études, et dans l'autre cas, la définition correcte et complète d'un plan de travail sont nécessaires pour assurer une gestion contractuelle responsable. o Dans le même ordre d'idée que la recommandation ci-dessus, le caractère complet des études (plans et spécifications) et la précision des mètrés ayant servis à établir les bordereaux de quantités, devraient, pour des bâtiments neufs, permettre d'adopter des contrats de travaux sur base forfaitaire ou de montant contractuel maximum garanti. Seules des variations aux quantités estimées, causées par des inconnues sur les longueurs effectives des pieux, ou les déblais rocheux par exemple, pourraient être isolées pour être payées sur base des prix unitaires et des quantités exécutées après mesures contradictoires. o Les accords de gré à gré sont à limiter aux situations couvertes par la Loi, et en tout état de cause, un accord direct n'est à concevoir que sur base d'une offre détaillée ayant subi un processus d'acceptation documenté. o L'usage de l'AMI de 2012 dans le cadre de contrats de travaux, ne peut être considéré comme une phase de pré-qualification et doit être limité éventuellement à servir pour la définition de listes courtes pour des procédures de demandes de cotations, et le cas échéant, d'appels d'offres restreints dans les cas couverts par la réglementation. o Pour les contrats de travaux, toute avance de paiement doit être cautionnée valablement à 100% et sauf cas exceptionnels d'acquisition de matériaux coûteux importés, ne devrait pas excéder 20% du montant contractuel total. o La définition de critères de qualifications techniques et financières dans les appels d'offres pour travaux doit se faire en termes mesurables et spécifiquement établis en rapport avec les contraintes liées au programme de travail, à l'estimation budgétaire, et au délai d'exécution.  Par exemple, pour les qualifications financières: - la condition sur le chiffres d'affaires moyen minimum des 3 ou 5 dernières années devrait au moins couvrir l'équivalent du volume des travaux annuels correspondant à l'estimation budgétaire sur 12 mois (CdA > n x (E x 12/d) où n est un coefficient multiplicateur entre 1.0 et 1.5, E= estimation, d = délai d'exécution imposé en mois); - la condition sur le niveau de crédit/liquidités disponibles doit être limitée à couvrir 2 à 3 mois d'activités sur chantier, les liquidités se mesurant à l'actif liquide du dernier bilan augmenté si nécessaire, d'une ligne de crédit mise à disposition d'une banque reconnue. 16  Pour les qualifications techniques, en plus des critères d'expérience générales et spécifiques de projets similaires (en montant et complexité): - seuls le gestionnaire de projet (pour (i) son niveau académique, (ii) expérience professionnelle, (iii) expérience à un poste similaires) et, le ou les conducteurs de travaux (pour leur expérience professionnelle et spécifique) sont les personnel-clés pertinents - les conditions sur la disponibilité d'équipements ne devraient porter que sur l'assurance de rendements compatible avec les délais imposés et/ou sur les niveaux de qualité imposée pour des prestations spécifiques. o Pour les appels d'offres internationaux, comme la mesure des qualifications associée à des groupements d'entrepreneurs, la référence aux DAO standards du type de la Banque Mondiale, est recommandée. o L'efficacité des évaluations sera optimale en procédant aux contrôle des qualifications limité successivement aux offres classées moins disantes sur base des offres corrigées et établies sur la monnaie de référence. o La tenue de réunion d'information en période de soumission est conseillée à la fois pour répondre aux questions des soumissionnaires et à rappeler de façon claire les conditions de recevabilité des offres. De telles réunions ne peuvent se concevoir que sous la responsabilité d'une CSMP officielle et avec un strict formalisme confirmé par un procès-verbal servant d'addendum au DAO. o La sélection de consultants individuels doit se faire par comparaison de CV de candidats présentant au départ les qualifications générales requises. 17 V. LA GESTION CONTRACTUELLE Note: Les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées á l'Annexe B ci-après. 5.1. Constats L'échantillon des contrats choisis pour la revue des conditions de gestion contractuelle comprend des travaux de natures très différentes: (i) les aménagements de la Place du Canapé Vert (TECINA, 29,562,500 Gdes) et (ii) la construction du complexe des trois bâtiments du Palais des Finances (HONGYUAN, $61,928,980 USD) Exécution des contrats Pour les travaux de Reconstruction de la Place publique du Canapé vert, l’UCLBP a été en charge de l'exécution d'un contrat qui lui avait été transmis déjà signé par le Ministre en charge de la Planification. Dans ce cas, l'UCLBP devait assurer uniquement le suivi et le bon achèvement des travaux. Les travaux sont à présent achevés mais le contrat n'est pas clôturé. Le programme de travail avait lui-même été défini par l'entrepreneur et la mission de l'Unité dans ces conditions, ne pouvait que se borner à une gestion administrative. Pour l’exécution du grand marché pour la construction des trois bâtiments publics (MEF, AGD, DGI), le marché, signé en octobre 2014, n’a véritablement démarré qu'en novembre 2015, un mois après que le bureau de supervision (EGS) ait commencé son travail. Le caractère incomplet et les incohérences des études qui avaient contribué au processus de passation étudié plus haut, s'avèrent être un problème majeur pouvant conduire à une révision substantielle du montant contractuel. A ce stade et si on considère un début de travaux en novembre 2015, le délai est au 9 ième mois sur un total contractuel de 24 mois, soit à 37.5% du délai, et l'avancement physique est estimé à 9.8%. Jusqu'à présent, un avenant a été accordé pour changer la devise du contrat au taux de change à la date de soumission, et pour accorder une exonération à l’entreprise des toutes taxes et obligations douanières. Pour faire face aux défaillances de l'étude, UCLBP a demandé à l'entrepreneur d'établir lui-même les mètrés et un bordereau de quantités cohérent avec les plans. Les paiements Pour tous les deux marchés il reste des problèmes financière à résoudre, pour lesquelles on ne peut pas responsabiliser uniquement l’UCLBP. Pour les travaux de réhabilitation de la place du Canapé Vert, l’entreprise aurait reçu de l'Autorité Contractante, des instructions pour procéder à des travaux additionnels sans que l'autorité de l’UCLBP ne soit informée. Par conséquent, le total des montants facturés dépasse le montant contractuel par 91%, une situation qui n’est pas réglée jusqu’à présent. Pour le grand marché de la construction des trois bâtiments, l’entreprise a été payée à hauteur de 34% du montant total pour un taux d’avancement physique de 9.8% plaçant l'entreprise dans une position confortable en attendant la résolution de problèmes techniques, ne justifiant pas des arrêts de travaux récurrents pour raisons financières. Conformité des exécutions Les difficultés de gestion relèvent dans les deux cas de la qualité des études et d'une position de faiblesse technique de l'UCLBP dans ses capacités de gestion contractuelle en dépit de ses 18 adaptations aux conditions particulières des deux contrats. Dans un cas, sa délégation de maîtrise d'ouvrage ne portait pas sur un programme bien défini, et qui plus est sous la responsabilité du titulaire que l'Unité devait superviser. Et dans l'autre cas, le programme de travail est basé sur des études incomplètes et/ou incohérentes rendant toute référence de conformité quasi obsolète. Sommaire des Constats  Les bases de gestion que sont les dossiers techniques et les dispositions contractuelles sont défaillantes pour les deux contrats revus;  L'UCLBP apparaît insuffisamment armé techniquement pour gérer et superviser conjointement deux marchés totalisant environ $90M USD;  A l'initiation des procédures, l'UCLBP n'a pas suffisamment assurer la validité des programmes de travail qu'elle aurait la charge de gérer.  Il est à noter que dans les cas de contrats signés par MPCE, aucune information contractuelle ne définit la mission de l'UCLBP en maîtrise d'ouvrage déléguée. 19 5.2. Tableau Récapitulatif des Résultats UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET DE BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) TRAVAUX # Fiche Objet du Contrat # Lot Titulaires Contrat Opinion UC01G Reconstruction de la Place publique du Canapé Vert à Port au Prince TECINA, Haïti 29,562,500 HTG  Qualité de travaux satisfaisante  Design et programme de travail conçu par l'Entrepreneur  Divergence entre le délai contractuel (2 mois) et le délai d'achèvement (28 mois)  Travaux additionnels entrepris et achevés sans avenant (+91%)  Révision du contrat demandé par l’entrepreneur. Facture finale excessive non-payée. Vandalisme étendu. UC06G Construction de 3 bâtiments du complexe administratif Palais des Finances MEF, AGD, et DGI. HONGYUAN Construction Co, Zhejiang, Chine $61,928,980 USD (après Avenant #1)  Qualité satisfaisante des travaux exécutés (sur base rapports de supervision)  Avenant portant sur la devise de paiement et sur l'exonération de tous matériels et équipements importés, défavorable à l'Employeur.  Retards accumulés dès la notification du contrat, difficultés de coordination sur chantier, incohérence dans le dossier technique, révision de design de joints d'expansion de dalles;  Coordination difficile avec un entrepreneur ne possédant pas une bonne connaissance de la langue Française qui est celle du Contrat. Jusqu’au présent, l’entreprise n’a pas nommé un interprète avec une bonne connaissance technique. ;  L'incohérence entre les quantités suivant les bordereaux contractuels et les plans d'exécution est un problème majeur pouvant conduire à une révision substantielle du montant contractuel.  Une étude pour l’actualisation des quantités dans le bordereau des prix a été confiée à l’entrepreneur. La simple adaptation de ces quantités par le Maitre d’ouvrage est insuffisante et susceptible de manipulations. Quel que soit sa position, le bureau ayant été en charge du design, reste responsable de la qualité finale de ses services. 20 5.3. Recommandations o Mener activement une procédure de clôture de contrat avec l'entrepreneur TECINA pour un solde de compte entre cette firme et le Ministère de la Planification en tant qu'autorité contractante. o Pour les chantiers de bâtiments administratifs, revoir les moyens de supervision en les renforçant pour un suivi plus rapproché avec l'application de toutes les dispositions contractuelles contraignantes à l'égard de l'Entrepreneur. o Assurer la validité continue des cautions de bonne exécution. o Il n'est pas suffisant que l'Entrepreneur seul assure la cohérence des mètrés avec les plans. Cet exercice simple peut et doit être établi par une équipe professionnelle neutre qui pourra certifier contradictoirement la validité des bordereaux qui seront adoptés pour la pleine reprise des activités. o Compte tenu que le bureau d'études en charge de la conception reste responsable de son design structurel, des mesures conservatoires sont recommandées pour impliquer juridiquement ce bureau suite aux conséquences des manquements de son travail. o Selon les résultats des mètrés révisés, il n'est pas exclu que les montants contractuels soient nettement plus élevés, nécessitant des avenants très supérieurs aux limites réglementaires. Dans ce cas, une analyse peut être suggérée de remettre en cause la capacité de l'entreprise HONGYUAN d'exécuter simultanément avec satisfaction ces deux grands contrats, sur base notamment de ses déclarations de qualifications lors des soumissions. o Sur base des bordereaux révisés, redéfinir des délais réalistes et des conditions d'exécution plus strictes avec des délais partiels à tenir et des engagements écrits et signés lors de réunions de chantier hebdomadaires plus formelle et plus structurée. Le formalisme se confirmera avec l'appui d'ordre de service ou éventuellement de mises en demeure. A ce titre, les capacités du bureau en charge de la supervision devront aussi être évaluées dans le cadre d'un renforcement mentionné plus haut. o Une leçon pour l'avenir en situation d'appel d'offres international, est d'exiger que le personnel- clé possède parfaitement la langue française afin d'une part, de s'assurer que ce personnel soit bien en mesure de comprendre les dispositions contractuelles et l'étendue de leurs obligations, et d'autre part, de permettre une coordination effective avec l'équipe du bureau de supervision en phase d'exécution. 21 ANNEXES 22 ANNEXE A : FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION No de Fiche UC01 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET Contrat entre MPCE et Titulaire et transmis à UCLBP pour action en MDOD. REFERENCE DU MARCHE ND OBJET DU CONTRAT TRAVAUX de Reconstruction de la Place Publique du Canapé Vert, Port au Prince SERVICE BENEFICIAIRE Mairie de Port-au-Prince TITULAIRE TECINA MONTANT CONTRACTUEL 29,562,500 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Marché en Entente directe (Gré à Gré) AVIS DE LA CNMP Demande d'autorisation à la CNMP Non Documentée Date de l'avis de la CNMP Non Documentée Formulaire d'Engagement du Titulaire Bordereau descriptif Une liste des installations requises Bordereau des Quantités Pas de bordereau des prix dans le marché Délai d’exécution 60 jours PV d'Attribution ou de Négociation Date Non Documentée Contrat signé Date Novembre 2012 Montant 29,562,500 Gdes Entrepreneur TECINA (Technique, Industrie, Agriculture) Délai d'exécution 60 jours Visa CSC/CA OK Commentaires Le marché est un contrat entre MPCE et le Titulaire, transmis à UCLBP pour suivi d'exécution. Dans ce cas, la fonction effective de l'UCLBP en MDOD, n'inclut pas la responsabilité de gestion des passations de marchés. Le contrat suit un format simplifié pour les causes administratives générales et n'inclut pas de spécifications techniques ou de bordereau de prix. Le programme de travail, décrit sur plans, est rapporté avoir été établi par l'Entrepreneur La procédure en gré à gré est injustifiée. Attribution non conforme mais en dehors du mandat de l'UCLBP. Procédure rendue acceptable par le visa CSC/CA. 23 No de Fiche UC02 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET Travaux de Rénovation Urbaine REFERENCE DU MARCHE FIN-TRC-DE-1314-071 OBJET DU CONTRAT TRAVAUX de Peinture du COMMISSARIAT de CITÉ SOLEIL SERVICE BENEFICIAIRE Commissariat de Police de Cité Soleil TITULAIRE FICONES S.A. MONTANT CONTRACTUEL 534,650.00 Gourdes PROCEDURE DE PASSATION Marché en Entente directe (Gré à Gré) Travaux AVIS DE LA CNMP Demande d'autorisation à la CNMP Exemption pour accord direct non documentée Référence est faite au registre faisant suite à l'AMI de 2012 dont les résultats auraient été validé par la CNMP le 16/07/2012 Date de l'avis de la CNMP Formulaire d'Engagement du Titulaire Dossier technique Aucune offre documentée PV d'Attribution ou de Négociation Date Non documentée Contrat signé Date 31/10/14 Montant 534,650.00 Gdes Entrepreneur FICONES S.A. Délai d'exécution 15 jours Garantie de BE Non requise Avance de démarrage 70% Visa CSC/CA OK Commentaires Le dossier de Passation de Marché contient uniquement le contrat signé entre l’UCLBP et Ficone, avec en annexe les documents administratifs: Quitus type C (expiré depuis plus de 26 mois), Patente (non cachetée) En dépit de la validation d'une liste de firmes jugées généralement qualifiée, la procédure de gré à gré n'est pas justifiée au sens de la réglementation Les conditions contractuelles prévoyant une avance non cautionnée de 70% n'est pas adéquate Procédure non conforme acceptable 24 No de Fiche UC03 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET Travaux de Rénovation Urbaine REFERENCE DU MARCHE MIC-TRC-DE-1314-064 OBJET DU CONTRAT Travaux de Réhabilitation de 80 Maisonnettes dans divers quartiers à Port-de-Paix SERVICE BENEFICIAIRE Municipalité de Port-de-Paix TITULAIRE Entr. MIEUX CONSTRUIRE MONTANT CONTRACTUEL 8,099,389.10 Gourdes PROCEDURE DE PASSATION Marché en Gré à Gré (Accord Direct) AVIS DE LA CNMP Date de la demande Exemption pour accord direct non documentée Référence est faite au registre faisant suite à l'AMI de 2012 dont les résultats auraient été validé par la CNMP le 16/07/2012 Date de l'avis de la CNMP N/A Formulaire d'Engagement du Titulaire Dossier technique Pas d'offre documentée PV d'Attribution ou de Négociation Date N/A Contrat / Bon de Commande signé Date 25/09/2014 Visa CSC/CA Cacheté, non daté Montant 8,099,389.10 Gourdes Entrepreneur MIEUX CONSTRUIRE Délai d'exécution 6 mois Avance de démarrage 60% Retenue DGI 2% Calendrier d’Exécution Non-documenté Garantie BE Non-demandé Commentaires Le contrat ne contient pas de dossier technique (spécifications, bordereau, plans) ni les documents administratifs réglementaires En dépit de la validation d'une liste de firmes jugées généralement qualifiée, la procédure de gré à gré n'est pas justifiée au sens de la réglementation Les conditions contractuelles prévoyant une avance non cautionnée de 60% n'est pas adéquate La procédure est non conforme mais rendue acceptable par le visa de la CSC/CA 25 No de Fiche UC04 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET Travaux de Rénovation Urbaine REFERENCE DU MARCHE FIN-TRC-DE-1314-083 OBJET DU CONTRAT Travaux d’Embellissement de Façades des Maisons dans les Rues Périphériques de la Place Ste. Anne Port-au-Prince SERVICE BENEFICIAIRE Municipalité de Port-au-Prince sur requête du Cabinet du Premier Ministre TITULAIRE FICONES S.A. MONTANT CONTRACTUEL 800,000.00 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Marché en Gré à Gré (Accord Direct) AVIS DE LA CNMP Date de la demande Exemption pour accord direct non documentée Référence est faite au registre faisant suite à l'AMI de 2012 dont les résultats auraient été validé par la CNMP le 16/07/2012 Date de l'avis de la CNMP N/A Formulaire d'Engagement du Titulaire Bordereau descriptif (Spécific.) Pas d'offre documentée, mais l'UCLBP atteste dans le contrat qu'elle a accepté l’offre technique & financière de l’entreprise considérant toutes les compétences, qualifications et expériences professionnelles nécessaire Bordereau des Quantités Délai de livraison/exécution PV d'Attribution ou de Négociation Date N/A Contrat Date 16 décembre 2014 Visa CSCCA Cacheté, non daté Montant 800,000 Gourdes Avance de démarrage 50 % Garantie de BE/caution 100% Retenue DGI 2% Entrepreneur FICONES S.A. Délai d'exécution 1 mois Commentaires Le dossier de Passation de Marché contient uniquement le contrat signé entre l’UCLBP et FICONES, avec en annexe les documents administratifs réglementaires (quitus type C expiré, Patente) et le Devis Estimatif de l’Entreprise 26 Le contrat ne contient pas de dossier technique En dépit de la validation d'une liste de firmes jugées généralement qualifiée, la procédure de gré à gré n'est pas justifiée au sens de la réglementation Les conditions contractuelles prévoyant une avance non cautionnée de 50% n'est pas adéquate La procédure est non conforme mais rendue acceptable par le visa de la CSC/CA 27 No de Fiche UC05 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET Travaux de Rénovation Urbaine REFERENCE DU MARCHE FBC-TRC-DE-1415-090 OBJET DU CONTRAT TRAVAUX D'AMENAGEMENT DE TERRAINS de DELMAS 2, LINTHEAU 2 (Cité Soleil), et THOMASSIN 25 A PORT-AU-PRINCE 1. Aménagement de parcs sportifs à Delmas 2 et Lintheau 2 2. Préparation de terrains de football pour l'installation de gazon synthétique dans trois parcs sportifs SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé TITULAIRE FBC Construction MONTANT CONTRACTUEL 34,961,891.00 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Marché en Gré à Gré (Accord Direct) AVIS DE LA CNMP Date de la demande d'autorisation à la CNMP Exemption pour accord direct non documentée Référ. faite au registre faisant suite à l'AMI de 2012 dont les résultats auraient été validés par la CNMP le 16/07/2012 Date de l'avis de la CNMP Formulaire d'Engagement du Titulaire Bordereau descriptif (Spécifications) Non documenté Bordereau des Quantités Délai de livraison/exécution PV d'Attribution ou de Négociation Date Non documenté Contrat / Bon de Commande signé Date 17/04/2015 Montant 34,961,891 HTG Entrepreneur/Fournisseur FBC Construction Visa CSCCA 2/07/2015 Avance de démarrage 30% Délai d'exécution/livraison 3 mois Commentaires L'attribution en gré à gré est injustifiée. Le contrat revu ne contient pas de dossier technique (spécifications, bordereau) Le projet a été stoppé pour faute de financement Attribution non conforme rendue acceptable par le visa du CSC/CA 28 No de Fiche UC06 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET PROGRAMME DE RECONSTRUCTION DE BATIMENTS PUBLICS Fonds provenant de l’annulation de la dette externe d’Haïti envers le FMI REFERENCE DU MARCHE 021/UCLBP-DAO/04-14 OBJET DU CONTRAT TRAVAUX de CONSTRUCTION du complexe administratif comprenant les : Ministère de l’Economie et des finances (MEF), Administration Générale des Douanes (AGD), et Direction Générale des Impôts (DGI) SERVICE BENEFICIAIRE MEF, AGD, et DGI TITULAIRE Entr. HONGYUAN MONTANT CONTRACTUEL HTG 2,817,768,594.73 (Attribution finale, suivant la 2 ème procédure) PROCEDURE DE PASSATION AOO Remarque : Ce marché a été passé au cours de trois procédures successives, les deux premières procédures compétitives ayant étant déclarés infructueuses. La revue couvre les deux procédures, plus la décision d'attribution exceptionnelle en gré à gré. Première procédure DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel UCLBP 0/20 PPM pour un montant budgétaire de $18.5 millions et la méthode d’AOR Avis CNMP sur DAOI Date de soumission au CNMP 09/05/13 le 9 mai 2013. Commentaires CNMP 28/05/13 Soumission dossier révisé 05/07/13 Validation CNMP 19/07/13 I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication Site web CNMP: 09/08/13 1 ière publ. Nouvelliste: 13/08/13 Date de remise annoncée Le 7 octobre 2013 à 12 h Caution de Soumission 1.5% C Qualifications requises Référence à DAO II. Instructions Générales aux Soumissionnaires (IGS) Suivant DAO standards OK III. Instructions Spéciales aux Soumissionnaires (ISS) Conformité administrative Dossier à fournir: 1. Statut de société 2. Copie patente, CIP, CIN,… 3. Procuration au Signataire 29 4. Signature notariée du représ. 5. Matricule commercial 6. CIF 7. Quitus fiscal de type C 8. Déclaration d’impôts person. 9. Caution soumission 1.5% + formulaires cités en VIII Capacité financière Chiffre d'Affaires moyen ND Crédit/Liquidités ND Capacité technique Expér. Générales 5 pts Expériences spécifiques 10 pts Personnel 20 pts Organisation, planning 25 pts Equipements 10 pts Délai d'exécution 10 pts Délai d'exécution Non imposé IV. Formulaires de Soumission 1. Offre 2. Présent. des Qualificat. 3. Proposition Financière 4. Devis Estimatif 5. Bordereaux des Prix 6. Décl. de Commissions 7. Décl. de Nationalité 8. Décl.d’Éligibilité 9. Formulaire du Marché 10. Garantie de Soumission 11. Garantie de BE 12. Garantie Rest.d’Avance 13. Décl.d’Exp. Générale 14. Décl.d'Exp. Spécifique 15. CV Personnel-Clé 16. Adh. Charte d’Ethique V. CCAG Suivant DAO standard VI. CCAP ND pour 1 ière procédure VII. Spécif. Techniques et Plans idem VIII. Bordereau des Quantités idem PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 08/10/13 à 12:00PM report du 07 au 08 (jour férié) Soumissions 5 offres - CODELPA 3,299,450,010 - V&F 3,696,603,667 - TEYCO/EATT/ELEC 178B - SGI incomplet (2 bâtiments) - IBT 2,855,694,274 Rejet à l'ouverture Contestation sur formulaires manquants d’IBT et COBELPA sans suite COPEO Circulaire officielle OK (3 membres UCLB + 2 MEF) Rapport d'Evaluation CNMP Date du rapport, signatures 22/11/2013, Signatures COPEO désignés Contrôle de recevabilité 4 offres conformes 30 administrative Classement des offres corrigées Pas applicable Contrôle des qualifications CODELPA ne satisfait pas sur rédit/expér. générale (=CdA)/expér. spécifique/Personnel/ VORBE ne satisfait pas sur les actifs/expérience sp./Equipements/ Grpmnt TEYCO NC sur crédit/expér. gén. et spéc./ personnel. IBT NC sur actifs/ personnel/équipement/organisation et méthodologie Evaluation/Recommandation Aucun soumissionnaire ne remplit toutes les qualifications Appel d'Offres infructueux Avis CNMP sur Décision Date de demande d'avis Autorisation CNMP Soumis à CNMP le 25/11/13 12/12/13 Commentaires Les DAO ont donné lieu à multiples clarifications documentées et une demande de report de la date de remise n'a pas été honorée. La publication internationale de l'Avis d'Appel d'Offres, non documentée, a été reportée tardive. L'absence de CCAP documenté ne permet pas de juger du bien-fondé des rejets pour critères financiers. Les DAO utilisés pour la seconde procédure en relance ont été révisés par la CNMP (date de dernière validation non documentée). RELANCE en deuxième procédure d'appel d'offres ouvert DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication Publ. nationale 20/03/14 UN Development Business ND Date de remise annoncée : 23 mai 2014 à 12 h. Caution de Soumission : 1.5 % C du montant de la soumission Qualifications requises Réf. au DAO II. Instructions aux Soumissionnaires suivant DAO standards OK III. Cahier des Clauses Particulières Conformité administrative idem 1 ier DAO Capacité financière Crédit/Liquidités > 20%C Expérience Gén. >60%C s/5ans Capacité technique Expériences spécifiques >35% C Personnel Conducteur > 5 ans s/3 projets sim. Resp. Techn + Fin. 70/30 Organisation, planning Equipements Délai de livraison/exécution 24 mois IV. Formulaires de Soumission Capacité technique Capacité financière OK 31 Caution de Soumission V. CCAG suivant DAO standard VI. CCAP OK VII. Spécific. Techniques, Plans ND dans document revu VIII. Bordereau des Quantités ND dans document revu PV D'OUVERTURE Date de l’ouverture des plis : 17/06/14 à 12:PM 3 offres reçues sur 25 DAO disséminés. - Hongyuan est le moins disant. - - - Deux soumissionnaires n’ont pas soumis une garantie conforme; - un soumissionnaire a désiré être payé en dollars ; - un a remarqué que les quantités ne correspondent pas au plan. Soumissions Grp ABANTIA 5,004,544,811 HONGYUAN 2,817,768,594 CODELPA 3,617,597,021 Remarques notées en séance: Cautions de soumission non conformes pour Hongyuang et CODELPA (conditionnelle, <1.5%C) ABANTIA fait remarquer les incohérences entre le bordereau des quantités et les plans. Offres rejetées lors de la session d’ouverture. Aucune. 5 soumissionnaires ont retiré leur offre avant l'ouverture (liste dans le PV). Pas d'explication disponible. Membres du COPEO Circulaire officielle : 13 mai 2014 Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures 26/06/14 4 signatures sur 5 membres nommés Contrôle de recevabilité administrative Seul ABANTIA est recevable Contrôle des qualifications ABANTIA NC sur personnel (Chef de chantier) Evaluation/Recommandation Procédure de nouveau infructueuse et recommandation d'une 3 ième procédure. Avis CNMP sur recommandation le 16/07/14 avec référence à la demande de UCLBP de procéder par accord direct avec HONGYUAN moins disant. 32 Un « rapport amendé » d’évaluation des offres a été signé par les membres du COPEO le 08/08/14 suite à la décision de déclarer la procédure infructueuse et de procéder à une nouvelle procédure conduisant à un accord direct avec le soumissionnaire moins-disant. Avis CNMP sur Attribution Date 22/12/14 Plainte éventuelle Aucune plainte rapportée Contrat signé Date 29/10/2014 Montant 2,817,768,594.75 Gdes Entrepreneur HONGYUAN Constr. Comp. LTD., Wenling, RP de Chine Délai d'exécution 24 mois Conformité au DAO NA Garantie d’avance $18,578,694 (30%) Conforme Ordre de service - démarrage 12 janvier 2015 Conformité Caution de BE Conforme 140,888,429 le 6 février 2015 Visa CSC/CA OK non daté Visa CNMP OK, non daté Commentaires 1 Plusieurs soumissionnaires ont demandé les clarifications sur le DAO suivies de réponses consolidées et tardives conduisant à un report de la date de remise des offres. Il n'y a pas d'information de l'avis CNMP sur l'extension accordée de la période de soumission. 2 L'évaluation considère d'abord l'offre du Grpmnt ABANTIA comme seule admise à l'évaluation détaillée avec une offre complète et recevable. Lors de l’évaluation des offres, seulement le groupement Abantia (offre de G 5 milliards) a été admis à l’évaluation détaillée. A l'examen des qualifications techniques et financières, ABANTIA est jugé non qualifié sur le seul critère de l'expérience du conducteur de travaux. Cette insuffisance conduit au rejet de l'offre et à la décision de déclarer à nouveau la procédure infructueuse. La proposition de procéder par accord direct avec HONGYUAN, soumissionnaire moins disant est validée par la CNMP le 16/07/14. 3 Les négociations se sont tenues entre le 18 et le 25 août puis entre le 10 septembre et 20 octobre 2014. PV signé par les parties le 24/10/14. Le prix est celui de l’offre avec prix unitaires non-révisables pour la période d’exécution du marché. La procédure de passation a été rendue difficile notamment en raison de la définition de critères de qualification inadéquats et d'un dossier technique incomplet ou incohérent. La procédure laborieuse est conforme en raison de son circuit minutieux impliquant l'UCLBP, et les instances de contrôle. Un accord sur Avenant est conclu le 16/07/15 en vue de couvrir les effets de la dévaluation de la Gourde par rapport au Dollar américain. Il a été rapporté que les travaux sont suspendus en raison de divergences sur les quantités contractuelles et le programme de travail tel que décrit dans le dossier technique. Ce contrat a fait l'objet d'un audit des procédures de gestion contractuelle couvert dans le présent rapport. 33 COMMENTAIRES ADDITIONNELS 1 Demande de clarifications. Plusieurs soumissionnaires ont demandé les clarifications sur le DAO. Plusieurs réponses consolidées ont été envoyés à tous les soumissionnaires avec un certain retard. Quelques soumissionnaires ont demandé un report de la date limite de dépôt des offres, ce qui leur a été accordée. Les auditeurs n’ont pas trouvé des informations dans les dossiers sur l’approbation de la remise par le CNMP. 2 Rejet pour des raisons insuffisantes. Lors de l’évaluation des offres, seul le Groupement ABANTIA (offre de HTG 5 milliards) a passé l’évaluation préliminaire. La commission a procédé directement à l’analyse de la qualification du Groupement au lieu d’évaluer d’abord leur offre financière. Ils étaient classés non- qualifiés uniquement à cause d’une insuffisance de l’expérience du Responsable du chantier, qui est une insuffisance mineure dans le cadre d'une offre substantiellement conforme. Une permutation de ce personnel, de niveau de technicien supérieur, aurait pu se négocier avant attribution, sans changer les règles de la compétition. 3 Soumission de très peu d’offres. Lors de la deuxième procédure, seulement 3 offres ont été reçues alors que 25 entreprises de travaux avaient acheté les DAO, et cinq autres ont retiré leurs offres avant l'ouverture. 4 Rôle du CNMP. La procédure de validation par la CNMP, les échanges ont judicieusement et efficacement guidé le COPEO, permettant au final de conclure sur une procédure conforme. 34 No de Fiche UC07 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET PROGRAMME DE RECONSTRUCTION DE BATIMENTS PUBLICS Fonds provenant de l’annulation de la dette externe d’Haïti envers le FMI REFERENCE DU MARCHE 017/UCLBP-DAOOI/12-14 – Contrat 08/UCLBP-DBP OBJET DU CONTRAT TRAVAUX de CONSTRUCTION du complexe administratif comprenant le bâtiment pour la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif Angle de l’Avenue Christophe et de la Rue 6, Port-au-Prince, Haïti SERVICE BENEFICIAIRE CSC/CA TITULAIRE Entr. HONGYUAN MONTANT CONTRACTUEL $ 27,725,863.23 USD sur la liste des contrats et après conversion couverte par l'Avenant #1. (Montant au contrat initial: HTG 1,300,803,234.95) PROCEDURE AOO DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP. Inscrit au PPA référence UCLBP 024 Code budgétaire : 4602 Crédit disponible $9, 500,000 USD 1 I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication 28/11/2014 Date de remise annoncée 22/01/2015 Caution de Soumission 1.5% montant soumission Qualifications requises Non indiquée dans AAO II. Instructions Générales aux Soumissionnaires (IGS) Suivant DAO standards OK (Support électronique) III. Instructions Spéciales aux Soumissionnaires (ISS) Conformité administrative Date de remise Préférence nationale Délai d’exécution 1. Statut de société 2. Copie patente, CIP, CIN,… 3. Procuration au Signataire 4. Signature notariée du représ. 5. Matricule commercial 6. CIF 7. Quitus fiscal de type C 8. Déclaration d’impôts pers phys. 9. Caution soumission 1.5% + formulaires cités en VIII 22/01/15 12AM 15% si intrants natx >30%, ou MO nat'le >70% 24 mois 2 IV. Clauses Administratives Générales (CCAG) Suivant DAO standard OK V. Clauses Contractuelles Particulières (CCAP) Garantie bancaire de BE Avance cautionnée possible 5% du montant du marché 20% 35 Retenue de garantie Délai d’exécution Période de garantie Avenant max 5% du montant du marché sur chaque acompte Prix révisable au 13ieme mois 24 mois 12 mois 30% 3 VI. Spécifications Techniques, Bordereaux, Plans OK Bordereaux revus en anglais 4 VII. Critères de Qualifications Eligibilité Qualific. Financières Crédit/Liquidités CdA total 5 dern. années Qualific. Techniques Total exp. spécif. s/ 5 ans Personnel-clé Equipements Programme de travail Nationalité selon statuts de société >20% C >60% C >35% C - Conducteur trvx > 5 ans, 3 ans s/BP sim. - Ing & Architectes inscrits au CNIAH - Gestionnaires chantier avec grille d’évaluation détaillée (70%T/30%F) dipl20/exp prof10/exp.spec.60/F5/K5 Preuve de disponibilité/capacité pour les équipements listés dans la méthodologie Preuve de satisfaction du CCAP 5 6 VIII. Formulaires de Soumission 1. Offre 2. Présentation des Qualific. 3. Proposition Financière 4. Devis Estimatif 5. Bordereaux des Prix 6. Décl. de Commissions 7. Décl. de Nationalité 8. Décl.d’Éligibilité 9. Formulaire du Marché 10. Garantie de Soumission 11. Garantie de BE 12. Garantie Rest.d’Avance 13. Décl.d’Exp. Générale 14. Décl.d'Exp. Spécifique 15. CV Personnel-Clé 16. Adh. Charte d’Ethique OK Avis CNMP sur DAO Date Demande du 09/09/14 Approbation CNMP 21/11/14 après recommandation du 18/09/14 adoptée PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture Jeudi 22 janvier 2015 à 12 :30 PM Soumissions 5 Soumissionnaires SECOSA 1,814,060,058. IBT 1,192,452,429 ABANTIA 1,471,465,386 HONGYUAN 1,300,803,234 36 DNG 1,153,754,491 Offres rejetées lors de la session d’ouverture Aucune Membres du COPEO Cinq membres : 3 ULCBP + 1 CSC/CA + 1 MEF désignés par circulaire officielle Nommer sur demande de l’ULCBP Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures 05/03/15 avec signatures de membres COPEO Contrôle de recevabilité administrative OK. L'offre DNG écartée pour caution de soumission non conforme Classement des offres corrigées Pas applicable Contrôle des qualifications Le contrôle est établi pour tous les soumissionnaires acceptés SECOSA/GCET ne qualifie pas sur le niveau de Crédit/Liquid., ni sur le personnel-clé IBT ne qualifie pas sur le personnel-clé (conducteur) et la déclaration de ses équipements ABANTIA/CLARET ne qualifie pas sur le niveau de CdA et sur le personnel-clé HONGYUAN seul qualifié techniquement 7 Recommandation Rapport de l'analyse financière le 10/04/15 après ANO de la CNMP HTG 1,300,803,234.95 COPEO - Date 10/04/15 Décision Attribution provisoire HONGYUAN 8 Avis CNMP sur Attribution Date pour accord sur analyse technique 20/03/15 demande de validation de l'analyse des dossiers techniques Réponse du 01/04/15 demandant que le soumissionnaire jugé qualifié produise (i) preuve d'acquisition de matériels/equipmnt, et (ii) obtienne traduction de licence par traducteur juré, et demande à UCLBP d'attribuer définitivement et de préparer le marché Date de validation T+F 30/04/15 Date de validation contrat 10/07/15 Publication de l'Attribution Date 09/04/15 par notifications aux soumissionnaires non retenus Support de publication Lettres revues après analyse technique Attribution définitive publiée le 29/10/15 au Nouvelliste. Existence de plainte Aucune plainte rapportée 37 Notification du Marché Date 09/04/15 1,300,803,234.95 Gdes Revue de l'offre sélectionnée Conformité OK Contrat signé Date 04/05/15 Montant 1,300,803,234.95 HTG (taux de change 46.9166) Entrepreneur HONGYUAN Constr. Comp. Délai d'exécution Ordre de Commencer le 15/10/15 Délai de 24 mois Conformité au DAO OK Conformité Caution BE OK 02/09/15 BNC 390,240,970,48 HTG OK Commentaires 1 Pas de relation entre le crédit indiqué disponible au PPAPM et le montant contractuel 2 Les listes de certains documents administratifs apparaissent aussi dans les Formulaires du Chap. VIII et apportent la confusion pour les soumissionnaires quant à l'exhaustivité de leur offre. 3 La formule de révision applicable à partir du 13ieme mois reste indéfinie car les paramètres ne sont pas définis. 4 Les bordereaux de quantités sont établis en anglais, ce qui est incohérent avec l'imposition pour les soumissionnaires de soumettre leurs offres en français ou avec une traduction certifiée. 5 La définition d'un niveau de crédit/liquidités (20%) est excessive et sans rapport avec le délai d'exécution. Selon le critère, l'entrepreneur devrait préfinancer jusqu'à près de 5 mois. 6 Le critère sur les chiffres d'affaires (total des 5 dernières années > 60% C) n'est pas adéquat et nettement insuffisant pour limiter le risque du Client. Le critère devrait au moins correspondre à une moyenne minimum des 5 dernières années supérieure à C x (12/24) 7 La subdivision des critères techniques conduit à une possibilité de subjectivité dans l'évaluation, au niveau du personnel-clé et des moyens en équipements 8 L'analyse en deux phases n'est pas efficace (170 jrs entre ouverture et attribution) et devrait plus adéquatement se faire en vérifiant successivement les qualifications du soumissionnaire moins-disant puis des autres dans l'ordre croissant des offres en cas de non qualification technique. La CNMP aurait alors à contrôler la validité de l'évaluation sur un rapport consolidé. 95 jours entre la validation du contrat et l'ordre de commencer (début du délai) La procédure est conforme à partir de critères discutables mais appliqués à tous. 38 Procédure d'attribution d'avenant Avenant #1 revu Date 11/01/16 (version revue telle que proposée). Les signatures finales ne sont pas datées. Montant Le montant contractuel reste inchangé mais est exprimé en USD, soit $27,725,863.23 au taux de change au moment de l'offre (46.9166) Justification Outre le changement de devises, l'avenant stipule que les équipements et fournitures importées pour l'exécution du contrat seront exonérées de tous droits et taxes. Demande de non objection à CNMP 26/01/16 (postérieur à la date de signature de l'avenant revu) Avis CNMP 03/02/16 Recommandation sur la prise en compte des décaissements, cautions en place, et définition/volume des matériels et équipements concernés. Réponse UCLBP Déclaration des décaissements déjà exécutés ($18,578,694.03) avec annexes des listes demandées. Cautions en place changées en USD OK CSCCA Avis favorable du 06/04/16 Validation CNMP 08/04/16 Commentaire En considérant les dispositions des CCAG/CCAP relatives aux taxes et droits de douane, l'exonération adoptée dans l'avenant représente une réduction des coûts tels qu'ils avaient été pris en compte dans la soumission. Un rabais aurait pu être sollicité ou négocié. 39 No de Fiche UC08 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET PROGRAMME DE RECONSTRUCTION DE BATIMENTS PUBLICS REFERENCE DU MARCHE 007/UCLBP-DP/02-12 OBJET DU CONTRAT Etudes architecturales et techniques pour la construction de trois bâtiments administratifs publics: Palais de Justice, Parquet de Port-au-Prince, Maison de l’Avocat SERVICE BENEFICIAIRE Administrations usagères TITULAIRE MILLET/MORE ARQUITECTOS MONTANT CONTRACTUEL $799,837.00 USD PROCEDURE DE PASSATION SBQC Plan de Passation des Marchés Marché inscrit dans le Plan Prévisionnel Oui Plan Prévisionnel publié - date ND Plan Prévisionnel transmis à la CNMP - date 21 septembre 2012 Appel à Manifestation d'Intérêt (AMI) AMI général UCLBP/BMP/#002 du 25 janvier au 15 mars 2012. Un rapport d'évaluation soumis à la CNMP le 06/07/12 identifiant 17 bureaux d'études, 13 bureaux de supervision, et 28 entrepreneurs jugés préqualifiés. Validation CNMP de la liste des bureaux présélectionnés le 16/07/12 Demande de Propositions (DP) Lettre d'Invitation 10 décembre 2012 10 firmes de consultants listées Date de remise 28 janvier 2013 Termes de Référence OK adéquats Informations aux Consultants OK Qualifications Expérience firme 30% Expérience Personnel 40% Méthodologie 15% Plan de travail 15% Score minimum requis 75% Ratio T/F 75/25 Modèle de Contrat non inclus dans DP revue Avis CNMP sur DP Date de validation 29/11/12 Formation du COPEO Circulaire 04 du 23/01/13 UCP/Mairie/Min Justice/MTPTC/UCLBP 40 Evaluation T Date d'ouverture des propositions techniques 28 janvier 2013 à 11AM Une demande de report le 21/01 refusée Offres tardives aucune Nombre de propos. reçues/Nmbre d'invitations 5 propositions sur 10 invitations PILE&FACE IBI/DAA TRAME BIEB MILLET Tous dossiers vérifiés complets Date du Rapport 5 mars 2013 Conformité de l'analyse à la DP OK très détaillée avec subdivisions par poste 2 Consultants non qualifiés techniquement: PILE&FACE 72.56% BIEB 67.67% avec justificatifs certifiés Evaluation technique COPEO Date du PV de réunion 7 mars 2013 Décision Firmes qualifiées (>75%) TRAME 85.89% MILLET 91% Avis CNMP sur Rapport d'Evaluation Technique Date de validation 21/03/13 sur demande du 07/03/13 Notification aux Candidats Date 26/03/13 Invitation à l'ouverture des Propositions Financières 26/03/13 Evaluation T+F Date d'ouverture des propositions financières 28 mars 2013 TRAME 55,076,437.50 Gdes MILLET 792,120.00 USD Rapport d'Evaluation Evaluation conforme aux critères de la DP OK rapport T/F = 75/25 appliqué au taux de $1USD= 42.7361 MILLET 33,852,119.53 Date 5 avril 2013 Conformité du classement F oui Conformité de T+F MILLET plus qualifié techniquement et moins disant PV de sélection du COPEO 5 avril 2013 Négociations Appel à négociations 5 juin 2013 PV de négociations ou correspondances N/A Approbation et notification du marché Validation d’attribution par CNMP 29 mai 2013 Notification au soumissionnaire retenu 5 juin 2013 Notification aux autres soumissionnaires 5 juin 2013 Visa de la CSC/CA Non indiqué Validation du marché par la CNMP 26 mars 2014 41 Contrat Date 12 juin 2013 Consultant MILLET – MORE ARQUITECTOS Montant $799,837.00 Conformité au modèle de la DP Pas de modèle dans la DP Garanties requises Non applicable Date d’approbation 28 juin 2013 Date de transmission à la CSCCA 20 février 2014 Validation finale CNMP 26 mars 2014 Date de notification (récépissé ou avis de réception) Lettre du 27 mars 2014. Accusé réception le 3 avril 2014 Commentaires Durant la période de soumission, une demande d'extension a été refusée par le COPEO CNMP admet le 29/05/13 le groupement JB MILLET/MORE ARQUITECTOS bien que JB MILLET a proposé et avait confirmé dans un courrier qu'il soumettait seul avec MORE en sous-traitant (association) Procédure SBQC conforme mais peu efficace avec 14 mois entre l'ouverture des propositions techniques et la validation finale du contrat 42 No de Fiche UC09 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET PROGRAMME DE RECONSTRUCTION DE BATIMENTS PUBLICS REFERENCE DU MARCHE 010/UCLBP-DP/12-12 OBJET DU CONTRAT ETUDES TECHNIQUES relatives à la construction de deux tronçons de la rue Mgr GUILLOUX et du Champ de Mars SERVICE BENEFICIAIRE Mairie de Port-au-Prince TITULAIRE Consortium SGS/Euro Estudios/SERS MONTANT CONTRACTUEL $444,227.50 USD PROCEDURE DE PASSATION SBQC Plan de Passation des Marchés Marché inscrit dans le Plan Prévisionnel Année fiscale 2012-2013 Plan Prévisionnel publié - date ND Plan Prévisionnel transmis à la CNMP - date 23/10/12 Appel à Manifestation d'Intérêt (AMI) AMI général UCLBP/BMP/#002 du 25 janvier au 15 mars 2012. Un rapport d'évaluation soumis à la CNMP le 06/07/12 identifiant 17 bureaux d'études, 13 bureaux de supervision, et 28 entrepreneurs jugés préqualifiés. Validation CNMP de la liste des bureaux présélectionnés le 16/07/12 Demande de Propositions (DP) Lettre d'Invitation 5/12/12 Liste courte de 6 firmes 1. AECOM Inc. 2. Groupe SM International 3. ESC Ingénieurs Conseil 4. Cons. Euro Estudios, SGS, SERS 5. BEJV 6. BETA Ingénierie Consultation Date de remise 24/01/13 à 11h00 TDR Critères techniques: a) Expérience Firme : 30 pts. b) Capacité Technique Firme : 40 pts c) Approche tech/méthodologique : 15 pts d) Capacités démontrées/Expérience spécifique de la Firme : 15 pts. Score min. 75% Informations aux Consultants 21/12/12 : Demande de Clarifications répondues le 18/01/13 Ratio T/F T/F non indiqué Modèle de Contrat OK 43 DP validée par la CNMP Avis conforme CNMP : 11/29/12 Evaluation T Date d'ouverture des propositions techniques 24 janvier 2013 Formation du COPEO 21/01/13 par Circulaire #3 Nombre de propositions reçues/Nombre d'invitations 6 invitations, 2 offres reçues - SMI - Grpmnt SGS/ E ESTUDIOS/ SERS Date du Rapport 30/01/2013 Evaluation/Recommandation du COPEO Evaluation détaillée. Les 2 candidats qualifient avec > 75% Validation évaluation technique par CNMP Commentaires CNMP du 21/02/2013 sur - signatures/date manquante du COPEO - réf. à Lettre d'Engagement - SGS avec un directeur de projet avec 1/10 en expérience. - incohérence montant de la prop. fin. de SMI Validation finale par CNMP non documentée. Evaluation T+F Date d'ouverture des propositions financières 04/02/2013 SMI a présenté ses prop. techn. et fin. dans la même enveloppe. COPEO a admis la proposition avec l'accord des 2 candidats Rapport d'Evaluation Evaluation conforme aux critères de la DP T/F = 75/25 OK SMI 81.2% SGS/ESTUDIOS/SERS 82.37% Date du rapport 1/03/2013 PV de négociations ou correspondances Demande de CV à jour d’un Directeur de Projet ayant plus d’expérience (lettre du 21 mars 2013) 2 CV soumis le 19 avril. Refusé pour cause d’aucune expérience dans la conduite d’études technique relatives à des travaux de constructions de route. 29 avril : Nouveau Personnel Clé refusé par l’UCLBP. Signatures de contrat toujours pas effectué (date limite était le 4 avril). 30 avril : UCLBP en attente de traduction en français du mandat du signataire Approbation et Notification du marché Validation d’attribution par CNMP 15/03/2013 Date de notification au soumissionnaire retenu 21/03/2013 Notification aux autres soum. 21/03/2013 Projet de contrat conforme OK Date de signature du contrat 04/04/2013 Cachet CNMP :31/5/2013 Date d’approbation par l’autorité compétente 28/6/2013 UCLBP Avis favorable de la CSCCA 31/05/2013 Validation du marché par la CNMP 31/05/2013 44 Contrat Date 04/04/2013 Consultant Consortium SGS/Euro Estudios/SERS Montant USD 444,227.50 Conformité au modèle de la DP Oui Date de validation de la CNMP 31/5/13 Publication de l’attribution du marché Date 4/7/2013 Journal quotidien à grand tirage Le Nouvelliste, Le Matin Site web de l’AC Oui Site CNMP Oui Commentaires La procédure d'évaluation T/F n'est pas indiquée dans la DP rendant l'évaluation non transparente aux yeux des candidats. Les critères de qualification technique sont peu adaptés avec peu de poids (15%) sur l'organisation et l'approche méthodologique. Le Directeur de Projet du candidat retenu n'obtient que 01/10 pour ses qualifications, un fait souligné par la CNMP dans sa revue préalable. Les négociations ont tenté d'obtenir de nouvelles propositions avec CV de la part du groupe SGS mais l'issue n'est pas clarifiée dans les documents revus. Les négociations ont clarifié les aspects de responsabilité solidaire du groupement SGS/E Estudios/SERS. La procédure est acceptable mais non transparente sur base de critères trop indéfinis et inadéquats. 45 No de Fiche UC10 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET PROGRAMME DE RECONSTRUCTION DE BATIMENTS PUBLICS REFERENCE DU MARCHE PHL-DBP-CONS-1415-216 OBJET DU CONTRAT ETUDES SISMIQUES du Bâtiment du MINISTERE DU COMMERCE ET DE L'INDUSTRIE SERVICE BENEFICIAIRE MCI TITULAIRE Philippe LAUTURE MONTANT CONTRACTUEL 5,895,000.00 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Consultant Individuel par Accord Direct AVIS DE LA CNMP Non documenté Formulaire d'Engagement du Titulaire Non documenté PV d'Attribution ou de Négociation Date Non documenté Contrat Date Signé, Non daté Visa CSC/CA Cacheté, non daté Montant 5,895,500 Gourdes Consultant M. Philippe Lauture Avance de démarrage 20% Personne Responsable du Suivi Directeur de la Division Bâtiments Public Ordre de Service 10/03/2015 Délai d'exécution/livraison 3 mois Commentaires La procédure adéquate de sélection d'un consultant individuel est une comparaison de trois CV sur base des qualifications pertinentes. Le CV du candidat retenu ne justifie pas un accord direct compte tenu de son manque apparent d'expertise en conception et calculs structurels de construction parasismique et para-cyclonique. L'engagement simultané du consultant sur deux contrats identiques couvrant chacun un bâtiment administratif, peut être considéré comme un fractionnement. Procédure non conforme rendue acceptable par le visa de la CSC/CA 46 No de Fiche UC11 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET PROGRAMME DE RECONSTRUCTION DE BATIMENTS PUBLICS REFERENCE DU MARCHE PHL-DBP-CONS-1415-215 OBJET DU CONTRAT ETUDES SISMIQUES du Bâtiment du MINISTERE DE L'INTERIEUR ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES SERVICE BENEFICIAIRE MICT TITULAIRE Philippe LAUTURE MONTANT CONTRACTUEL 5,895,000.00 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Consultant Individuel par Accord Direct AVIS DE LA CNMP Demande d'autorisation à CNMP 30/09/13 Date de l'avis de la CNMP 08/10/13 Formulaire d'Engagement du Titulaire Non documenté PV d'Attribution ou de Négociation Date Non documenté Contrat Date Signé, Non daté Visa CSC/CA Cacheté, non daté Montant 5,895,500 Gourdes Consultant M. Philippe Lauture Avance de démarrage 20% Responsable du Suivi Directeur Division Bâtiments Public Ordre de Service 10/03/2015 Délai d'exécution/livraison 3 mois Commentaires La procédure adéquate de sélection d'un consultant individuel est une comparaison de trois CV sur base des qualifications pertinentes. Le CV du candidat retenu ne justifie pas un accord direct compte tenu de son manque apparent d'expertise en conception et calculs structurels de construction parasismique et para-cyclonique. L'engagement simultané du consultant sur deux contrats identiques couvrant chacun un bâtiment administratif, peut être considéré comme un fractionnement. Procédure non conforme mais rendue acceptable par l'avis favorable de la CNMP 47 No de Fiche UC12 Date 12-15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET PROGRAMME DE RECONSTRUCTION DE BATIMENTS ADMINISTRATIFS REFERENCE DU MARCHE Indéterminé OBJET DU CONTRAT Audit Technique et Financier de l’ensemble des Travaux de Reconstruction/Réhabilitation par entreprises ROFI et HADOM SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé TITULAIRE LGL S.A. MONTANT CONTRACTUEL 90,901.38 USD (4,407,481.78 HTG selon registre UCLBP) PROCEDURE DE PASSATION Service de Consultant Gré à Gré (Accord Direct) AVIS DE LA CNMP Date l'autorisation à la CNMP Autorisation non demandée Formulaire d'Engagement du Titulaire - Proposition technique limitée à la reprise des TDR avec composition générique de l'équipe en Gestion & Administration, Infrastructure et Voiries Urbaines, Bâtiments Proposition financière non détaillée avec totaux honoraires ($81.692.03USD ) plus dépenses ($9,208.65 USD) = $90,901.38 USD Délai de livraison/exécution 4 SEMAINES PV d'Attribution ou de Négociation Date Non documenté Décision par COPEO Contrat Date Non daté, avec mention Juin 2013 Le rapport préliminaire d'audit indique que le contrat de services est daté du 30/04/15 Montant USD 90,901.38 AUDITEUR Sté Expertise Ingénierie LGL S.A. (cité Génie Conseil durant l'exécution) Avance de démarrage 30% au démarrage 40% rapport sommaire approuvé (3 semaines à partir de la date de démarrage) 30% rapport Final approuvé (4 semaines à partir de la date de démarrage) Visa CSC/CA Non documenté. Documents contractuels ANNEXE A:TDR ANNEXE B: Prop. technique & financière 48 Documents Administratifs: CIF (expiré au 28/11/88), Quitus fiscal. Délai d'exécution 4 semaines Commentaires Incohérence entre l’Entreprise Attributaire « Génie Conseil » du Registre UCLB et le Contrat « LGL S.A » La Carte d’Immatriculation Fiscale est expirée (28 Novembre 1988) : Non-conforme Le rapport préliminaire d'audit revu est rapporté être le seul remis par le titulaire 15 mois après la signature du contrat de services qui prévoyait un délai d'exécution de 4 semaines. Le manque de proposition détaillée sur les honoraires (par type d'auditeur spécialiste et leur nombre, ni par hommes/jours) et dépenses (fixes et/ou remboursables) ne permet pas une gestion contractuelle adéquate. Attribution Gré à Gré injustifiée, et sans validation CSC/CA documentée. Non Conforme. Note commentaire sur le rapport d'audit revu Le rapport revu est daté de Octobre 2015 est présenté comme un premier rapport sommaire, plus de 12 semaines après la mention dans le rapport revu, d'un accord sur TDR et les résolutions (non documentées). L'audit est supposé couvrir 37 contrats de travaux sous différents projets classés par entité bénéficiaire ou localisation. Tous ces contrats de travaux auraient été attribués à l'Entreprise ROFI. Le premier rapport sommaire, et seul disponible, devrait couvrir les évaluations de six projets. Cependant le rapport fait aussi état de tableau récapitulatif des coûts pour d'autres sites devant être couverts par d'autres rapports sommaires non documentés. Le rapport indique que les premières documentations sur les contrats à auditer auraient été remises à LGL en juin 2013. Le mandat de LGL est qualifié par le consultant lui-même comme "ne portant pas sur une révision des plans et mètrés, ni sur une évaluation qualitative des travaux achevés et/ou en cours". Cette déclaration atteste que l'audit n'est en rien un audit technique mais se limite à un relevé de décomptes et d'avenants. Sélection de constats du consultant LGL Parmi les constats des analyses de LGL sur les contrats de travaux tels qu'attribués, on note que: - Les contrats sont établis entre Constructora ROFI et le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE), mais tous ne sont pas signés. - Les contrats ne disposent pas de CCAG, CCAP, incluant des conditions réglementaires de cautionnement et de modalités de paiement, et aucun cahier de clauses techniques n'a pu être consulté par le consultant LGL/Génie Conseil. - Aucune information contractuelle ne définit la mission de l'UCLBP en maîtrise d'ouvrage déléguée. - A titre d'exemple et selon le rapport sommaire #1, les montants initiaux de contrats MPCE/ROFI pour les seuls travaux relatifs aux développement résidentiel Fort National Phase I, II, et III, totalisent $178,951,296.90 USD, mais l'Entrepreneur a présenté un devis estimatif actualisé à $237,907,229.11 USD en septembre 2014, sans qu'aucune demande d'avenant n'ait été formulée ou approuvée. - L'Entreprise ROFI aurait abandonné les sites en ayant perçu une avance totale supérieure de l'ordre de 8.1 Millions USD à l'estimation des travaux exécutés. 49 ANNEXE B : FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE No de Fiche UC01 G Date de la Visite 15/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET Contrat entre MPCE et Titulaire et transmis à UCLBP pour action en MDOD. REFERENCE DU MARCHE ND OBJET DU CONTRAT TRAVAUX de Reconstruction de la Place Publique du Canapé Vert, Port au Prince SERVICE BENEFICIAIRE Mairie de PAP MAITRE D’OUVRAGE Ministère de la Planification et de la coopération Externe (MPCE) ENTREPRENEUR TECINA S.A., Port-au-Prince MONTANT CONTRACTUEL HTG 29,562,500 DATE DE CONTRAT Novembre 2012 DELAI 60 jours SUPERVISION Comme Maitre d’Ouvrage délégué : Division des Bâtiments publiques, UCLBP MONTANT CONTRAT N.A. RATIO SUP/CONSTRUCTION N.A. DOCUMENTS CONTRACTUELS ACTIFS Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinion Caution de Bonne Exécution Montant 5% pour une validité de12 mois à partir de la réception provisoire Conformité ND Validité en cours Travaux achevés Caution de Garantie sur Avance Montant 25%, remboursé à 5% de chaque décompte Conformité ND Validité en cours Travaux achevés Attribution d'Avenants Aucun avenant attribué Etats d'Avancement Travaux Réceptionnés Certificat de Réception Provisoire Date du Certificat Pas d’information ; vers mars 2014 Signatures Pas d’information Délai total effectif Environs 28 mois par rapport au 2 mois prévu dans le marché 50 PROCEDURES D'APPROBATION ET PAIEMENT Facture #1 Date de soumission Pas d’information Montant de l’avance HTG 7,021,094 (Avance) Date de paiement Pas d’information Délai de paiement Mai 2013 Pénalités de retard Pas d’information Facture #2 Date de soumission 19/12/13 vers UCLBP Certifié et renvoyé au MPCE 20 déc. 2013 Montant HTG 7,638,054 Application conforme Oui Date de paiement Janvier 2014 Délai de paiement Pas d’information Pénalités de retard Non Facture # 3 Date de soumission 13/08/14 Certifié et renvoyé au MPCE 21/08/14 Montant HTG 9,009,063 Application conforme Oui Date de paiement Pas d’information Délai de paiement Pas d’information Taux de réalisation des travaux 72% TOTAL TOTAL des 3 factures : HTG 23,668,212 Facture #4, la finale, reste à payer. Montant HTG 32,728,668 soumis avec bordereau des quantités exécutées selon TECINA Trvx contractuels entre 10/10/14 et 15/04/15: 23,589,413 gdes Trvx additionnels du 16/04/15 au 01/03/16 9,139,255 Gdes Statut Justificatifs de quantités additionnels, est manquant Approbation refusée Commentaires Le total facturé couvrant les travaux contractuels et les travaux additionnels sans avenant, représentent le montant déjà décaissé de 23,668,212 + 32,728,668 = 56,396,880, soit un dépassement de 91%. Procédures de Réception Certificat de Réception Provisoire (et définitive) Date du Certificat Pas d’information ; vers mars 2014 Signatures Pas d’information Délai total effectif Environs 28 mois par rapport au 2 mois prévu dans le marché Restitution de la garantie de bonne exécution Pas d’information 51 VISITE D'INSPECTION Inspection Physique Date de la visite 14 juillet 2016 Lieu Place du Canapé Vert, Port-au-Prince Personnes rencontrées Représentants Direction technique UCLBP Commentaires et opinions Voir au-dessous REVUE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS Contrat de Travaux Oui, format simplifié Spécifications Uniquement une liste des installations à achever Plans Oui Bordereau des Quantités/PU Pas de bordereau des prix dans le marché REVUE DES DOCUMENTS DE GESTION DE TRAVAUX Journal de Chantier Inexistant ou non disponible Rapports d'Activité Inexistant ou non disponible Décomptes Les trois factures DONNEES TECHNIQUES La place publique de Canapé vert s’entend sur une superficie de 4,500 m 2 . Suite au tremblement de terre en 2010 la place servait comme centre de refuge, avec les petits habitats précaires très nombreux. La réinstallation des refuges ailleurs a permis de se lancer dans la réhabilitation de la place selon les « normes d’accessibilité universelle. » Les installations comprennent en amphithéâtre pour 350 personnes, une gym complet, des équipements de jeux, court de jeu de basketball et volleyball, un bloc sanitaire hommes/femmes, et 4 fontaines d’eau potable. Les photos d’un rapport d’avancement ont montré un château d’eau et des panneaux solaires, mais ces installations n’étaient pas évidentes lors de la visite sur le site. COMMENTAIRES  Le marché, passé par accord direct, entre MPCE et TECINA. UCLBP désigné par MPCE pour le suivi et contrôle en MDOD.  Selon les informations reçues le programme des travaux et design, ont été préparé par TECINA.  Divergence entre le délai contractuel (2 mois) et le délai d'achèvement (28 mois), sans aucune action de gestion.  Lors de la visite sur le site, l’auditeur a constaté que toutes les installations prévues, et accessibles lors de la visite, étaient achevés et que la qualité des travaux est satisfaisante.  Depuis la date d'achèvement (rapportée être mars 2014), la place a été vandalisée d’une manière flagrante. Plusieurs installations électriques et quelques installations des jeux d’enfants ont disparu. L’accès aux toilettes et de la Gym sont fermés, et les fontaines d’eau ne fonctionnent plus à cause du vandalisme. De plus, aucun entretien n’était évident. Les déchets se trouvent partout, et le jardin a donné l’impression de manque de soin.  Quelques jours après la visite initiale, l'auditeur a pu constater qu’une certaine activité de nettoyage était en cours sur la place.  Bien que n'étant pas partie du cadre de l'audit, une appréciation peut être faite sur l'inadéquation du design avec les conditions de trafic urbain environnant, spécialement les conditions de stationnement des tap-taps et la sécurité des piétons et passagers. 52 Divers Aménagements de la Place du Canapé Vert Différents équipements de parcs érigés sur l'aire de la Place du Canapé Vert L'aire de jeu et son entrée 53 No de Fiche UC06G Date /07/2016 Auditeurs DTI, Inc. FARUD INSTITUTION AUDITEE UNITE DE CONSTRUCTION DE LOGEMENTS ET BATIMENTS PUBLICS (UCLBP) NOM DU PROJET PROGRAMME DE RECONSTRUCTION DE BATIMENTS PUBLICS Fonds provenant de l’annulation de la dette externe d’Haïti envers le FMI REFERENCE DU MARCHE 021/UCLBP-DAO/04-14 OBJET DU CONTRAT TRAVAUX de CONSTRUCTION du complexe administratif comprenant les : Ministère de l’Economie et des finances (MEF), Administration Générale des Douanes (AGD), et Direction Générale des Impôts (DGI) ENTREPRENEUR HONGUYAN Construction Company Ltd, Communication Mansion, Taiping Jiedao, Wenling, Province Zhejiang, Chine MONTANT CONTRACTUEL US $61,928,980 selon Avenant no.1; montant au moment de la signature du marché : HTG 2,817,768,594.75. DATE DE SIGNATURE 29 octobre 2014 DELAI 24 mois BUREAU DE SUPERVISION ESC, Ingénieurs conseils, PAP MONTANT DU CONTRAT HTG 58,680,921.64 RATIO SUP/CONSTRUCTION 2.1% DOCUMENTS CONTRACUES ACTIFS Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinion Caution de Bonne Exécution Montant $258,818.00 (<5%) Conformité du format Conforme Validité en cours 4 aout 2016 Caution de Garantie sur Avance Montant $18,578,694 Conformité du format Conforme Validité en cours 16 juillet 2016 (expirée) Attribution d'Avenants Avenant #1 Montant Le montant contractuel initial est théoriquement inchangé, en appliquant: - Change de la devise au taux à la date de soumission. - Exonération de droits/taxes sur matériels importés Objet 1. Accorder une dérogation spéciale pour libeller le montant du contrat en Dollars à partir du montant en Gourdes du contrat initial au taux de change à la date de soumission. Le montant du marché devient 54 $61,928,980.00 USD. 2. Réitérer la retenue de 2% sur chaque décompte pour être versée à la DGI, mais dorénavant, exonérer le contrat de droits et taxes sur équipements et matériels importés. . Avis CNMP Co-signataires de l’avenant Etats d'Avancement Financier Montant contractuel $61,928,980 incluant l’avenant Décaissement cumulé net $21,9433,333 Taux d'avancement 5.4% avec certification en cours jusqu'à 9.8% Délai d'Exécution Délai contractuel 24 mois Délai écoulé 16 mois contrat au 02/15; démarrage effectif 11/15 Taux d'avancement Temps écoulé depuis contrat 66.7% (37.5% depuis le démarrage effectif) Procédures d'approbation et paiement des factures Facture #1 (et seule facture documentée) Date de certification 11 mai 2016 Application retenues Conforme Date de paiement par UCP/MEF 2 juin 2016 Délai de paiement 22 jours, conforme au CCAP Pénalités de retard Non VISITE D'INSPECTION Inspection Physique Date 14/07/16 Lieu de l'inspection Champ de Mars, site du nouveau complexe administratif Personnes rencontrées Membres du bureau de suivi ESC, le responsable du chantier de l’entreprise Houngyuan (liste des présents dans le dossier des audites) REVUE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS (revu lors de l'audit de passation du marché) Contrat de Travaux OK Spécifications, Plans OK Bordereau des Quantités/PU OK Rappel de données contractuelles Fiche de contrat  Délai d’exécution 24 mois ;  Les prix sont fermes. Néanmoins dans l’Article 12 le CCAP prévoit une révision de prix selon un formule donné (mais paramètres indéfinis);  Décomptes mensuels, payables dans un de délai de 60 Jours ;  Pour les travaux non-prévus, il faut demander la non-objection du Maitre d’ouvrage.  Pénalités de retard par jour: 1/3000 de 1-30 jours, 1/1000 au-delà  Payement d’avance : 30% dans le fiche de contrat, 20% dans le 55 CCAP. Bordereaux des prix  Les prix unitaires sont libellés en Gourdes  Le sous-total des tableaux des couts pour chaque bâtiment dans le bordereau des prix est comme suit, en HTG : Ministère de finances 1,321,383,607 DG des Impôts 860,165,310 AG des Douanes 690,219,677 TOTAL 2,871,769,000 Le montant contractuel de l’origine est HTG 2,817,769,000, sur lequel le montant converti en Dollars est basé. Il semble qu’il y a une erreur de copier-coller dans le marché (venant de l’offre) qui a reversé le 71 au 17 et n’était jamais corrigée. REVUE DES DOCUMENTS DE GESTION DE TRAVAUX Journal de Chantier OK Rapports d'Activité OK Décomptes OK DONNEES TECHNIQUES Les travaux concernent trois bâtiments dans un complexe administratif devant loger le Ministère de l’Economie et des Finances (MEF), l’Administration Générale des Douanes (AGD), et la Direction Générale des Impôts (DGI). Chaque bâtiment comprend un parc des voitures au rez-de-chaussée et 4 étages plus haut pour loger les bureaux et les services connexes. Pour le bâtiment des services de l'AGD et de la DGI, les fondations sont achevées ainsi que la plateforme du premier étage et les colonnes du second étage. Pour le bâtiment du MEF, seuls les pieux de fondations sont installés. COMMENTAIRES  Avenant No.1. La motivation initiale était de régler les taxes et les frais douaniers pour les équipements à importer. Ensuite l’entreprise a demandé que la partie des coûts payés par eux en monnaie étrangère soit exprimée en dollars. Dès que cette demande semblait acceptée, l’entreprise a demandé que le montant entier soit exprimé en USD en raison de la dévaluation de la Gourde. Ces demandes ont été accordées par l'avenant accepté. Le 14 avril 2016 l’UCLBP à demander à l’entreprise de soumettre une nouvelle garantie de bonne exécution libellée en Dollars.  Retard de commencement des travaux. Le marché a été signé par l’entreprise en octobre 2014, elle a démarré en février 2015, mais les travaux n’ont effectivement commencé qu’en novembre 2015.  Taux d'avancement Selon les informations données par le Bureau de supervision, le taux d’avancement des travaux est vers 9.5%. Une facture de $3.36 millions a été déjà payée qui donne un taux de paiements de 5.4% par rapport au montant du marché sans prendre en compte le paiement d’avance. Le Bureau de supervision est entrain de valider une deuxième facture pour un montant de $2.7 millions. Après le paiement de la deuxième facture le taux de payements sera 9.8%, Il a été rapporté que l'activité de chantier était actuellement réduite en raison d'incohérences dans le dossier technique, entre bordereau et plans, annonçant de nouvelles requêtes pour avenant. Lors de la visite l’auditeur avait l’impression que peu des environs 200 ouvriers de l’entreprise étaient présents sur le chantier. 56  La qualité des travaux exécutés semble être satisfaisante. Commentaires Additionnels Un bordereau des prix inadéquat  Les travaux ont été initiés sur base d'une sous-estimation importante des mètrés de quantités dans les bordereaux. Le plan initial pour les trois bâtiments a été élaboré initialement en janvier 2013 en Anglais par un Bureau d’étude taiwanais. Ils ont présenté des plans révisés en aout 2013 sans révisions pertinentes du bordereau des prix.  Selon les informations reçues, le DAO était disséminé en août 2013 incluant un bordereau original avant le stade final de préparation des plans. Aucune correction n'avait été apportée car UCLBP ignorait cette incohérence de données. On a noté qu'un soumissionnaire avait mentionné cette situation lors de la séance d'ouverture de la seconde procédure.  Le bureau en charge des études a refusé par la suite d'effectuer les corrections suite au refus de lui confier la participation dans l'exécution des travaux (sous un format "design-build")  Le Bureau de suivi a demandé à l’entreprise de faire les nouvelles études détaillées qui sont basées sur les plans révisés. Les révisions devraient prendre 6 semaines. Le résultat de cette étude devrait aboutir à la conclusion d'un nouvel avenant.  Entretemps, il semble que le Bureau de suivi s'en tient à n'approuver que les quantités exécutées plafonnées aux quantités estimées. Dans un format de contrat sur base de prix unitaires et de quantités effectivement exécutées, cette conception est erronée mais pourra se réviser avec un bordereau actualisé. Les problèmes techniques  Un problème rencontré jusqu'à présent est la nécessité de recalculer des dalles d'étage suite à l'addition de joints de dilatation au bâtiment du MEF. Cette révision a été une cause de retards. Taxes et frais douaniers.  La dérogation de ces obligations est conclue par l’émission de l’Avenant no. 1 tout en confirmant le retrait de l'impôt de 2% sur chaque facture. Relations entre les principaux acteurs.  Les relations entre le Bureau de suivi et l’entreprise, et la coordination sur chantier, sont entravées par le manque d’une bonne connaissance de la langue française par l’entrepreneur, ainsi que les divergences dans les méthodes de travail.  L'entreprise indique qu'elle n’a pas l’habitude d’être supervisée par un Bureau de suivi, car "ce n’est pas la manière normale en Chine". Par ailleurs, ils ont l’habitude de faire le design eux-mêmes, ce qui facilite l'exécution. Un autre aspect des relations est entre l’entreprise et ces ouvriers venant d’Haïti, concernant les paiements, les heures et conditions de travail. Il a été noté qu'une grève s'est déclarée il y a quelque temps. 57 Construction en cours sur le site du Palais des Finances, Cité Administrative de Port-au-Prince Vues d’ensemble du site montrant l’avancement des travaux sur les édifices DGI et AGD Travaux retardés sur l’édifice du MEF. Têtes de pieux. Armatures en préparation. Vues d’une sélection d’engins lourds mobilisés. Coffrages de colonnes de rez de chaussée.