(2015-09) Circulaire 61-2 Vérification des états financiers

Banque de la République d'Haïti CIRCULAIRE No 61-2 AUX BANQUES Conformément à l’alinéa 11 de l’article 83, aux articles 58 et suivants de la loi du 14 mai 2012 portant sur les banques et autres institutions financières, les banques et leurs vérificateurs indépendants sont tenues de respecter les dispositions suivantes concernant la vérification des états financiers annuels, la certification de certaines informations statutaires transmises à la BRH, et les relations entre la BRH et les vérificateurs indépendants de banques. 1. Définitions Les définitions suivantes s’appliquent à la présente circulaire : a) Associé d’un cabinet d’expertise comptable : expert comptable qui assume la responsabilité des missions de vérification et qui est habilité à signer le rapport du vérificateur indépendant. b) Cabinet d'expertise comptable ou vérificateur indépendant : regroupement de professionnels de l’expertise comptable, dont l’objet premier est d’offrir des services de vérification et des activités connexes notamment la fiscalité, la consultation en administration et le redressement d'entreprise. Pour les fins de la présente circulaire, l’expression “vérificateur indépendant ” doit être entendue comme cabinet d’expertise comptable, €) Dossiers de vérification : ensemble des dossiers contenant les feuilles de travail permettant au vérificateur indépendant d’étayer son opinion sur les états financiers ou autres informations financières. d) Personnel professionnel : membre du personnel d’un cabinet d'expertise comptable qui effectue des missions de vérification. e) Rapport du vérificateur : déclaration écrite produite par le vérificateur au terme de sa vérification et qui comporte soit une opinion favorable, soit une restriction. La restriction peut être une réserve, une opinion défavorable ou une récusation. f) Vérification : examen des documents comptables et des autres éléments probants s’y rapportant effectué par un vérificateur indépendant en vue d’exprimer une opinion de vérification quant à la fidélité des états financiers ou autres informations à l’égard de la situation financière et des résultats de l’entité faisant l’objet de la vérification. Le travail de vérification, effectué selon les normes de vérification généralement reconnues, requiert que le vérificateur indépendant s’assure également de la conformité des états financiers par rapport aux principes comptables généralement reconnus. l 2. Vérification indépendante des états financiers annuels Toute banque doit faire vérifier ses états financiers annuels par un vérificateur indépendant à la fin de son exercice financier. 3. Qualification du vérificateur indépendant Le vérificateur indépendant d’une banque doit être un cabinet d’expertise comptable dont tous les associés sont habilités à exercer l'expertise comptable. Au moins deux (2) des associés doivent être membres de l'Ordre des Comptables Professionnels Agréés d’Haiti (OCPAH), posséder chacun cinq (5) ans d'expérience dans l’exécution de mandat de vérification d'institutions financières, soit à titre d’associé d’un cabinet d'expertise comptable, soit à titre de chef d'équipe ou de mission, soit une conjugaison des deux, et être indépendants de la banque. N'est pas habilité à effectuer la vérification d’une banque, un cabinet d'expertise comptable dont l’un des associés ou le cabinet lui-même : a) possède à titre de véritable propriétaire ou contrôle, directement ou indirectement, un intérêt important dans les actions de la banque ou d’une entité de son groupe ; b) est administrateur, dirigeant ou employé de la banque ou d’une entité de son groupe ou est l'associé d’un des administrateurs, dirigeants ou employés de la banque ou d’une entité de son groupe ; c) bénéficie de services bancaires ou autres à des coûts ou taux en dehors du cours normal des affaires : d) est marié à une personne qui tombe sous les critères énoncés en a), b) et c). Le vérificateur indépendant doit s’assurer que les membres de son personnel professionnel (autres qu’associés) qui seraient inhabiles à effectuer la vérification d’une banque selon les critères énoncés précédemment, ne soient pas placés dans des situations de conflits d’intérêt. Le vérificateur indépendant d’une banque doit se dessaisir du dossier de vérification dès qu’il devient inhabile à exercer ses fonctions en vertu de la présente section. Au cas où il ne se dessaisit pas du dossier de vérification, la banque, après lui avoir demandé de le faire, doit mettre fin à ses services s’il ne donne pas suite à cette requête. La banque doit informer la BRH de sa décision. Lorsqu'une banque veut mettre fin aux services d’un vérificateur indépendant au cours de son mandat pour un motif autre que celui de l’inhabilité, il doit aviser la BRH, au préalable, des motifs de la révocation. La BRH peut demander au vérificateur indépendant de lui exprimer son avis sur les circonstances et les motifs de la révocation. 4. Nomination du vérificateur indépendant Le vérificateur indépendant est nommé selon la procédure prévue par la loi sur les banques et autres institutions financières et par les statuts de la banque. Au cas où les statuts ne prévoient pas de procédure, le Conseil d'Administration de la banque nomme un vérificateur indépendant 2 après ratification du choix par l’assemblée générale des actionnaires. Cette ratification doit figurer dans le procès-verbal de l’assemblée générale des actionnaires. Dans les trente (30) jours précédant la tenue de l’assemblée générale des actionnaires visant à ratifier le choix d’un vérificateur indépendant, le Conseil d'Administration doit aviser la BRH de son choix. S'il s’agit d’un vérificateur indépendant n’ayant jamais vérifié des états financiers d'institutions financières auparavant, la banque doit acheminer à la BRH le curriculum vitae de chaque associé du cabinet d'expertise comptable retenu, et la description du profil de la clientèle actuelle et passée de ce cabinet. La BRH dispose d'un délai de quinze (15) jours avant la tenue de l’assemblée générale des actionnaires pour s'opposer à la nomination du vérificateur indépendant en envoyant un avis écrit et motivé au Conseil d'Administration de la banque. Le Conseil d'Administration de la banque doit choisir un autre vérificateur indépendant, si après discussion avec la BRH, cette dernière maintient sa décision. La BRH motive son refus en se basant sur des critères relatifs à l'indépendance, la compétence et l'expérience du vérificateur indépendant. Il est souhaitable que le vérificateur indépendant d'une banque soit également nommé vérificateur indépendant des filiales de celle-ci. Si tel n’est pas le cas, le vérificateur indépendant d’une filiale doit fournir au vérificateur indépendant de la banque toute information relative à la préparation des états financiers consolidés de la banque. De plus, le vérificateur indépendant de la filiale doit laisser libre accès aux dossiers de vérification au vérificateur indépendant de la banque et respecter l’échéancier établi par ce dernier pour la réalisation des travaux de vérification de la filiale. 5. Travaux et rapport du vérificateur indépendant Le vérificateur indépendant a accès à tous les livres, registres et comptes d’une banque et de ses filiales. Ainsi, toute personne qui en a la garde doit lui en faciliter l'examen. Le vérificateur indépendant a le droit d'exiger de la banque et des personnes morales qui lui sont apparentées, de leurs administrateurs, dirigeants, employés ou autres représentants, les renseignements et explications nécessaires à vérifier les transactions effectuées entre la banque et les personnes physiques et morales qui lui sont apparentées. Il doit vérifier les méthodes et procédures mis en place dans le cadre de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. La banque doit également permettre au vérificateur indépendant de communiquer avec ses avocats et conseillers juridiques au sujet des réclamations en cours ou éventuelles. Le vérificateur indépendant s'assure que la banque a adopté les mesures adéquates d'organisation administrative et comptable et de contrôle interne en vue du respect des lois et règlements relatifs au statut des banques. Il confirme, pour la BRH, que les états financiers sur la base consolidée et non consolidée qui lui sont transmis à la fin de l’exercice fiscal sont complets, corrects et établis selon les règles qui s’y appliquent. Il veille à ce que les normes comptables édictées par la BRH aient la préséance sur les normes édictées par d’autres institutions. 5 D'ici l'implantation de normes de vérification et de principes comptables en Haïti, le vérificateur indépendant doit effectuer sa vérification selon les normes de vérification généralement reconnues et s’assurer que l'établissement bancaire a préparé ses états financiers selon les principes comptables généralement reconnus. Le rapport du vérificateur indépendant exprimant une opinion favorable doit être présenté selon le modèle de l'annexe I et comporter trois paragraphes: le paragraphe d'introduction, le paragraphe de délimitation et le paragraphe d’énoncé opinion. Le rapport du vérificateur indépendant exprimant une restriction doit inclure un paragraphe d’énoncé de restriction entre le paragraphe de délimitation et le paragraphe d’énoncé d'opinion. Dans ce paragraphe, le vérificateur indépendant doit faire état de toutes ses restrictions, fournir une explication adéquate des raisons motivant chaque restriction et indiquer clairement en quoi et, lorsque cela peut être déterminé au prix d’un effort raisonnable, dans quelles mesures les états financiers sont faussés ou sont susceptibles d’être faussés lorsque le vérificateur indépendant a été limité dans son travail de vérification. Le rapport du vérificateur indépendant fait partie intégrante des états financiers vérifiés. Le vérificateur indépendant doit indiquer dans son rapport : a) qu'il a effectué son travail conformément aux normes de vérification généralement reconnues ; b) si, à son avis, les états financiers présentent fidèlement, à tous égards importants, la situation financière de la banque, les résultats de son exploitation et l’évolution de sa situation financière conformément aux principes comptables généralement reconnus appliqués de la même manière qu’au cours de l'exercice précédent ; c) le degré d'efficacité des mécanismes mis en place dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme : d) une explication suffisante en ce qui a trait à toute restriction que comporte son opinion ; e) tout autre renseignement déterminé par la BRH. Dans des circonstances exceptionnelles, la BRH peut exiger du vérificateur indépendant qu’il étende la portée de ses travaux de vérification et lui fasse rapport directement ou le mandater pour qu’il accomplisse des travaux spéciaux. Les honoraires relatifs à ces travaux additionnels sont aux frais de la banque. Par circonstances exceptionnelles, la BRH entend tout élément lié au système de contrôle interne, aux méthodes et principes comptables ou à des transactions spécifiques qui sont susceptibles de nuire à la pérennité de la banque. Si dans le cours normal de sa mission de vérification, le vérificateur indépendant a connaissance de toute situation qui peut mettre à risque la stabilité financière de la banque ou l'existence d'opérations illégales, il est tenu d’en informer par écrit la BRH. II est tenu également de signaler à la BRH tout fait qui revêt selon lui une importance significative pour la supervision bancaire. En outre, le vérificateur indépendant doit signaler à la BRH dès qu'il le constate, toutes décisions, faits ou évolutions qui : a) influencent ou peuvent influencer de manière significative la situation financière d’une banque, le résultat ou le patrimoine ; b) portent atteinte à la continuité d’exploitation ; c) entrainent l’émission de réserves ou le refus de la certification des comptes ; d) entrainent une perte de 20% ou plus des fonds propres de base. 4 Il en est de même pour tous faits et décisions qui viendraient à leur connaissance dans l’exercice de leur mission auprès d’une entreprise mère ou filiale de la banque. Tout vérificateur indépendant qui, de bonne foi, fournit de telles informations n’encourt aucune responsabilité civile, pénale ou disciplinaire de ce fait et ne peut être poursuivi. Si, après l’assemblée générale des actionnaires, les administrateurs ont connaissance des faits qui auraient entraîné des modifications importantes aux états financiers de la banque, ils doivent en informer immédiatement le vérificateur indépendant et convenir avec lui d’une stratégie en vue de préparer des états financiers modifiés et de communiquer ceux-ci à la BRH et aux actionnaires. Le vérificateur indépendant qui prend connaissance ou est informé d’une erreur ou d’un renseignement inexact et, selon lui, important dans les états financiers ayant fait l’objet de son rapport, doit en aviser le Conseil d'Administration de la banque. Le Conseil d’ Administration doit, dans les trente (30) jours de l’avis, communiquer des états financiers modifiés à la BRH et aux actionnaires. Si le vérificateur indépendant juge nécessaire de modifier son rapport, les états financiers modifiés doivent être accompagnés d’une copie du rapport modifié. 6. Relations entre la BRH et le vérificateur indépendant Dans le cadre de la planification d’une inspection générale ou ponctuelle d’une banque, la BRH peut discuter avec le vérificateur indépendant, ou réviser l’ensemble de ses dossiers de vérification, ou exiger d'obtenir des copies de certaines feuilles de travail ou documents contenus dans les dossiers de vérification dans le but de : a) confirmer qu’elle peut se fier aux travaux et à l’opinion du vérificateur indépendant ; b) confirmer ou modifier l’analyse du profil de risque de la banque ; c) identifier toutes les violations aux lois et règlements dont elle n’aurait pas encore eu connaissance ; d) obtenir de l’information sur les contrôles internes déficients ou absents ; e) obtenir de l’information sur les conventions comptables ou les changements à celles-ci ; f) obtenir de l'information sur les erreurs relevées, qu’elles aient été corrigées ou non. Au terme de l'inspection générale d’une banque, la BRH organise une rencontre avec le vérificateur indépendant de celle-ci afin de lui faire part des conclusions et recommandations contenues dans la lettre post-inspection envoyée au Président du Conseil d’Administration de la banque. La BRH peut demander, à n’importe quel moment, au vérificateur indépendant d’une banque de participer à des discussions relatives à la situation comptable et financière de cet établissement, y compris les éléments relatifs à la gestion et au contrôle de ses opérations. Un vérificateur indépendant qui prend part à ces discussions n’encourt aucune responsabilité civile de ce fait et ne peut être ni poursuivi ni révoqué pour ce motif. L’annexe II de la présente circulaire énonce les principes directeurs qui régissent les relations entre la BRH et le vérificateur indépendant d’une banque. 5 7. Disponibilité des états financiers vérifiés Toute banque doit faire parvenir à la BRH ses états financiers vérifiés au plus tard cent vingt (120) jours après la fin de l'exercice financier. Toute banque est tenue de mettre à la disposition du public, pour consultation dans ses locaux, une copie des états financiers vérifiés incluant le rapport du vérificateur indépendant et les notes afférentes aux états financiers. 8. Certification de la fiabilité des informations transmises à la BRH Au plus tard cent vingt (120) jours après la fin de chaque exercice financier d’une banque, le vérificateur indépendant de celle-ci doit fournir une opinion sur le degré de fiabilité des états financiers. De plus, il doit donner l’assurance, qu’à tous égards importants, les formulaires de déclaration Bilan et Etats des résultats soumis à la BRH à la fin des mois de décembre, mars, juin et septembre de l'exercice financier faisant l’objet de la vérification ont été complétés conformément à la réglementation en la matière d’une part, et reflètent fidèlement les données financières indiquées dans les livres et registres comptables de la banque d’autre part. L'opinion du vérificateur indépendant doit être adressée aux membres du Conseil d'Administration de la banque selon le format prescrit à l’annexe III de la présente circulaire. Dès sa réception, la banque doit faire parvenir à la BRH l'opinion du vérificateur indépendant accompagnée d’une description des travaux effectués, de la lettre de gestion et des résultats obtenus. 9. Sanctions A défaut par une banque de faire vérifier ses livres et comptes en vertu de la section 2 de la présente circulaire, la BRH peut, après avis donné à la banque, faire procéder à une vérification spéciale pour effectuer cette vérification aux frais de la banque. De plus, la banque qui commet une telle violation est passible d’une pénalité pouvant aller jusqu’à deux cent mille gourdes (HTG 200,000.°°). Cette pénalité s’applique lorsque soixante (60) jours après la fin de l’exercice financier, la banque n’a pas encore mandaté un vérificateur indépendant en vertu des sections 2 et 4 de la présente circulaire. La BRH peut exiger d’une banque qu’elle redresse toute situation ayant trait à des violations relatives aux dispositions de la présente circulaire ainsi qu'à celles relevées par le vérificateur indépendant en vertu des sections 5 et 8 de la présente circulaire. A défaut de se conformer aux actions de redressement requises par la BRH, une banque est assujettie à une pénalité de cinq mille gourdes (HTG 5,000.) par jour d’infraction à partir de la date à laquelle l’infraction lui est notifiée par la BRH. Toute pénalité sera déduite du solde de l’un des comptes de la banque domicilié à la BRH. 6 10. Entrée en vigueur Les dispositions de la présente circulaire remplacent celles de la Circulaire No 61-1 et entrent en vigueur le 12 octobre 2015. Port-au-Prince, le 29 septembre 2015 Charles Castel Gouverneur Annexes I Rapport du vérificateur indépendant Il Relations entre la BRH et le vérificateur indépendant IT Certification de la fiabilité des formulaires de déclaration Bilan et Etat des résultats transmis à la BRH 7 ANNEXE I RAPPORT DU VERIFICATEUR INDEPENDANT Section 5 de la circulaire No. 61-2 Aux membres du Conseil d'Administration de la Banque ABC Nous avons vérifié les bilans ci-joints de la BANQUE ABC aux 30 septembre 201x et 201y ainsi que les états des revenus et dépenses, de l’évolution de l’avoir des actionnaires et de l’évolution de la situation financière pour les exercices terminés à ces dates. La responsabilité de ces états financiers incombe à la direction de la Banque. Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers en nous fondant sur notre vérification. Notre vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir un degré raisonnable de certitude quant à l'absence d’inexactitudes importantes dans les états financiers. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l'appui des montants et autres éléments d’information fournis dans les états financiers. Elle comprend également l'évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction ainsi qu’une appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers. A notre avis, ces états financiers présentent fidèlement, à tous égards importants, la situation financière de la BANQUE ABC aux 30 septembre 201x et 201y, ainsi que les résultats de son exploitation et l’évolution de l’avoir des actionnaires et de sa situation financière pour les exercices terminés à ces dates selon les principes comptables généralement reconnus. Lieu et date Signature 8 ANNEXE II RELATIONS ENTRE LA BRH ET LE VERIFICATEUR INDÉPENDANT Enoncé des principes directeurs Section 6 de la circulaire No. 61-2 Contexte La BRH oblige toute banque à faire vérifier ses états financiers annuels par un vérificateur indépendant. Le travail mené par celui-ci consiste en une vérification étendue effectuée dans le but d'exprimer une opinion sur la fidélité des états financiers de la banque à l’égard de sa situation financière, les résultats de son exploitation et l’évolution de sa situation financiére conformément à des principes comptables appropriés, appliqués de la même manière qu’au cours des exercices précédents. Ainsi, sans garantir l’exactitude des états financiers, l'opinion énoncée par le vérificateur indépendant à leur égard en augmente la crédibilité. Objectifs Compte tenu de cette opinion et de la nature des travaux effectués par le vérificateur indépendant, la BRH entend s'appuyer sur la vérification indépendante afin d’éviter le dédoublement des travaux de même nature. Pour pouvoir évaluer si la BRH peut s’appuyer sur la vérification indépendante, elle discute avec le vérificateur indépendant et procède à la révision des dossiers de vérification de ce dernier. Ces discussions et révisions servent à établir si le travail de vérification peut amener une réduction du travail des inspecteurs en regard de l’inspection comptable et à orienter l'inspection de conformité aux lois et règlements et l’ inspection de gestion (CAMEL - fonds propres, actifs, management, bénéfices et trésorerie). Etendue de la révision Voir section 6 de la présente circulaire. Indépendance entre les conclusions et recommandations de la BRH et celles du vérificateur indépendant Le fait de réviser les travaux du vérificateur indépendant d’une banque ne saurait permettre à la BRH d'attribuer ses propres conclusions et recommandations au vérificateur indépendant. Les conclusions et recommandations de la BRH sont le fruit d’une démarche fondée sur la formulation d'une opinion indépendante. Cependant, la BRH peut se servir des informations recueillies auprès du vérificateur indépendant pour appuyer ses propres conclusions et recommandations. La BRH s'engage à ne pas divulguer directement à la banque l'information recueillie lors de la révision des dossiers de vérification. 9 Réciprocité des relations entre la BRH et le vérificateur indépendant La BRH peut rencontrer le vérificateur indépendant d’une banque à la demande de ce dernier en tout temps. Levée du secret professionnel Selon l’article 180 de la loi du 14 mai 2012 sur les banques et autres institutions financières, le vérificateur indépendant d’une banque est tenu au secret professionnel. Cependant, il n’est pas tenu au secret professionnel vis-à-vis de la Banque de la République d'Haïti. Relations professionnelles entre l'établissement bancaire et le vérificateur indépendant En général, une banque et son vérificateur indépendant maintiennent des relations professionnelles qui vont au-delà des travaux de vérification requis par la présente circulaire. La Banque de la République d'Haïti n’entend pas s’immiscer, nuire ou porter préjudice au bon déroulement de ces relations professionnelles. La banque peut, si elle le désire, participer à toutes les discussions entre son vérificateur indépendant et la BRH. Confidentialité La Banque de la République d'Haïti reconnaît que l'information contenue dans les dossiers de vérification du vérificateur indépendant doit être traitée en toute confidentialité. A ce titre, le personnel de la Direction de la Supervision de la Banque de la République d’ Haiti est soumis au respect d’un Code de Déontologie qui énonce des principes d’éthique professionnelle et de confidentialité qui sont de nature à permettre aux établissements bancaires, à leurs conseillers juridiques et à leurs vérificateurs indépendants de conserver une entière confiance à l'égard des représentants de la BRH avec lesquels ils traitent dans le cadre des activités de surveillance bancaire. Les manquements au Code de Déontologie sont assujettis à des sanctions qui peuvent aller jusqu’au congédiement. 10 ANNEXE III CERTIFICATION DE LA FIABILITE DES FORMULAIRES DE DECLARATION BILAN ET ETAT DES RESULTATS TRANSMIS A LA BRH Renseignements a fournir et format de l’opinion du vérificateur indépendant Section 8 de la circulaire No. 61-2 Le vérificateur indépendant doit fournir, dans une lettre qui accompagne son opinion, les renseignements suivants : Description des travaux effectués Il doit décrire : e les formulaires de déclaration sur lesquels porte l’opinion (Bilan et Etat des résultats) ; + la stratégie de vérification poursuivie pour chaque formulaire dans le but d’exprimer une opinion sur la conformité de celui-ci à la réglementation en la matière d’une part, et sur le report fidèle des données financières indiquées dans les livres et registres comptables d’autre part. Résultats des travaux effectués Il doit décrire: + les résultats de la vérification de chaque formulaire de déclaration ; e les faiblesses et erreurs observées et l’impact financier de celles-ci ; + les recommandations proposées par le vérificateur indépendant ; e les commentaires de la direction de la banque à l’égard des faiblesses et des recommandations formulées par le vérificateur indépendant ainsi qu’un échéancier des mesures de redressement envisagées. Libellé de l’opinion du vérificateur indépendant Aux membres du Conseil d'administration de la Banque ABC. Nous avons vérifié les formulaires de déclaration Bilan et Etat des résultats transmis par la BANQUE ABC à la BRH en date du 31 décembre 201X ainsi que du 31 mars, 30 juin et 30 septembre 201Y en ce qui a trait à leur conformité à la circulaire 93 ainsi qu’au report fidèle des données financières indiquées dans les livres et registres comptables de la banque. A notre avis, à l'exception des faiblesses et des erreurs décrites dans la lettre qui accompagne cette opinion (le cas échéant), les formulaires de déclaration Bilan et Etat des résultats transmis à la BRH en date du 31 décembre 201X ainsi que du 31 mars, 30 juin et 30 septembre 201Y ont été, à tous égards importants, complétés conformément à la Circulaire 93 et reflètent fidèlement les données financières indiquées dans les livres et registres comptables de la banque. Lieu et date Signature ll