(2020-08) Lignes Directrices aux Institutions Financieres du 27 août 2020

Banque de la République d'Haïti LIGNES DIRECTRICES AUX INSTITUTIONS FINANCIÈRES Les présentes lignes directrices résument les principales obligations légales auxquelles sont assujetties les institutions financières, et mettent en évidence les mesures que celles-ci doivent inévitablement prendre, ce conformément aux dispositions de la loi du 11 novembre 2013 sanctionnant le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et de la loi du 28 septembre 2016 modifiant la loi du 11 novembre 2013. La Banque de la République d'Haïti (BRH) dans le cadre de ses inspections générales ou ponctuelles vérifiera les mécanismes mis en place pour repérer et prévenir le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, et prendra toutes les sanctions et mesures en cas de non- respect des obligations légales et réglementaires. Les présentes lignes directrices s’appliquent aux : a) sociétés financiéres de développement ; b) sociétés de crédit-bail ; c) sociétés de cartes de crédit ; d) sociétés de promotion des investissements ; et e) toute autre entité désignée par la BRH. 1. Programme de prévention Le programme de prévention doit refléter la nature, l’ampleur et la complexité de l'institution concernée et doit comprendre les éléments suivants : 1. des politiques, des procédures et des contrôles internes, y compris des dispositifs de contrôle de la conformité, et des procédures appropriées lors de l’embauche des employés, de façon à s’assurer qu’elle s’effectue selon des critères exigeants : | 2. la centralisation des informations sur l’identité des clients, des donneurs d’ordre, des bénéficiaires effectifs, des bénéficiaires et titulaires de procuration, les mandataires et sur les transactions suspectes ; 3. la désignation d’un officier de conformité et la désignation de responsables de conformité au niveau de l’administration centrale, de chaque succursale et de chaque agence ; 4. l’élaboration d’un programme de formation continue à l’intention des employés ; 5. un dispositif de contrôle interne pour vérifier la conformité, l’observance et l’efficacité des mesures adoptées ; 6. la mise en place d’un dispositif de tests indépendants du contrôle de la conformité à la lutte anti-blanchiment ; et A 7. une classification des risques ad hoc en fonction des activités de l'institution financière concernée ainsi que de sa clientèle. Le programme de prévention doit être approuvé par le conseil d'administration de l'institution financière. 1.1.Politiques, procédures et mécanismes de contrôle interne Les institutions financières sont tenues d’élaborer un programme de prévention comprenant des politiques, procédures et mécanismes de contrôle interne consignés par écrit permettant de prendre en compte les facteurs de risques et d'évaluer les risques de blanchiment de capitaux et de financement des activités terroristes que présentent leurs activités. Avant l’établissement d’une relation d’affaires avec un client, l’institution financière est tenue, en fonction de sa politique d'acceptation des clients, d’examiner les risques de réputation associés au profil du client et à la nature de la relation d’affaires. Les politiques, procédures et mécanismes doivent être approuvées par le conseil d’administration et tenus à jour. Ils doivent être clairement communiqués à tous les cadres appelés à traiter avec des clients. Les politiques et procédures doivent couvrir toutes les obligations de déclaration, de saisie de documents, de conservation de documents, d'identification des clients, de contrôle, d’évaluation et d’atténuation des risques qui s’appliquent à l’institution financière. Les politiques, procédures et mécanismes doivent s’appliquer à toutes les succursales et les filiales, s’il s’agit d’un groupe tel que défini à l’article 13 de la loi du 14 mai 2012. Dans ce cas, ces institutions doivent inclure des politiques et des procédures de partage des informations au sein du groupe aux fins du devoir de vigilance relatif à la clientèle et de gestion du risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. Des garanties adéquates en matière de confidentialité et d'utilisation des informations échangées doivent être mises en place. Les institutions financières sont également tenues d’élaborer des procédures appropriées de sélection garantissant le recrutement des employés selon des critères exigeants. 1.2.Centralisation des informations Les institutions financières doivent se doter d’un système informatique permettant la centralisation des données sur l’identité des clients, des donneurs d’ordre, des bénéficiaires effectifs, des bénéficiaires et titulaires de procuration, les mandataires et sur les transactions suspectes. 1.3.Nomination d’un officier de conformité Toute institution financière doit procéder à la nomination d’un officier de conformité. Cet officier doit être un cadre supérieur de l'institution, sélectionné en fonction de sa compétence, de son expérience, de sa probité et de son éthique professionnelle. Il devra dépendre directement du conseil d’administration pour tout ce qui a trait aux questions liées à la lutte contre le blanchiment des capitaux. ob L’officier de conformité a pour attributions de : a) assurer l'application de la législation et de la réglementation ; b) faire respecter les procédures et méthodes internes de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ; c) identifier les carences et faire les recommandations qui s'imposent : d) proposer des programmes de formation sur une base périodique : e) assurer la liaison avec l'Unité Centrale de Renseignements Financiers (UCREF) ; f) préparer et acheminer les déclarations de soupçons à l'UCREF : g) s'assurer que les déclarations de transactions sont complétées et acheminées à l'UCREF dans les délais requis; h) recevoir et donner suite aux demandes d'informations de l'UCREF et de toute autre autorité agissant dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du | terrorisme; i) exercer le devoir de vigilance vis-à-vis des clients. 1.4.Formation continue Le programme de prévention doit inclure une composante de formation. Tous les employés qui sont en contact avec les clients, qui ont connaissance d’opérations effectuées par des clients ou qui manipulent des fonds de quelque façon que ce soit ou qui sont responsables de la mise en œuvre ou de la surveillance du régime de conformité doivent comprendre les obligations de déclaration, d'identification des clients et de tenue de documents. Le programme de formation doit être consigné par écrit et tenu à jour. Les modalités entourant la fréquence et la méthodologie de la formation devraient être établies. Chaque nouvel employé doit être formé avant de commencer à travailler avec des clients. Des mises à jour du programme devraient avoir lieu périodiquement afin de tenir toutes les parties intéressées au courant des modifications législatives et règlementaires. La méthodologie de la formation dépendra de la taille de l’institution financière et de la complexité de ses activités. 1.5.Dispositif de contrôle interne Les institutions financières doivent faire preuve d’une vigilance constante et se doter d’une organisation et de procédures internes propres à assurer le respect des dispositions prévues par la loi et permettant aux responsables des opérations de prévenir et d’identifier toute tentative de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. L’un des rôles de ce contrôle est d’éviter l’utilisation du système financier à des fins de blanchiment ou de financement du terrorisme et de minimiser les risques auxquels font face les institutions. Ce système de contrôle interne doit contenir, entre autres: a) un mécanisme de contrôle des politiques, procédures et méthodes internes de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme; b) une structure garantissant la confidentialité du traitement des informations; c) des mesures d’identification des éléments à risques liés au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme et des systèmes d’évaluation de ces risques; h- d) un système de surveillance pouvant garantir la maîtrise des risques relatifs au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme: e) un système centralisé de documentation et d’information ; f) un système d'informations sur les initiatives prises en matière de conformité, de déficiences dans ce domaine et des mesures correctives prises. Le système de contrôle en place doit s'étendre à toutes les composantes de l’institution. Toute institution est donc tenue de prendre les mesures nécessaires pour garantir la stricte application des politiques, procédures et méthodes en vigueur spécialement celles relatives au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme. Lors des tests indépendants périodiques portant sur le respect des procédures internes ou la bonne surveillance des risques, une vérification spécifique sur le volet blanchiment doit être effectuée par l’audit interne de l’institution. Les vérifications peuvent notamment s’appliquer aux points suivants : a) l’évaluation de la qualité de la gestion et du contrôle des risques pour toutes les opérations et dans toutes les succursales : b) des entrevues auprès des employés chargés des opérations et de leurs superviseurs pour évaluer leur degré de connaissance et de respect des procédures de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme adoptées par I’ institution; c) l’examen d’un échantillon de formulaires d’archivage des documents et de formulaires de renseignements sur les transactions financières douteuses; d) une vérification du système de tenue des documents; e) l’existence des justificatifs joints ou référencés aux pièces comptables; f) la connaissance de la clientèle par les succursales et les responsables des opérations, en tenant compte des éléments suivants : activité professionnelle, fonctionnement du compte, situation financière et documentation comptable et financière concordante avec les crédits consentis et les volumes d’affaires traitées. Une attention particulière doit être portée à la justification économique des opérations et leur adéquation avec la situation connue de la clientèle: g) des examens périodiques de toutes les relations de correspondants bancaires établies avec des institutions financières étrangères afin de détecter les partenaires à haut risque ; h) la connaissance par les collaborateurs des règles internes anti-blanchiment. Les résultats de toute vérification doivent être signalés au conseil d'administration. Suivant la structure hiérarchique de l'institution, les questions relatives aux mesures prises ou à prendre et aux échéanciers prévus à cet égard doivent être connues et divulguées au personnel exécutant. 2. Identification de la clientèle Les institutions financières sont tenues d’identifier leurs clients, les mandataires de leurs clients, les titulaires de procuration et les bénéficiaires effectifs, de vérifier leur identité au moyen de documents, de sources de données ou de renseignements indépendants et fiables. L'identification des clients a lieu lors : ths 1) de l'établissement de la relation d’affaires : 2) des transactions occasionnelles égales ou supérieures au seuil établi par les lois et les règlements : 3) des transactions multiples en espèces, tant en gourdes qu’en devises étrangères, lorsqu'elles dépassent au total, le seuil établi et sont réalisées par et pour le compte de la même personne en l’espace d’une journée ou dans une fréquence inhabituelle : 4) de l’existence d’un soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, indépendamment de toute exemption ou seuil prévu dans les lois et règlements : 5) de l’existence d’un soupçon de financement du terrorisme, indépendamment de toute exemption ou seuil prévu dans les lois et règlements : 6) de l’existence d’un doute quant à la véracité ou la pertinence des données d’identification du client précédemment obtenues. Les institutions financières doivent accorder une importance particulière aux normes relatives à la connaissance du client pour préserver leur réputation et l’intégrité du système bancaire et financier. Pour ne pas s’exposer au risque d’atteinte à la réputation, au risque opérationnel et au risque juridique, les institutions financières doivent disposer de politiques, mécanismes et procédures en tenant compte entre autres des éléments suivants : a) des conditions claires d’acceptation de clients ; b) des règles précises sur l’identification des clients et de leurs mandataires ; c) des procédures et moyens appropriés pour la gestion des risques : d) des mesures de vigilance pour la clientèle. L'identification d’une personne physique selon l’article 18 de la loi sanctionnant le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme du 11 novembre 2013 implique « l'obtention du nom complet, de la date et du lieu de naissance, de l'adresse de son domicile principal ». En ce qui a trait à la vérification des informations, l’article 18 de la loi susmentionnée précise que : « la vérification de l'identité de la personne physique requiert la présentation d'un document officiel original en cours de validité et comportant une photographie, dont il en est pris copie. La vérification de son adresse est effectuée par la présentation d'un document de nature à en faire la preuve ». Les personnes physiques non résidentes dans le pays doivent être identifiées de la même manière que les résidents. Lorsque le client est une personne morale, l’identification et la vérification de l’identité porte sur « la dénomination sociale, la preuve de sa constitution légale, l'adresse du siège principal, l'identité des administrateurs, et la connaissance des dispositions régissant le pouvoir d'engager la personne morale », selon l’article 18 de la loi du 11 novembre 2013. L'identification doit porter également, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale, sur l’objet et la nature envisagée de la relation d’affaires. pb. Lors de l'identification des clients, une copie de tous les documents doit être faite, classée et centralisée par les institutions financières. Des contrôles formels doivent être effectués quant à la signature, aux éventuelles anomalies sur la photographie et à l’apparence physique du client potentiel. Si les institutions financières ne peuvent pas respecter les dispositions prévues ci-dessus, elles ne peuvent ni nouer ou maintenir une relation d’affaires, ni effectuer une opération pour le client. Elles détermineront, dans ce cas, s’il y a lieu de produire une déclaration de soupçon à l’Unité Centrale de Renseignements Financiers (UCREF) ou d’établir un rapport confidentiel interne conformément à l’article 20 de la loi du 11 novembre 2013. 2.1.Bénéficiaires effectifs Les institutions financières doivent prendre des mesures raisonnables pour obtenir des informations sur l’identité véritable des personnes dans l’intérêt desquelles une transaction est effectuée, s’il y a le moindre doute sur le fait que ces clients pourraient ne pas agir pour leur propre compte. En outre, un avocat, un notaire, un comptable, un courtier en valeurs mobilières intervenant en tant qu’intermédiaire financier ne peut pas se prévaloir du secret professionnel pour ne pas divulguer l’identité du bénéficiaire effectif, conformément aux dispositions de l’article 19 de la loi du 11 novembre 2013. L'identification du ou des bénéficiaires effectifs porte sur les prénoms, le nom et dans la mesure du possible la date et le lieu de naissance. Dans le cas des personnes morales, l’identification porte sur l’identité des personnes physiques qui en dernier lieu détiennent une participation de contrôle dans la société (au moins 25%). En outre, des informations doivent être recueillies sur leur adresse. Des mesures adéquates doivent être prises pour la vérification de ces données, ainsi que pour leur mise à jour lorsqu'il apparait que celles-ci ne sont plus actuelles. Si les institutions financières ne peuvent pas obtenir les informations mentionnées dans la présente section ou leurs clients restent en défaut de les communiquer ou leur communiquer des informations non pertinentes ou invraisemblables, elles ne peuvent ni nouer ou maintenir une relation d’affaires, ni effectuer une opération pour le client. Elles détermineront, dans ce cas, s’il y a lieu d’en informer l’Unité Centrale de Renseignements Financiers (UCREF). | 2.2.Les personnes politiquement exposées Un devoir de vigilance doit s’exercer à l’égard des personnes politiquement exposées (PPE), qui sont définies par l’article 4 de la loi du 11 novembre 2013 comme des personnes exerçant ou ayant exercé d’importantes fonctions publiques dans un pays étranger ou en Haïti ou au sein de ou pour le compte d’une organisation internationale ainsi que les membres de la famille de cette personne, ou toutes autres personnes qui lui sont étroitement liées ou associées (exemple : les chefs d’Etat ou de gouvernement, les politiciens de haut rang, les hauts responsables au sein des pouvoirs publics, les magistrats ou militaires de haut rang, les dirigeants d’entreprises publiques ou encore les dirigeants de partis politiques ; les membres de la haute direction d’une organisation the internationale : directeur, directeur adjoint, membres du conseil d'administration et toutes personnes exerçant des fonctions équivalentes). Les institutions financières doivent disposer de systèmes appropriés de gestion de risques permettant de déterminer si le client est une personne politiquement exposée. Dès que le client est identifié comme personne politiquement exposée, il faut : a) obtenir l’autorisation de la haute direction avant de nouer ou de continuer une relation d’affaires avec le client ; b) prendre toute mesures raisonnables pour identifier l’origine des fonds ; c) assurer une surveillance renforcée et permanente de la relation d’affaires. En sus des PPE, un contrôle rigoureux doit être appliqué envers toute personne ayant une fortune élevée d’origine incertaine ou douteuse. 3. Mesures de vigilance renforcée Les institutions financières doivent appliquer, en fonction de leur appréciation du risque, des mesures de vigilance renforcées dans des situations qui, de par leur nature, peuvent présenter un risque élevé de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. En outre, comme le prescrit l’article 20 de la loi du 11 novembre 2013, une vigilance particulière doit être exercée à l’égard des opérations provenant d’établissements ou d’institutions financières qui ne sont pas soumis à des obligations suffisantes en matière d’identification des clients ou de contrôle des transactions. 4. Conservation de documents Les institutions financières sont tenues de conserver pendant une période de cinq (5) ans au moins, après la clôture des comptes ou la cessation des relations avec le client, toute la documentation relative à l’identité des clients et aussi les livres de comptes et la correspondance commerciale. De même, les documents relatifs aux opérations effectuées par les clients doivent être gardés dans les archives de l’institution pendant cing (5) ans au moins après l’exécution de la transaction. A cette fin, une formule d’archivage des documents sur les opérations doit étre utilisée pour la conservation des documents. Cette conservation des documents, se rapportant aux transactions nationales et/ou internationales effectuées, permettra de répondre rapidement aux demandes d’informations des autorités compétentes et de reconstituer les transactions individuelles (y compris les montants et les types d’espèces en cause, le cas échéant) de façon a fournir, le cas échéant, des preuves en cas de poursuite pour conduite criminelle. De même, une copie des rapports systématiques de transactions et des déclarations de soupçons doit être gardée et archivée par l’officier de conformité. _h 5. Sanctions En cas de non-respect des obligations définies dans la loi ou les règlements de la BRH, notamment : a) grave défaut de vigilance ou non-respect des obligations d’identification du client ; b) non production de déclarations de transactions ou de soupçons : c) dénonciation faite aux clients ou à des tiers relative aux actions entreprises en matière de prévention et de détection du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ; d) violation des obligations contenues dans la loi du 11 novembre 2013 et dans celle du 28 septembre 2016 et des règlements de la BRH ; la BRH se réserve le droit d'engager toute procédure appropriée et/ou de prendre toutes mesures administratives conformément à la loi et à la règlementation en vigueur. Les sanctions peuvent être soit des amendes, soit des sanctions administratives (avertissement, suspension d’activité, retrait d'agrément ou interdiction définitive dans les cas les plus graves) sans préjudice de celles prévues par la loi, et de celles résultant de la responsabilité civile ou pénale de l’institution financière qui peut être engagée en raison de la commission de l’infraction. NE le 27 août 2020. / 4, JEan BadeñPübois ATO! e our 8