(FY2015) Audit des Procédures de Passation de Marchés par le Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) pour l'Exercice 2014-2015

REPUBLIQUE DE HAITI MINISTÈRE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES UNITÉ DE COORDINATION DE PROJETS COMMISSION NATI ONALE DES MARCHES PUBLICS AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES PAR LE Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) POUR L'EXERCICE 2014 – 2015 Rapport Final Novembre 2016 2 TABLE DES MATIERES AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MINISTÈRE DE LA SANTÉ PUBLIQUE ET DE LA POPULATION Exercice 2014 - 2015 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission 1.2. Objectifs 1.3. Méthodologie II. ORGANISATION STRUCTURELLE 2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable 2.2. Organisation, mécanismes décisionnels 2.3. Effectivité des contrôles, manuel de procédures 2.4. Archivage 2.5. Planification III. ECHANTILLONNAGE 3.1. Liste des Contrats 3.2. Statistiques de l'Echantillon soumis à l'Audit des Passations de Marchés IV. LES PROCEDURES DE PASSATION 4.1. Constats 4.2. Tableau récapitulatif des résultats 4.3. Recommandations V. LA GESTION CONTRACTUELLE 5.1. Constats 5.2. Tableau récapitulatif des résultats 5.3. Recommandations ANNEXES A :. FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION B : FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE 3 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission A la demande de l'Unité de Coordination de Projets (UCP) du Ministère de l'Economie et des Finances, l’équipe Daniel Thirion International (DTI Inc.) á procédé à l'audit des procédures de passation de marchés appliquées par le Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) au courant de l'exercice budgétaire 2014 – 2015. L'audit comporte trois composantes: une prise de connaissance et évaluation de la structure organisationnelle dans le processus de passation au sein de chaque institution, une revue détaillée des procédures de passation proprement dites, et pour un échantillon déterminé, une revue des procédures de gestion contractuelle avec inspections physiques de fournitures livrées ou de travaux en cours ou achevés. Durant la mission, la firme DTI a été accompagnée par des représentants de la firme d'audit locale TURNIER S.A. dans un objectif de transfert de savoir-faire en matière des techniques d'audit de passation de marchés publics. Dans le cadre plus général de la réforme de la gouvernance économique, le contexte de la mission d'audit s'inscrit dans l'exécution d'un plan d'action destiné à rendre effective la fonction de régulation de la Commission Nationale des Marchés Publics (CNMP) en matière de contrôle indépendant de l'application des procédures réglementaires, qu'elles concernent des passations de marchés dont les montants soient en dessous ou au-dessus des seuils fixés par la loi. Faisant suite à l'élaboration d'un manuel de procédures pour la conduite d'audits en passations de marchés, et d'un atelier de formation de cadres supérieurs des entités de contrôle concernées ainsi que des firmes d'audit locales susceptibles de conduire de tels audits dans le futur, la présente mission est la première étape dans la mise en pratique des techniques d'audit dans le double objectif d'instaurer un contrôle indépendant effectif et de progressivement améliorer les pratiques de gestion au sein des autorités contractantes. La mission d'audit qui couvrait aussi cinq autres institutions et unités de projet, s'est déroulée à Port- au-Prince, Haïti, entre le 11 et le 30 juillet 2016. 1.2. Objectifs Selon les Termes de Référence de la mission, l'audit conduit au MSPP, vise à vérifier la régularité des processus de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics conclus entre le 01/10/14 et le 30/09/15. Plus spécifiquement, l'audit vérifiera la conformité des procédures aussi bien avec la réglementation en vigueur, que l'adhésion des gestionnaires aux principes fondamentaux d'économie, de transparence, d'efficacité, et d'équité. Le contrôle porte aussi sur l'organisation des autorités contractantes dans leur mission de planification, de contrôle budgétaire, de suivi et de tenue des données de gestion au travers notamment d'un archivage ordonné attestant de l'adéquation de leur administration aussi bien dans les phases de passation que dans la gestion des contrats. A ce titre, l'audit inclut aussi une composante de contrôle de phases d'exécution des engagements pris, leur conformité aux conditions contractuelles, et dans la mesure du possible, la qualité des biens et services livrés ou exécutés. 4 1.3. Méthodologie La méthodologie d’intervention s’est articulée comme suit : 1.3.1 Étapes de l’intervention:  Réunion préparatoire de DTI avec la CNMP au cours de laquelle des informations ont été échangées et les attentes précisées en vue du démarrage de la mission;  Réunion d’ouverture de la mission, coordonnée par la CNMP, à laquelle ont participé les auditeurs de DTI, les auditeurs des firmes d’expertise comptable locales, les membres de la CNMP et du Comité de Suivi au cours de laquelle la méthodologie, le manuel de procédures, le programme de travail et autres éléments ont été présentés;  Réunion d’introduction coordonnée par la CNMP dans chacune des institutions à auditer en vue d’une part de présenter les auditeurs des firmes locales et de DTI, et d’autre part de rappeler les objectifs et les étapes de l’audit de même que les attentes en termes de documents à produire et informations à fournir aux auditeurs pour assurer le succès de la mission. Les visites d’introduction de DTI coordonnées par la CNMP et effectuées en compagnie des membres de la CNMP et du Comité de Suivi, de Supervision et de Validation auprès des autorités contractantes auditées ont eu pour effet de démontrer le niveau élevé de professionnalisme des instances de pilotage de la mission et assurer un maximum de coopération de la part des Autorité contractantes;  Les auditeurs, au cours de la mission, ont examiné les documents et tenu des réunions formelles et informelles avec les responsables de la passation des marchés afin d’obtenir les précisions nécessaires à leur bonne compréhension de la situation;  En cours d’audit, les auditeurs accompagnés des représentants du Comité de Suivi et assistés de représentants des institutions auditées ont également effectué des visites sur site afin de mieux évaluer la gestion physique des marchés. 1.3.2. Résolution des difficultés rencontrées :  Le calendrier de démarrage et d’exécution de la phase terrain de la mission qui a été retenu en fonction de la disponibilité des listes de marchés sollicitées des autorités contractantes.  Concernant ces listes, il est à noter que les retards enregistrés dans leur transmission ont impacté la date de démarrage de la mission et ont rendu difficile l’établissement d’un calendrier d’intervention globale. D’où un décalage dans les dates initialement prévues pour le démarrage et le déroulement des différentes interventions sur place de la mission. 1.3.3 La mise en œuvre de la méthodologie d’Audit :  La méthodologie s'est attachée à respecter fidèlement les phases de travail et leur structure telles qu'elles sont exprimées dans le manuel des procédures d'audit adopté par la CNMP et qui avait servi de support aux séances de formation qui s'étaient tenues en avril 2015. Les phases principales de l'audit ont donc consisté en les étapes suivantes. La phase d'audit débute à partir de la réception des listes de contrats de la part de chaque institution afin de définir un échantillon représentatif des procédures et types de contrats conclus 5 durant la période sous audit. L’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes.  Après validation de ces listes par le comité de suivi de la mission, et la mise à disposition des archives relatives à ces contrats par les institutions concernées, l'audit s'est déroulé par la collecte méthodique des informations requises pour l'établissement des fiches de revue détaillées couvrant spécifiquement la procédure de passation depuis la phase de publication ou d'invitation jusqu'à la signature du contrat. Ces fiches de revue détaillée sont présentées á l’Annexe A du présent rapport.  Les informations couvrant les phases de gestion contractuelle ainsi que les constats résultant de visites d'inspection, sont également rassemblées sur des fiches de revue composées à partir de données de gestion administrative de projet typiquement menée à la suite de la gestion des passations de marchés. Ces fiches de revue détaillée sont présentées à l’Annexe B du présent rapport.  En considération du contexte particulier de l'audit et de sa fonction dans le cadre des efforts de réforme des pratiques de gouvernance par les autorités contractantes, comme par les institutions de contrôle et de régulation, un accent particulier a été marqué sur la définition de recommandations pratiques couvrant autant que possible les aspects d'organisation, de gestion des procédures de passation, et du contrôle de conformité des biens et services avec les conditions contractuelles. II. ORGANISATION STRUCTURELLE DU M SPP EN MATIERE DE PASSATION DE MARCHES 2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable Le Ministre n’a pas formellement désigné un représentant et il est la personne responsable du marché. Il n’y a pas d’Unité/Cellule de passation des marchés au sein du Ministère. Les responsabilités de la passation des marchés sont réparties entre le Ministre et la Commission Ministérielle des Marchés Publics (CMMP). La CMMP a été créée selon les procédures règlementaires. En 2015, elle est passée de 7 à 5 membres: 2 ingénieurs, 2 comptables, 1 avocat. Le président de la CMMP agit à titre d’expert en passation des marchés et assure le leadership au sein de la CMMP. La CMMP prépare le plan de passation suite à l’annonce par les responsables techniques des marchés qu’ils doivent passer, vérifie la disponibilité des fonds, effectue les études préalables si elles sont nécessaires, prépare les dossiers avec l’apport des techniciens, utilise pour les contrats de montants sous les seuils, les documents de passations des marchés développés par le MSSP car il n’existe pas de dossiers-type d’application générale au niveau national pour les appels d’offres financés par le Trésor. Les documents-types validés par la CNMP n’ont pas encore été approuvés par les Autorités. 6 Le cadre est essentiellement conforme aux dispositions de la Loi. 2.2 Organisation, mécanismes décisionnels La CMMP ne traite que des marchés financés par le budget national. Les marchés financés par la coopération externe sont traités par les unités de gestion des projets. L’ouverture des offres et leur évaluation sont la responsabilité du Comité d’Ouverture des Plis et l’Evaluation des Offres (COPEO). Les qualifications des membres des COPEO sont généralement adaptées au domaine du marché à passer. En fait, le COPEO se compose des membres de la CMMP et au moins 3 des 5 membres de la CMPM y participent. Les experts du MSPP y participent lorsqu’une expertise additionnelle est requise. Ils utilisent les formats standards de la CNMP. Le COPEO soumet ses recommandations au Ministre. Si les montants des marchés se situent au-dessus des seuils l’intervention de la CNMP est obligatoire. L’Unité d’Études et de Programmation (UEP) au sein du Ministère revoit les documents de la CMMP avant la signature du Ministre. L’organisation est également conforme aux dispositions de la Loi 2.3 Effectivité des contrôles, manuels de procédures Il n’existe pas de manuel de procédures propre au MSPP. Il n’existe pas non plus de service d’audit interne qui interviendrait pour revoir les dossiers de marchés. Le seul contrôle qui est effectué est celui de l’UEP avant signature des documents par le Ministre. 2.4 Archivage Il n’existe pas de procédures d’archivage des dossiers de passation et d’exécution des marchés. Il n’existe pas de personnel formé et dédié à l’archivage. Les appels d’offres portent un numéro séquentiel mais le système ne garantit pas que la liste des marchés comporte tous les marchés parce que certains marchés sont lancés et sont bloqués en raison de manque de fonds. 2.5 Planification Le plan de passation des marchés ne couvre que les marchés passés par le MSPP, c’est-à-dire les marchés financés par le budget national. Les projets financés par la coopération externe sont passés par les unités de gestion des projets. En 2014-15, le plan prévisionnel annuel de passation des marchés a été transmis à la CNMP mais pas en 2015-16. Même chose pour le rapport d’activités. En fait, il n’existe pas de réelle planification des marchés puisque les budgets sont essentiellement révisables. C’est la raison pour laquelle certains marchés sont passés, signés et connaissent un début d’exécution pour ensuite s’arrêter faute de ressources financières pour poursuivre et terminer le contrat. Constats  Le personnel technique de la passation des marchés est insuffisant en nombre. Le président de la CMMP effectue, à lui seul, la grande partie du travail préliminaire, de préparation et de suivi des Documents d’Appel d’Offres (DAO); 7  Absence de contrôle interne. La vérification de l’UEP ne porte pas sur les aspects de passation des marchés à proprement parler mais plutôt sur le respect des étapes de la procédure;  Le système d’archivage et les connaissances du personnel dans ce domaine sont inexistants;  Le plan de passation des marchés (PPM) n’est pas un outil de gestion mais plutôt une formalité bureaucratique;  L’imprévisibilité des recettes et les changements apportés au budget national en cours d’exercice - habituellement des coupures - qui amènent l’arrêt de chantiers/marchés importants est une situation extrêmement coûteuse pour le Pays. Recommandations o Création d’une unité de passation des marchés au sein du MSPP et la doter des moyens nécessaires. L’unité de passation des marché agit comme représentant de la PRM et met en œuvre les procédures de passation des marchés (voir article 5 de la loi) qui prévoit que c’est la personne responsable du marché qui met en oeuvre les procédures de passation et d’exécution des marchés. Les CMMP et CSMP sont des organes administratifs placées auprès de la PRM, article 6, par.1, in fine. o Instaurer un système de contrôle pour garantir la conformité des étapes de la procédure, aussi bien la qualité des documents que leur conformité à la loi et la réglementation; o Instaurer un système d’archivage uniforme dans tous les Ministères et Établissement publics, doter la fonction « archivage » des moyens nécessaires et former le personnel; o Faire du PPM un outil de gestion; établir des priorités parmi les projets, choisir ceux pour lesquels les crédits existent et bloquer les crédits une fois que le marché est approuvé par le Ministère de l’Economie et des Finances (MEF) de manière à garantir que les marchés ne seront pas affectés par des coupures de budgets ultérieurement en cours d’année fiscale. Si les fonds sont bloqués au moment de l’approbation du marché, les projets en cours d’exécution ne seront pas perturbés. 8 III. ECHANTILLONNAGE La définition des échantillons a suivi l’approche préconisée dans la Proposition Technique DTI du 6 juin 2016. Sur la base des listes de contrats de chacune des institutions à auditer, disposant des informations minimales en accord avec les Termes de Références (TDR), le consultant a établi son échantillon par institution avec l'objectif de couvrir de façon représentative toutes les méthodes de passation, les types et les montants des contrats. Conformément aux TDR, l'échantillon représente de l'ordre de 50% des marchés de montants élevés (au-dessus des seuils de revue préalable), 20% des marchés dont les montants sont sous les seuils de publication afin d'assurer une représentativité fiable avec l'audit de 30% de l'ensemble des contrats signés pendant la période sous audit. D'autres critères sont intervenus en fonction du contenu des listes de contrats, avec par exemple le nombre d'avenants concédés, de procédures de compétitivité restreinte, etc... Les sélections d'échantillons ont été transmises par le consultant à l’agent de la CNMP désignée comme point focal, au fur et à mesure de leur établissement. Comme précisé plus haut, l’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes. Le tableau suivant établit les statistiques de l'échantillon des contrats dont les procédures ont été revues de façon détaillée. La liste soumise par le MSPP contient 17 contrats et l'échantillon retenu comporte six (6) contrats de travaux sur un total de 12 listés, et deux (2) contrats de fournitures sur un total de cinq contrats listés. Tous les contrats de travaux de la liste sont relatifs à des montants sous le seuil de revue de la CNMP (<40M Gdes) et sont listés être attribués par procédure AOR. Les contrats de fournitures sont aussi de montants sous le seuil (< 25M Gdes) et tous passés par Demandes de Prix. Les dossiers du MSPP sont généralement incomplets en raison d’un archivage déficient. La Direction de l'Unité des Etudes et de la Programmation (UEP) indique que les archives avaient été correctement constituées mais conservées au Cabinet du Ministre puis égarées lors du changement d'administration. 9 3.1. Liste des contrats de l'Echantillon Objet de la transaction Nature Montant USD Montant HTG Mode de passation Entreprise attributaire Construction d’un CSL à Bras de Gauche T 23,678,522 AOR AEC Construction d’un CSL à Tozia T 25,830,850 AOR BACEE Construction Centre d’isolement EBOLA T 28,920,886 AOR JMN Constructions Réhabilitation Hôpital Notre Dame du Perpétuel Secours Phase 2 T 37, 675,787 AOR ETRAMEC SA Réhabilitation Bloc opératoire (Bon Repos) T 37,553,592 AOR ETRAMEC SA Construction Buanderie, chambre froide, réfectoire & cuisine T 32,336,565 AOR EC (Engineering Corps) Acquisition 8 véhicules ambulance pour le Centre ambulancier du Sud Addition de 4 véhicules fermés modèle 2015 (type ambulance) F $432,000 $216,000 DC Hinoto Matériels de Bureaux Hôpital Notre Dame du Perpétuel Secours à Bon Repos F 10,991,937.00 DC General Engineering Services 3.2. Statistiques de l'Echantillon MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) UNITE DES ETUDES ET DE LA PROGRAMMATION (UEP) Type de Contrat Procédure Ratio sur Nombre Ratio sur Montants Nmbre Total (1) Nmbre Echant. (2) Ratio % (2)/(1) Montant Total (3) Montant Echant. (4) Ratio % (4)/(3) TRAVAUX AOR 12 6 50.0% 281,452,816 185,996,203 66.1% FOURNITURES Sollicit. de prix 5 2 40.0% 49,681,709 40,151,937 80.8% Total MSPP 17 8 47.0% 331,134,525 226,148,140 68.3% 10 IV. LES PROCEDURES DE PASSATION Note: les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées á l’Annexe A ci-après. Les six contrats de travaux audités sont listés comme des AOR mais deux d'entre eux ne disposent pas des archives suffisantes pour un contrôle effectif. Les quatre procédures revues sont menées avec des conditions allégées pouvant être discutables mais la méthode de sélection, conduisant dans tous les cas revus à retenir l'offre moins disante, est jugée conforme pour ces contrats. Les deux autres procédures pour marchés de travaux et non documentées, sont elles-mêmes jugées non conformes par la CSC/CA qui les valide toutefois à titre exceptionnel. Il en est de même pour deux contrats de fournitures (MS08 et MS09). Un double marché pour l'acquisition de véhicules résulte d'un fractionnement évitant la revue préalable des conditions de sélection par la CNMP. Cette revue aurait été critique car la procédure telle que menée a permis d'attribuer deux marchés totalisant $648,000.00 USD au seul soumissionnaire en l'espace de 45 jours. 4.1. Constats  Les passations de quatre marchés de travaux par AOR appellent aux mêmes constats. L'usage de la formule d'AOR limite la compétition sans satisfaire les conditions réglementaires. Il s'agit de travaux de bâtiments utilisant des technologies standards de construction pouvant intéresser un plus grand nombre d'entreprises générales nationales;  La sélection sur base d'une grille attribuant 70 points à l'offre technique, et 30 points à l'offre financière, est peu adaptée pour un marché de travaux pour lequel le choix de l'offre moins disante parmi les entrepreneurs jugés qualifiés, s'avère la plus adéquate;  La grille jugeant des qualifications techniques inclut des critères discutables, tels que: - la proposition de délai d'exécution (20 pts), qui est en fait une composante des coûts; - la recevabilité du dossier administratif (10 pts), qui est en fait une condition pure et simple de la considération de l'offre; - les considérations de l'esthéticité et de l'exhaustivité de l'offre (10 pts) qui sont pour l'une, une ouverture à la subjectivité des évaluations, et pour l'autre, une condition sine qua non de la recevabilité de l'offre.  Deux contrats consécutifs à la même entreprise (MS04 et MS05) peuvent être considérés résultants d'un fractionnement non réglementaire d'un marché.  Deux marchés pour l'acquisition de véhicules de type ambulance peuvent aussi être considérés comme un fractionnement évitant notamment la revue préalable de la CNMP. Les deux marchés totalisant $648,000.00 USD, et étant passés à 46 jours d'intervalles dans des conditions non compétitives (une seule offre lors de la première sélection par demandes de cotations, puis addition de véhicules par accord direct).  La procédure d'un dernier marché de fournitures n'est pas documentée mais le contrat revu, s’il contient bien les documents administratifs du titulaire, ne contient pas de bordereau descriptif des matériels à livrer. 11  Il a été mentionné lors de la mission d’audit que l’on retrouve très fréquemment les mêmes personnes dans les COPEO. Les auditeurs estiment que si cela est exact, il ne s’agit pas d’un problème majeur et que la faible expertise du domaine est probablement la cause principale de cette situation. En effet, l’article 8.1 de la Loi prévoit la composition des membres des COPEO : Membres de la CMPM auxquels sont adjoints des experts provenant d’autres ministères, des unités de projets ou des experts indépendants. Dans le cas d’espèce, les experts de DTI ont été informés qu’il est difficile d’obtenir le concours des experts venant d’autres ministères ou des unités de projets car ceux-ci sont surchargés. Les experts indépendants ne sont pas très intéressés à participer à des travaux financés par le Trésor. En fait, ce sont toujours les mêmes personnes qui interviennent dans le processus. 12 4.2. Tableau Récapitulatif des Résultats MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION TRAVAUX Fiche Objet Lot Titulaire Montant Commentaires Opinion MS01 Programme de Réhabilitation et de Reconstruction des Hôpitaux et Centres de Santé Construction d'un CSL à CÔTE de FER AEC 23,678,522.00  Lettre d'Invitation non datée  Délai d'exécution non imposé  Critères de qualification permettant la subjectivité des évaluations  Présence de documents administratifs non imposée mais cotée (10 pts)  Le contrat contient le rapport confidentiel d'analyse des offres  Attribution conforme au soumissionnaire reconnu qualifié et moins disant C MS02 Construction d'un CSL à PESTEL BACEE 25,830,850.00  Lettre d'Invitation non datée  Délai d'exécution non imposé  Critères de qualification permettant la subjectivité des évaluations  Présence de documents administratifs non imposée mais cotée (10 pts)  Une seule offre  Attribution conforme C MS03 Construction d'un Centre d'Isolement de l'Ebola à MORNE-A-CABRIS JMN Construction 28,920,886.45  Lettre d'Invitation générique  Délai d'exécution non imposé  Critères de qualification permettant la subjectivité des évaluations  Présence de documents administratifs non imposée mais cotée (10 pts)  Attribution conforme C MS04 Programme de Réhabilitation de l'Hôpital N-D du Perpétuel Secours à Bon Repos Phase 2 de Travaux ETRAMEC 37,675,786.87  Critères de qualification permettant la subjectivité des évaluations  Deux offres  Attribution conforme au moins disant  Travaux interrompus à 90% du contrat C 13 MS05 Réhabilitation du Bloc Opératoire, et divers travaux ETRAMEC 37,553,592.39  Procédure non documentée  La pratique de passation de ce contrat consécutif à la Phase 2, peut être considérée un fractionnement non conforme à Loi  Visa CSC/CA "à titre exceptionnel"  Procédure non conforme (rendue acceptable par CSC/CA  Travaux interrompus à 30% du contrat. NCA MS06 Construction d'une Buanderie avec chambre froide, réfectoire et cuisine. ENGINEERING CORPS 32,336,564.90  Procédure non documentée  Procédure jugée non conforme par CSC/CA qui accorde néanmoins son visa à titre exceptionnel. NCA FOURNITURES MS07 Acquisition de 8 Véhicules Ambulance pour le Centre ambulancier du SUD HINOTO $432,000.00 USD  Demande de Cotations à 3 fournisseurs  Une seule offre  Absence de PV d'Ouverture  Aucune explication sur le manque d'offres  Délai de livraison de 30 jrs non vérifié C Addition de 4 véhicules identiques HINOTO $216,000.00 USD  Attribution 45 jours plus tard de 4 véhicules supplémentaires.  Situation suspicieuse évitant la passation d'un marché avec revue CNMP.  Le total de $648,000.00 USD sans compétition est non économique et non transparente.  Visa CSC/CA rend la procédure acceptable mais n'enlève pas la suspicion de manipulation de la procédure d'acquisition. NCA MS08 Acquisition de Matériels de bureau pour l'hôpital Notre-Dame du Perpétuel Secours à Bon Repos GES 10,991,937.00  Procédure de Demande de Cotations non archivée à l'exception de la demande vers 3 fournisseurs et du contrat  Le devis descriptif ne pouvait permettre une comparaison objective des cotations  Le visa de la CSC/CA rend la procédure acceptable NCA 14 4.3. Recommandations o L'usage de la procédure par appel d'offres restreint est une procédure exceptionnelle qui ne s'impose pas pour des travaux de bâtiments de type standard. La procédure par appel d'offres ouvert est la procédure réglementaire de référence et particulièrement recommandée pour des marchés de travaux de technologie standard. o Quelle que soit la méthode de passation de marchés pour travaux ou de fournitures, le délai d'exécution, ou de livraison, doit être imposé car il est une composante du coût et donc du prix offert. o La procédure utilisant une grille par points pour mesurer les qualifications d'un soumissionnaire, est à éviter dans un souci de transparence. L'usage de critères mesurables avec la juste définition de seuils d'acceptabilité, est recommandé. o Dans la mesure des qualifications du soumissionnaire, la recevabilité et l'exhaustivité des documents administratifs ne peuvent être compromises. Par ailleurs, les types de documents requis pourraient être réduits, en vue d'être éventuellement complété par le seul soumissionnaire retenu. Mais dès que l'imposition est établie dans les conditions de participation, elle doit être vérifiée comme étant remplie par le soumissionnaire. o La considération de l'estheticité de l'offre est un critère subjectif devant être évité dans un souci d'équité et de transparence. o Les situations de fractionnement de contrats permettant d'éviter les dispositions réglementaires de passation de marchés, ne sont pas acceptables. 15 V. LA GESTION CONTRACTUELLE Note: Les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées á l’Annexe B ci-après. Les travaux de la reconstruction et expansion de diverses salles de l’Hôpital Notre Dame du Perpétuel Secours à Bon Repos dans la Commune de Croix-des-bouquets sont repartis aux 3 phases, dont la troisième phase est repartie en 3 lots. Les deux premières phases de reconstruction ont été achevées il y a presque un an. L’audit de la gestion contractuelle se tenait sur deux marchés portant sur la Phase 2 et le Lot 1 de la Phase 3. La Phase 2 est déjà achève tandis que les travaux pour la Phase 3, Lot 1 se sont arrêtés à 37% d’achèvement physique à cause du manque des fonds. La Direction de l’Organisation des Services de Santé (DOS) du Ministère de Santé a été chargé du suivi et surveillance de tous les marchés de la réhabilitation de l’hôpital et tient la responsabilité jusqu’au présent. On peut s’interroger sur la division des travaux en plusieurs phases, à la limite on pourrait croire qu’il s’agit de fractionnement. En réalité, les choses sont différentes : la division des travaux en plusieurs phases résulte de la disponibilité de trésorerie amenant l'Unité d’Études et de Programmation (UEP) à considérer des phases progressives d'exécution. Les auditeurs ont pu vérifier eux-mêmes que les travaux de la première tranche ne sont pas terminés. 5.1. Constats  La question de non-paiement pour cause du manque de financement est très problématique. En effet, la réception définitive des travaux du Lot 2 a été effectuée le 12 décembre 2015, la garantie de bonne exécution de 10% n’a pas encore été restituée à cause de manque des fonds. Pour la Phase 3, Lot 1, seule l’avance de 30% du montant du marché a été décaissée. L’entreprise a soumis une deuxième facture mais le MSPP n’a pas pu encore l’honorer. Ces documents sont acheminés au MEF et il n’existe pas de copie au MSPP pour consultation.  Cette situation affecte la crédibilité de la commande publique et a un impact majeur sur la phase de passation de marchés, réduisant l'intérêt du secteur privé et donc la qualité de la participation de firmes qualifiées, et aussi en tendant à augmenter les prix pour couvrir les risques d'impayés.  En ce qui concerne la gestion de la Phase 3, Lot 1, l’entreprise à démobilisé à cause du manque de paiements. Il n’existe pas de caution de bonne exécution dans le cadre de ce projet. Cependant le marché exige une retenue de garantie de 10% libérable à la réception définitive. La mise en suspens ou l'arrêt de travaux est très coûteuse car, outre les coûts de remobilisation, une reprise de travaux dégradés va s'avérer nécessaire. L'entreprise peut aussi décider de résilier le contrat, forçant ainsi un nouveau marché plus coûteux.  A l'heure actuelle et malgré le fait qu’une grande partie de l’hôpital a déjà été construite, la mise en opération de l'hôpital doit attendre les installations et les équipements de l’ensemble des salles. A cause de manque des fonds, il n’y a aucune activité de construction sur le site à l’heure actuelle.  La Phase 2 est achevée. Mais bien que les travaux sont toujours en bon état sauf pour de petites dégradations ou travaux correctifs qui seront faciles à rectifier, le manque de sécurité sur le site a permis certains vols de climatiseurs alors que le nombre de gardiens vient d'être encore réduit de quatre à deux personnes. 16  La Direction de l’Organisation des Services de Santé (DOSS) du Ministère de Santé a affirmé n'avoir pas été en mesure de réaliser effectivement le suivi et le contrôle de ces marchés, du fait que la direction ne disposait pas tous les moyens logistiques et humaines nécessaires pour accomplir cette mission. Ils n’ont pu effectuer que peu d'inspections et n'ont fourni aucun rapport de supervision. 17 5.2. Tableau Récapitulatif des Résultats MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION TRAVAUX # Fiche Objet du Contrat # Lot Titulaires Contrat Opinion MS04G Phase 2 des Travaux de réhabilitation de l'Hôpital N-D du Perpétuel Secours de Bon Repos ETRAMEC S.A. 35,675,786.87  Les travaux du nouvel hôpital comprennent la reconstruction et l’addition des bâtiments et installations requises pour un hôpital régional répondant au tous les besoins de santé. Les travaux sont repartis en 3 phases à couvrir en différents lots.  La Phase 2 comprend la construction d’une buanderie incluant chambre froide, un réfectoire, une cuisine, et un pavillon privé de 60 lits  Selon la DOSS, les travaux ont été complétés à 90% et puis arrêtés faute de financement, mais le second contrat de valeur similaire est attribué le 03/09/15 à la même entreprise.  Le contrat du 15/05/15 avait un délai d'exécution de 3 mois.  Un certificat de réception (ND) aurait été délivré le 12/12/15 MS05G Hôpital N-D du perpétuel Secours de Bon Repos Réhabilitation du Bloc Opératoire, Résidence du petit Personnel, Imagerie, et Travaux Divers ETRAMEC S.A. 37,553,592.39  Seule l'avance de démarrage a été décaissée et les travaux ont été arrêtés faute de financement.  Le premier contrat du 15/05/15 avec un délai de 3 mois, aussi bien que le contrat du 03/09/15 avec un délai de 6 mois ont été arrêtés faute de financement.  Le dossier technique des deux projets parait bien établi.  DOSS admet qu'ils n'ont pu appliquer une mission de supervision adéquate mais seulement un suivi périodique.  Aucune documentation archivée ne permet de se faire une idée sur l'organisation et les conditions de gestion.  Les travaux inspectés sont apparus de qualité satisfaisante mais les avancement physiques restent partiels et représentent des opérations de gros œuvre qui pourraient bien être l'objet de dégradation sous les conditions courantes des édifices. 18 5.3. Recommandations o Au point de l'avancement des travaux, la mobilisation de fonds pour compléter les projets devraient être une priorité afin de viabiliser l'hôpital. o Le MSPP doit considérer comme son obligation de respecter ses propres engagements contractuels et payer la valeur certifiée des travaux exécutés. o Considérant que le site de l’hôpital se trouve dans un environnement d’une véritable absence de sécurité avec de plus, un mur de clôture insuffisant, il apparaît nécessaire d'améliorer les dispositions de sécurité en urgence, désignant un nombre suffisant de gardiens, et en renforçant le mur de clôture (à surmonter de barbelés, ou tessons de bouteille par exemple).pour prévenir les vols, le vandalisme, et l'accès de toute personne non autorisée. o Considérant les ressources limitées de la DOSS, il est nécessaire de désigner un bureau de supervision pour réaliser le suivi et contrôle des grands marchés de travaux. Vues générales du patio de l'hôpital, travaux de la Phase 2 Retrait des climatiseurs extérieurs pour le stockage à l'intérieur Dégradations notées sur un acrotère 19 Phase 3, Lot 1: gros œuvre du bloc opératoire Vue intérieure du futur bâtiment pour petit personnel 20 ANNEXES 21 ANNEXE A. FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION No de Fiche MS01 Date 19-26/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. 1 INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) NOM DU PROJET Programme de Réhabilitation et de Reconstruction des Hôpitaux et Centres de Santé REFERENCE DU MARCHE PIP 14-15/001-A/MSPP OBJET DU CONTRAT Construction du Centre de Santé Sans Lit (CSL) de la Section BRAS DE GAUCHE, Commune de COTE DE FER SERVICE BENEFICIAIRE MSPP TITULAIRE MONTANT CONTRACTUEL 23,678,522.00 Grdes PROCEDURE DE PASSATION AOR Ce contrat est d'un montant inférieur au seuil de revue préalable de la CNMP et l'option est laissée à l'Autorité Contractante (AC) de procéder en accord avec les termes de Loi, c'est-à-dire, avec le respect des principes de concurrence, de transparence, et des règles de comptabilité publique. DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP PIP 14-15 I. Lettre d'Invitation Date Non datée sur document archivé 1 Date de remise annoncée 07/01/15 (dans IS) Soumissionnaires invités 1. AEC 2. Infrastructure & Construct 3. Consultation plus & Habitat II Instructions aux Soumissionnaires Conformité administrative Quitus fiscal type C Patente valide Certificat de visite Inscription au RC Capacité financière Plan de charge de 6 mois Capacité technique - Liste personnel-clé + CV - Liste des équipements avec attestation de disponibilité - planning exécution - provenance matériaux - Expér. similaires avec réf. Délai d'exécution ND 2 Formulaires de Soumission Modèle de Soumission Tableau des Contrats en cours Modèle de Contrat Certif. visite des lieux OK OK OK adapté au type de contrat OK III. Bordereau des Quantités Bordereau des PU + descriptif Devis quantitatif/estimatif OK Détaillé 22 IV. Spécific. techniques OK V. Plans Vue en plan type CSL Vue de façade principale Avis CNMP sur DAO: Condition non applicable sous les seuils PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 07/01/15 à 2PM Nombre d'Offres 2 IC a décliné Montants lus à l'ouverture 1. AEC 23,678,522 2. Consult+Habitat 27,678,522 Membres du COPEO Désignation CMMP du 07/07/14 G. Ketler, T. Noel, D. Jean-Rémy, L. Evans Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures 14/01/15 visa CMMP Contrôle de recevabilité administrative Consult+Habitat ne présente pas de Quitus ni Patente Classemnt des offres corrigées NA Contrôle des qualifications Sur base d'une grille: Délai proposé 20 pts Planning détaillé 10 pts Bordereau correct 10 pts Expérience/Pers 6 pts Equipements 4 pts Dossier administratif 10 pts Esthéticité/Exhaust. de l'offre 10 pt. Total Technique 70pts Evaluation Financière 30 pts Evaluation/Recommandation L'évaluation suit la grille convenue entre membres COPEO/CMMP. Consult+Habitat reste considéré malgré l'absence de documents admin. car ceux-ci sont cotés sur 10. Eval. Tech+Fin AEC 54/70+ 30/30 = 84% Consult+Habitat 41/70 + 26/30 = 56% Recommandation AEC conforme 3 COPEO - Date 14/01/15 Décision AEC Avis CNMP sur Attribution Pas Applicable Publication de l'Attribution Date Non documentée Support de publication NA Notification du Marché Date ND Revue de l'offre sélectionnée 23 Conformité OK présente un délai de 6 mois Contrat signé Date Non daté * Montant 23,678,522.00 Gdes Entrepreneur AEC #3, Delmas 75 Délai d'exécution 6 mois Conformité au modèle des DAO OK garantie de 6 mois Conformité Caution BE Pas requise, mais retenue de garantie de 10% pouvant être cautionnée à la Réception Provisoire Visa CSCCA OK 28/09/15 avec 4 autres contrats Commentaires 1 L'archivage de la Lettre d'Invitation doit aussi servir à indiquer le début de la période de soumission et donc, être datée 2 Le délai d'exécution n'est pas imposé et est une composante de la grille d'évaluation technique 3 Certaines conditions administratives devraient conduire au rejet ou à une demande d'information, mais pas à une cotation par points. 4 Le contrat contient le rapport (confidentiel) d'analyse des offres 5 Revue rapide de PU Béton de fondations 23,800/m3 BA en élévation 27,000/m3 maçonnerie de parpaing 2,225/m2 Total gros œuvre 11,194,957 Gdes Revêtements 8,827,940 gdes Boiseries, portes, fenêtres 2,285,500.00 Total finitions et équipements 12,483,565 La procédure AOR est conforme mais sous des conditions inadéquates de qualification des soumissionnaires. De plus, la similitude des montants des deux offres pourrait porter à croire que la collusion n’est pas à écarter. Il serait souhaitable que les institutions compétentes se penchent sur les offres, les examinent en détail et à la lumière des faits portent les conclusions et recommandations jugées appropriées. 24 No de Fiche MS02 Date 19-26/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. 2 INSTITUTION AUDITEE MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION NOM DU PROJET Programme de Réhabilitation et de Reconstruction des Hôpitaux et Centres de Santé gérée par l'UEP (Unité d'Exécution et de Programmation) REFERENCE DU MARCHE PIP 14-15/001-F/MSPP OBJET DU CONTRAT Construction du Centre de Santé Sans Lit (CSL) de la zone de TORZIA à PESTEL, Département de la GRANDE ANSE SERVICE BENEFICIAIRE MSPP MONTANT CONTRACTUEL 25,830,850.00 Grdes PROCEDURE DE PASSATION AOR Ce contrat est d'un montant inférieur au seuil de revue préalable de la CNMP et l'option est laissée à l'Autorité Contractante (AC) de procéder en accord avec les termes de Loi, c'est-à-dire, avec le respect des principes de concurrence, de transparence, et des règles de comptabilité publique. DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP PIP 14-15 I. Lettre d'Invitation Date Non datée sur document archivé 1 Date de remise annoncée 27/08/14 à 1PM 1 Soumissionnaires invités ND dans la LdI, mais listé dans rapport d'évaluation: BACEE/GRANDECO/PLANITECH Le document revu est le modèle standard non rempli Sign. Fl. D. Guillaume, Ministre II Instructions aux Soumissionnaires Conformité administrative Quitus fiscal type C Patente valide Certificat de visite Inscription au RC Capacité financière Plan de charge de 6 mois Capacité technique - Liste personnel-clé + CV - Liste des équipements avec attestation de disponibilité - planning exécution - provenance matériaux - Expér. similaires avec réf. Délai de livraison/exécution ND 2 Formulaires de Soumission Modèle de Soumission Tableau des Contrats en cours Modèle de Contrat Certif. visite des lieux OK OK OK adapté au type de contrat OK III. Bordereau des Quantités Bordereau des PU + descriptif Devis quantitatif/estimatif OK Détaillé et standard pour le type CSL IV. Spécif. techniques OK 25 V. Plans ND Avis CNMP sur DAO: Condition non applicable sous les seuils PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 07/01/15 heure ND Nombre d'Offres 1 offre: BACEE PLANITECH a décliné GRANDECO a déposé en retard (noté à 1:12PM) Montants lus à l'ouverture 25,830,850.00 Gdes Membres du COPEO CMMP désignés: Ketler, Evens, Jean- Remy, Noel. Rapport d'Evaluation Date du rapport, signatures 14/01/15 visa CMMP Contrôle de recevabilité administrative Classemnt des offres corrigées NA Contrôle des qualifications Sur base d'une grille: Délai proposé 20 pts Planning détaillé 10 pts Bordereau correct 10 pts Expérience/Pers/ 6 pts Equipements 4 pts Dossier administratif 10 pts Esthécité/Exhaust. de l'offre 10 pt. Total Technique 70pts Evaluation Financière 30 pts Evaluation/Recommandation L'évaluation suit la grille convenue entre membre COPEO/CMMP. BACEE T+F: 52/70 + 30/30 = 82% Recommandation BACEE jugé conforme CMMP Date 14/01/15 3 Décision BACEE Avis CNMP sur Attribution Pas Applicable Publication de l'Attribution Date Non documentée Support de publication NA Notification du Marché Date ND Revue de l'offre sélectionnée Conformité OK présente un délai de 7 mois Contrat signé Date Non daté * Montant 25,830,850.00 Gdes Entrepreneur BACEE 26 #16 Rue Demesle, Delmas 43 Délai d'exécution 7 mois Conformité au modèle des DAO OK garantie de 6 mois Conformité Caution BE Pas requise, mais retenue de garantie de 10% pouvant être cautionnée à la Réception provisoire Visa CSCCA OK 28/09/15 Commentaires 1 L’archivage de la Lettre d'Invitation doit aussi servir à indiquer le début de la période de soumission et donc, être datée 2 Suivi de l'exécution par la DOSS: Direction d'Organisation des Soins de Santé 3 Les membre du COPEO sont désignés par la CMMP mais ne signent pas les rapports d'analyse qui sont soumis pour avis et signature à la CMMP. La désignation des membres de la CMMP a été soumise à la CNMP les 07/07/14 et dernièrement le 08/01/16. 4 Revue rapide de PU Béton de fondations 22,500/m3 BA en élévation 23,800/m3 maçonnerie de parpaing 2,600/m2 Total gros œuvre 11,213,530 Gdes Revêtements 8,057,520 gdes Boiseries, portes, fenêtres 2,672,000.00 Total finitions et équipements 14,617,320 Pas d'indice de collusion avec le contrat précédent mais la pratique d'annoncer les 3 firmes invitées dans la Lettre d'Invitation n'est pas conseillée pour les contrats de travaux Procédure conforme. Invitation transmise à 3 candidats : le premier décline, le second soumet une offre tardive. Le troisième obtient le contrat. Il y a eu concurrence au sens de la Loi. 27 No de Fiche MS03 Date 19-26/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. 3 INSTITUTION AUDITEE Ministère de la Santé Publique et de la Population NOM DU PROJET Programme de Réhabilitation et de Reconstruction des Hôpitaux et Centres de Santé REFERENCE DU MARCHE ND OBJET DU CONTRAT Travaux de Construction du Centre d’Isolement Ebola à Morne à Cabris Commune de Croix des Bouquets, Dept. de l’Ouest SERVICE BENEFICIAIRE MSSP TITULAIRE JMN CONSTRUCTION MONTANT CONTRACTUEL 28,920,886.45 Gourdes PROCEDURE DE PASSATION Appel d’Offre Restreint DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP PIP 14-15 I. Lettre d'Invitation Date Non datée sur document archivé 1 Date de remise annoncée 27/08/14 à 1PM 1 Soumissionnaires invités ND dans la LdI Le document revu est le modèle standard non rempli Sign. Fl. D. Guillaume, Ministre II Instructions aux Soumissionnaires Conformité administrative Quitus fiscal type C Patente valide Certificat de visite Inscription au RC Capacité financière Plan de charge de 6 mois Capacité technique - Liste personnel-clé + CV - Liste des équipements avec attestation de disponibilité - planning exécution - provenance matériaux - Expér. similaires avec réf. Délai de livraison/exécution ND 2 Formulaires de Soumission Modèle de Soumission Tableau des Contrats en cours Modèle de Contrat Certif. visite des lieux OK OK OK adapté au type de contrat OK III. Bordereau des Quantités Bordereau des PU + descriptif Devis quantitatif/estimatif OK Détaillé et standard pour le type CSL IV. Spécif. techniques OK V. Plans ND Avis CNMP sur DAO: 28 Condition non applicable sous les seuils PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 9/01/2015, 14h00 Liste des soumissionnaires 3 offres soumises JMN 28,920,886, BURODECO rejeté pour retard, FEDEC 31,222,050 Offres rejetées lors de la session d’ouverture Une offre rejetée pour cause de retard (BURODECO a 2:49PM) Membres du COPEO 2 membres, 1 Superviseur des opérations, 1 Secrétaire. Cacheté CMMP/MSPP Rapport d'Evaluation (tel qu'inclus dans le contrat) Date du rapport, signatures 14/01/2015 Contrôle de recevabilité administrative Oui Classement des offres corrigées NA, Contrôle des qualifications Sur base d'une grille: Délai proposé 20 pts Planning détaillé 10 pts Bordereau correct 10 pts Expérience/Pers/ 6 pts Equipements 4 pts Dossier administratif 10 pts Esthécité/Exhaust. de l'offre 10 pt. Total Technique 70pts Evaluation Financière 30 pts Evaluation/Recommandation Evaluation porte sur les deux offres acceptées JMN: 56/70 + 30/30 = 86% FEDEC 51/70+27.78/30 = 78.78% COPEO Date 14/01/2015 Décision JMN Avis CNMP sur Attribution Pas applicable Publication de l'Attribution Date Non-documenté Support de publication Non-documenté Existence de plainte Pas de plainte rapportée Notification du Marché Date 16/01/2015 Revue de l'offre sélectionnée Conformité OK Contrat signé Date Signé, non daté Montant 28,920,886.45 Gourdes Visa CSCCA Cacheté, 28/09/15 Entrepreneur JMN Construction 29 Délai d'exécution/livraison 150 jours (5 mois) Conformité au DAO DAO non-disponible Caution de Garantie Montant équivalent à l’avance de démarrage (20%) Retenue de Garantie 10% Commentaires 1 3 firmes invités à retirer le DAOR, 3 offres soumises, 1 écarté pour cause de retard. 3 Pas de mention de la provenance du choix des 3 firmes retenues 4 L’offre du soumissionnaire attributaire : Durée de la validité de l’offre non-documentée 5 Les documents requis pour l’évaluation ne donnent pas une idée quantifiable sur les qualifications. Pour la recevabilité administrative (10 points), seule la Patente & Quitus à jour, Présentation du Personnel administratif & Equipe. et Calendrier de Financement sont requises. Critère d’évaluation sur la présentation du DAO (10 points) sur la conformité de l’offre avec le DAO, Esthéticité de l’offre, et facilité d’analyser et d’apprécier l’offre. Les 2 derniers critères sont subjectifs et ne peuvent être considérer un moyen d’évaluation. Les dossiers du MSPP sont limités pour cause de problèmes d’archivage lors de changement du personnel. La Direction de l'UEP indique que les archives avaient été correctement constituées mais conservées au Cabinet du Ministre puis égarées lors du changement d'administration. Procédure conforme avec analyse pouvant être subjective, mais attribution à l'offre jugée conforme et moins-disante 30 No de Fiche MS04 Date 19-26/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. 4 INSTITUTION AUDITEE MINISTÈRE DE LA SANTÉ PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) NOM DU PROJET TRAVAUX de Réhabilitation de l’hôpital Notre Dame du Perpétuel Secours sur Financement PETROCARIBE REF. DU MARCHE Indéterminé OBJET DU CONTRAT Phase 2 des Travaux de Réhabilitation de l’Hôpital Notre Dame du Perpétuel Secours, Commune de Bon Repos SERVICE BENEFICIAIRE MSPP MONTANT CONTRACTUEL 37,675,786.87 Gdes PROCEDURE DE PASSATION AOR DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP Indéterminé I. Lettre de l’invitation restreinte Date de Publication Lettre d’invitation du 21/04/2015 adressée à BECOSA, ETRAMEC SA, ET IC CONSTRUCTION SA Date de remise annoncée 8 mai 2015 à 12 h. Ouverture des plis à 3 h. Pas idéal, mais il s’agit d’un marché sous les seuils. Caution de Soumission NA Qualifications requises Sur base d'une grille: Délai proposé 20 pts Planning détaillé 10 pts Bordereau correct 10 pts Expérience/Pers/ 6 pts Equipements 4 pts Dossier administratif 10 pts Esthécité/Exhaust. de l'offre 10 pt. Total Technique 70pts Evaluation Financière 30 pts II. Instr. aux Soumissionnaires (IGS) Suivant DAO standards Non III. Instruct. Spéciales (ISS) Non IV. Formulaires de Soumission Non V. CCAG Suivant DAO standard VI. CCAP VII. Spécif. Techniques, Plans Oui OK VIII. Bordereau des Quantités Oui OK Avis CNMP sur DAO Date Non applicable PV D'OUVERTURE Date, heure d'ouverture 8 mai 2015 à 3 h Nombre d'offres 2 31 Offres rejetées Une offre tardive rejetée Membres du COPEO. Nomination de 3 membres. Circulaire officielle non documentée Rapport d'Evaluation Date du rapport 11/05/15 Recevabilité administrative OK Classement des offres Pas appliquée Contrôle des qualifications OK COPEO Evaluation/Recommandation Certification par COPEO des qualifications d’ETRAMEC avec recommandation d'attribution Avis CNMP sur Attribution Non applicable Publication de l'Attribution Date Non appliquée Support de publication Notification du Marché Date Non documentée Revue de l'offre sélectionnée Conformité Non documentée Contrat signé Date 15 mai 2015 Montant 37,675,786.87 Gdes Entrepreneur ETRAMEC SA, Port au Prince Délai d'exécution 90 jours Conformité au DAO N.A. Garantie BE 10% avec délai de garantie de 6 mois Avance 30% non cautionnée Visa CSC/CA OK Commentaires 1 Une avance de 30% non cautionnée n'est pas prudente 2 L'évaluation par points pour travaux permet de la subjectivité qui est à éviter. La pratique recommandée est d'identifier l'offre moins-disante après contrôle arithmétique, et contrôle de l'offre moins disante en post-qualification sur critères quantifiables. 3 L'ouverture tardive n'est pas une situation idéale, mais acceptable sous les conditions de marchés sous les seuils. L'attribution au soumissionnaire moins disant est conforme sur des bases discutables de qualifications. 32 No de Fiche MS05 Date 19-26/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. 5 INSTITUTION AUDITEE MSPP NOM DU PROJET FONDS PETROCARIBE REFERENCE DU MARCHE ND OBJET DU CONTRAT TRAVAUX DE REHABILITATION DU BLOC OPERATOIRE RESIDENCE DU PETIT PERSONNEL, IMAGERIE ET TRAVAUX DIVERS SERVICE BENEFICIAIRE Hôpital ND du Perpétuel Secours à Bon repos TITULAIRE ETRAMEC MONTANT CONTRACTUEL 37,553,592.39 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Listée en AOR Aucun document de la procédure n'est listé (Lettre d'Invitation, DAO, PV Ouverture, Rapport d'Evaluation) Contrat signé Date Le 3 septembre 2015 Montant 37, 553, 592.39 Gdes Entrepreneur ETRAMEC SA Délai d'exécution 180 jours calendaires à compter de la date de réception de l’avance de démarrage. La date prévue pour la réception provisoire des travaux est fixé au mois de mars 2016 sur une durée de six (6) mois). Visa CSC/CA Contrat non visé par CSCCA. Lettre du CSCCA du 28/09/15 notant l'absence de CCAP, Cahier technique, Lettre d'Invitation, copie des offres, etc... CSC/CA accorde son visa à titre exceptionnel. Conformité DAO NA (DAO non documenté) Conformité Caution BE Caution BE Non documentée Commentaires 1 Les archives sont rapportées avoir été égarées lors du changement d'administration ministérielle. 2 Ce contrat a fait l'objet d'une revue des procédures de gestion contractuelle et de visite d'inspection. 3 Les travaux ont été interrompus en raison du manque de fonds pour le paiement de l'entrepreneur. Le solde à payer est rapporté être de 70%. Il n'y a pas de PV d'Etat des Lieux donnant une situation qui permettrait une clôture ordonnée et équitable du contrat. 33 No de Fiche MS06 Date 19-26/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. 6 INSTITUTION AUDITEE Ministère de la Santé Publique et de la Population NOM DU PROJET Programme de Réhabilitation et de Reconstruction des Hôpitaux et Centres de Santé REF. DU MARCHE Indéterminé OBJET DU CONTRAT Travaux de Construction d'une Buanderie avec chambre froide, réfectoire et cuisine l'hôpital de Bon Repos SERVICE BENEFICIAIRE MSSP MONTANT CONTRACTUEL 32,336,564.90 Gourdes PROCEDURE DE PASSATION Indéterminé Aucun document relatif à la procédure de passation n'est documenté Contrat signé Date Signé, non daté Montant 32,336,564.90 Gourdes Visa CSC/CA 28/09/15 avec commentaires Entrepreneur/Fournisseur Engineering Corps (EC) Délai d'exécution/livraison 90 jours (3 mois) Conformité au modèle des DAO NA DAO non-disponible Caution de Garantie ND Retenue de Garantie ND Commentaires 1 CSC/CA commente le 28/09/15 sur l'irrégularité du manque de dossier relatif à ce contrat: DAO, Soumission, CV personnel, documents administratifs, planning. Mais à titre exceptionnel accorde son visa le 28/09/15 (en même temps que 4 autres contrats) 2 Le contrat lui-même apparaît incomplet et ne porte aucune signature ou visa. Procédure non conforme validée par CSC/CA 34 No de Fiche MS07 Date 19-26/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. 7 INSTITUTION AUDITEE MSPP NOM DU PROJET ACQUISITION 8 VEHICULES AMBULANCES REFERENCE DU MARCHE ND OBJET DU CONTRAT Acquisition de huit véhicules fermés modèle 2015 (ambulances) SERVICE BENEFICIAIRE CENTRE AMBULANCIER DU SUD MONTANT CONTRACTUEL 432,000.00 USD PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotation Ce contrat a été audité par erreur en lieu et place du contrat d'acquisition de 4 véhicules ambulance (#6 sur la liste MSPP) attribué également à HINOTO 45 jours plus tard au même prix unitaire de $54,000.00 HT. Considérant que le contrat audité couvre 8 véhicules et est chronologiquement le premier, il est vraisemblable que le second contrat est une fourniture additionnelle sur base de la présente procédure. DEMANDE DE COTATION Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP PIP 14-15 Contenu imposé Date de la demande signée 22/09/2014 HINOTO/ EUROPEAN MOTORS/ UNIVERSAL MOTORS Date de remise 3/10/2014 Bordereau descriptif (Spécifications) OK Bordereau des Quantités OK Délai de livraison/exécution 30 JRS Formulaire de remise de prix NON RAPPORT D'EVALUATION Date Non signé, non daté Nombre d'offres et montants 1 Tableau comparatif NA Evaluation / Recommandation L'évaluation porte sur le contrôle des specs. Le Comité accepte les légères variations accordant 87.5% des qualifications techniques. HINOTO (87.5%)60 + (40/40) = 92.5% COPEO Date ND Décision ND et contrat non signé Publication de l'Attribution 35 Date NA Support de Publication NA Notification du Marché Date 5/12/2014 Revue de l'offre sélectionnée Conformité Toyota Land Cruiser LWB Vérifiée pour chaque spec. OK $80,200USD TTC (54K HT) Contrat / Bon de Commande signé Date 5/12/2014 Montant 432,000.00 USD Entrepreneur/Fournisseur HINOTO S.A Délai d'exécution/livraison 30 JOURS Visa CSC/CA Signé, non daté Commentaires Absence de la documentation de la réception et ouverture des cotations des concessionnaires Absence de l’approbation du COPEO, DAO dans le rapport d’évaluation ainsi que la date de préparation. La modalité de livraison du contrat signé est différente de celle inscrite dans la demande de cotation, Aucune note n’a été écrite expliquant la raison pour laquelle un seul concessionnaire a répondu à la demande La procédure conduit à l'attribution 45 jours plus tard à 4 véhicules supplémentaires. La situation est suspicieuse car en procédant ainsi la phase de revue par la CNMP est évitée (les 2 contrats sont sous le seuil de 25M de Gdes) alors que le total ($432,000 + $216,000) = $648,000 est supérieur au seuil réglementaire. 36 No de Fiche MS08 Date 19-26/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. 8 INSTITUTION AUDITEE MSPP NOM DU PROJET Acquisition de Matériels de Bureau REFERENCE DU MARCHE ND OBJET DU CONTRAT Acquisition de Matériels de Bureau SERVICE BENEFICIAIRE Hôpital de ND du Perpétuel Secours de Bon Repos TITULAIRE GES MONTANT CONTRACTUEL 10,991,937.00 Gdes PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotation DEMANDE DE COTATION Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de PMP PIP 14-15 Contenu imposé Date de la demande signée 24/08/15 GES/ECSI/OFFICE CITY Date de remise 11/09/15 Bordereau descriptif (Spécifications) OK Liste détaillée des items avec quantités, mais sans descriptif Bordereau des Quantités OK Délai de livraison/exécution 30 JRS Formulaire de remise de prix NON RAPPORT D'EVALUATION Date Non documenté Nombre d'offres et montants Tableau comparatif Evaluation / Recommandation COPEO Date ND Décision ND Publication de l'Attribution Date NA Support de Publication NA Notification du Marché Date ND Revue de l'offre sélectionnée Conformité Pas de specs Contrat / Bon de Commande signé Date Non daté Montant 10,991,937 Gdes 37 Fournisseur General Engineering Sces GES Délai de livraison 60 jrs Conformité au modèle de la CFN NA Docs administratifs OK Pro Format avec PU mais sans descriptif de la fourniture à livrer Visa CSCCA OK non daté Commentaires Il n'y a pas de rapport d'évaluation qui comporterait un tableau comparatif des offres. L'absence d'un descriptif avec spécifications techniques ne permet pas une procédure compétitive régulière ni un contrôle de conformité à la qualité souhaitée du Bénéficiaire. 38 ANNEXE B. FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE No de Fiche MS04G Date de la Visite 20/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. OBJET DU CONTRAT Phase 2 de TRAVAUX de réhabilitation de Hôpital N-D DU PERPETUEL SECOURS de Bon Repos SERVICE BENEFICIAIRE Hôpital de Bon Repos La Revue a couvert l'exécution de travaux répartis en deux contrats attribués à ETRAMEC. 1 ier Contrat du 15/05/15 ENTREPRENEUR ETRAMEC SA MONTANT CONTRACTUEL 37,675,786.87 gourdes DATE 15 mai 2015 DELAI 90 jours BUREAU DE SUPERVISION Supervision par le service DOSS du MSPP MONTANT CONTRAT Pas applicable DOCUMENTS CONTRACTUELS ACTIFS Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinion Caution de Bonne Exécution Non requise Caution de Garantie sur Avance 30% non cautionnée Attribution d'Avenants Pas d'avenant mais un contrat similaire 4 mois plus tard sans compétition. Etats d'Avancement Financier Montant contractuel 37,675,786.87 Gdes Décaissemnt cumulé brut 33,908,208.2 Taux d'avancement 90% Délai de Livraison/Exécution Délai contractuel 90 jours Délai écoulé Travaux interrompus faute de trésorerie Taux d'avancement 100 % Procédures d'approbation et paiement des factures Non disponibles Procédures de Réception Certificat de Réception Provisoire (et définitive) ; Bon de Livraison certifié Date du Certificat 12 décembre 2015 Signatures Deux représentants du MSPP et le contractant et un ingénieur de l'Entrepreneur Validité du format OK Délai total effectif Pas applicable Restitution de la garantie de BE Pas applicable 39 No de Fiche MS05G Date de la Visite 20/07/2016 Auditeurs DTI, Inc. TURNIER S.A. OBJET DU CONTRAT L’EXECUTION DES TRAVAUX DE : REHABILITATION DU BLOC OPERATOIRE, RESIDENCE DU PETIT PERSONNEL, IMAGERIE ET TRAVAUX DIVERS SERVICE BENEFICIAIRE Hôpital Bon Repos 2 ième contrat du 03/09/15 ENTREPRENEUR ETRAMEC MONTANT CONTRACTUEL 37,553,592.39 Gdes DATE Le 3 septembre 2015 DELAI 180 jours calendaires à compter de la date de réception de l’avance de démarrage. Durée d’exécution 6 mois. BUREAU DE SUPERVISION La supervision des travaux est assurée par le MSPP à travers la Direction de l’Organisation des Services de Santé (DOSS). Validité des Cautions Revue par l'auditeur et opinion Caution de Bonne Exécution Montant Il n’existe pas une caution de bonne exécution dans le cadre de ce projet. Cependant le MSPP exige une retenue de garantie de 10% qui sera libéré à la réception définitive ou provisoire sur présentation d’un cautionnement bancaire d’un montant équivalent. Conformité du format Validité en cours Caution de Garantie sur Avance Montant Une caution de garantie pour un montant égal à 30% de l’avance de démarrage est réclamée dans le contrat signé. Conformité du format Validité en cours Attribution d'Avenants Aucun avenant Etats d'Avancement Financier Montant contractuel 37, 553, 592.39 Décaissement cumulé brut Seulement une avance de 30% a été accordée. Le décaissement a été effectué par MEF qui conserve les justificatifs. Décaissement cumulé net Le contrat exige une retenue de garantie de 10% sur le montant initial du marché. Taux d'avancement 30% Délai de Livraison/Exécution Délai contractuel 6 mois Délai écoulé Depuis mars 2016 Taux d'avancement 37% selon le contractant Procédures d'approbation et paiement des factures Tous documents de paiements conservés au MEF Outre l'avance déboursée, une seconde facture a été soumise mais le MSPP n’a pas pu l’honorer pour absence de fonds. Ces documents sont acheminés au MEF et il n’existe pas de copie au MSPP pour consultation. Procédures de Réception Les travaux sont arrêtés pour le non-paiement de la 2eme facture. 40 La Visite d'Inspection des travaux de l'Hôpital de N-D du Perpétuel Secours a couvert les deux contrats revus Inspection Physique Date et lieu de l'inspection Jeudi 21 juillet 2016/ Bon Repos Personnes rencontrées Deux représentants du MSPP Responsable d’ETRAMEC avec son ingénieur Commentaires, Opinion Tous les travaux ont été démarrés et ils sont au stade de 37% d’exécution physique. Cependant, les travaux se sont arrêtés pour absence de financement, le MSPP n’a pas pu honorer la deuxième facture émise par la firme. Cette dernière a démobilisé ses matériels et le son personnel sur le terrain. DONNEES TECHNIQUES Brève description technique des travaux Phase 2 L’ancien hôpital d’enceinte était tombé complètement en ruine. Les travaux du nouvel hôpital comprennent la reconstruction et l’addition des bâtiments et installations requises pour un hôpital régional répondant au tous les besoins de santé. Les travaux sont repartis en 3 phases à couvrir en différents lots. La Phase 2 comprend la construction d’une buanderie incluant chambre froide, un réfectoire, une cuisine, et un pavillon privé de 60 lits. Cette phase est couverte par ce contrat avec ETRAMEC pour 37,675,786.87 Gdes. Le lot suivant est aussi attribué à ETRAMEC et couvre la reconstruction d’un bloc opératoire, la résidence du petit personnel, l’imagerie, et travaux divers. COMMENTAIRES Le premier contrat du 15/05/15 avec un délai de 3 mois, aussi bien que le contrat du 03/09/15 avec un délai de 6 mois ont été arrêtés faute de financement. Les conditions d'arrêts de chantier ne sont pas conformes à une résolution équitable, sans réception, ni état des lieux contradictoire. Toutefois, une retenue de garantie de 10% du montant initial du contrat est gardée par le MSPP et sera libérée à la réception définitive des travaux, sans que la reprise de ceux-ci soit programmée à la date de la visite. Le chantier des deux contrats est donc fermé et aucune opinion ne peut se faire sur l'organisation. Il a été possible de revoir les plans, spécifications et bordereaux, qui apparaissent ayant été bien établis. la supervision a été assurée par DOSS mais aucun document n'a pu attester une coordination active avec le service de l'Unité des Etudes et de la Programmation. La DOSS, une direction du MSPP chargée de superviser les travaux de réhabilitation n’était pas en mesure d’effectuer ce travail, du fait que cette direction ne disposait pas les moyens logistiques nécessaires pour accomplir sa mission. Lors de notre rencontre avec les responsables de la DOSS, ils nous ont confié qu’ils ont effectué de préférence un travail de suivi et non de la supervision proprement dite. Concernant conformité des travaux avec le dossier technique contractuel, respect du planning, adéquation des montants des états d'avancement approuvés avec l'avancement physique, organisation du chantier sur les plans de l'efficacité et de la sécurité, nous ne détenons pas assez d’informations permettant d’exprimer notre opinion sur la conformité des points susmentionnés. Les travaux inspectés sont apparus de qualité satisfaisante mais les avancement physiques restent partiels et représentent des opérations de gros œuvre qui pourraient bien être l'objet de dégradation sous les conditions courantes des édifices. 41