(2020-10) Circulaire 117 aux institutions supervisées

Banque de la République d'Haiti CIRCULAIRE No. 117 .\t \ t\sl t'tt'ilo\s t,t\ \\( 1t..til,.s Iln confomrité aux articlcs 23,27.28.33 à 41. 83 et l6l de la loi du l4 mai 2012 po(ant sur les banqucs et autrcs institutions llnancières. les institutions linancières. à I'excoption dcs agents de chânBe. sont tsnucs dc respecter Ies dispositions suivantes rclalivcs aux pratiques de gouvernance. l. lX'finitions Les définilions suivantes s'appliquenl à Ia présente circulaire a) Administrateur: loute personne physique ou représenlanl de personne morale nommé au conseil d'adminislration d'une institution financière. b) Conseil d'administration : organe délibérant investi de lous les pouvoirs pour agir en toutes circonstances au nom de la société. dans la limite de I'objet social el des compétences réservées à I'assemblée générale des actionnaires. c) Directeur Général : personne physique nommée par le conseil d'administration pour assurer la direction de I'institution financière qu'il représente dans ses rapports avec les tiers. Il est investi des pouvoirs les plus étendus qu'il exerce dans la limite des statuts et sous réserve de ceux spécialement réservés au conseil d'administration par des dispositions légales ou statutaires. d) Dirigeant : toute personne physique nommée à titre de directcur général ou de directeur général adjoint. ou tout tilre équivalent, par le conseil d'adn.rinistration. ou l'organe en tenant lieu. ou, si clle n'cst pas nommée, qui remplit à titre d'employé ou de prêteur de service, une fonction de direction générale. 2. Rôlc dcs âdministrateurs et dirigeants Les administrateurs el les dirigeants d'une institution financière jouent un rôle délerminant dans I'adminislration de la société en guidant ses activités et en veillant à ce que celles-ci soient menées au mieux de ses intérêts. A cet égard, ils ont une triple obligation de loyauté, de diligence et de vigilance. l.'obligation de lovauté- Iirndl'c sur une rclation de conliancc. engagù l'adnriDislratcur ou le tlirigcant à protrtgcr lcs intérôts dc l'institution llnancii'rc cn agissarrt tlc honne liri cnvers l'institution et scs clicnts. en l'aisant preuve dc conrpdtencc et tl'honnôtcté dans l'exercicc de ses l'onctions. cn évitant tout conllit d'intérêts. ct cn préservant strictement lc caractère conlidcntiel des qucstions qui ttrrrcherrt l'institution. l-'obligation de diligcnce astreint l'adrninislralcur ou le dirigcant à faire preuve de disccrncment ct d'un Brand sùns dcs rcsponsabilités dans ['orientation et la surlcillance dcs activités dc dircction. Cc dcvoir l'oblige donc à respectcr la règle dc prudence raisonnable selon laquelle il doit agir avec la diligence, l'application. la compétence et la prudence dont une personne raisonnablc ferait preuvc dans les mômcs circonslances. L'obligation de vigilance contraint les administrateurs e1 les dirigeants à prendre loutes les dispositions pour éviter que l'institution financière soit utilisée à des llns de blanchiment de capitaux et de financcment du terrorisme. Par conséquent, lcs administrateurs et les dirigeants doivent s'assurer de la mise en place de politiques, procédures et méthodes elïectives en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financemenl du terrorisme. Les administrateurs sonl lenus de procéder à la nomination d'un officier de conlbrmité responsable de la fonction de conlbrmité, et de s'assurer que les recommandations de celui-ci sont suivies. -1. l)u conseil d'arlm inistratron .1. I. ..lttribulions lu utnsail d'udtninislrorion Le conseil d'administration est responsable de la bonne gestion de l'institution financière. A ce titre. il est tenu enlrc autres de : a) s'impliquer activement dans les activités de l'institution, se tenir informé des làits nouveaux importants survenant dans l'environnement opérationnel de l'institution financière et sur le plan économique. el agir en temps opporlun pour protéger les intérêts à long terme de l'institution : b) veiller à la définition des objectifs stratégiques de l'institution, notamment la politique générale en matière de risques et les procédures de gestion des risques, les approuver et s assurer de lcur exécution : c) procéder à un examen et à une évaluation périodiques approfondis des objectifs et stratégies opérationnels de l'institution, de même que des situations et des opérations qui pourraient poser des risques importants pour l'institution ; d) surveiller la mise en æuvre du cadre de gouvemance et vérifier régulièrement sa pertinence au regard de changements importants dans la taille de l'institution financière, sa complexité. son implantation géographique. sa stratégie opérationnelle et les exigences règlementaires ; e) établir I'appétence pour le risque, en tenant compte de I'environnement concurrentiel et règlementaire, ainsi que des intérêts à long terme de l'institution, de son exposition au risque et de sa capacité à gérer efficacement les risques : 2  l) surveiller le respcct dc la delclaration d'appétence pour lc risquc. de la politique à l'elgard du risque et des plalbnds de risquc : g) nommer le directeur général ct lc cas ctchéant tout dircctcur général adjoint. survcillcr lcur perfomrance ainsi que ccllc des autres dirigeants et dcs rcsponsables des fonctions dc contrôle inteme el dc conlirrmité : h) veiller à ce que les dirigeants soient qualifiés et compélcnts ; i) approuver l'organigramme et l'organisation administrative de I'institution: j) approuver les politiques ct procédurcs des opérations ; k) définir la politique en matière de contrôle el exercer unc survcillance permanente de la gestion; l) délibérer de la mise en place de comités spécialisés en définissanl leurs objectifs. leur composition et leurs procédures de fonctionnement : m) promouvoir eI instaurer une saine culture d'entreprise en valorisant un comportenrÈnt responsable et éthique i n) adopter un code de déontologie applicable aux administrateurs, aux dirigeants et aux employés et veiller à sa mise à jour ; o) s'assurer de la présence d'une solide fonction finances, responsable de la comptabilité et des données financières ; p) approuver les états financiers annuels ; q) rendre compte aux actionnaires et veiller à leur infomration régulière sur [a gestion de I'institution: r) surveiller la politique de rémunération de l'institution financière et notamment la rémunération des dirigeants et des responsables des principales fonctions pour vérifier sa conformité avec la culture du risque de l'institution financière I s) veiller à la mise en place d'une politique adéquate de communication externe. notamment avec la BRH. .1.2.(.arudërisliq ucs d rasponsuhilitis cn ntuliùra da gourarnunca du utnsail d'«ltninislrutitttt 3.2.1 Contposition et quoliJicotion du conseil d'administration Le conseil d'administration doit être constitué de membres capables de porter un jugement indépendant sur les activités de I'institution financière. Ses membres doivent disposer de connaissances suffisantes en matière bancaire ou financière el justifier d'une expérience dans l'administration d'entreprises. Chaque administrateur doit posséder la compétence minimale requise pour comprendre le fonctionnement de I'institution financière et f,aire preuve d'intégrité dans I'exercice de sa mission. Chaque administrateur doil être soucieux de l'intérê1 de tous les actionnaires. s'impliqucr suffisamment dans la définition de la stratégie et dans les délibérations pour participer e'l'fectivement aux décisions du conscil d'administration. l.a comprrsilion du conscil d'atlnr inistration ct l'organisation tlc scs traraux doivent ôtre' appropriécs à la structurc dc l'actionnariat. à la dimension ct à la naturc dc l'activité de chaque institution linancière l:t aux circonstances particulières qu'cllc traversc le cas échéant. -l'oute instilution financièrc cst tcnue de fournir à la BRH. pour tout nouvel administrateur. en cas dc vacance ou de changement au sein du conseil d'administration et/ou des comités. les renseignements ci-après : a) les prénom(s) et nom. profession. domicile et nationalité : b) le nombre d'aclions souscrites et libérées ; c) un casier judiciaire et un certificat de police ; d) un cuniculum vitae incluant les données personnelles, la formalion et le perfectionnement professionnel. les mandats divers. l'énumération chronologique et une description des activités professionnelles exercées antérieurement et actuelles. l-'institution llnancière doit acheminer ces renseignements à la BRH préalablement à la désignation de lout administraleur. La BRH se réserve le droit de demander tous renseignements nécessaires aux fins de s'assurer de la qualité des administrateurs. l'out rejet d'une candidalure est motivé par écrit par la URH. La BRH se prononce sur tout dossier soumis dans un délai ne dépassant pas vingt (20) jours ouvrables. 3.2.2. Responsabilités en nrutière de gouverrro ce du conseil d'adrninistration I-e conseil d'administration peut créer en son scin des conrilés spécialisés. Le nombre, la nature et la composition de ces comités dépendent notamment de la taille de l'institution financière, de la nature de ses activilés ct de son profil de risque. Les comités doivcnt tenir le registre de leurs délibérations et de leurs décisions (agendas de réunions. procès-verbaux de réunions, comptes rendus. recommandations formulécs. décisions prises et opinions divergentes exprimées). Pour la constitution des comités spécialisés, le conseil d'administration peut s'adjoindre une ou des personnes extemes à l'institution linancière, non apparentées, qualifiées et compétentes. Relativement aux banques. le conscil d'administration de toute institution bancaire ayant l07o ou plus de parts de marché dcs dépôts totaux doil obligatoiremcnt avoir en son sein un comité d'audit. un comité de la gestion des risques. un comité dcs nominations et un comité des rémunérations. ce conformément aux règlcs établies dans la circulaire sur les normes minimales dc contrôle intcrne. Le conseil d'administration doit veiller avec une attention particulière à prévenir les éventuels conflits d'intérêts, à la lransparence de I'information loumie et à tenir équitablement compte de tous les intérêts en préscnce. A cet eflfet, il doit s'assurer de l'élaboration et de la mise en Guvre d'une politique et de procédures de prévention et de traitement de conflits d'intérêts réels ou potentiels. Concemant lcs groupcs, le conscil d'administration de la société mère doit assumer la responsabilité générale des activités du groupe. ll doit approuver les stratégies et politiques des risques au nivcau du groupe. Il doit mettre en place un dispositifde pilotage intégré et harmonisé au sein du groupe assurant une surveillance effective par la société mère de ses Illiales. ll est tenu de définir et de mettre en Guvre un dispositif de gouvernance clair et adapté à la slructure, à l l'activité el aux risques du groupc ct de scs cntités. I-!' corrseil d'adnr inistration dc loutù socilttlt nrèrc doit déterrniner la structurc dcs conscils d'adnr inistratiolr tles lllialcs cl exerccr une survcillance adéquate dos activités dcs Illiales. Il doit s'assurer quc chaquc Iiliale disposc des ressources nécessaires pour respcctcr L-s slandards du gnrupe. [.c conseil d'administration doit vcillcr ii cc quc lcs transactions avcc les pcrsonncs lictcs à l'institution llnancière lirssent l'ob.lct d'une évalualion des risqucs el de. restrictions approprictcs e1 quc lcs ressources de l'institution ljnancière nc soicnt pas détoumercs ou mal utiliseres. Lc conseil d'administration doit vciller au respect de toutes les dispositions légales. règlementaires, statutaires ct professionnelles relatives notamment à l'inlbrmation des actionnaires sur ses propres activités ainsi que sur celles de l'institution. Les lonctions de Président du conscil d'administration et de Direcleur Cénéral d'une institution llnancière ne doivent pas ôtre exercées par une même personne. Le conseil d'adm inistration et son Président doivent préserver leur indépendance vis-à-vis de la direction générale. ,1. l)e la dircction géni'ralc et dcs dirigeants 4.1. Rcsponsobilités en nntière de gouvernonce de la direclion générole La direction générale est chargéc dc mettre en (xuvre lcs décisions du conseil d'administration. d'orienter et de superviser l'institulion financière. A ce titre. elle doit notamment : a) veiller à l'élaboration des objectifs opérationnels, des stratégies, de la structure organisationnelle et des mesures de contrôle ainsi que des politiques et les budgels devant être approuvés par le conseil d'administration ; b) exécuter et suivrc les objectifs opérationnels, les stratégies et les plans approuvés par le conseil d'administration, et assurer I'efficacité de la structure organisationnelle et des mesures de contrôle : c) définir la politique générale en matière de risques et les procédures de geslion des risques ; d) concevoir et mettre en place des dispositifs de contrôle permanent. de conformité, de gestion et de contrôle des risques I e) mettre à la disposition des administraleurs en temps utile, des informations sulfisantes et de qualité sous une forme appropriée pour leur permettre d'assumer convenablement leurs tâches: l) veiller à prévenir, détecter et gérer tout conflit d'intérêts potentiels. notamment dans le cadre de I'octroi de prêts aux actionnaires, administrateurs et dirigeanls. 4.2. Désignaliott des dirigeonts Les institulions financières agréées en tant que banques sont lenues dc désigner au moins deux (2) dirigeants chargés d'assurer en commun la direction eflèctive dcs activités de l'institution. La répartition des fonctions cntre les personnes ainsi désignées doit être déterminée par une décision du conseil d'administration. définissant leurs attributions respectives tout en assurant la 5 parlicipation dc chacune d'clles à l'enscmblc dcs rc'sponsabilités dc la direction générale dc l'institution. La BRII pcut soumcttre d'autres institutions llnancièrcs à cctte obligation. si lcs risques afférents à leur activité apparaissenl le.lustilier. [-cs dirigeants doivent disposer de l'expérience. dcs compeilcnccs et dc l'intégrité nelcessaires à la gcstion des activités de l'institution llnancièrc cl du personncl placé sous lcurs ordres. Ils doivcnt rcccvoir une filrmalion régulière alln de conservcr et d'approlbndir leurs compélences et de tenir à.iour leurs connaissanccs dans leurs domaines de responsabilité. li)utc inslitution financière est tenue de foumir à la BRH. pour tout nouvcau dirigeant. en cas cle changemenl au sein de la direction générale et/ou des comitds. les renseignements ci-après : a) les prénom(s) et nom, profession. domicile et nationalité : b) un casier judiciaire et un certificat de police I c) un curriculum vilae incluant les données personnelles. la formation et le perfectionnement professionnel, les mandats divers. l'énumération chronologique et une description des activités professionnelles exercées antérieurement avec indicalions sur le(s) supérieur(s) hiérarchique(s), lc nombre de subordonnés auprès du demier employeur. les motifs du changement d'emploi le cas échéant : d) le cas échéant, la décision ou le projet de décision du conseil d'administration définissant les altributions respectives des différents dirigeants désignés pour assurer la direction générale des activités de l'institution. L'institution financière doit acheminer ces renseignements à la BRII préalablement à la nomination de lout dirigeant. La BRII se réserve Ie droit de demandcr tous renseignements néccssaires aux fins de s'assurer de la qualité des dirigeants. Tout rejet d'une candidature est nrotivé par écrit par la BRH. La BRI{ se prononce sur tout dossier soumis dans un délai ne dépassant pas vingt (20) jours ouvrablcs. 4.3 Disposilions spécifiques arl-r succursales de bonques élrangères La direction générale de toute succursale de banque étrangère doit êtrc assurée par un dirigeant désigné dans les conditions fixées à la section 4.2 et résidant en Halti. Les responsabilités de la fonction d'audit inteme, de la conformité, des activités de change. et de la finance doivent être assurées par des personncs résidant en HaiTi ainsi que tout autre poste de responsabilité que la maison mère juge nécessairc. La maison mère peut toutefois assurer la continuité du servicc par le recrutement d'une personne résidant hors du territoire national, pour un mandat ne dépassant pas deux (2) annécs, au cas oir il lui serait difficile de trouver le profil recherché au niveau Iocal. Durant cette période. la maison mère a I'obligation d'assurer la relève de cette fonction. 5. l)c la gestion ct du contrôk: tlu cadre organ is:rtion nel Lcs institutions llrrtncii'r'cs cloircnl adoptcr trn tlispos itil' adéqurt d'orgarrisntion d'cntrcplise crr vrrc cl'assrrrer trnc gcstion clllcacc ct prrrdcntc tlc leur institutior'r cll tcnilnl corrptc dc la rrattrrc. dc l'etchcllc ct dc la conrplcritc des risqucs aurqLrcllcs cllcs lbnt l-uce ct dc lcurs activités. Les institutions linanciclres doivent procéder à intervalles régulicrs à l'évaluation du Ionctionnement du dispositil de gestion ainsi que des organes d'administration et de dircction. notamment leur taille. lcur composition et le urs compétences. 5. l.Dcs outils de gastion du tadre orgonisotionncl Les institutions financières doivent disposer des outils de gestion du cadre organisationncl ci- après: a) un plan d'aftàires prévisionnel au minimum triennal, décliné par année et actualisé au moins une fois par an pour tenir comple de l'évolution de I'environnement, des résultats effectifs obtenus. et de la réévaluation des principales hypothèses retenues : b) un dispositifde suivi budgétaire ; c) un organigrammc détaillé et une organisation administrative fonctionnelle, adoptés par le conseil d'administration. L'organisation administrative doit comporter une définition précise des fonctions et des postes I d) des procédures et techniques de gestion des risques comprenant notamment : i) un système de répartition des pouvoirs en matière de crédit, d'opérations interbancaires et de placements indiquant clairement les instances et personnes autorisées ainsi que les limites pour lesquelles elles ont rcçu délégation; ii) des procédures d'évaluation ou de cotation des risques aboutissant à une cartographie des principaux risques : iii) des mécanismes de consolidation et de surveillance des grands risques, et de mesure de la concentration sectorielle et géographique des risques : iv) un processus continu d'évaluation de I'adéquation de leurs londs propres et de leur tiquidité à l'évolution de leur activité et des risques ; v) des mécanismes de surveillance des risques pris sur les principaux actionnaires, les administrateurs. les dirigeants et Ies autres personnes liécs à I'institution financière. 5.2.Das oulils da L'onlrôla da Ia gestion du L'udra organ isrtlionnol Les institutions financières doivent se doter d'un dispositif de contrôle de la gestion du cadre organisationnel capable de nresurer et d'améliorer les perlormances à tous les niveaux. A cet égard, elles doivent mettre en place : a) un système de contrôle inteme et de maitrise des risques efficace ; b) un dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme conforme aux dispositions légales et règlementaires et permettant une identification de la clientèle. unc surveillance renforcée de certaines opérations et une formation continue du personnel ; 1  c) un codc dc déontologic applicablc aux adminislratc'urs. aux dirigcants et aux emplol'és. 6. Srnrlions A délàut de foumir les renseignements énoncés aux sections 3.2.1 et4.2 de la présente circulaire. la BRH se réserve le droit de : a) exiger le redressement immédiat de la situation : b) adresser une lettre d'averlissemenl au conseil d'adnrinistration de l'institution financière fautive I c) suspendre provisoirement les activités des membres du conseil d'administration élus ou désignés, ou des dirigeants nommés: d) destiluer les membres du conseil d'administration élus ou désignés, ou des dirigeants nommés. La BRII peut appliquer deux ou plusieurs de ces sanctions au même cas selon la gravité de I'inliaction. 7. Entrée en vigueur Les dispositions de la présenle circulaire entrent en vigueur le 3 novembre 2020. Po(-au-Prince. le 5 octobre 2020 J aden bo lll It